Kundeninformation ELStAM im laufenden Betrieb Version 12

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1 1 Einleitung 2.1 Rechtliche Grundlagen für ELStAM-Abruf und Datenpflege Kundeninformation ELStAM im laufenden Betrieb Version 12 Weitere Informationen zu dieser Informationsschrift finden Sie unter Copyright Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Bezeichnungen und dergleichen, die in diesem Dokument ohne besondere Kennzeichnung aufgeführt sind, berechtigen nicht zu der Annahme, dass solche Namen ohne weiteres von jedem benützt werden dürfen. Vielmehr kann es sich auch dann um gesetzlich geschützte Warenzeichen handeln. Angela Spietschka abresa GmbH Alle Rechte, auch des Nachdruckes, der Wiedergabe in jeder Form und der Übersetzung in andere Sprachen, sind dem Urheber vorbehalten. Es ist ohne schriftliche Genehmigung des Urhebers nicht erlaubt, das vorliegende Dokument oder Teile daraus auf fotomechanischem oder elektronischem Weg (Fotokopie, 1 Mikrokopie, Scan u.ä.) zu vervielfältigen oder unter Verwendung abresa elektronischer GmbH bzw. mechanischer Systeme Version: zu 10, speichern, zu Angela Spietschka verarbeiten, auszuwerten, zu verbreiten oder zu veröffentlichen. abresa GmbH, Katharina-Paulus-Str. 8, Schwalbach am Taunus

2 1 Einleitung Inhalt Inhalt Einleitung Ablauf bei laufendem ELStAM-Verfahren Rechtliche Grundlagen für ELStAM-Abruf und Datenpflege Verpflichtung zum Datenabruf Recht zum Datenabruf Relevanz des Geburtsdatums Ausweis der abgerufenen ELStAM gegenüber dem Arbeitnehmer Arbeitgeberwechsel Beschäftigungsende Fehlende Abrufberechtigung und gesperrte ELStAM Aufbewahrungspflicht Kirchensteuer und deren verzögerte Meldung in den ELStAM Welche Verpflichtungen des Arbeitgebers werden systemseitig erfüllt? Regelmäßige Abläufe im System Anlässe im SAP-System für An- und Abmeldungen Ablauf für Ausgangsmeldungen Grundlegender Ablauf Quarantäne Ablauf für Eingangsmeldungen Grundlegender Ablauf Reihenfolge beim Einspielen der von der Clearingstelle gelieferten ELStAM-Sätze Erläuterung der ELStAM-Felder im IT Feld "Hauptarbeitgeber" (HAG) Feld "Änderung durch ELStAM" Feld "Sperre ELStAM" Feld "Sonderverarbeitung" Feld "Sonderverarbeitung Anmeldung" Feld "Sonderverarbeitung Abmeldung" Feld "Datum Abmeldung zum" Prüfung und Beeinflussung des Meldeablaufs bestimmter Personalnummern Meldezustand einer Personalnummer im Infotyp 0012 anzeigen Vorhandene Meldungen prüfen Zu erstellende Meldungen prüfen Meldeverlauf beeinflussen

3 1 Einleitung Programm Meldungen im Fehlerfall erneut zuordnen Statuskonzept der ELStAM-Meldungen Häufige Geschäftsvorfälle Die ELStAM-Denkweise" Konstellationen bei der Datenpflege Reaktion auf Papierbescheinigungen Besondere Bescheinigung nach 39 Abs. 1 Satz 2 EStG Mitteilung über die gespeicherten ELStAM Unbekannte Geburtsdaten Fehlende IdNr Personen, für die mehrere aktive Personalnummern im System geführt werden (doppelte IdNr, Mehrfachbeschäftigung) Änderung steuerlicher Daten auf Mitarbeiterebene Achtung, Gegenmeldung Vorgehen zur Änderung der Steuerdaten Änderung von Hauptarbeitgeber auf Nebenarbeitgeber und anders herum Wohnsitzfinanzamt im IT Besondere Konstellationen bei Ein- und Austritt oder organisatorischem Wechsel Nachträgliche Zahlung an einen ausgeschiedenen Mitarbeiter Laufende Zahlung Einmalzahlung MA verstorben Anmeldung bei vorschüssiger Abrechnung oder bei Verzögerungen im Anmeldeverlauf Abmeldung bei vorschüssiger Abrechnung oder bei Verzögerungen im Abmeldeverlauf Verschiebung des Eintritts, Korrektur des Anmeldedatums Reihenfolgeproblematik bei rascher Abfolge von Ein- und Austritten Rückwirkender organisatorischer Wechsel zwischen Einheiten mit unterschiedlicher Arbeitgebersteuernummer Abmeldung eines Arbeitnehmers ohne Austrittsmaßnahme Abmeldung zum Eintrittsdatum Ablauf zur Abmeldung eines Arbeitnehmers mit zunächst falschem RefDatumAG Fallbeispiel Anmeldung der falschen von zwei Personalnummern zur selben IdNr Fallbeispiel Anmeldung der falschen von zwei IdNrn Teilzeiträume im IT Wechsel der Arbeitgebersteuernummer, des ELSTER-Zertifikats oder des Abrechnungssystems Erneuerung bzw. Verlängerung des ELSTER-Zertifikats

4 1 Einleitung Zuteilung einer neuen Arbeitgebersteuernummer durch das Betriebsstättenfinanzamt Erläuterung der Finanzbehörden Erläuterungen der SAP Fazit Wechsel der Steuernummer des Zertifikates für den Datenlieferanten Jahreswechsel mit ELSTAM Jahreswechsel 2014/ Lieferung der Freibeträge und Kinderfreibeträge für das Folgejahr RPISTJD0 - Anlage eines neuen Datensatzes zum Jahresersten Umgang mit ELStAM-Daten fürs Vorjahr Berücksichtigung geänderter ELStAM Daten fürs Vorjahr in den Stammdaten und in der Abrechnung Fallbeispiel mit Öffnung des Steuerjahres durch ELStAM für alle rückwirkenden Lieferungen Fallbeispiel mit Schließung des Steuerjahres nach der Januar-Abrechnung ohne Öffnung durch ELStAM Fallbeispiel mit Öffnung des Steuerjahres durch ELStAM nur für einen Teil der rückwirkenden Änderungslisten Löschen im B2A-Manager Aktivieren/Deaktivieren der -Benachrichtigung über das Bereitstehen neuer Änderungslisten Übernahme von Mitarbeitern aus einem anderen System Unter Beibehaltung der Arbeitgebersteuernummer Neue Arbeitgebersteuernummer Arbeiten mit der Sachbearbeiter Aufgabenliste Fehlersituationen Antwort der Clearingstelle bleibt aus Klärung der Ursache Meldungen erneut senden Verfahrenshinweise der Clearingstellen Hinweise auf Ebene der Datenlieferung/Kommunikation Bei der Ermittlung der ZID ist ein Fehler aufgetreten Datenuebermittler mit Steuernummer XYZ wurde nicht gefunden Keine Kommunikation zu Zobel möglich Zur zugeordneten Zobel-Id liegt eine neue Steuernummer vor Validierungsfehler Fehler bei der Verarbeitung in Zobel Kein Arbeitgeber im Request

5 1 Einleitung Der Datenübermittler ist als nicht lebend gemeldet Der Datenübermittler zur Steuernummer kann nicht bestätigt werden Der Arbeitgeber zur Steuernummer kann nicht bestätigt werden Keine Arbeitgeberkennung gefunden Der Arbeitgeber ist als nicht lebend gemeldet Die Steuernummer [betroffene StNr] ist nicht als Arbeitgeber gemeldet Arbeitgeber XYZ: Ungültige Schnittstellenversion in <Art der Änderungsliste> JJJJMMNNN Technischer Fehler bei der Bereitstellung der Daten Meldungen auf Arbeitgeber-Ebene Keine Änderungen für Arbeitgebersteuernummer Monatsliste Das in der An-/Ummeldung für den AG mitgeteilte Bundesland weicht von dem im Datenpool ELStAM gespeicherten Bundesland ab refdatumag liegt nicht zwischen dem 01. des Monats des Eingangs und dem 01. des Folgemonats nach Eingang Der Datenübermittler zur Steuernummer kann nicht bestätigt werden Der Arbeitgeber zur Steuernummer [betroffene StNr] kann nicht bestätigt werden Keine Arbeitgeberkennung gefunden Der Arbeitgeber ist als nicht lebend gemeldet Die Steuernummer [betroffene StNr] ist nicht als Arbeitgeber gemeldet Meldungen auf Arbeitnehmer-Ebene Das refdatumag der Anmeldung muss nach dem Ende der Beschäftigung aus der letzten Abmeldung liegen (Beschäftigungsende) Abmeldung erfolgreich Keine Abrufberechtigung Keine Abrufberechtigung, da der Abruf der ELStAM für den Arbeitgeber bereits anderweitig erfolgt ist Keine Abrufberechtigung mehr ab Wechsel des Hauptarbeitgebers. Neues refdatumag für das aktuelle Arbeitsverhältnis Keine Anmeldeberechtigung Keine Abrufberechtigung, da der Abruf der ELStAM für den Arbeitgeber bereits anderweitig erfolgt ist Arbeitnehmer unbekannt: Die IdNr kann nicht verifiziert werden Erneute Anmeldung nicht möglich - Arbeitnehmer ist bereits angemeldet 85 5

6 1 Einleitung Anmeldung nach Kulanzfrist, neues refdatumag der aktuellen Beschäftigung [refdatumag = ] refdatumag liegt vor Beginn der Meldepflicht refdatumag liegt vor Jahresbeginn (bei Eingangsdatum ab des Jahres) Freibetrag gekürzt, da verfügbares Hinzurechnungsvolumen kleiner als angeforderter Freibetrag Das refdatumag der Anmeldung muss nach dem Ende der Beschäftigung aus der letzten Abmeldung liegen Anmeldung nach Kulanzfrist, neues refdatumag der aktuellen Beschäftigung. [refdatumag = ] Anmeldung nach Kulanzfrist, neues refdatumag der aktuellen Beschäftigung. [refdatumag = $datum] Wechsel des Hauptarbeitgebers nicht möglich. Zu dem refdatumag der Anmeldung liegt bereits ein Hauptarbeitsverhältnis vor Ab-/Ummeldung des Arbeitnehmers (IdNr und Geburtsdatum) ist nicht möglich, weil kein Arbeitsverhältnis besteht refdatumag aus der Abmeldung stimmt nicht mit refdatumag aus der An-/Ummeldung überein Beschäftigungsende des Arbeitsverhältnisses geändert [Beschäftigungsende alt = $datum] [Beschäftigungsende neu = $datum] Wechsel des Hauptarbeitgebers. Abmeldung zum übermittelten Beschäftigungsende nur mit aktualisiertem refdatumag des Arbeitsverhältnisses möglich Keine Ummeldeberechtigung Verarbeitungsabbruch - bitte kontaktieren Sie Ihr zuständiges Betriebsstätten-Finanzamt Fehler bei den Clearingstellen Änderungsdaten für abgemeldete Arbeitnehmer Falsche Daten von den Clearingstellen geliefert Korrektur der Daten nicht rechtzeitig für die Abrechnung Gültigkeit Situation im IT 0012 vor der Änderung Erfassen der anzuwendenden Steuerabzugsmerkmale Vorläufiger Ausschluss von ELStAM Ausblick Reaktion des Systems auf den Ausschluss ELStAM Daten für 2013 in der Monatsliste von Anfang April 2014 oder später Steuerklasse 6, weil eine Anmeldung als Hauptarbeitgeber innerhalb der 6-Wochen-Frist nicht möglich war Fehler- und Warnmeldungen des SAP-Systems

7 1 Einleitung Meldungen auf Ebene der Kommunikation Tag Nutzdatenblock wurde nicht gefunden oder Tag Datenpaket wurde nicht gefunden Kein Status in P01E2_STATUS vorhanden Keine XML-Antwort (Returnwert) vorhanden, Fehler beim Öffnen einer RFC- Verbindung sowie Folgefehler Fehler beim Auswerten des Transfertickets, Tag... nicht vorhanden Fehler: Tag Datenpaket wurde nicht gefunden mit Returncode Es ist ein Fehler beim Zugriff auf das Backend-System aufgetreten Fehlercode Meldungsnummer Meldungen auf Ebene der Änderungslisten Meldungen mit NDTIC... wurden bereits verarbeitet AG... /Monatsliste... : Monatsliste zukünftiger Monat... bereits vorhanden AG-Steuernummer/Monatsliste...: Erste Monatsliste für Arbeitgebersteuernummer Keine Meldung zu AGSTNR in Tabellen für An-/Um-/Abmeldungen gefunden AGSTNR... nicht im System vorhanden. Vorhandene Zuordnung AGSTNR PB/PTB: Differenz zwischen AGSTNR Rückmeldung u. AGSTNR Meldung Kein Eintrag in P01E2_TRANS_ST mit NDTIC vorhanden Methode GET_OPEN_LISTS: GLBID nicht vorhanden Meldungen auf Ebene der Personalnummer oder Identifikationsnummer Es sind An- und Abmeldungen im Prozess. Speichen nicht möglich Es sind Meldungen in Quarantäne, speichern nicht möglich Abmeldung zum... nicht möglich, obwohl Arbeitsverhältnis angemeldet ist Abmeldung zum... wird erstellt, da zugehörige Anmeldung zum... fehlerhaft Fehler bei Bestimmung des Beschäftigungsbeginns laut Arbeitsvertrag Pernr zur IdNr und AG-Steuernr zum... nicht eindeutig AG-Steuernummern aus ELStAM und Stammdaten unterschiedlich Fehler beim Kinderfreibetrag in ELStAM Überlauffehler Konvertierung ELSTAM-Daten Fehler beim Konvertieren der ELSTAM-Daten aus dem XML (IDNR...) Zu GUID... in Feld GUID_REF_ANAB konnte keine Meldung gelesen werden Kein Eintrag in Tabelle V_T596L für... vorhanden Fehler und Ereignisse im Meldeablauf Statusänderung von Hauptarbeitgeber auf Nebenarbeitgeber und andersherum Versehentliche Anmeldung durch einen anderen Arbeitgeber als Hauptarbeitgeber Rückwirkende Änderung des Personalbereichs ELStAM mit gleichem Inhalt und unterschiedlichem Gültigkeitsbeginn

8 1 Einleitung An- und Abmeldung in falscher Reihenfolge verarbeitet Eine Monatsliste der Clearingstelle (Finanzamt) fehlt Mailbenachrichtigung aus dem ELSTEROnline-Portal zu einer falschen AG- Steuernummer Anmeldung als Hauptarbeitgeber nach der Sechs-Wochen-Frist Inkonsistente Bescheinigungszeiträume Praxiserfahrung in Form von Schritt-für-Schritt-Anleitungen Vorgehensbausteine zur Datenanalyse Ermitteln des Meldungsstatus mit Transaktion "Meldungen anzeigen" Ermitteln der Meldedetails mit Transaktion "Meldungen anzeigen" Einen fehlenden Verarbeitungsschritt und die nötigen Aktivitäten ermitteln Inhalt einer Meldedatei analysieren Klären des Melde-Zustands einer IdNr bei der Clearingstelle Vorgehensbausteine zum Beeinflussen der Daten und des Meldeverlaufs Alle Meldungen einer kompletten Meldedatei neu erzeugen Durchführen einer Massenab- und -anmeldung Kompletter Meldeablauf für eine Personalnummer Schritt 1: Meldung erstellen Schritt 2: Meldung sammeln Schritt 3: Meldung versenden Schritt 4: Rückmeldung abholen Schritt 5: Rückmeldung zur Personalnummer zuordnen Schritt 6: Rückmeldung in den Infotyp 0012 einspielen Nutzung der Transaktion "Meldungen im Fehlerfall erneut zuordnen" zur Datenpflege Historisch korrekte Arbeitgebersteuernummer über Teilapplikation LSTZ Ummeldung auf sich selbst Praxisfälle Meldung "Es sind An- und Abmeldungen im Prozess. Speichen nicht möglich" erscheint über einen längeren Zeitraum hinweg Abwicklung des Wechsels zwischen Hauptarbeitgeber- und Nebenarbeitgeber- Eigenschaft Hilfs- und Analysereport RPUE2BD Anzeigen der Verfahrenshinweise Statusinformationen zu einer Person anzeigen Quarantäne anzeigen und zurücksetzen Rascher Überblick über die bisher eingelesenen Änderungslisten und erzeugten Ausgangsdateien Status eines Transfertickets ändern

9 1 Einleitung Anzeige des Inhalts einer Meldedatei Nutzung von Varianten in den ELStAM-Programmen Vorbelegung von Datumsfeldern durch die Reports bewahren Datumsfelder mit bestimmten variablen Datumswerten belegen Nutzung der ToDo-Liste Einstieg Meldungen bearbeiten Sicht auf die Daten Versehentlich auf erledigt gesetzte Meldung zurückholen Praxiserfahrung anderer Unternehmen A Namen wichtiger Reports und zugehörige Transaktionen B Abkürzungen C Stichwortverzeichnis

10 1 Einleitung 1 Einleitung Die abresa Kundeninfo ELStAM im laufenden Betrieb richtet sich gezielt an Personalabrechnungs- Fachbereiche. Dabei wird bewusst auf die Darstellung technischer Zusammenhänge verzichtet, die vom Systemberater umzusetzen sind. Bitte lassen Sie sich nicht von der Fülle an Informationen abschrecken. Es wurden bewusst Redundanzen eingefügt, um die Auffindbarkeit der Information aus verschiedenen Kontexten heraus zu verbessern. Die Kundeninformation ist vor allem als Nachschlagewerk für Sonderfälle in der Arbeit mit ELStAM gedacht. Kapitel 2 stellt grundlegende Abläufe im ELStAM Verfahren dar. Kapitel 3 geht das Thema ELStAM aus Sicht der Geschäftsvorfälle der Personalabteilung an. Kapitel 4 zeigt Lösungen und Erklärungen für Fehlersituationen auf. Kapitel 5 vermittelt fallorientiert Hilfe zur Selbsthilfe. Anmerkung: Viele Aussagen wurden aus Informationsschriften der Finanzbehörden sowie aus SAP- Hinweisen, -Folien, -Dokumentationen und -Hilfetexten zusammengestellt. Dabei wird auf Grund der Vielzahl der Zitate und Teilzitate nicht immer exakt die Quelle angegeben. Gelegentlich wurden Originaltexte dem umgebenden Textfluss angepasst und technische Formulierungen so verändert, dass sie für die Zielgruppe verständlicher sind. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass angesichts der Fülle des Materials etliche Aussagen ungeprüft übernommen werden mussten. Es wurden die üblichsten Geschäftsvorfälle berücksichtigt. Immer wieder wird es aber Spezialfälle geben, für die uns noch keine Praxiserfahrungen vorliegen und für die auch keine Handlungsanleitung der SAP zitiert werden kann. Wenn Sie ein Thema hier vermissen, teilen Sie uns das bitte mit. Wir bitten um Verständnis, dass die Information in Zukunft Überarbeitungen erfahren kann. In diesem Fall wird ein Update in einer neuen Version erfolgen. Insbesondere ändert sich mit ELStAM-Releases auf Seiten der Clearingstelle sowie mit Hinweisen bzw. Support Packages auf SAP-Seite das Systemverhalten, so dass hier angegebene Vorgehensweisen möglicherweise nicht mehr funktionieren. Wenn Sie auf Aussagen treffen, die Sie als unvollständig oder unzutreffend empfinden oder wenn Sie auf Konstellationen treffen, die hier nicht beschrieben sind, benachrichtigen Sie uns bitte. Auf eine Darstellung des Checktools wurde in dieser Version noch verzichtet, da die Frequenz der Änderungen und Fehlerbehebungen noch hoch ist. Alle Informationen wurden nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt, müssen jedoch ohne Gewähr bleiben. Diese Informationsschrift ersetzt nicht die individuelle juristische Beratung. Ihre Fragen und Anmerkungen richten Sie bitte an unser Kontaktformular unter 10

11 1 Einleitung Versionsinformation: Version Version Version Version Version Version Version Version Version Version 9a Version Version Version Version Was geändert Wo 12 Kapitel Verpflichtung zum Datenabruf ergänzt um Klarstellung durch die Oberfinanzdirektion Frankfurt zur weiten Auslegung der Kulanz bei technischen Problemen Kapitel Erläuterung der Finanzbehörden aktualisiert Neue Version 6 des HW (ELStAM: Informationen zum Wechsel der Arbeitgebersteuernummer) berücksichtigt Kapitel Fazit neu Kapitel Wechsel der Steuernummer des Zertifikates für den Datenlieferanten überarbeitet 12 Kapitel Das in der An-/Ummeldung für den AG mitgeteilte Bundesland weicht von dem im Datenpool ELStAM gespeicherten Bundesland ab überarbeitet 12 Kapitel Fehler- und Warnmeldungen des SAP-Systems untergliedert und neu geordnet 12 Kapitel Abmeldung zum <Datum> nicht möglich, obwohl Arbeitsverhältnis angemeldet ist: neue Praxisfälle ergänzt, bei denen die im Langtext empfohlene Ummeldung ungünstig gewesen wäre 12 Kapitel AG-Steuernummern aus ELStAM und Stammdaten unterschiedlich neu 12 Kapitel Klären des Melde-Zustands einer IdNr bei der Clearingstelle an Programmänderungen der SAP angepasst 12 Kapitel Technischer Fehler bei der Bereitstellung der Daten neu gem. Hinweis (ELStAM: VH Technischer Fehler beim Bereitstellen der Daten) 12 Kapitel Durchführen einer Massenab- und -anmeldung Anmerkungen aus Praxisfällen ergänzt Ergänzung um neue Sachlage vom bis Gedanken aus weiteren Systemumzügen und aus Version 11 des Hinweis ergänzt Ergänzung aus Hinweis Version

12 1 Einleitung Version Was geändert Wo 11 Kapitel zu Meldungen auf Arbeitgeberseite neu, aufgrund neuer Version des Hinweises Kapitel Keine Abrufberechtigung, da der Abruf der ELStAM für den Arbeitgeber bereits anderweitig erfolgt ist neu bis aktualisiert Text aus Hinweis Version 4 ergänzt Kapitel Kein Eintrag in Tabelle V_T596L für... vorhanden an die produktive Formulierung der Fehlermeldung angepasst und um eine Praxiserfahrung ergänzt Kapitel Kein Eintrag in P01E2_TRANS_ST mit NDTIC vorhanden neu Kapitel <AG-Steuernummer>/Monatsliste <Periode>: Erste Monatsliste für Arbeitgebersteuernummer neu 11 Kapitel Keine Meldung zu AGSTNR in Tabellen für An-/Um-/Abmeldungen gefunden neu Kapitel Pernr zur IdNr und AG-Steuernr zum <Datum> nicht eindeutig neu Beachtung des Systemverhaltens nach Hinweis Kapitel Historisch korrekte Arbeitgebersteuernummer über Teilapplikation LSTZ neu 11 Kapitel Ummeldung auf sich selbst überarbeitet und von 4.7. auf umgezogen 11 Kapitel Nutzung der ToDo-Liste neu In den Kapiteln Ablauf für Eingangsmeldungen und Ablauf für Ausgangsmeldungen Hinweise zur Erfolgskontrolle ergänzt 10 Kapitel Meldezustand einer Personalnummer im Infotyp 0012 anzeigen neu auf Grund Hinweis Ergänzung von Kapitel Unbekannter Wohnsitz um eine detailliertere Handlungsanleitung, besserer Verweis aus Kapitel Keine Anmeldeberechtigung zu den Lösungsbeschreibungen unter In Kapitel Arbeitnehmer unbekannt: Die IdNr kann nicht verifiziert werden Punkt Ursache Kopie des IT 0012 ergänzt 10 Kapitel Abmeldung zum DATUM nicht möglich, obwohl Arbeitsverhältnis angemeldet ist um ein eigenes Fallbeispiel ergänzt, bei dem auf die von SAP empfohlenen Ummeldung besser zu verzichten ist (früher 4.7) SAP Hinweis eingearbeitet Kapitel Überlauffehler Konvertierung ELSTAM-Daten neu Kapitel Zu GUID in Feld GUID_REF_ANAB konnte keine Meldung gelesen werden neu

13 1 Einleitung Version Was geändert Wo 10 Kapitel Kein Eintrag für Teilapplikation LSTK im View V_T596L vorhanden neu auf Grund HW Kapitel Anmeldung als Hauptarbeitgeber nach der Sechs-Wochen-Frist neu, Ergänzung Kapitel Versehentliche Anmeldung durch einen anderen Arbeitgeber als Hauptarbeitgeber , Kapitel Klären des Melde-Zustands einer IdNr bei der Clearingstelle neu Kapitel Nutzung der Transaktion "Meldungen im Fehlerfall erneut zuordnen" zur Datenpflege neu 10 Kapitel Abwicklung des Wechsels zwischen Hauptarbeitgeber- und Nebenarbeitgeber-Eigenschaft neu, Ergänzung der Kapitel Statusänderung von Hauptarbeitgeber auf Nebenarbeitgeber und andersherum und Versehentliche Anmeldung durch einen anderen Arbeitgeber als Hauptarbeitgeber 10 Übersicht Reportnamen/Transaktionen, Abkürzungsverzeichnis und Stichwortverzeichnis eingefügt 9 Beschreibung der regelmäßigen Abläufe aktualisiert Hinweis "ELStAM: Korrekturen und Verbesserungen " eingefügt 9 Erläuterung der ELStAM-Felder des Infotyps 0012 erweitert Beeinflussung des Meldeablaufs ergänzt Statuskonzept aktualisiert Erfahrungsbericht aus dem DSAG zur Variantensteuerung bei Reihenfolgeproblemen auf Grund von knapp verlängerten befristeten Verträgen berücksichtigt 9 Änderung in HW "ELStAM: Informationen zum Wechsel der Arbeitgebersteuernummer" berücksichtigt 9 Hinweis "ELStAM: Hinweis Datenuebermittler mit Steuernummer XYZ wurde nicht gefunden" eingefügt 9 Kapitel Zur zugeordneten Zobel-Id liegt eine neue Steuernummer vor neu auf Grund einer neuen Version des Hinweises "ELStAM: Informationen zum Wechsel der Arbeitgebersteuernummer" 9 Aufnahme HW "ELStAM: Verfahrenshinweis "Keine Abrufberechtigung, da der Abruf der ELStAM für den Arbeitgeber bereits anderweitig erfolgt ist" 9 Kapitel Abmeldung zum DATUM nicht möglich, obwohl Arbeitsverhältnis angemeldet ist neu gem. HW "ELStAM: Korrekturen und Verbesserungen " 9 Kapitel Fehler beim Konvertieren der ELSTAM-Daten aus dem XML(IDNR X) neu gem. HW "ELStAM: Korrekturen und Verbesserungen 07/2015" A bis C

14 1 Einleitung Version Was geändert Wo 9 Kapitel Fehler bei Bestimmung des Beschäftigungsbeginns laut Arbeitsvertrag neu 9 Kapitel Es sind An- und Abmeldungen im Prozess. Speichen nicht möglich neu a 9a Kapitel Meldungen mit NDTIC <Nutzdatenticket> wurden bereits verarbeitet neu Kapitel AG <AG-Steuernummer>/Monatsliste <Periode>: Monatsliste zukünftiger Monat <Periode> bereits vorhanden neu 9 Kapitel Arbeitgeber XYZ: Ungültige Schnittstellenversion in <Art der Änderungsliste> JJJJMMNNN neu gem. HW "ELStAM: Korrekturen und Verbesserungen 05/2015" 9 Kapitel Praxiserfahrung und Unterkapitel neu Kapitel Hilfs- und Analysereport RPUE2BD0 verschoben 5.4 (früher 3.11.) Die Beschreibung der Änderungen älterer Versionen basiert teilweise auf inzwischen verschobenen Kapitelnummern, so dass diese besser direkt aus den älteren Versionen entnommen werden sollten. 14

15 2 Ablauf bei laufendem ELStAM-Verfahren 2.1 Rechtliche Grundlagen für ELStAM-Abruf und Datenpflege 2 Ablauf bei laufendem ELStAM-Verfahren 2.1 Rechtliche Grundlagen für ELStAM-Abruf und Datenpflege Verpflichtung zum Datenabruf Mit der Erstanmeldung einer Identifikationsnummer (IdNr) endet für den Arbeitgeber die Übergangsfrist zum Einstieg in ELStAM für diese IdNr. Danach ist er verpflichtet, die ELStAM neu eingestellter Arbeitnehmer abzurufen und in das Lohnkonto zu übernehmen ( 39e Absatz 4 Satz 2 EStG). Dies erfolgt jeweils ab Beginn des Arbeitsverhältnisses. Der Abruf erfolgt durch den Arbeitgeber ohne Einwilligung des Arbeitnehmers und ohne Bescheinigung des Wohnsitzfinanzamts. Kein Abruf ohne Identifikationsnummer Allerdings ist kein Abruf ohne die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers möglich. Sollte ein Mitarbeiter keine IdNr. haben, muss er eine der alten Lohnsteuerkarte ähnliche Bescheinigung vom seinem Wohnsitzfinanzamt vorlegen, die den Arbeitgeber von der Pflicht des Abrufs von ELStAM befreit, bis eine IdNr. vorliegt ( 39e Absatz 8 EStG). Fehlt die IdNr. ohne Verschulden des Arbeitnehmers, kann der Arbeitgeber bis zu drei Monate die voraussichtlichen familiengerechten Lohnsteuerabzugsmerkmale anwenden ( 39c Absatz 1 Satz 2 EStG). Der Arbeitnehmer hat nachzuweisen, dass er die Verzögerung der Vorlage der IdNr. nicht zu vertreten hat. Der Arbeitgeber muss diesen Sachverhalt im Lohnkonto dokumentieren. Wenn der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber seine IdNr. vorsätzlich oder fahrlässig nicht mitteilt, ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Steuerklasse 6 anzuwenden, da er ohne IdNr. die ELStAM nicht abrufen kann ( 39c Absatz 1 Satz 1 EStG). Er sollte dies im Lohnkonto vermerken. Das gilt auch, wenn die ersten drei Monate nach Beginn der Beschäftigung verstrichen sind, ohne dass der MA seine IdNr. mitgeteilt hat. Fazit: Bei fehlender IdNr. hängt Ihre Reaktion also sehr vom Verhalten des Arbeitnehmers ab. Nur wenn er unverschuldet seine Daten nicht mitteilt und Ihnen nachweisen kann, dass er das Fehlen der IdNr. nicht zu vertreten hat, dürfen Sie die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale für maximal 3 Monate anwenden. Kulanz bei technischen Problemen Der Arbeitgeber kann die voraussichtlichen familiengerechten Lohnsteuerabzugsmerkmale auch dann für bis zu drei Monate anwenden, wenn technische Störungen den Abruf der ELStAM verhindern ( 39c Absatz 1 Satz 2 EStG). Der Begriff der "technischen Störung wird dabei recht weit gefasst. Er erstreckt sich auf technische Schwierigkeiten bei Anforderung und Abruf, Bereitstellung oder Übermittlung der ELStAM, jedoch auch auf eine verzögerte Ausstellung der Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug durch das Finanzamt (Rz. 95 des BMF-Anwendungsschreibens vom , BStBl 2013 I, 951). Ebenfalls unter die Kulanz bei technischen Störungen fallen nach einer Verfügung der Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main alle Fälle, in denen ohne Zutun des Arbeitnehmers und ohne eine Änderung seiner persönlichen Verhältnisse nicht zutreffende ELStAM abgerufen werden, die zu einem inkorrekten Lohnsteuerabzug führen. Dabei wurden vor allem folgende Fallkonstellationen benannt: Aufgrund einer unvollständigen Datenlieferung durch die Gemeinde entfällt die Ehegattenverknüpfung. Dadurch teilt die Finanzverwaltung dem Arbeitgeber eine unzutreffende Steuerklasse mit (z. B. Wegfall der Steuerklasse 3). 15 abresa GmbH Version: 10, Angela Spietschka

16 2 Ablauf bei laufendem ELStAM-Verfahren 2.1 Rechtliche Grundlagen für ELStAM-Abruf und Datenpflege Eine fehlerhafte Anmeldung als Hauptarbeitgeber durch einen weiteren Arbeitgeber führt zu Unrecht zur Mitteilung der Steuerklasse 6 gegenüber dem eigentlichen Hauptarbeitgeber. Das Recht zur Festlegung des Hauptarbeitsverhältnisses liegt beim Arbeitnehmer. Als Voraussetzung für die Fehlerhaftigkeit der Anmeldung als Hauptarbeitgeber im Sinne einer "technischen Störung" muss der Arbeitnehmer diesem Arbeitgeber unmissverständlich seinen Wunsch zur Behandlung als Nebenarbeitsverhältnis mitgeteilt haben. Dies muss er dem Hauptarbeitgeber jedoch nicht nachweisen, damit dieser die "Kulanz bei technischen Problemen" anwenden kann. Da bis zur Bereitstellung und Anwendung der zutreffenden Lohnsteuerabzugsmerkmale als ELStAM oder Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug mehrere Monate verstreichen können, ist die Regelung des 39c Abs. 1 Satz 2 EStG weit und praxisorientiert auszulegen (OFD Frankfurt/M v S 2363 A St 212), wobei nach allgemeiner Rechtsauslegung die Begrenzung der Kulanzfrist auf drei Kalendermonate nicht durch eine "weite Auslegung" ausgehöhlt werden darf. Es ist zu empfehlen, dass der Arbeitgeber vor Anwendung der weit ausgelegten Kulanzregelung sich vom Arbeitnehmer bestätigen lässt, dass die inkorrekten ELStAM ohne sein Zutun und ohne Änderung der persönlichen Verhältnisse bzw. trotz Mitteilung des Wunsches auf Anmeldung als Nebenarbeitsverhältnis gegenüber dem anderen Arbeitgeber zustande kamen Recht zum Datenabruf Die FAQ der ELStAM-Internetseite treffen zum Recht auf Datenabruf durch den Arbeitgeber folgende Aussage: Kann ein Arbeitgeber auch nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses und Abmeldung des Arbeitnehmers dessen ELStAM weiterhin abrufen? Antwort: Nein. Da immer wieder die Frage aufkam, wann genau der Arbeitgeber das Recht zum ELStAM-Abruf oder auch zur Weiternutzung der ELStAM hat, wurden folgende Fragen an die fachliche ELStAM-Hotline gesendet und telefonisch wie folgt beantwortet. Frage 1: Reicht das Bestehen eines Arbeitsverhältnisses und die Mitteilung der IdNr durch den Arbeitnehmer, um den Arbeitgeber zum Abruf der ELStAM zu berechtigen? Antwort: Schon die Mitteilung der IdNr. durch den Arbeitnehmer berechtigt den Arbeitgeber zum Abruf der ELStAM. Frage 2: Wann kann ein Arbeitgeber ein Hauptarbeitsverhältnis anmelden? Benötigt er dazu irgendein Dokument oder muss er sich zumindest vom Arbeitnehmer irgendeine Art Willenserklärung unterschreiben lassen? Antwort: Wenn der Arbeitnehmer nichts Gegenteiliges äußert, kann ein Abruf als Hauptarbeitgeber erfolgen. Am besten ist es aber, die Haupt-/Nebenarbeitgebereigenschaft im Einstellungsbogen abzufragen. Frage 3: Kann ein Hauptarbeitsverhältnis zur Abwicklung einer nachträglichen Einmalzahlung (z.b. Abfindung) bestehen bleiben, obwohl der Arbeitsvertrag bereits beendet ist, wenn der Arbeitnehmer kein Folgearbeitsverhältnis hat? Analog Rentenzahlungen (ggf. von mehreren verschiedenen Rentenzahlern): Hier besteht kein Arbeitsverhältnis. Reicht die einfache Willenserklärung des Zahlungsempfängers, um einen der Rentenzahler zum Abruf als Hauptarbeitgeber zu berechtigen? Antwort: In beiden Fällen sollte eine entsprechende Willenserklärung vom Arbeitnehmer bzw. Rentner unterschrieben werden. Diese hat dann dieselbe Wirkung wie ein bestehender Arbeitsvertrag. Frage 4: Gibt es eine Regelung, die den Abruf der ELStAM ohne Arbeitsverhältnis oder eine ähnliche Rechtsgrundlage verbietet? Antwort: Es gibt keine spezifische Regelung, nur das Datenschutzgesetz. Ein Arbeitgeber kann im Zweifel jedoch die ELStAM abrufen. Der Arbeitnehmer kann bestimmte Arbeitgeber für den Abruf 16

17 2 Ablauf bei laufendem ELStAM-Verfahren 2.1 Rechtliche Grundlagen für ELStAM-Abruf und Datenpflege sperren lassen. Damit hat der Arbeitnehmer gegenüber bestimmten ehemaligen Arbeitgebern seinen Datenschutz selbst in der Hand Relevanz des Geburtsdatums Zur Prüfung der IdNr. gegen Eingabefehler wird das Geburtsdatum gegengeprüft. Bei Personen, deren Geburtstag, Geburtsmonat und /oder Geburtsjahr nicht bekannt ist, ist die fehlende Angabe jeweils mit Nullen aufzufüllen, z.b Ausweis der abgerufenen ELStAM gegenüber dem Arbeitnehmer Die Lohnsteuerabzugsmerkmale gelten gegenüber dem Arbeitnehmer als bekannt gegeben, sobald der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den Ausdruck der Lohnabrechnung mit den darin ausgewiesenen ELStAM aushändigt oder elektronisch bereit gestellt hat (vgl. 39e Absatz 6 Satz 3 EStG i.v.m. 39 Absatz 1 Satz 5 und Satz 6 EStG). Die vom Arbeitgeber abgerufenen ELStAM sind daher in der üblichen Lohnabrechnung anzugeben ( 39e Absatz 5 Satz 2 EStG). Damit ist sichergestellt, dass der Arbeitnehmer zeitnah über seine aktuellen ELStAM informiert wird Arbeitgeberwechsel Der lohnsteuerliche Grundsatz, dass es zu einem Zeitpunkt nur ein Hauptarbeitsverhältnis geben kann, bleibt auch im elektronischen Verfahren bestehen. Bei der Anmeldung eines Arbeitnehmers als Hauptarbeitgeber wird daher geprüft, ob bereits ein Arbeitgeber für diesen Arbeitnehmer eine Anmeldung als Hauptarbeitgeber vorgenommen hat. Ist bisher kein Hauptarbeitgeber vorhanden, kann die Anmeldung eines Arbeitnehmers als Hauptarbeitgeber auch rückwirkend bis zum des Jahres (bei Anmeldung bis zum / rückwirkend bis zum des Vorjahres) erfolgen. War ein anderer Hauptarbeitgeber vorhanden und hat dieser das Arbeitsverhältnis bereits abgemeldet, kann die Anmeldung des neuen Arbeitgebers rückwirkend bis zur Abmeldung des bisherigen Arbeitgebers erfolgen. Ist bereits ein Hauptarbeitgeber vorhanden und hat dieser bis zur Anmeldung des neuen Arbeitgebers als Hauptarbeitgeber den Arbeitnehmer nicht in der ELStAM-Datenbank abgemeldet, führt die Anmeldung des neuen Arbeitgebers dazu, dass der bisherige Arbeitgeber vom Haupt- zum Nebenarbeitgeber wird. Die Anmeldung als Hauptarbeitgeber verdrängt den bisherigen Hauptarbeitgeber. Der neue Arbeitgeber wird grundsätzlich mit Wirkung zum Tag der Anmeldung zum Hauptarbeitgeber. Als Ausnahme davon gilt folgende 6-Wochen-Regelung: Ist bereits ein Hauptarbeitgeber vorhanden und hat dieser bis zur Anmeldung des neuen Arbeitgebers die Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mitgeteilt, führt die Anmeldung des neuen Arbeitgebers als Hauptarbeitgeber innerhalb von sechs Wochen nach dem Referenzdatum des Arbeitgebers (i.d.r. ist dieses identisch mit dem Beschäftigungsbeginn) dazu, dass der neue Arbeitgeber sich rückwirkend als Hauptarbeitgeber anmelden kann und der bisherige Arbeitgeber rückwirkend vom Haupt- zum Nebenarbeitgeber wird. Meldet also der neue Arbeitgeber innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn (Referenzdatum Arbeitgeber) den Arbeitnehmer in der ELStAM-Datenbank als Hauptarbeitgeber an, erhält er die ELStAM des ersten Arbeitsverhältnisses rückwirkend unabhängig davon, ob bereits ein Arbeitgeber als Hauptarbeitgeber angemeldet ist und die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses ggf. nicht mitgeteilt hat. Gerade diese 6-Wochen-Regelung kann in der Praxis zu Problemen führen, z.b. wenn eine Anmeldung innerhalb der 6 Wochen nicht erfolgreich durchgeführt werden konnte und der Vorarbeitgeber den Mitarbeiter nicht rechtzeitig abgemeldet hat. Anmerkungen zum Umgang mit dieser Situation finden Sie in Kapitel (Anmeldung als Hauptarbeitgeber nach der Sechs-Wochen- Frist) 17

18 3 Häufige Geschäftsvorfälle 3.1 Die ELStAM-Denkweise" 3 Häufige Geschäftsvorfälle 3.1 Die ELStAM-Denkweise" Bei ELStAM müssen Sie sich immer bewusst machen, dass Sie zwei Systeme mit ihren Zuständen vor sich haben, die sich nur über eine unvollständige Schnittstelle gegenseitig abstimmen. Zudem haben Sie über den Zustand im System der Clearingstelle oft nur eine lückenhafte Information. Dies ist vor allem der Fall, wenn ein zweiter Arbeitgeber mit seinen Meldungen diesen Zustand verändert, was Sie jedoch nur einmal monatlich über die Änderungsliste der Clearingstelle erfahren. Hier ein (konstruiertes aber realistisches) Beispiel für die bei ELStAM nötige Denkweise: Ein Arbeitnehmer (AN) ist bei der Clearingstelle von seinem Arbeitgeber (AG) als Nebenarbeitgeber gemeldet. Das SAP-System führt den MA im Zustand nicht angemeldet. Ziel ist es, den AG für den AN als Hauptarbeitgeber anzumelden. Auf dem Zeitstrahl der Clearingstelle (in Folge immer blau) ergibt sich folgende Ausgangssituation: 1.6. AG ist Nebenarbeitgeber des AN seit 1.6. Auf dem Zeitstrahl des SAP-System des AG (in Folge immer rot) sieht es dagegen so aus (???? bezeichnet eine unbekannte Historie):???? * AN ist nicht bei ELStAM angemeldet Auf Grund der Unkenntnis des Zustands bei der Clearingstelle wird zu einem Stichtag (*) eine Anmeldung als Hauptarbeitgeber ausgelöst. Als Antwort wird eingelesen: Erneute Anmeldung nicht möglich, Arbeitnehmer ist bereits angemeldet. Dies zeigt dem AG, dass er als Arbeitgeber des AN hinterlegt war (ob als Haupt-oder Nebenarbeitgeber ist ihm hier noch unbekannt). Die Zeitstrahlen bleiben im Zustand: 1.6. AG ist Nebenarbeitgeber des AN seit 1.6.????? * AN ist nicht bei ELStAM angemeldet Eine Abmeldung aus dem SAP heraus ist nicht möglich, da nur MA abgemeldet werden können, die im SAP den Zustand angemeldet haben. Um dem SAP den Anmelde-Zustand des AN bei der Clearingstelle bekannt zu machen, erfolgt eine Ummeldung zum 1.9. (siehe Ummeldung auf sich selbst und Klären des Meldezustand einer IdNr bei der Clearingstelle). Als Antwort wurden Nebenarbeitgeber-ELStAM für den AN geliefert. Der Zustand der Zeitstrahlen ist nun: AG ist Nebenarbeitgeber des AN seit ????? AN ist nicht bei ELStAM angemeldet Für die Statusänderung auf Hauptarbeitgeber kommt nur eine Abmeldung zum 1.9. und eine Anmeldung zum 2.9. in Frage (siehe Abwicklung des Wechsels zwischen Hauptarbeitgeber und Nebenarbeitgeber). Anmerkung: Die Abmeldung muss den bei der Clearingstelle dort verzeichneten Meldebeginn 6 berücksichtigen, was ggf. durch eine doppelte Abmeldung erfolgt. Zustand der Zeitstrahlen nach Anmeldung als Hauptarbeitgeber und Änderung des IT 0012 für den 1.9.: AG ist NAG vom 1.6. bis 1.9. AG ist Hauptarbeitgeber des AN seit ????? AN ist nicht bei ELStAM angemeldet 6 Der offizielle Begriff dafür lautet RefDatumAG. Seiten 40 und 41 des Originaldokuments AG ist Nebenarbeitgeber von AN seit 1.9. AG ist im IT 0012 Hauptarbeitgeber des AN seit 1.9., jedoch erst seit 2.9. auf Basis einer ELStAM- Meldung 40

19 3 Häufige Geschäftsvorfälle 3.2 Konstellationen bei der Datenpflege 3.2 Konstellationen bei der Datenpflege Reaktion auf Papierbescheinigungen Besondere Bescheinigung nach 39 Abs. 1 Satz 2 EStG Beispiel: Diese Bescheinigung hat dieselbe Funktion wie früher die Lohnsteuerkarte und wie die ELStAM. Sie wird nur einmal je IdNr. erstellt und kann daher als Grundlage für die Hauptarbeitgeber-Eigenschaft herangezogen werden. Daraus ergibt sich auch folgerichtig die Notwendigkeit, diese Bescheinigung nur im Original anzuerkennen. Der Finanzbeamte, der eine solche Bescheinigung ausstellt, hat die Pflicht, die ELStAM für die Gültigkeitsdauer der Bescheinigung zu sperren, damit die ELStAM nicht wie eine zweite Steuerkarte wirken. Wenn dies erfolgt ist, erhalten Sie über einen ELStAM-Abruf die Steuerklasse 6 wegen vorliegender Sperre. Daher müssen Sie für den MA im IT 0012 eine Nichtteilnahme wegen der Besonderen Bescheinigung eintragen. Es empfiehlt sich, als eine Art Wiedervorlage im IT 0012 einen Satz zum ersten Tag nach Gültigkeit der Bescheinigung anzulegen und dort "Anmeldung erzwingen" einzutragen. Wenn der Mitarbeiter vor Ausstellung der Bescheinigung nicht angemeldet werden konnte, wird er zu diesem Datum angemeldet. Wenn der MA schon angemeldet war, ist die erneute Anmeldung unnötig und wird daher abgelehnt. Diese Ablehnung können Sie jedoch als Anlass zur Prüfung der Daten nehmen. Noch eine Anmerkung: Wundern Sie sich nicht, wenn Sie trotz der Bescheinigung ELStAM-Daten mit familiengerechter Steuerklasse abrufen können. Dann hat der Finanzbeamte die Sperre vergessen. Das System löscht die Nichtteilnahme, wenn die ELStAM-Daten mit den von Ihnen eingegebenen Daten übereinstimmen. Wenn ein bereits angemeldeter Mitarbeiter eine Besondere Bescheinigung vorlegt, nutzen Sie bitte die Sonderverarbeitung Manuelle Pflege angemeldeter AN (nach Einspielung von Hinweis ). Die SAP schreibt dazu: Benutzen Sie diese Ausprägung zur Dokumentation, wenn Sie die ELStAM- Daten für angemeldete Mitarbeiter manuell überschreiben. Dadurch ist eine Korrektur möglich, wenn eine Anmeldung erfolgreich ist, die Clearingstelle aber falsche Daten zum Anmeldedatum zurück liefert. Unterschied zur Ausprägung 'nicht teilnehmen': Es sind weniger Gründe für die manuelle Pflege auswählbar. Wird nach erfolgreicher Anmeldung zum Anmeldedatum (P0012-BEGDA) die Sonderverarbeitung 'nicht teilnehmen' gesetzt, erfolgt eine Abmeldung mit dem Report 41

20 3 Häufige Geschäftsvorfälle 3.6 Wechsel der Arbeitgebersteuernummer, des ELSTER-Zertifikats oder des Abrechnungssystems Seiten 60 bis 62 des Originaldokuments Schritt 3: Massenanmeldung auf der neuen Steuernummer Wichtig: Die detaillierte Vorgehensweise finden Sie in der Dokumentation des Reports. (8) Ein Personalbereich/ -teilbereich wird einer anderen lohnsteuerlichen Betriebsstätte zugeordnet Fallbeschreibung: Eine untergeordnete organisatorische Einrichtung ändert ihre Zuordnung zur lohnsteuerlichen Betriebsstätte. Die alte und neue lohnsteuerlichen Betriebsstätten bleiben aktiv, deren Steuernummern bleiben erhalten. Konsequenz ELStAM-Verfahren: Abmeldung auf der alten Steuernummer, Anmeldung auf der neuen Steuernummer. Lösung(Vorgehen im SAP System): Zeitraumgenaue Änderung der Zuordnung des Personalbereichs- /teilbereichs zur lohnsteuerlichen Betriebsstätte über den Personalbereich Berichtswesen, Teilapplikation LSTB Datensätze des Infotyps 'Organisatorische Zuordnung' (0001) zum Stichtag der geänderten Zuordnung splitten. An-/Abmeldungen über die normale Funktionalität des Reports RPCE2VD0_OUT. Schritt 1: Ändern Sie die Zuordnung zum Stichtag im Personalbereich Berichtswesen für Teilapplikation LSTB 'Lohnsteuerbescheinigung'. Schritt 2: Splitten Sie den Infotypsatz 'Organisatorische Zuordnung' (0001) zum Stichtag. Schritt 3: Die Abmeldung mit der Steuernummer der alten lohnsteuerlichen Betriebsstätte sowie die Anmeldung mit der Steuernummer der neuen lohnsteuerlichen Betriebsstätte werden mit dem normalen Lauf des Reports 'ELStAM: An- und Abmeldungen erstellen' (RPCE2VD0_OUT) erstellt Fazit Wenn nicht bereits aus dem Schreiben des Finanzamts eine Sonderkonstellation für den Steuernummernwechsel erkennbar ist (z.b. ein Wechsel des zugeordneten Bundeslandes), dann sollte zunächst einfach nur eine Aktion des Arbeitgebers auf der alten oder neuen Steuernummer erfolgen. Eine solche Aktion kann die Ab-, An- oder Ummeldung eines Arbeitnehmers sein. Zunächst sollte also nach einer Ab- oder Anmeldung eines vom Steuernummernwechsel betroffenen Mitarbeiters gesucht werden. Nur wenn es keine solche Aktion gab, müssen Sie einen Mitarbeiter pro forma ummelden. Wählen Sie dazu möglichst einen Mitarbeiter, für den Sie eine rückwirkende Änderung der Besteuerungsmerkmale ausschließen können. Die Rückmeldung auf diese Ummeldung gibt weitere Hinweise auf mögliche Besonderheiten des Steuernummernwechsels. Hinweise zur Behandlung der Konstellation finden Sie in den Kapiteln (Erläuterung der Finanzbehörden), (Erläuterungen der SAP) und 4.2 (Verfahrenshinweise der Clearingstellen) Wechsel der Steuernummer des Zertifikates für den Datenlieferanten Die Clearingstelle identifiziert den Empfänger von Änderungsinformationen über eine Kombination aus Zertifikat und Arbeitgebersteuernummer, die bei der Anmeldung eines jeden Arbeitnehmers zu dessen IdNr zugeordnet wird. Jede Änderung an relevanten steuerlichen Daten der IdNr wird, sofern relevant, mit Arbeitgebersteuernummer und Zertifikat bei der Clearingstelle zur Abholung hinterlegt. Solange sich bei Ihnen nichts an der Steuernummer oder am Zertifikat ändert, kann diese Information (die monatliche Änderungsliste) somit von Ihrem SAP abgerufen werden. 60

21 3 Häufige Geschäftsvorfälle 3.6 Wechsel der Arbeitgebersteuernummer, des ELSTER-Zertifikats oder des Abrechnungssystems Bei Änderungen an der Arbeitgebersteuernummer, sofern nicht alle Mitarbeiter vom Finanzamt auf die neue Steuernummer umgesetzt werden (siehe Zuteilung einer neuen Arbeitgebersteuernummer durch das Betriebsstättenfinanzamt), oder am Zertifikat erfolgt dieser Abruf durch das SAP jedoch unter einer veränderten Arbeitgeber-Identifizierung. Die Clearingstelle ordnet dabei die für Ihre Mitarbeiter hinterlegte Information nicht Ihrem Abholversuch zu. Im Ergebnis bekommen Sie keine monatlichen Änderungslisten. Leider tritt dieses Symptom jedoch oft nicht so klar auf. Wenn Sie nach der Änderung an Arbeitgebersteuernummer oder Zertifikat neue Mitarbeiter anmelden, weiß die Clearingstelle, dass Sie auf Änderungen von diesen Arbeitnehmern warten und reagiert auf Ihre Anfrage, als würden Sie nur diese wenigen Arbeitnehmer beschäftigen. Wenn sich an den Daten dieser neuen Arbeitnehmer nichts ändert, erhalten Sie eine Liste mit dem Hinweis, dass für Ihre Arbeitnehmer keine Änderungen vorliegen. Sie sehen aber nicht, dass diese Information nur für die wenigen Neueintritte gilt. Im Resultat kann ein kritischer Fehlerzustand vorliegen, der durch ein plausibles Systemverhalten maskiert wird! Sie können diesen Schiefstand an der Ablehnung von Abmeldungen bemerken, dies wird in der Praxis aber oft übersehen. Oft führen erst Beschwerden der MA über nicht nachvollzogene steuerliche Änderungen zur Wahrnehmung des Problems. Auf Grund der normalen Verzögerung bei der Übermittlung solcher Daten von der Quelle (z.b. Einwohnermeldeamt) zu Ihnen geht dabei zusätzlich oft wertvolle Zeit verloren. Was ist zu tun? Ein reiner Wechsel der Arbeitgebersteuernummer wird i.d.r. von der Clearingstelle selbst bis in die ELStAM-Zuordnung Ihrer Mitarbeiter in der ELStAM-Datenbank vollzogen, siehe Kapitel (Zuteilung einer neuen Arbeitgebersteuernummer durch das Betriebsstättenfinanzamt). In diesem Fall müssen Sie lediglich eine einzige An-, Ab- oder Ummeldung für die Steuernummer vollziehen, ebenfalls siehe Kapitel (Zuteilung einer neuen Arbeitgebersteuernummer durch das Betriebsstättenfinanzamt). Gem. Hinweis sollte zudem Teilapplikation LSTZ gepflegt werden. Es werden Spezialfälle beschrieben, in denen dieser Wechsel durch die Clearingstelle nicht funktioniert. Dies erkennen Sie daran, dass Sie auch nach Durchführung der Maßnahmen aus Kapitel noch den Verfahrenshinweis erhalten. Sollten Sie gar keine Änderungsliste erhalten, können Sie die Abholung mit der Einstellung wiederholen. Stellt sich dann heraus, dass Sie auf diese Art zusätzliche Änderungen für Ihre Arbeitnehmer geliefert bekommen, müssen Sie die unter der betroffenen Steuernummer gemeldeten Personalnummern mit einer Massenab- und -anmeldung auf die neue Steuernummer umstellen (siehe Durchführen einer Massenab- und Anmeldung). Bei einem Wechsel des ELSTER-Zertifikats (nicht Verlängerung!) ohne gleichzeitige Änderung der Arbeitgebersteuernummer kommt es auf die Arbeitgebersteuernummer an, für die das Zertifikat ausgestellt wurde. Das ist die Steuernummer, unter der Sie sich bei ELSTER-online anmelden, um das Zertifikat zu pflegen. Diese Steuernummer wird zur Identifizierung des sogenannten Datenlieferanten herangezogen. Wenn Sie sich nicht hundertprozentig sicher sind, dass es keinen Wechsel der mit dem Zertifikat verknüpften Steuernummer gab, müssen Sie die mit diesem Zertifikat gemeldeten Arbeitnehmer ummelden, siehe Kapitel (Ummeldung auf sich selbst). Bitte beachten Sie besonders, dass Monatslisten, die für ein Zertifikat mit veralteter Steuernummer bereitgestellt wurden nicht mehr abgeholt werden können. Ebenso wichtig ist, dass nach einer Ummeldung ältere Monatslisten nicht mehr abgeholt werden können. 61

22 3 Häufige Geschäftsvorfälle 3.7 Jahreswechsel mit ELSTAM Zitat aus den ELStAM-FAQ der SAP (Hinweis , Punkt 5.7): "Nach der Ummeldung können eventuell noch erstellte Monatslisten für die betroffenen Arbeitnehmer nicht mehr abgeholt werden. Beispiel: Die Monatsliste ist zum von der Clearingstelle noch für den alten und damit falschen Datenlieferanten erstellt, aber noch nicht vom Kunden abgeholt worden. Erfolgt nun am die Ummeldung zum kann die Monatsliste nicht mehr abgeholt werden. Aus diesem Grund sollte bei solchen Konstellationen darauf geachtet werden, dass die Monatslisten und auch sonstige noch offene Antwortlisten vor der Ummeldung abgeholt werden. Gem. ELStAM Informationen für Arbeitgeber, Version 1.1 vom , Kapitel B.7 haben Sie folgende Möglichkeit, mit deren Hilfe Sie die verloren gegangenen Daten zumindest manuell korrigieren können: Es kann vorkommen, dass aufgrund technischer Probleme oder sonstiger Vorkommnisse alle ELStAM beim Arbeitgeber verloren gehen. In diesem Fall kann der Arbeitgeber bei seinem Betriebsstättenfinanzamt beantragen, dass ihm eine sog. Brutto-Liste zum Abruf bereitgestellt wird. Das Finanzamt fordert dann eine Liste mit den aktuellen ELStAM aller aktiven Arbeitnehmer des jeweiligen Arbeitgebers an. Diese kann zu einem Datum in der Vergangenheit (maximale Rückwirkung 1 Jahr) oder mindestens zu dem Antragsdatum erstellt werden. Zusätzlich sind in der Brutto-Liste auch alle Daten, die erst ab dem Folgemonat für einen Arbeitnehmer gelten, enthalten. 3.7 Jahreswechsel mit ELSTAM Jahreswechsel 2014/2015 Aus dem Jahreswechsel-Hinweis der SAP: "Es sind keine Änderungen der AG-Schnittstelle geplant, die eine Änderung des Prozesses verursachen würden. Es werden lediglich Änderungen auf der technischen Ebene vorgenommen. Für diese technischen Anpassungen der Schnittstelle wird es eine Stichtagsumstellung geben. ELStAM Meldungen, die bis zum "gesammelt" wurden (d.h. die XML Datei wurde mit dem Report RPCE2SD0_OUT erzeugt), müssen auch bis zum verschickt werden. ELStAM Meldungen, die ab dem erstellt werden, müssen im neuen Format verschickt werden. Hierfür ist das JW HRSP Voraussetzung. Aufgrund der Umstellung auf Finanzverwaltungsseite können die Bestätigungslisten für An- und Abmeldungen erst wieder ab dem 7.Januar 2015 verschickt werden. Ein steuerliches Verhältnis bei mehreren Beschäftigungsverhältnissen Information: Von Seiten des BMF wurde mitgeteilt, dass die Nichtbeanstandungsregelung bzgl. der steuerlichen Behandlung bei Mehrfachbeschäftigung um ein weiteres Jahr bis zum verlängert wird. Dies soll mit einem BMF Schreiben Mitte Oktober bekannt gegeben werden. Aufgrund dieser Verlängerung wird von Seiten SAP keine Standardfunktionalität für eine Zusammenversteuerung bei Mehrfachbeschäftigung zu diesem Jahreswechsel ausgeliefert." Außerdem wird in Hinweis die Vorgehensweise der Clearingstelle erläutert: " : - Die Clearingstelle erstellt die Monatslisten für Dezember 2014 mit der alten XML-Version - Meldungen können in diesem Zeitraum mit der ab 2015 gültigen XML-Version vom Arbeitgeber übertragen werden. Diese werden allerdings von der Clearingstelle geparkt und erst nach der Umstellung der Clearingstelle auf die neue Version beantwortet. Die Umstellung soll am abgeschlossen sein. - Meldungen mit der alten Version werden ab dem von der Clearingstelle abgelehnt. Ab : - Die Clearingstelle stellt ab diesem Zeitraum nur noch Antwortlisten in der neuen Version 62

23 4 Fehlersituationen 4.1 Antwort der Clearingstelle bleibt aus 4 Fehlersituationen 4.1 Antwort der Clearingstelle bleibt aus Die Antwort der Clearingstelle auf ELStAM-Meldungen kann durchaus 5 Tage dauern. Nach Ablauf dieser Frist sollte eine Anfrage nach dem Verbleib der Rückmeldungen gestellt werden. Auf Grund technischer Probleme sind bereits bei der Clearingstelle Daten verloren gegangen Klärung der Ursache Seiten 69 bis 71 des Originaldokuments Unter dem Link findet sich ein Formular, das wie folgt ausgefüllt werden muss. B2A-Mananger aufrufen, die fragliche Ausgangsmeldung markieren, Anzeigen. Im Internetformular Kontaktdaten, Transferticket, Sendedatum, Systemversion und Problembeschreibung angeben. 69

24 4 Fehlersituationen 4.1 Antwort der Clearingstelle bleibt aus Meldungen erneut senden Gemäß HW können Sie wie folgt vorgehen, um ganze ELStAM Dateien erneut zu versenden: In Ausnahmefällen kann es vorkommen, dass die Clearingstelle zu geschickten Meldungen, trotz eines zurückgelieferten Transfertickets, keine Antwort erstellen kann. Bei der Nachfrage mit dem Transferticket bei der Clearingstelle wird dem Kunden mitgeteilt, diese Daten nochmal zu schicken. Bisher mussten dazu die Meldungen gelöscht, neu erstellt, gesammelt und verschickt werden. Zukünftig kann dazu der Eintrag im B2A-Manager mit dem Status "in Verarbeitung - XML übertragen" manuell auf "Fehler neu verarbeiten/senden wiederholen" geändert werden. In diesem Status können dann dieselben Meldungen über den Button "Ausführen" nochmals zur Clearingstelle gesendet werden. Sollte das aus irgendeinem Grund nicht möglich sein, kann wie folgt vorgegangen werden (lassen Sie sich bitte im Zweifel vom Ihrem Systembetreuer unterstützen). Anmerkung: Wenn Sie kein Nutzdatenticket haben, können Sie gem. Kapitel (Alle Meldungen einer kompletten Meldedatei neu erzeugen) vorgehen. Filtern Sie das erneut zu versendende Nutzdatenticket: Die gefundene Menge an Meldungen sollte im Idealfall noch mit dem ursprünglichen Versandprotokoll verglichen werden. Dann können Sie das Filterergebnis markieren. Ändern Sie den Status auf "abgelehnt von CS". Bei erneuter Meldungserstellung werden dann die Meldungen neu erzeugt. 70

25 4 Fehlersituationen 4.2 Verfahrenshinweise der Clearingstellen 4.2 Verfahrenshinweise der Clearingstellen Hinweise auf Ebene der Datenlieferung/Kommunikation Bei der Ermittlung der ZID ist ein Fehler aufgetreten Der Fehler weist auf ein temporäres Problem der Clearingstelle hin. Versuchen Sie die Datenabholung nach 1 Std. bzw. nach 24 Std. noch einmal. Sollte danach der Fehler weiterhin bestehen, wenden Sie sich an die Clearingstelle Datenuebermittler mit Steuernummer XYZ wurde nicht gefunden In einigen Fällen kann es vorkommen, dass die Steuernummer des Datenlieferanten noch nicht in der Datenbank der Clearingstelle angelegt ist. (Anmerkung für die Kommunikation mit Hotlines der Finanzbehörden: es handelt sich genauer um die sog. Zobel-ID der Steuernummer.) In diesem Fall müssen zuerst Anmeldungen für diese Steuernummer an die Clearingstelle geschickt werden. Dadurch wird die Steuernummer (bzw. Zobel-ID) dort registriert. (Siehe auch 3.6 Wechsel der Arbeitgebersteuernummer, des ELSTER-Zertifikats oder des Abrechnungssystems) Möglicherweise haben Sie aber Ihre Anfrage auch aus einem Testsystem versandt. In Nicht- Produktivsystemen wird die Abfrage der Änderungslisten als Testabfrage gekennzeichnet. (Dies geschieht über den Tag <Testmerker> mit dem Wert ). Ist für den Datenlieferanten ein echtes Zertifikat im Testsystem hinterlegt, liefert die Clearingstelle die oben genannte Verfahrensnummer. Siehe auch Hinweis "ELStAM: Hinweis Datenuebermittler mit Steuernummer XYZ wurde nicht gefunden" Keine Kommunikation zu Zobel möglich Zitat aus Hinweis "ELStAM: Erläuterungen zu den Verfahrenshinweisen": "Diagnose: Ergänzender Text der Clearingstelle: "Dies führt zu einer DefaultZID, d.h. die Daten können nicht abgeholt werden, da der Absender nicht ermittelt werden konnte." Bei der Verarbeitung der Daten kam es bei der Clearingstelle zu einem Fehler bei der Abfrage der Datenbank mit den Arbeitgebersteuernummern (Zobel-ID). Vorgehen: Klären Sie mit der Clearingstelle unter Angabe des Transfertickets, ob die Meldungen verarbeitet wurden oder nicht. Abhängig davon müssen Sie die Meldungen (An-/Abmeldungen) nochmals verschicken oder Ummeldungen erzeugen: Nochmaliges Verschicken Löschen Sie die betroffenen Meldungen. Danach erstellen, sammeln und verschicken Sie diese erneut. Ummeldung Erzeugen Sie für die betroffenen Mitarbeiter eine Ummeldung und verschicken Sie diese." Zur zugeordneten Zobel-Id liegt eine neue Steuernummer vor Gemäß Hinweis "ELStAM: Informationen zum Wechsel der Arbeitgebersteuernummer" weist dieser Verfahrenshinweis auf einen Wechsel der Arbeitgebersteuernummer durch das Betriebsstättenfinanzamt hin. Siehe auch (Zuteilung einer neuen Arbeitgebersteuernummer durch das Betriebsstättenfinanzamt). 71

26 4 Fehlersituationen 4.5 Fehler- und Warnmeldungen des SAP-Systems Seiten 103 und 104 des Originaldokuments Wenn auch das nicht zur Klärung führt, können Sie die unter Hilfe, FAQ und dann Hotline angegebenen Kontaktdaten nutzen, um herauszufinden, ob der Fehler durch eine Nichtverfügbarkeit bei den Clearingstellen verursacht ist. Allerdings wurde bei der DSAG ein Fall geschildert, in dem die ELStAM-Hotline Systemverfügbarkeit meldete, obwohl der Fehler weiterhin bestand 12. Meist ist diese Situation innerhalb von 24 Stunden von selbst behoben, d.h. es lohnt sich durchaus, abzuwarten und es später noch einmal zu versuchen. Bei längerer Dauer dieses Zustands ohne Anzeige einer Störung durch die Finanzbehörden sollte der Systembetreuer kontaktiert werden Fehlercode Meldungsnummer 852 Im Datenabfrage-Programm RPCE2AD0_IN erhalten Sie die Meldung Bisher war hierfür immer eine Nichterreichbarkeit der Clearingstellen ursächlich. Bitte gehen Sie nach Kapitel (Fehler: Tag Datenpaket wurde nicht gefunden mit Returncode Es ist ein Fehler beim Zugriff auf das Backend-System aufgetreten) vor. 12 Auf meine Meldung bei ELStAM-Support erhielt ich folgende Mail: Sehr geehrter Herr, es bestand zum Zeitpunkt der Datensendung ein technisches Problem. Bitte versuchen Sie eine erneute Datenabholung in den nächsten Tagen. Sollten Sie weiterhin Probleme beim Abholen der Daten haben, bitten wir Sie sich mit Ihrem Software-Hersteller in Verbindung zu setzen. Mit freundlichen Grüßen Ihr ELStAM-Support Der ELStAM-Support hat sich dann noch telefonisch gemeldet und bestätigt, dass das "technische Problem" behoben sei. Jeder neue Versuch der Datenabholung bringt aber weiterhin den o.a. Fehler. 103

27 4 Fehlersituationen 4.5 Fehler- und Warnmeldungen des SAP-Systems Meldungen auf Ebene der Änderungslisten Die Folgenden Meldungen aus dem SAP-System werden bevorzugt auf Ebene der Änderungslisten gesehen Meldungen mit NDTIC... wurden bereits verarbeitet Diese Meldung kann nach Einspielen des Hinweises "ELStAM: Korrekturen und Verbesserungen 02/2015" auftreten. Weitere Erläuterungen dazu stehen in Hinweis , welcher ganz unten in diesem Kapitel zitiert wird. Zitat des Meldungslangtextes: "Diagnose Wenn ein Nutzdatenticket durch das frühere Verarbeiten einer Änderungsliste bereits als verarbeitet gekennzeichnet wurde, wird die Fehlermeldung ausgegeben. Systemaktivitäten Folgende Konstellationen führen z.b. zu dieser Fehlermeldung: Mehrfaches Einspielen einer Änderungsliste Eine Änderungsliste wurde mit dem Report RPCE2SD0_IN verarbeitet. Dadurch wurde das Nutzdatenticket als verarbeitet gekennzeichnet. Sie ändern den Status der Änderungsliste auf "Verarbeitung wiederholen" und versuchen diese erneut einzuspielen. Nun wird beim Prüfen der Änderungsliste festgestellt, dass das Nutzdatenticket bereits verarbeitet wurde und der Fehler wird ausgegeben. Nutzung des Simulationsreports RPUE2AD0 mit mehreren Personalnummern Sie beziehen sich bei der Simulation der Clearingstellenantwort auf einen Eintrag im B2A-Manager mit mehr als einer Personalnummer. Z.B. Anmeldung mit zwei Personalnummern. Da der RPUE2AD0 aufgrund seiner eingeschränkten Funktion für jede Personalnummer eine eigene Änderungsliste erstellt, kommt es nach dem Verarbeiten der ersten Änderungsliste(Personalnummer) auch zu diesem Fehler. Vorgehen Sie können die Fehlermeldung über die Option "Änderungslisten nicht prüfen" beim Starten des Reports RPCE2SD0_IN unterdrücken. Dadurch wird die Änderungsliste verarbeitet." Neben den genannten Ursachen gibt es noch eine weitere Situation, die bereits mehrfach ursächlich für die Meldung war: die mehrfache Lieferung von Antworten auf dasselbe Nutzdatenticket durch die Clearingstelle. Während die im Meldungslangtext genannten Ursachen nur durch einen manuellen Eingriff ins System entstehen können (und Ursache zwei zudem nur in einem Testsystem auftreten kann), tritt die Meldung bei wiederholter Lieferung derselben Daten durch die Clearingstelle im auch normalen unbeeinflussten Meldeverlauf auf. Eine weitere Ursache scheint der Aufruf des Reports "ELStAM: Abfrage der Clearingstelle nach Rückmeldungen" (RPCE2AD0_IN) mit der "Einschränkung" "ALLE" zu sein. Bei Auftreten der Meldung gehen Sie wie folgt vor: Klären Sie, ob eventuell der Status der Änderungsliste manuell auf "Verarbeitung wiederholen" geändert wurde. Ggf. kann Ihnen Ihr HCM-Systemberater Auskunft über das Datum und den User für die letzte Änderung der Liste geben. Wenn Sie das ausschließen können, rufen Sie das Programm "ELStAM: XML-Daten in ELStAM- Tabelle übernehmen" (RPCE2SD0_IN) ohne Datenbankupdate und mit den Optionen "Änderungslisten nicht prüfen" und "Protokoll" auf. Wenn Sie mehrere zu verarbeitende 104

28 5 Praxiserfahrung in Form von Schritt-für-Schritt-Anleitungen 5.1 Vorgehensbausteine zur Datenanalyse 5 Praxiserfahrung in Form von Schritt-für-Schritt-Anleitungen In diesem Kapitel soll eine Art Baukasten von Handlungsanleitungen entstehen, mit denen Sie versuchen können Arten von häufig an uns herangetragenen Fällen, selbst zu lösen. Anders als die Kapitel 3 und 4 wird hier nicht vom Geschäftsvorfall oder Fehler ausgegangen. Vielmehr wird ausgehend von typischen Fragestellungen erklärt, wie die vorhandene Situation analysiert werden kann, wie Einfluss auf den Meldeverlauf genommen werden kann und wie sich komplexe Praxisfälle durch Kombination dieser Vorgehensweisen auflösen lassen. 5.1 Vorgehensbausteine zur Datenanalyse Seiten 124 bis 126 des Originaldokuments Ermitteln des Meldungsstatus mit Transaktion "Meldungen anzeigen" Generell sollten Sie die Anzeige immer auf eine Personalnummer beschränken. Um eine problematische Meldung schnell zu finden, ist es meist sinnvoll, den Haken im Feld "nur aktuelle Datensätze selektieren" bestehen zu lassen. Wenn Sie jedoch nach der Ursache für ein Problem, z.b. für die Meldung "Speichern nicht möglich...", suchen und diese dann nicht erkennbar ist, benötigen Sie einen Gesamtüberblick über die Meldungen zu der Person. In diesem Fall entfernen Sie bitte den Haken im Feld nur aktuelle Datensätze selektieren. Wenn es unübersichtlich viele Meldungen zu der Personalnummer gibt, können Sie eine Einschränkung über das Datum vornehmen: Einen ersten Überblick über den Meldeverlauf und den Status der Meldungen verschaffen Sie sich mit dem Kurzprotokoll: Suchen Sie im Ergebnis Meldungen in einem nicht abgeschlossenen Status. Bei einer übersichtlichen Liste finden Sie diese Meldungen i.d.r. schnell. Sie befinden sich meistens unten in der Liste. Weitere Informationen zu dem vorgefundenen Status finden Sie in Kapitel (Inhalt einer Meldedatei analysieren). 124

29 5 Praxiserfahrung in Form von Schritt-für-Schritt-Anleitungen 5.1 Vorgehensbausteine zur Datenanalyse Auch wenn mehrere offene Meldungen bestehen wie im nachfolgenden Beispiel, können Sie gemäß Kapitel (Einen fehlenden Verarbeitungsschritt und die nötigen Aktivitäten ermitteln) vorgehen. Meist ist es dann sinnvoll, zuerst die Meldung zu analysieren mit dem am weitesten fortgeschrittenen Status (in der Tabelle in Kapitel am weitesten unten) Ermitteln der Meldedetails mit Transaktion "Meldungen anzeigen" Rufen Sie eine passende Auswahl an Meldungen zu einer Personalnummer auf wie in Kapitel (Ermitteln des Meldungsstatus mit Transaktion "Meldungen anzeigen") beschrieben. Wählen Sie dabei die Ausgabeoption "Protokoll". Wenn Sie in der Liste die "Personen" und dann die Personalnummer expandieren, sehen Sie alle zur Anzeige ausgewählten Meldungen. 125

30 5 Praxiserfahrung in Form von Schritt-für-Schritt-Anleitungen 5.1 Vorgehensbausteine zur Datenanalyse Zur Anzeige eines Verfahrenshinweises der Clearingstelle expandieren Sie eine "Antwort" oder eine "Änderungsliste" auf und doppelklicken auf "Änderungsdaten". Im Listenbereich "Änderungsdaten" (untere Fensterhälfte) wird nun eine Tabelle mit den Originaldaten des Finanzamts angezeigt. Rechts in der Tabelle finden Sie den gemeldeten Verfahrenshinweis der Clearingstelle mit Hinweistext, sowie eine im SAP-System vorgenommene Klassifizierung des Verfahrenshinweises unter der Überschrift "Hinweistyp". Der Hinweistext wird hier bereits in der in SAP-Tabellen gesicherten Form angezeigt. In seltenen Fällen, wenn das SAP den Hinweistext nicht korrekt abspeichern konnte, sehen Sie hier daher nicht dasselbe, wie in der Original-Meldung von der Clearingstelle. Wenn Sie im konkreten Fall diesen Verdacht bestätigen wollen, müssen Sie sich die Meldung aus der Meldedatei ansehen, siehe Kapitel (Inhalt einer Meldedatei analysieren) oder (Anzeige des Inhalts einer Meldedatei). Auch wenn Sie die Meldedaten der Clearingstelle einsehen wollen, z.b. weil Sie die Daten nicht maschinell sondern nur manuell übernehmen möchten, gehen Sie wie oben beschrieben vor. Die Meldedaten finden Sie in linken Teil der Tabelle "Änderungsdaten". Wenn Sie die Details einer An- oder Abmeldung sehen möchten, öffnen Sie die Tabelle "Anmeldedaten" oder "Abmeldedaten" so wie oben für die Tabelle "Änderungsdaten" beschrieben. 126

31 5 Praxiserfahrung in Form von Schritt-für-Schritt-Anleitungen 5.7 Praxiserfahrung anderer Unternehmen A Namen wichtiger Reports und zugehörige Transaktionen "ELStAM: An- und Abmeldungen erstellen" (RPCE2VD0_OUT) PC00_M01_CE2VD0_OUT - An- und Abmeldungen erstellen "ELStAM: An- und Abmeldungen sammeln" (RPCE2SD0_OUT) PC00_M01_CE2SD0_OUT - An- und Abmeldungen sammeln "ELStAM: Abfrage der Clearingstelle nach Rückmeldungen" (RPCE2AD0_IN) PC00_M01_CE2AD0_IN - Eingangsmeldungen abholen (Clearingstelle) "ELStAM: XML-Daten in ELStAM-Tabelle übernehmen" (RPCE2SD0_IN) PC00_M01_CE2SD0_IN - Eingangsmeldungen zuordnen "ELStAM: Stammdaten durch ELStAM aktualisieren" (RPCE2VD0_IN) PC00_M01_CE2VD0_IN - Eingangsmeldungen verarbeiten (Aktualisierung Stammdaten) "ELStAM: Lohnsteuermerkmale Anzeigen" (RPCE2LD0) PC00_M01_CE2LD0 - Meldungen anzeigen "ELStAM: Sachbearbeiter Aufgabenliste" (RPCE2LD0_TODO) PC00_M01_CE2LD0_TODO - Aufgabenliste bearbeiten "ELStAM-Daten verwalten" (RPCE2ZD0) " PC00_M01_CE2ZD0 - Meldungen im Fehlerfall erneut zuordnen "ELStAM: Hilfs- und Analyseprogramm" (RPUE2BD0) PC00_M01_UE2BD0 - ELStAM: Hilfs- und Analyseprogramm ELStAM-Menü: ab Seite 158 des Originaldokuments 158