4 fragen zu telefonkonferenzen, die sich IT-Manager und -Einkäufer stellen sollten

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1 4 fragen zu telefonkonferenzen, die sich IT-Manager und -Einkäufer stellen sollten Ein Whitepaper der 1080 Group Verfasst für Citri OpenVoice Auf dem Telefonkonferenzmarkt ist es schwieriger denn je, den Überblick zu behalten. Aufgrund der fallenden Preise für Konferenzlösungen in den letzten Jahren versuchen Anbieter häufig, Etragebühren zu verbergen, ihre Kosten durch die Reduzierung von Service-Leistungen und Sicherheitsstandards zu begrenzen oder Abstriche in puncto Features, Benutzerfreundlichkeit oder Übersichtlichkeit zu machen. Die erfolgreichsten Unternehmenseigentümer und Vertriebsleiter, mit denen ich zusammenarbeite, halten immer das Gesamtgeschäft im Blick. Sie schätzen den unternehmerischen Wert von Lösungen, die einfach einzurichten, zu nutzen und zu verwalten sind. Nichts ist ärgerlicher als ein unzuverlässiger Service, den sie nicht selbst kontrollieren können, der unerwartete Kosten mit sich bringt, oder mit dem sie unprofessionell wirken. Bill Stinnett Sales Ecellence, Inc. Think Like Your Customer (McGraw-Hill, 2004) Dieses Whitepaper ist für IT-Manager und -Einkäufer konzipiert, die mit der Beschaffung von Telefonkonferenzlösungen betraut sind. Das Dokument zeigt, welche Anforderungen diese im Hinblick auf verschiedene Einsatzgebiete erfüllen müssen und wo Kosten eingespart werden können. Die folgenden Informationen sollen Ihnen dabei helfen, verschiedene Telefonkonferenzoptionen zu evaluieren und die jeweiligen Vorteile für Ihr Unternehmen besser einzuschätzen. produktivität: aktionsradius ausweiten und umsätze steigern Worauf müssen IT-Abteilung und -Einkäufer achten, damit Vertrieb und Marketing Telefonkonferenzen effektiv einsetzen können? Verschiedene Phasen des Verkaufszyklus erfordern oft unterschiedliche Kommunikationswege. Um die verschiedenen Telefonkonferenzlösungen beurteilen zu können, müssen Sie in Betracht ziehen, wie die Mitarbeiter in Marketing und Vertrieb Telefonkonferenzen zur Optimierung der Umsätze und Marketingeffekte einsetzen. PHASE ANWENDUNGSFALL VORTEILE Anfangsphase Mittlere Phase Endphase Lead-Generierung, Erweitern des Aktionsradius durch eine offene Einladung zu einem informativen Teleseminar Anforderungsanalyse, die sich aus dem Gespräch mit einer Gruppe interessierter Benutzer und Bewerter aus unterschiedlichen Bereichen ergibt Vertrauliches Meeting mit Entscheidungsträgern, um Lösungen vorzustellen und einen Kaufabschluss zu verhandeln Alle potenziellen Käufer erhalten eine einheitliche Botschaft; schnellere Identifizierung von ernsthaften Interessenten Wünsche, Bedürfnisse, miteinander konkurrierende Interessen und/oder Entscheidungskriterien können schneller analysiert werden; einfache Einbeziehung wichtiger Team-Mitglieder Alle Entscheidungsträger werden gleichzeitig erreicht; schnellere Beurteilung von Reaktionen und Beseitigung von Hindernissen Telefonkonferenzen bieten je nach Verkaufsphase unterschiedliche Vorteile 1

2 29 % durchschnittliche Fluktuationsrate in Vertriebsorganisationen CSO Insights Umfrage 2011 Bei einer hohen Fluktuation sollte die Unternehmens-IT möglichst nur benutzerfreundliche Lösungen implementieren, um die Einarbeitungszeit zu minimieren. Wie entscheiden wir am besten, welche Funktionen für die jeweilige Gruppe notwendig sind? Je nach Anwendungsfall sind unterschiedliche Telefonkonferenzfunktionen erforderlich, um Kunden und Interessenten adäquat anzusprechen und auch den eigenen Mitarbeitern eine praktikable und einfache Lösung zu bieten. Um die Vorteile einer bestimmten Funktion optimal zu nutzen, ist es entscheidend, sie zum richtigen Zeitpunkt einzusetzen. Die nachfolgende Liste ist nicht vollständig, enthält jedoch die wichtigen Features, die Vertriebs- und Marketingabteilungen in der Regel benötigen, um produktive, professionelle und vor allem benutzerfreundliche Telefonkonferenzen durchzuführen. Daraus wird ersichtlich, dass einige Funktionen für große Konferenzschaltungen unerlässlich sind, für kleinere Telefonferenzen jedoch darauf verzichtet werden kann und umgekehrt (z. B. Teleseminar oder Verkaufsanruf). TELEFONKONFERENZFUNKTION Gleichbleibende Telefonnummer für jeden Benutzer FÜR GROSSE GRUPPEN NOTWENDIG FÜR KLEINERE GRUPPEN NOTWENDIG Einwahlnummern für internationale Teilnehmer Vortragsmodus Stummschaltung für alle Teilnehmer, außer für den Moderator Teilnehmer können sich zu Wort melden Webbasierte Bedienung zum Ein- und Ausschalten der Stummschaltung Aufzeichnung und fleible Speicherung, einfacher Abruf Ansage der Teilnehmerzahl oder Ein- und Austrittssignale Sperren von Konferenzteilnehmern/ Sperren aufheben Planen einer Konferenz im Voraus mit Outlook -Integration Spontane Konferenzen ohne Reservierung Teilnehmer bleiben bis zur Ankunft des Moderators im Wartemodus Mit der Beschaffung neuer Kommunikationsmittel kommen IT-Abteilungen ihrem Auftrag als Innovationstreiber im Unternehmen nach. Deshalb ist es wichtig, die Maßnahmen zu kennen, die den Vertriebsteams dabei helfen, ihre Produktivität zu erhöhen (z.b. Teleseminare als Mittel zur Lead-Generierung). Entscheiden Sie sich deshalb für eine Lösung, die diesen Anforderungen gerecht wird, den Anwendern und auch der Unternehmens-IT keine zusätzliche Arbeit verursacht und von einem einzigen Anbieter bereitgestellt werden kann. 2

3 it-management: team und geschäft zum erfolg führen Welcher Zeitaufwand ist für Einrichtung und Verwaltung der Audiokonferenzlösung erforderlich? Telefonkonferenzlösungen werden oft nur gelegentlich genutzt. Folglich vergessen Unternehmen häufig, die Kosten für Support-Unterbrechungen einzukalkulieren (z.b. Zugriffsrechte für neue Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen, Support für verlorene oder vergessene Zugangsinformationen anzufordern usw.). Laut einer Umfrage, die 2011 von CSO Insights durchgeführt wurde, liegt die durchschnittliche Mitarbeiterfluktuation in Vertriebsorganisationen bei etwa 29 %. Das bedeutet, dass Ihre Telefonkonferenzlösung unbedingt benutzerfreundlich und einfach zu verwalten sein sollte. Es spielt keine Rolle, ob die Einrichtung und Verwaltung im Zuständigkeitsbereich von Vertrieb und Marketing oder der IT-Abteilung liegt, wichtig ist nur, die Support-Kosten zu minimieren, ohne die notwendige Fleibilität und Kontrolle zu verlieren. Die Benutzererfahrung einer Lösung sollte nicht ausschließlich anhand der zur Verfügung stehenden Funktionen beurteilt werden. Nutzungsberichte enthalten Informationen, die Ihnen helfen können, Ihre Kosten im Griff zu behalten und versteckte Gebühren zu vermeiden Telefonkonferenzanbieter sind für böse Überraschungen bekannt. Meist zeigen sich diese in Form von Gebühren im Minutentakt, hinter denen sich zusätzliche Gebühren verstecken (z. B. für Aufzeichnungen, internationale Anrufe usw.) oder es wird nur ein begrenzter Funktionsumfang angeboten, für den dann ein Service-Upgrade erworben werden muss, um die gewünschten Funktionen auch wirklich nutzen zu können. Neben den Vertriebs- und Marketing-Managern profitieren auch IT-Manager von der Möglichkeit, Daten online und in Echtzeit abzurufen, anstatt diese in einer gesammelten Monatsabrechnung zu erhalten. Sie können Leistung und Kosten zueinander in Bezug setzen oder den ROI eines bestimmten Programms oder einer Kampagne berechnen. IT-Abteilungen haben damit die Möglichkeit, ihren Nutzen gegenüber der Unternehmensleitung zu dokumentieren und den eigenen Stellenwert auszubauen. 3

4 1080 Group empfiehlt: Single-Vendor- Lösungen Fleible, benutzerfreundliche Funktionen, um unterschiedliche Anwendungsfälle abzudecken Einfache Backend- Bedienung, um den Verwaltungs- und Support-Aufwand zu reduzieren Datenverfügbarkeit in Echtzeit, um Teamnutzung und Kosten zu verfolgen Management-Aktivität Mehrere Benutzerkonten gleichzeitig erstellen Benutzergruppen erstellen Administratives Monitoring der Benutzer (z.b. internationale Anrufe, Sicherheit usw.) Benutzeraktivierung/Willkommensnachricht per senden bzw. erneut senden Ausgedruckte Ausweiskarten bereitstellen Nutzungsdaten in Echtzeit anzeigen Kosten in Echtzeit anzeigen Vorteile Weniger Zeitaufwand für die Erstinstallation und kürzere Einrichtungszeit bei Neueinstellungen Besserer Einblick in Nutzungs- und Abrechnungsinformationen nach Gruppen oder Kostenstellen Einhaltung von Unternehmensrichtlinien sicherstellen Verwaltungsaufwand minimieren Teams können auch unterwegs oder ohne PC-Zugang produktiv arbeiten Monitoring und Verwaltung der Produktivität Unerwartete Kosten vermeiden Unternehmen jeder Größe können von einer optimierten Telefonkonferenzverwaltung profitieren. Maßnahmen Identifizieren Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens, indem Sie Mitarbeiter befragen, die regelmäßig Telefonkonferenzen durchführen. Berechnen oder schätzen Sie den Aufwand sowie den zu erwartenden ROI, der mit einer optimierten Lösung erzielt wird (d. h. Chancen und Kosten, jeweils im Hinblick auf Zeit- und Geldaufwand). zusammenfassung Auf dem Telefonkonferenzmarkt tummeln sich zu viele Anbieter, die minderwertige Lösungen verkaufen. Sie gehen mit Low-Cost-Angeboten auf Kundenfang, fordern dann plötzlich unerwartete Gebühren von den Nutzern und bieten nur unzuverlässigen Service. Wenn die IT-Abteilung weiß, was das Vertriebs- oder Marketing-Team von einer Lösung erwartet einfache Bedienung, Zuverlässigkeit und klar strukturierte Tarife sollte es ihnen nicht schwerfallen, Anbieter von Qualitätsprodukten zu finden Group empfiehlt eine fleible, benutzerfreundliche und skalierbare Telefonkonferenz-lösung, um eine breite Nutzerakzeptanz innerhalb des Vertriebs sicherzustellen. 4

5 * * * Informationen über Roger Courville und 1080 Group LLC Roger Courville ist der Autor des Buches The Virtual Presenter s Handbook, Mitautor von Business Epert Guide to Small Business Success und Inhaber von 1080 Group, LLC. Er ist Mitglied des Professional Sales Advisory Board im Schey Sales Centre der Universität Ohio. Seine Praiserfahrung wird ergänzt durch das erfahrene Team der 1080 Group, das bei Hunderten von Kunden an Tausenden von Webinaren gearbeitet hat, an denen insgesamt über eine Million Menschen teilgenommen haben. Weitere Informationen erhalten Sie im Web unter telefonisch unter sowie unter Informationen zu OpenVoice Audio Conferencing Made Easy Der Audiokonferenzdienst OpenVoice von Citri Online Audio, LLC, bietet qualitativ hochwertige Telefonkonferenzen, die auf einfache Weise online verwaltet werden können. Der Dienst umfasst gebührenpflichtige und gebührenfreie Telefonkonferenzen sowie intuitive Web-Steuerelemente, so dass die Notwendigkeit entfällt, Vermittlungsdienste in Anspruch nehmen zu müssen. Jetzt Beratung zu Citri Produkten anfordern: Deutschland: Schweiz: Österreich:

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