Prozesseinheit 2. Belegfluss Kreditoren. Delta Office AG. Kathrin Kocher. Abgabedatum: Ausbildungsverantwortlicher: Ch.

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1 Prozesseinheit 2 Belegfluss Kreditoren Delta Office AG Kathrin Kocher Abgabedatum: Ausbildungsverantwortlicher: Ch. De Girardi

2 Inhaltsverzeichnis 1 Flussdiagramm zum Prozess Einführung in die Prozesseinheit Prozessbeschreibung Vorbereitung in Administration und Buchhaltung Verarbeitung in ABACUS Ablegen Erfahrungsbericht Erfahrung Erfahrung Erfahrung Musterdokument Musterdokument Musterdokument Musterdokument Schlusswort Vorgehensplan Auswertung der Lernjournale...16 Kathrin Kocher Prozesseinheit 2 2/16

3 1 Flussdiagramm zum Prozess Kathrin Kocher Prozesseinheit 2 3/16

4 Kathrin Kocher Prozesseinheit 2 4/16

5 2 Einführung in die Prozesseinheit Liebe Leserinnen Liebe Leser In dieser 16 Seiten umfassenden Dokumentation werde ich den Ablauf des Belegflusses der Kreditoren, der bei uns zwei Abteilungen (Administration und Buchhaltung) durchläuft, in Form eines Prozessablaufes darstellen und erklären. Da ich die Handelsschule besuche und nun ein Praktikum absolviere, konnte ich dieses Thema nicht selber wählen. Mit Hilfe dieser Dokumentation kann der genannte Ablauf vom 1. Schritt Empfang der Rechnung bis zum letzten Schritt Rechnung in Kreditorenordner gebucht ablegen komplett in die Praxis umgesetzt werden. Um das Ganze ein wenig zu veranschaulichen und auch meine persönlichen Erfahrungen mit einzubringen, habe ich einige Beispiele, in denen es konkret um die Behandlung dieses Themengebietes geht, angefügt. Nun hoffe ich, dass sämtliche Texte und Abläufe für Leserinnen und Leser verständlich und nachvollziehbar sind. Viel Spass beim Lesen. 3 Prozessbeschreibung 3.1 Vorbereitung in Administration und Buchhaltung 1. Die Kreditoren-Rechnungen werden uns per Post zugestellt und gehen zuerst in die Administration. 2. Dort werden diese geöffnet und mit einem Kontierungsstempel versehen. Danach werden die Rechnungen an die Buchhaltung weitergeleitet. 3. Wir wählen als Erstes die passenden Konti und tragen diese in die Kontierungsstempelfelder ein, damit später die Erfassung der Belege effizienter ist. 4. Das Programm, mit welchem wir arbeiten, heisst ABACUS und ist eine ERP- Lösung (Ein Enterprise Ressource Planning System ist eine Softwarelösung, die gesamthaft alle Funktionen der Disposition, Administration und Führung für höchste betriebswirtschaftliche Ansprüche unterstützt). Dieses Programm wird nun gestartet. Kathrin Kocher Prozesseinheit 2 5/16

6 5. Nun entfernen wir den Einzahlungsschein und kontrollieren, ob es sich um einen VESR-Einzahlungsschein handelt. VESR/BESR Falls der Kreditor ein Postkonto hat und die Einzahlungen auf dieses Konto gutgeschrieben haben möchte, dann verwenden wir den VESR der Post. Falls der Kreditor ein Bankkonto hat und die Einzahlungen auf dieses Konto gutgeschrieben haben möchte, dann verwenden wir den BESR der Bank. 6. Können wir die Frage mit ja beantworten, scannen wir diesen mit Hilfe eines Einlesegerätes ein. (Siehe Punkt 8) Bei dem Einlesegerät handelt es sich um einen Highend-Scanner für Einzahlungsscheine mit OCR-B Schrifterkennung der Marke C-Channel-Giromat- 50. OCR Eine OCR-Schrift ist eine genormte Schrift, die leicht von einer OCR- Software analysiert werden kann. Es existieren drei Formen von OCR-Schriften: OCR-A, OCR-B und OCR-H. OCR-A Ältere maschinenlesbare Schrift, deren Zeichen so gestaltet wurden, dass die Verwechslungsgefahr besonders gering ist. Enthält nur Grossbuchstaben. OCR-B Gleich wie OCR-A aber zusätzlich mit Kleinbuchstaben. OCR-H Gleich wie OCR-A, aber als Blockschrift, ähnlich einer Handschrift. 7. Handelt es sich um keinen VESR-Einzahlungsschein, müssen wir den Kreditor manuell auswählen und den Rechnungskopf erfassen (Muster 1 roter Teil). 8. In den Lieferantenstammdaten sind die Kontoinformationen jedes einzelnen Lieferanten, die auch in der Referenzzeile codiert sind, hinterlegt. Anhand der Referenznummer des VESR-Einzahlungsscheins werden diese gefunden und erscheinen auf dem Bildschirm. (ABAC-adabra, er zaubert ) ( Nr.. steht für Nummer) Kathrin Kocher Prozesseinheit 2 6/16

7 3.2 Verarbeitung im ABACUS 9. Folgende Einträge sind nun zu kontrollieren: Belegart: Kurzname: Lieferantennummer: Wir verwenden nur die Belegarten F und G. Lieferantenname als eindeutiger Index. Diese erscheint anhand des Kurznamens automatisch Belegart F G V A S Bezeichnung Faktura/Rechnung Gutschrift Vortrag Anzahlung Projekt Schlussabrechnung Projekt 10. Die Belegnummer ist einzigartig und wird automatisch vom ABACUS vergeben. Die Belegreferenz dient dazu, die Rechnungsnummer des Lieferanten einzugeben. Wir unterscheiden zwischen Belegnummer und Belegreferenz, weil nicht gewährleistet ist, dass verschiedene Lieferanten nicht dieselbe Rechnungsnummer verwenden. Jeder Beleg muss eindeutig identifizierbar sein. 11. Falls es sich nicht um einen VESR-Einzahlungsschein handelt, wählen wir den Zahlungsweg des Lieferanten manuell. (Siehe Punkt 12) 12. Mit der F4-Taste (Popup-Liste/Datennavigation) kann auf diesem Feld der Zahlungsweg gewählt werden, welcher in den Lieferantenstammdaten hinterlegt ist. 13. Hier können wir die Beleg-Zahlungskonditionen eingeben. Es können nur Belegkonditionen eingegeben werden, die bereits in der Konditions-Tabelle erfasst worden sind. Mit der F4-Taste können neue Zahlungskonditionen erfasst werden. Wenn eine 0 eingegeben wird, kann für diesen Beleg eine individuelle Kondition erfasst werden. 14. Anhand der Rechung werden die erfassten Daten visuell kontrolliert. 15. Pro Beleg sind wir in der Lage, mehrere Belegpositionen mit unterschiedlichen Kontierungen zu erfassen. Folgende Felder sind zwingend notwendig. (Es handelt sich hierbei um finanzbuchhaltungsrelevante Daten.) FIBU Der Begriff Finanzbuchhaltung wird in der Umgangssprache mit FIBU abgekürzt. Kathrin Kocher Prozesseinheit 2 7/16

8 Sollkonto: KST/KTR: Projektnummer: Vst-Cd: Positionsbetrag: Das Konto wird vom Lieferantenstamm vorgeschlagen. Mit der F4-Taste kann direkt der FIBU-Kontenplan abgefragt werden, falls die Kreditorenbuchhaltung (Kredi) mit der FI- BU verknüpft ist. Die FIBU bestimmt auch, ob bei diesem Konto eine Kostenstelle (KST) oder ein Kostenträger (KTR) und ein Vorsteuercode (Vst-Cd) eingegeben werden muss. KST oder KTR wird vom Lieferantenstamm vorgeschlagen. Es kann nur eine KST eingegeben werden, falls das Sollkonto in der FIBU als Kostenart erfasst wurde. Dies ist nur dann möglich, wenn das verwendete Sollkonto in der FIBU so definiert ist, dass immer oder wahlweise eine zweite KST/KTR (als Projektnummer) eingegeben werden muss. Dieser Aufwand wird dann auf das entsprechende Projekt der Projekt- und Leistungserfassung gebucht. Falls der Mandant Mehrwertsteuer (MWST)-pflichtig ist und die Konti in der FIBU als MWST-pflichtig definiert wurden, wird pro Position der MWST-Cd verlangt. Mit der F4-Taste kann eine Liste aller Vst-Cd angezeigt werden. Die Tabelle wird im Programm 531 STEUER-CODE-TABELLE eingegeben. Wurde in der Tabelle die Berechnungsart Wahlweise definiert, muss angegeben werden, ob diese Position inklusiv (I) oder exklusiv (E) MWST berechnet werden soll. Wir geben den Betrag der einzelnen Positionen ein. Der MWST-Betrag wird vom System automatisch berechnet. Nun können wir in dem dafür bestimmten Feld die Sollkontonummer, die Kostenstelle (KST) oder den Kostenträger (KTR) sowie die Projektnummer eingeben. (Diese Angaben können wir vom Kontierungsstempel ablesen). 3.3 Ablegen 16. Die Belegnummer muss auf jeder Rechnung notiert werden, damit der physische Beleg auch eindeutig identifizierbar ist. 17. Die automatisch von ABACUS vergebene Belegnummer müssen wir nun manuell auf der Rechnung notieren. 18. Haben wir dies getan, können wir die Rechung in den Kreditorenordner als gebucht nach Belegnummer ablegen. Kathrin Kocher Prozesseinheit 2 8/16

9 4 Erfahrungsbericht 4.1 Erfahrung 1 Am Anfang war es schwierig, mich im ABACUS zu orientieren. Ich kannte dieses Programm überhaupt nicht. Es war eine Entdeckungsreise. Mit der Zeit aber habe ich den Aufbau verstanden, wo was zu finden ist und wie ich vorgehen muss. Doch ganz ohne Hilfe wäre ich noch nicht so weit. Schlussfolgerung Manchmal ist es nicht einfach, sich in einem neuen Gebiet orientieren zu können. Man ist auf die Hilfe Anderer angewiesen. Doch je mehr man selber herausfindet oder je mehr man selbst erarbeitet, desto besser kennt man sich in diesem Gebiet dann aus. 4.2 Erfahrung 2 Mit Hilfe des Kontierungsstempels und des Kontoplans kann man sich zuerst theoretisch in die Situation vertiefen. Man setzt sich mit dem Arbeitsschritt auseinander. So ist es einfacher diesen zu verstehen. Schlussfolgerung Wenn man diesen Arbeitsschritt konsequent und genau macht, ist die Eingabe ins ABACUS effizienter und einfacher. 4.3 Erfahrung 3 Bei einem Einzahlungsschein ohne Referenznummer muss man die Rechnungsnummer manuell eingeben. Das 10-Finger-System habe ich zwar gelernt, aber mit den Zahlen hatte ich noch grosse Mühe. Ich war unsicher und langsam. Mit der Zeit fühlte ich mich sicherer und ich wurde um ein Vielfaches schneller. Schlussfolgerung Übung macht den Meister. Kathrin Kocher Prozesseinheit 2 9/16

10 5 Musterdokument 1 Stamm-Nr.: Debitor Kreditor FIBU-Konto: Kostenstelle: 5-stellig 4-stellig Projekt: Typ Nummer Wert/Preis i.o Datum Visum ZA-Freigabe Datum Visum Im oberen Teil sehen wir die Eingabemaske im ABACUS. Im unteren Teil sehen wir den Kontierungsstempel, in welchem wir die Buchung eintragen. Dieser ist eine Hilfe für die (manuelle) Eingabe. Kathrin Kocher Prozesseinheit 2 10/16

11 6 Musterdokument 2 Bankkontonummer des Lieferanten Dies ist ein Einzahlungsschein der Bank der anhand des Einlesegerätes nicht eingelesen werden kann. Hier müssen wir die Referenznummer manuell eintippen. Merkmale - Dieser Einzahlungsschein ist rot - Er hat keine Referenznummer Kathrin Kocher Prozesseinheit 2 11/16

12 7 Musterdokument 3 VESR- Referenznummer Dieser zweite Einzahlungsschein hat eine Referenznummer, die eingelesen werden kann. Merkmale - Dieser Einzahlungsschein ist orange (ehemals blau) - (V)ESR-Referenzzeile vorhanden Kathrin Kocher Prozesseinheit 2 12/16

13 8 Musterdokument 4 Der GIROMAT 50 ist problemlos zu bedienen. Mit dem vollautomatischen Einzug werden die Einzahlungsscheine genau im richtigen Tempo durchgezogen. Wir können nur noch zusehen. Der GIROMAT 50 arbeitet wie von alleine. Der GIROMAT 50 Standard ist aussergewöhnlich schnell installiert. Wir schliessen ihn einfach zwischen Tastatur und Computer an. Weder Hard- noch Software müssen angepasst werden. Kathrin Kocher Prozesseinheit 2 13/16

14 9 Schlusswort Bereits im überbetrieblichen Kurs wurden wir über die Prozesseinheit (PE) informiert. Für mich war dies eine schwierige Situation, denn ich hatte bis dahin noch keine Praktikumsstelle und konnte mich daher nicht so in diese Aufgabe hinein versetzen. Trotzdem versuchte ich mir bereits vorzustellen, wie diese aussehen könnte. Es war interessant diesen Ablauf ganz genau unter die Lupe zu nehmen. Doch wurde ich überrascht, wie komplex dieser Ablauf ist. Schon bald hatte ich so meine Vorstellungen, wie meine PE aussehen könnte. Auch mein Chef hat mir einige Tipps und Tricks verraten, mit welchen ich einfacher und effizienter arbeiten konnte. Doch so wie ich meine Arbeit ursprünglich geplant hatte, war es kaum möglich, alles im vorgegebenen Zeitraum zu erreichen. Nun musste ich meinen Plan etwas abändern. Gewisse (gestalterische) Punkte musste ich weglassen und mich auf das Wesentliche konzentrieren. Weiter hatte ich Mühe den Prozess zu beschreiben. Dieser ist in der Ausführung ziemlich einfach zu bearbeiten. Was jedoch dahinter steckt, und wir eigentlich gar nicht sehen oder mitbekommen, ist komplizierter. Das heisst, ich musste meine Vorstellungskraft ausnutzen, um diesen Prozess richtig verstehen zu können. Ich denke auch, dass mir dies gelungen ist. Die Aufgabe selbst, einen Prozess genau zu beschreiben, finde ich an sich eine gute Idee. Doch fand ich es schwierig, dies nach so kurzer Zeit tun zu müssen. Gerade weil ich mein Praktikum erst Ende Februar 2006 angefangen habe. Man kann auch anhand des Vorgehensplans sehen, dass ich relativ früh anfing, dann aber einen ziemlich langen Unterbruch hatte. Dies ist sicherlich nicht optimal und ich werde es das nächste Mal bestimmt besser machen. Weiter hoffe ich, dass es mir bei der nächsten Arbeit leichter fällt, den Prozess zu beschreiben. Alles in Allem bin ich zufrieden mit meiner Arbeit und hoffe, es hat den Leserinnen und Lesern Spass gemacht, diesen Prozess nachzuvollziehen. Kathrin Kocher Prozesseinheit 2 14/16

15 10 Vorgehensplan Gemäss der 6-Stufenmethode (IPERKA) 1. Information 2. Planung 3. Entscheidung 4. Realisation 5. Kontrolle 6. Auswertung Plan Aktivität Erledigt Bemerkung Termin am Einführung im ük (überbetrieblicher 05.01/ Information Kurs) Einführung Kreditoren Information Erste Ideen sammeln, Vorgehen planen Planen/Entscheiden Flussdiagramm skizzieren, in Visio zeichnen Realisieren Visio ist ein Programm, welches ich nicht kannte. Es war daher nicht einfach, mit diesem Programm umzugehen Prozessbeschreibung Realisation Hier hatte ich grosse Mühe. Es ist mir schwer gefallen, den Ablauf so zu formulieren, dass er genau stimmt. Auch, dass Details in Betracht gezogen werden, ich mich aber nicht in diesen verliere Erfahrungsbericht Realisation Musterdokumente, Lernjournal, Realisation Inhaltsverzeichnis, Formatierung Realisation Überarbeitung Kontrolle Be-/Auswertung Auswertung Kathrin Kocher Prozesseinheit 2 15/16

16 11 Auswertung der Lernjournale Im soeben erledigten Arbeitsschritt war meine Motivation tief hoch weil die Kreditorenverbuchung eine willkommene Abwechslung ist. Ansonsten hat mich die Verarbeitung im ABACUS, die automatisch im Hintergrund abläuft und für mich auch die Schwierigste ist, sehr interessiert. Den Arbeitsschritt empfand ich einfach schwierig weil zum Einen das Auswählen der richtigen Konti nicht immer einfach ist, die Kontierung an sich aber, dank eines genau vorgegebenen Ablaufes, leichter zu bewältigen ist. Meine Fortschritte bei diesem Arbeitsschritt waren klein gross weil ich anhand dieser Arbeit den Ablauf, welchen wir beim Kontieren nicht ganz visuell nachvollziehen können, verstanden habe. So ist es einfacher die Buchungen zu machen. Die Beeinflussung durch Störfaktoren war klein gross weil wir wenig Mitarbeiter beschäftigen und somit der Lärmpegel automatisch tief ist. Und da alle Mitarbeiter ja am Arbeiten sind, hatte ich im Grossen und Ganzen meine Ruhe. Beim nächsten Mal, wenn ich diesen Arbeitsschritt bearbeite, verbessere ich nichts alles das heisst, dass ich mir eine Methode überlege, bei welcher ich effizienter und sicherer arbeiten kann. Kathrin Kocher Prozesseinheit 2 16/16