*.tif. Inhaltsverzeichnis. Gliederung. Layout. *.jpg DOKUMENTATIONEN UND DIPLOMARBEITEN ERSTELLEN / GG

Transkript

1 *.tif Inhaltsverzeichnis Gliederung Layout *.jpg DOKUMENTATIONEN UND DIPLOMARBEITEN ERSTELLEN / GG

2 Inhalt 1 Einleitung Dokumentenstruktur, Arbeitsablauf Zentraldokumente Gliederung, Überschriften Verzeichnisse Inhaltsverzeichnis Sonstige Verzeichnisse Endkontrolle Layout Kopf- bzw. Fußzeilen Richtiger Beginn der Seitennummerierung Kapitelüberschriften in Kopf- bzw. Fußzeile einfügen Schriftart, Schriftgröße Farben Tabellen Formeleditor Silbentrennung Seitenumbruch Grafiken und Tabellen einbinden Grafikformate Auflösung Farbtiefe Speicherbedarf, Beispiele Kompression Nachbearbeitung Einfügen in MS Word Exel Tabellen und Diagramme Sicherung, Viren Adobe Acrobat, PDF, Post Script Allgemeines Adobe Acrobat PDF Datei erstellen PDF Writer Distiller Editieren bestehender PDF Dateien Grafik- und Textentnahme aus PDF Dateien Grafik entnehmen Text entnehmen Einzelseiten aus Dokumenten entnehmen bzw. zusammenfügen Dokument speichern und optimieren Dokumente schützen Web - Seiten nach PDF konvertieren PDF und Viren Konfigurationshinweise für Netscape, IE, Acrobat Download von PDF Dateien aus dem Internet Hinweise zu Aufbau, Form und Inhalt einer Diplomarbeit Literaturhinweise... 19

3 1 Einleitung Dieser kurze Leitfaden zur Dokumentationserstellung soll eine kleine Hilfestellung geben, um: Die Erstellung von mehrseitigen Dokumentationen zu erleichtern, beschleunigen und sicherer zu gestalten Den Dateiumfang möglichst klein zu halten Die Elektronische Publikation zu ermöglichen Diese Kurzanleitung enthält teilweise Vereinfachungen und nur grundlegende Hinweise, die für eine Basisfunktionalität erforderlich sind und ist aus den Betreuungserfahrungen der ersten Diplomarbeiten entstanden. Obwohl immer wieder auf MS-Word (97) Bezug genommen wird, versteht sich dieses Skriptum nicht als Anleitung zu Word. Auf eine volle Ausnutzung der Möglichkeiten von MS-Word wurde zugunsten der Übersichtlichkeit verzichtet. Für zu grobe Vereinfachungen oder gar Fehler bitte ich die Freaks und Fachleute um Nachsicht, alles zu verstehen war und ist nicht mein Ehrgeiz - solange es mir gelingt, ein Programm dazu zu bringen in etwa das zu tun, was ich gerne möchte. Aber auch d bleiben Kompromisse nicht aus ;-) Die meisten Hinweise resultieren aus der Arbeit mit Windows98, Word97, Corel 7 und Acrobat 5. Die grundsätzlichen Überlegungen gelten aber auch für die meist nicht grundlegend veränderten Nachfolgeversionen. Und wie schon bekannt: Über Geschmack lässt sich streiten..., was ich aber hier nicht vor habe ;-) Änderungen, Verbesserungen, Ergänzungen jederzeit willkommen: bgeiger@aon.at 2 Dokumentenstruktur, Arbeitsablauf 2.1 Zentraldokumente Word bietet für umfangreichere Dokumente die Möglichkeit an, das Dokument in ein sogenanntes Zentraldokument (bestehend aus Verweisen) und dazugehörige Filialdokumente aufzuteilen. Nach meinen Erfahrungen bei der Skriptenerstellung mit Dokumenten bis zu 100 Seiten konnte ich keinen Vorteil dieser Vorgangsweise erkennen. Es erscheint mir einfacher, übersichtlicher und sicherer das Dokument als ein geschlossenes File zu erstellen. Bei den heute üblichen Rechenleistungen ist die Verarbeitungsgeschwindigkeit auch bei größeren Files kein Problem. 2.2 Gliederung, Überschriften Bei der Erstellung einer neuen Dokumentation ist es hilfreich, zuerst einmal die Grundstruktur des Dokuments anhand von Überschriften zu erstellen, auch wenn die einzelnen Kapitelinhalte noch nicht ausgearbeitet sind. Dies erleichtert die Übersicht, auch können allfällige Umstrukturierungen viel leichter durchgeführt werden. Dokumentationen / Diplomarbeiten / GG

4 Beispiel: Einleitung Aufgabenstellung Gerätebeschreibung Funktion Schaltplan Mikrokontroller Hardware Software Analoginterface Serielle Schnittstelle Berechnungen Messergebnisse Zusammenfassung Literaturhinweise Nun die Gliederungsebenen vergeben: Menu zur Gliederungszuordnung Ergebnis in der Gliederungsansicht Sollen hier nachträglich Änderungen (Reihenfolge, Hierarchie) vorgenommen werden, so geschieht die einfach und rasch in der Gliederungsansicht. Werden hier die Überschriften verschoben, so wandern automatisch die entsprechenden Inhalte mit und die Kapitelnummerierungen werden korrigiert. Nummerierung der Überschriften NIE von Hand erstellen! 2.3 Verzeichnisse Inhaltsverzeichnis Ist eine Gliederungsstruktur mit Überschriften vorhanden, so kann durch: "Einfügen/Index und Verzeichnisse/Inhaltsverzeichnis" ein Inhaltsverzeichnis erzeugt werden. Dies ist zwar erst am Ende der Arbeit wirklich notwendig, aber auch schon während der Erstellung einer Dokumentation ist die gegliederte Darstellung des Inhaltsverzeichnisses hilfreich. Werden Änderungen an der Struktur vorgenommen oder nach Änderung der Seitenumbrüche ist das Inhaltsverzeichnis mit "Einfügen/Index und Verzeichnisse/Inhaltsverzeichnis" zu erneuern. Dokumentationen / Diplomarbeiten / GG

5 Anmerkung: das obige Beispieldokument enthält nur Überschriften und keine Inhalte und hat deshalb auch nur eine Seite! Sonstige Verzeichnisse Word ermöglicht auch die automatisierte Erstellung von Abbildungs- oder Tabellenverzeichnissen. Dies wird jedoch im Rahmen der Diplomarbeiten kaum erforderlich sein. Ein Literaturverzeichnis ist immer vorzusehen. Auf Querverweise und Zitate kann jedoch im Allgemeinen verzichtet werden 2.4 Endkontrolle Text in Bezug auf Rechtschreibung und Silbentrennung prüfen Seitenumbrüche und Layout prüfen Seitennummerierung prüfen Inhaltsverzeichnis aktualisieren Sicherungskopie erstellen 3 Layout 3.1 Kopf- bzw. Fußzeilen Kopf- / Fußzeilen sollten zumindest die Seitennummern enthalten. Kurztitel bzw. Verfasser können sinnvoll sein, um auch bei Kopien einzelner Seiten die Herkunft ermitteln zu können. Jedoch: "Allzu viel ist ungesund" und wirkt überladen Logos mögen ja recht "nett" wirken, bieten aber keine Information und fressen kräftig Speicherplatz Richtiger Beginn der Seitennummerierung Das Deckblatt und das Inhaltsverzeichnis wird üblicherweise nicht in die Nummerierung einbezogen. Um dies zu erreichen, wird zwischen dem Inhaltsverzeichnis und dem ersten Kapitel ein Abschnittswechsel eingefügt. Dann erst stellt man den Kursor auf eine Seite des 2. Abschnitts. Mit "Ansicht Kopf- und Fußzeile" wird zuerst "wie vorige" deaktiviert und dann mit "Seitenzahlen formatieren" die Seitennummerierung auf "Beginnen mit 1" gesetzt. Dokumentationen / Diplomarbeiten / GG

6 Anschließend kann die Kopf- bzw. Fußzeile gestaltet werden. Mit "vorherige anzeigen" auch den 1. Abschnitt prüfen (sollte leer sein, wird aber manchmal 'mitgenommen'). Einstellungen zur Seitennummerierung Kapitelüberschriften in Kopf- bzw. Fußzeile einfügen (getestet mit Win98 / Word97): Ansicht Kopf/Fusszeile Einfügen Feld Kat: Verknüpfungen und Verweise Feldname: FVRef Optionen Formatvorlage: Überschrift / Hinzufügen 3.2 Schriftart, Schriftgröße Hier kann es sicherlich keine "Vorschriften" geben. Es hat sich jedoch gezeigt, das "Serif" Schriften am Bildschirm schlechter zu lesen sind (die Serifen "zerbröseln" leicht). Es empfiehlt sich als eher "Sans Serif" Schriften wie z.b. Arial zu verwenden. Ausnahmen können sinnvoll sein, wenn z.b. für Programmlisting Courier New verwendet wird: Um das Listing vom übrigen Inhalt abzuheben Um die Formatierung beizubehalten (fester Zeichenabstand) Als Schriftgröße für den eigentlichen Text hat sich 10 Punkt bewährt. Im übrigen sollte man sich auf möglichst wenig Schriftarten und Schriftgrößen beschränken, allzu viel ist auch hier nur ungesund und trägt mehr zur Unruhe als zur Übersicht bei. 3.3 Farben Farben sind einerseits ein sehr geeignetes Mittel, um Inhalte zu strukturieren, hervorzuheben und Zusammenhänge erkennbar zu machen. Andererseits ist zu bedenken, dass die Farbinformation beim Kopieren (im wirtschaftlich vertretbaren Rahmen meist SW) verloren geht. Hier gilt es also einen Kompromiss zwischen Kosten und Design zu treffen. 3.4 Tabellen Neben dem ursprünglichen Zweck sind Tabellen ein sehr geeignetes Mittel zur Unterstützung der Seitengestaltung. Mehrspaltigkeit in einem begrenzten Bereich oder die gemischte Anordnung von Grafik und Text lässt sich mit Tabellen übersichtlich und vor allem stabil erreichen. Durch die Möglichkeit, den Rahmen unsichtbar zu machen, ist das gestaltungsmittel Tabelle im Endergebnis nicht zu sehen. Dokumentationen / Diplomarbeiten / GG

7 3.5 Formeleditor Zur Darstellung von mathematischen Formeln wird das Zusatzprogramm Formeleditor benötigt. Dieses wird standardmäßig nicht installiert, ist jedoch auf der MS-Word bzw. Office CD enthalten und kann einfach nachinstalliert werden. Eventuell ist eine Anpassung der voreingestellten Schriftarten und Schriftgrößen an das übrige Dokument notwendig. Im Formeleditor mit "Formatvorlage / Definieren" die Schriftarten und mit Schriftgrad / definieren die Schriftgrößen anpassen: Schriftarten und Schriftgrößen des Formeleditors anpassen 3.6 Silbentrennung Die (automatische) Silbentrennung kann dazu beitragen, größere "Löcher" im Text bzw. am rechten Rand zu vermeiden Extras / Sprache / Silbentrennung / Seitenumbruch Feste Seitenumbrüche sollten während der Dokumentenerstellung nur dort verwendet werden, wo diese sicher erhalten bleiben sollen, wie z.b. am Ende großer Kapitel oder wenn eine größere Abbildung allein stehen bleiben soll. "Schusterjungen" (erste Zeile eines Absatzes als Einzelzeile am Ende einer Seite) und "Hurenkinder" (letzte Zeile eines Absatzes Als Einzelzeile an Beginn einer Seite) oder andere unschöne Effekte bei Seitenumbrüchen kann man am Ende der Arbeit durch bedingte Umbrüche vermeiden: Den zusammenzuhaltenden Bereich markieren "Format/Absatz/Textfluss/Absätze nicht trennen" Diese Arbeiten können auch in der Normalansicht durchgeführt werden. Danach sollte das Erscheinungsbild der Seiten in der Layoutansicht (ev. 2 Seiten zugleich darstellen) nochmals überprüft und nachjustiert werden (Feinabgleich): Bei "unglücklichen" Seitenumbrüchen durch größere Grafiken diese ev. etwas verkleinern Seitenlayout durch Einfügen von Leerzeilen oder Anpassen von Grafiken nachjustieren Dokumentationen / Diplomarbeiten / GG

8 4 Grafiken und Tabellen einbinden 4.1 Grafikformate Die nachfolgenden Überlegungen sind unabhängig von der Quelle der Grafikdatei, solange sie als eigenständige Grafikdatei vorliegen: Quellen: Scanner, Digitalkamera, Grafikprogramm, CAD Programm, andere Applikationen, Internet Auflösung Angabe in dpi (dots per inch), gleichbedeutend mit Bildpunkte pro 25,4 mm Für den Ausdruck von Strichgrafiken genügen im Allgemeinen 300 dpi. Für Grauwertbilder reichen infolge der Rasterung beim Druck 100 dpi Farbtiefe Die Farbtiefe gibt an, wie viele Bits für einen Bildpunkt benötigt werden. SW Strichgrafik: 1 Bit SW Foto: 8 Bit = 1 Byte Farbfoto: 3 Byte Bei der Verwendung einer reduzierten Farbauswahl, wie zum Beispiel bei rein grafischen Darstellungen, kann die Farbtiefe bei Farbdarstellung wesentlich reduziert werden Speicherbedarf, Beispiele Qualität Auflösung (dpi) Pixel / cm Pixelzahl bei 12 x 9 cm Filegröße (kbyte) Graustufenbild 100 ~ x Strichgrafik 300 ~ x Würde man die obige Strichgrafik als Farbfoto abspeichern, so ergäbe sich eine Speichergröße von etwa 4,3 MByte! Beispiele für typische Filegrößen: A4: 210 x 297 mm 1 kb = 1024 Byte Dia: 24 x 36 mm 1 MB = Byte Quelle Pixelanzahl Filegröße Digitalkamera (Nikon Coolpix 950) unkomprimiert leichte JPG Kompression (7:1) Gescannte A4 Seite 100 dpi Farbfoto unkomprimiert leichte JPG Kompression (7:1) Gescannte A4 Seite 300 dpi Farbfoto unkomprimiert leichte JPG Kompression (7:1) Gescannte A4 Seite 300 dpi SW Strichgrafik unkomprimiert Gescanntes Dia, 2400 dpi, Farbfoto unkomprimiert leichte JPG Kompression (7:1) ,5 MB 800 kb 2,8 MB 410 kb 25 MB 3,6 MB 1 MB 24 MB 3,4 MB Dokumentationen / Diplomarbeiten / GG

9 4.1.4 Kompression Verlustfreie Kompression: *.gif, *.tif sowie nichtgrafische Formate wie *.zip u.a. Die Grafikdatei steht nach Kompression und Dekompression wieder in unverändertem Zustand zur Verfügung. Empfohlen für Strichgrafiken Verlustbehaftete Kompression: *.jpg Hier kann der Originalzustand der Datei nicht mehr hergestellt werden. Dies ist jedoch in vielen Fällen unerheblich, solange die Verminderung der Bildqualität nicht oder kaum wahrgenommen werden kann. Durch Einstellung des Kompressionsfaktors kann man jeweils einen Kompromiss zwischen Dateigröße und Bildqualität schließen. Empfohlen für Grauwertbilder. Der Gewinn durch die JPG Kompression hängt vom Detailreichtum des Bildmaterials ab, eine Kompression von etwa 7:1 ist bei den meisten Farb- bzw. Grauwertbildern erfahrungsgemäß kaum wahrnehmbar. Es empfiehlt sich, die Rohdaten unkomprimiert oder verlustfrei komprimiert bis zum Abschluss der Arbeiten abzuspeichern, um Qualitätsverluste durch Abspeichern einzelner Verarbeitungsschritte zu vermeiden und nachträgliche Korrekturen zu ermöglichen. Erst nach beendeter Nachbearbeitung soll das Bild mit der jeweils erforderlichen Auflösung und zulässigen Kompression neu abgespeichert werden. 4.2 Nachbearbeitung Grafiken sollten vor dem Einfügen in eine Dokumentation unbedingt mittels eines Bildbearbeitungsprogramms nachbearbeitet werden: Farbtiefe reduzieren (auch eine Strichgrafik kann "unbemerkt" als Farbfoto vorliegen!) Auflösung bzw. Pixelzahl reduzieren Grauwertbilder Komprimieren Daher Grafiken nicht bequemerweise direkt mittels Zwischenablage in die Dokumentation übernehmen. Das kann die Dateigrößen sehr schnell explodieren lassen! Immer zuerst als File abspeichern und kontrollieren bzw. nachbearbeiten Maßgeblich ist die Pixelzahl einer Grafik. Die Einstellung "dpi" beeinflusst meist nur die Ausgabegröße des Bildes, nicht jedoch die Filegröße. Am besten beim jeweils verwendeten Bildbearbeitungsprogramm ausprobieren bzw. nachlesen. Bei der Einbettung von Grafik in MS Word, wird intern auch eine Kompression durchgeführt. Diese ist nach eigenen Beobachtungen bei Grauwertbildern recht schwach, bei Strichgrafik durchaus brauchbar. Acrobat PDF Writer und Acrobat Distiller bieten zwar eine besser anpassbare und wirksamere Kompression, das Ergebnis muss aber doch immer wieder durch Probieren optimiert bzw. überprüft werden. Es lohnt sich also, die Grafiken individuell vor dem Einbetten auf das erforderlich Format zu bringen und das erlaubte Maß zu komprimieren. Das ergibt optimale Bedingungen für Word und erleichtert die Einstellung der Acrobat Parameter. Dokumentationen / Diplomarbeiten / GG

10 4.3 Einfügen in MS Word Beim Einfügen von Grafiken sind folgende Begriffe zu beachten bzw. zu unterscheiden: Speicherort der Grafik und Verbindung mit dem Dokument reine eingebettete Grafik OLE (Object Linking Embedding) Verknüpfung einer externen Grafik mit dem Dokument Speicherebene (Layer) zur Darstellung der Grafik im Dokument Menu zum Einfügen von Grafik aus einer Datei Speicherort: Es wird lediglich ein Link zur Grafik erstellt, die Grafik bleibt als selbständige Datei erhalten: Kleine Worddatei, jedoch viele Einzeldateien, schwierige Weitergabe Die Grafikdatei wird wirklich in die Word Datei eingefügt: Große Worddatei, in der jedoch alles enthalten ist, nur ein File OLE: Die Grafik wird in die Word Datei eingefügt, zusätzlich werden Informationen mitgespeichert, die beim Doppelklick auf die Grafik jene Anwendung öffnen, mit welcher die Grafik erstellt wurde. Die Option "Mit Dokument speichern" ist für unseren Anwendungsbereich vorzuziehen. OLE erhöht die Dateigröße und erfordert erhebliche Rechenleistung und Speicherausstattung. Außerdem muss die Quellanwendung auf dem jeweiligen System vorhanden sein, was beim Datenaustausch zwischen Schulund Heimrechner zu Problemen führen kann. Speicherart / Ebene im Dokument: Man kann sich den Aufbau einer Seite in Ebenen vorstellen, so als würde man Teile des Layouts auf transparente Folien schreiben und diese anschließend übereinander legen. Bei Word unterscheidet man zwischen Textebene und Zeichenebene. Text und Grafik auf getrennter Ebene: "Über Text legen", umfließender Text oder Überlappung von Text und Grafik möglich Text und Grafik auf gleicher Ebene: Eine Grafik wird wie ein einzelner (großer) Buchstabe behandelt Die Option "Über Text legen" erlaubt zwar auf den ersten Blick eine sehr freie und flexible Positionierung, führt oft aber schon bei kleinen Änderungen im umgebenden Text zu unvorhergesehenen Effekten, welche die Gestaltung erschweren können. Außerdem sind so eingefügte Grafiken nur in der Layoutansicht sichtbar. Auch wird das so erreichte Layout nur in der Layoutansicht richtig dargestellt. In vielen Fällen ist die Verwendung einer Tabelle mit unsichtbarem Rahmen die einfachere und stabilere Möglichkeit zur Positionierung von Grafiken. Dokumentationen / Diplomarbeiten / GG

11 Es empfiehlt sich, die verwendeten Grafiken bis zur endgültigen Fertigstellung der Dokumentation in einem eigenen Verzeichnis aufzubewahren. Sollte sich nämlich doch die Nachbearbeitung einer Grafik als notwendig erweisen, so ist dies nach der direkten Entnahme aus dem Dokument meist nicht mehr zufriedenstellend möglich 4.4 Excel Tabellen und Diagramme Neben der schon bei Grafiken besprochenen eher problematischen Einbindung mit OLE (hier ist auch die Stabilität bei der Darstellung von Schriften oft ungenügend) kann man bei Tabellen und grafischen Darstellungen : Direkt über die Zwischenablage übernehmen und einfügen Nach Übernahme in die Zwischenablage in einem Grafikprogramm nachbearbeiten und anschließend als Datei einfügen Letztere Variante ist zwar aufwändiger, bietet aber bei grafikintensiven Darstellungen mehr Eingriffsmöglichkeiten. Dokumentationen / Diplomarbeiten / GG

12 5 Sicherung, Viren Sichern - ein Dauerbrenner, doch das wird trotz vieler leidvoller Erfahrungen vermutlich so bleiben! Hinweis zu MS Word: Unter "Extras/Optionen/Speichern" folgende Optionen beachten: Schnellspeicherung zulassen: deaktivieren Sicherungskopie immer erstellen: aktivieren Auto Wiederherstellen Informationen speichern alle... Minuten: deaktivieren Das steigert die Datenintegrität und der Speicherzeitpunkt sollte bewusst selbst gewählt werden (ich will ja keinen Überganszustand mitten in einem Umbau speichern und mir die vorige brauchbare Sicherungskopie damit überschreiben). Sinnvoll ist es auch, immer wieder und speziell vor größeren "Umbauten" eine Sicherungskopie unter einem neuen Namen zu erstellen, z.b. diplom1.doc, diplom2.doc, diplom3.doc usw. Damit werden Sicherungen nicht überschrieben und man ist auch gegen "menschliches Versagen" (versehentliches Überschreiben eines Kapitels oder eine nicht nachvollziehbare Formatierung) besser geschützt, wenn dies erst später im Lauf der Arbeit entdeckt wird. Dass eine zusätzliche Sicherung auf einer physikalisch und nicht nur logisch getrennten Festplatte vorteilhaft ist, sei nur nochmals erwähnt. Ansonsten gibt es ja noch ZIP oder CDROM. Wie schon erwähnt sollten auch alle eingebetteten Grafiken sowie die dazugehörigen Rohdaten bis zur endgültigen Beendigung der Arbeit unabhängig von der Word Datei gespeichert bleiben. 5 % der Arbeit für Sicherungsaufwand oder 100 % für "intelligente Wiederherstellung"? Neben diversen Virenschutzprogrammen, welche allerdings nur so wirksam sind wie ihre "Pflege", gibt es ein paar einfache Schutzmaßnahmen gegen Makroviren. Dabei ist es sinnvoll, selbst keine Makros zu verwenden, diese sind für eine typische Dokumentation auch kaum erforderlich. Die aktuell verwendete Formatvorlage und normal.dot schreibschützen Extras / Optionen / Makrovirusschutz aktivieren (bewirkt Abfrage vor Aktivierung eines Makro) Bei Verdacht: Word beenden, normal.dot löschen, Word neu starten damit wird eine neue normal.dot erstellt Makros entfernen: Word *.doc unter neuem Namen im *.rtf Format abspeichern. Dabei werden Makros und andere (meist nicht benötigte) Informationen nicht mitgespeichert. Anschließend die *.rtf Datei wieder öffnen und im *.doc Format abspeichern. Hinweis: möchte man die Formatvorlage eines Dokuments ändern (unabhängig von Makroproblemen), so ist folgende Vorgangsweise am wirkungsvollsten: Leerdokument mit neuer Formatvorlage erstellen Im alten Dokument alle Abschnittswechsel entfernen Inhalt des alten Dokuments markieren (ausgenommen letzte Absatzmarke!) Alten Inhalt mittels Zwischenablage in das neue Dokument übernehmen, Abschnittswechsel wieder einfügen Dokumentationen / Diplomarbeiten / GG

13 6 Adobe Acrobat, PDF, Post Script 6.1 Allgemeines PostScript ist eine vektororientierte Seitenbeschreibungssprache die entwickelt wurde, um eine möglichst hohe Übereinstimmung der Bildschirmdarstellung mit der Druckdarstellung zu erreichen. PostScript ist der Defaktostandard für Ausdrucke im grafischen Bereich. Für den Ausdruck von PostScript Dateien ist ein PostScript - fähiger Drucker erforderlich. In diesem wird mittels RIP (Raster Image Prozessor) die vektororientierte Darstellung in eine Rasterdarstellung umgewandelt. Das PDF Format (Portable Data Format) wurde 1993 von der Firma Adobe eingeführt, aufbauend auf PostScript. Es ermöglicht eine einheitliche Darstellung von Dateien auf dem Bildschirm, im Web und ausgedruckt auf Papier. Die Darstellung ist unabhängig von Betriebssystem, Hardware, Drucker. Dies wird auch durch die Möglichkeit unterstützt, dass die verwendeten Font in das Dokument eingebettet werden können. Das PDF Format ist ein offener Standard, zu dem Produkte verschiedenster Hersteller erhältlich sind. Ähnlich dem HTML Format können Hyperlinks innerhalb des Dokuments und zu Dokumenten und auch Anwendungen außerhalb des Dokuments definiert werden. Das Suchen in größeren Dokumentationen, bestehend aus einer großen Anzahl von Dateien, kann durch eine Indexerstellung stark beschleunigt werden. PDF Dateien lassen sich je nach Bedarf individuell durch ein Kennwort schützen (128 Bit Verschlüsselung): Öffnen, Ausdrucken, Ändern, Entnehmen von Texten und Bildern Damit wurde PDF zum Defaktostandard für den universellen Austausch von Dokumenten. Eine PDF Datei kann mittels Adobe Acrobat aus jeder Anwendung heraus erstellt werden, die eine Druckmöglichkeit vorsieht. Zur Ansicht bzw. zum Ausdruck einer PDF Datei ist die Ursprungsanwendung nicht mehr erforderlich, es wird nur der freie Acrobat Reader benötigt. Der Acrobat Reader ist für alle gängigen Plattformen verfügbar (Win, Unix, Mac). PDF ist ebenfalls vektororientiert und wird üblicherweise durch Umwandlung aus PostScript Dateien gewonnen. Ergänzend zum PostScript Format enthält der PDF Standard Erweiterungen, wie z.b. Hyperlinks. PDF Dateien sind deutlich kleiner als PostScript Dateien. 6.2 Adobe Acrobat 5 Die Komponenten von Adobe Acrobat 5: Acrobat Reader Acrobat 5.0 Acrobat Distiller (PDF Writer) (Acrobat Catalog) Acrobat Capture Acrobat Messenger Kostenloses Programm zum Lesen und Drucken von *.pdf Dateien Entspricht dem Acrobat Reader mit zusätzlicher Editier- und Speicherfunktion Wandelt Postscript (*.ps) Dateien in das PDF Format um Wenn als Druckertreiber installiert, wird zuerst ein PS File und dann automatisch ein PDF File erzeugt Kein eigenständiges Programm, wird nur als Druckertreiber installiert. Erzeugt PDF Dateien ähnlich dem Acrobat Distiller, jedoch schneller und mit eingeschränktem Funktionsumfang. Plug-in: Indexdateien zur schnellen Suche in mehreren Dateien erstellen Durchsuchbare PDF Dateien aus gescannten Vorlagen erstellen (OCR) Zur innerbetrieblichen Verteilung von gescannten Dokumenten Dokumentationen / Diplomarbeiten / GG

14 6.3 PDF Datei erstellen Es gibt 2 Möglichkeiten der Erstellung von PDF Dateien mit Acrobat 5, welche aus allen Applikationen heraus funktionieren: PDF Writer: Anwendung PDF Datei schnell, einfach, unvollständige Unterstützung des PDF Standards (V 1.2), mäßige Grafikqualität Distiller: Anwendung PostScript Datei PDF Datei Volle Unterstützung des PDF Standards (V 1.4), individuellere Einstellmöglichkeiten, bessere Grafikqualität und Kompression, langsamer, aufwendiger zu konfigurieren {} Erstellung einer PDF Datei mittels Distiller bzw. PDF Writer Die Vorgangsweise ist bei beiden Wegen gleich: Beim Ausdruck der Dokumentation wird anstelle des normalen Druckers "PDF Writer" oder "Acrobat Distiller" als Drucker ausgewählt. Damit wird das Dokument in einen PDF File gedruckt. Bei MS-Word Dokumenten sollten PDF Dateien im Allgemeinen deutlich kleiner werden. Ist dies nicht der Fall oder wird das PDF File sogar größer, dann liegen meist Fehler bei der Grafikeinbindung vor PDF Writer Typische Einstellungen für den PDF Writer, im Druckmenu unter "Eigenschaften": Auflösungs- und Kompressionseinstellungen beim PDF Writer Wird die Option "Neuberechnung Grafiken" aktiviert, so erreicht man zwar kleinere Dateigrößen, die Qualität von Grauwertbildern wird dadurch jedoch teilweise extrem verschlechtert. Es ist daher sinnvoll, selbst für eine richtige Auflösung der eingebetteten Grafiken zu sorgen und diese Option zu deaktivieren. Unter "Acrobat PDF Writer Schrifteinbettung" sollte "Alle Schriften einbetten" aktiviert werden. Das kostet zwar ein wenig Speicher, kann aber Inkompatibilitäten ersparen. Dokumentationen / Diplomarbeiten / GG

15 6.3.2 Distiller Grundeinstellungen: die folgenden Grundeinstellungen wurden aus der Vorgabe "Drucken" hergeleitet. Die nichtgezeigten Menüs wurden in den vorgegebenen Einstellungen belassen. Konfiguration des Distiller für die Erstellung von Skripten und ähnlichen Dokumenten: Ausreichende Druckqualität auf Standarddruckern und handliche Dateigröße (Intranet) Anmerkung: die Angabe "für obige Bilder" bei der Kompressionseinstellung gibt an, ab welcher Auflösung die Neuberechnung der vorliegende Grafik auf den zuvor eingestellten Wert erfolgt. 6.4 Editieren bestehender PDF Dateien 6.5 Grafik- und Textentnahme aus PDF Dateien Nachdem sich das PDF Format zum Standardformat für technische Dokumentationen entwickelt hat, wird man des öfteren auf Abbildungen oder Texte solcher Publikationen zurückgreifen wollen. Der Autor einer PDF Publikation hat allerdings auch die Möglichkeit, die Entnahme von Bildern und Texten zu sperren Grafik entnehmen Bei freigegebener Entnahme: Mit Grafikauswahl im Acrobat Reader Rahmen um gewünschte Grafik legen Anschließend je nach gewünschter Auflösung Zoomfaktor auf % wählen Mit "Bearbeiten/Kopieren" in die Zwischenablage übernehmen. Es wird auf jeden Fall der Inhalt des ganzen Rahmens übernommen, auch wenn Teile davon nicht sichtbar sind. Der Zoomfaktor bestimmt die erzielbare Auflösung ausprobieren! Dokumentationen / Diplomarbeiten / GG

16 Über Zwischenablage in Bildbearbeitung übernehmen (nicht direkt in Word importieren!) und nachbearbeiten Notlösung bei gesperrter Entnahme: Hier bleibt nur die Möglichkeit eines "Screen shot" (Bildschirmkopie). Dazu sollte die gewünschte Grafik durch Vergrößern und Verschieben möglichst formatfüllend am Bildschirm dargestellt werden. Durch die Taste "Druck" kann nun der aktuelle Bildschirminhalt in die Zwischenablagen übernommen und anschließend nachbearbeitet werden. Die Qualität ist bei dieser Methode allerdings durch die Bildschirmauflösung begrenzt Text entnehmen Ähnlich der Entnahme von Grafik, jedoch mit Nur bei freigegebener Entnahme möglich. markieren und in die Zwischenablage übernehmen. 6.6 Einzelseiten aus Dokumenten entnehmen bzw. zusammenfügen Mit "Dokument / Seite einfügen /..." kann man bestehende PDF Dokumente zu einem neuen Dokument zusammenfügen. Auf die selbe Art können auch aus einem bestehenden Dokument Seiten entnommen werden. Diese Funktion ist sehr praktisch beim Erstellen von kompakten Dokumenten aus gescannten Einzelseiten oder beim Zusammenstellen einer Dokumentation in Form eines einzigen Files, wenn Teile davon aus unterschiedlichen Applikationen stammen, die sich schwer oder nicht zusammenfügen lassen (z.b. Einfügen von Teilen von originalen PDF Datenblättern in eine mit Word erstellte Dokumentation) 6.7 Dokument speichern und optimieren Wichtig: Nach Durchführung diverser Änderungen sollte man ein Dokument nicht mit "Speichern" sondern mit "Speichern unter" abspeichern. Nur bei diesem Speichervorgang wird das Gesamtdokument nochmals optimiert. Mit "Werkzeuge / PDF Consultant" kann man zuvor den Speicherbedarf des PDF Dokuments analysieren und optimieren 6.8 Dokumente schützen Ein PDF Dokument kann mit "Datei / Sicherheitsinformationen /..." wie folgt geschützt werden: Öffnen nur mit Kennwort Drucken unzulässig Änderungen am Dokument unzulässig Entnehmen von Inhalten unzulässig Hinzufügen und Ändern von Kommentaren und Formularfeldern unzulässig Anschließend das Dokument mit den neuen Optionen abspeichern. Dokumentationen / Diplomarbeiten / GG

17 Menu zu den Sicherheitseinstellungen, Beispiel Wenn darauf Wert gelegt wird, dass Dokumente auch mit Acrobat 3 oder 4 bearbeitet werden können, darf nur die 40-Bit RC4 Verschlüsselung gewählt werden. In unserem Anwendungsbereich spielt die Verschlüsselungsebene ohnedies keine Rolle. 6.9 Web - Seiten nach PDF konvertieren Acrobat 5 erlaubt mit "Web Capture" eine recht saubere Umwandlung von Webseiten in das PDF Format. Dabei lässt sich einstellen, wie "tief" Acrobat der Baumstruktur folgt. Achtung: Je nach Aufbau der Webseite können dabei sehr große Dateien entstehen! Für die Umwandlung einer offline vorliegenden und aus vielen Einzeldateien bestehenden HTML Dokumentation in eine kompakte PDF Datei ist dieses Werkzeug recht brauchbar. Die Links bleiben dabei erhalten. Auch ist das Gesamtergebnis verglichen mit dem normalen Ausdruck von Einzelseiten deutlich besser. Baumstruktur einer Website Aufruf mit: "Datei / Webseite öffnen /..." Menu zum Laden und Umwandeln von Webseiten Dokumentationen / Diplomarbeiten / GG

18 6.10 PDF und Viren PDF Dateien sind "sehr virensicher". Ein PDF Dokument kann allerdings im Umweg über Attachments und den Aufruf ausführbarer Dateien auch "aktiv" werden. Die Gefahren sind jedoch im Vergleich zu MS- Office verschwinden und können durch eine konservative Einstellung des Readers weiter minimiert werden Konfigurationshinweise für Netscape, IE, Acrobat Acrobat Grundeinstellungen (Optionen) Wird "PDF in Browser anzeigen" aktiviert, dann erfolgt die Darstellung der PDF Datei innerhalb des Browserfensters, was die Lesbarkeit deutlich erschwert, ohne sonst einen Vorteil zu bringen. Ebenso nutzlos ist der standardmäßig angezeigte Eröffnungsbildschirm. 7 Download von PDF Dateien aus dem Internet Wird auf einer HTML Seite durch Doppelklick eine PDF Datei geöffnet, so kann diese angeschaut und ausgedruckt werden. Ein Abspeichern mit "Datei / speichern unter.." ist bei Verwendung des Acrobat Reader nicht möglich. Abhilfe: Anstelle Doppelklick auf den Link mit einem Einfachklick durch die rechte Maustaste und "Verknüpfung speichern unter.." die PDF Datei abspeichern und anschließend lokal öffnen. Oder: Datei durch Doppelklick normal öffnen, dabei wird im Verzeichnis "C.\windows\temp\..." eine Kopie angelegt, die man sich leicht in ein anderes Verzeichnis kopieren kann, ehe sie wieder automatisch gelöscht wird. Dokumentationen / Diplomarbeiten / GG

19 8 Hinweise zu Aufbau, Form und Inhalt einer Diplomarbeit Die nachfolgenden Punkte sind derzeit als unverbindlicher Vorschlag zu betrachten. Inhalt: Titelseite Inhaltsverzeichnis Aufgabenstellung Zusammenfassung (deutsch) Englische Kurzfassung der Aufgabenstellung (Abstract) Die eigentliche Arbeit Literaturverzeichnis ev. Anhänge (z.b. Datenblätter) Ausdruck: Einseitiges Format: rechte Seite = Textseite, linke Seite = frei Format: A4 Papier: 80g, auf Druckereignung achten Auflösung: dpi Bindung: Hefter, Ordner, gebunden? PDF File: Auflösung 150 /300 dpi (Grauwert /Strichgrafik) Keine Sicherheitseinstellungen Dokumentationen / Diplomarbeiten / GG

20 Vorschlag zur Titelseite: <Titel der Arbeit (deutsch)> <Titel der Arbeit (englisch)> Diplomarbeit, vorgelegt an der Höheren Abteilung für Elektronik der HTL Bulme Graz - Gösting Eingereicht von: <Name 1> und <Name 2> Klasse: <5xxH> Betreuer: <Name> Graz, am <Datum> Dokumentationen / Diplomarbeiten / GG

21 9 Literaturhinweise Bücher: Adobe: Handbuch Acrobat 5 Adobe, 2001 INFONET Adobe: Handbuch Acrobat Reader 5 Adobe, 2001 INFONET Adobe: Acrobat 5.0, Classroom in a Book Adobe, Markt und Technik, 2001 Adobe: PDF Reference, Adobe Portable Document Format, Version 1.4 Addison-Weley, 2001 INFONET Adobe: Acrobat Distiller Parameters Adobe, 2001 INFONET C.Runk, S.Will: Acrobat 5 und PDF 1.4 Galileo Design, 2001 N.Nicol, R.Albrecht: Wissenschaftliche Arbeiten schreiben mit Word Addison-Wesley, 2000 Normen: DIN 1301 DIN 1304 DIN1313 DIN 1338 DIN 1421 DIN 1422 DIN 1502 Einheiten Formelzeichen Physikalische Größen und Gleichungen Formelschreibweise und Formelsatz Gliederung und Benummerung in Texten Veröffentlichungen aus Wissenschaft, Technik, Wirtschaft und Verwaltung Titelangaben von Dokumenten Usenet: comp.text.pdf Die Originalhandbücher und ergänzende Artikel sowie die aktuellen Acrobat Reader Versionen sind im INFONET der Abteilung für Elektronik verfügbar, ein Teil der Bücher auch in der Bibliothek der Abteilung für Elektronik. Hinweis: Das vorliegende Skriptum ist nur für den schulinternen Unterrichtsgebrauch bestimmt. Es soll die Mitschrift und die Stoffübersicht erleichtern, in erster Linie durch die Darstellung der auf Folien präsentierten Tabellen und Grafiken. Die Texte sind bewusst kurz gehalten - das Skriptum ersetzt nicht die Mitschrift während des Unterrichts. Quellen und Literaturhinweise wurden soweit möglich angegeben. Bertram Geiger Dokumentationen / Diplomarbeiten / GG