Kapitel 9 Agiles BPM. Unternehmensstrukturen und Prozesse HS Prof. Dr. Jana Köhler jana.koehler@hslu.ch HSLU - JK

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Marielies Hase
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1 Kapitel 9 Agiles BPM Unternehmensstrukturen und Prozesse HS 2013 Prof. Dr. Jana Köhler jana.koehler@hslu.ch

2 Haben Sie sich registriert? 2

3 Wie flexibel ist dieser Prozess für die Prozessbeteiligten? 3

4 Entwicklungen Nicht neu, aber zunehmend unvermeidbar Datenvolumen, -qualität, -zuverlässigkeit Kosten Reaktionszeit Heterogene Quellen Echtzeit "Seiteneffekte" Kundenbedürfnisse Aktivitäten + Entscheidungen Komplexe Fälle Variabilität der Abläufe Wechselnde Prozessbeteiligte 4 "Entscheidungprobleme"

Echtzeit "Seiteneffekte" Kundenbedürfnisse Aktivitäten + Entscheidungen

5 Was heisst Agilität in Prozessen? Generell: schneller auf Veränderungen reagieren & und sich anpassen Agilität des Entwicklungsprozesses Agilität in der Prozessausführung flexible Prozesse variable Beteiligte schnelle Entscheidungen anhand komplexer Daten 5 Aktuelle Entwicklungen - BPM4Gov Jana Koehler

des Entwicklungsprozesses Agilität in der Prozessausführung flexible Prozesse

6 Aktuelle Werbung der BPM Anbieter "Agile BPM from helps best-in-class organizations achieve business results by addressing requirements for continuous process optimization, collaborative process workflows to support teambased initiatives, and by extending business processes beyond the enterprise to other business stakeholders." 6 Aktuelle Entwicklungen - BPM4Gov Jana Koehler

process workflows to support teambased initiatives, and by extending business processes beyond

7 Trend: Prozesse direkt unterstützen ohne IT Entwicklung 7 Aktuelle Entwicklungen - BPM4Gov Jana Koehler

8 Trend: (Web) Apps als Umkehr der Entwicklung? 8 Aktuelle Entwicklungen - BPM4Gov Jana Koehler

9 Forrester BPM Think Tank 2006 C. Moore, C. Teubner: Making Sense Of The Business Process Management Landscape, Präsentation

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12 Menschliche Prozesse vs. Systembasierte Prozesse Menschen interagieren mit verschiedenen Applikationen, Informationen (Daten, Dokumente) und anderen Menschen ( , Telefon, Chat, ) Menschliche Intuition und Bewertungen als Grundlage von Entscheidungen Aufgaben werden in unterschiedlichen Reihenfolgen erledigt, getrieben von Meilensteinen Systembasierte Prozesse sind standardisierte Abläufe Hoher Durchsatz, wenig Ausnahmen Wenig Intervention durch Menschen 12

anderen Menschen (Email, Telefon, Chat, ) Menschliche Intuition und Bewertungen als Grundlage von Entscheidungen

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15 Ereignis- und Zustandsbasiertes Prozessmanagement 15

16 Diskussion Was sollte eine BPM Lösung für agile Prozesse zur Verfügung stellen? 16

17 Gartner Intelligent Business Operations A process orchestration engine to drive the progression of work in structured and unstructured processes or cases A model-driven composition environment for designing processes and their supporting activities and process artifacts Content interaction management to support the progression of work, especially cases, based on changes in the content itself (such as documents, images and audio) Human interaction management to enable people to naturally interact with the processes they are involved in Connectivity to link processes to the resources they control, such as people, systems, data, event streams, goals and key performance indicators (KPIs) Active analytics (sometimes called continuous intelligence) for monitoring activity progress, and analyzing activities and changes in and around processes On-demand analytics to provide decision support or decision automation using predictive analytics or optimization technology Business rule management to guide and implement process agility and ensure compliance Management and administration to monitor and adjust the technical aspects of the ibpms A process component registry/repository for process component leverage and reuse 17

(such as documents, images and audio) Human interaction management to enable people to naturally interact with the processes they are involved in Connectivity to link processes to the resources they

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19 Ziel von Agilen BPM Lösungen Höhere Benutzerakzeptanz Einfacher Zugang zu Informationen und Prozesskontext Höhere Arbeitsproduktivität Flexiblere Prozessunterstützung Geringere Entwicklungskosten Neue Lösungen zur Prozessunterstützung ohne IT Aufwand, direkt durch das Business aufsetzen 19

Flexiblere Prozessunterstützung Geringere Entwicklungskosten Neue

20 Workflow Flexibilisierung der Human Tasks Benutzer wählt Ausführenden für die nächste Aufgabe aus Benutzer kann einen Prozess zu einer bestimmten Aufgabe zurücksetzen (roll back) aktuelle Aufgabe an einen anderen Benutzer delegieren Aufgabe "on hold" setzen bis externe Aufgaben erledigt sind Reihenfolge der Aufgaben festlegen bzw. Aufgaben hinzufügen/streichen Mehrere Benutzer können gleichzeitig eine Aufgabe bearbeiten Reicht das aus für agile Prozesse? 20

delegieren Aufgabe "on hold" setzen bis externe Aufgaben erledigt sind Reihenfolge der Aufgaben festlegen bzw.

21 Merkmale von Agilen (human-centric) BPM Lösungen Verbessertes Dokumentenmanagement "Case Folder" alle relevanten Informationen zu einem Fall Prozesstransparenz für dynamische Teams Wie funktionieren die Teamprozesse? Wer macht was? Was sind die kritischen Schritte? Welche Termine bestehen? Real-time Reports und dynamische Anpassung an veränderte Rahmenbedingungen (Umverteilung von Aufgaben, veränderte Prozessabläufe) Visueller und situationsgerechter Zugang zu wichtigen Informationen Personal Workbench, Mashups Kontext-bezogene und regelbasierte Steuerung von Aufgaben Einfache Kollaboration und Kommunikation 21

22 Schlagwort Case Management S. Kemsley: Case Management and BPM, SAG Whitepaper May

23 Aufgabe 9-1: Was ist Case Management und wodurch unterscheidet es sich von bisherigen BPM Lösungen? 1. Lesen Sie den Text der Software AG zu Case Management und arbeiten Sie die wesentlichen Merkmale einer Case Management Lösung heraus. Fokus: Unterschied Routinearbeit - Wissensarbeit 2. Hausarbeit: Gehen Sie ergänzend den Text von Global 360 zu Case Management Misconceptions durch und stellen Sie die wesentlichen Unterschiede von BPM und Case Management gegenüber. Vorbereitung Aufgabe

24 Was ist Case Management? Case Management ist ein spezifisches Verfahren zur koordinierten Bearbeitung komplexer Fragestellungen im Sozial-, Gesundheits- und Versicherungsbereich. In einem systematisch geführten, kooperativen Prozess wird eine auf den individuellen Bedarf abgestimmte Dienstleistung erbracht bzw. unterstützt, um gemeinsam vereinbarte Ziele und Wirkungen mit hoher Qualität effizient zu erreichen. Case Management stellt einen Versorgungszusammenhang über professionelle und institutionelle Grenzen hinweg her. Es respektiert die Autonomie der Klientinnen und Klienten, nutzt und schont die Ressourcen im Klient- sowie im Unterstützungssystem. Netzwerk Case Management Schweiz, 24

25 Der Case Management Prozess in der Sozialen Arbeit 25

26 Quadrantemodell der Wissensarbeit Koehler, BPM 2012, Davenport

27 3 Arten von Case Management (aus BPM Sicht) 27

28 BPM Anbieter mit Case Management Funktionalitäten 28

29 Aufgabe 9-2: IBM Blueworks Live als Agile BPM Lösung? 1. Stellen Sie sich vor, Sie sollten IBM Blueworks Live als leichtgewichtige Lösung für agiles BPM in Ihrem Unternehmen evaluieren. a) Definieren Sie mit Ihrem Team ein Evaluationsszenario. b) Versuchen Sie das Szenario in Blueworks Live umzusetzen. c) Stellen Sie einen Evaluationsbericht zusammen o o o Kurzbeschreibung Evaluationsszenario Ihre Erfahrungen Bewertung unter Berücksichtigung Ihres Kriterienkatalogs aus Aufgabe 1 29

30 Kurzeinführung IBM Blueworks Live 30

31 BlueWorks Hilfe Videos zu Automating a Process Completing a Task Managing a Process App Space and Account Level Controls Die Modellierung interessiert uns heute nicht! Blueprinting a process Process Mapping 101 (gute Einführung in BPMN) 31

32 "Automate a Process" 32

33 Simple Workflow vs. Checklist Spaces verwalten 33

34 Ziele und weitere Informationen zu einem Space dokumentieren 34

35 Teilnehmer in einen Space einladen, Rollen zuweisen Wie wird der Umgang mit Prozess- und Organisationsgrenzen unterstützt? Wozu dienen Spaces? 35

36 Die Rechte von Teilnehmern verwalten Konkrete Benutzer vs. abstrakte Rollen 36

37 Kommunikation via 37

38 Einen Workflow definieren 38

39 Eine Task bearbeiten 39

40 Prozess dynamisch abändern und kommentieren 40

41 Due Dates, Approvals, Task Assignments Was? Wer? Bis wann? 41

42 Prozessausführung verfolgen 42

43 Überfällige Aufgaben werden sichtbar 43

44 Activity Stream und Prozesstransparenz 44

45 Diese Fragen sollten Sie beantworten können: Welche neue Anforderungen entstehen, wenn BPM eingesetzt wird um wissensintensive Prozesse zu unterstützen, in denen Menschen flexibel kooperieren? Was versteht man unter Agilem BPM? Was unterscheidet Case Management von den klassischen vordefinierten Prozessabläufen? 45

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