Kofax Dokument-Capturing als Eingang in den Geschäftsprozess

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1 Capture Enabled BPM Kofax Dokument-Capturing als Eingang in den Geschäftsprozess Michael Kalaus Sr. Sales Executive, Software & Solutions - EMEA Central Kofax Austria GmbH

2 Wer ist Kofax?

3 Capture the Agile Enterprise Führend bei Capture Enabled BPM Lösungen Batch image capture Batch content capture Enterprise capture Top Ranked BPM software Report on the Worldwide Market for Document Capture Software, Harvey Spencer Associates 3

4 Erfolgreich wachsend Zentrale: Irvine, CA Gegründet: 1985 Mitarbeiter: 1,200+ in 37 Ländern Partner: 800+ FY11 Bilanz Total revenues: $243.9m Adjusted EBITA: $40.2m Adjusted EBITA margin: 16% Cash at June 30, 2011: $98.3m Erfolgreich Kunden: 20,000+ Software Installationen: 150,000+ Integration in ERP, CRM, Workflow, LOB, etc: 10,000+ Fokus auf Innovation 13% des Software Umsatzes fließt in R&D 4

5 84 der Fortune Global 100 Unternehmen vertrauen Kofax 5

6 Kofax Value Proposition

7 Capture Enabled BPM ein neuer, kompletter Ansatz Capture Enabled BPM 7

8 Capture Enabled BPM liefert Geschäftsvorteile Kofax erfasst alle eingehenden Informationen integriert diese automatisch in ihre Geschäftsprozesse verwaltet, betreibt und optimiert ihre Prozesse und Geschäftsfälle Reduziert Kosten Verbesserter Kundenservice Erhöhte Effizienz Agile anstatt statischer Prozesse Schnellere Prozesse Verbessert die Informationsqualität Erfüllt einfacher Compliance-Richtlinien Erhöht die Produktivität ROI in Monaten 8

9 Capture the Agile Enterprise Führend bei Capture Enabled BPM Lösungen 1 Point of Origination Erfassung von Inhalten am Start des Gschäftsprozesses 2 Touchless Processing Eliminieren oder Minimieren von manuellen Eingriffen in Prozessen 3 Slide Enterprise Ready Compliance mit und Integration in existierende IT Infrastrukturen & Applikationen 9 9

10 Understand Decide Kofax Value Proposition Paper Fax Kunden SMS XML Understand Decide Core Systems BPM Office Portal SAP ERP/CRM PDF Saperion Database Social Slide 10

11 Kofax Capture Enabled BPM Portfolio Capture Enabled Business Process Platform Kunden Communicate Kofax Communication Server Outbound Messaging Kofax Total Agility Integration in Unternehmens-IT Collect Documents Kofax Capture Review Documents Extract Data Validate Data Kofax Transformation Module

12 Automatische Dokumentenerfassung am Beispiel Rechnungseingang

13 Bekannte Probleme? Manuelle Dateneingabe Zeitverzögerte, langsame Bearbeitung Verlust von Skonti (normalerweise 2%) oder Zahlung mit Verzugszinsen Erhöhte Fehlerrate Andere (manuelle) Prozesse bei Fax und Hohe Prozesskosten Negatives Feedback von Kunden / Lieferanten / Partnern

14 Zentrale oder dezentrale Erfassung Frühes Scannen Rom Scannen am Dokumenteneingang Zentral oder dezentral Budapest Integration in 100+ Back-End Systeme Offene, adaptierbare Capture Plattform Linz Ein System für die Erfassung aller Unternehmensinhalte Unterstützung aller führenden Scanner und MFPs Wien Marktführer Batch and Distributed Image Capture

15 Dokumenttypen die Herausforderung Strukturiert Halbstrukturiert Unstrukturiert Formulare Rechnungen Bestellungen Korrespondenz

16 Klassifikationsmethoden Strukturiert Halbstrukturiert Unstrukturiert Layout (lernend) Inhalte (lernend) Regeln

17 (Automatisches) Klassifizieren des Dokumententyps Rechnung Gutschrift Bestellung Verträge Anträge etc Lieferant 1 Lieferant 2 Lieferant 3

18 Intelligente Klassifikation Intelligente Klassifikation kein Sortieren von Dokumenten mehr! Dokumente werden unsortiert erfasst Jedes Dokument wird anhand des Inhalts automatisch klassifiziert Dokumente werden an den korrekten Workflow verteilt Ein Prozess, der einfach zu konfigurieren und zu verwalten ist: Adressenänderungen Kündigungen Beschwerden Anwendungen Anfragen Papier Fax 1. Kategorien erstellen 3. System trainieren 2. Beispiele hinterlegen 4. Unbekannte Dokumente klassifizieren

19 Extrahieren und Validieren der Information Weiterleiten der Daten an ERP-Systeme (SAP, Oracle, Lawson, etc)

20 Extrahieren / Erfassen der Dokumentdaten Rechnungsnummer und -datum Lieferantendaten Kundenname und -adresse UID Nummer des Lieferanten und Kunden (länder- und summenabhängig) Lieferdatum Bestellnummer Line items: Artikeldetails, Beschreibung, Menge, Steuersatz, Einzel- und Gesamtpreis Währung, Summe, Steuersatz, Steuersumme, Gesamtsumme Bankdetails, Zahlungskonditionen Step 2: Reduce Manual Labor

21 Weitere Gründe für Kofax Effektives Scannen: Benutzeroberfläche/Bildverarbeitung/ hohe Scan- u. Einzugsgeschwindigkeit Effektive Papierbearbeitung: Erhöhung der Bildqualität/Verringerung der Dateigröße/verarbeitungsfertige Daten Kofax VRS VirtualReScan Effektiver Personaleinsatz: Einfache Nutzung/Konzentration auf den Geschäftsablauf

22 Rechnungseingang / Accounts Payable: VORHER PO process The goods or services received by requestor Receipt information added to copy of PO PO with receipt PO with receipt faxed/sent to processing center PO person receives and enters receipt in AP system Invoice received? No Receipt waits for invoice Yes Invoice received PO invoice Invoice processor receives, reviews invoices. Sales tax adjusted if necessary Roles 1. AP Clerk 2. Requisitioner/Receiver 3. AP Manager 4. Buyer Invoices sent to data entry for loading into AP system Receipt received? No Yes Invoice matched to receipt Manual Semi-automated Invoice on hold process Matching issue? Yes No Automated Wait PO Dept identifies corrections Problem letter PO processor prepares problem letter, sends to PO Dept Disbursement process 22

23 Rechnungseingang / Accounts Payable: NACHHER PO process Order data captured in ERP via PO creation Receipt of goods Goods receipt entered in ERP Invoice received Invoice captured from paper or electronic original Invoice data delivered into ERP ERP 2-way or 3-way match completed Matching issue? Yes Resolve in ERP Adjust PO, receipt and/or invoice info No Roles 1. AP Clerk 2. Requisitioner/Receiver 3. AP Manager 4. Buyer Payment hold/block? Yes Role based routing for invoice on hold resolution Manual No Semi-automated Automated Disbursement process Wait 23

24 Kofax TotalAgility führend in BPM Prozessdesign Total Agility Builder BUILDER Process Design & Analysis Process Execution Process Monitoring Dynamic Process Optimization WORKSPACE Total Agility Workspace Prozessdurchführung & Monitoring Slide 24

25 Vorteile Signifikante Kostenreduktion Früher ROI und niedrige TCO Zeitersparnis durch weniger manuelle Eingriffe Geringeres Fehlerrisiko Skontoausnützung bei Rechnungen Hohe Transparenz Erfüllen von Compliance-Richtlinien Verbesserter Service für Kunden / Lieferanten / Partner Step 4: Integrate Electronic Invoices

26 Thank You. Michael Kalaus Sr. Sales Executive, Software & Solutions - EMEA Central Kofax Austria GmbH

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