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1 Sehr geehrte Autorin! Sehr geehrter Autor! Herzlichen Dank, dass Sie sich dazu entschlossen haben, einen Beitrag für die Österreichische Geotechniktagung einzureichen! Um die Einreichungsprozedur zeitgemäß, schnell und professionell handhaben zu können, erfolgen alle Schritte der Beitragseinreichung erstmals online, über ein Autorenportal auf unserer neuen Veranstaltungs-Website Wir bieten Ihnen auf dieser Plattform die Möglichkeit sich als Autor zu registrieren, alle Daten zu Ihrem Beitrag und Co-Autoren einzugeben, fertige Beiträge hochzuladen sowie den aktuellen Stand Ihrer Beitragsanmeldung einzusehen und direkt zu verwalten. Sie haben damit auch den Überblick über Termine und Bearbeitungsfristen und können mit wenigen Klicks weitere Verwaltungsoptionen nutzen, wie z.b. eine vereinfachte Anmeldung zur Tagung. Ablauf der Beitragseinreichung Die Beitragseinreichung bis zur Publikation im Tagungsband verläuft in folgenden Schritten: Registrierung auf dem Autorenportal und Login Anmeldung eines Beitrags durch Eingabe der Ansprechperson, Beitragstitel, Kurzfassung etc. Benachrichtigung der Autoren über die Beitragsannahme Bearbeitungsphase & Verwaltung Eingabe wie Co-Autoren, Zusatzinformationen (per Upload) und Änderungen Beitragsübermittlung (Upload des fertigen Beitrags als Word und PDF) Paper-Review durch eine internationale Gruppe von Experten und Fachleuten Korrekturphase und Upload der Korrekturversion (falls erforderlich ev. in 2 Phasen) Einladung zur Publikation im Tagungsband Wird Ihr Beitrag zum Vortrag ausgewählt, kommen folgende Schritte hinzu: Einladung zum Vortrag (November 2016) Bearbeitungszeitraum (November 2016 bis Jänner 2017) und Upload der Präsentation weitere Optionen: Informationen zur Tagung Anmeldung zur Tagung Bestellung von Parkkarten Termine Wir bitten Sie für Beitragseinreichung folgende Termine zu berücksichtigen: 1 REGISTRIERUNG & LOGIN

2 Übermittlung der Kurzfassungen Schritt 1 (Registrierung) und Schritt 2 (Beitragsanmeldung) Mai 2016 Benachrichtigung der Autoren über die Beitragsannahme per Übermittlung der fertigen Beiträge Schritt 3 (Verwaltung) und Schritt 4 (Beitragsübermittlung) ab Okt Review und Korrekturphase Schritt 5 (Erhalt des Paper-Reviews, Verwaltung) Übermittlung des korrigierten Papers (analog zu Schritt 4) Über den weiteren Terminverlauf und ev. Änderungen werden Sie per und über unsere Website informiert. Inhalt Schritt 1 Registrierung und Login Login zum Portal Registrierung als Autor Registrierung - Abschluss LOGIN... 5 Schritt 2 Beitragsanmeldung Hinzufügen & Bearbeiten der Kurzfassung Übersicht Beitragsanmeldung Verständigung der Autoren über die Beitragsannahme... 7 Schritt 3 Beitragsverwaltung Hinzufügen / Bearbeiten von Co-Autoren Downloads für Autoren... 9 Schritt 4 Übermittlung Ihres fertigen Beitrags (Upload) Hinweise für die Benutzung Ihres Cloud-Ordners Upload des Beitrags Schritt 5 Paper-Review und Korrekturen Download des Review-Ergebnisses Paper-Korrekturen zum Abschluss REGISTRIERUNG & LOGIN

3 Schritt 1 Registrierung und Login 1.1 LOGIN ZUM PORTAL Der Zugang zum Autorenportal erfolgt auf unserer Veranstaltungswebsite rechts oben über den Button > LOGIN. Falls sie bereits registriert sind, so können Sie hier nach Eingabe Ihres Benutzernamens ( ) und Passworts direkt in das Portal einsteigen. Bei der ersten Anmeldung als Autor registrieren Sie sich bitte im nächsten Bildschirm per Klick auf > Registrieren. Die Registrierung ist nur einmalig vor der ersten Benutzung des Autorenportals erforderlich. 3 REGISTRIERUNG & LOGIN

4 1.2 REGISTRIERUNG ALS AUTOR Im Formularfenster der Registrierung (siehe nächste Seite) aktivieren Sie bitte beim obersten Punkt Registrierung als das Kästchen Autor, und geben Sie anschließend Ihre Registrierungsdaten ein. Sie fungieren damit als Ansprechperson für Ihren Beitrag, d.h. die gesamte weitere Korrespondenz erfolgt über Sie, nicht über Ihre Co-Autoren. Insbesondere sind folgende Angaben wichtig: Firmenzugehörigkeit, Namen adresse persönliches Passwort adresse und Ihr Passwort sind ab jetzt Ihre Benutzerdaten für den Login. Am Schluss beantworten Sie bitte noch eine Sicherheitsabfrage und klicken dann auf den unteren Button: > Registrierung abschließen Hinweis: Selbstverständlich haben Sie später noch die Möglichkeit Ihre Stammdaten zu ergänzen bzw. zu korrigieren. 4 REGISTRIERUNG & LOGIN

5 1.3 REGISTRIERUNG - ABSCHLUSS Anschließend erhalten Sie ein Bestätigungs- an die von Ihnen angegebene adresse. Fahren Sie bitte fort mit Klick auf > zum Login. 1.4 LOGIN Nachdem Sie Ihre Zugangsbestätigung erhalten haben, können Sie nun jederzeit in das Autorenportal einsteigen mit den von Ihnen in der Registrierung angegebenen Daten ( adresse + persönlichem Passwort). Klicken Sie dazu auf den Button > Senden. Hinweis: Sollten Sie einmal Ihr Passwort nicht bei der Hand haben, können Sie sich umgehend ein neues Passwort an Ihre adresse senden lassen und später bearbeiten mit Klick auf > Passwort vergessen? 5 REGISTRIERUNG & LOGIN

6 Schritt 2 Beitragsanmeldung 2.1 HINZUFÜGEN & BEARBEITEN DER KURZFASSUNG Beim Einstieg in das Autorenportal gelangen Sie nun zur Übersicht. Hier sehen zunächst erst Sie Ihre Stammdaten. Im unteren Feld können Sie nun mit Klick auf > Bearbeiten Ihren Beitrag anmelden. Weiters haben Sie hier die Möglichkeit Ihre Autorenstammdaten zu ändern bzw. ergänzen. Ihre Firma Adresse Ihr Name Im Fenster können Sie nun den Beitragstitel, einige Stichworte sowie eine Kurzfassung Ihres Beitrags für die Einreichung eingeben. Abschließend klicken Sie bitte auf > Änderungen speichern. Ihr Beitragstitel Geotechnik, Ihre Kurzfassung 6 BEITRAGS- ANMELDUNG

7 2.2 ÜBERSICHT BEITRAGSANMELDUNG Beitragstitel und Kurzfassung sind nun in der Übersicht aktualisiert. Ein grünes Symbol zeigt an, dass Ihre Beitragsanmeldung erfolgreich gespeichert wurde. Über Bearbeiten können Sie noch Ergänzungen vornehmen. Ihr Name Ihr Beitragstitel Geotechnik, etc. Kurzfassung, Text, Text, Text, Text, Text, Text, Text Text, Mit einem Klick auf > Logout ist die Beitragsanmeldung vorerst abgeschlossen und Sie haben Schritt 2 abgeschlossen. Weitere Ergänzungen (z.b: Nennung von Co-Autoren) können Sie in Schritt 3 vornehmen. 2.3 VERSTÄNDIGUNG DER AUTOREN ÜBER DIE BEITRAGSANNAHME Nach der Prüfung aller eingereichten Beiträge durch das wissenschaftliche Komitee werden Sie über die Annahme Ihres Beitrags per im Mai 2016 verständigt. 7 BEITRAGS- ANMELDUNG

8 Schritt 3 Beitragsverwaltung 3.1 HINZUFÜGEN / BEARBEITEN VON CO-AUTOREN In Ihrer Beitragsübersicht können Sie im Feld Co-Autoren mit Klick auf Bearbeiten einen oder mehrere Co- Autoren hinzufügen bzw. bearbeiten. Ihr Name Ihr Beitragstitel Im diesem Fenster haben Sie die Möglichkeit einen oder mehrere Co- Autoren hinzuzufügen per Klick auf den Button neuen Co-Autor anlegen. 8 BEITRAGS- VERWALTUNG

9 Im nächsten Formularfenster können Sie Namen und Kontaktdaten des Co-Autors eingeben. Zum Speichern des Co-Autors drücken Sie bitte auf Änderungen speichern. -adresse Danach können Sie entweder eine weitere Co-Autorin oder Co-Autor anlegen, die vorhandenen Daten bearbeiten oder löschen. Zum Abschluss drücken Sie bitte auf zurück zur Übersicht. 3.2 DOWNLOADS FÜR AUTOREN In der Übersicht können Sie im Menüpunkt Downloads für Autoren die Formatvorlage für Ihre Beitragsgestaltung herunterladen. Darin sind detaillierte Informationen zur Gestaltung und Formatierung Ihres Beitrags enthalten. Unter dem Link Hinweise zur Nutzung gelangen Sie zum vorliegenden Dokument. 9 BEITRAGS- VERWALTUNG

10 Hinweis: Bitte halten Sie für die Gestaltung Ihres Beitrags unbedingt die vorgegebene Formatierung laut Formatvorlage ein. Sie können dazu gleich das Word-Dokument verwenden. 10 BEITRAGS- VERWALTUNG

11 Schritt 4 Übermittlung Ihres fertigen Beitrags (Upload) Nach der erfolgreichen Beitragsanmeldung erhalten Sie Zugang zu Ihrem persönlichen Cloud-Ordner der TU Wien, damit Sie Ihren schriftlichen Beitrag hochladen können. 4.1 HINWEISE FÜR DIE BENUTZUNG IHRES CLOUD-ORDNERS Ihr persönlicher Ordner steht Ihnen während des gesamten Beitragsprozesses zum Datenaustausch zur Verfügung. Bis zum Termin der Beitragsabgabe am können Sie hier Ihren fertigen ÖGT-Beitrag speichern. Da im unmittelbaren Anschluss an diesen Termin ein Paper-Review durch anerkannte internationale Experten und Fachleute erfolgen wird, können später als zum obigen Stichtag einlangende Beiträge nicht weiter berücksichtigt werden! Die maximale Gesamtgröße Ihres persönlichen Ordners beträgt ca. 500 MB. Außer Ihnen haben nur der ÖGT- Administrator sowie das Review-Team darauf Zugriff. Außer Ihrem Beitrag wird hier das Ergebnis des Reviews bzw. der späteren Reviewphasen für Sie hinterlegt. Nach dem Sie ev. Korrekturen und Ergänzungen vorgenommen haben, können Sie hier ebenso wieder Ihre korrigierte Fassung hochladen (siehe Schritt 6). 4.2 UPLOAD DES BEITRAGS Nachdem Sie Ihren schriftlichen Beitrag verfasst und gemäß der ÖGT-Formatvorlage formatiert haben, können Sie die Übermittlung des WORD- und PDF-Files durchführen. Dazu gehen Sie in Ihrer Beitragsübersicht im Feld Upload auf den Link zum ID-Ordner der TU-Owncloud, der ein neues Ansichtsfenster öffnet und Sie zu Ihrem persönlichen Ordner auf den ÖGT-Server der TU Wien weiterleitet. 11 UPLOAD

12 In der TU-ownCloud können Sie links oben per Klick auf das Symbol Hochladen (Pfeil nach Oben) die Übermittlung des WORD- und PDF-Dokuments durchführen. Über ein Explorer-Fenster mit Ansicht Ihres lokalen Computers können Sie Ihren Beitrag (WORD + PDF) auswählen - entweder einzeln oder zusammen - und anschließen auf den Button Öffnen klicken. Daraufhin öffnet sich ein Explorer-Fenster mit Ansicht Ihres lokalen Computers, in welchem Sie Ihren Beitrag (WORD + PDF) auswählen entweder einzeln oder zusammen - und anschließen auf den Button Öffnen gehen. Nach dem erfolgreichem Upload werden die hochgeladenen Dokumente angezeigt. Zum Beenden können Sie den Tab schließen und kehren wieder zum Autorenportal zurück. Nach dem erfolgreichem Upload werden Ihnen alle hochgeladenen Dokumente angezeigt. Rechts vom Dateinamen finden Sie die Dateigröße und das Änderungsalter (in Tagen): 12 UPLOAD

13 Zum Beenden können Sie diesen Tab schließen und wieder zum Autorenportal (Extranet für Autoren) zurückkehren. Hinweis: Nachdem das ÖGT-Team Ihren hochgeladenen Beitrag geprüft hat, wird Ihnen die erfolgreiche Übermittlung mit einem grünen Häkchen in Ihrer Autorenübersicht bestätigt. 13 UPLOAD

14 Schritt 5 Paper-Review und Korrekturen Im unmittelbaren Anschluss an den Termin der Beitragsabgabe erfolgt ein Paper-Review durch anerkannte internationale Experten und Fachleute. Sobald das Review-Ergebnis vorliegt, werden Sie per davon in Kenntnis gesetzt. Das Ergebnis wird in Ihrem persönlichen Cloud-Ordner für Sie zur Ansicht und Bearbeitung bereitgestellt. 5.1 DOWNLOAD DES REVIEW-ERGEBNISSES Sie folgen im Autorenportal dem Link zum ID-Ordner der TU-Owncloud, und können das Review-Ergebnis per Klick auf das jeweilige Dokument (oder die Zeile) herunterladen und in einem lokalen Ordner speichern. 5.2 PAPER-KORREKTUREN Das Hochladen der Korrekturversionen können Sie wieder im Autorenportal vornehmen analog zu Schritt 4 mit den Link zum ID-Ordner der TU-Owncloud, und über das Symbol Hochladen (Pfeil nach Oben) die Übermittlung des WORD- und PDF-Dokument durchführen. Weitere Informationen erhalten Sie auf sowie per ! 5.3 ZUM ABSCHLUSS Wir bedanken uns nochmals sehr herzlich für Ihre Bereitschaft, einen Beitrag für den Tagungsband der 11. Österreichischen Geotechniktagung zu verfassen und hoffen, dass Sie bei Ihrer Beitragsgestaltung, der Beitragseinreichung sowie im Umgang mit unserem Autorenportal und dieser Hilfestellung erfolgreich sind! Selbstverständlich sind wir bei Fragen zur ÖGT Beitragseinreichung gerne für Sie da. Sie erreichen uns unter: Tel: +43 / 1 / oegt@tuwien.ac.at Fragen betreffend die Anmeldung zu Tagung sowie zur Fachausstellung richten Sie bitte an: Tel: +43 / 1 / office@voebu.at Herzlichst, Ihr ÖGT & VÖBU-Team 14 REVIEW & KORREKTUREN

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