STEUERREFORM 2015/16: Einzelaufzeichnungs-, Belegerteilungs- und Registrierkassenpflicht

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1 TAXNEWS STEUERREFORM 2015/16: Einzelaufzeichnungs-, Belegerteilungs- und Registrierkassenpflicht 1. Bisherige Regelung für Barumsätze Bis zum in Kraft treten der Steuerreform 2015/2016 kommt die Barbewegungsverordnung zur Anwendung. Diese sieht keine Belegerteilungspflicht oder Registrierkassenpflicht vor, sondern verlangt nur, dass alle Umsätze einzeln und in ihrer Entstehung sowie Abwicklung nachvollziehbar aufgezeichnet werden. Umsätze können dabei auch mit einer Strich-Liste dokumentiert werden eine Verpflichtung zur Verwendung einer Registrierkasse besteht nicht. Unternehmer, deren Jahresumsatz EUR ,- nicht überschreiten, und solche, die Umsätze im Freien tätigen, können ihren Umsatz mittels Kassensturz ermitteln (vereinfachte Losungsermittlung). 2. Änderungen durch die Steuerreform 2015/ Einzelaufzeichnungspflicht Ab unterliegen alle Unternehmen sowie Personen, die Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung erzielen, unabhängig von Umsatz oder Buchführungspflicht (somit auch Einnahmen-Ausgaben-Rechner), der Einzelaufzeichnungspflicht. Die Einzelaufzeichnung erfolgt, wenn Registrierkassenpflicht besteht, mittels Registrierkassen, sonst mittels Rechnung isd UStG oder Beleg isd Belegerteilungspflicht. (Ein zulässiger händischer Beleg wäre z.b. ein Kassenblock mit fortlaufender Nummer.) 2.2 Registrierkassenpflicht a.) Voraussetzungen für die Registrierkassenpflicht Gem. 131b Abs 1 BAO haben Betriebe mit Barumsätzen über EUR 7.500,- und einem Jahresumsatz über EUR ,- Barumsätze verpflichtend mittels elektronischer Registrierkasse vorzunehmen.

2 Unter den Begriff Barumsätze fallen sowohl Barzahlungen als auch Zahlungen mittels Bankomat- oder Kreditkarte, Gutscheine, Bons oder Geschenkmünzen. Keine Barumsätze sind Zahlungen mittels E-Banking und Erlagscheinen. Unter Registrierkasse versteht man jedes elektronische Aufzeichnungssystem, das zur Losungsermittlung und Dokumentation einzelner Bareinnahmen eingesetzt wird. Als Registrierkasse können auch serverbasierte Aufzeichnungssysteme, Waagen und Taxameter mit Kassenfunktion dienen. b.) Beginn und Ende der Registrierkassenpflicht Die Verpflichtung zur Verwendung der Registrierkasse beginnt im 4. Monat nach Ablauf des Umsatzsteuervoranmeldungszeitraumes, in dem die Umsatzgrenzen erstmals überschritten werden, frühestens jedoch mit Die Verpflichtung gilt somit bereits ab , wenn die Grenzen per überschritten werden und der Voranmeldungszeitraum ein Monat umfasst. Überschreitet ein Betrieb mit quartalsweisen Umsatzsteuervoranmeldungen die Umsatzgrenzen z.b. im November 2015, ist er ab zur Verwendung einer Registrierkasse verpflichtet. Die Verpflichtung zur Verwendung einer Registrierkasse erlischt mit Beginn des Folgejahres, wenn aufgrund besonderer Umstände absehbar ist, dass die Grenzen auch künftig nicht wieder überschritten werden. Die Registrierkasse muss den Vorgaben der Kassenrichtlinie 2012 entsprechen. Ab muss die Registrierkasse zusätzlich mit einer technischen Sicherheitseinrichtung versehen sein, die im Datenerfassungsprotokoll gespeicherte Einzelumsätze mit einer kryptographischen Signatur sichert. Diese ist über FinanzOnline zu registrieren und erhält eine Kassenidentifikationsnummer. (Details werden in der Registrierkassensicherheitsverordnung näher geregelt, welche derzeit im Entwurf vorliegt.) Alte Kassen können weiterhin verwendet werden, wenn sie entsprechend umgerüstet werden. Für Unternehmen mit einem geschlossenen Gesamtsystem und einer hohen Anzahl an Registrierkassen (mehr als 30) wird in der im Entwurf vorliegenden Verordnung die Anerkennung von Sicherheitssystemen ohne Signaturerstellungseinheit vorgesehen. Hierbei hat auf Antrag des Unternehmers das für die Erhebung der Umsatzsteuer zuständige Finanzamt mit Feststellungsbescheid die Manipulationssicherheit des geschlossenen Gesamtsystems zu bestätigen. Dem Antrag ist ein Gutachten eines gerichtlich beeideten Sachverständigen anzuschließen, in dem das Vorliegen der Manipulationssicherheit bescheinigt wird.

3 c.) Förderung der Anschaffung von Registrierkassen Bei einer Anschaffung bzw. Umrüstung vor dem können die entsprechenden Kosten in voller Höhe als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Zusätzlich kann im Zuge der Steuererklärung auch eine steuerfreie Prämie von EUR 200,- pro Erfassungseinheit geltend gemacht werden (bei elektronischen Kassensystemen zumindest EUR 200,- pro Kassensystem bzw maximal EUR 30,- pro Erfassungseinheit). 2.3 Belegerteilungspflicht a.) Belegerteilungspflicht bei Barzahlung Zukünftig haben Unternehmer gem. 132a BAO bei Barzahlung einen Beleg zu erteilen. Als Beleg gilt auch ein entsprechender elektronischer Beleg, welcher unmittelbar nach erfolgter Zahlung verfügbar ist. Die Belege müssen folgenden Mindestinhalt aufweisen: die eindeutige Bezeichnung des liefernden oder leistenden Unternehmers bzw. desjenigen, der an Stelle des Unternehmers einen Beleg erteilen kann; eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalles einmalig vergeben wird; den Tag der Belegausstellung (somit Tag/Monat/Jahr); die Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und Umfang der sonstigen Leistungen; den Betrag der Barzahlung, wobei es ausreichend ist, dass dieser Betrag aufgrund der Belegangaben rechnerisch ermittelbar ist. Die Belege sind vom Empfänger entgegenzunehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitzunehmen. b.) Zusätzliche Belegangabe bei Vorliegen der Registrierkassenpflicht Bei Vorliegen der Registrierkassenpflicht hat der Beleg noch folgende zusätzliche Angaben zu enthalten: Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit der Belegausstellung, Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt sowie Inhalt des maschinenlesbaren Codes (QR-Code). Trainings- oder Stornobuchungen sind ausdrücklich als solche zu bezeichnen. Die neue Belegerteilungspflicht gem 132a BAO berührt nicht die gem 11 UStG bestehende Pflicht zur Ausstellung von Rechnungen. Um eine doppelte Belegerteilung zu vermeiden, empfiehlt sich daher, dass die Belege die in 132a BAO und 11 UStG geforderten Angaben enthalten.

4 c.) Aufbewahrungs- und Inkrafttretensbestimmung Vom Beleg ist eine Durchschrift oder im selben Arbeitsgang mit der Belegerstellung eine Zweitschrift anzufertigen und aufzubewahren. Die Belegerteilungspflicht tritt mit in Kraft, die Regelung betreffend zusätzlicher Angaben auf Belegen, bei Zutreffen der Registrierkassenpflicht mit Erleichterungen zur Belegerteilungspflicht und Registrierkassenpflicht Mit der Barumsatzverordnung 2015 werden Erleichterungen bezüglich Belegerteilungspflicht und Registrierkassenpflicht geschaffen. a.) Kalte Händeregelung Die bestehende Erleichterung vereinfachte Losungsermittlung mittels Rückrechnung (Kassasturz) gilt künftig nur mehr für Unternehmer mit einem Jahresumsatz unter EUR ,-, die ihre Umsätze von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten, jedoch nicht in oder in Verbindung mit festen umschlossenen Räumlichkeiten tätigen (zb Maronibrater, Eisverkäufer, etc ). Für derartige Unternehmen besteht künftig auch keine Belegerteilungspflicht. b.) Gemeinnützige Körperschaften und kleine Vereinsfeste Dasselbe gilt für unentbehrliche Hilfsbetriebe gem. 45 Abs 2 BAO von gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Körperschaften (Sportveranstaltungen eines Sportvereins, Ausstellungen eines Kunstfördervereins und Theateraufführungen eines Theatervereins). Bei entbehrlichen Hilfsbetrieben gem. 45 Abs 1 BAO kann diese Begünstigung nur unter folgenden Voraussetzungen in Anspruch genommen werden: Es handelt sich um Umsätze im Rahmen von geselligen Veranstaltungen, die einen Zeitraum von insgesamt 48 Stunden im Kalenderjahr nicht übersteigen. Die Organisation der Veranstaltung sowie die Verpflegung bei der Veranstaltung wird durch Mitglieder der Körperschaft oder deren nahe Angehörige durchgeführt bzw. bereitgestellt. Bei Auftritten von Musikgruppen oder anderen Künstlern werden nicht mehr als EUR 1.000,- pro Stunde für die Unterhaltungsdarbietung verrechnet. Darunter fallen etwa Umsätze auf Pfarr- oder Feuerwehrfesten. c.) Mobile Berufe Auch für mobile Berufe (beispielsweise Masseure, Friseure, Tierärzte, etc.), bei denen die Leistungen vor Ort beim Kunden erbracht werden und die nicht unter die kalte

5 Händeregelung fallen, werden bei Vorliegen der Registrierkassenpflicht Erleichterungen geschaffen. Die Erfassung der Einzelumsätze außerhalb des Betriebsortes darf (ohne unnötigen Aufschub) bei Rückkehr an den Betriebsort erfolgen, wenn dem Leistungsempfänger ein entsprechender Beleg ausgestellt wird und hiervon eine Durchschrift aufbewahrt wird. Die nachträgliche Erfassung der Umsätze in der Registrierkasse hat einzeln und nicht als einheitlicher Sammelumsatz zu erfolgen. d.) Onlineshops und Warenausgabeautomaten Des Weiteren gibt es noch Erleichterungen bzw. Sonderregelungen für Onlineshops und Warenausgabeautomaten. 2.5 Konsequenzen bei Nichteinhaltung Die Nichtverwendung von vor Manipulation gesicherten Registrierkassen und die Nichtausfolgung eines Beleges stellen eine Finanzordnungswidrigkeit ( 51 FinStrG) dar, bei der Geldstrafen bis zu EUR 5.000,- drohen. Wird trotz Vorliegen der Registrierkassenpflicht keine Registrierkasse genutzt oder wenn diese nicht über die erforderliche Sicherheitseinrichtung verfügt, führt dies darüber hinaus zum Verlust der Vermutung der sachlichen Richtigkeit der geführten Bücher und Aufzeichnungen ( 163 BAO), was zu einer Schätzung der Besteuerungsgrundlagen nach 184 BAO durch die Abgabenbehörde führen kann. Nach den Erläuterungen zum Steuerreformgesetz 2015/2016 liegt der systematischen Manipulation einer automationsunterstützten Datenverarbeitung zu Hinterziehungszwecken ein Unrechtsgehalt zugrunde, der jenem der Verwendung von gefälschten Urkunden oder Beweismitteln entspricht. Daher stellt dieser Tatbestand einen Abgabenbetrug dar ( 39 Abs 1 lit c FinStrG).