ELStAM-Mitarbeiterinformation. Stufe 1

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1 ELStAM-Mitarbeiterinformation Stufe 1

2 Beantragen Sie jetzt Ihre Steuer-Freibeträge für das Jahr 2013! Im Jahr 2013 wird ein neues elektronisches Meldeverfahren eingeführt. Damit endet die Weiterverwendung der Freibeträge, so wie sie auf der Lohnsteuerkarte 2010 eingetragen waren. Liebe Mitarbeiterinnen, liebe Mitarbeiter, die elektronische Lohnsteuerkarte geht ab Januar 2013 an den Start. Ab diesem Zeitpunkt können alle Arbeitgeber in das neue Verfahren einsteigen und die Besteuerungsmerkmale (z.b. Steuerklasse, die Zahl der Kinderfreibeträge, die Konfession, ) ihrer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer für die Lohn- und Gehaltsabrechnung abrufen. Diese neue elektronisch bereitgestellte Lohnsteuerkarte, wird auch ELStAM genannt: "Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale" Mit der Umstellung müssen die bisher in der Übergangszeit 2011/12 automatisch übertragenen Freibeträge für den Lohnsteuerabzug wieder neu beantragt werden. Bitte beachten Sie, dass Sie vor der Umstellung auf die elektronische Lohnsteuerkarte in unserem Unternehmen Ihre vorhandenen Freibeträge unbedingt wieder beantragen müssen. Ansonsten kann es Auswirkungen auf Ihren Nettolohn haben. Anträge zur Berücksichtigung eines Freibetrages, beispielsweise für Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte oder von volljährigen Kindern, können Sie ab Oktober 2012 bei Ihrem zuständigen Finanzamt stellen. Pauschbeträge für behinderte Menschen und Hinterbliebene, die bereits über das Jahr 2012 hinaus gewährt wurden, behalten weiterhin ihre Gültigkeit. Um lange Wartezeiten auf Ihrem Finanzamt zu vermeiden, bietet es sich an, den Antrag auf Lohnsteuerermäßigung 2013 aus dem Internet herunter zu laden ( und auf dem Postweg zu übersenden. Sie können sich im Internet unter im Bereich Arbeitnehmer / elektronische Lohnsteuerkarte weiter über die elektronische Lohnsteuerkarte informieren. Mit freundlichen Grüßen Ihr Personalbüro

3 ELStAM-Mitarbeiterinformation Stufe 2

4 Arbeitnehmer-Information zum Einstieg der [NAME DER FIRMA] in das ELStAM-Verfahren Liebe Mitarbeiterinnen, liebe Mitarbeiter, die Lohnsteuerkarte aus Pappe wird ab Januar 2013 mit der Einführung der ELStAM durch ein elektronisches Verfahren ersetzt. Bei den ELStAM (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) handelt es sich um all die Angaben, die bisher auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte eingetragen waren (z.b. Steuerklasse, die Zahl der Kinderfreibeträge, die Konfession, usw.). Der Gesetzgeber erlaubt den Arbeitgebern selbst zu bestimmen, wann die Umstellung auf dieses elektronische Verfahren im Jahr 2013 erfolgt. NAME DER FIRMA wird ab TT.MM am elektronischen Verfahren teilnehmen. Ab diesem Zeitpunkt werden die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Daten für Ihren Lohnsteuerabzug zugrunde gelegt und für die Lohn- und Gehaltsabrechnung herangezogen. Die Ausweisung der Besteuerungsmerkmale erfolgt wie gewohnt auf Ihrer Verdienstabrechnung. Bitte beachten Sie: Die Frei und Hinzurechnungsbeträge, die bisher auf der Lohnsteuerkarte eingetragen waren, verlieren mit der Umstellung auf das elektronische Verfahren ihre Gültigkeit und müssen für das Jahr 2013 grundsätzlich neu beantragt werden! Weitere Informationen sowie Hinweise zum Datenschutz finden Sie im Internet unter: Mit freundlichen Grüßen Ihr Personalbüro

5 ELStAM-Mitarbeiterinformation Stufe 3

6 Informationsschreiben für die Arbeitnehmer zusammen mit der ersten Lohn- und Gehaltsabrechnung Liebe Mitarbeiterinnen, liebe Mitarbeiter, dieser Verdienstabrechnung liegen erstmals Ihre Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) zugrunde. Wenn Ihre Lohnsteuerabzugsmerkmale (Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Freibetrag, Hinzurechnungsbetrag, Religionsmerkmal, Faktor) von der vorherigen Verdienstabrechnung abweichen, obwohl es keine Änderung Ihrer persönlichen Lebensverhältnisse gab (z.b. Eheschließung, Scheidung, Geburt eines Kindes), wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung. Im Folgenden haben wir eine Liste zusammengestellt, die erste Fragen, die beim Prüfen der Verdienstabrechnung aufkommen können, im Vorfeld beantworten soll. Sie beschreibt mögliche Abweichungen und Lösungsvorschläge um diese zu beheben: Mögliche Abweichung Mögliche Ursache Lösungsvorschlag Abweichender Freibetrag Freibetrag für 2013 wurde nicht beim Finanzamt beantragt Der Freibetrag ist beim zuständigen Finanzamt erneut zu beantragen Abweichende Steuerklasse a) Nach Heirat wurde weiterhin Klärung durch das zuständige Abweichende Kirchensteuer Abweichende Anzahl der Kinderfreibeträge Steuerklasse I zugrunde gelegt b) Der persönliche Familienstand hat sich vor dem z.b. durch Trennung oder Scheidung geändert c) Der Ehegatte ist vor dem verstorben d) Steuerklasse II ist in ELStAM entfallen, weil z.b. ein Kind vor dem volljährig geworden ist e) Bei Ehegatten wurde statt der bisherigen Steuerklassenkombination III/V die Steuerklasse IV in ELStAM zugrunde gelegt Unstimmigkeiten beim Kirchensteuerabzug Kind ist vor dem volljährig geworden Finanzamt erforderlich ab dem Jahr 2013 gilt grundsätzlich Steuerklasse I ab dem Jahr 2013 gilt grundsätzlich Steuerklasse I Der Antrag ist beim zuständigen Finanzamt zu stellen, wenn die Voraussetzungen weiterhin vorliegen Klärung durch das zuständige Finanzamt erforderlich Klärung durch das zuständige Finanzamt erforderlich Die weitere Berücksichtigung (z.b. wegen Ausbildung) ist beim zuständigen Finanzamt zu beantragen

7 Die oben beschriebenen Abweichungen können ausschließlich durch das Finanzamt behoben werden. Da die Finanzämter sich auf viele Rückfragen zu ELStAM wappnen, empfiehlt es sich einen Antrag auf Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale zur Vermeidung von Wartezeiten zur Beschleunigung des Verfahrens schriftlich beim Finanzamt einzureichen. Einen Vordruck finden Sie im Internet unter bfinv.de im Bereich <Formularcenter / Steuerformulare / Lohnsteuer> sowie in Ihrem Finanzamt. Alternativ hält die Personalabteilung eine begrenzte Zahl an Vordrucken zur die Änderung der ELStAM für Arbeitnehmer ohne Internetzugang bereit. Informieren Sie sich auch im Internet über ELStAM unter: Mit freundlichen Grüßen Ihr Personalbüro

8 ELStAM-Mitarbeiterinformation Hinweise zur Nutzung der ELStAM-Info für Arbeitgeber

9 ELStAM-Information Variante A Ab Januar 2013 ist es möglich die Besteuerungsmerkmale der Arbeitnehmer elektronisch abzurufen. Im Jahr der Einführung dürfen Arbeitgeber selbst über den Eintritt in das Verfahren zu entscheiden. Damit auch die Arbeitnehmer einschätzen können, was auf sie zukommt, müssen die Arbeitgeber die wichtigsten Informationen strukturiert aufbereitet anbieten. Die Arbeitgeber sollen Ihre Arbeitnehmer zeitnah von dem Zeitpunkt, ab dem die ELStAM erstmalig angewendet werden, in Kenntnis setzen (s. ELStAM-Startschreiben vom ). Das Kommunikationsprojekt zur Einführung der ELStAM hat zu diesem Zweck drei Musterschreiben erstellt. Wir haben auf Basis dieser Vorlagen 3 Musteranschreiben entwickelt, für deren Bereitstellung wir folgende Strategie empfehlen: Stufe 1 Freibeträge, Freibeträge, Freibeträge Name des Dokuments ELStAM_Info_Stufe1.doc Zweck Dieses Dokument informiert Ihre Arbeitnehmer allgemein darüber, dass es im Jahr 2013 ein neues elektronisches Verfahren zur Abfrage der bisherigen Lohnsteuerkartendaten geben wird. Weiterhin und das ist die Kernbotschaft wird beschrieben, dass die bisher automatisch übernommenen Freibeträge auf jeden Fall neu zu beantragen sind. Wir empfehlen dieses Schreiben unmittelbar zu verwenden. Stufe 2 Mitteilung des Startzeitpunkts und Freibeträge! Name des Dokuments ELStAM_Info_Stufe2.doc Zweck Nutzen Sie dieses Dokument, um Ihre Arbeitnehmer über den Zeitpunkt zu informieren, ab Ihr Unternehmen ELStAM verwenden wird. Hier wird noch einmal auf die zu beantragenden Steuer- Freibeträge Bezug genommen. Wir empfehlen dieses Schreiben ca. einen Monat vor Eintritt in das ELStAM-Verfahren zu verwenden. Stufe 3 Hinweise zur Problembeseitigung Name des Dokuments ELStAM_Info_Stufe3.doc

10 Zweck Dieses Dokument soll Ihre Arbeitnehmer beim Prüfen der ersten Verdienstabrechnung mit den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen unterstützen. Neben einer Tabelle, die häufige Abweichungen aus dem Pilotverfahren enthält, werden Hinweise zur Lösung von Problemen gegeben. Wir empfehlen dieses Schreiben zusammen mit der Verdienstabrechnung auszuhändigen. Abschließende Hinweise Passen Sie diese Schreiben unbedingt nach Ihren Anforderungen und Wünschen an! Von einer direkten Weiterverwendung wird abgeraten, weil das Dokument Platzhaltern für Ihren Firmennamen enthält. Tipp: Verwenden Sie diese Schreiben am besten im Rahmen Ihrer jeweiligen unternehmensspezifischen Kommunikationswege (z. B. Intranet, Anlage zur Verdienstabrechnung, Schwarzes Brett, )

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