Familienleistungen. Auf neuen Wegen in die Zukunft effizient aus einer Hand ZAHLEN. DATEN. FAKTEN

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1 Familienleistungen Auf neuen Wegen in die Zukunft effizient aus einer Hand ZAHLEN. DATEN. FAKTEN Auftragsbericht 2009

2 INHALT Vorwort 2 1. DIE EREIGNISSE DES JAHRES DIE ZIELE DER ORGANISATION FÜHRUNG UND STEUERUNG DER FAMILIENKASSEN DIE BESCHÄFTIGTEN DER FAMILIENKASSEN DIE LEISTUNG KINDERGELD DIE LEISTUNG KINDERZUSCHLAG RECHTSSCHUTZ UND ORDNUNG IT-PROJEKTE IN DER FAMILIENKASSE NATIONALE ZUSAMMENARBEIT INTERNATIONALE ZUSAMMENARBEIT 38 ANHANG: UNSERE DIENSTSTELLEN 40 1

3 VORWORT Nürnberg, im April 2010 Sehr geehrte Leserinnen und Leser, das Jahr 2009 war insbesondere durch die globale Krise der Finanzmärkte geprägt. Auf die gesellschaftlichen Auswirkungen dieser Krise hat die Bundesregierung mit umfangreichen finanz- und auch familienpolitischen Entscheidungen reagiert. Bereits zum 1. Januar 2009 sind für Familien mit Kindern das Kindergeld und der Kinderfreibetrag erhöht worden. Die im Rahmen des Konjunkturpaketes II: Gesetz zur Sicherung von Beschäftigung und Stabilität in Deutschland beschlossenen Maßnahmen dienten dazu, gering verdienende Familien mit Kindern zu entlasten. Ab April 2009 zahlte die Familienkasse die einmalige Leistung Kinderbonus aus. Im August 2009 erhielten die Bezieher von Kinderzuschlag mit schulpflichtigen Kindern im Zuge des Bürgerentlastungsgesetzes das so genannte Schulstarterpaket, eine Leistung in Höhe von 100 Euro je Kalenderjahr. Aufgrund ihrer eingespielten Organisationsstruktur konnte die Familienkasse der Bundesagentur für Arbeit diese zusätzlichen Aufgaben erfolgreich umsetzen. Die Bundesregierung behält den familienpolitischen Kurs bei. Unser Aufgabenspektrum bleibt somit, unabhängig von der organisatorischen Anbindung der Familienkasse, auch zukünftig erhalten. Seit August 2009 können unsere Kunden mit der ersten Stufe des Programms Kindergeld Online (KinO) Kindergeldanträge über das Internet ausfüllen. Damit ist es der Familienkasse der BA möglich, ihre Dienstleistungen serviceorientierter zu erbringen. Der Einsatz moderner Medien reduziert Fehleranfälligkeiten und sorgt für eine effektivere Aufgabenerledigung. Dabei sind die Einhaltung des Steuergeheimnisses und die Bestimmungen des Datenschutzes für uns bindend. Routineprüfungen durch den Bundesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit bei der Familienkasse haben dies bewiesen. 2

4 Durch die Inbetriebnahme eines weiteren Service Centers am Standort Osnabrück verbesserten wir für unsere Kunden unsere Ansprechbarkeit. Schließlich dient der im Jahr 2009 eingeführte Leistungs- und Entwicklungsdialog für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dazu, interne Potenziale zu erkennen und Leistungsträger adäquat zu fördern. Die Familienkasse erhält hiermit die Möglichkeit, ihre qualitativ anspruchsvolle Arbeit zu sichern und ihre Dienstleistung auch in Zukunft kompetent und wirksam zu erbringen. Mit freundlichen Grüßen Bernhard Faß Leiter der BA-Familienkasse 3

5 1. DIE EREIGNISSE DES JAHRES 2009 Geschäftsverlauf 2009 Im Geschäftsjahr 2009 haben gesetzliche Aufträge die Arbeit der Familienkasse wiederum nachhaltig beeinflusst. Bereits zum 1. Januar 2009 wurde die Erhöhung des Kindergelds um 10 Euro für das erste und zweite Kind sowie um 16 Euro ab dem dritten Kind wirksam. Ebenfalls ab Januar stieg aufgrund der gesetzlichen Änderungen bei den Leistungen zum Wohngeld die Nachfrage nach Kinderzuschlag bei den Familienkassen deutlich an. Ab 1. April wurde die von der Bundesregierung im Rahmen des Konjunkturpaketes II beschlossene einmalige Leistung Kinderbonus ausgezahlt. Ab August 2009 wurde durch die Familienkasse erstmalig die mit dem Bürgerentlastungsgesetz eingeführte Leistung für die Bezieher von Kinderzuschlag mit schulpflichtigen Kindern bewilligt. Diese gesetzlichen Neuerungen führten zu Einkommensverbesserungen und entlasteten vor allem Familien mit Kindern im Niedriglohnbereich. Im November 2009 beschloss die Bundesregierung mit dem Wachstumsbeschleunigungsgesetz eine weitere Erhöhung des Kindergelds um 20 Euro je Kind sowie eine Erhöhung des Kinderfreibetrags von derzeit 6024 Euro auf 7008 Euro. Auch wurden die berücksichtigungsfähigen Abzüge erhöht. So kann Kindergeld über das 18. Lebensjahr hinaus gezahlt werden, wenn das Einkommen der Kinder den Jahresgrenzbetrag in Höhe von 8004 Euro (bis 2009: 7680 Euro) nicht übersteigt. Wie bisher fanden zum Abschluss der Zielvereinbarungen 2009 und zur Zielnachhaltung 2008 von der 5. bis zur 8. Kalenderwoche die regelmäßigen Regionalkonferenzen an den Standorten Regenstauf, Münster und Schwerin statt. Im September des Jahres führte der Bundesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit bei der Familienkasse der BA in Potsdam eine routinemäßige Prüfung durch. Für die Familienkasse sind die Einhaltung des Steuergeheimnisses und des Datenschutzes wichtige Bestandteile im täglichen Arbeitsablauf. Der abschließende Prüfbericht des Bundesbeauftragten bestätigt den korrekten Umgang und das Verfahren der Familienkasse in Bezug auf datenschutzrelevante Fragen. Die Personalentwicklung konnte mit der Einführung des Leistungs- und Entwicklungsdialogs für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Jahr 2009 aktiv fortgeführt werden. Der Dialog erstreckte sich in einem kontinuierlichen Prozess über das gesamte Geschäftsjahr. Hierbei ermöglichte der regelmäßige Austausch zwischen Beschäftigten und Führungskräften, Mitarbeiterpotenziale besser als bisher erkennen zu können, um Leistungsträger zielgerichteter und adäquater zu fördern. Wie beim Leistungs- und Entwicklungsdialog für Führungskräfte steht auch bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Dialog über Ziele, Ergebnisse, Leistungen, persönliche 4

6 Kompetenzen und individuelle Weiterentwicklung im Zentrum der Personalführung. Im Rahmen des jährlich wiederkehrenden Führungskräfte-Feedbacks konnten die Beschäftigten der Familienkasse im November 2009 erneut ihre Führungskräfte beurteilen. Die Familienkasse der BA erhielt im Jahr 2009 im Rahmen des Personalhaushalts 1584 Monatskräfte für zusätzliche Beschäftigungsmöglichkeiten sowie 864 Monatskräfte zur Unterstützung der Einführung des Kinderbonus zugeteilt. In diesem Zusammenhang konnten insbesondere Ressourcen für Auszubildende in den Familienkassen genutzt werden. Die halbjährlich stattfindenden Personalversammlungen sind ein fester Bestandteil im Meinungsaustausch zwischen den Beschäftigten der Familienkasse und der Leitung geworden. Die Beschäftigten erhielten damit die Möglichkeit, sich umfassend über die Geschäftspolitik zu informieren sowie Fragen und Meinungen persönlich vorzutragen. Nach wie vor beeinflussten Flächenoptimierungsmaßnahmen zur wirtschaftlicheren Nutzung von Liegenschaften im Jahr 2009 die Arbeitsabläufe der Familienkasse und wirkten sich auf die Bearbeitungsstände im gesamten Bundesgebiet aus. In vielen Fällen musste zwischen den beteiligten Stellen eine Kompromisslösung hinsichtlich wirtschaftlicher Ressourcenplanung und der dabei konkurrierenden, fachlichen Aufgabenerfüllung der Familienkasse gefunden werden. Die bereits bekannten und bewährten Maßnahmen wie Task-Force, Werkzeugkoffer oder das 2-Augenprinzip bieten Hilfestellung, um die Auswirkungen der durch die Flächenoptimierung eingeschränkten Ressourcen auf die Bearbeitungsstände der Familienkasse zu mildern und somit die Anliegen der Kunden zügig bearbeiten zu können. 5

7 WICHTIGE EREIGNISSE IM GESCHÄFTSJAHR BIS 8. KW 2009 Regionalkonferenzen zum Abschluss der Zielvereinbarungen 2009 und zur Zielnachhaltung 2008 in Schwerin, Regenstauf und Münster AB APRIL 2009 Auszahlung des Kinderbonus 04. JUNI 2009 Personalversammlung in der Stadthalle Kassel FEBRUAR APRIL JUNI JANUAR MÄRZ MAI 01. JANUAR 2009 gesetzliche Änderungen Erhöhung des Kinder gelds Änderungen beim Wohngeld 5. KW 2009 Regionalkonferenzen zum Abschluss der Zielvereinbarungen 2009 und zur Zielnachhaltung 2008 in Regenstauf 1. QUARTAL 2009 Leistungs- und Entwicklungsdialog Mitarbeiter 06. MÄRZ 2009 Konjunkturpaket II : Gesetz zur Sicherung von Beschäfti gung und Stabilität in Deutschland - gesetzliche Regelung zum Kinderbonus und zum Schulstarterpaket 26. BIS 28. MAI 2009 Teamleiterworkshop in Schwerin 6

8 AUGUST 2009 Auszahlung Schulstarterpaket 05. AUGUST 2009 Eröffnung 7. Service Center Familienkasse in Osnabrück 30. NOVEMBER DEZEMBER 2009 Gemeinsame Besprechung mit BMF, BMFSFJ und BZSt AUGUST OKTOBER DEZEMBER JULI SEPTEMBER NOVEMBER 01. JULI 2009 Flächeneinführung KinO SEPTEMBER 2009 Verbindungsstellenbesprechung mit der Republik Polen in Nürnberg 22. SEPTEMBER 2009 Prüfung der Familienkasse Potsdam durch den Bundes beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit AB SEPTEMBER 2009 Beginn der ERP-Schulungen für Mitarbeiter der Familienkasse 16. NOVEMBER 2009 Personalversammlung in der Stadthalle Kassel NOVEMBER 2009 Führungskräfte-Feedback 7

9 ZAHLEN IM ÜBERBLICK Vergleich der Kindergeldberechtigten und Kinder 2008 und 2009 Stand jeweils Zahlmonat Dezember Berechtigte, an die Kindergeld und ggf. Kinderzuschlag gezahlt wurde absolut in in % absolut in in % insgesamt , ,00 nach Staatsangehörigkeit deutsch , ,97 ausländisch , ,03 nach Anspruchsgrundlage EStG , ,68 BKGG , ,32 Kinder insgesamt , ,00 nach Staatsangehörigekeit deutsch , ,24 ausländisch , ,76 nach Anspruchsgrundlage EStG , ,68 BKGG , ,32 nach Wohnsitz in Deutschland , ,35 in anderem EU-/EWR-Staat , ,61 in Abkommensstaaten (Bosnien-Herzegowina, Montenegro, Serbien und Türkei) , ,03 in anderen Staaten , ,01 nach Ordnungszahl 1. Kind , ,35 2. Kind , ,45 3. Kind , ,55 weitere Kinder , ,64 8

10 Vergleich der Zahlungen für Kindergeld, Kinderzuschlag und Verwaltungskosten Stand Gesamtjahr Zahlungen absolut in in % absolut in in % insgesamt ,54 100, ,07 100,00 davon Kindergeld ,79 98, ,07 99,49 nach EStG ,76 98, ,62 99,18 nach BKGG ,03 0, ,45 0,31 davon Kinderzuschlag ,75 1, ,00 0,51 bei deutscher Staatsangehörigkeit zusammen: ,27 85, ,90 85,96 Kindergeld ,52 84, ,90 99,59 Kinderzuschlag ,75 0, ,00 0,41 bei ausländischer Staatsangehörigkeit zusammen: ,27 14, ,17 14,04 Kindergeld ,27 13, ,17 98,90 Kinderzuschlag ,00 0, ,00 1,10 Verwaltungskosten insgesamt ,50 2 je Berechtigtem 27,70 25,26 1 Haushaltsansatz im Haushaltsplan der BA für Tatsächliche Verwaltungskosten 9

11 2. DIE ZIELE DER ORGANISATION Geschäftspolitische Ziele Die übergeordneten geschäftspolitischen Ziele des Vorjahres bleiben nach dem Vorstandsbrief 07/2009 auch für das kommende Jahr bestehen. Sie geben weiterhin die grundsätzliche Ausrichtung der BA vor und dienen zugleich als Klammer für die einzelnen strategischen Geschäftsfelder. Die vier übergeordneten geschäftspolitischen Ziele gelten weiterhin. Beratung und Integration nachhaltig verbessern Wirkungsorientiert und wirtschaftlich arbeiten Mitarbeiter motivieren und Potenziale erkennen und ausschöpfen Hohe Kundenzufriedenheit erzielen Sowohl die Rahmenvorgaben des Vorstandes als auch die Gedanken des Leitbilds der BA sind auch für die Familienkasse verbindlich. In Zeiten knapper werdender finanzieller Ressourcen ist der Grundsatz wirtschaftlichen Verwaltungshandelns besonders bedeutsam. Darüber hinaus gewinnt die Mitarbeiterorientierung als geschäftspolitisches Ziel in der Zielvereinbarung der Führungskräfte an Bedeutung. Die Führungsleistung im Umgang mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wird stärker in den Fokus der Zielvereinbarung gerückt. 10

12 Wo wir sind und was wir wollen Die Maßnahmen zur Stärkung der Familienkasse im Hinblick auf die fachlichen Kompetenzen sowie zur Erreichung eines guten Bearbeitungsstandes wurden im Jahr 2009 fortgesetzt. Für die Weiterentwicklung der bestehenden Organisation fanden für mehrere Bereiche konzeptionelle Vorüberlegungen und Untersuchungen statt. Im Einzelnen betraf dies die Zusammenlegung der Rechtsbehelfsstellen sowie die Trennung der Aufgaben Kindergeld und Kinderzuschlag. Die Umsetzung dieser konzeptionellen Überlegungen bildet einen Schwerpunkt im kommenden Jahr. Die Familienkasse wird sich weiterhin als effizientester Dienstleister für staatliche Familienleistungen aus einer Hand und als Berater für politische Entscheidungsprozesse präsentieren. Mit der Übernahme der Familienkasse für die Beschäftigten der Bundesagentur für Arbeit wollen wir den Beweis führen, dass das Bereitstellen von Familienleistungen für den Öffentlichen Dienst in einer schlanken, bundeseinheitlichen Organisation nicht nur wirksam, sondern aus Wirtschaftlichkeitserwägungen und im Rahmen des Bürokratieabbaus auch kostengünstig gebündelt werden kann. Mit dem intensiven Einsatz moderner Techniken stärken wir unsere Serviceorientierung und sorgen somit für mehr Nähe und Transparenz in der Öffentlichkeit. Geeignete Führungsinstrumentarien unterstützen uns dabei, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen. Eine damit einhergehende positive Arbeitshaltung wird ebenfalls zu mehr Kundenzufriedenheit beitragen. 11

13 Kontinuierlicher Verbesserungsprozess Kommunikation und Koordination Die Familienkassen haben ihre Öffentlichkeitsarbeit im Jahr 2009 weiter ausgebaut. Im Vordergrund stand dabei, mit erhöhter Transparenz die Pressestellen der BA über die Besonderheiten der Familienkasse zu informieren und so die Zusammenarbeit für die Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit zu verbessern. Die Teilnahme der Leitung an den Dienstbesprechungen der Pressesprecher der Agenturen für Arbeit bei den Regionaldirektionen unterstreicht die Bedeutung der Pressearbeit für die Familienkasse. Nach den bereits im Jahr 2008 stattgefundenen Schulungen der Koordinatoren der Familienkasse wurden zum Jahresende 2009 die Leiterinnen und Leiter der örtlichen Familienkassen in den Grundlagen der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit an den Standorten Celle, Dortmund, Göttingen, Potsdam und Nürnberg geschult. Durch eine stärkere Präsenz der Familienkasse in den Medien bringen wir zum Ausdruck, dass uns unsere Kunden wichtig sind. Zugleich möchten wir in der Öffentlichkeit werben und mehr Transparenz herstellen. Damit schlagen wir eine kommunikative Brücke zwischen der Familienkasse und unseren Kunden und können somit das Bild der Familienkasse in der Öffentlichkeit eindeutig platzieren. Die Familienkasse hat sich auch im Jahr 2009 über unterschiedliche Medien präsentiert. Neuerungen wie die Einführung des Programms Kindergeld Online (KinO) oder die Auswirkungen der gesetzlichen Änderungen beim Kindergeld oder Kinderzuschlag sind insbesondere über Printmedien an die Kunden herangetragen worden. Darüber hinaus haben wir die Pressesprecher der Agenturen für Arbeit bei Radio- und Fernsehinterviews mit unserem Sachverstand unterstützt. 12

14 Mitarbeiterbefragung Meine Arbeitswelt Die Erfahrungen aus der Mitarbeiterbefragung Meine Arbeitswelt (MAW) bei den Familienkassen und Service Center der Familienkassen werden stetig nachgehalten. Die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung bilden nach wie vor den Ausgangspunkt, um die Entwicklung der Geschäftsziele zu verfolgen. Gegenüber dem Vorjahr ist eine Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit erkennbar. Die Entwicklung bei den örtlichen Familienkassen wurde wie bereits im Vorjahr im Hinblick auf die Entwicklung der vier Kernaspekte der Mitarbeiterzufriedenheit nachgehalten und abgefragt. Diese beinhalten die Zusammenarbeit, Zielausrichtung, Entwicklung und Gegenleistung. So äußerten sich im Zuge der MAW-Nachhaltung ca. 49 % der Familienkassen positiv hinsichtlich ihrer Entwicklung. Dies entspricht einer Zunahme gegenüber dem Vorjahr um ca. 12 %. Insbesondere die Auswirkungen des Leistungsund Entwicklungsdialogs im kommunikativen Miteinander zwischen Beschäftigten und Führungskraft werden von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als positiv beurteilt. Rund 38 % der befragten Familienkassen gaben an, dass keine Veränderung im Hinblick auf die Ausgangsbefragung eingetreten sei. Gegenüber dem Vorjahr hat sich der Wert um ca. 15 % verringert. Etwa 13 % der befragten Familienkassen vermeldeten eine negative Entwicklung der Mitarbeiterzufriedenheit. Aus diesem Grund sind die Ergebnisse der Nachhaltung auch 2009 im Rahmen von Dienstbesprechungen und der regelmäßigen Dienstaufsicht vor Ort thematisiert worden. Die Nachhaltung der MAW-Ergebnisse wird weiterhin kontinuierlich betrieben. Sie dient auch dazu, die Rolle der Führungskräfte innerhalb der Besonderen Dienststelle Familienkasse sowie der BA insgesamt zu definieren. Mit Hilfe dieses Instrumentariums kann das Konzept der Führung in der BA und in 13

15 der Besonderen Dienststelle überprüft werden. Es dient zudem als Indikator für die Beurteilung des Führungssystems und die Führungstechnik innerhalb der Familienkassen. Einführung der festen Kindergeldnummer Durch die Einführung des Systems ERP (Enterprise Resource Planning), das zu deutlichen Änderungen im Personal- und Finanzierungswesen der BA führt, sowie durch die im Zusammenhang mit der geplanten Einführung der elektronischen Leistungsakte (eakte) erkennbaren Erfordernisse, ergab sich auch im Leistungsbereich der Familienkasse Umstellungsbedarf. In diesem Zusammenhang wurde die bis dahin variable Kindergeldnummer in eine feste Kindergeldnummer geändert. Die Vorzüge einer festen Kindergeldnummer liegen darin, dass der Kunde seine Kindergeldnummer während des gesamten Leistungsbezuges, z. B auch bei einer Wohnsitzveränderung mit Zuständigkeitswechsel zu einer anderen Familienkasse der BA unverändert beibehält, die komplette Historie des Leistungsfalles, insbesondere zu erfolgten Zahlungen und ergangenen Bescheiden abgebildet wird, Verbesserungen im Datenabgleich mit der Zentralen Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA) nach 90, 91 EStG sowie deutlich einfachere Abbildungen von Gebietskorrekturen erreicht werden, Doppelzahlungen bzw. Zahlungsüberschneidungen verhindert werden können. Diese für die Kunden gültige feste Kindergeldnummer wurde zum Ende des Jahres 2009 eingeführt. Die Telefonie Die Service Center (SC) Familienkasse an den Standorten Göttingen, Halle, Hannover, Marburg, Neubrandenburg, Osnabrück (seit ) und Stade erzielten im gesamten Jahresverlauf eine Fallabschlussquote von über 90 %. Dadurch konnten die örtlichen Familienkassen im Bereich Kundenanfragen erheblich entlastet werden und die so gewonnenen Kapazitäten für ihre originären Aufgaben nutzen. Im Intranet befindet sich für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Service Center eine Wissensdatenbank mit Inhalten von A wie Abendschule bis Z wie Zahlungstermine. Dieses Arbeitsmittel unterstützt die Service Center bei einer schnellen Suche nach Stichworten und dient der Qualitätssicherung erteilter Auskünfte, die dort ca Mal täglich gegeben werden. 14

16 Teamleiter-Workshop der Service Center der Familienkasse Aufgrund der positiven Resonanz im Vorjahr fand auch im Jahr 2009 ein Workshop für die Teamleiterinnen und Teamleiter der Service Center statt. Ort der Veranstaltung war die Hochschule der BA in Schwerin. Themen der Workshops waren unter anderem die Führungsaufgaben in einem Service Center und die Zusammenarbeit zwischen den Familienkassen und den Service Centern. Zu dem letzten Thema wurden die Familienkassenleiterinnen aus Hamburg und Rostock zu einem intensiven Austausch eingeladen. Bei einem Besuch des Service Center Schwerin erhielten die Teamleiterinnen und Teamleiter einen Einblick über die Abläufe in einem SGB III SC. Themen wie der organisatorische Aufbau, die Teambildung, die Aufgaben im Rechtskreis Sozialgesetzbuch III in der Telefonie und die Einbindung einer Fachkraft im Telefonservice (FiT) ein Dienstposten, der bisher in den Service Centern der Familienkassen nicht vorgesehen ist sowie die Verteilung der Aufgaben zwischen Teamleiter und FiT stellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Service Center Schwerin kompetent vor. Teamleiter-Workshop der ServiceCenter Familienkasse in Schwerin Service Center Osnabrück Um dem Kundenanliegen nach einer guten telefonischen Erreichbarkeit weiterhin gerecht werden zu können, wurde am Standort Osnabrück ein weiteres Service Center Familienkasse aufgebaut. Unter dem Dach der Agentur für Arbeit Osnabrück wurden nach Umbaumaßnahmen Büros für vier Teams eingerichtet. Am 3. August 2009 ging das Service Center Osnabrück mit tatkräftiger Unterstützung der anderen Service Center ans Netz. 15

17 Geschäftsprozessmodell Das zum Jahresende 2008 erstellte Geschäftsprozessmodell wurde verfeinert und zeigt nunmehr detailliert die Geschäftsprozesse zur Ablauforganisation und zum steuer- und sozialrechtlichen Leistungsverfahren auf. Dieses wertvolle Arbeitsmittel kann für künftige Evaluierungen im Bereich des Leistungsverfahrens, aber auch für Fragen des Controllings zu Rate gezogen werden. Es ist davon auszugehen, dass das Geschäftsprozessmodell nach Veröffentlichung den örtlichen Familienkassen zum Erkennen und Sensibilisieren von Zusammenhängen wesentlicher Geschäftsprozesse dient und dort wichtiger Bestandteil der Arbeits- und Lernmittel wird. Flächenoptimierung Die Flächenoptimierung ist 2009 bei den örtlichen Familienkassen weiter umgesetzt worden. Der einheitlich in der Dienstvereinbarung für die Liegenschaften der BA vorgegebene Flächenkennwert ist für die Familienkassen aufgrund vieler arbeits- und verfahrenstechnischer sowie steuerrechtlicher Besonderheiten nicht ohne weiteres umsetzbar. Hier besteht nach wie vor Steuerungsbedarf. Dennoch wird die Familienkasse überflüssige Raumkapazitäten durch die Nutzung moderner Bürokonzepte minimieren. In diesem Zusammenhang entsteht am Standort Stuttgart in Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer-Institut eine nach modernsten Grundsätzen für Bürolandschaften konzipierte Musterliegenschaft für die Familienkasse. Die Familienkasse unterstreicht durch die genannten Maßnahmen, dass sie sich den Grundsätzen von Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit verpflichtet sieht und die Nutzung von Büroflächen auf ein wirtschaftlich vertretbares Maß beschränkt werden soll. Wirtschaftlichkeitserwägungen werden jedoch nicht zu Lasten einer effektiven Aufgabenerledigung bei den Familienkassen gehen können. Das Gastgeberprinzip Die Anwendung des Gastgeberprinzips bei den Familienkassen hat sich bewährt. Die Zusammenarbeit mit anderen Einrichtungen der BA gestaltet sich überwiegend unproblematisch. Betriebswirtschaftliche Kostenvorteile können auf diese Weise im Infrastrukturbereich oder auch bei der Nutzung sächlicher Ressourcen gewonnen werden. 16

18 3. FÜHRUNG UND STEUERUNG DER FAMILIENKASSEN Das Zielsystem 2009 Wie bereits in den vergangenen Jahren galt auch für die Zielvereinbarungen 2009, dass diese in die übergeordneten geschäftspolitischen Ziele der Bundesagentur für Arbeit eingebettet sind. Mit dem Vorstandsbrief zur Planung 2009 bleiben für die BA vier übergeordnete geschäftspolitische Ziele bestehen: Hohe Kundenzufriedenheit erzielen Wirkungsorientiert und wirtschaftlich arbeiten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter motivieren, Potenziale erkennen und ausschöpfen Beratung und Integration nachhaltig verbessern Die Rahmenvorgaben des Vorstands wurden durch den Planungsbrief der Direktion vom 12. Januar 2009 dahingehend konkretisiert, dass die Geldleistungen Kindergeld und Kinderzuschlag schnell, richtig und wirtschaftlich erbracht werden. Damit leistet die Familienkasse gleichzeitig einen wesentlichen Beitrag zu einer hohen Kundenzufriedenheit und Mitarbeitermotivation. Neu bei den Zielvereinbarungen 2009 war die Verknüpfung des Leistungsund Entwicklungsdialogs (LEDi) mit dem Planungs- und Zielvereinbarungsprozess. Zielvereinbarungen sind danach Bestandteil sowohl des Steuerungs- als auch des LEDi-Prozesses. Die am Jahresanfang geschlossenen Zielvereinbarungen sind Grundlage für den unterjährigen Zielnachhaltedialog im Rahmen des Steuerungsprozesses. Die jeweilige Zielerreichung ist dann wiederum eine Grundlage für die individuelle Leistungsbeurteilung im Rahmen des LEDi im Folgejahr. Die Vereinbarungen werden auf Basis standardisierter Zielvereinbarungsvordrucke (Templates) abgeschlossen. Dadurch wird die Vergleichbarkeit der Arbeitsergebnisse gefördert. In der Zielvereinbarung werden zwei Zielkomponenten unterschieden: Geschäftspolitische Ziele (GPZ) und Persönliche Ziele (PZ). Die GPZ werden grundsätzlich mit 80 %, die PZ grundsätzlich mit 20 % gewichtet. Gegenstand der Zielvereinbarungen 2009 mit den Leiterinnen und Leitern örtlichen Familienkassen waren folgende geschäftspolitische Ziele: offene Bearbeitungsvorgänge Kindergeld, offene Bearbeitungsvorgänge Kinderzuschlag, erledigte Vorgänge je Mitarbeiterkapazität und Arbeitstag (Produktivität), Anteil der Abhilfen wegen fehlerhafter Rechtsanwendung an den gesamten Abhilfen, Kundenzufriedenheitsindex, Durchführungsquote Mitarbeitergespräche in %. Als persönliches Ziel wurde die Benennung von Potenzialträgern für Funktionen der Tätigkeitsebene V (Fachassistenzebene) definiert. 17

19 Weitere persönliche Ziele konnten gemäß dem Glossar zu den persönlichen Zielen in der Familienkasse ausgewählt werden. Die Zielvereinbarungen 2009 mit den Bereichsleiterinnen und -leitern der Service Center Familienkasse bezogen sich auf folgende geschäftspolitische Ziele: Anzahl der Gespräche je Tag und Mitarbeiterkapazität, Fallabschlussquote, fachliche Kompetenz der Telefon-Service-Beraterinnen und Telefon- Service-Berater (TSB), kommunikative Kompetenz der TSB, telefonische Erreichbarkeit, Durchführungsquote Mitarbeitergespräche in %. Nach den bei den Regionalkonferenzen 2009 vorgestellten Grundsätzen orientieren sich die persönlichen Ziele für die Bereichsleiterinnen und Bereichsleiter der Service Center Familienkasse an deren Aufgabenspektrum. Dabei ist als obligatorisches Persönliches Ziel vorgesehen, mit den TSB in jedem Quartal 2009 ein Training am Arbeitsplatz durchzuführen. Führung in der BA Die in den Jahren 2007 und 2008 erfolgte Umsetzung der mit Handlungsempfehlung/Geschäftsanweisung (HE/GA) 11/2006 Nr. 28 festgelegten Konzeption Führung in der BA wurde im Jahr 2009 fortgesetzt. 194 Teilnehmer aus dem Kreis der Führungskräfte haben 2009 an den verbindlichen Qualifizierungsmodulen Führen über Leistungszirkel, Gespräche ergebnisorientiert führen sowie Hospitation als Führungsinstrument teilgenommen kam neu das Qualifizierungsmodul Personalentwicklung als Führungsaufgabe hinzu. Ziel ist es, den Führungskräften ein klares Verständnis der Bedeutung ihrer Rolle als Personalentwickler zu vermitteln und sie in die Lage zu versetzen, Kompetenzen und Potenziale zu erkennen und daraus entsprechenden Entwicklungsbedarf zu identifizieren und umzusetzen. Im Rahmen der Umsetzung der Initiative zur Stärkung der Führungsfähigkeit haben 19 Führungskräfte 2009 mit der Maßnahme In Führung gehen begonnen. Das Programm erstreckt sich über einen Zeitraum von ca. 6 Monaten und umfasst sieben Führungsmodule. Absicht ist es, die Führungskräfte in Bezug auf ihre Führungsfähigkeit weiter zu entwickeln und zu qualifizieren, um die Familienkasse dadurch noch steuerungsfähiger und operativ erfolgreicher zu machen. 18

20 Führung in der Familienkasse Die BA führte auch 2009 für ihre Führungskräfte den Leistungs- und Entwicklungsdialog (LEDI-FK) durch. Damit wird der Prozess kontinuierlich fortgesetzt, eine Steigerung der operativen Leistungsqualität und -effizienz zu erzielen und den Boden für eine veränderte Führungskultur zu bereiten. Der regelmäßige Dialog über Ziele, Ergebnisse, Leistungen, persönliche Kompetenzen und individuelle Weiterentwicklung zwischen Führungskräften und Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern wird im Rahmen der Personalführung weiter verstetigt. Zum Stichtag erhielten alle Führungskräfte eine Beurteilung. Für entwicklungsfähige Führungskräfte hat die Entwicklungskonferenz Beschlüsse gefasst, die in Entwicklungspläne einmünden. Die Auswahl von Führungskräften der Führungsebene III in der Familienkasse erfolgte im Jahr 2009 im Rahmen von Förder- und Auswahl-Assessment Centern (Förder-AC bzw. Auswahl-AC). Durch dieses Instrument steht ein bundesweit gültiger Standard mit einheitlichen Vorgehensweisen und Kriterien zur Potenzialanalyse und Rekrutierung von Führungskräften zur Verfügung. Die Familienkasse führte 25 Förder-AC mit je 3 Teilnehmern durch. Zum zweiten Mal erfolgte im Jahr 2009 in der Zeit vom in der Familienkasse ein Führungskräftefeedback. Hierbei geben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einer Organisationseinheit ihrer unmittelbar vorgesetzten Führungskraft freiwillig eine anonyme Rückmeldung (Feedback) zum wahrgenommenen Führungsverhalten und zur Zusammenarbeit. Dieses Führungsinstrument soll die vertrauens- und respektvolle Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und ihrer Führungskraft sowie die Optimierung der Führungsleistung fördern. 19

21 Fachkonzept Neuorganisation der Sachbearbeitung in den örtlichen Familienkassen Im Jahr 2009 begannen die Arbeiten am Fachkonzept Neuorganisation der Sachbearbeitung in den örtlichen Familienkassen. Das Fachkonzept sieht in den örtlichen Familienkassen und den Service Centern (SC) Familienkasse als organisatorische Änderungen insbesondere die getrennte Bearbeitung der Teilaufgaben Kindergeld und Kinderzuschlag vor. Organisationsziel der Trennung der Teilaufgaben Kindergeld und Kinderzuschlag ist eine qualitativ hochwertige Leistungserbringung auf der örtlichen Ebene der Familienkassen und der Service Center Familienkasse. Die Umsetzung dieser Zielsetzung wird Aufgabe für 2010 sein. Organisationsuntersuchung 2009/2010 Die Organisationsuntersuchung startete im Mai Aus den insgesamt 102 Familienkassen wählte die Direktion 12 Familienkassen für die Erhebung nach dem Zufallsprinzip aus. Die Untersuchung erfolgt in Form einer Multimomentaufnahme. Dabei handelt es sich um ein Stichprobenverfahren. Zu vielen Zeitpunkten wird festgestellt, welche Tätigkeit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gerade verrichten. Die Zuordnung und Erfassung erfolgt dabei mittels eines Kontenplanes. Nach einer Reihe von Feststellungen kann man berechnen, wie groß der Anteil einer bestimmten Tätigkeit ist. Ziel der Organisationsuntersuchung ist die Ermittlung des erforderlichen Personalvolumens in den Familienkassen insgesamt, getrennt für die Aufgabenbereiche Kindergeld und Kinderzuschlag, aufgeteilt in Antragsarbeiten und Bestandsarbeiten sowie bei den Bestandsarbeiten fachlich weiter untergliedert und getrennt für minder- bzw. volljährige Kinder sowie die Ermittlung der Aufgabenstruktur für Sachbearbeiter, Fachassistenten und Assistenten. Diese Informationen benötigt die Familienkasse für die Abrechnung der Verwaltungskosten mit der Bundesregierung ebenso wie für verschiedene organisatorische Fragestellungen. 20

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