Kommunikations-Soziogramm

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1 Kommunikations-Soziogramm von Claudia Bingel / Christian Berndt Kurzbeschreibung: Ein Kommunikations-Soziogramm ist die graphische Darstellung der Kommunikationsbeziehungen in einer Gruppe aus Sicht und unter aktiver Beteiligung der Betroffenen. Die Erarbeitung und Auswertung des Soziogramms macht unterschiedliche Sichtweisen transparent verdeutlicht bestehende Störungen und bietet die Chance Verabredungen zur Verbesserung der Kommunikation zu treffen. Dauer: Die Dauer ist von der Gruppengröße und dem sich aus der Analyse ergebenden Gesprächsbedarf abhängig. Eineinhalb bis zwei Stunden sollten mindestens eingeplant werden um für den Austausch im vierten Schritt genügend Zeit zu lassen. Anwendungsbereiche: Das Tool kommt in der Phase Bearbeiten zum Einsatz und dient der Verbesserung der Kommunikationsbeziehungen zwischen anwesenden Personen (z.b. Mitglieder eines Teams oder Vertreter von Geschäftsbereichen). Die Anwendung dieser Methode ist immer dann sinnvoll wenn im Change-Prozess neue Strukturen / Verantwortlichkeiten / Prozesse definiert wurden die sich noch nicht eingespielt haben wenn im Workshop Kommunikationsschwierigkeiten festgestellt wurden und sichergestellt werden soll dass die Betroffenen jenseits des Tagessgeschäfts ins Gespräch kommen und Maßnahmen verabreden wenn im Rahmen eines Team-Workshops die Beziehungen zwischen den einzelnen Teammitgliedern überprüft und verbessert werden sollen. Das Tool ist gut geeignet für Gruppen zwischen TN und 15TN. Zielsetzung/Nutzen: Veränderungsvorhaben scheitern wenn die auf dem Papier designten Strukturen und Prozesse nicht mit Leben gefüllt und reflektiert werden. Die Anwendung des Kommunikations- Soziogramms hilft neue oder unklare Schnittstellen / Abhängigkeiten oder Kommunikationsbedarfe sichtbar zu machen Austausch / Abstimmungen zu priorisieren und durchzuführen. Das Soziogramm verschafft den Workshopteilnehmern ein schnelles Stimmungsbild wie die Kommunikation zwischen Personen bzw. Bereichen insgesamt erlebt wird. Gleichzeitig ermöglicht die Intervention auch eine differenzierte Einschätzung der bilateralen Beziehungen. Jeder der Verbesserungsbedarf sieht kann aktiv auf die entsprechende Person oder Zielgruppe zugehen um im (vertraulichen) Gespräch eventuelle Störungen zu beseitigen und Vereinbarungen für die Zukunft zu treffen. 1

2 Ausführliche Beschreibung: Die Anwendung des Tools erfolgt in vier Schritten. Der Ablauf wird im Folgenden am Beispiel eines Teams von Führungskräften der gleichen Hierarchieebene beschrieben. Nach einem komplexen Change-Projekt das eine neue Struktur und veränderte Prozesse hervorbrachte möchten die Führungskräfte ihre Kommunikationsbeziehungen reflektieren und verbessern. Schritt 1: Vorbereitung und Anmoderation Der Moderator bereitet vor dem Workshop oder in einer Pause eine Pinnwand vor auf der alle TN anlog der Sitzordnung in einem Kreis angeordnet werden. Dazu formuliert er eine aktivierende Frage oder Aussage die das zu reflektierende Thema trifft. In unserem Beispiel lautet die Aussage: Meine wichtigsten Kommunikationsbeziehungen. Meine wichtigsten Kommunikationsbeziehungen TN B TN C TN D TN A TN G TN E TN F Abb. 1: Vorbereitete Pinnwand Der Moderator erläutert den Teilnehmern zunächst die Methode und den Ablauf: Sie sitzen hier mit einigen vertrauten zum Teil aber auch neuen Gesichtern. Die Prozesse wurden verändert und die Struktur angepasst. Einiges hat sich gut eingespielt anderes noch nicht. Vieles davon hat mit Kommunikation zu tun. Im nächsten Schritt geht es nun darum Ihre Kommunikationsbeziehungen zu durchleuchten. Ich habe hierzu eine Pinnwand vorbereitet auf der Sie sich alle wieder finden. Die Aufgabe die ich Ihnen nun stellen möchte heißt Zu welchen dieser anderen Personen haben Sie wichtige Kommunikationsbeziehungen? - vermutlich zu mehr als einem wahrscheinlich aber nicht zu allen. Überlegen Sie also bitte im ersten Schritt welche Personen das sind und im zweiten Schritt bewerten Sie bitte nacheinander die Kommunikationsbeziehung zu diesen Personen jeweils auf einer Skala von 1- wobei 1 bedeutet dass noch viel Verbesserungsbedarf besteht und dass die Kommunikation vorbildlich klappt. Anschließend tragen Sie Ihre Überlegungen bitte hier vorn an der Pinnwand ein. Wichtig ist: Es geht hier nicht um Sympathie oder Antipathie. Eine Bewertung im unteren Bereich signalisiert lediglich: Hier besteht Gesprächs- oder Handlungsbedarf. 2

3 Der Moderator beantwortet eventuelle Verständnisfragen und gibt den TN dann Zeit die Beziehungen am Platz für sich zu bewerten. Ggf. hilft ein extra Arbeitsblatt das die einzelnen Personen entweder in Kreis- oder Tabellenform aufführt: Schritt 2: Bewertung und Visualisierung Wenn die TN für sich die Bewertung abgeschlossen haben bittet der Moderator die TN nacheinander (oder max. 2- gleichzeitig) nach vorne zu kommen und die Ergebnisse zu visualisieren. Mit einem Pfeil machen Sie deutlich: Hier ist ein wichtige Kommunikationsbeziehung. Die Bewertungspunktzahl schreiben Sie bitte direkt daneben. Damit die Orientierung in dem zu erwartenden Gewirr leichter fällt haben wir für jeden von Ihnen eine andere Stiftfarbe vorbereitet. Meine wichtigsten Kommunikations - beziehungen TN B TN C 5 TN D TN A TN G TN E TN F Abb. 2: Teilnehmer G visualisiert seine Bewertung Schritt : Interpretation Nachdem alle TN ihre Pfeile mit Bewertung eingetragen haben fragt der Moderator die Gruppe nach dem ersten Eindruck. Hier geht es nicht darum einzelne Pfeile zu interpretieren sondern um einen allgemeinen Eindruck zum Gesamtbild. Meist wird hier auf die Vielfalt und Komplexität hingewiesen ansonsten sind die TN in der Regel damit beschäftigt ihre eigenen Ergebnisse zu verstehen. Eventuell kann hier auch angesprochen werden wie es dem Einzelnen bei der Bewertung erging. Im Anschluss gibt der Moderator den TN Zeit die erhaltenen Rückmeldungen auszuwerten. Er unterstützt diesen Prozess mit folgenden Hinweisen: Bitte betrachten Sie die Kommunikationsbeziehungen die entweder weit entfernt sind von einem hohen Wert oder die in der Beurteilung deutlich von Ihrer eigenen Einschätzung abweichen. Entscheiden Sie dann mit wem Sie zur Klärung Kontakt aufnehmen möchten. Die Instruktion hat der Moderator zuvor am Flipchart visualisiert das er jetzt gut sichtbar im Raum platziert. Die TN erhalten einige Minuten Zeit sich ein Bild zu machen und zu überlegen mit wem sie in den Austausch gehen wollen. Schritt 4: Marktplatz

4 Nun haben Sie Gelegenheit sich nacheinander mit einzelnen TN auszutauschen. Dazu eröffnen wir hier im Raum einen Marktplatz in dem Sie sich treffen und verabreden um sich dann zu Zweiergesprächen zurückzuziehen. Insgesamt haben wir für diesen Abschnitt eine Stunde Zeit eingeplant. Entscheiden Sie selbst wie Sie diese Zeit nutzen wollen ob Sie lieber ein bis zwei lange Gespräche oder mehrere kürzere führen wollen. Wenn ein Gespräch zu Ende ist kommen Sie wieder zurück zum Marktplatz und finden einen neuen Gesprächspartner. Für die Gespräche haben wir einige Leitfragen vorbereitet die Ihrem Gespräch eine hilfreiche Struktur geben werden: Schildern Sie sich gegenseitig wie Sie zu Ihrer Bewertung gekommen sind. Nennen Sie möglichst konkrete Beispiele. Beraten Sie was Sie verändern müssten um oder Punkte zu erhalten bzw. umgekehrt was Sie sich vom Gegenüber erwarten um - Punkte zu vergeben. Wenn dies nicht möglich ist beraten Sie wie Sie die Kommunikationsbeziehung zumindest um 1-2 Punkte verbessern könnten. Diese Fragen sollten am Flipchart visualisiert und zusätzlich als Arbeitsblatt ausgegeben werden. Der Moderator beobachtet den Austausch aus der Distanz und schätzt ab ob er das Zeitfenster verlängern will. Zwar ist es möglich weitere Gespräche für die Zeit nach dem Workshop zu verabreden die Praxis zeigt jedoch dass die TN viel zu schnell wieder im Tagesgeschäft untertauchen und Gespräche in dieser Qualität meist nicht nachgeholt werden können. Der Moderator löst den Marktplatz mit der Frage auf ob noch Verabredungen im Plenum zu treffen sind. Am Ende der Sequenz fotografiert der Moderator sämtliche Visualisierungen und integriert diese später in das Workshop-Protokoll. Voraussetzungen/Kenntnisse: Der Moderator benötigt eine gewisse Routine in der Moderation von Gruppenprozessen. Soweit keine Widerstände auftreten handelt es sich beim Kommunikations-Soziogramm um ein einfach anzuwendendes Tool. Als Konfliktklärungsinstrument sollte die Intervention jedoch nur von erfahrenen Profis eingesetzt werden die in der Lage sind verbindliche Feedbackregeln einzuführen und durchzusetzen souverän und flexibel mit Störungen umzugehen und eine angemessene Balance von öffentlichem Bekenntnis und vetraulicher Klärung herzustellen. Kommentar/Erfahrungen: Das Soziogramm eignet sich hervorragend als Rückmeldungsinstrument und/oder als Interventionsmethode zur Verbesserung sozialer Beziehungen. Die für die erfolgreiche Anwendung entscheidenden Punkte sind aus unserer Sicht: 1. Die klare Definition des Ziels: Was will der Moderator mit der Intervention erreichen? 2. Die Formulierung der Leitfrage bzw. der Aufgabe: Was genau ist der Punkt der beleuchtet werden soll zu dem die TN Nennungen machen sollen? Beispiele: 4

5 Meine wichtigsten Kommunikationsbeziehungen und wie ich sie bewerte Die wichtigsten Kommunikationsbeziehungen meines Bereichs und wie ich sie bewerte Meine besten und meine schwierigsten Kommunikationsbeziehungen Anstelle der Kommunikationsbeziehungen kann der Moderator je nach Zielsetzung auch auf Schnittstellen Prozessbeteiligte Abstimmungsbedarfe etc. fokussieren.. Die Auswahl der Rückmeldungsart: Wie erfolgen die Nennungen? a) Wertung wird durch die Pfeile ausgedrückt Eine gängige Form ist jeden TN um zwei positive (grüne Pfeile) und zwei negative Nennungen (rote Pfeile) zu bitten insbesondere dann wenn Feedback das Ziel ist b) Wertung wird durch Skalenwert ausgedrückt Jeder TN kennzeichnet alle Beziehungen mit einem Pfeil. Die Anzahl der Pfeile ist nicht vorgegeben. Jeder Beziehung wird gewertet in dem zu jedem Pfeil eine Zahl notiert wird. Je nach Zielsetzung arbeitet der Moderator eher mit Ich-fernen Aufgaben wie Schnittstellen meines Bereichs oder Ich-nahen Fragen nach Meine Kommunikationsbeziehungen. Ichnahe Fragen mit personenbezogenen Bewertungen lösen höhere Betroffenheit aus. Der Moderator kann die TN bitten zusätzlich zu seiner eigenen Bewertung das vermutete Fremdbild zu notieren: Was vermuten Sie welche Bewertungen Sie von den anderen TN erhalten?. Diese Werte dienen dem einzelnen Teilnehmer als Perspektivenwechsel und werden nicht veröffentlicht. Manchmal reagieren TN skeptisch auf den Namen Soziogramm. Die Nennung dieses Namens ist bei einer Anmoderation wie in Schritt 2 beschrieben auch nicht nötig. Bei größeren Gruppen (ab TN) kann die Darstellung in Tabellenform anstelle des Kreises hilfreich sein. Diese ist übersichtlicher hat allerdings auch die Folge dass die Bewertungen transparenter (heißt: sowohl negative als auch positive Bewertungen für alle TN schnell erkennbar) sind was je nach Zielsetzung entweder gewollt oder gerade nicht gewollt sein kann. an Bereich Bereich Bereich Bereich Bereich Bereich Bereich Bereich Bereich Bereich von A B C D E F G H I J Bereich A - - Bereich B Bereich C Bereich D - - Bereich E Bereich F Bereich G - - Bereich H Bereich I Bereich J Abb. : Darstellung in Tabellenform - Soziomatrix 5

6 Dass z.b. Bereich D mehr Verbesserungsbedarf rückgemeldet wurde als allen anderen ist bei dieser Darstellung schneller zu ersehen als bei der Darstellung im Kreis mit Pfeilen. Meine wichtigsten Kommunikationsbeziehungen Bereich I Bereich J 2 Bereich A 5 Bereich B Bereich C Bereich H 4 2 Bereich D Bereich G Bereich F Bereich E Abb. 4: Darstellung in Kreisform - Soziogramm Technische Hinweise: Räumliche Voraussetzungen: Für die Erarbeitung des Soziogramms ist jeder Raum geeignet der Platz für eine Pinnwand und einen Stuhlkreis bietet. Neben Stuhlkreis sind auch Tische in U-Form angeordnet denkbar. Für den anschließenden Marktplatz sollte es genügend Raum für die TN geben sich ungestört Rückmeldung zu geben. Dies können auch Sitzgruppen im Vorraum oder das Außengelände für Spaziergänge sein. Ausstattung: Mindestens eine Pinnwand ist erforderlich. Ideal sind zusätzlich 2 Flipchart oder eine weitere Pinnwand um die Leitfragen zu visualisieren. Hilfreich ist auch für jeden TN eine andere Stiftfarbe für dessen Bewertungen bereit zu halten. Fotoapparat zur Dokumentation / Fotoprotokoll. Vorbereitung: Auf einer Pinnwand einen Kreis erstellen und alle TN (entsprechend der Sitzordnung) eintragen Leitfragen für die Auswertung auf Flipcharts visualisieren und/oder entsprechende Arbeitsblätter vorbereiten

7 Quellen/Weiterführende Literatur: Wir haben das Soziogramm als Feedbacktool bei Janus Training und Beratung ( kennen und schätzen gelernt. Die erste uns bekannte Beschreibung eines Soziogramms findet sich in Who shall survive von JACOB L. MORENO (14). Der Arzt und Literat untersuchte die informellen Beziehungen von Gruppenmitgliedern untereinander mit Hilfe seiner hierfür entwickelten soziometrischen Techniken u.a. die grafische Darstellung der Beziehungen im Soziogramm. Jacob L. Moreno (zweite unveränderte Auflage - Januar 2001). Psychodrama und Soziometrie. Essentielle Schriften. Köln: Verlag Edition Humanistische Psychologie. Lutz Schwäbisch Martin R. Siems (2. Auflage 1). Anleitung zum sozialen Lernen für Paare Gruppen und Erzieher. Kommunikations- und Verhaltenstraining. Reinbek: Rowohlt Verlag.

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