Akademisches Auslandsamt/International Office. Willkommen. Bienvenido. Bienvenue. Welcome. AG 2 Organisation des Studienbeginns

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1 Akademisches Auslandsamt/International Office Willkommen Bienvenido Bienvenue AG 2 Organisation des Studienbeginns Welcome

2 Die TU Dresden Rahmenbedingungen Wissensgebiete Fakultäten Studenten Mitarbeiter März 2013 Präsentation

3 Rahmenbedingungen Noch klassisches AAA : Studienberatung, Zulassung, Imma, Betreuung und Studierendenverwaltung für ausländische Studierende unter einem Dach mit 3,75 VZÄ + stud. Helfern für knapp 4000 ausl. Studierende Im WS werden ca Studierende immatrikuliert, davon ca. 450 Programmstudierende (TS) ca. 350 englische Master + Promovenden (VZ) übrige sind Vollzeitstudierende für deutschsprachige Studiengänge

4 Strategie Zielgruppenspezifische Immatrikulationsformen: Vollzeitstudierende (einschließlich Promotion) Persönliche Imma in Blockveranstaltungen Teilstudenten Persönliche Imma in Blockveranstaltungen TU-interne Fachwechsler Postalische Imma

5 Mitte April Mitte September 1. Oktober 2. Woche im Oktober Jahresende Zeitmanagement Sommersemester Wintersemester Planung Immaphase WS - Abstimmen der Termine mit DaF, Tutorenprogramm, Raumplanung, KK - PBI März 2013 DSH, Beginn Immawochen Ende September mit Bekanntgabe der schriftlichen DSH-Ergebnisse Präsentation Immawoche + Einführungsveranstaltungen Einführungstag AAA + Tutorien, Veranstaltungen in den Fak. Vorlesungsbeginn - Spätanreisende - Einsatz der Tutoren - Beginn Planung Imma SoSe

6 Wie erreichen wir die Neuen? 1. vorgelegtes Info-Paket, das mit der Zulassung verschickt wird Es enthält: Wann und wo die Einschreibung erfolgt, Einladung zum Einführungstag des AAA Checkliste für den Studienbeginn mit Hinweisen zum Visum, Wohnheim, Anmeldung in Dresden, Krankenversicherung, Geldbedarf zum Studienbeginn etc. Bei DSH: Info, wo Trainingskurs möglich sowie Infoblatt zur DSH 2. persönliche Immatrikulation in Blockveranstaltungen, bei der zu den Orientierungsveranstaltungen gelenkt wird

7 Kommunikation/Vernetzung Mit wem müssen wir uns abstimmen? Früh beginnen: Terminabsprachen nach den Zielgruppen mit den Kollegen im AAA - Gruppenberatung mit DaF wegen DSH mit Imma-Amt wegen Zulassungsverfahren (NC) Mit EDV wegen täglichem Druck der Semesterbögen in der Imma-Phase mit Studentenwerk wegen Abstimmung Öffnungszeiten zu den Hauptanreisezeiten, Info über DSH-Termine mit Krankenkassen, die in der Imma-Woche mit einem Info- Stand vor Ort sind mit studentischen Initiativen, die in Imma-Woche mit einem Stand vor Ort sind Eine/r muss die Zügel in der Hand haben. März 2013 Präsentation

8 Ablauf Imma-Phase - davor - Hilfskräfte für die Imma-Phase gewinnen (per Honorarvertrag sowie STIBET) und schulen (ca. 1-3 Tage vorher) - Einsatzplan erstellen - Info-Material für Helfer vorbereiten - Druck des Infoheftes Welcome@TU Dresden bis Beginn Imma-Phase sichern - Rundmail deutsch/englisch an alle Alten über Schließzeit während Imma-Woche - Foyer einrichten mit Willkommenstischen für Vollzeit einschließlich Promotion Teilzeit (Erasmus) studentische Initiativen

9 Ablauf der Imma-Phase - während Servicestelle hat für Notfälle (auch für alte Studenten ) und Rückfragen der Helfer geöffnet Sachbearbeiter stehen ebenfalls für Problemfälle am Vormittag zur Verfügung Ab 9 Uhr Anmeldung zur Immatrikulation: netter Empfang an den Tischen, Ausgabe Checkliste Einschreibung, Erklärung zum Einzahlen des Semesterbeitrages, Abschluss KV; Eintragen in Listen für Blockveranstaltungen in der Regel am nächsten Tag, insgesamt sind die Tische mit 2-3 Studenten bis ca. 15 Uhr besetzt

10 Ablauf der Imma-Phase während Blockveranstaltungen Vorbereitung: - zielgruppenspezifische PPT-Präsentation deutsch/englisch erstellen - kleinen Hörsaal/großen Raum mieten - technische Imma der angemeldeten Studenten durch SB und SHK, - täglicher Druck der Semesterbögen und Zuordnung zu den Studentenakten von den Neuen, - Infopakete für Neue vorpacken durch SHK

11 Ablauf der Imma-Phase -während Durchführung: 11 Uhr für TZ 13 und ggf. 15 Uhr für Vollzeit bzw. Promotion (in Deutsch oder Englisch) zw TN -individuelle Ausgabe der Semesterbögen mit Studentenausweis nach Entgegennahme der Einschreibunterlagen - Studenten hören eine Vortrag (PPT) zu den wichtigsten organisatorischen Angelegenheiten des Studienbeginns

12 TU Dresden International Student Handbook Broschüre des Akademischen Auslandsamtes Informationen zum Studienbeginn, zu Sprachkursen, Kulturangebot, Sport, Initiativen in Dresden Booklet of the International Office Information about the beginning of studies, language courses, cultural activities, sports, organisations in Dresden

13 Akademisches Auslandsamt Informationstag Orientation Day Donnerstag, 4. April :00 15:00 Uhr Barkhausenbau, Schönfeld-Hörsaal Einladung zum Informationstag Wann? Dienstag, 04. Oktober 2011, Uhr Wo? Hörsaalzentrum, Hörsaal 3 (Eingang Bergstraße) 9.00 Uhr Informationsmarkt Informationsstände von Studentenrat, Studentenwerk, LinkPartnerProgramm, ERASMUS-Initiative, STUBE, Kulturbüro des Akademischen Auslandsamtes, Ausländerrat und anderen Initiativen Uhr Begrüßungsveranstaltung Begrüßung und wichtige Informationen/Tipps für einen guten Start ins Studium ab Uhr Rundgang durch den Campus und Ihre Fakultät sowie erstes Tutorium mit Ihren Tutoren Thursday, 4th April a.m. 3 p.m. Barkhausenbau, Schönfeld-Hörsaal Information: TU Dresden, Seite 9 International Student Handbook, page 8 Weitere Informationen zum Tutorenprogramm und Informationstag des Akademischen Auslandsamtes: / tu-dresden.de/ internationales/ int_stud/ tutorenprogramm

14 Angebote in der Orientierungswoche Das Tutorenprogramm zum Studienbeginn und während des Semesters Tutorenprogramm des AAA für alle Studienanfänger, d. h. inklusive der Programmstudierenden Einführungstag des AAA ist VOR Beginn der Einführungsveranstaltungen in den Fakultäten: Tutoren erfassen -Adressen Zwei Tutorien in der O-Woche, davon eins im PC-Pool Drittes Tutorium zum Thema Prüfungen und Klausuren im Dezember Besuch der Bibliotheken, ggf. mit Anmeldung Bilder

15 Angebote in der Orientierungswoche Brückenkurse in Mathematik, Physik und Chemie Studenten erhalten Info mit der Zulassung, da Beginn schon Mitte September Einführungsveranstaltungen in den Fakultäten Tutoren gehen mit ihren Studenten dorthin Angebote der Studentischen Initiativen Info bei der Imma und am Einführungstag Angebotes des Kulturbüros Info am Einführungstag und durch Welcome -Broschüre

16 Fazit Frühzeitige Planung, Schriftliche Informationen mit Zulassung, Imma im Rahmen von Blockveranstaltungen, Enge Vernetzung mit Tutorenprogramm sowie mit Fakultäten haben sich bewährt! Verlangt von den Mitarbeitern des Bereiches Ausländerstudium ca. 3 harte Wochen mit ca. 10 Arbeitsstunden pro Tag. Hinterher wird gefeiert mit studentischen Helfern (Weihnachten oder Sommerfest)