Einführung eines pragmatischen ersetzenden Scanprozesses und einer standardisierten, rechtssicheren eakte in einem Landratsamt. Herzlich willkommen!

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1 Einführung eines pragmatischen ersetzenden Scanprozesses und einer standardisierten, rechtssicheren eakte in einem Landratsamt Herzlich willkommen!

2 1. Strategie IT/eGovernment 2. Strategie Digitalisierung 3. Strategie eakte (DMS) Agenda Bitte beachten: Auf die Nennung der männlichen und weiblichen Form wird in diesem Dokument aus Gründen der Darstellung im Text bewusst verzichtet und stellt keine Diskriminierung dar!

3 1. Strategie IT/eGovernment (1) IT ist zentraler Dienstleister des Landratsamt Weilheim-Schongau. Steuerung IT durch IT-Lenkungsgruppe. Begleitung Einführung IT-Systeme, Fachverfahren (eakte usw.) und egovernment durch: Projektmanagement zentrale Projekte, Projektmanagement DMS, Prozessmanagement.

4 2. Strategie Digitalisierung (1) Einführung eakte (DMS) bis Zentraler Organisatorischer Verzeichnisdienst (Adressdatenbank, Leistungskatalog, Basisdaten für Internetauftritt). Zentrale Plattform für digitale Kontakte zum Bürger/zu Unternehmen ist das Bürgerserviceportal ( Bayern ID ). Fokus auf Digitalisierung der internen Prozesse (wegen aktuell größerem Potential in der Wertschöpfungskette). Sukzessive Digitalisierung der Prozesse bzw. Fachverfahren (begleitet durch Prozess- bzw. Projektmanagement), vor allem im Zuge der Neu-Einführung von Fachverfahren, Produkten usw. Flexibler (Remote)-Zugriff auf Daten des LRA für interner Mitarbeiter/innen (Heimarbeitsplätze, unterwegs usw., über Token, VPN, Tablets usw.).

5 3. Strategie eakte/dms (1) DMS ist das Fachverfahren für die eakte und stellt Mehrwertdienste zur Verfügung wie ein übersichtliches Frontend, Verschlagwortung, Recherche, Workflows, Mitzeichnung, elektronisches Signieren, Verifikation von Signaturen, Im- und Export von Akten usw. Die eakte selber ist als XAIP (selbsttragendes Archiv; XML formatted Archival Information Package) realisiert!

6 3. Strategie eakte/dms (2) Scannen über pragmatischen ersetzenden Scanprozess (angelehnt an TR-Resiscan): Pragmatischer Prozess ist u. a. notwendig: Das LRA WM-SOG ist über 10 Standorte verteilt, in denen Post eingeht und verscannt werden muss. Nutzung von unterschiedliche Scan-Geräten (Hochleistungsscannern, Multifunktionsgeräte. Arbeitsplatz-Scanner usw.). Scanprozess für Scan-Endgeräte definieren: Hochleistungsscanner, Arbeitsplatz-Scanner, Multifunktionsgeräte ( groß und klein ).

7 3. Strategie eakte/dms (3) Scannen über pragmatischen ersetzenden Scanprozess (angelehnt an TR-Resiscan): Schutzbedarf definieren: Integrität: Normal. Vertraulichkeit: Geeignete Maßnahmen definieren, je nach Schutzbedarf (Muster-Schutzbedarfs-Feststellung evtl. über KGST und Kommunale Spitzenverbände, als Handlungsanweisung; vgl. Runder Tisch Rechtskonforme eakte in der Kommune, , BMI). Verfügbarkeit: Verweis auf Umsetzung ISIS12 bzw. IT-Grundschutz (ISLL bzw. ISMS).

8 3. Strategie eakte/dms (4) Scannen über pragmatischen ersetzenden Scanprozess (angelehnt an TR-Resiscan): Maßnahmen zur Integrität: In Dienstanweisung Prozess Sichtprüfung Dokument auf Vollständigkeit und Lesbarkeit definieren. Standard -Button Dokument ablegen im DMS drücken bestätigt Vollständigkeit und Lesbarkeit, also Übereinstimmung mit dem Original. Die Meta-Infos dazu (Benutzer, Datum, Uhrzeit usw.) werden ins XAIP-Archiv zum Dokument geschrieben und mit einem Zeitstempel versehen. Posteingangs- und Dokumentdatum werden über die Verschlagwortungs-Maske ins XAIP-Archiv geschrieben.

9 3. Strategie eakte/dms (5) Scannen über pragmatischen ersetzenden Scanprozess (angelehnt an TR-Resiscan): Maßnahmen zur Vertraulichkeit: Bei z. B. Schutzbedarf hoch Scannen nur über Arbeitsplatzscanner, nur durch berechtigte Personen und nur direkt in die eakte. Aber auch Prozessanpassungen vornehmen, dass möglichst viele Dokumente in elektronischer Form eingehen (z. B. Initiative gestartet, dass auf allen Bestellungen ein Hinweis steht, dass Rechnungen als PDF-Dokument gestellt werden sollen)!

10 Warum XAIP: 3. Strategie eakte/dms (6) Strukturierte Ablage von Metadaten: Daten zum Scan-Prozess Ersetzendes Scannen, Verschlagwortung, Protokollierung, Mitzeichnung, Anmerkungen usw. Versionierung. Unabhängigkeit der eakte vom Anbieter des Fachverfahrens für das DMS. Strukturierter Austausch der eakte mit Dritten mit Daten, Versionierung, Metadaten, Signaturen usw. Rechtsicheres Langzeitarchiv (LZA)

11 3. Strategie eakte/dms (7) Alle Dokumente (gescannte Dokumente, s, PDF- Dokumente usw.) unterliegen letztendlich dem gleichen Prozess bei der Veraktung!

12 3. Strategie eakte/dms (8) Prozess Scannen und rechtsichere Aktenablage: (Dezentrales) Scannen Sonstige Dokumente Bestätigung, Sichtprüfung Fachverfahren DMS Virtuelle Poststelle (VPS) (ProGov, Governikus LZA) Zeitstempeldienst bzw. QeS-Signatur im RZ XAIP-Archiv/TR-ESOR (XAIP-Container)

13 3. Strategie eakte/dms (9) Ansicht DMS und XAIP:

14 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Fragen? Stephan Grosser Landratsamt Weilheim-Schongau SG Z10 / SB Z10.4 IT Leiter der IT, IT-Sicherheitsbeauftragter Geschäftsführer Kommunales Behördennetz (KomBN) Pütrichstraße Weilheim i.ob Tel.: +49 (881) Fax: +49 (881) Mobil: +49 (173) s.grosser@lra-wm.bayern.de D s.grosser@lra-wm.d .de Petra Gandorfer Landratsamt Weilheim-Schongau SG Z10 / SB Z10.4 IT Projektmanagement DMS Pütrichstraße Weilheim i.ob Tel.: +49 (881) Fax: +49 (881) p.gandorfer@lra-wm.bayern.de