Das Instrument Controlling im Jugendamt des Landkreises Hameln-Pyrmont

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1 Das Instrument Controlling im Jugendamt des Landkreises Hameln-Pyrmont Verfasser: Martina Kurth-Harms Matthias Goede Verfasser: Mono Supli

2 Agenda Ausgangslage Organigramm Controllingverständnis Schnellübersicht Fachcontrolling Workshop Seite 2

3 Ausgangslage Bis 2012: Dezernatszentrale Finanzplanung Kein definiertes Controlling Stabsstelle u.a. Controlling Jugendhilfeplanung Anwendungsbetreuung Seite 3

4 Organigramm Seite 4

5 Organigramm Dezernat Inklusion, Bildung, Jugend, Soziales Dezernat 3 Stabsstelle Dez 3 10 VZÄ 31 Amt für Inklusion u. Bildung 31.1 Schulen 8,6 VZÄ 31.2 Inklusion 13 VZÄ 31.3 SchSA 10,25 VZ Ä 32 - Jugendamt 32.1 ASD Stadt 9,5 VZÄ 32.2 ASD-Land -11 VZÄ 32.3 Spezdienste 12 VZÄ 32.4 AV/AP-11,5 VZÄ 32.5 EB 7,7 VZÄ 32.6 WiHi 8, Sozialamt 33.1 Soz. Hilfen- 13 VZÄ 33.2 Altenhilfe 12,3 VZÄ Seite 5

6 Controllingverständnis Controlling ist Planung Kontrolle Regelung und Beratung für alle Bereiche und Hierarchieebenen der Verwaltung. Controlling ist betriebswirtschaftliches VORDENKEN und VORRECHNEN. Seite 6

7 Controllingverständnis Management bedeutet planen überwachen steuern Management bedeutet auch motivieren lenken/leiten befähigen entscheiden Seite 7

8 Controllingverständnis Rolle des Controllers Gestaltung Controllingprozess Begleitung Planungsprozesses Kontrolle Planerreichung Bereitstellung Managementinformation Interne Beratung Beitrag der Leitungskräfte Setzen von Zielen Inhaltliche Gestaltung Sicherstellung der Umsetzung durch Führung Festlegen der notwendigen Strukturen Controlling Seite 8

9 Schnellübersicht Seite 9

10 Schnellübersicht Erstellung monatlich zum 15. Controllinggespräch ca. 2-3 Tage nach Erstellung DL, AL, Controlling, Kämmerei Seite 10

11 Fachcontrolling Zielhierarchie in Form von Strategisches Ziel Mittelziele Handlungsziele Seite 11

12 Fachcontrolling Zielaushandlungsprozess Was ist aus fachlicher und/oder fiskalischer Sicht erforderlich und erreichbar? Was hindert uns aus fachlichen Gründen? Argumente abwägen Ziele vereinbaren Festlegung, woran man die Zielerreichung erkennen kann Seite 12

13 Fachcontrolling Seite 13

14 Fachcontrolling Herausforderungen Ziele sind gewollt Ziele in gewissem Maße steuerbar Aussagekraft der Kennzahlen Umsetzung notwendiger Maßnahmen Seite 14

15 Fachcontrolling Prozessschritte Was ist aus fachlicher Sicht erreichbar? Was hindert uns? Abwägungsprozess der Argumente Ziel vereinbaren Festlegung, woran man die Zielerreichung erkennen kann Kennzahlendefinition Controllingprozess Seite 15

16 Fachcontrolling Mittelziel Eltern können sich auf eine gute kommunal organisierte Betreuung und Förderung ihrer 0 bis 12 Jahre alten Kinder verlassen. Handlungsziel Im Landkreis Hameln-Pyrmont gibt es ein bedarfgerechtes Angebot Lfd. Nr. des 1 für Kinderbetreuung. Handlungsziel Maßnahmen Kennzahl 1 1 Es erfolgt die Belegungs- und Planungsanfrage zur Fortschreibung der Bedarfsplanung in den Kindertagesstätten. V 2 Transport der Ergebnisse in die politischen Gremien V 3 Transport der Ergebnisse in die einzelnen Kommunen V 4 Es erfolgt die Elternbefragung zum Betreuungsbedarf. V 5 Es erfolgt der Ausbau von mindesten einer weiteren Großtagespflegestelle jährlich mit einem örtlichen Betrieb V Definition/Formel Anzahl der belegten Plätze / Gesamtanzahl Plätze lt. Bewilligungsbescheid Messeinheit Prozent Messintervall Jährlich zum Datenquelle Access-Datenbank KiTa- Verantwortlich für Datenbereitsstellung JHP/CON Verwaltung Verantwortlich für Dateninterpretation JHP/CON Grenzwert 1 Grenzwert 2 Grenzwert 3 >=95% >=85% und <95% <85% Anmerkungen: Kennzahl 2 JHP/CON JAL/DL JAL JHP/CON Frau Wehrmann Prozentuale Auslastung der Kindertagesstätten zum eines Jahres aggregiert auf die Kommunen Anteil der Kinder, wo die gewünschte und die tatsächliche Betreuung voneinander abweichen Definition/Formel Messeinheit gewünschte Betreuung entspricht nicht der tatsächlichen Betreuung Prozent Messintervall Datenquelle Access-Datenbank Verantwortlich für Datenbereitsstellung JHP/CON Verantwortlich für Dateninterpretation JHP/CON Grenzwert 1 <=20% Anmerkungen: Grenzwert 2 >20% und <=30 % Grenzwert 3 >30% Kennzahl 3 Definition/Formel Pro Jahr steigt die Gesamtanzahl der Großtagespflegen um mindestens 1 Absolute Anzahl an neuen Großtagespflege Messeinheit Anzahl Messintervall Datenquelle Betreuungsportal Verantwortlich für Datenbereitsstellung Frau Wehrmann Verantwortlich für Dateninterpretation JHP/CON Grenzwert 1 Grenzwert 2 Grenzwert 3 =1 Anmerkungen: >1 =0 alle zwei Jahre jährlich Seite 16

17 Workshop Gemeinsamer Auftrag Erarbeiten Sie in Gruppen aus Sicht der unterschiedlichen Leitungsebenen, Jugendhilfeplanung und sozialpädagogischer Fachkräfte monatlich zu erhebende Kennzahlen für das Berichtswesen des Jugendamtes. Seite 17