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1 Dokumentvorlagen Dokumente Formatvorlagen Format Zeichen Format Absatz Datei Neu... Datei öffnen Datei schließen Beenden Suchen Suchen & Ersetzen Verknüpfungen Optionen Einfügen Inhalte einfügen Format Spalten Tabelle einfügen Tabelle zeichnen Spalte einfügen Zeile einfügen Grafik einfügen Textfeld einfügen Format Zeichen Dokument-vorlagen Dokumente Formatvorlagen Format Absatz Datei Neu... Datei öffnen Datei schließen Beenden Suchen Suchen & Ersetzen Verknüpfungen Optionen Einfügen Inhalte einfügen Format Spalten Tabelle einfügen Tabelle zeichnen Spalte einfügen Zeile einfügen Grafik einfügen Textfeld einfügen Dokumentvorlagen Dokumente Formatvorlagen Format Zeichen Format Absatz Datei Neu... Datei öffnen Datei schließen Beenden Suchen Suchen & Ersetzen Verknüpfungen Optionen Einfügen Inhalte einfügen Format Spalten Tabelle einfügen Tabelle zeichnen Spalte einfügen Zeile einfügen Grafik einfügen Textfeld einfügen Format Zeichen Dokument-vorlagen Dokumente Formatvorlagen Format Absatz Datei Neu... Datei öffnen Datei schließen Beenden Suchen Suchen & Ersetzen Verknüpfungen Optionen Einfügen Inhalte einfügen Format Spalten Tabelle einfügen Tabelle zeichnen Spalte einfügen Zeile einfügen Grafik einfügen Textfeld einfügen Dokumentvorlagen Dokumente Formatvorlagen Format Zeichen Format Absatz Datei Neu... Datei öffnen Datei schließen Beenden Suchen Suchen & Ersetzen Verknüpfungen Optionen Einfügen Inhalte einfügen Format Spalten Tabelle einfügen Tabelle zeichnen Spalte einfügen Zeile einfügen Grafik einfügen Textfeld einfügen Format Zeichen Dokument-vorlagen Dokumente Formatvorlagen Format Absatz Datei Neu... Datei öffnen Datei schließen Beenden Suchen Suchen & Ersetzen Verknüpfungen Optionen Einfügen Inhalte einfügen Format Spalten Tabelle einfügen Tabelle zeichnen Spalte einfügen Zeile einfügen Grafik einfügen Textfeld einfügen Dokumentvorlagen Dokumente Formatvorlagen Format Zeichen Format Absatz Datei Neu... Datei öffnen Datei schließen Beenden Suchen Suchen & Ersetzen Verknüpfungen Optionen Einfügen Inhalte einfügen Format Spalten Word 00 Inhaltsverzeichnis(se) erstellen Inhalt Allgemeines... Einfaches IHV... Aus eigenen Formatvorlagen erstellen... IHV formatieren... 4 Verzeichnisebene und... 4 Nur erste Ebene mit Seitenzahlen... 5 Schalter \n... 5 Mehrere Inhaltsverzeichnisse innerhalb eines Dokuments... 6 Schalter \b... 6 Ein Inhaltsverzeichnis über mehrere Dokumente... 7 RD-Felder... 7

2 Einfaches IHV Allgemeines Inhaltsverzeichnisse werden normalerweise aus den mit Formatvorlagen formatierten Überschriften gebildet. Allerdings hat man Probleme, wenn man nicht die dafür vorgesehenen Formatvorlagen "Überschrift " bis "Überschrift x" verwendet. Dann nämlich kann man nicht einfach das IHV aus dem Katalog auswählen. Die zweite Variante wäre, das IHV aus den sogenannten "Verzeichniseintragsfeldern" zu generieren. Wir werden hier zuerst einmal ein Inhaltsverzeichnis aus unserem Dokument generieren, in welchem wir zwar mit Formatvorlagen gearbeitet haben, aber nicht mit den von Microsoft dafür vorgesehenen. Einfaches IHV Aus eigenen Formatvorlagen erstellen Wechseln Sie auf das Register "Verweise" und klicken auf den Button "Inhaltsverzeichnis". Haben Sie die von MS vorgesehenen Überschriftsformatvorlagen "Überschrift " bis "Überschrift x" benutzt, können Sie hier einfach ein Format auswählen. Ansonsten klicken Sie unten auf den Eintrag "Inhaltsverzeichnis einfügen". Sie erhalten jetzt den Dialog zum Anpassen des Inhaltsverzeichnisses, in dem Sie auswählen können, wieviel Ebenen Sie angezeigt bekommen möchten, ob mit Seitenzahlen und wenn ja, dann rechtsbündig, welche Füllzeichen verwendet werden sollen, etc. Da wir hier aber mit eigenen Formatvorlagen gearbeitet haben, müssen wir das in den Optionen einstellen.. Aus eigenen Formatvorlagen erstellen Seite

3 Einfaches IHV 3 Nach Klick auf die Schaltfläche Optionen des vorhergehenden Dialogs sehen Sie im Fenster für die Optionen des Inhaltsverzeichnisses die verfügbaren Formatvorlagen mit den Inhaltsverzeichnisebenen. Löschen Sie die Zahlen bei "Überschrift ", "Überschrift " und "Überschrift 3" raus und fügen die bei "U", die bei "U" und die 3 bei "U3" ein. 4 Nach Klick auf OK sehen Sie im vorherigen Dialogfenster die geänderten Einträge. Nehmen Sie auch bitte den Haken bei "Hyperlinks anstelle von Seitenzahlen" raus, da man das bei einem gedruckten Dokument nicht benötigt, und dann auch die Chance hat, die Formatvorlage für das Verzeichnis zu ändern. 5 So sieht dann das eingefügte Inhaltsverzeichnis aus. Nun gehen wir an die Änderung der Formatvorlagen, die "Verzeichnis " bis "Verzeichnis x" lauten Aus eigenen Formatvorlagen erstellen Seite 3

4 Einfaches IHV IHV formatieren Verzeichnisebene und Wählen Sie die Formatvorlage "Verzeichnis " aus, klicken auf den kleinen Pfeil rechts daneben sowie auf den Eintrag "Ändern..." im sich öffnenden Kontextmenü. Ändern Sie das Absatzformat, indem Sie als "Abstand vor" 6pt eintragen, als Zeilenabstand "Einfach" und das Absatzformat sollte linksbündig sein. 3 Wählen Sie dann die Tabstopps und fügen einen linksbündigen bei cm sowie einen rechtsbündigen mit Füllzeichen Punkte bei 6 cm ein. Letzterer ist natürlich von den Seiteneinstellungen des Dokuments abhängig. Sie sehen aber im Lineal die Position, an der Sie den Tabstopp einfügen müssen. 4 Für die Verzeichnisebene gehen Sie analog vor. Wir haben hier einen linken Einzug von cm und den linken Tabstopp bei 3 cm eingefügt. Der Tabstopp für die Seitenzahlen bleibt bei 6 cm. 5 Die Verzeichnisebene 3 haben wir nicht geändert, da wir diese mit dem Format für die Ebene formatiert haben, damit die Verschachtelung nicht allzu groß wird. Das Ergebnis sehen Sie hier IHV formatieren Seite 4

5 Nur erste Ebene mit Seitenzahlen Nur erste Ebene mit Seitenzahlen Schalter \n Es gibt für die Verzeichnisse jede Menge von Schaltern. Einer davon ist sehr hilfreich, wenn man nicht jede Ebene im Inhaltsverzeichnis mit der Seitenzahl anzeigen lassen möchte. Wir wollen in dem zuvor erstellten Inhaltsverzeichnis nur die erste Ebene mit Seitenzahlen haben. Die zweite Ebene soll ohne angezeigt werden. Hierfür müssen Sie nur die Feldfunktion mit dem Schalter \n bestücken und sagen, welche Ebene ausgeschlossen werden soll. Drücken Sie die Tastenkombination Alt + F9, um in die Ansicht der Feldfunktion umzuschalten. Folgendes sollte nun zu sehen sein: { TOC \t "U;;U;;U3;" } Fügen Sie jetzt den Schalter \n mit der Ziffernfolge - (Ebene bis Ebene soll ohne Seitenzahlen sein) direkt nach dem Leerzeichen hinter dem Wort TOC ein. Die Feldfunktion sollte nun so aussehen: { TOC \n - \t "U;;U;;U3;" } Drücken Sie anschließend erneut die Tastenkombination Alt + F9, um wieder in die normale Ansicht zu schalten. Evtl. müssen Sie noch nur die Taste F9 drücken, um das IHV zu aktualisieren. Das fertige Inhaltsverzeichnis, in dem die Seitenzahlen nur für die erste Ebene eingefügt werden, sieht nun so aus. Schalter "\t" Der hier in der Feldansicht zu sehende Schalter "\t" wird von Word automatisch eingefügt, wenn Sie eigene Formatvorlagen für die Überschriften verwenden, also nicht die vorgefertigten "Überschrift " bis "Überschrift x". Schalter \n Seite 5

6 Mehrere Inhaltsverzeichnisse innerhalb eines Dokuments Mehrere Inhaltsverzeichnisse innerhalb eines Dokuments Schalter \b Manchmal möchte man jeweils ein Inhaltsverzeichnis pro Kapitel und eins für alle Kapitel haben. Mit dem Schalter \b ist das kein Problem. Wir erklären es nachfolgend Schritt für Schritt. Markieren Sie den gesamten Text Ihres Kapitels, für welches Sie ein IHV erstellen wollen, wechseln Sie in das Register "Einfügen" und klicken auf den Eintrag "Textmarke". Vergeben Sie hier einen eindeutigen Namen (er darf nicht mit einer Zahl anfangen und auch keine Leer- und/oder Sonderzeichen beinhalten) und klicken dann auf die Schaltfläche "Hinzufügen". Fügen Sie ganz normal ein Inhaltsverzeichnis ein und lassen sich anschließend die Feldfunktion durch Drücken der Tastenkombination [Alt] + [F9] anzeigen. Sie sollten jetzt nachfolgenden Feldinhalt sehen: { TOC \t "U;;U;;U3;" } Fügen Sie jetzt direkt hinter das Wort "TOC" ein Leerzeichen, einen Backslash und ein b ein, dann wieder ein Leerzeichen und den Textmarkennamen. Dann sollte wieder ein Leerzeichen folgen und der Rest der Feldfunktion. Diese sollte jetzt so aussehen: { TOC \b ein \t "U;;U;;U3;" } Drücken Sie nun wieder die Tastenkombination [Alt] + [F9] um die Feldfunktion auszuschalten und Ihr Inhaltsverzeichnis zu sehen. Evtl. müssen Sie nochmals nur die Taste [F9] drücken, um zu aktualisieren. Das Ergebnis sehen Sie hier. Schalter \b Seite 6

7 Ein Inhaltsverzeichnis über mehrere Dokumente Ein Inhaltsverzeichnis über mehrere Dokumente RD-Felder Da Word sich ab und an mal ein wenig zickig benimmt, wenn das Dokument zu groß wird, sollte man eventuell kapitelweise speichern. Bitte nicht mit Zentral-/Filialdokumenten verwechseln. Dieses "Feature" hat man in irgendeiner Version fehlerbehaftet eingebaut und es dann schlichtweg vergessen. Also bitte nicht benutzen. Die meisten Wordbenutzer speichern aber wegen der Verzeichnisse, die sie benötigen (also Inhalts-/Abbildungsverzeichnis und/oder Index) nicht kapitelweise ab. Doch es gibt die RD-Felder (RD = Referenced Document), mit denen man im Handumdrehen auch die unterschiedlichsten Verzeichnisarten über mehrere Dokumente erstellen kann. Wenn Sie mit Ihren einzelnen Dokumenten fertig sind, erstellen Sie ein neues anhand Ihrer Dokumentvorlage. Wichtig ist, daß in diesem Dokument die Formatvorlagen für die Überschriften, sofern Sie eigene benutzt haben (siehe hierzu unser Tutorial zu Formatvorlagen), vorhanden sind. Nun können Sie ganz normal ein Inhaltsverzeichnis (wie auf Seite Seite 3 beschrieben) erstellen. Die Feldfunktion sieht so aus: { TOC \t "U;;U;;U3;" } Darunter müssen Sie dann ein RD-Feld pro Kapitel einfügen, wobei Sie doppelte Backslashs und den gesamten Pfad in Anführungszeichen setzen müssen. Entweder fügen Sie die RD-Felder über den Ribbon "Einfügen" mit Klick auf den Button "Schnellbausteine" unter Auswahl des Eintrags "Feld" ein, oder Sie drücken die Tastenkombination Strg + F9, um die Feldklammern einzufügen und schreiben den Inhalt selbst innerhalb derselben. Haben Sie Ihre Daten zum Beispiel auf C: im Ordner Arbeiten abgelegt, sollte das Feld so aussehen: { RD "C:\\Arbeiten\\Kapitel_.doc" } Bei drei Kapiteln sieht es dann so aus: { TOC \t "U;;U;;U3;" } { RD "C:\\Arbeiten\\Kapitel_.doc" } { RD "C:\\Arbeiten\\Kapitel_.doc" } { RD "C:\\Arbeiten\\Kapitel_3.doc" } Wobei Sie die RD-Felder nicht sehen, da Word sie mit dem Zeichenformat "Ausgeblendet" formatiert. Sie können aber in den Optionen in der Rubrik "Anzeige" einstellen, daß Sie ausgeblendeten Text sehen möchten. Rechts sehen Sie die Abbildung, wie das fertige Inhaltsverzeichnis in einem separaten Dokument aussieht. Achtung: In der Beta funktionieren die RD-Felder nur eingeschränkt. Man erhält zwar die einzelnen Kapitel, es wird aber bei jedem Kapitel nur die erste Seite des Kapitels angezeigt. Hoffen wir, daß es in der endgültigen Version wieder reibungslos funk tioniert... RD-Felder Seite 7

8 Zu beziehen unter Ein klein wenig Werbung... Zitierstile Zu beziehen unter Die mitgelieferten Zitierstile können nur mittels XML-Programmierkenntnissen angepaßt werden. Mit dem Zitierstil-Creator können Sie eigene anlegen bzw. die vorhanden anpassen... AutoText-Verwaltung in Kategorien anlegen, zwischen Vorlagen kopieren und/oder verschieben Add-Ins Vorlagen Tipps & Tricks Tutorials z.b.: Word-Optionen einstellen, Ereignisse "vor Drucken" und/oder vor Schließen abfangen, etc., etc. z.b. Rechnungen, Angebote, Etiketten, Flyer - zum Teil mit Datenübernahme aus Excel, bequem aus einem Auswahlfeld - u.v.m. Diverse Tipps & Tricks - von "A" wie "Adressetiketten mit AutoText" bis "T" wie "Tabellen"... Tutorials als pdf für die Tools sowie Basics in Word und Video-Tutorials zu Word 007 Ein klein wenig Werbung... Seite 8

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