Die 10 wichtigsten Fragen und Antworten rund um PC-VAB für den Anwender

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1 PC-Lösung für die Vereins-/Mitgliederverwaltung Version 3.x Die 10 wichtigsten Fragen und Antworten rund um PC-VAB für den Anwender Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 1

2 Inhaltsverzeichnis 1. Was ist PC-VAB? 3 2. Wie bekomme ich PC-VAB? 4 3. Wie installiere ich PC-VAB? Der erste Start 7 4. Wie lege ich einen Verein bzw. die Stammdaten an? Wie übernehme ich vorhandene Daten Excel, DTAUS, Altversionen VAB? Wie lege ich ein neues Mitglied an? Wie lösche ich ein Mitglied? Wie führe ich eine Beitragsabrechnung durch? Wie erzeuge ich eine Auswertung z.b. Mitgliederliste? Wann und wie sichere ich meine Daten? Wo bekomme ich Hilfe (Tipps) zu PC-VAB? 45 Seite: Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 2

3 1. Was ist PC-VAB? Mit PC-VAB erhält der Anwender eine einfache, zuverlässige und langfristig betreute PC-Lösung für die Bewältigung der Arbeiten rund um die Vereins- Mitgliederverwaltung. Der Anwender kommt schnell zum Ziel. Unabhängig ob bei der Beitragsabrechnung oder bei vereinstypischen Auswertungen wie z.b. Jubiläumsliste, Geburtstagsliste, etc. Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 3

4 2. Wie bekomme ich PC-VAB? Demo-Version Beschränkt auf max. zwei Vereine mit jeweils max. 10 Mitgliedern Programm- Download unter Auf CD-ROM durch den Lizenzgeber Vollversion Demo-Version wird durch die Freischaltung eines individuellen Lizenzcodes zur Vollversion. Den Lizenzcode erhalten Sie im Regelfall nach Vertragsabschluss durch Ihren Lizenzgeber. Per Per CD-ROM Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 4

5 3. Wie installiere ich PC-VAB Beim Einlegen der Programm-CD startet das Installationsprogramm automatisch. Wenn dies nicht der Fall ist, so führen Sie bitte einen Doppelklick auf die Datei setup.exe im Hauptverzeichnis der CD aus. Es dauert eine Weile bis Windows die Installation konfiguriert. Anschließend werden Sie mit mehreren Masken durch die Installation geführt Bestätigen mit Weiter Bestätigen mit Weiter Lizenzvereinbarung Bestätigen mit Weiter akzeptieren und Bestätigen mit Weiter Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 5

6 3. Wie installiere ich PC-VAB Geben Sie Ihren Namen ein - Die Anwendung soll für alle Benutzer installiert werden - Bestätigen mit Weiter Bestätigen Sie den Ort der Programm-Installation auf Ihrer Festplatte C:\Programme\PC-VAB mit Weiter Bestätigen Sie den Ort der Datenverzeichnisse auf Ihrer Festplatte C:\PC-VAB mit Weiter Die Installation wurde erfolgreich abgeschlossen Bestätigen mit Installieren Bestätigen mit Fertigstellen Das Programm schließt sich automatisch Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 6

7 3.1. Der erste Start Starten Sie das Programm 1 Alternativ können Sie PC-VAB auch über das sog. Icon auf Ihrer Windows-Oberfläche (Desktop) starten 2 3 Standard-Modus Die wichtigsten Programmfunktionen Bestätigen des Copyright- Vermerkes durch OK Experten-Modus Alle Programmfunktionen (unsere Empfehlung!) Wählen Sie einen Modus, falls das Programm danach verlangt! Den Haken entfernen, sonst fragt das System bei jedem Start! Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 7

8 3.1. Der erste Start 4 5 Bei einer Neu-Installation wird ein neues Kennwort abgefragt. Bitte eingeben und im nächsten Feld wiederholen. Bitte merken Sie sich dieses Kennwort, damit Sie PC-VAB überhaupt starten können! TIPP: Falls Ihnen kein geeignetes Kennwort einfällt, vergeben Sie zunächst ein sehr einfaches Kennwort. Z.B und ändern dieses später über [Optionen] [Kennwort-Verwaltung]. Automatsche Suche nach Online-Update TIPP: Zu diesem Zeitpunkt nicht notwendig. Machen Sie jetzt erst mal weiter mit der Installation und wählen Sie NEIN. Das Online-Update können Sie auch später nach gelungener Installation starten. [Dienste] [Online-Update] Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 8

9 3.1. Der erste Start 6 Mit der Auswahl Ja gelangen Sie zum Lizenzdatei öffnen Bildschirm......mit Nein zum Begrüßungsbildschirm TIPP: Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie eine Lizenzdatei haben (auf CD-ROM oder im - Eingangspostfach) so wählen Sie bitte NEIN und suchen nach der sog. LIZ-Datei bzw. wenden Sie sich an Ihren Lizenzgeber/Betreuer (siehe auch nächste Seite) Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 9

10 3.1. Der erste Start Lizenzdatei einlesen Um die PC-VAB 3.x als Vollversion nutzen zu können, benötigen Sie eine gültige Lizenzdatei. Diese befindet sich meist auf Ihrer Programm-CD oder sie wurde Ihnen z.b. per zugeschickt. Eine Lizenzdatei hat die Endung LIZ und könnte sich mit den folgenden Dateinamen auf dem Datenträger etc. befinden: K471102S_VG123456_VAB3X_MHD liz oder TSV_Irgendwo.liz Einlesen der Lizenzdatei und Bestätigen mit Öffnen. Danach bitte Copyright -Maske durch OK bestätigen Geben Sie das nach dem Start vergebene Passwort ein oder wenn schon einmal ein Datenbestand (Echtbestand oder Demoverein) angelegt wurde, muss an dieser Stelle ein neues Kennwort vergeben werden! Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 10

11 3.1. Der erste Start In Abhängigkeit von der Installation kann PC-VAB mit unterschiedlichem Aussehen des Begrüßungsbildes starten. Die Wahlmöglichkeiten bleiben aber gleich und sind im Schnellstart PDF-Dokument auf der CD-ROM erklärt. Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 11

12 4. Wie lege ich einen Verein/Stammdaten an? Vereinsdaten Vereinsanschrift: - Vereinsnummer - Vereinsname - Anschrift des Vereins - DTA-Name (erscheint auf dem Kontoauszug) Verband (z.b. bei Sportvereinen): Falls der Verein einem Verband angehört, so kann hier der entsprechende Verband ausgewählt werden Bankverbindung: Eingabe der Vereins-Hausbank TIPP: - Mit Betätigen der Tab-Taste (auf Ihrer Tastatur) springt der Cursor immer in das nächste zu erfassende Feld - Bei Fragen kann Ihnen die Online-Hilfe weiterhelfen. Diese finden Sie in der Menüleiste unter Hilfe Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 12

13 4. Wie lege ich einen Verein/Stammdaten an? Vereinsdaten - Zusatzdaten Mitgliedskonto: Durch die Aktivierung können Sie z.b. nach einer Beitragsabrechnung offene Posten pro Mitglied verwalten. Bitte Haken entfernen, falls Thema unklar oder nicht gewollt. Mitgliedsnummer auf dem Kontoauszug (bei DTA) ausgeben: Sehr sinnvoll! Freier Verwendungszweck: Durch Aktivieren und Befüllen des freien Verwendungszweck ist ein fest definierter Verwendungszweck für alle Mitglieder möglich z.b. Beitrag 2009 Alternativ: Die PC-VAB stellt die Jahreszahl jedes Jahr automatisch um. Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 13

14 4. Wie lege ich einen Verein/Stammdaten an? Vereinsdaten Sparten (Abteilungen)/Klassen Sparte NEU anlegen: Über das Symbol können Sie eine neue Sparte anlegen oder bereits bestehende Sparten bearbeiten TIPP: Legen Sie zu erst einen Hauptverein mit der Nummer 01 an Hintergrund: Die Sparte Hauptverein bildet in diesem Beispiel die Basis für die Zugehörigkeit des jeweiligen Mitglieds zum Verein. Die zuständige Person (Kassierer) kann selbst entscheiden, ob der Beitrag im Hauptverein und/oder über eine weitere Sparte abgerechnet wird. Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 14

15 4. Wie lege ich einen Verein/Stammdaten an? Vereinsdaten Sparten (Abteilungen)/Klassen Belegung der Beitragsklassen: Standardbelegung / Individuelle Belegung Die vom Programm vorgegebene Klassenbezeichnung (Standardbelegung) dient nur zur Orientierungshilfe. Sie können jederzeit Ihre eigene Klassenbezeichnung über Individuelle Belegung erfassen, wie z.b. Betrag Erfassen Sie immer ganze Jahresbeiträge, da Teilbeträge auf andere Abrechnungsperioden (halbjährlich, vierteljährlich oder monatlich) werden von der PC-VAB automatisch errechnet und den Mitgliedern zugeordnet Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 15

16 4. Wie lege ich einen Verein/Stammdaten an? Vereinsdaten Sparten (Abteilungen)/Klassen Pseudosparte 99: Erfassen von Vorgaben für Einmalbeiträge oder individuelle Beitragszahlungen. z.b.: Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 16

17 5. Wie übernehme ich vorhandene Daten in PC-VAB? Vorhandene Mitgliederdaten (z.b. Name, Anschrift, Bankverbindung, etc.) können in PC-VAB übernommen werden: a) Automatisch (auch aus Vorversionen VAB) über die Funktion Dienste Fremdprogramme z.b. Vereinsmeister Voraussetzung: Ihr Verein etc. setzt das jeweilige Vereinsprogramm ein und Sie haben Zugriff auf das Programm und damit auf die Mitgliederdaten b) Manuell Die aktuellen Mitgliederdaten sind in einer Excel- oder Textdatei gespeichert. In dem dargestellten Beispiel wurde mit Excel eine CSV(Text)-Datei erzeugt. Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 17

18 5. Wie übernehme ich vorhandene Daten in PC-VAB? Datenübernahme mit DTAUS- Datei Datenübernahme mit DTAUS- Datei Voraussetzung: PC-VAB 3.x installiert Testverein angelegt Vorgehensweise: Funktion starten Dienste DTA-Datei importieren DTAUS-Datei auswählen ggf. suchen und öffnen Ergebnis: Neue Mitglieder wurden automatisch angelegt Mitgliedsnummer, Name, Vorname, Kontonummer, BLZ Zahlungsart DTA Beitragsinformationen aus dem Verwendungszweck wurden unter Infodaten gespeichert TIPP: - Bitte prüfen Sie nach der Übernahme das Fehlerprotokoll ( Auswertungen Protokolle Fehlerprotokoll ) Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 18

19 5. Wie übernehme ich vorhandene Daten in PC-VAB? Datenübernahme Altversionen VAB Manuelle Datenübernahme aus VAB 1.x/2.x Voraussetzung: WINVAB\Daten-Verzeichnis auf CD-ROM / USB kopiert oder auf der Festplatte vorhanden? Datensicherung rbgvab.zip/orgavab.zip auf z.b. USB-Stick entpacken PC-VAB 3.x installiert Testverein angelegt Vorgehensweise: Funktion starten Dienste Datenübernahme Fremdprodukte PC-VAB16 (manuelle Suche) alte Version auswählen Datei Mandant.va1 öffnen ggf. suchen unter z.b. Laufwerk/Verzeichnis WINVAB\Daten Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 19

20 5. Wie übernehme ich vorhandene Daten in PC-VAB? Datenübernahme Altversionen VAB Automatische Datenübernahme aus VAB 2.x Voraussetzung: Version 2.x befindet sich noch auf dem Rechner Betriebssystem unverändert (Wechsel von XP auf VISTA siehe manuelle Übernahme) PC-VAB 3.x installiert Testverein angelegt (nur bei Vorgehensweise 2 erforderlich) Vorgehensweise 1: Nach dem Installieren der PC-VAB 3.x wählen Sie den Menüpunkt Daten aus der Vorversion VAB16 einlesen? Vorgehensweise 2: Funktion starten Dienste Datenübernahme Fremdprodukte PC-VAB16 (automatische Suche) Bestände zur Übernahme werden angezeigt und müssen nur noch gewählt werden Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 20

21 5. Wie übernehme ich vorhandene Daten in PC-VAB? Datenübernahme einer Excel / CSV- Tabelle Datenübernahme einer Excel / CSV- Tabelle Voraussetzung: Definition der wichtigen Datenfelder Mitgliedsnummer, Name, Anschrift, Datumsfelder, Kontonummer, BLZ, Kontoinhaber, Sparte, Klasse PC-VAB 3.x installiert Testverein angelegt Vorgehensweise: Aufbau einer CSV- Tabelle mit z. B. Excel Tabelle mit den wichtigen Datenfeldern in Reihenfolge Die zusammengestellte Excel- Tabelle (z. B. daten.xls als daten.csv) speichern (Wichtig: Felder ohne Feldbegrenzung und Felder durch Semikolon getrennt) Funktion starten Dienste Mitgliederdaten importieren Formatoptionen: OHNE Feldbegrenzung / Feld-Trennzeichen = Semikolon Wichtige Datenfelder in Reihenfolge auswählen Datei daten.csv importieren Datenübernahme-Protokoll prüfen Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 21

22 5. Wie übernehme ich vorhandene Daten in PC-VAB? Empfohlene Prüfung Nach einer Datenübernahme empfehlen wir folgende Vorgehensweise: Fehlerprotokoll prüfen Die Funktion finden Sie unter Auswertungen Verwaltungsdaten Fehlerprotokoll Mitgliederliste 410 Stimmen die Mitgliedsdaten und Bankverbindungen? Siehe Seite 37 Für mehr Informationen zur Datenübernahme wenden Sie sich an Ihren Kundenbetreuer bzw. Lizenzgeber Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 22

23 6. Wie lege ich ein neues Mitglied an? Wie lösche ich ein Mitglied? Mitgliederdaten Mitglied neu anlegen: 1 Den Schalter betätigen Die PC-VAB vergibt selbstständig die nächste freie Mitgliedsnummer 2 Sie erfassen in das leere Feld der Mitgliedsnummer eine von Ihnen gewünschte Nummer und betätigen diese mit der Tab-Taste (auf Ihrer Tastatur) Eine Doppelbelegung ist nicht möglich! Falls die gewünschte Mitgliedsnummer bereits vergeben ist, springt das Programm automatisch in die Mitgliederdaten des bereits bestehenden Mitgliedes. Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 23

24 6. Wie lege ich ein neues Mitglied an? Wie lösche ich ein Mitglied? Mitgliederdaten Persönliche Daten Name und Anschrift: - Nachname - Vorname - Anrede - Straße - PLZ - Ort Datum: - Geburtsdatum - Eintrittsdatum Status: - Status Verein aktiv passiv - Geschlecht TIPP: Mit Betätigen der Tab-Taste (auf Ihrer Tastatur) springt der Cursor immer in das nächste Feld Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 24

25 6. Wie lege ich ein neues Mitglied an? Wie lösche ich ein Mitglied? Mitgliederdaten - Beitragsdaten Abrechnungsdaten: - Rechnungskennzeichen DTA/XML Einzug = Bankeinzug Rechnung = Rechnungs- Barzahler keine Faktura = Keine Abrechnung - Terminschlüssel jährlich halbjährlich vierteljährlich monatlich Bankverbindung: - Bankleitzahl - Kontonummer - Kontoinhaber (Die Bankbezeichnung wird im Regelfall automatisch aus der Datenbank übernommen) Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 25

26 6. Wie lege ich ein neues Mitglied an? Wie lösche ich ein Mitglied? Mitgliederdaten - Beitragsdaten Sparten und Beitragsklassen: Vorausgesetzt in den Vereinsdaten wurden die jeweiligen Sparten und die dazugehörigen Beitragsklassen eingetragen! z.b. Sie erfassen: - unter Sp die Sparte 00 - unter Kl die Beitragsklasse 1 Die PC-VAB übernimmt genau den Betrag bzw. die Bezeichnungen die Sie zuvor unter den Vereinsdaten hinterlegt haben TIPP: Falls Sie sich nicht mehr sicher sein sollten: Mit Doppelklick (linke Maustaste) in das Feld Sp oder Kl, die PC-VAB zeigt Ihnen welche Sparten oder Beitragsklassen Sie in den Vereinsdaten hinterlegt haben. Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 26

27 6. Wie lege ich ein neues Mitglied an? Wie lösche ich ein Mitglied? Mitgliederdaten Mitglieder verlassen den Verein/Gemeinschaft: 1 Sie erfassen in dem Feld Austrittsdatum das gewünschte Austrittsdatum und gehen danach auf Speichern Hinweis: Das Mitglied bleibt nach Ablauf des Austrittsdatums jedoch weiterhin im Bestand stehen. Möchten Sie es nun endgültig aus dem Bestand löschen, so gehen Sie in der Menüleiste auf Dienste Ausgeschiedene Mitglieder löschen und folgen den kommenden Fenstern. 2 Den Schalter betätigen PC-VAB löscht sofort das ausgewählte Mitglied Hinweis: Nicht empfehlenswert, da Archivdaten verloren gehen können TIPP: Mehr Information zum Thema Mitglieder löschen finden Sie in der Anleitung 2_1_PCVAB_Einleitung_und_Stammdaten.pdf Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 27

28 7. Wie führe ich eine Beitragsabrechnung durch? 7.1. Erzeugung von elektronischen Lastschriften zur Weitergabe an die Bank per DTA (Datenträgeraustausch) Dieser Menüpunkt bietet Ihnen die Möglichkeit eine DTA-Datei (DTAUS0.TXT) für den beleglosen Lastschrifteinzug zu erstellen (für Mitglieder mit Einzugsermächtigung). Starten Sie die Funktion Finanzen Datenträgeraustausch DTA-Zahlungsverkehr über Datenträger (Diskette) Hinweis: Die Bezeichnung (Diskette) steht lediglich für die Möglichkeit die DTAUS-Datei auf einen Wechseldatenträger zu kopieren. Dies kann z. B. eine Diskette, eine CD-ROM oder ein USB-Stick sein. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welcher Wechseldatenträger in Frage kommt, so können Sie trotzdem die Beitragsabrechnung durchführen. Im weiteren Verlauf der Beitragsabrechnung DTA können Sie als Ziel für die sog. DTAUS-Datei die Festplatte Ihres PC s wählen. Siehe auch Seite 30 Bitte nehmen Sie Kontakt mit Ihrer Hausbank auf, um den genauen Ablauf des elektronischen Lastschrifteinzugs mittels DTA abzuklären. Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 28

29 7. Wie führe ich eine Beitragsabrechnung durch? 7.1. Lastschrifteinzug DTA (Datenträgeraustausch) Wählen und bestätigen Sie mit OK die Bankverbindung Ihres Vereins Wählen und bestätigen Sie mit OK die Sortierfolge Ihrer Buchungsliste TIPP: 1. Sortierfolge Mitglieds-Nummer 2. Sortierfolge Name Hier können Sie entscheiden, inwieweit ausgeschiedene Mitglieder von der Beitragsberechnung auszuschließen oder einzubeziehen sind: Alle Mitglieder, uneingeschränkt Unabhängig von einem Austrittsdatum erfolgt die Erstellung der DTA Sätze aller Mitglieder Alle Mitglieder mit Austrittsdatum größer... Erstellung der DTA-Buchungssätze für alle Mitglieder einschließlich derer, die ein Austrittsdatum kleiner bzw. gleich dem definierten aufweisen Alle Mitglieder ohne Austrittsdatum Für alle Mitglieder, bei denen kein Austrittsdatum erfasst ist, werden DTA-Buchungssätze erzeugt Bestätigen Sie mit OK Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 29

30 7. Wie führe ich eine Beitragsabrechnung durch? 7.1. Lastschrifteinzug DTA (Datenträgeraustausch) Hier können Sie entscheiden welche Mitglieder oder Gruppen abgerechnet werden sollen. z.b. Sie möchten nur die Sparte 01 Fussball abrechnen und nicht alle Mitglieder, so erfassen Sie: Wählen Sie das gewünschte Jahr für die Beitragsabrechnung sowie welche Periode(n) abgerechnet werden soll. Bestätigen mit OK Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK Möchten Sie aber uneingeschränkt alle Mitglieder abrechnen, so bestätigen Sie die Selektionsmaske ohne Veränderungen mit OK Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 30

31 7. Wie führe ich eine Beitragsabrechnung durch? 7.1. Lastschrifteinzug DTA (Datenträgeraustausch) Bestätigen Sie die Druckeinrichtung mit OK Achtung: Der Druck startet nicht automatisch! Es wird nur der Drucker für die spätere Druckvorschau eingerichtet! Wählen Sie das gewünschte Laufwerk/Verzeichnis für den Speicherort der DTA-Datei (DTAUS.TXT). Bestätigen Sie mit OK TIPP: Wir empfehlen die DTA-Datei immer unter C:\PC-VAB\DTA abzuspeichern und später auf den USB-Stick oder CD-ROM zu kopieren Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 31

32 7. Wie führe ich eine Beitragsabrechnung durch? 7.1. Lastschrifteinzug DTA (Datenträgeraustausch) Sie erhalten eine Druckvorschau der Buchungsliste. Diese sollte gespeichert ( Datei Speichern unter ) und kann eventuell gedruckt ( Datei Drucken ) werden. Wichtig: Auf der vorletzten Seite der Buchungsliste befindet sich ein so genannter Begleitzettel (Abb. rechts), dieser ist für die Bank sehr wichtig und sollte in jedem Fall ausgedruckt werden. Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 32

33 7. Wie führe ich eine Beitragsabrechnung durch? 7.1. Lastschrifteinzug DTA (Datenträgeraustausch) Um den Beitragseinzug durchzuführen, benötigt Ihre Hausbank den unterschriebenen Begleitzettel inkl. der soeben erstellten DTA-Datei. Begleitzettel Hausbank DTA-Datei (DTAUS0.TXT) Für mehr Informationen zum Lastschrifteinzug wenden Sie sich an Ihren Kundenbetreuer bzw. Lizenzgeber Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 33

34 7. Wie führe ich eine Beitragsabrechnung durch? 7.2. Rechnungsdruck (Barzahler) Dieser Menüpunkt bietet Ihnen die Möglichkeit eine eigene Rechnungsvorlage zu erstellen und im weiteren Verlauf daraus Rechnungen zu erzeugen. Starten Sie die Funktion Finanzen Rechnungen Rechnungen drucken Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 34

35 7. Wie führe ich eine Beitragsabrechnung durch? 7.2. Rechnungsdruck (Barzahler) 1 2 Wählen und bestätigen Sie mit OK die gewünschte Sortierfolge Ihrer Rechnungen Entscheiden Sie, wie ausgeschiedene Mitglieder für den Rechnungsdruck eine Rolle spielen. Bestätigen Sie mit OK 3 4 Nehmen Sie eine Selektion/Auswahl vor und/oder bestätigen Sie die Selektionsmaske mit OK Wählen Sie für welches Jahr sowie für welche Periode(n) der Rechnungsdruck erfolgen soll Bestätigen mit OK Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 35

36 7. Wie führe ich eine Beitragsabrechnung durch? 7.2. Rechnungsdruck (Barzahler) Es öffnet sich automatisch ein leeres Textverarbeitungsfenster. Zur schnellen Zielerreichung öffnen Sie über Datei - Datei öffnen eine bereits vorhandene Rechnungsvorlage (z.b. RECH_JB.rtf) und verändern diese nach Belieben. Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 36

37 7. Wie führe ich eine Beitragsabrechnung durch? Rechnungsdruck 7.2. Rechnungsdruck (Barzahler) Variable einfügen: Mit klick auf das Symbol öffnet sich eine Auswahlmaske mit allen verfügbaren Variablen: Diese werden durch Doppelklick der linken Maustaste bestätigt und in die Vorlage übernommen. Vereinslogo einfügen: In der Menüleiste unter Einfügen Grafik können Sie Ihr eigenes Vereinslogo öffnen und in die Rechnung einfügen. Vorschau: In der Menüleiste unter Datei Druckvorschau sehen Sie wie Ihre Rechnung aussehen wird. Sie können nun Ihre Rechnungsvorlage unter einem anderen Dateinamen abspeichern und mit dem Mischvorgang beginnen. Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 37

38 7. Wie führe ich eine Beitragsabrechnung durch? 7.2. Rechnungsdruck (Barzahler) Mischvorgang starten (Mitglieder einfügen): Mit klick auf das Symbol Mischvorgang starten werden alle Variablen Felder durch Vereins- bzw. Mitgliederdaten ersetzt. Bestätigen Sie den Mischvorgang mit Ja TIPP: Zuerst im Arbeitsspeicher mischen, als PDF-Datei abspeichern (unter Datei Speichern unter ) und später drucken. Für mehr Informationen zum Rechnungsdruck wenden Sie sich an Ihren Kundenbetreuer bzw. Lizenzgeber Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 38

39 8. Wie erzeuge ich eine Auswertung? Auswertungen Die PC-VAB bietet Ihnen folgende Auswertungen/Listen zum Druck an: Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 39

40 8. Wie erzeuge ich eine Auswertung? Auswertung - Mitgliederliste Die Mitgliederliste 410 beinhaltet folgende Angaben: Wählen Sie die Funktion Auswertungen Standardauswertung Mitgliederliste 410 Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 40

41 8. Wie erzeuge ich eine Auswertung? Auswertung - Mitgliederliste Wählen und bestätigen Sie die Sortierfolge Ihrer Buchungsliste mit OK TIPP: 1. Sortierfolge Mitglieds-Nummer 2. Sortierfolge Name Hier können Sie entscheiden welche Mitglieder auf der Auswertung erscheinen sollen. z.b. Sie möchten eine Mitgliederliste nur mit Mitgliedern aus der Sparte 01 Fussball, so erfassen Sie: Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK Möchten Sie aber uneingeschränkt alle Mitglieder auf Ihrer Auswertung, so bestätigen Sie die Selektionsmaske ohne Veränderungen mit OK Bestätigen Sie die Druckeinrichtung mit OK Hinweis: Der Druck startet nicht automatisch! Hier wird nur der Drucker für die spätere Druckvorschau eingerichtet! Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 41

42 8. Wie erzeuge ich eine Auswertung? Auswertung - Mitgliederliste Druckvorschau: Sie erhalten eine Druckvorschau Ihrer Mitgliederliste. Sie können diese nun kontrollieren, drucken und/oder speichern. TIPP: Speichern schadet nie! Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 42

43 9. Wann und wie sichere ich meine Daten? Grundsätzlich gibt es keinen vorgegebenen Zeitpunkt seinen Datenbestand zu sichern. Es empfiehlt sich jedoch regelmäßig und vor den nachstehenden Aktionen eine Gesamtsicherung durchzuführen: Beitragseinzug, Funktion Mitglieder importieren z.b. aus einer CSV-Datei, Massenänderung, Update, Übergabe an eine andere Person, PC- oder Betriebssystem- Wechsel, Änderungen am System (Kopieren von Programm- oder Daten-Dateien), etc. So funktioniert s... Starten Sie die Funktion unter Datei Gesamtbestand sichern Datensicherung auf lokalen Datenträger Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 43

44 9. Wann und wie sichere ich meine Daten? Wählen Sie das gewünschte Laufwerk/Verzeichnis für die PC-VAB Datensicherung aus. Dies kann auch USB-Stick oder eine externe Festplatte sein. Das direkte Kopieren auf CD-ROM funktioniert hier im Regelfall nicht. Bestätigen Sie mit OK TIPP: Wir empfehlen die Datensicherung immer unter C:\PC-VAB\Backup abzuspeichern und später auf CD-ROM / USB-Stick zu kopieren Den Hinweis für die erfolgreiche Datensicherung können Sie mit OK bestätigen. Nun befindet sich die Datensicherung auf dem von Ihnen gewählten Laufwerk/Verzeichnis und setzt sich aus zwei Dateien zusammen; siehe Beispiel unten Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 44

45 10. Wo bekomme ich Hilfe (Tipps) zu PC-VAB? Bei Fragen rund um PC-VAB empfehlen wir folgende Vorgehensweise: 1.) Lesen Sie vorab die vorliegende Dokumentation 10- Fragen des Anwenders zu PC-VAB 3x (Diese befindet sich zusätzlich im PDF-Format auf Ihrer Programm- CD-ROM oder im Verzeichnis \pc-vab\themen auf Ihrem PC-System) 2.) Nutzen Sie die Online-Hilfe Funktion in der PC-VAB Hier können Sie über eine Index-Suche oder über die Eingabe eines Suchwortes unter dem Reiter Suchen Hilfe bzw. Tipps erhalten Abb. 1 Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 45

46 10. Wo bekomme ich Hilfe (Tipps) zu PC-VAB? 3.) Ab der Version 3.24 auf Ihrem PC-System unter \PC-VAB\Themen 4.) und natürlich bei Ihrem Lizenzgeber/Kundenbetreuer Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 46

47 10. Wo bekomme ich Hilfe (Tipps) zu PC-VAB? 5.) Persönliche Betreuung durch Ihren Betreuer/Lizenzgeber Stempel / Informationen zum Betreuer/Lizenzgeber Zur schnellen Problembehebung und Hilfestellung teilen Sie ihm bitte die folgenden Informationen mit: Seit wann tritt das Problem auf? (Z.B.: Betriebssystem- bzw. PC-Wechsel?) Was wollen Sie mit PC-VAB erreichen bzw. welches Ziel wird verfolgt (z.b. Beitragseinzug, Auswertungen, etc.)? Bis wann soll das oben genannte Ziel erreicht werden? Welches Windows-Betriebssystem wird genutzt? Welche PC-VAB Version (Nummer + Datum) wird genutzt? Datenverzeichnis des Benutzers (evtl. Bildschirm-Ausdruck)? Wie lautet der Installationspfad der PC-VAB? Welche Rechte hat der Anwender? z.b (Administrator, Hauptbenutzer etc.) Welcher Lizenzcode wird verwendet (z.b. K123456S-0001)? ggf. eine Datensicherung/Auslagerung aushändigen, damit die Analyse des Vorgangs beschleunigt werden kann Schäfer VAB Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Seite: 47