Wie erstelle ich eine Stellenbeschreibung? - 4 Simple Schritte -

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1 Wie erstelle ich eine Stellenbeschreibung? - 4 Simple Schritte - R e c r u i t i n g S p e c i a l f ü r Startups & Jungunternehmen Jantje Bartels 1

2 16 Wörter zu Jantje bartels Ist Jungunternehmerin, Sammelt seit 10 Jahren Personalerfahrung (europaweit), Schreibt gerade ein Recruiting Handbuch & Liebt dunkle Schokolade. Man erreicht sie unter: 2

3 Inhalt 1. Wozu eine stellenbeschreibung? 2. woraus besteht sie? 3. wichtige Anforderungen 4. wer erstellt die beschreibung? 5. was wird benötigt? 6. wie wird sie erstellt? 7. Tipps zur erstellung 8. nächste Schritte 3

4 Wozu eine Stellenbeschreibung? (ausschnitt) Damit sich der neue Mitarbeiter mit seinen Aufgaben & Verantwortlichkeiten vertraut machen kann, und sich darin (hoffentlich) auch wiederfindet. Um später einfacher die Stellenanzeigen zu verfassen. Um in den Vorstellungsgesprächen die richtigen Fragen zu stellen. Zur vereinfachten Erstellung des Arbeitsvertrages. Um Bewertungen der Mitarbeiter zu erleichtern. 4

5 Woraus besteht sie? Aus wichtigen Kerndaten. Aus Haupt- und Einzelaufgaben. Und den Anforderungen. Einer prägnanten Zielsetzung. Den Verantwortungen und Befugnissen des Mitarbeiters. 5

6 Was ist sie nicht? Stellenbeschreibung Stellenanzeige Die Anzeige wird aus der Beschreibung abgeleitet. Können Sie eine Stellenanzeige ohne eine Beschreibung anfertigen? Sicherlich. Wird sie genauso aussagekräftig sein? Zweifelhaft. 6

7 die Klassischen anforderungen Ausbildung: z.b. IT Ausbildung. Erfahrung: z.b. 2 Jahre berufstätig als JAVA Programmierer. Kenntnisse: z.b. Spanischkenntnisse: fließend (min. 6 monatiger Aufenthalt in einem spanischsprechenden Land. Fähigkeiten: z.b. Teamfähig im interkulturellen Setting. Was fehlt? 7

8 Welche Anforderungen häufig vergessen werden Motivation: z.b. wissbegierig. Haltung bzw. Einstellung: z.b. gibt Wissen gerne weiter, ohne etwas dafür zu verlangen. 8

9 Warum normale anforderungen nicht ausreichen Was nützt Ihrem Unternehmen ein IT Programmierer, der nach 2 Monaten keine Lust mehr hat bei Ihnen zu arbeiten? Nun, diese Frage können Sie nicht zwingend mit den zwei weiteren Anforderungen beantworten. Sie sollen jedoch anstoßen, dass Sie sich fragen, was für Ihr Unternehmen wichtiger ist: Eine Person, die alle klassischen Anforderungen erfüllt, Sie aber nicht wissen, was sie täglich motiviert? Oder ein Kollege, der alle klassischen Anforderungen erfüllt und, wie Sie, durch neue Herausforderungen motiviert wird? 9

10 wer erstellt sie? wann? Die/Der Personalverantwortliche/r (oder jemand, der für den Einstellungsprozess verantwotlich ist) erstellt die Stellenbeschreibung. Wer sollte unterstützen? Alle Kollegen, die direkt mit dem zukünftigen Stelleninhaber zusammen arbeiten (sollen). Wann soll sie erstellt werden? Idealerweise nach der Gründung, bei Neubesetzungen (Aktualisierung) oder auch bei strukturellen Veränderungen (Überarbeitung). 10

11 was wird benötigt um loszulegen? Die Hilfsbereitschaft von Kollegen. Klare Rollenverteilungen. Etwas Ausdauer. Hilfsmaterialien: Checklisten, Vorlagen, Office-eqiuvalente Programme (anstelle von einem Bewerbertool) etc. 11

12 Wie wird sie erstellt? 12

13 4 schritte 1. Vorbereitung der Gespräche & Unterlagen 2. Gespräche mit dem direkten Team 3. Auswertung der Unterhaltungen 4. Erstellung der Stellenbeschreibung 13

14 1. die vorbereitung Entscheiden Sie mit welcher Stellenbeschreibung begonnen wird. Schauen Sie sich (nochmal) eine Mustervorlage an: Worauf muss besonders geachtet werden, wo liegen bei Ihnen im Unternehmen die Schwerpunkte? Wenn Sie keine haben sollten, können Sie diese nutzen & ggf. anpassen Laden Sie die Kollegen, die direkt mit dem Stelleninhaber zusammen arbeiten sollen, zu einem Gespräch ein. Erstellen Sie einen Fragenkatalog basierend auf den Aufgaben, Anforderungen etc (siehe nächste Folie). 14

15 Nützliche fragen fürs gespräch (ausschnitt) Wen brauchen wir in unserem Team? Welche Einzelaufgaben sind die wichtigsten in den nächsten Monaten? Welche Kompetenzen müssen abgedeckt werden? Wie können wir uns untereinander ergänzen? Was genau heißt für uns Teamfähigkeit? Welche Charakterzüge sind wichtig? Was für ein Motivationslevel erwarten wir? 15

16 2. die Gespräche Führen Sie direkte Gespräche mit den Kollegen. Nutzen Sie den Fragekatalog als Leitfaden. Fragen Sie alle relevanten Fragen, so dass bei der Auswertung ein Gesamtbild der entstehen kann. Machen Sie sich Notizen oder lassen Sie ein Protokoll verfassen. Sollte Sie auch jemand befragen? 16

17 3. die auswertung Werten Sie die Gespräche aus, in dem Sie sich Gemeinsamkeiten sowie Differenzen notieren (z.b. in einer Excelliste) Wo sind sich die Kollegen einig? Notieren Sie das zuerst. Wo gibt es Ergänzungen? Wo gibt es Abweichungen? 17

18 4. die beschreibung Geben Sie nun die zusammengefassten Ergebnisse pro Kategorie (Zielsetzung, Aufgaben etc) in die vorbereitete Vorlage ein. Gibt es eine vergleichbare andere Stelle, die Sie als Referenz nutzen können? Lassen Sie die Kollegen die Beschreibung gegenlesen, bevor sie abschließend validiert wird. 18

19 Tipps zur erstellung Erstellen Sie, wenn möglich, 2-3 Beschreibungen auf ein Mal, so haben Sie hoffentlich weniger Meetings und vermeiden Überschneidungen. Kombinieren Sie diesen Prozess mit ähnlichen Themen (wenn Sie zum Beispiel die Arbeitgeberpositionierung Ihres Unternehmens erarbeiten bzw. verfeinern möchten). Suchen Sie nicht nach einer Abkürzung im Prozess, es gibt nicht wirklich eine. 19

20 nächste Schritte 1.Sie wollen direkt anfangen? Super! 2.Falls Sie gerade keine Zeit haben, auch gut. Legen Sie jedoch einen Zeitpunkt fest, bis wann Sie die neue Stellenbeschreibung erstellt haben wollen. Teilen Sie diesen Zeitpunkt mit den anderen. Warum? Wenn Sie Ihre Ziellinie öffentlich bekanntmachen, dann arbeitet man automatisch darauf zu. 3.Wenn s Ihnen gefallen hat, dann laden Sie auf jeden Fall die Vorlage herunter sowie die pdf Version dieser Präsentation (siehe Link). 4.Haben Sie einen Bekannten, der sich über komplizierte Stellenbeschreibungen beschwert? Schicken Sie ihm diese Präsentation. Sie helfen ihm sowie mir! 20

21 Vielen Dank! Wenn Sie mehr von diesen tipps erhalten möchten: newsletter Beste Grüße Jantje Bartels 21