Gefährdungsbeurteilung im Bereich psychischer Belastungen unter Verwendung des Verfahrens BAAM

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1 Gefährdungsbeurteilung im Bereich psychischer Belastungen unter Verwendung des Verfahrens Entwickelt von BIT e.v. Autoren: Dr. Andreas Blume, Robert Schleicher, Karin Jürgen, Dr. Petra Abele in Zusammenarbeit mit Perry Jordan Büro für Arbeitsgestaltung & Betriebsorganisation Dresden Unterstützt aus Mitteln der Europäischen Gemeinschaftsinitiative ADAPT und des Ministeriums für Arbeit, Soziales, Qualifikation und Technologie NRW Robert Schleicher (BIT e.v.) Bielefeld, 28.August 2009

2 Vorstellung BIT e.v. Gegründet 1985 als unabhängiger, gemeinnütziger Verein z. Zt. 18 Mitarbeiter/-innen Ingenieure, Arbeitswissenschaftler, Betriebswirte, Sozialwissenschaftler Sachverständigentätigkeit, Forschung, Qualifizierung Themen: IT-Gestaltung: Projektorganisation SAP -Einführung, Datenschutz, Software-Ergonomie Arbeitssystemgestaltung in Industrie- und Dienstleistungsbetrieben: Arbeitsorganisation, Arbeitsplatzgestaltung, Entgeltgestaltung Arbeits- und Gesundheitsschutz: Gefährdungsbeurteilungen, Risikobeurteilung, Betriebliches Gesundheitsmanagement, CE-Kennzeichnung 2

3 Referenzen: Ermittlung psychischer Belastungen mit dem Verfahren BAAM Auswahl (Branchen) Verlagswesen, Druckerei Unternehmensberatung Schulen IT-Dienstleister diverse Kundenservice-Center (Energieversorger, Finanzdienstleister) Luftverkehr Betonbau Brauereiwesen Gesundheitswirtschaft (Kliniken, Altenheime) Automobilzulieferer Metallindustrie öffentliche Verwaltung (z.b. ARGE) soziale Einrichtungen (z.b. Kinder- und Jugendheim) Finanzdienstleister (Banken, Versicherungen) Polizei Krankenkassen, Berufsgenossenschaften (Entwicklung einer BAAM-Variante für Kleinbetriebe)... 3

4 Das Verfahren - ein dialogorientiertes Verfahren zum Ermitteln und Beurteilen von Belastungen auf Grund der Gestaltung von Arbeitsinhalten (z.b. Handlungsspielraum, Aufgabenklarheit) der Gestaltung der Arbeitsorganisation (z.b. organisatorische Abstimmungen, Informationsverfügbarkeit) der Mitarbeiterführung und der sozialen Beziehungen (z.b. Beteiligung an Gestaltung der Arbeit, Arbeitsklima) spezieller Belastungen, z.b. durch Personenbezogene Dienstleistungen / Software-Ergonomie Beurteilung von Kriterien, die nach arbeitswissenschaftlichen Erkenntnissen wichtig für gesunde und effektive Arbeit sind Grundlagen: ISO , ArbSchG, BildschV, Humankriterien der Arbeitsgestaltung 4

5 Ziele des -Verfahrens Bedingungen ermitteln, die (subjektiv empfunden) verbreitet aus arbeitswissenschaftlicher Sicht Gestaltungsdefizite aufweisen und/oder belastend wirken die Aufgabenerledigung erschweren Lösungsvorschläge und Maßnahmen zum Abbau belastender und störender Bedingungen zu entwickeln Ziel ist es nicht: Probleme einzelner Beschäftigter zu identifizieren psychische Belastungen zu messen 5

6 Hintergründe des Verfahrens Herkunft und Integrationsansätze psychischer Belastungen Woher kommen psychische Belastungen? Hindernisse Überforderung T O O Erschwerungen Unterbrechungen Monotonie Zeitdruck F T motorisch T Technik informatorisch Prozesse. Org. 0-Fehler Vorgabe O Q unklare Zielvorgaben und Aufgaben unzureichende Qualifikation F PE zusätzlicher Zeitaufwand/ Stress Erhöhung hung des Risikoverhaltens / Kompensationsarbeit 6

7 Bestandteile des Verfahrens - Bewertungsebenen Fragebögen Ermittlung von Belastungsschwerpunkten (Grobanalyse/Orientierung) moderierte Gruppe Detailanalyse der Belastungsschwerpunkte / Entwicklung von Verbesserungsvorschlägen Steuerkreis Beurteilung Ergebnisse, Entscheidung Maßnahmenplanung 7

8 Gesamtablauf des Verfahrens: Überblick Vorabinformationen einholen Steuerkreissitzung: Rahmenbedingungen, Verfahrensregeln abstimmen Mitarbeiterinformation: Einsatz der Fragebögen (Ermitteln der Belastungsschwerpunkte) Moderierte Gruppenanalysen: Detailanalyse und Maßnahmenvorschläge Steuerkreissitzung: Präsentation der Ergebnisse, Entscheidung über verbindlichen Maßnahmenplan Information der Mitarbeiter/-innen Umsetzung der Maßnahmen Steuerkreissitzung: Wirkungskontrolle: Stand der Umsetzung, ggf. Modifikation Maßnahmenplan Dokumentation gem. 6 ArbSchG 8

9 Mitarbeiterinformation Ablauf (i.d.r. Mitarbeiterversammlung) Erläuterung von Zweck und Zielen (Leitung/Mitarbeitervertretung) Erläuterung des Verfahrens und der Spielregeln Erläuterung des Fragebogens Akzeptanz und Motivation zur Mitarbeit i.d.r. hohe Beteiligungsquote (Fragebogenrücklauf meist > 70%) 9

10 Die -Fragebögen Angaben zu Person, Arbeitsplatztyp und Tätigkeitsbereichen Beurteilung der Arbeitsinhalte Beurteilung der Arbeitsorganisation Beurteilung der Mitarbeiterführung / der sozialen Beziehungen Beurteilung der Arbeit mit Kunden / personenbezogene Dienstleistungen Beurteilung der Software-Ergonomie Erfassung gesundheitlicher Beschwerden Beurteilung der Zielerreichung des Arbeitsbereichs Offene Fragen: Besonders belastende / entlastende Faktoren 10

11 Die -Fragebögen (Auszug) Beurteilungsbogen B3: Beurteilung der Arbeitsorganisation A B C Nr. Bewertungsmerkmal Trifft überwiegend zu... Trifft überwiegend nicht zu... Dieser Umstand Dieser Umstand belastet mich. erschwert die Erledigung der Aufgaben. ja nein ja nein 1 Ich habe während meiner Arbeit regelmäßig direkten Kontakt zu anderen Personen. 4 In meiner Arbeit findet die erforderliche Zusammenarbeit statt Die organisatorischen Abstimmungen zwischen meinem und anderen Arbeitsbereichen funktionieren. Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten sind in meinem Arbeitsbereich klar und eindeutig geregelt. Ich werde in erforderlichem Maße für meine Aufgaben weitergebildet. 10 Für meine Aufgabenerfüllung stehen mir die notwendigen Informationen zur Verfügung. 11

12 Auswertungsbeispiel -Fragebogen > 40% =Schwerpunkt für die Detailanalyse 12

13 Verfahrensregeln für die Fragebogenerhebung Das Ausfüllen des Fragebogens ist freiwillig Der Fragebogen wird im neutralen verschlossenen Umschlag abgegeben Alle Beschäftigten geben im Anschluss an die Veranstaltung einen Umschlag mit Fragebogen (ausgefüllt oder leer) bei den BIT- Mitarbeiter/-innen ab (Alternative: per Hauspost an BIT e.v.) Werden weniger als 50% der Fragebögen ausgefüllt: Steuerkreisentscheidung, ob Verfahren weiter durchgeführt wird. 13

14 Verfahrensregeln für die Fragebogenerhebung Personenanonymität Fragebögen werden anonym ausgefüllt Einsicht in Einzeldaten aus Fragebögen: nur BIT / ggf. zuständiger Betriebsarzt (Schweigepflicht) Fragebogenergebnisse dürfen keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen zulassen (Informationen nur über Personengruppen mit mindestens 5 Personen) Fragebogen zu Gesundheitsfragen: detaillierte Auswertung erst ab einer Gruppengröße von 50 Personen 14

15 Nr Bewertungsmerkmal A rbeitsbereich: A rbeitsplatz: Die Vorgesetzten beteiligen ihre Mitarbeiter an den wesentlichen Fragen der Arbeit ( Ziele, Arbeitsgestaltung, Arbeitsorganisation, Veränderungen). Die Vorgesetzten fördern und for dern di e Mitar beiter auf angemessene Weise. Die Vorgesetzten verhalten sich bei Beurteilungen und Konflikten gegenüber allen M itarbeitern fair. Die Vorgesetzten verhalten sich vorbildlich (Offenheit, respektvolles Miteinanderumgehen, Fachkompetenz, Arbeitsschutz, Ehrlichkeit/ Ver trauen, Entscheidungen treffen, Verantwortung übernehmen). Die Vorgesetzten setzen sich für realistische Ziele, Anforderungen und Mittel ein. Es w ird dafür gesorgt, dass die M itarbeiter in erforder lichem Maße für ihre Aufgaben eingewiesen und qualifiziert w erden. Die Arbeitszeitregelung lässt genug Spi elraum für Privatleben (z.b soziale Kontakte, Familie, Freizeitaktivi täten) Im Arbeitsbereich herrscht eine offene Arbeitsatmosphäre. D ie Kollegen unterstützen sich gegenseitig. Fehler und Probleme im Arbeitsbereich werden konsequent verfolgt, ohne dass nach "Sündenböcken" gesucht wir d. Per sönliche Wünsche und Probl eme werden von den Kollegen ernst genommen. Beurteilungsbogen: Beurteilung der Mitarbeiterführung/der sozialen Beziehungen (B -4) Trif ft überwiegend zu... A B C Trif ft überwiegend nicht zu... Dieser Um stand erschwert Dieser Um stand belastet die Erledigung der mich. Aufgaben. ja nein ja nein 1. Bitte für jedes Bewertungsmer kmal ankreuzen: "Tri fft über oder wiegend "Trifft zu" überwiegend nicht zu" 2. Bitte beurteilen Sie, ob Sie dur ch diesen Um stand sich a) gesundheitlich belastet fühlen und b) die Erledigung der Aufgaben erschwert wird. B2- B4_NEU.xls BIT e.v. BAA M Vom Fragebogen zur moderierten Gruppenanalyse (Detailanalyse) Fragebögen für alle Mitarbeiter/innen Umfassende Beurteilung von Kategorien, die die Gesamtheit aller potenziellen Fehlbelastungen abdecken Moderierte Gruppenanalyse mit ausgewählten Mitarbeiter/innen Detailanalyse der Belastungsschwerpunkte: Ermitteln konkreter Belastungen des jeweiligen Arbeitsbereichs M Bestimmen der Ursachen, Lösungsvorschläge erarbeiten Belastungsschwerpunkte bereichsspezifische Belastungen bereichsspezifische Lösungsvorschläge 15

16 Einsatz von Moderierte Gruppenanalyse Gruppe mit max. 12 Beschäftigten, die ihren Arbeitsbereich repräsentieren Detailliertes Untersuchen der Belastungsschwerpunkte aus der Fragebogenerhebung Problembeschreibung sachliche Problemursachen Entwickeln von Maßnahmenvorschlägen und -prioritäten Abgestimmte Protokollierung der Ergebnisse entsprechend den Anforderungen des Arbeitsschutzgesetzes 16

17 Verfahrensregeln für die moderierte Gruppenanalysen Die Beteiligung ist freiwillig. Dauer der moderierten Gruppenanalyse: ca. 4 Stunden. Die Sitzungen gelten als Arbeitszeit. Alle an der moderierten Gruppenanalyse teilnehmenden Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Der/die Moderator(in) erstellt ein anonymisiertes Ergebnisprotokoll. Das von den Mitgliedern der jeweiligen moderierten Gruppe überprüfte, ggf. abgeänderte und genehmigte Protokoll wird an den Steuerkreis weitergegeben. Führungsproblematik (falls Belastungsschwerpunkt) wird gesondert, außerhalb der moderierten Gruppenanalyse, bearbeitet 17

18 Umgang mit Führungsproblematik im - Verfahren auf Einzelpersonen (Führungskraft) zurückzuführende Ergebnisse werden nicht im Steuerkreis veröffentlicht Führungsproblematik wird nicht in moderierter Gruppenanalyse, sondern möglichst im Vorfeld durch ein Mediationsverfahren bearbeitet Stattdessen: Gespräch mit betroffener Führungskraft und Mitarbeiter/innen, um Wahrnehmungen des Führungsverhältnisses aufzuarbeiten und Voraussetzungen für mediative Situation zu schaffen ] moderierte Mediationssitzung mit Führungskraft und Mitarbeiter/-innen Ziel: gemeinsame Maßnahmen zur Verbesserung der Führungssituation entwickeln 18

19 Steuerkreis Steuerkreis besteht aus Entscheidungsträgern (GL, BR), ggf. ergänzt um beratende Funktionsträger (z.b. AuG, PE) Alle Verbesserungsvorschläge aus den moderierten Gruppen werden formell bearbeitet, Ablehnungen müssen begründet werden Entscheidungen werden einvernehmlich getroffen Wenn keine Einigung möglich ist (z.b. zur Umsetzung von Maß-nahmen), wird ein vorher vereinbarter Eskalationsweg beschritten Die Teilnehmer/innen genehmigen Protokolle bzw. Maßnahmenplan Fragebogenergebnisse und Maßnahmenplan werden den Beschäftigten vorgestellt 19

20 Mitarbeiterinformation Präsentation: Fragebogenergebnisse beschlossene Maßnahmen und Begründung für abgelehnte Maßnahmen Umsetzungsplanung 20

21 Weiterer Prozess Umsetzung von Maßnahmen ist die eigentliche Arbeit Wirkungskontrolle: Maßnahmen umgesetzt? [Selbstüberprüfung Steuerungskreis Maßnahmen wirksam? Reduzierung von Belastungen / Belastungsempfinden? [ Wiederholungsbefragung Reduzierung gesundheitlicher Beschwerden? [ Wiederholungsbefragung Reduzierung Fehlzeiten? Weitere Maßnahmen nötig? Im Idealfall: Etablierung von Strukturen für kontinuierlichen BGM- Prozess 21

22 KONTAKT VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKE BIT BERUFSFORSCHUNGS- UND BERATUNGSINSTITUT FÜR INTERDISZIPLINÄRE TECHNIKGESTALTUNG E.V. UNTERSTR. 51, BOCHUM : (0234) : (0234) INFO@BIT- BOCHUM.DE BOCHUM.DE DIPL.-SOZ.-WISS. ROBERT SCHLEICHER ROBERT.SCHLEICHER@BIT-BOCHUM.DE (0234)