Dienstvereinbarung zur Durchführung aller Stellenbesetzungsverfahren im nichtwissenschaftlichen Bereich

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1 Dienstvereinbarung zur Durchführung aller Stellenbesetzungsverfahren im nichtwissenschaftlichen Bereich Zwischen der FernUniversität - Gesamthochschule in Hagen (Dienststelle) vertreten durch den Kanzler - und dem Personalrat vertreten durch den Vorsitzenden wird gemäß 70 Personalvertretungsgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen (Landespersonalvertretungsgesetz - LPVG -) folgende Dienstvereinbarung zur Durchführung von Stellenbesetzungsverfahren vereinbart: Präambel Die Dienstvereinbarung wird in dem Bestreben abgeschlossen, in vertrauensvoller Zusammenarbeit zwischen Dienststelle und dem Personalrat zur Erfüllung der dienstlichen Aufgaben im Bereich der Personalverwaltung der FernUniversität - Gesamthochschule in Hagen und unter Wahrung der berechtigten Interessen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Verfahren zur Stellenbesetzung einzuführen. Ihre Anwendung dient der Transparenz von Stellenbesetzungsverfahren sowie der sachgerechten Erfüllung der Aufgaben der Universität, der Unterstützung der mit den Aufgaben der Personalverwaltung befassten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und der Verbesserung und Beschleunigung von Arbeitsabläufen bei der Stellenbesetzung. 1 Personeller Geltungsbereich Diese Dienstvereinbarung gilt für die Durchführung aller Stellenbesetzungsverfahren im nichtwissenschaftlichen Bereich. 2 Freie Arbeitsplätze 1) Arbeitsplätze gelten dann als frei und besetzbar, wenn sie entweder neu geschaffen und erstmalig besetzt werden sollen oder durch Ausscheiden der Arbeitsplatzinhaberin bzw. des Arbeitsplatzinhabers frei werden.

2 2 2) Auch Teilzeitarbeitsplätze gelten als Arbeitsplätze im Sinne dieser Dienstvereinbarung. 3) Als Ausscheiden im Sinne dieser Dienstvereinbarung gilt jedes Freiwerden eines Arbeitsplatzes, sei es durch tatsächliches Ausscheiden aus dem Dienst an der FernUniversität, durch Beurlaubung, längerfristige Erkrankung oder durch befristete bzw. unbefristete Umsetzung. 4) Ein durch Umorganisation entstandener Arbeitsplatz gilt dann nicht als freier Arbeitsplatz im Sinne dieser Dienstvereinbarung, wenn einer bzw. einem Beschäftigten bereits vorher mehr als 50 % der Tätigkeiten übertragen waren. 3 Bedarfsprüfung 1) Bevor ein freier Arbeitsplatz besetzt werden kann, ist zunächst festzustellen, ob er aus organisatorischer und haushaltmäßiger Sicht tatsächlich in vollem Umfang bzw. mit der geplanten Aufgabenbeschreibung besetzt werden muss bzw. kann. 4 Stellenausschreibungen 1) Jeder freie Arbeitsplatz ist grundsätzlich mindestens intern auszuschreiben. 2) Arbeitsplätze des höheren und des gehobenen Dienstes können auf Wunsch der Beschäftigungsbereiche (Abteilungen) auch extern ausgeschrieben werden. 3) Falls das Anforderungsprofil eines Arbeitsplatzes des mittleren oder einfachen Dienstes eine erfolgreiche interne Stellenausschreibung nicht erwarten lässt, kann dieser Arbeitsplatz auch extern ausgeschrieben werden. Ob diese Voraussetzungen erfüllt sind, entscheidet die Abteilung Personalwirtschaft nach Beratung mit den einstellenden Bereichen. 4) Ist eine zunächst nur interne Stellenausschreibung erfolglos geblieben, kann die Stelle auch extern ausgeschrieben werden. 5) Regelungen gem. Abs. (2) und (3) bedürfen des Einvernehmens mit dem Personalrat. 6) Die Bestimmungen des Frauenförderkonzepts bleiben von diesen Regelungen unberührt. 5 Ausnahmen von Stellenausschreibungen 1) Von dem Grundsatz der mindestens internen Stellenausschreibung kann im Einvernehmen mit dem Personalrat abgesehen werden, wenn:

3 3 der Arbeitsplatz durch ein Personal(förder)konzept besetzt werden soll. Derartige Konzepte werden grundsätzlich von der Abteilung Personalwirtschaft in Zusammenarbeit mit betroffenen Beschäftigungsbereichen erstellt und vom Dez. 3.3 mit dem Personalrat und der Frauenbeauftragten bzw. der Schwerbehindertenvertretung abgestimmt. Sie werden in der Regel unabhängig von laufenden Stellenbesetzungsverfahren erstellt und berücksichtigen langfristige Personalplanungen. Dienststelle und Personalrat sich für mehrere akut oder künftig zu besetzende Stellen auf eine Sammelausschreibung verständigt hatten, um hieraus einen Bewerbungs-Pool zu bilden, solange bis der Pool ausgeschöpft ist oder eine jeweils vereinbarte Zeitspanne seit der letzten Sammelausschreibung abgelaufen ist. im Besetzungsbereich bereits befristet Beschäftigte unter den Voraussetzungen des 10 Abs. 2 dieser Dienstvereinbarung zu ansonsten unveränderten Bedingungen längerfristig abgesichert werden sollen. es sich um Arbeitsplätze für Mentorinnen und Mentoren handelt. 6 Inhalte der Stellenausschreibungen 1) In den Stellenausschreibungen sollen folgende Angaben enthalten sein: die Wertigkeit und der Umfang der ausgeschriebenen Stelle die Anforderungen und evtl. Laufbahnvoraussetzungen an die Bewerberinnen / Bewerber die vorgesehenen Aufgaben die oder der Ansprechpartnerin / Ansprechpartner die Bewerbungsfrist der Hinweis, dass alle Bewerbungen an den Kanzler der FernUniversität zu richten sind. 2) Falls besondere Umstände eine beschränkte Ausschreibung erfordern, so wird die Ausschreibung zwar intern veröffentlicht und somit transparent gemacht, in der Ausschreibung wird aber auf die eingeschränkte Zielgruppe aufmerksam gemacht. Dieses trifft insbesondere zu, wenn sich aus der Betrachtung des Arbeitsplatzes ergeben sollte, dass hoheitliche Aufgabenstellungen wahrgenommen werden sollen. Eine entsprechende Einschränkung bedarf des Einvernehmens mit dem Personalrat. 3) In die Stellenausschreibungen wird ein Hinweis aufgenommen, dass die Bewerbung geeigneter Schwerbehinderter erwünscht ist. 4) Es ist ein Hinweis aufzunehmen, dass die ausgeschriebenen Stellen grundsätzlich sowohl mit männlichen als auch mit weiblichen Bewerber besetzt werden können.

4 4 7 Beteiligung des Personalrates 1) Bei der Stellenausschreibung steht dem Personalrat gem. 73 Ziff. 6 LPVG ein Mitwirkungsrecht zu. Zur umfassenden Unterrichtung des Personalrates wird diesem dazu rechtzeitig eine Durchschrift der beabsichtigten Stellenausschreibung sowie eine Information übersandt, in welchem Organ die Stellenausschreibung erfolgen soll. 8 Veröffentlichung einer Stellenausschreibung 1) Interne Stellenausschreibungen werden in den Mitteilungen der Hochschulverwaltung ("Grünes Info") veröffentlicht. Falls eingerichtet, können die Stellenausschreibungen auch im Internet unter einer gesonderten Rubrik für Stellenausschreibungen veröffentlicht werden. 2) Externe Stellenausschreibungen werden nur in einem Organ ausgeschrieben, das nach Absprache zwischen der Abteilung Personalwirtschaft und dem ausschreibenden Bereich ausgewählt wird. Überlicherweise werden Stellenausschreibungen für Beschäftigte des höheren Dienstes in "Die Zeit", sonstige Stellen in der regionalen Tagespresse veröffentlicht. Die Ausschreibung in mehr als einem Organ bedarf der eingehenden Begründung und einer anschließenden Abstimmung zwischen Dienststelle (Dezernat 3.3) und dem Personalrat. 3) Sowohl interne als auch externe Stellenausschreibungen werden dem Arbeitsamt in Hagen zur Kenntnis gegeben, um insbesondere den dort arbeitslos gemeldeten Schwerbehinderten die Möglichkeit zu bieten, sich auf diese Ausschreibungen zu bewerben (Ziffer 4.2 der Fürsorgerichtlinien). 4) Arbeitsplätze für Mentorinnen und Mentoren können im Info 01 ausgeschrieben werden. 9 Bewerbungsverfahren 1) Alle eingehenden Bewerbungen werden in der Abteilung Personalwirtschaft in Bewerbungslisten erfasst. Gleichzeitig erfolgt eine Feststellung, ob aus den eingereichten Unterlagen eine Schwerbehinderteneigenschaft erkennbar ist. Bei internen Bewerbungen erfolgt ggf. eine zusätzliche Überprüfung anhand des Verzeichnisses der Schwerbehinderten. 2) Bewerbungen können auch vertraulich eingereicht werden. Dieses gilt sowohl für interne als auch externe Bewerbungen. In diesen Fällen werden die derzeitigen Beschäftigungsdienststellen oder -bereiche nicht über die Bewerbung informiert. Die Abteilung Personalwirtschaft kennzeichnet derartige Bewerbungen in den Bewerbungslisten. 3) Unmittelbar nach Ablauf der Bewerbungsfristen wird die Liste der eingegangenen Bewerbungen versandt an den ausschreibenden Bereich den Personalrat

5 5 die Frauenbeauftragte die Schwerbehindertenvertretung die Abteilung 3.1 Bei vertraulichen Bewerbungen haben die zuvor genannten Bereiche geeignete Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit zu treffen. 10 Vorbereitung von Auswahlverfahren 1) Interne Bewerberinnen / Bewerber erhalten grundsätzlich die Chance zur Teilnahme an einem Auswahlverfahren. Sofern formale Anforderungen und / oder Laufbahnvoraussetzungen in der Stellenausschreibung gefordert sind, gilt dieser Grundsatz nur für die Beschäftigten, die diese Voraussetzungen erfüllen. Sollte der Kreis der internen Bewerberinnen und Bewerber sehr groß sein, so kann auch aus diesen internen Bewerbungen einvernehmlich zwischen Dienststelle und Personalrat eine Vorauswahl derart getroffen werden, dass nur max. 8 Beschäftigte an dem Auswahlverfahren teilnehmen. Wurde die Stelle auch extern ausgeschrieben, darf die Quote der internen Bewerber durch eine Vorauswahl nicht unter die Hälfte abfallen. 2) Bei Beschäftigungsverhältnissen, die für mindestens zwei Jahre (auch länger oder unbefristet) zu besetzen sind, gelten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als interne Beschäftigte im Sinne dieser Dienstvereinbarung, die entweder gem. 5 BAT die 6-monatige bzw. gem. 5 MTArb die 3-monatige Probezeit erfolgreich an der FernUniversität absolviert haben oder aber ansonsten mindestens 6 Monate, im Arbeiterbereich 3 Monate, entsprechend tätig waren. 3) Für Beschäftigungsverhältnisse unterhalb von zwei Jahren gibt es keinerlei Einschränkungen. 11 Durchführung der Auswahlverfahren 1) Die Durchführung von Auswahlverfahren ist nicht Bestandteil dieser Dienstvereinbarung. 2) Es wird jedoch ausdrücklich auf die Beteiligungsrechte des Personalrates, der Frauenbeauftragten und der Schwerbehindertenvertretung bei den Auswahlverfahren hingewiesen.

6 6 12 Job-Rotation 1) Auch nicht freie Arbeitsplätze können im Rahmen von Job-Rotation neu besetzt werden. 2) Unter Job-Rotation im Sinne dieser Dienstvereinbarung wird ein Arbeitsplatztausch zwischen 2 oder mehr Beschäftigten verstanden, der für keine der beteiligten Personen finanzielle Vor- oder Nachteile mit sich bringt. Sowohl die Vergütung, als auch die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit bleiben für alle Beteiligten unverändert. 3) Das Interesse an Job-Rotation wird regelmäßig - mindestens jährlich - über eine interne Ausschreibung erfasst. Darüber hinaus können die Beschäftigten ihren Wunsch nach Job- Rotation jederzeit der Abteilung Personalwirtschaft anzeigen. Die einmalige Bekundung des Interesses reicht aus und gilt bis zum Widerruf. 4) Für die Verfahren gelten die Bestimmungen dieser Dienstvereinbarung. 5) Die Teilnahme am Verfahren der Job-Rotation ist nur mit Zustimmung der Betroffenen möglich. 13 Auswirkungen auf andere Dienstvereinbarungen 7 Abs. 1 S. 2 der Rahmendienstvereinbarung für die Beschäftigung von Aushilfskräften an der FernUniversität - Gesamthochschule wird durch die Bestimmungen dieser Dienstvereinbarung ersetzt. 14 Änderung, Kündigung und Nachwirkung 1) Diese Vereinbarung gilt für die Dauer von 12 Monaten zur Erprobung. 2) Sie verlängert sich automatisch unbefristet, wenn nicht einer der Vertragspartner dem anderen gegenüber spätestens 3 Monate vor Ablauf der Frist gem. Abs. (1) schriftlich widerspricht. 3) Diese Vereinbarung tritt in Kraft am Tage der Unterzeichnung. Hagen, den 21.Oktober 1997 Für den Personalrat Für die FernUniversität - Vorsitzender Gesamthochschule Der Kanzler gez. Böhme gez. Bartz