ICH WILL EFFIZIENTE WORKFLOWS, HÖHERE PRODUKTIVITÄT UND GERINGERE KOSTEN.

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1 ICH WILL EFFIZIENTE WORKFLOWS, HÖHERE PRODUKTIVITÄT UND GERINGERE KOSTEN. OPTIMIZED PRINT SERVICES

2 WIE MAN DIE HERAUSFORDERUNGEN DER ARBEITSWELT MEISTERT? AM BESTEN GEMEINSAM! Unmengen an Daten und Informationen dominieren die Arbeitswelt von heute. Wer vorne mitspielen will, muss flexibel, mobil und vernetzt sein. Konica Minolta unterstützt Sie dabei. So sind Sie Ihren Konkurrenten einen wesentlichen Schritt voraus. Unser Fokus: Ihr Unternehmen Entscheidend für uns ist eine gute Zusammenarbeit mit Ihnen. Um zu wissen, was wir für Ihr Unternehmen tun können, müssen wir Ihr Geschäft verstehen. Deshalb sehen wir uns Ihre Organisation, Ihre Abläufe und Prozesse, Ihre Ziele und Visionen genau an. Gemeinsam mit Ihnen. Dabei steht der gesamte Dokumenten-Lebenszyklus im Fokus. Denn Daten und Informationen fi nden sich nicht mehr nur auf einem bedruckten Blatt Papier. Der gemeinsame Weg zum Erfolg Ihr Partner auf dem Weg zum Erfolg. Konica Minolta Inc. ist ein globaler Technologiekonzern, der sich auf IT- und Dokumentenlösungen fokussiert. Mit internationaler Expertise und zahlreichen Niederlassungen weltweit nimmt das Unternehmen eine führende Rolle in vielen Ländern und Märkten ein. Dieser ganzheitliche Blick, diese umfassende Zusammenarbeit hat bei Konica Minolta einen Namen: OPS, Optimized Print Services. Mit OPS gehen wir den Weg zu Ihrem Erfolg gemeinsam den Weg zu ei zienteren Workfl ows, maximaler Datensicherheit und einer optimierten Dokumenteninfrastruktur: umweltfreundlich, langfristig fi nanzierbar und einfach zu betreiben. Auf den folgenden Seiten erfahren Sie, was wir für Ihr Unternehmen tun können und wie wir Ihnen Schritt für Schritt helfen, Ihre Ziele zu erreichen.

3 KONICA MINOLTA OPTIMIZED PRINT SERVICES OPTIMIERTE DOKUMENTEN- WORKFLOWS: DIGITAL UND PAPIERGESTÜTZT Oice-Lösungen von Konica Minolta unterstützen Sie und Ihre Mitarbeiter entscheidend darin, mehr voranzubringen. Denn unsere Lösungen orientieren sich an Ihren Anforderungen. Nicht umgekehrt. Dabei liegt der Fokus darauf, Papier und Digitales optimal zu kombinieren. Denn was zählt, ist der gesamte Lebenszyklus eines Dokuments. Dokumente eizient managen Gut zu wissen! Statistisch betrachtet werden pro Mitarbeiter rund 150 Stunden jährlich für die Suche nach Dokumenten aufgewendet. Das muss nicht sein! (IDC 2010) Der komplette Dokumenten-Lebenszyklus Wir bieten Ihnen beides an: Lösungen für das direkte Scannen in Ihr bestehendes Dokumenten-Management-System. Oder wir entwickeln und implementieren ein komplett neues DMS für Sie. Ihre Bedürfnisse zählen! Ausgezeichnete Multifunktionssysteme Mit ihren hochwertigen Ausdrucken, Kopien und Scans sind Multifunktionssysteme von Konica Minolta die ideale Schnittstelle zwischen der digitalen und der papierbasierten Welt. Mit dem großen anpassbaren Touchscreen sind sie besonders einfach zu bedienen. Drucken ist nur ein Teil des Dokumenten-Lebenszyklus. Für uns zählt mehr. Beispielsweise auch das Erfassen, Archivieren und Abrufen von Dokumenten. Nur wer den Dokumenten-Lebenszyklus ganzheitlich betrachtet, schöpft die Ressource Information optimal aus. Intelligente Dokumentenerfassung Papierdokumente werden eingescannt, Texte erkannt sowie Formulare und Barcodes ausgelesen. Das ist die perfekte Basis für die automatisierte Weiterleitung, Bearbeitung oder Archivierung. Papierdokumente in Word und Excel bearbeiten Papierbasierte Dokumente elektronisch zu bearbeiten, kann so einfach sein: einfach Papierdokumente einscannen und los geht s. Zeitraubendes Abschreiben ist ab sofort Vergangenheit! Einfache Archivierungslösungen Einfache und ei ziente Archivierungslösungen mittels durchsuchbarer PDF-Dateien ermöglichen Ihnen das schnelle Finden abgelegter Dokumente. Besser unterwegs: mobiles Drucken von Smartphones und Tablet-PCs Drucken von mobilen Geräten sowie mobile Datenerfassung sind jederzeit möglich. Dank Wi-Fi, oder AirPrint.

4 KONICA MINOLTA OPTIMIZED PRINT SERVICES OFFICE-LÖSUNGEN & SERVICES, ZU DENEN DIE IT OK SAGT Druck- und Dokumentenlösungen von Konica Minolta sind nicht nur problemlos zu implementieren, sondern auch mit geringem Wartungsaufwand zu betreiben. Und wenn Sie möchten, übernehmen wir sogar beides komplett: mit unseren professionellen Services. IT- Abteilungen gewinnen dadurch Zeitressourcen für ihre Kernkompetenzen. Und das freut schließlich das ganze Unternehmen. 20 % Anrufe beim IT-Helpdesk Ausfallzeiten : ein Wort keine Bedrohung Konica Minolta Systeme sind robust konstruiert und auf langfristigen, zuverlässigen Betrieb ausgelegt. Sollte es doch zu Störungen kommen, ist Hilfe schnell parat: per interaktiven Tutorials am Systemdisplay, Ferndiagnosesystem und reaktionsschnellem Serviceteam. Einfach automatisieren: Tonerbestellung und Serviceeinsatz Sie können nicht drucken, weil niemand Toner oder einen Serviceeinsatz bestellt hat? Mit automatisierten Services von Konica Minolta hat das ein Ende: Ihr System kümmert sich ab sofort darum! Zeitfalle Druckersupport 20 Prozent der Anrufe beim IT-Helpdesk betreffen Druckerprobleme. Mit Konica Minolta hat das ein Ende! (Quocirca 2010) Systemdaten und Druckkosten auf einen Blick Von der Systemübersicht über aktuelle Laufdaten, Tonerstände bis hin zu exakten Druckkosten und etwaigen Fehlermeldungen. Sie haben über alles stets den Überblick. Auf Knopfdruck. Unsere Optimized Print Services: Lassen Sie Ihre Druckinfrastruktur unsere Sorge sein. Konica Minolta hat Services entwickelt, die den Betrieb Ihrer Dokumenteninfrastruktur für Sie einfacher als je zuvor machen, beispielsweise die Überwachung Ihrer Hardware, Software- Support oder IMAC/D-Services. Alles, was Sie noch tun müssen: sich um Ihr Kerngeschäft kümmern. So sparen Sie Zeit, Geld und Nerven. Der universelle Druckertreiber Einer für alle: derselbe universelle Druckertreiber für unterschiedliche Systeme. So können Mitarbeiter ganz einfach die verschiedenen Drucksysteme bedienen. Smartes Systemmanagement Wie praktisch: Die Vergabe von Userrechten oder Firmware- Updates müssen ab sofort nicht mehr an jedem System separat durchgeführt werden. Bei Konica Minolta erledigen Sie das mit einem zentralen Tool. Voll integrationsfähig Ob Windows-, Linux- oder Mac-Umgebung: bizhub Systeme sind völlig problemlos zu integrieren und einfach an SAP, SharePoint und Co. anzubinden.

5 KONICA MINOLTA OPTIMIZED PRINT SERVICES DRUCKKOSTEN SPAREN UND NOCH EFFIZIENTER ARBEITEN Kennen Sie Ihre Druckkosten? Und wissen Sie, dass die Anschaffung von Hardware und Toner nur einen kleinen Teil davon ausmachen? Mit dem richtigen Partner können Sie nicht nur die Gesamtkosten (inklusive Verwaltung, Finanzierung, Logistik etc.) exakt bestimmen, sondern auch viel einsparen. Konica Minolta hat Ihnen diesbezüglich einiges zu bieten: Erster Schritt: Kostentransparenz Erfassen Sie Druckkosten nicht nur pauschal, sondern pro Benutzer, Abteilung oder Projekt. So sind exakte Auswertungen möglich und das sorgt auch bei Ihren Mitarbeitern für mehr Kostenbewusstsein. Sparmaßnahme: Druckerflotte optimieren Ihre Druckerfl otte kann zur Kostenfalle werden. Suboptimale Auslastung oder Fehleranfälligkeit ist mitunter teuer. Mit effektiven Überwachungstools haben Sie Ihre Druckerfl otte im Griff und erkennen Einsparungspotenziale sofort. Kennen Sie Ihre Druckkosten? Erfahrungsgemäß kennt nur eins von zehn Unternehmen seine Druckkosten. Durchschnittlich werden bis zu 6 % der Einnahmen fürs Dokumentenmanagement verbraucht. (InfoTrends 2010) 40 % der Ausdrucke werden innerhalb von 24 Stunden weggeworfen. (Newsweek 2009) Mit jedem Euro reine Druckkosten belasten weitere neun Euro das Budget. (ALL Associates Group 2012) Die gute Nachricht: Druckkosten (Hardware, Toner, Zubehör, Papier ) Zusatzkosten (IT-Support, Administration, Anschaffungs- und Lagerkosten, Dokumentenprozesse ) Digitalisierung spart Zeit und Geld Die digitale Welt bietet einen schnellen Zugriff auf Informationen und erhöht so die Produktivität. Gleichzeitig sinkt dabei oft das Druckvolumen. Ein elektronisches Archiv spart darüber hinaus wertvolle Bürofl äche. Das Ergebnis: Sie reduzieren Zeitaufwand und Kosten. Druckkosten einfach regeln Druckkosten lassen sich tatsächlich regeln: Defi nieren Sie beispielsweise, wer in Farbe drucken darf. Legen Sie fest, dass für große Druckaufträge nur ei ziente Systeme infrage kommen. Oder stellen Sie Duplexdruck als Standard ein. Sie haben alle Möglichkeiten! Weniger ist mehr: unnötige Ausdrucke vermeiden Kaum zu glauben: Einer von neun Ausdrucken wird nie vom Drucker abgeholt. Das muss nicht sein! Mit Follow-me-Printing wird der Druckvorgang erst direkt am System aktiviert. -30 % Bis zu 30 % dieser Kosten können Sie sparen. (IDC 2009, Gartner 2013) Einfach wirtschaftlicher: problemlose Dokumentenworkflows Die noch bessere Nachricht: Die Optimierung Ihrer Workfl ows kann Ihnen helfen, sogar noch mehr zu sparen. Mit Optimized Print Services (OPS) von Konica Minolta analysieren wir nicht nur Ihre Unternehmensprozesse, sondern entwickeln und implementieren auch optimierte Workfl ows. Dadurch erreichen Sie die bestmögliche Ei zienz in Ihrem täglichen Business und Sie sparen Zeit und Geld.

6 KONICA MINOLTA OPTIMIZED PRINT SERVICES AUSGESPROCHEN BERUHIGEND: SICHERHEIT STEHT AN ERSTER STELLE In einer Welt, in der der Informationsvorsprung immer wichtiger wird, gewinnt auch die Datensicherheit an Bedeutung sowohl bei papierbasierten Daten als auch bei jenen in digitaler Form. Beruhigend zu wissen: Konica Minolta ist mit seinen Sicherheitsstandards branchenführend. Gesichert: die Integration in Ihr Netzwerk Auch die Drucker in Ihrem Netzwerk müssen allen Sicherheitsanforderungen entsprechen. Unsere Authentifi zierung über IEEE 802.1X SSL und IPsec-Protokoll gewährleistet eine einfache Integration in geschützte Netzwerke sowie die sichere Netzwerkkommunikation. So gut wie alle bizhub Systeme entsprechen der Norm ISO EAL3 und somit den international höchsten Sicherheitsstandards. Schutz vertraulicher Dokumente Der Schutz vertraulicher Dokumente erlaubt keine Kompromisse. Egal, ob auf der Druckerfestplatte oder im Ausgabefach. Mit Konica Minolta garantieren diesen Schutz unter anderem Datenverschlüsselung, sicheres Löschen, Kopierschutz per Wasserzeichen und PDF-Signaturen. Zugriffskontrolle und User-Rechte Nutzer-Authentifi zierung ist ein wichtiger Schlüssel zur Sicherheit. Mit uns erfolgt er per kontaktloser ID-Karte, PIN- Code oder biometrischem Fingervenen-Scan. Für jeden Nutzer können individuelle Zugriffsrechte defi niert werden. Höchste Umweltverträglichkeit Konica Minolta steht für Umweltschutz und Nachhaltigkeit seiner Produkte ein. Zahlreiche Auszeichnungen kennzeichnen diese Bemühungen. Vertrauliche Daten sind sicher Der Druck vertraulicher Daten (z. B. Gehaltsabrechnungen, Forschungs- und Entwicklungsergebnisse) oder persönlicher Dokumente ist geschützt. Datensicherheit ist vor allem bei Personalveränderungen ein brisantes Thema; auch der Schutz vor Industriespionage bekommt immer mehr Bedeutung. Elektronische Archive können vor Einbruch und Feuer bestens gesichert werden. Sicher ist sicher: Secure Print Damit kein Ausdruck in falsche Hände gerät, erfordert der Secure Print bevor der Ausdruck ausgeführt wird eine Authentifi zierung direkt am System. Das ist zum Beispiel für die Diskretion von Personalabteilungen sehr hilfreich. 1. Druckjob absenden 2. Code an beliebigem Gerät eingeben 3. Ausdruck startet

7 KONICA MINOLTA OPTIMIZED PRINT SERVICES OPTIMIZED PRINT SERVICES DREI SCHRITTE ZU IHREM ERFOLG Mit den Optimized Print Services (OPS) zeigen wir Ihnen einen Weg, der exakt auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt ist und zu eizienteren Workflows, mehr Sicherheit und auch Kostensenkung führt. Von der genauen Analyse über die gemeinsame Realisation bis zum eizienten Betrieb. Schritt 1: Consulting OPS beginnt mit einer gemeinsamen Analyse Ihrer Prozesse und Bedürfnisse. Nur wenn wir Ihr Geschäft verstehen, können wir Sie auf dem Weg zur idealen Lösung für Ihr Unternehmen beraten. Selbstverständlich involvieren wir in die Analyse auch Ihre Mitarbeiter. Denn die können aktuelle Abläufe und Verbesserungsmöglichkeiten oft am allerbesten einschätzen. Schritt 2: Realisierung Haben wir gemeinsam mit Ihnen Ihre optimale Dokumenteninfrastruktur defi niert, liefern wir diese nicht einfach bei Ihnen ab. Ganz im Gegenteil: Unser Team unterstützt Sie im Projektmanagement, entwickelt Roll-out-Pläne und führt Ihre Mitarbeiter Schritt für Schritt an die neuen Prozesse und Abläufe heran. So machen wir aus den gemeinsam entwickelten Ideen und Ansätzen auch echte Erfolgsgeschichten. Schritt 3: Betrieb Konica Minolta bietet Ihnen individuell anpassbare Services, um die neue Dokumenteninfrastruktur langfristig ei zient zu betreiben und zu verwalten. Dabei entscheiden Sie, welche OPS-Dienstleistungen Sie in Anspruch nehmen: von der bloßen Ergänzung Ihrer bestehenden IT-Services bis hin zur Übernahme der vollen operativen Verantwortung für Ihre Infrastruktur. Wie viel OPS darf s denn sein...? Wir möchten Ihr Unternehmen langfristig begleiten. Aber Sie entscheiden, wie intensiv unsere Zusammenarbeit sein soll. Optimierung Ihrer Drucker-rflotte Überwachung und Betrieb Ihrer Drucksysteme Optimierung Ihrer Prozesse rund ums Dokument Optimierung Ihrer gesamten Dokumentenund Informationsprozesse Optimierung und Betrieb Ihrer IT-Infrastruktur und Software

8 PageScope Enterprise Suite 3.0 Kategorien Module Device Managment Output Managment Benutzerverwaltung & Kostenkontrolle PageScope Net Care Device Manager PageScope Account Manager PageScope Authentication Manager PageScope My Print Manager PageScope My Panel Manager

9 SCHWERPUNKT: UMFASSENDE DRUCKVERWALTUNG Die PageScope Enterprise Suite bietet mehr als nur einfache Druckverwaltung. Vielmehr verbirgt sich dahinter ein modulares Gesamtkonzept für Einrichtung, Überwachung, Kontrolle und Verwaltung von Druckerflotten, der entsprechenden Netzwerkkonfigurationen und der Strukturen der Unternehmensanwender. In den heutigen komplexen, unternehmensweiten IT-Umgebungen stellen Drucker und MFPs leistungsfähige Netzwerkelemente dar, die durchaus mit Servern oder Client-Terminals vergleichbar sind. Wie alle anderen IT-Ressourcen muss auch die Unternehmensfl otte der Ausgabesysteme konfi guriert, überwacht und verwaltet werden Aufgaben, die am ei zientesten per Fernzugriff erledigt werden. Der Unterschied besteht darin, dass MFPs eine Ausgabe produzieren und damit Kosten verursachen, die natürlich unabhängig von der Branche oder der Umgebung unter Kontrolle gehalten werden müssen. Als Druckmanager oder IT-Administrator Ihres Unternehmens tragen Sie Verantwortung für die ei ziente Organisation der unternehmensweiten Multifunktionssystemen: Sie möchten nicht in aufwändiger Kleinarbeit einzelne Benutzer, Systeme und Konfigurationen einrichten und überwachen, sondern brauchen eine schlagkräftige Lösung, mit der diese Aufgaben per Fernzugriff durchgeführt werden können. Sie sind für die Überwachung und die Kostenkontrolle der Druckproduktion und -verwaltung zuständig. Sie sind auf ein effizientes Softwarekonzept für die Bewältigung dieser Herausforderungen angewiesen. Im Idealfall sollte das eine Lösung sein, mit der Sie alle erforderlichen Aktivitäten zentral abwickeln können.

10 PageScope Enterprise Suite 3.0 UMFASSENDE DRUCKVERWALTUNG 3 PageScope Enterprise Suite 3.0 Es gibt zahlreiche Softwareprodukte auf dem Markt, die sich den verschiedenen Bereichen der Druckverwaltung und des Kostenmanagements widmen. Die meisten Anwendungen decken dabei nur einen Aspekt oder manchmal auch einige wenige Aspekte der Druck- und Ausgabeverwaltung ab. In der PageScope Enterprise Suite vereint Konica Minolta fünf unabhängige Softwarekomponenten und verfolgt damit ein anderes Ziel: die Erfüllung aller Ihrer Anforderungen als Administrator mit einer umfassenden Suite, die über eine einzelne Benutzeroberfl äche zentral verwaltet werden kann. Die PageScope Enterprise Suite stellt ein Komplettkonzept für die Kontrolle und Verwaltung der Benutzerautorisierung und des Funktionszugriffs, für die Einrichtung und Überwachung der Systeme und für die Kontrolle und Visualisierung aller relevanten Kosten dar. Die PageScope Enterprise Suite ist derzeit die einzige integrierte Suite auf dem Markt, die eine derart breite Palette an verschiedenen Anwendungen bietet. Diese Suite deckt ein breites Spektrum der unterschiedlichsten Aufgaben ab: Überwachung; Systemeinrichtung und -implementierung; Firmware-Management; Benutzerzugriffsverwaltung nach Funktion und System; Abrechnung und Kostenmanagement; persönlicher sicherer Druck; Bedienfeld-Personalisierung; Verwaltung der ID-Karten- und biometrischen Authentifi zierung. Mit diesem enormen Funktionsumfang ist die PageScope Enterprise Suite das perfekte integrierte Tool für die Verwaltung der bizhub-systeme von Konica Minolta und die einzige Anwendung, die Sie benötigen. PageScope Net Care Device Manager ist die Kernanwendung der Suite und koordiniert die zentrale Implementierung der Netzwerkkonfigurationen und die zentrale Statusüberwachung. PageScope Account Manager ist die essentielle Komponente für die zentrale Erfassung von Zählerständen und für die Visualisierung der sich daraus ergebenden Kostenanalyse. PageScope Authentication Manager ermöglicht die zentrale Verwaltung der Benutzerdatenbank und der Benutzerrechte. PageScope My Print Manager ist das Follow-Me-Druckmodul der PageScope Enterprise Suite. Er ermöglicht den komfortablen, sicheren Druck auf jedem vernetzten System. PageScope My Panel Manager ermöglicht die individuelle Erstellung von zentralen Benutzerprofilen, personalisierten Adressbüchern und Scanzielen auf bizhub-systemen. Die fünf Module können entweder einzeln eingesetzt oder auch miteinander kombiniert werden. Sie können flexibel innerhalb einer Netzwerkumgebung konfiguriert und dadurch bei Bedarf jederzeit an neue geschäftliche Anforderungen angepasst werden. Authentication Manager My Print Manager Net Care Device Manager My Panel Manager Account Manager

11 EFFIZIENTE AUTOMATISIERUNG VON ÜBERWACHUNG & REPORTING Die Druckerflotten in den Unternehmen werden heute immer größer und der Aufwand für ihre Betreuung steigt zunehmend an. Die Einrichtung der Ausgabesysteme, die Gewährleistung ihrer Verfügbarkeit, die Überwachung von und Versorgung mit Verbrauchsmaterialien und die Bestellung von Verbrauchsartikeln werden vor diesem Hintergrund schnell zu einer extrem komplexen Aufgabe, die viel Zeit und Geld kostet. Voraussetzung für die Optimierung Ihrer Druckfl otte und die Senkung der Gesamtdruckkosten ist die ei ziente Organisation und Abwicklung der Inbetriebnahme, Überwachung und Verwaltung Ihrer Systeme: Sie brauchen einen zentralen Überblick über alle verbundenen Systeme im Netzwerk als Grundlage für einen umfassenden und zuverlässigen hausinternen Support. Sie wollen nicht, dass Ihre Mitarbeiter Störungen und Fehlfunktionen persönlich einem internen IT-Helpdesk melden müssen. Sie wollen vermeiden, dass Ihre hochqualifizierten IT-Mitarbeiter sich direkt zu den Systemen begeben müssen, um einzelne Einstellungen vorzunehmen oder anzupassen. Mit der zentralisierten und automatisierten Systemverwaltung kann die Qualität Ihrer internen IT-Services durch zuverlässiges und ei zientes Monitoring nachhaltig gesteigert werden. Sie und Ihr Team profi tieren damit von entscheidenden Vorteilen: Da die Ausgabesysteme Statusmeldungen z. B. über Störungen oder Alarme automatisch übermitteln, hat Ihr IT-Administrator jederzeit wichtige Echtzeit-Daten zur Hand. Mit den richtigen Softwareanwendungen müssen Administratoren nicht mehr direkt am System die benötigten Einstellungsmenüs aufrufen. Die Einrichtung von Systemen über eine Anwendung vereinfacht die Einbindung neuer Drucker und ermöglicht die schnelle Inbetriebnahme neuer Systeme, da bereits vorhandene Einstellungen oftmals einfach übertragen werden können.

12 PageScope Enterprise Suite 3.0 Net Care Device Manager 5 Die Lösung: Net Care Device Manager Als Kernelement der PageScope Enterprise Suite optimiert Net Care Device Manager die Verwaltung aller Ausgabesysteme im Netzwerk. Die Software besitzt einen breiten Funktionsumfang und stellt eine zentrale Systemdatenbank und Überwachungsfunktionalität bereit. Mit der schnellen Implementierung von Einstellungen und einer Klon-Funktion ist dies das perfekte Tool für Druckadministratoren, die für große Anzahl an Systemen verantwortlich sind. Die vollständigen Funktionen von Net Care Device Manager stehen für Ausgabesysteme von Konica Minolta zur Verfügung. Mit diesem Tool ist auch der Zugriff auf bestimmte Drucker und Multifunktionssysteme anderer Hersteller sowie deren Überwachung möglich. Funktionen Ein Tool für alle Aufgaben: Statt jedes System einzeln zu verwalten, fasst Net Care Device Manager die Systeme zu Gruppen zusammen und ermöglicht per Remote- Zugriff deren Einrichtung und Überwachung - bei Bedarf auch automatisch. Dieses Tool führt bizhub-systeme von Konica Minolta und Systeme anderer Hersteller in einer zentralen Oberfläche zusammen und sorgt so für die schnelle und einfache Verwaltung. Umfassende Überwachung: Das beinhaltet einen ausführlichen Überblick über den Status der Verbrauchsmaterialien sowie über Warnungen und Fehlermeldungen für alle Ausgabesysteme im Netzwerk. Automatisierte Inbetriebnahme für große Druckumgebungen: MFPs können nach individuellen Kriterien in logische Cluster eingeteilt werden. In Kombination mit dem Remote-Setup-Scheduling kann die Konfiguration einer ganzen Flotte vollständig automatisiert werden. Anpassbare Statusberichte: Der IT-Administrator hat die vollständige Kontrolle und kann Statusmeldungen automatisieren. Er kann beispielsweise festlegen, welche Personen welche Arten von Meldungen für bestimmte Systeme erhalten sollen. Zentrale Zählerstandserfassung und Basisanalyse: Mit diesem Tool können Zählerstände schnell und einfach erfasst werden. Der Administrator kann den Zählerstatus einzelner oder mehrerer Systeme auf einen Blick ablesen. Es können auch Ausgabetrends für einen bestimmten Zeitraum angezeigt werden. Firmware-Management: Die Firmware für die bizhub- Systeme kann komfortabel über den Web-Service Net Care Device Manager bereitgestellt werden. Webbasierte Oberfläche: Die intuitive, webbasierte Benutzeroberfläche liefert umfangreiche Informationen und gibt einen Überblick über alle Einstellungen. Net Care Device Manager

13 PageScope Enterprise Suite 3.0 Account Manager 6 VERBESSERTE DRUCKKOSTEN-TRANSPARENZ Eine der klassischen Fragen bei der Druckverwaltung ist: Wer hat was, wann und wieviel davon gedruckt? Wenn Sie Ihren Mitarbeitern in modernen Druckumgebungen nahezu uneingeschränkte Möglichkeiten einräumen, werden die Druckvolumina und die Kosten schnell Ihr Budget übersteigen. Deshalb kommt es darauf an, die Druckvorgänge und die entsprechenden Aktivitäten genau im Auge zu behalten. Zudem entstehen durch das Kopieren, das Drucken von USB-Sticks und das Drucken von auf MFP-Festplatten gespeicherten Dokumenten zusätzliche Kosten. Die Zuweisung und Verwaltung von Benutzerrollen und Zugriffsrechten kann aber eine komplexe und zeitaufwändige Aufgabe sein. Und die Datenerfassung kann schnell zu einer kaum zu bewältigenden Herausforderung ausarten, vor allem wenn Sie eine Flotte aus verschiedensten Systemen, Equipment an mehreren Standorten und Ausgabesysteme unterschiedlicher Hersteller betreiben. Ohne ein ei zientes Tool für die Nachverfolgung, Erfassung, Zusammenfassung und Visualisierung aller Druckaktivitäten werden die IT-Administratoren rasch überfordert sein. Sie müssen die ungeheure Vielzahl an allgemeinen Druckkosten vermeiden, die Ihre Budgets unweigerlich aufblähen. Sie brauchen ein einfaches Mittel für die Einrichtung und Verwaltung von Druckkontingenten für Einzelpersonen, Arbeitsgruppen, Abteilungen, Kostenstellen und Projekte. Sie brauchen auch detaillierte Ausgabe- und Kostenberichte, einschließlich einer schnellen, einfachen und flexiblen Visualisierung aller erfassten Daten aus verschiedenen Blickwinkeln. Die automatische Erstellung von Ausgabeanalysen und Kostenberichten ist für die IT-Administratoren und die Mitarbeiter im Büro gleichermaßen wichtig, da dadurch Unterbrechungen bei den Arbeitsabläufen der Benutzer minimiert werden und die Administratoren viel Zeit sparen. Letztendlich profi tieren hiervon alle Mitarbeiter im Unternehmen. Mit einer effizienten Funktionalität für das Ausgabe- und Kosten-Reporting wird die langwierige und mühsame manuelle Erfassung der entsprechenden Daten vermieden. Und durch die Möglichkeit, Informationen einfach per Knopfdruck zu generieren und abzurufen, sparen Administratoren und Benutzer sehr viel Zeit. Durch die umfassende Kostenzuweisung können alle Kosten präzise den Verursachern zugeordnet und zuverlässig und korrekt abgerechnet werden. Die Lösung: PageScope Account Manager Hauptaufgabe von PageScope Account Manager ist die umfassende Kontrolle der Druckausgabe und der Kosten. Diese Anwendung stellt in druckintensiven Umgebungen die Möglichkeit bereit, die Druckkosten selbst einzuschätzen und Kostenmanagement-Verfahren umzusetzen. Durch die Einrichtung von Druck-Budgets und die Gewährleistung transparenter Druckkosten kann das Volumen unnötiger Druckvorgänge wirkungsvoll eingedämmt werden. Funktionen Automatische Nachverfolgung: Über die zentrale Zählererfassung können sämtliche Kopier-, Druck-, Scan- und Faxaktivitäten aller Anwender, Gruppen, Kostenstellen oder Projekte automatisch nachverfolgt werden. Flexible Kostenzuweisung: Die Anwender können entweder einer bestimmten Kostenstelle zugeordnet werden oder die zutreffende Kostenstelle bzw. das entsprechende Projekt selbst auswählen. Präzise Druckkostenberechnung: Einzelnen Systemen oder Gruppen ähnlicher Systeme können mehrere Preistabellen zugewiesen werden. Auf diese Weise ist auch in heterogenen Druckinfrastrukturen eine präzise Berechnung der Druckkosten möglich. Flexible Kontingentzuweisung: Einzelnen Anwendern oder Anwendergruppen können separate Kontingente für den Farb- und den Schwarzweißdruck zugewiesen werden. Berichterstellung: Mit den mehr als 30 vorkonfigurierten Berichtkomponenten können die Anwender in sekundenschnelle umfangreiche Ausgabeberichte im PDF-Format erstellen. Automatisierung & Export: Alle Berichte können automatisiert und zu einem gewünschten Ziel exportiert werden. Administratoren müssen lediglich die Reporting- Engine für neue Berichtstypen oder kleinere Änderungen an vorhandenen Berichten aufsuchen. Account Manager

14 ZENTRAL VERWALTETER, SICHERER DRUCK PageScope Enterprise Suite 3.0 My Print Manager 7 Überall dort, wo Ausgabesysteme zentral installiert sind und von vielen Anwendern genutzt werden können, kommt es entscheidend auf die Realisierung eizienter, sicherer Druckprozesse an. Durch die Überwachung und Beschränkung des Druckerzugrifs stellen Sie nicht nur die Vertraulichkeit von Unternehmensinformationen sicher, sondern behalten auch die Kontrolle über das Druckvolumen. Und Sie verbessern die Eizienz der Mitarbeiter, indem Sie vermeiden, dass diese ihre Druckausgaben in Bergen von unnötigen und verwaisten Ausdrucken suchen müssen. Sie möchten verhindern, dass sensible Informationen oder vertrauliche Dokumente unbeaufsichtigt in den Ausgabefächern der Drucker zurückbleiben, wo sie leicht in falsche Hände geraten können. Sie brauchen zuverlässige, sichere Druckverfahren, die einfach eingerichtet und zentral verwaltet werden können. Sie möchten den persönlichen Follow-Me-Druck implementieren, der sicher ist und Ihren Mitarbeitern trotzdem hohen Komfort und maximale Flexibilität bietet. Mit den richtigen Anwendungen für den sicheren Druck können Sie diese Herausforderungen meistern und Ihren Mitarbeitern eine Vielzahl von Vorteilen bieten: Mit dem persönlichen Follow-Me-Druck sorgen Sie für höchsten Benutzerkomfort, indem Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihre Dokumente einfach auf einem beliebigen System ihrer Wahl auszudrucken - und das ohne Abstriche bei der Gewährleistung der unternehmensweiten Vertraulichkeit. Die schnelle und einfache zentrale Verwaltung der Druckeigenschaften und deren Implementierung auf den Workstations der Benutzer ist extrem zeiteffizient und bedeutet eine spürbare Entlastung Ihres IT-Administrators, da er nicht mehr jedes Ausgabesystem einzeln einrichten muss. Die Lösung: My Print Manager Egal ob als eigenständige Druckserveranwendung oder in Kombination mit anderen Modulen der PageScope Enterprise Suite - My Print Manager unterstützt den sicheren Druck ohne Treiberauthentifi zierung und bietet nach der entsprechenden Authentifi zierung die Möglichkeit, entweder alle Druckaufträge oder auch nur einzelne ausgewählte Aufträge auszugeben. Mit PageScope My Print Manager steht der Follow-Me- Druck in Form einer ei zienten Druckwarteschlangenverwaltung zur Verfügung. Da so der Druck auf jedem unterstützten System möglich ist, werden volle Mobilität und Flexibilität beim Druck sichergestellt. Da Dokumente nur nach entsprechender Authentifi zierung ausgedruckt werden können, sorgt die Anwendung für die Erhöhung der Sicherheit und die Minimierung von Druckfehlern, wodurch wiederum die Produktivität und die Kostenei zienz spürbar verbessert werden können. Funktionen Zentrale Verwaltung von Druckwarteschlangen und Einstellungen: Nach der Ersteinrichtung stellt der My Print Manager-Server für jeden Anwender eine persönliche Druckwarteschlange für die sichere Druckfreigabe bereit. Jeder Anwender kann seine bevorzugte Druckmethode frei auswählen können. So können entweder alle Aufträge nach der Authentifizierung gesammelt ausgegeben werden (auch als Code & Druck bezeichnet) oder es können einzelne Aufträge aus der Warteschlange ausgewählt werden, wobei bestimmte Aufträge auch als Favoriten gekennzeichnet werden können. Sichere Druckfreigabe: Druckaufträge werden erst freigegeben, nachdem sich der Auftraggeber am Ausgabesystem authentifiziert hat per PIN-Code, Karte, Benutzerdaten oder biometrischer Authentifizierung. Mit der Benutzerauthentifizierung können unnötige Druckvorgänge vermieden werden. Und es wird verhindert, dass vertrauliche Ausdrucke unbeaufsichtigt in den Ausgabefächern zurückbleiben, wo sie leicht in falsche Hände geraten können. Verteilte Druckserver: My Print Manager unterstützt verteilte Druckumgebungen mit mehreren Zweigstellen oder Niederlassungen. Die Druckdaten bleiben vor Ort und belasten nicht die Bandbreite des Unternehmensnetzwerks. Das Druck-Roaming zwischen einzelnen Büros ist aber trotzdem möglich, sodass die Benutzer über jedes angebundene Ausgabesystem im Unternehmensnetzwerk auf ihre Druckaufträge zugreifen können. Das macht My Print Manager zu einem hochskalierbaren und flexiblen Druckverwaltungsmodul. Favoritenaufträge: Dokumente, die voraussichtlich mehrmals ausgedruckt werden, können als Favoritenauftrag gekennzeichnet werden. Dadurch verbleibt die Datei in der Warteschlange und kann später erneut ausgedruckt werden, ohne wieder die PC-Anwendung aufrufen zu müssen. My Print Manager

15 ÜBERWACHUNG UND KONTROLLE DER ANWENDERZUGRIFFE UND -BERECHTIGUNGEN In den meisten Unternehmen, die fünf oder mehr Drucker und Multifunktionssysteme einsetzen, besteht ganz klar Bedarf an einer zentralen Anwender-, Zugrifs- und Kostenverwaltung. Ihre Administratoren müssen in der Lage sein, von einer zentralen Workstation aus, alle Druckerbenutzer zu kontrollieren und Zugrifsberechtigungen flexibel zuzuweisen, unter Berücksichtigung unterschiedlicher Auftragsanforderungen und geeigneter Einschränkungen, wie z. B. die Beschränkung auf Schwarzweißdruck. Innerhalb Ihres gesamten Unternehmens müssen Benutzerrollen leicht zu verwalten und die sofortige Prüfung von Zugrifsstufen möglich sein. Sie möchten die zentrale Kontrolle von Systemen und deren Benutzern in Verbindung mit vorhandenen Benutzerverwaltungsverzeichnissen realisieren. Für Sie ist die einfache Definition und Zuweisung von Benutzerrollen und die schnelle Einrichtung des Zugriffs auf die Druckflotte mit geeigneten Nutzungsrechten für neue Benutzer extrem wichtig. Die Lösung für diese Anforderungen ist die ei ziente, zentrale Organisation der Benutzer- und Rollenverwaltung, die die gesamte Belegschaft Ihres Unternehmens abdeckt. Es gibt offensichtliche Vorteile für Ihren IT-Administrator, von denen letztendlich alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens profi tieren: Einfach anzuwendende Vorlagen erleichtern und beschleunigen die Definition und Einrichtung von Benutzerrollen und Zugriffsberechtigungen. Automatisierte Prozesse sparen Zeit und ermöglichen es den IT-Mitarbeitern, sich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren.

16 PageScope Enterprise Suite 3.0 Authentication Manager 9 Die Lösung: Authentication Manager Hauptaufgabe von PageScope Authentication Manager ist die umfassende Kontrolle der Benutzerrechte. Damit ist Authentication Manager für die IT oder den Administrator ein leistungsfähiges Werkzeug für die Kontrolle des Systemzugriffs und der entsprechenden Authentifi zierungsmechanismen. Authentication Manager ermöglicht die zentrale Konfi - guration von Authentifi zierungsmodi und die Kontrolle der Benutzerrechte auf allen Multifunktionssystemen. Mit Authentication Manager wird die Ei zienz des Administrators gesteigert. Der Arbeits- und Zeitaufwand wird verringert und die Gesamttransparenz der unternehmensweiten Druckinfrastruktur wird verbessert. Die Anwendung spielt eine zentrale Rolle bei der Reduzierung der Kosten für die Dokumentenausgabe, insbesondere durch die Beschränkung der Zugriffsrechte für die Farbausgabe. Durch die fl exiblen Integrationsmöglichkeiten von ID-Kartenund biometrischen Authentifi zierungssystemen wird mit Authentication Manager der Administrationsaufwand reduziert. Zudem werden die Anmeldezeiten für die Anwender spürbar verkürzt. Authentication Manager bietet Unterstützung für bis zu mehreren Tausend Anwendern und stellt eine skalierbare, kostengünstige Lösung für die Optimierung der zentralen Anwender- und Rollenverwaltung in kleinen und großen Unternehmen dar. Funktionen Zentrale Datenbank: Alle Anwender, die für Kopier-, Druck- und Scanzwecke auf die vorhandenen Ausgabesysteme zugreifen dürfen, werden komfortabel in der zentralen Datenbank von Authentication Manager verwaltet. Synchronisierung mit vorhandenen Benutzerverzeichnissen: Anwender müssen nicht mehr in verschiedenen Systemen erstellt und verwaltet werden, was den Administrator spürbar entlastet. Als Verzeichnisse werden Windows Server Active Directory, LDAP und Novell Directory Services unterstützt. Berechtigungsvorlagen und Benutzerrollen: Damit wird die einfache Erstellung und die komfortable Verwaltung von verschiedenen Systemzugriffsstufen ermöglicht. Der IT-Administrator definiert einmalig die verschiedenen Benutzerrollen (z. B. Management- Gruppen, reguläre Mitarbeiter, Mitarbeiter mit zusätzlichen Berechtigungen, Zeitpersonal usw.) und kann diese Berechtigungen dann nach Bedarf auf einzelne Benutzer und Gruppen anwenden. Optimales Rechtemanagement Berechtigungen für den Systemzugriff können exakt definiert werden. Die Vorlagen für Funktionsberechtigungen umfassen Benutzerrechte für Kopier-, Druck, Scan- oder Faxvorgänge, für den Farbzugriff (getrennt für alle Funktionen), für die Speicherung von Dokumenten auf der Festplatte des MFP, für den Zugriff auf den integrierten Browser und für den Druck von einem USB-Speichergerät. Zentrale Verwaltung der Authentifizierungstypen: Der Administrator kann unabhängig davon, ob die Authentifizierung per Karte, anhand von Benutzerdaten oder per PIN-Eingabe durchgeführt wird, zentral festlegen, welcher Authentifizierungstyp für welches Ausgabesystem verwendet werden soll. Optionale Unterstützung der biometrischen Authentifizierung: Diese Authentifizierung bietet das größte Maß an Sicherheit und Vertraulichkeit für den Druck. Alle biometrischen Daten werden verschlüsselt und an zentraler Stelle in der optionalen Datenbank für die biometrische Authentifizierung gespeichert. Authentication Manager

17 FLEXIBLE UND KOMFORTABLE BEDIENFELDPERSONALISIERUNG Da heute immer mehr intelligente Systeme im Einsatz sind, steigt der Bedarf an persönlichen Benutzerschnittstellen kontinuierlich an. Die Benutzer sind verschieden was auch für ihre Workflows gilt. Ein individualisiertes Bedienfeld mit eigenem Startbildschirm und persönlichen Shortcuts, zu häufig verwendeten Funktionen ist praktisch und komfortabel vor allem dann, wenn es nur einmal definiert werden muss und dann auf jedem vernetzten System, dass Sie verwenden, automatisch angezeigt wird. Sie wollen Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, persönliche Zugangsmenüs und -strukturen mit direktem Zugriff auf bevorzugte Funktionen und Workflows zu erstellen. Sie möchten nicht, dass Ihre Mitarbeiter große Unternehmensadressbücher durchkämmen müssen, sondern ihnen die Flexibilität bieten, diese an ihre eigenen personalisierten Versionen anzupassen. Sie müssen den Zeit- und Arbeitsaufwand verringern, den Ihr IT-Administrator für die Verwaltung von Benutzerrollen, Systemen und Workflows aufbringen muss. Mit der Bedienfeldpersonalisierung können diese Herausforderungen zum Nutzen aller gemeistert werden: Eine Anwendung mit den richtigen Funktionen steigert die Gesamtproduktivität innerhalb Ihrer gesamten MFP-Infrastruktur. Der Abruf der gewünschten Druck-, Scan- und Kopieraufträge kann für die Benutzer viel schneller erfolgen, da die langwierige und zeitaufwändige Suche nach den richtigen Einstellungen entfällt. Anwender haben mehr Zeit für ihre Kernaufgaben und sind deutlich produktiver.

18 PageScope Enterprise Suite 3.0 My Panel Manager 11 Die Lösung: My Panel Manager Mit diesem Modul wird die einfache Personalisierung der Benutzeroberfl äche von bizhub-systemen sowie die individuelle oder zentrale Verwaltung aller Einstellungen ermöglicht. Die Benutzer können verschiedene Parameter in ihrem personalisierten Profi l defi nieren. So können sie beispielsweise die Bildschirmsprache wählen und das Layout des Bedienfelds an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Nach der Anmeldung wird automatisch auf allen Druckern und MFPs die gewohnte Benutzeroberfl äche angezeigt. Das erleichtert und beschleunigt die Bedienung und steigert die Produktivität. Auch der Administrator profi tiert von einem deutlich reduzierten Aufwand für die MFP-Administration: er wählt lediglich die entsprechenden Ausgabesysteme für My Panel Manager aus; danach können die Benutzer ihr Profi l und ihr Adressbuch in Eigenregie verwalten. Neben der komfortablen Bedienfeldpersonalisierung bietet die Anwendung auch eine einfache Möglichkeit für die zentrale und ei ziente Verwaltung von Benutzerkonten und Standard-Workfl ows über den PageScope Enterprise Suite-Server. Funktionen Vielfältige Individualisierungsmöglichkeiten: Die Benutzer können das Layout des Bedienfelds an ihre persönlichen Anforderungen anpassen. Das betrifft beispielsweise die Funktionen und ihre Reihenfolge im Hauptbildschirm, die Art des Anmeldebildschirms, die Shortcuts zu bevorzugten Funktionen und die Bildschirmsprache. Scan-to-Me: In Verbindung mit Active Directory registriert My Panel Manager automatisch eine Me - Schaltfläche, die den Direktscan zur persönlichen -Adresse des Benutzers ermöglicht. Scan-to-Home: Ähnlich wie bei der Scan-to-Me - Funktionalität ruft Scan-to-Home das persönliche Verzeichnis des Benutzers auf und registriert es als Home -Scanziel auf dem Bedienfeld des Benutzers. Personalisiertes Adressbuch: Benutzer, die häufig Scan- und Faxaufträge ausführen, können das Adressbuch vollständig an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Anstatt die umfangreichen Unternehmensadressbücher durchkämmen zu müssen, können die Benutzer ihre bevorzugten Scan- und Faxziele direkt in ihre persönlichen Favoritenordner eintragen. Remote-Individualisierung: Alle Bedienfeldpersonalisierungen werden per Fernzugriff über die einfache, webbasierte Oberfläche der PageScope Enterprise Suite vorgenommen. My Panel Manager

19 PageScope Enterprise Suite 3.0 WORKFLOW 12 WORKFLOW SYSTEMFLOTTE ACTIVE DIRECTORY AUTHENTICATION MANAGER Benutzer- & Rollenverwaltung Zugriffsverwaltung Zentrale Kartendatenbank Synchronisierung mit AD Benutzerimport/Benutzersynchronisierung mit AD Erstellen und Zuweisen von Benutzerrollen/Zugriffsrechten Admin ACCOUNT MANAGER NET CARE DEVICE MANAGER Flottenüberwachung & -verwaltung Einrichtung von Systemen Zentralisierung & Implementierung Automatische Statusbenachrichtigungen Zentrale Zählererfassung Detaillierte Ausgabeberichte Budget- und Kontingentverwaltung MY PRINT MANAGER Sichere Druckfreigabe Warteschlangenverwaltung Druckspeicherverwaltung Erstellen von Druckausgabeberichten Verwalten von Druckbudgets Sicheres Drucken Admin Benutzer Andere Drucker MY PANEL MANAGER Persönliche Bedienfeldeinstellungen Persönliches Adressbuch Scan-to-Home/Scan-to-Me Überblick über Druckwarteschlangen Verwaltung des Speicherkontingents Bedienfeldpersonalisierung Admin Benutzer Device Managment Mit dem automatisierten Monitoring und Reporting wird der Aufwand bei der Abwicklung großer Druckaufträge auf ein Minimum reduziert. Output Managment Das gewährleistet die Kontrolle über die Druckausgabe, die Qualität und die Effizienz bei gleichzeitiger Minimierung der Druck- und Administrationskosten. Benutzerverwaltung & Kostenkontrolle Transparentere Druckkosten werden durch die zentrale Verwaltung und Budgetkon trolle von Arbeitsgruppen und Kostenstellen sichergestellt. Das Anwendungsportfolio von Konica Minolta umfasst zwölf Kategorien. Für weitere Informationen über die zusätzlichen Kategorien und das vollständige Anwendungsportfolio scannen Sie bitte den QR-Code. de/business-solutions/produkte/ software.html Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH /W&S

20 Ihr Konica Minolta Business Solutions Partner: Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH /W&S

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