Fachliches Projektmanagement, Widerspruch oder Erfolgsfaktor?

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1 Fachliches Projektmanagement, Widerspruch oder Erfolgsfaktor? Projekterfahrungsbericht eines IT-Relaunches Kai Wiesmann Hamburg, 25.Juni 2010 Die nachfolgenden Inhalte sind urheberrechtliches Eigentum der Campana & Schott-Unternehmensgruppe. Die unentgeltliche Überlassung berechtigt ausschließlich zur unternehmensinternen Nutzung. Jegliche Weitergabe an Dritte bedarf der vorherigen, schriftlichen Zustimmung durch Campana & Schott.

2 Beratung Technologie Umsetzung Produkte Campana & Schott Unternehmen 1992 gegründet, 150 Mitarbeiter, über 500 erfolgreiche Kundenprojekte Büros in Frankfurt, Berlin, Köln, München, Paris, Wien, Zürich Starke Allianz mit Microsoft, spezielle Expertise in SAP-Microsoft-Integration Managementberatung Projektmanagement PM-Prozesse PM-Systeme PM Office Projektportfolio-Mgmt. Business Intelligence Prozessoptimierung Workflows & Forms Collaboration & Portals Content Management Enterprise Search Business Intelligence Strategieumsetzung Technologieberatung & Softwareprodukte PM-Services Professionelle Projektmanager PM Office-Experten Management of Change Training & Zertifizierung Service & Support Microsoft Project Server Microsoft SharePoint Server Microsoft SQL Server Microsoft Biztalk Server Microsoft Excel Services Microsoft PerformancePoint Services Microsoft Office (OBA) Fachliches PM, Widerspruch oder Erfolgsfaktor? Campana & Schott 2/ 34

3 Transparenz Wo auch immer die größten Hebel für Erfolg in Ihrem Unternehmen liegen: We add value C&S Professional IT Services Wirtschaftlichkeit IT Outsourcing Marktanalyse und Prozesserarbeitung IT Stand Alone Readiness Konzeption Servicelandschaft Contract Mgmt. Verhandlungs- und Koordinationsunterstützung IT Infrastructure Strategy Zieldefinition, Umsetzung IT Service Mgmt. (ITIL) Prozessoptimierung und Dokumentation Project Offices Aufbau, Leitung, Betrieb und Neuausrichtung Shared Services Account Mgmt. Change Mgmt. Kommunikation Carve Outs/ M&A Projektsteuerung IT Flexibilität Reorganisation Organisationsanalyse, Zieldefinition, Sonderaufgaben Claim Mgmt. Operative Unterstützung Software Asset Mgmt. Strategie & Prozess Entwicklung Sourcing Strategiedefinition, Verhandlungsunterstützung Strategischer Fit Fachliches PM, Widerspruch oder Erfolgsfaktor? Campana & Schott 3/ 34

4 Unsere Kundenbasis umfasst alle Branchen und Unternehmensbereiche Campana & Schott Kunden (Auszug) 1&1, ABB, Abbott, Accenture, Aldi, Alcatel-Lucent, Allianz, Altana, Anzag, AOK, AOL, Arcor, Areva, Avaya, AXA, Bahlsen, Bankges. Berlin, BASF, Bayer, Bayerischer Rundfunk, Beiersdorf, Bertelsmann, BMW, Boehringer Ingelheim, Bombardier, Borealis, Bosch, British Telecom, Bundesagentur für Arbeit, Bundeswehr, Carl Zeiss, Coca-Cola, Colt Telecom, Commerzbank, Continental, Creditreform, CSC, Daimler, Datev, Deka-Bank, Deutsche Bahn, Deutsche Börse, Deutsche Forschungsgemeinschaft, Deutsche Telekom, Deutsche Vermögensberatung, DHL, Dräxlmaier, Dresdner Bank, DSAG, DWS, Dyckerhoff, EADS, ebay, E.ON, Ergo Versicherungsgruppe, Europäische Zentralbank, Ferrero, Fraport, Fraunhofer Gesellschaft, General Cologne Re, Giesecke & Devrient, Gothaer, Gruner + Jahr, Hamburger Hochbahn, Hannover Rückvers., Harman/Becker, Heidelberg Cement, Heidelberger Druckmaschinen, Heineken, Hermes Kreditvers., Hewlett-Packard, Hochtief, Infineon, Intersport, Jaguar & Land Rover, John Deere, Kassenärztliche Bundesvereinigung, KBC, Keiper Recaro Group, KfW, Kienbaum, L'Oréal, Lufthansa, MAN, Max-Planck-Ges., Metabo, Microsoft, Miele, Ministerien, MTU, Münchener Rückvers., Münchener Vers.-Verein, NCR, Nintendo, Nokia, Novartis, OMV, ORF, OSRAM, Österreichische Bundesbahn, Philips, PricewaterhouseCoopers, Porsche, QIAGEN, Roche, RWE, Sanofi, SAP, Schindler, SEB, Siemens, Signal-Iduna, Solvay, Sparkassen, Stadtwerke, Städtisches Klinikum München, Star Alliance, Südzucker, Swisscom, Swiss Re, Tchibo, Telekom Austria, TeliaSonera, Tektronix, Tengelmann, Tesa, Thomson, ThyssenKrupp, T-Systems, UBS, Universitäten (diverse), Vaillant, Valeo, Verizon Business, Vodafone, Voestalpine, Volkswagen, Web.de, Wien Energie, Wincor Nixdorf, Yello, ZF Fachliches PM, Widerspruch oder Erfolgsfaktor? Campana & Schott 4/ 34

5 Einleitung

6 Eine verbesserte Basis-IT birgt große Potenziale für nachhaltige Kostensenkungen und Effizienzgewinne IT und ihre Stellung in der Wertkette Die Wertkette von Porter kann heute als Wertkreis dargestellt werden: Personal In nahezu allen Branchen bilden IT- Dienste das Rückgrat des Unternehmens und sind die zentrale Schnittstelle zwischen den verschiedenen Funktionen und Abteilungen. Service Marketing & Vertrieb IT & Technologie Einkauf Eingangslogistik Die IT ist ein idealer Ansatzpunkt sowohl für Reorganisations- als auch für Kosteneinsparungsmaßnahmen. Ausgangslogistik Produktion Fachliches PM, Widerspruch oder Erfolgsfaktor? Campana & Schott 6/ 34

7 Einsparungen Auch in Spitzenunternehmen birgt die IT in einigen Bereichen direkte Einsparpotentiale von 10-30% Exemplarisch: Aggregierte Einsparungen Aggregierte Einsparungen Abnahmemengenvorteile (Einkauf) Einsparungen durch Standardisierung Steigerung der Prozesseffizienz Deutliche Einsparungen für zukünftige Integration oder Ausgliederung von Gesellschaften Projektphase Betriebsphase t Umstellungskosten Projektteam Investitionen für Hardware, Software und passive Infrastruktur Überlappende Kosten: Zusätzliche Kosten aufgrund des Parallelbetriebs von altem und neuem Service Fachliches PM, Widerspruch oder Erfolgsfaktor? Campana & Schott 7/ 34

8 Projektaufbau

9 Stakeholdervielfalt und Themenkomplexität erfordern hohe Projektmanagement-Expertise Motivation für externes PMO Projektauftraggeber Lenkungsausschuss PMO / F&C Projektleitung Communication Advisory Board Applikationen Advisory Board Infrastruktur Projektleitung Applikationen Projektleitung Infrastruktur ERP Stammdaten Portale HR Client Int. Pack. Appl. Mail & Coll. Data Center Netze Technischer Programm-Manager/Technical Integration Manager Projekt mit mehr als 60 Teammitgliedern 17 verschiedene Zeitzonen Besonderheit: Carve-out-Kontext Fachliches PM, Widerspruch oder Erfolgsfaktor? Campana & Schott 9/ 34

10 Data Center Operations Desktop Services / Client Back Office Wide Area Network Local Area Network Voice Communications Die größte Herausforderung in IT-Projekten ist es die Vielzahl an Abhängigkeiten zu erkennen und zu steuern IT-Infrastruktur-Bereiche und Aufgaben DHCP WLAN Voice Security Service Desk VCC File Service DNS Data Center Asset Mgmt. Messaging Service Management Service Desk Analysieren der aktuellen IT-Infrastruktur Schaffen von Prozess-Transparenz Aufzeigen von Schnittstellen Entwicklung und Implementierung einer optimierten IT-Infrastruktur Aufsetzen einer optimierten IT-Service Management Organisation Security Fachliches PM, Widerspruch oder Erfolgsfaktor? Campana & Schott 10/ 34

11 Interessen vereinbaren, Ziele im Auge behalten Ungleiche regionale Verteilung von Nutzern und Umsatz Asien, Mittel- und Osteuropa stellen zusammen: ein Viertel der weltweiten Mitarbeiter 50% der technischen Varianten aufgrund fehlender regionaler Steuerung der Länder in der Ausgangssituation 80% der weltweiten Umsätze werden in fünf Kernländern erwirtschaftet»flöhe hüten«regionen befrieden ohne das Gesamtkonzept zu gefährden Fachliches PM, Widerspruch oder Erfolgsfaktor? Campana & Schott 11/ 34

12 Fachliche Kompetenzen zentral bereitstellen Funktionale Projektorganisation Strategischer Einkauf Rechtsabteilung Gesamtprojektleiter (Projekt PMO) Kommunikation Marketing WAN/RLA/ INAC LAN Voice Workplace Service Desk Data Center WAN/RLA/ INAC LAN Voice Workplace Service Desk Data Center Technische Integration Fachliches PM, Widerspruch oder Erfolgsfaktor? Campana & Schott 12/ 34

13 Regionales Wissen und Bedürfnisse einbringen Regionale Projektorganisation Gesamtprojektleiter (Projekt PMO) Projektleiter-Meeting Gesamtprojektleiter, Teilprojektleiter, regionale Projektmanager WAN LAN Voice WAN EMEA LAN EMEA Voice EMEA PM EMEA WAN APAC LAN APAC Voice APAC PM APAC WAN NA LAN NA Voice NA PM NA WAN SA LAN SA Voice SA PM SA Fachliches PM, Widerspruch oder Erfolgsfaktor? Campana & Schott 13/ 34

14 Durchsetzungsfähigkeit stärken

15 Das Gesamtprojekt erstreckt sich über zwei Hauptphasen Darstellung des Gesamtprojektes Setup & Kick-off Analyse Konzeption Ausschreibung Konzeption Pilot Regionale Rollouts Vertragsabschluss Projektabschluss Hauptphase I: Konzeption / Ausschreibung Hauptphase II: Transformation / Implementierung 10/ / / / / /2009 Fachliches PM, Widerspruch oder Erfolgsfaktor? Campana & Schott 15/ 34

16 Künftige Einsparungen im Blick wir unterstützen Sie die richtigen Entscheidungen zu treffen Vertikale Integrationstiefe & Lieferantenmodell (Beispiel) Single Provider Ein interner Dienstleister (zentral) Security Client Back Office Data Center Ein externer Lieferant (Monopol) DHCP Messaging DNS Service Desk make LAN & WLAN Portal Services buy Mehrere interne Dienstleister (dezentral) File Service Asset Management Voice WAN & INAC Mehrere externe Lieferanten (Oligopol) Multi Provider Fachliches PM, Widerspruch oder Erfolgsfaktor? Campana & Schott 16/ 34

17 Auswahl von Dienstleistern in mehreren Schritten Beispiel: Gartner Magic Quadrant Unabhängige Ratings als erster Anhaltspunkt für die Dienstleisterauswahl Figure 1. Magic Quadrant for Global Network Service Providers Reduktion auf Long List durch Matching mit Knock-Out - Kriterien (Input für RFI) Erst im dritten Schritt detaillierte Auswertung bzgl. Erfüllung der technischen und kommerziellen Anforderungen (RFQ/RFP) Source: Gartner (March 2010) Fachliches PM, Widerspruch oder Erfolgsfaktor? Campana & Schott 17/ 34

18 Striktes Zeitmanagement und Gleichbehandlung aller Anbieter Vorgehen und Zeitablauf RFI Preparation June 2009 Provide RFI documentation June 2009 RFI Answer July 2009 RFP Preparation Provide RFP documentation Response Q&A Process June 2009 July 2009 July 2009 Evaluation Oral Presentation August 2009 August 2009 September 2009 Revised Provider Response September 2009 Decision LOI and Contract negotiations Fachliches PM, Widerspruch oder Erfolgsfaktor? Campana & Schott 18/ 34

19 Es wird das Gesamtpaket betrachtet Bewertete Angebotsbestandteile Technische Dokumentation Verbindliches Angebot (Pricing) Migrationsansatz Finale Entscheidungsempfehlung Fachliches PM, Widerspruch oder Erfolgsfaktor? Campana & Schott 19/ 34

20 Wir verfolgen den ganzheitlichen Ansatz Strategie und deren Umsetzung Ergebnisse und Kundennutzen Ein konsequent auf Kundennutzen ausgerichtetes WAN: Steigerung der Netzwerk-Performance bei gleichzeitiger Reduktion der monatlichen Kosten um 20% Verbesserung der internen Durchlaufzeiten im Regelbetrieb um 40%: Re-Design der Netzwerkmanagementprozesse und Dokumentation dieser in einem ITIL-konformen Service Operations Handbooks (SOHB) Aufbau eines strategischen und operativen Netzwerk-Know-Hows: Wissenstransfer durch gezieltes "an die Hand" nehmen beim gesamten Netzwerk- Lebenszyklus Fachliches PM, Widerspruch oder Erfolgsfaktor? Campana & Schott 20/ 34

21 Transparenz schaffen - Reporting

22 Statusreports ziehen Daten aus verschiedene Datenquellen und manuellen Eingaben Projektreporting: Status- & Managementreport Eingabemaske Manuelle Eingaben, Informationen aus dem Projektplan sowie SharePoint-Listen Großteils autom. berechnete Ampeln Freitextfelder für Kommentare Druckberichte Status: Approved Fachliches PM, Widerspruch oder Erfolgsfaktor? Campana & Schott 22/ 34

23 Fehlen Werte zur Ampelberechnung, ist dem Benutzer bei komplexen Zusammenhängen Hilfestellung zu leisten Projektreporting: Indikatoren und Info-Button Eingabemaske Automatische Berechnung komplexer Formeln Fehlende Werte zur Berechnung der Ampeln werden jeweils durch einen Indikator unterhalb der jeweiligen Ampel dargestellt Über einen Info-Button wird ersichtlich welche Werte zur Berechnung der Ampel fehlen Fachliches PM, Widerspruch oder Erfolgsfaktor? Campana & Schott 23/ 34

24 Soll-/ Ist-Vergleiche sowie Verlaufsdiagramme gehören zu den gängigsten Darstellungen im Reporting Projektreporting: standardisierte Reports Eingabemaske Vergleich von bis zu 6 Datenreihen à 12 Werten mit jeweils zu wählender Farbe Value shift für regelmäßige Updates Resultat Darstellung der Eingabewerte als Linienoder Balkendiagramm Dynamische Anzeige der ausgewählten Charts Integration in Statusreport sowie HotSpot Fachliches PM, Widerspruch oder Erfolgsfaktor? Campana & Schott 24/ 34

25 Klarer Blick auf die IT-Verfügbarkeit: ein Dienstleisterunabhängiges Monitoring Intelligentes Service-Monitoring Ohne Abhängigkeitsverfolgung Down Mit improves Abhängigkeitsverfolgung polling perform Down Nagios Down Down Nagios Unreachable Unreachable verbessert Polling-Performance erleichtern schnelle Problemeingrenzung vermeidet redundante Warnungen vermeidet falsche Nachrichten Fachliches PM, Widerspruch oder Erfolgsfaktor? Campana & Schott 25/ 34

26 WAN -Dienstleister Auswertung der SLAs anhand von KPIs im Dashboard Geschäftssicht Dashboard Kommerzielle Ebene External SLA Internal SLA Technische Ebene Interner Dienst Fachliches PM, Widerspruch oder Erfolgsfaktor? Campana & Schott 26/ 34

27 Business Continuity

28 Aus Nutzersicht digitale Betrachtung: Verfügbarkeit der IT während der Transformationsphase Dependency tracking PMO Workplace LAN Regionaler PM WAN Fachliches PM, Widerspruch oder Erfolgsfaktor? Campana & Schott 28/ 34

29 Die Feuerwehr vor Ort Regionales Projektmanagement Gesunde Rahmenbedingungen für das Projekt schaffen: Face to the customer erster Ansprechpartner für das Geschäft oberster Problemlöser Sichern der lokalen Unterstützung Erfassen lokaler Anforderungen und Gegebenheiten Konsolidierung der unterschiedlichen Projektaktivitäten zu einem konsistenten lokalen Projektablauf Abstimmung zu anderen Geschäftsaktivitäten: Applikationsprojekte, Kundenprojekte Standortverlegungen Business Process Outsourcing Fachliches PM, Widerspruch oder Erfolgsfaktor? Campana & Schott 29/ 34

30 Fazit

31 Kosten Effektives Projektmanagement verkürzt die Projektphase und senkt Migrations- und Betriebskosten Treiber für Kosteneinsparungen kumulierte Einsparungen Betriebskostenreduktion Projektphase Betriebsphase Migrationskosten Verkürzung der Projektphase t Reduktion der Migrationskosten Fachliches PM, Widerspruch oder Erfolgsfaktor? Campana & Schott 31/ 34

32 Kosten Am Beispiel: Break-Even nach 15 Monaten erreicht Exemplarischer Kostenverlauf Teilprojekt WAN Baseline RLA INAC Projektkosten RLA INAC Jährliche Einsparungen Projektkosten & überlappende Betriebskosten RLA RLA RLA INAC INAC INAC WAN WAN WAN WAN WAN 2008/ / / / / 2013 Fachliches PM, Widerspruch oder Erfolgsfaktor? Campana & Schott 32/ 34

33 Wie können wir Ihr Projekt unterstützen? Ihre Ansprechpartner Hanno Saathoff Senior Consultant/ Project Manager Telefon: + 49 (69) Mobil: + 49 (163) Kai Wiesmann Senior Consultant Telefon: + 49 (221) Mobil: + 49 (151) Campana & Schott-Unternehmensgruppe Frankfurt Berlin Köln München Paris Wien Zürich Fachliches PM, Widerspruch oder Erfolgsfaktor? Campana & Schott 33/ 34

34 Campana & Schott-Unternehmensgruppe Frankfurt (Hauptsitz) Gräfstr. 99 D Frankfurt am Main Tel (69) Berlin Friedrichstr. 122/123 D Berlin Tel (30) Köln Mittelstr D Köln Tel (221) München Oettingenstr. 2 D München Tel (89) Paris 5 rue de Médicis F Paris Tel (1) Wien Schwindgasse 7 A-1040 Wien Tel (1) Zürich Heinrichstr. 262 CH-8005 Zürich Tel (43)

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