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1 prevero Unternehmen und Lösungen Vertriebsplanung best practice Ansätze Alexander Hein, prevero

2 prevero: mehr als 23 Jahre Erfahrung und Wachstum Unsere Mission: Wir bieten Lösungen, die unsere Kunden in die Lage versetzen, ihr Unternehmen bzw. ihren Unternehmensbereich besser zu steuern. > 130 Mitarbeiter > Kunden

3 Die erste Adresse für Planung und Controlling prevero zeichnet sich aus als der Anbieter der alle Facetten von Planung & Controlling beherrscht alle angrenzenden Themen von Planung abdeckt komfortabel von Klein bis Groß jede Anzahl an Planern, Mitarbeitern und Daten abbilden kann aus einer Hand eine Standard-Software mit "ready-2-use" Business-Logik und eine flexible, hochskalierbare Enterprise- Plattform mit Workfloworientierung bereitstellt

4 Unsere Bandbreite Planung & Controlling für Energieversorger Geringe bis große Anzahl an Planern Liquiditätsplanung Alle Planungsverfahren und -strategien Planung mit prevero»enterprise prevero»professional planner Regionale und überregionale Präsenz Projektcontrolling, Personalcontrolling Strategiemanagement, Risikomanagement, Von Ready-2-use Businesslogik bis hin zu hochflexiblen und skalierbaren Modellen Konsolidierung

5 p/i/a: Fühlen Sie jetzt, wie Sie später arbeiten Bei Ihnen vor Ort an Hand einer konkreten Anforderung prevero in action: 3-5 Tage, kostenpflichtig mit Anrechnung mit Ihren Daten prevero SAP db s

6 Unsere Kunden (Auswahl)

7 Auszeichnungen 2011: BestPersAward Spartensieger im Bereich Recruiting 2011: Top Job prevero unter den Top 100 der besten Arbeitgeber im Mittelstand 2010: Gartner Aufnahme in den Magic Quadrant for Corporate Performance Management" 2010: Top 100 prevero unter den Top 100 der innovativsten deutschen Mittelständler Mehrfache Auszeichnung der Initiative Mittelstand z.b. Preisträger in der Kategorie Business Intelligence

8 prevero experience: prevero live erleben

9 Technologien

10 Leistungsfähige Technologie

11 prevero Office Integration: Anbindung von Excel & Co. ohne doppelte Datenhaltung

12 Solutions

13 prevero Solutions die betriebswirtschaftliche Produktfamilie von Betriebswirten für Fachanwender entwickelt entstanden aus vielen Kundenprojekten Anpassungen ohne Programmierung direkt durch die Fachanwender möglich Mehrwert durch die Integration der Module alle Controllingprozesse im Unternehmen abbildbar branchenunabhängig

14 prevero Planung & Berichtswesen

15 prevero Planung auf prevero ist eine Sammlung von Best Practice Planungsansätzen und Standardberichten für alle Unternehmensgrößen und Branchen. Über vordefinierte Logiken werden die wesentlichen Herausforderungen im Bereich Planung und Berichtswesen smart gelöst. Einsatzgebiet Unternehmensplanung Leistungsmerkmale Nutzen Integrierte Erfolgs-, Finanz- und Bilanzplanung Zentrale und dezentrale Unternehmensplanung Alle Planungsverfahren (Operative Planung) Bottom-Up, Top-Down, Gegenstromverfahren Strategische Planung Szenariorechnungen und Simulation Plankonsolidierung Alle Planungsthemen Personalplanung, Absatzplanung, Investitionsplanung, Darlehensplanung, Projektplanung, Kapazitätsplanung, Umlageverfahren und interne Leistungsverrechnungen, Kostenträgerplanung, Produktionsplanung, Kostenstellenplanung Vertriebsplanung Multidimensionale Planung und Analyse Dezentrale Datenerfassung Zeitersparnis und Verbesserung der Datenqualität vollintegrierte, hochflexible und-skalierbare Planungssoftware mit Workflowunterstützung Sicherheit deutliche Reduzierung von Fehlerquellen durch einheitliche Datenbasis und Automatisierung

16 Die wichtigsten features der aktuellen Generation 3 (1/2) Rundum Wohlfühl Paket für den Controller von der Strategie zur operativen Planung alle Teilprozesse aus einer Anwendung steuern Planungsunterstützung durch Strategieunterstützung, top down Vorgaben, laufende Fortschrittskontrollen, - Versand, Notifikationen usw. Integration der Projekte/Maßnahmen aus Projektcontrolling, der Risiken aus Risikomanagement, Stresstests, Simulationen, Personaldetails aus Personalplanung, Konsolidierung mit Konsolidierung Integriertes Berichtswesen & Planung Komplettes Berichtswesen auf SAP CO/FI und beliebige weitere Daten Zahlreiche Hichert konforme Berichtsvorlagen (z.b. Kostenstellenbericht) Drill down auf Belegebene möglich (sofern diese Daten aus dem Vorsystem übergeben werden) Komplette Systemunterstützung bei der Planung: von der Absatz/Erlösplanung über direkte Kostenstellen/Profit Center Planung, Umlage/ILV zu GuV, Bilanz, Cash Flow AfA, Restbuchwerte aus SAP FI-AA, Neuinvestitionen direkt in prevero oder SAP PS Darlehensverwaltung (auch IC) Steuerermittlung, Gewinnabführung (cash pooling, profit pooling - optional) Automatischer Bilanzschluss

17 Die wichtigsten features der aktuellen Generation 3 (2/2) Prozessunterstützung bei der Budgetierung: Zentraler Planungskalender Unterstützung unterschiedlicher Budget/Plan/Forecast Versionen Automatische Benachrichtigungen bei Planungsstart Frist- oder Budgetüberschreitungen Sperren von Planständen möglich Aufdecken und Auflösen von Ressourcenengpässen Gegenstromverfahren wird unterstützt Vorgabe von Top Down Werten z.b. auf Bereichsebene Verteilen der Werte auf Basis von Durchschnitten mehrerer Jahre, analog zu Vergleichsperioden usw. Gegenüberstellung mit den bottom up geplanten Werten Möglichkeit, Planwerte abzulehnen bzw. Nachbesserungen anzufordern grafische Anzeige, wo man sich im Planungsprozess gerade befindet Protokollierung von Wert- und Logikänderungen Teilpläne können vom Fachanwender selbst mit der Ergebnisrechnung/GuV verknüpft werden

18 in Entwicklung für die vierte Generation (Q3/2012) Werttreiberbasierte Planung & Simulation in den Bereichen Personal & Umsatz risk Berechnungen Planung über Bandbreiten, Integration mit der Montecarlo Simulation aus dem Risikomanagement durchgängige Unterstützung der Kostenrechnung BÜB: Betriebsüberleitungsbogen über Umlage und ILV zum BAB (Betriebsabrechnungsbogen) Kostenträgerrechnung (Produkt-Deckungsbeiträge) Mehrsprachigkeit im gesamten Modell Fremdwährungsumrechnung automatischer Strukturabgleich mit anderen Solutions (z.b. bessere Integration der Projekte in das Budget über Investitionen, Weitergabe der Planung in den Konzern usw) weitere Dashboards & Standardberichte

19 Die Software unterstützt durch einheitliche Prozessvorgaben und zwar anlass-, themen-, abteilungs- und modulübergreifend

20 Adressatengerechte Einstiegsmaske (Hauptmenü) aber jeder sieht nur die für ihn/sie relevanten Inhalte, kein information overflow

21 von der Strategieentwicklung

22 über die Mittelfristplanung mit reporting on exceptions

23 über Top Down Vorgaben und Ableitung strategischer Maßnahmen

24 Priorisierung von strategischen Projekten (Strategie & Nutzen)

25 Planungsvorgaben und -kalender

26 operative Planung am Beispiel Umsatz: Prognose, vertikale & horizontale Verteilung von Planwerten 5. Ergebnisvorschau 2. Vertikale Verteilung der Erlösvorgabe von Produkte gesamt top down auf Einzelprodukte (wie Basisperiode, zb. Forecast 2011) 1. Prognose der Produkterlöse gesamt auf Basis der Vorjahreswerte 3. horizontale automatische Verteilung der Jahres- Vorgabebewerte auf die Monate (z.b. nach Verteilkurven) 4. manuelle Korrektur der Planwerte auf Monatsbasis

27 operative Planung: Kostenstellen, Kostenarten jeder sieht nur seine Kostenstellen und was noch zu tun ist Drill down auf Belegebene möglich

28 Personalplanung in beliebiger Detailtiefe verknüpfbar mit dem Spezialmodul Personalcontrolling verknüpft mit dem Vorsystem

29 Discounted Cash Flow, Investitions- und Darlehensrechner

30 Freigabeprozess wo steht man in der Planung?

31 Reporting on exceptions (I)

32 weitere typische vertriebsnahe Auswertungen

33 Deckungsbeitrag & Kundenanalyse

34 Entscheidungs- und Simulationsbäume Schnellsimulation von entscheidenden Ergebnisgrößen Ableiten von Empfehlungen

35 Mittelfristplanung: Variantenvergleich

36 Stresstests

37 Integration Planung, Projekte, Risiken

38 Projekteffekte auf das Budget (Investitionen)

39 Planung/Simulation unter Unsicherheit - Ergebniskorridore

40 Value at risk: wahrscheinliche Ergebnisbeeinflussung

41 Operative Auswirkungen 2: Personal

42 Entscheidungsvorlage für Geschäftsleitung/Aufsichtsrat (Word)

43 Was Controller als Entscheider und damit auch prevero bewegt Controller als Vorbereiter und Durchführer von Entscheidungen und Firmenlenker denken nicht in Form von features, Modulen oder Pflichtenheften Sie sind üblicherweise sehr ergebnisorientiert Sie wünschen sich eine durchgängige technische Unterstützung für alle Aspekte des Berichtswesens, der Planung und der Entscheidungsvorbereitung, und damit verbunden für die Historisierung & Dokumentation dieser Prozesse und Entscheidungsgrundlagen den single point of truth Details der technischen Lösung stehen nicht im Vordergrund -> die Technik soll dem Menschen dienen und nicht umgekehrt Messbare Beschleunigungen und Vereinfachungen der Prozesse werden gefordert: Ressourcen, die so für die Analyse verfügbar werden, sichern die Qualität der Entscheidungen

44 Bisher hatten wir Aufgaben, Abteilungen, Module:

45 Aber next level Controlling verlangt mehr (I): Handlungsbedarf erkennen: Wie läuft das Geschäft? Gibt es in irgendeinem (operativen) Teilbereich dringenden Handlungsbedarf? ( reporting on exceptions ) Gibt es Änderungsbedarf hinsichtlich der Strategie welche Strategie wird verfolgt, wie kann man sie operationalisieren? Handlungsalternativen simulieren: Szenarien- und Variantenrechnungen auf unterschiedlichen Ebenen Simulation der Einflüsse einiger weniger signifikanter Einflussgrößen ( Werttreiber, z.b. Personalkosten, Rohstoffpreise usw.) auf die wenigen relevanten Ergebnisgrößen (z.b. EBIT, ROI) Vorschau-Ergebnisse müssen ad-hoc, d.h. in wenigen Sekunden zur Verfügung stehen

46 Aber next level Controlling verlangt mehr (II): Handlungsalternativen planen Welche Auswirkungen haben strategische Vorgaben und Maßnahmen für die Mittelfristplanung und ganz konkret im operativen Geschäft, auf Umsätze (drag & drop Simulation) Ergebnis (z.b. Stresstest) Ressourcen (Projekte, Personal, Fremdleistungen) Risiken (Indikatoren definieren, überwachen, steuern) das Unternehmen und Beteiligungen insgesamt (auch konsolidiert!) Wie kann man Top down Vorgaben machen, die möglichst rasch an der Basis ankommen und umgesetzt werden können? Adressatengerechte Ergebnispräsentation: Was sind die trade-offs einer gewählten Strategie im Vergleich zum business as usual? -> welche Risiken entstehen, aber auch welche Chancen? Beschluss und Operativsetzung einer Strategie

47 prevero Beratungsansatz

48 Persönliche Beratung on time und within budget Persönliche Beratung in time und in budget bewährte und erprobte Projektmanagement-Methoden IPMA-zertifizierte Projektleiter Erfahrung aus 20 Jahren erfolgreicher Projektarbeit transparente, fundierte und garantierte Aufwandsschätzung durchgehendes Einbinden des gesamten Teams in die Arbeit intensiver und stetiger Know-how- Transfer an Ihr Team permanentes Informieren der Entscheider schrittweise Vorgehensweise stetiges auf die innere (Bauch)Stimme hören

49 1 2 3 Projektstart phase Analyse & Konzeption Installation, Schulung Implementierung Projekt Abschluss Kickoff IST- Analyse SOLLkonzeption Installation Umsetzung Startup & Coching Übergabe Informationen aus (Pre) Sales Definition Projektziele & meilensteile Staffing Projektregeln Projektrisiken, Projekthandbuch Analyse Prozesse Verantwortliche Vorsysteme Berichte Kapitel IST Analyse in Projektdoku gewünschte Ergebnisse Inhalte & Funktionalitäten Prozesse Schnittstellen Vorgabe für Implementierung SOLL Konzept in Projektdoku Server Installation Client Installation der Konzepte Datenübernahme Funktionstests Prototypentests Dokumentation Qualitäts management Change Requests Coaching (After Going Live Betreuung) User Support System - Support Projekt strukturplan (fachliche) Projektdokumentation Implementierungsvorgabe Schulung Produktivstart Vorbereitung Projekt Abschluss Spezifikation Arbeitspakete RACI Matrix Buchen der Ressourcen Basisschulung für Poweruser evtl. Arbeiten am Prototyp Feature freeze Integrationstest Anwenderschulung Produktivstart Team auflösen Zufriedenheit abfragen Gemeinsamer Bericht

50

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