Fragenkatalog Digitalisierung

Transkript

1 Fragenkatalog Digitalisierung Prüfer: M. Hofmann Seite 1 von 5 Datum:

2 Fragenkatalog für externe Kunden Digitalisierung Um ein Angebot für die Digitalisierung der Kundenakten erstellen und allen Anforderungen des Kunden gerecht werden zu können, müssen zahlreiche Fragen von dem Kunden vor Beginn der Dienstleistung geklärt werden. Nr. Frage Antwort 0. Kundendaten 0.1 Kundendaten: Bitte geben Sie hier Ihre Adresse an 0.2 Ansprechpartner Bitte geben Sie hier die Kontaktdaten des Ansprechpartners in Ihrem Haus an (Telefonnummer und -Adresse ) 0.3 In welchem Zeitraum (von Auftragserteilung bis Bereitstellung der digitalen Daten) sollen die Akten digitalisiert Gibt es einen fixen Termin bis wann die Akten digitalisiert sein müssen? 0.4 Welche Priorität hat die Digitalisierung der Daten für Sie? Sehr Zeitkritisch Zeitkritisch Mittel Unkritisch Bemerkung: 0.5 Welche Akten sollen gescannt Archivakten Arbeitsakten 0.6 Um welche Dokumente handelt es sich vorwiegend? (z.b. Rechnungen, Lieferscheine, Vertragsakten, Bauakten, Personalakten ) 1. Form der Papierdokumente 1.1 Wie viele Akten müssen gescannt Wie viele Seiten hat im Schnitt eine Akte? Akten Seiten pro Akte Prüfer: M. Hofmann Seite 2 von 5 Datum:

3 1.2 In welchem Format liegen die Dokumente vor (A4, A3, kleinere Belege)? Wie hoch ist der Anteil der jeweiligen Formate am Gesamtvolumen der zu scannenden Akten? % A3 % A4 % kleinere Belege Ist das Digitalisieren von Dokumenten in größeren Formaten (>A3 bis zu A0) erwünscht? 1.3 Ist das zu scannende Schriftgut doppelseitig bedruckt? Wenn ja, wie hoch ist der Anteil der doppelseitig bedruckten Dokumente? % Anteil 1.4 Wird das zu scannende Schriftgut geklammert, getackert, in Folien ungeglättet, gefaltet zur Verfügung gestellt? 1.5 Wird das zu scannende Schriftgut (nach Beleg- Arten, nach zu indizierenden Daten, etc) vorsortiert zur Verfügung gestellt? 1.6 Handelt es sich bei dem zu scannenden Schriftgut um strukturierte Dokumente? Strukturierte Dokumente sind immer ähnlich aufgebaut (wie z.b. Rechnungen, Lieferscheine) Wie hoch ist der Anteil an nicht strukturierten Dokumenten? 1.7 Werden mit dem zu scannenden Schriftgut Informationen über die Indizierung geliefert? In welcher Form erfolgen die Hinweise auf die Indizierung? % Anteil 1.8 Enthalten die Dokumente einen Barcodes? Sind Barcodes zur Dokumentenstruktur enthalten? Wenn ja und bekannt, um welchen Barcode handelt es sich? 2. Gewünschte digitalen Dokumenten 2.1 Wie sollen die Akten gescannt Schwarz/Weiß Graustufen Farbig 2.2 Welche Auflösung sollen die eingescannten Dokumente haben? 2.3 Sollen die gescannten Dokumente durchsuchbar sein? (OCR-Erkennung) 200 dpi 300 dpi 400 dpi Wenn ja, welche Sprachen haben die Texte auf Ihren Akten? Prüfer: M. Hofmann Seite 3 von 5 Datum:

4 2.4 Sollen Leerseiten in den gescannten Dokumenten entfernt 2.5 In welches digitale Format sollen die Akten gescannt 2.6 Sollen Metadaten/ Schlagworte zu den Dokumenten erfasst Wie viele Indexe sollen pro Dokumente gepflegt 2.7 Bitte geben Sie die zu indexierenden Metadaten an: PDF/A TIFF Anzahl Indexe: 2.8 Wie kann auf die Metadaten im Dokument geschlossen (Register, Ordnerrücken, Hinweise zur Indizierung durch Kunden, Dokumentenkontext )? 2.9 Dürfen zur Strukturierung der Dokumente und Vereinfachung der Dokumententrennung Barcodes auf die Dokumente geklebt 3. Organisatorische Fragestellungen 3.1 Sollen die Akten bei dem Kunden abgeholt 3.2 Sollen die Papierakten zum Kunden zurückgebracht 3.3 Sollen die Papierakten vernichtet Wenn ja, in welcher Sicherheitsstufe? 4. Bereitstellung der gescannten Dokumente 4.1 Wie sollen die digitalen Dokumente dem Kunden bereitgestellt 4.2 Wäre für die Zukunft ein Datenhosting durch die DUd wünschenswert? 4.3 Mit welcher Frist können die Daten unwiderruflich vom FTP-Server gelöscht 4.4 Wie sollen die gescannten Dokumente getrennt (je Ordner ein PDF, je Register ein PDF, Dokumententrennung wird durch den Kunden im Vorfeld klar definiert ) 4.5 Wie sollen die gescannten Dateien benannt (z.b. Zusammensetzung von Indexen) Sicherheitsstufe 2 Sicherheitsstufe 3 Sicherheitsstufe 4 Physischer Datenträger (CD, DVD, USB- Stick, externe Festplatte ) Bereitstellung über einen sicheren FTP- Server Prüfer: M. Hofmann Seite 4 von 5 Datum:

5 4.6 Wie sollen die Metadaten zur Verfügung gestellt (im Dokumentennamen, Indexdatei im.txt-,.csvoder xml-format, mithilfe einer mitgelieferten Datenbank) 4.7 Was soll mit den digitalisierten Dokumenten geschehen? Ablage Filesystem Ablage DMS (bereits vorhanden) Ablage DMS (noch nicht vorhanden) Wenn Sie bereits ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) nutzen, um welches System handelt es sich? 5. Sonstiges / Weitere Absprachen 5.1 Prüfer: M. Hofmann Seite 5 von 5 Datum: