Lektion L12 Handout: Organisationsebenen und Stammdaten

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1 Lektion 12 beschäftigt sich mit den Organisationsebenen im Beschaffungsprozess und in der Materialplanung. Materialstamm, Lieferantenstamm, Einkaufsinfosatz, Stückliste und Arbeitsplätze sind die Stammdaten, die für den Beschaffungsprozess und die Materialplanung benötigt und hier erläutert werden. Hinweis: zugehörige weitere Quellen sind Screencast Dateien (Videos), die inhaltlich relevant sind. Lektion L12 Handout: Organisationsebenen und Stammdaten Die Lektion L12 ist wie folgt gegliedert: 1. Organisationsebenen in der Materialwirtschaft 2. Materialstamm 3. Lieferantenstamm 4. Einkaufsinfosatz 5. Stückliste 6. Arbeitsplatz Übersicht über die Screencasts der Lektion L12 Die folgenden Screencasts ergänzen die in diesem Handout ausformulierten Texte. Screencast Inhalt L12 1 Organisationsebenen in der Materialwirtschaft L12 2 Stammdaten 1: Einkaufsinfosatz L12 3 Stammdaten 2: Stückliste, Arbeitsplatz L12.1: Organisationsebenen in der Materialwirtschaft ( Screencast L12 1) Aus der Sicht eines Unternehmens, das ein SAP Standard System einsetzen will, muss es die Möglichkeit geben, die Unternehmensstruktur im SAP ERP System abbilden zu können. Dies ist dadurch möglich, dass in bestimmten dafür geeigneten Tabellen die Organisationsstruktur des Unternehmens eingetragen wird. Die dafür relevanten Organisationseinheiten werden in diesem Abschnitt betrachtet. Welche relevant sind hängt auch vom Anwendungsstandpunkt ab. Hier erläutern wir die Situation aus Sicht der Materialwirtschaft. Sie werden sehen, dass die Sichten in Block D und E ähnlich wenn auch leicht unterschiedlich sind. Im Folgenden verwenden wir den Begriff Organisationsebene, der fast synonym für Organisationseinheit genommen werden kann. Die Struktur ist aus hierarchischer Sicht in Ebenen untergliedert, zwischen denen gemäß eines RDBMS Relationen (Beziehungen) definiert sind, die durch Kardinalitäten spezifiziert werden. Hier verweisen wir auf den passenden Screencast, in dem Sie die Bedeutung der Kardinalitäten erläutert bekommen. Pro Struktur Element bzw. Ebene können (je nach Kardinalitäten) unterschiedliche Anzahlen von Einheiten existieren. Als Strukturelemente tauchen bei der Materialwirtschaft auf: Mandant Der Mandant stellt die betriebswirtschaftlich größte organisatorische Einheit in einem SAP System dar. Die Nutzung des Mandanten aus Sicht der System Administration ist meistens die, dass pro Mandant ein anderer Konzern abgebildet werden kann. Mit anderen Worten: innerhalb ein und desselben SAP Systems können mehrere Konzerne ihre Daten so ablegen, dass sie sich nicht gegenseitig in die Karten schauen können. Das ist mit mehrmandantenfähig gemeint. Falls ein Konzern seine weltweiten Daten und Prozesse in einem SAP System organisiert, in dem kein weiteres Unternehmen seine Daten verwaltet, könnte man mit einem einzigen Mandanten in diesem System auskommen. In diesem Fall Lektion 12: Seite 1 von 6

2 dient dieser einzige Mandant als Root (Wurzelknoten im Hierarchiebaum), der wie jeder Root eben auch nur einmal existiert. Der Mandant dient NICHT zur Abbildung einer Tochtergesellschaft in einem Konzern, wie oft falsch angenommen wird. Hier ist der Begriff selbst und die semantischen Assoziationen mit diesem Begriff aus anderen Bereichen des alltäglichen Lebens irreführend. Ob das Konstrukt Mandant für technisch organisatorische Dinge (z.b. Mandantenkopien als Kopiervorlage, Backup Logik, usw.) verwendet wird, steht jedem Unternehmen frei, spielt aber für die betriebswirtschaftliche Bedeutung keine Rolle. Buchungskreis Der Buchungskreis stellt eine selbstständige bilanzierende Einheit dar. Es ist betriebswirtschaftlich die kleinste organisatorische Einheit, für die eine vollständige, in sich abgeschlossene Buchhaltung wie Bilanz, GuV (Gewinn und Verlustrechnung) etc. abgebildet werden kann. Typischerweise werden Landesgesellschaften auf Buchungskreise abgebildet. Es können aber aus organisatorischen Gründen pro Land mehrere Buchungskreise sinnvoll sein. Länderübergreifend hingegen eher nicht. Werk In einem Werk werden typischerweise Waren produziert. Aber auch Dienstleistungen, Vertriebs bzw. Beschaffungsvorbereitungen, oder Instandhaltung sind Tätigkeiten in einem Werk. Beachten Sie bitte, dass z.b. bei der Betrachtung eines Distributionszentrums, das auch ein physisches Lager darstellt, dieses als Werk betrachtet werden kann und damit nicht als Lager aus Sicht der Organisationsstruktur gilt. Lagerort Der Lagerort ist eine organisatorische Einheit, die zur Unterscheidung von Beständen innerhalb eines Werkes dient. Die Bestandsführung pro Werk berücksichtigt also den Lagerort. Verwechseln Sie dies nicht mit Lagernummer und Lagerplatz: dies sind ebenfalls Organisationselemente der Logistik innerhalb eines SAP Systems, die aber eine andere Bedeutung haben. Zusätzlich zu diesen auch bei anderen Anwendungsperspektiven relevanten Elementen sind die beiden Folgenden Elemente im Einkauf essentiell: Einkaufsorganisation Beim Einkauf muss im Wesentlichen die Frage beantwortet werden Was kaufe ich wo zu welchen Konditionen ein?. Das was (= Material) und wo (=Lieferant) stellen im System Stammdaten dar, die im nächsten Abschnitt erläutert werden. Das wie bzw. zu welchen Konditionen, d.h. zu welchen Bedingungen wird mit dem Einkaufsinfosatz beantwortet, der ebenfalls weiter unten bei den Stammdaten erläutert wird. Eine Einkaufsorganisation ist also für die Beschaffung von Materialien und Dienstleistungen verantwortlich. Sie können zwar Stammdaten aus dem Bereich Einkauf auch ohne Einkaufsorganisation anlegen (siehe Screencast: Kardinalitäten), sollten dabei aber vorab klären, ob das sinnvoll ist: eine spätere Zuordnung zu einer Einkaufsorganisation ist technisch schwierig und aufwändig. Bevor Sie aber Stammdaten einer Einkaufsorganisation zuordnen, muss solche zuerst definiert und in die unternehmensspezifische Organisationsstruktur eingebunden werden. Einkäufergruppe Eine Einkäufergruppe ist eine ID eines Einkäufers bzw. eine Gruppe von Einkäufern, der bzw. die für bestimmte Einkaufsaktivitäten zuständig ist und stellt den konkreten Kommunikationskanal zu den Lieferanten dar. In Abb. L12 01 ist die Organisationsstruktur eines Unternehmens aus Sicht der Materialwirtschaft als logisches ERM Diagramm (Entity Relationship Model) dargestellt. Schauen Sie sich dazu den Screencast nebst gesprochenen Erläuterungen an: dort werden die Kardinalitäten ausführlich erklärt. Lektion 12: Seite 2 von 6

3 Abb. L12 01: ERM Diagramm zur Organisationsstruktur und ebenen in der Materialwirtschaft (Abb. x x) In Abb. L12 02 sehen Sie die Organisationsstruktur eines Unternehmens aus Sicht der Materialwirtschaft anhand eines Beispielszenarios dargestellt, das sich auf die Musterfirma im hier verwendeten SAP System bezieht. Abb. L12 02: Beispiel Szenario zur Organisationsstruktur und ebenen in der Materialwirtschaft (Abb. x x) (Quelle: SAP AG) Lektion 12: Seite 3 von 6

4 Sie können im in Abb. L12 02 dargestellten Szenario erkennen, dass es pro Buchungskreis mehrere Werke gibt, pro Werk mehrere Lagerorte und dass alle Buchungskreise demselben Mandant zugeordnet sind. Die Einkaufsorganisationen sind quer abgebildet und veranschaulichen dadurch sehr gut, dass es sich nicht zwingend um eine 1:n Beziehung handeln muss! Die Zentrale Einkaufsorganisation (EinkOrg) stellt eine n:1 Beziehung zu den Werken dar. Die EinkOrg US00 ist 1:1 dem Buchungskreis US00 zugeordnet und die EinkOrg DE00 ist 1:n allen Werken innerhalb des Buchungskreises DE00 zugeordnet. Da sowohl die zentrale EinkOrg GL00 als auch die EinkOrg US00 dem Werk SD00 zugeordnet ist, liegt hier eine n:1 Beziehung zwischen Einkaufsorganisation und Werk vor. Mit anderen Worten: in diesem Szenario können Sie mit geschultem Auge alle Kardinalitäten, die möglich sind, finden. L12.2: Materialstamm Der Materialstammsatz beinhaltet allgemeine Daten (z.b. Bezeichnung, Basismengeneinheit, Gewichte), die unabhängig von den Organisationselementen sind, sowie Organisationselement spezifische Daten (z.b. Auslieferungswerk, Bestand). Dadurch bedingt ist der Materialstammsatz auf verschiedene Tabellen verteilt, die als Schlüsselfelder die aus der Organisationsstruktur bekannten Elemente enthalten. Sie werden also beim Anlegen bzw. Ändern oder Anzeigen von Materialien entscheiden müssen, für welches Werk, Lagerort und welchen Buchungskreis bzw. für welche Einkaufsorganisation und Einkäufergruppe die Daten relevant sind. Durch die Aufteilung auf verschiedene Tabellen wird Datenredundanz vermieden. Weiterhin können diese Daten auch von anderen SAP Modulen wie Einkauf, Bestandsführung, Materialplanung verwendet werden. Aus Anwendersicht ist die Transaktion zum Anzeigen, Anlegen und Ändern von Materialstammsätzen nach inhaltlich gruppierten Sichten gegliedert: Grunddaten, Disposition, Einkauf, Bestand im Werk/Lagerort, Lagerverwaltung, Kalkulation, Buchhaltung, Qualitätsmanagement uvm. sind die Begriffe, die Sie in der jeweiligen SAP Transaktion auf den Karteireitern wiederfinden. Sie müssen dann entsprechende Organisationsstruktur Elemente spezifizieren. L12.3: Lieferantenstamm Der Lieferantenstammsatz beinhaltet alle Informationen über externe Lieferanten aus Sicht des Einkaufs und der Buchhaltung. Auch hier wird zwischen allgemeinen Daten, die unabhängig von den Organisationselementen sind, und von organisationselement spezifischen Daten unterschieden. Zu den allgemeinen Daten (Grunddaten) gehören z.b. die Adresse, die Lieferanten ID (Nummer). Abstimmkonten, Zahlungsbedingungen, Bankverbindungen, Einkaufswährung, Ansprechpartner sind spezifisch für die jeweiligen Organisationselemente zu wählen. L12.4: Einkaufsinfosatz ( Screencast L12 2) Der Einkaufsinfosatz, ausführlich Lieferanten Einkaufsinformationssatz, verbindet Material und Lieferantenstamm, um die Konditionen festhalten zu können und damit die zentrale Frage Welches Material kann ich bei welchem Lieferanten zu welchen Konditionen beschaffen? beantworten zu können. Der Einkaufsinfosatz enthält Daten über Preise (aktuell und künftig), Konditionen, über die letzte Bestellung, Toleranzgrenzen für Lieferungen, Verfügbarkeit und Lieferantenbeurteilungen. Die Daten aus einem Einkaufsinfosatz können bei Bestellungen als Vorlage (= Vorschlagswerte) dienen, d.h. das Eingeben der für eine Bestellung notwendigen Daten wird vereinfacht und beschleunigt. Die einzelnen Vorschlagswerte können übernommen bzw. geändert werden. Konditionen dienen der Preisfindung bei Bestellungen und gelten für alle Bestellpositionen. L12.5: Stückliste ( Screencast L12 3) Bei der Materialplanung werden als Stammdaten Stücklisten, Arbeitspläne und Arbeitsplätze benötigt. Wir gehen in dieser Lektion auf Stücklisten und Arbeitsplatz ein. De Arbeitsplan wird in Block D erläutert. Lektion 12: Seite 4 von 6

5 Eine Stückliste (englisch: Bills of Material, BOM) ist eine Zusammenstellung aller Komponenten eines komplexen Materials. Sie beschreibt, aus welchen Teilen ein Material besteht und beinhaltet auch die Anzahl der Komponenten. Eine Komponente selbst kann ein elementares Material sein (d.h. dies ist nicht weiter zergliederbar) oder wieder eine Komponente, die aus mehreren Komponenten bzw. Materialien besteht. Dadurch entsteht eine mehrstufige Baumstruktur, die Stücklistenstruktur. Aus Sicht des SAP Systems ist eine Stückliste immer einstufig, d.h. einer Stückliste sind in einer tieferliegenden Ebene mehrere Komponenten mit jeweils der Angabe der Anzahl zugeordnet. Weil jede dieser Komponenten selbst wieder durch eine Stückliste dargestellt werden kann, wird dadurch eine beliebig tiefe Schachtelungstiefe ermöglicht. Sichtbar ist aber immer nur eine Ebene. Diese Sicht ist eine typische Beleg Kopf / Beleg Position Logik: einem Kopf sind N Positionen zugeordnet. Kopf bzw. Positionen einer Stückliste beinhalten die folgenden Elemente: Kopf Der Kopf einer Stückliste enthält den Status, die Beschreibung, Gültigkeit und den Losgrößenbereich. Position Die Positionen enthalten den Positionstyp, die Beschreibung, Mengen (wieviel Material pro Stück) und Steuerungsdaten. Abb. L12 03 zeigt Ihnen die logische Struktur einer Stückliste. Verfolgen Sie dazu auch die Erläuterungen im passenden Screencast!. Abb. L12 03: Struktur einer Stückliste ERM Diagramm (Abb. x x) Im Screencast sehen Sie auch die Realisierung der Stücklisten im SAP System. Sie werden sich in den zugehörigen Übungen und Fallstudien ebenfalls damit im SAP System beschäftigen. L12.6: Arbeitsplatz ( Screencast L12 3) An einem Arbeitsplatz werden Produkte gefertigt, z.b. wird gemäß einer Stücklistenstruktur aus Rohmaterialien eine Baugruppe bzw. eine Komponente gefertigt. Dies geschieht nach einem Arbeitsplan, der in einzelne Vorgänge gegliedert ist. Der Arbeitsplan wird in Block D erläutert. Wir schauen uns hier den Arbeitsplatz genauer an. Lektion 12: Seite 5 von 6

6 Ein Arbeitsplatz gehört im SAP System zu den Stammdaten in der Materialwirtschaft. Alle zugehörigen Daten werden im System auf verschiedenen Bildschirmbildern verwaltet und intern in verschiedenen Tabellen gespeichert. Grunddaten Zu den Grunddaten gehören Name und Beschreibung, Verantwortlicher, Planverwendung und der Vorgabewertschlüssel. Durch einen Vorgabewertschlüssel werden einem Arbeitsplatz Vorgabewerte für Vorgänge in Arbeitsplänen oder Fertigungsaufträgen zugewiesen, die hier ausgeführt werden sollen wie beispielsweise Durchführungszeiten. Vorschlagswerte Dazu gehören Steuerschlüssel, Vorgabetextschlüssel und Lohndaten. Kapazitäten Neben dem Kapazitätsangebot ist hier der Formelschlüssel wichtig, über den die Kapazitäten berechnet werden können. Terminierung Auch hier dient ein Formelschlüssel der Berechnung der für die Terminierung notwendigen Daten. Abb. L12 04 zeigt Ihnen anhand eines ERM Diagramms die Zuordnung und Kardinalitäten an. Auch hier empfehlen wir Ihnen, den zugehörigen Screencast zu studieren, der wertvolle Informationen zum Arbeitsplatz bietet. Abb. L12 04: Struktur eines Arbeitsplatzes ERM Diagramm (Abb. x x) Lektion 12: Seite 6 von 6