Krisenmanagement in der Agentur Vordenken ist besser als Nachdenken

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1 in der Agentur in der Agentur Vordenken ist besser als Nachdenken Andreas Vollmer BVK-Vizepräsident Mitglied Vollversammlung der IHK Ostwestfalen zu Bielefeld Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.v. Bonn Berlin Brüssel BVK von -36-1

2 in der Agentur Themenkatalog 1. Krisensituationen 2. Fälle aus der Praxis 3. Konkrete Vorsorge für einzelne Notfälle 4. Besondere Situation des Todesfalls 5. Rechtliche Folgen aus einzelnen Notfallsituationen / Verhaltensregeln 6. Die Krise in der Agentur durch fristgerechte Kündigung 7. Die Krise in der Agentur durch fristlose Kündigung/ Situation und Verhalteshinweise Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.v. Bonn Berlin Brüssel BVK von 36-

3 in der Agentur Fälle aus der Praxis Fall 1: Lawinenfall Fall 2: Der Komapatient Fall 3: Burn-out-Fall Fall 4: Der plötzliche Tod Fall 5: Die langfristige Krankheit Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.v. Bonn Berlin Brüssel BVK von 36-

4 in der Agentur Themenkatalog Krisensituationen in der Agentur Krankheit Berufsunfähigkeit Tod des Agenturinhabers Fristgerechte Kündigung durch die Versicherungsgesellschaft Fristlose Kündigung durch die Versicherungsgesellschaft Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.v. Bonn Berlin Brüssel BVK von 36-

5 in der Agentur Konkrete Vorschläge für einzelne Notfälle Für die Fälle wie Krankheit, Berufsunfähigkeit oder Tod sollte die Agentur durch jetzige organisatorische Maßnahmen gerüstet sein. Notfallplan durch Notfallordner Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.v. Bonn Berlin Brüssel BVK von 36-

6 in der Agentur Konkrete Vorschläge für einzelne Notfälle Im Notfallordner sollten enthalten sein Planung über Vertretungen bei plötzlichem Ausfall des Agenturinhabers Vollmachten für das Auftreten nach außen bei Banken und gegenüber dem Versicherungs-unternehmen Zu beachten: Vertretung von Agenturtätigkeiten langfristig nur durch eine Person, die eine Registrierung unterhält Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.v. Bonn Berlin Brüssel BVK von 36-

7 in der Agentur Konkrete Vorschläge für einzelne Notfälle Problemstellung: Vertretung durch eine andere Versicherungsagentur Einsicht in Kundendaten Mit Vertretung sollte Versicherungsgesellschaft einverstanden sein Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.v. Bonn Berlin Brüssel BVK von 36-

8 in der Agentur Konkrete Vorschläge für einzelne Notfälle Bank und Kontovollmachten sollten entsprechend den formalen Voraussetzungen der jeweiligen Vertragspartner (Bankvollmachten) vorhanden sein. Vollmachten sollten über die Vertretung bei sämtlichen Verträgen vorhanden sein. Z. B. Miet-, Pacht- und Leasingverträge insgesamt - Generalvollmacht nützlich Darin sollte auch die Möglichkeit von Untervollmachten enthalten sein Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.v. Bonn Berlin Brüssel BVK von 36-

9 in der Agentur Konkrete Vorschläge für einzelne Notfälle Bei größeren Agenturen sollte die Agenturorganisation mit entsprechendem Vertretungsplan und Erteilung von Vollmachten genau definiert sein. Bei juristischen Personen wie GmbH sollte dies besonders beachtet werden, um Streitigkeiten zu vermeiden und agenturinterne Abläufe klar zuordnen zu können. Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.v. Bonn Berlin Brüssel BVK von 36-

10 in der Agentur Zugangscode zu allen Programmen Liste über alle Programme und Lizenzen Dazu alle Passwörter, Codes und Pins für PC, Laptop, Handy -Konten ggf. Website Wichtige Zusatzdaten sollten an einem sicheren Ort aufbewahrt werden Im Notfallordner sollte dieser Ort benannt sein Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.v. Bonn Berlin Brüssel BVK von 36-

11 in der Agentur Im Notfallordner sollte ebenfalls eine Liste enthalten sein über: Bankverbindung Versicherung Verträge zur Altersversorgung Depots Aktien Fonds Anleihen, Beteiligungen Bankschließfächer Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.v. Bonn Berlin Brüssel BVK von 36-

12 in der Agentur Ein Schlüsselverzeichnis sollte ebenfalls vorhanden sein. Bei der Aufstellung ist besonders wichtig, welche Verträge über welche Verbindlichkeiten vorliegen. Insbesondere sind in der Agentur Verbindlichkeiten aus Stornohaftung zu berücksichtigen. Diese Liste sollte als separate Liste möglichst aktuell gehalten werden. Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.v. Bonn Berlin Brüssel BVK von 36-

13 in der Agentur Hier sollte ein entsprechender Hinweis auf die agenturvertragliche Regelung zur Stornohaftung enthalten sein. Ebenfalls Hinweis auf ein Stornoreservekonto Gerade bei Tod des Agenturinhabers ist diese Aufstellung besonders wichtig. Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.v. Bonn Berlin Brüssel BVK von 36-

14 in der Agentur Die Aufstellung sollte zumindest in groben Zügen vorhanden sein, da bei plötzlichem Ausfall des Agenturinhabers Abrechnungen nachvollzogen werden müssen bzw. im Fall des Todes die Frage geklärt werden muss, ob der Nachlass nicht überschuldet ist. Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.v. Bonn Berlin Brüssel BVK von 36-

15 in der Agentur Exkurs Stornohaftung Dem Vertreter bzw. Erben sollten die Begrifflichkeiten insoweit klar sein, dass nicht sämtliche Provisionseinnahmen schon verdient sind. Hier sollte im Groben auf die Gefahr von Rückforderungen seitens der Versicherungs-gesellschaft hingewiesen werden. Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.v. Bonn Berlin Brüssel BVK von 36-

16 in der Agentur Exkurs Stornohaftung Insbesondere sollte gerade bei Tod und dadurch bedingter plötzlicher Aufgabe der Agentur auf Nachbearbeitungspflichten seitens des Versicherungsunternehmens und deren Umfang hingewiesen werden. Auch sollte die Pflicht zu einem Stornogefahrhinweis kein unbekannter Begriff im Fall einer Vertretung sein. Dies gilt auch für Darlegungs- und Beweislasten in diesem Bereich. Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.v. Bonn Berlin Brüssel BVK von 36-

17 in der Agentur Exkurs Stornohaftung Auch für einen Makler können Rückzahlungsverpflichtungen gelten, wobei hier ein Hinweis auf Stornogefahren gegebenenfalls in eingeschränktem Maße für eine Rückforderung möglich ist. Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.v. Bonn Berlin Brüssel BVK von 36-

18 in der Agentur Besondere Situation im Todesfall Regel: Universalsukzession Aber: Agenturvertragliche Bestimmung, dass mit dem Tode der Agenturvertrag endet Falls im Agenturvertrag nichts abweichendes geregelt ist, Universalsukzession. Problem: Die Agentur darf nur durch denjenigen fortgeführt werden, der die entsprechende Erlaubnis/ Registrierung vorhält. Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.v. Bonn Berlin Brüssel BVK von 36-

19 in der Agentur Besondere Situation im Todesfall Situation im Maklerbüro bei Tod Falls erforderliche gesetzliche Voraussetzungen erfüllt sind, kann Erbe Büro weiterführen Problem: Courtagevereinbarungen mit VU s Problem: Maklervertrag mit dem Kunden Folge: Maklerbüro könnte als Ganzes oder Bestände verkauft werden Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.v. Bonn Berlin Brüssel BVK von 36-

20 in der Agentur Besondere Situation im Todesfall Hier wieder zu berücksichtigen: Sehen dies Maklervollmachten und Datenschutzerklärungen vor? Rechtsansicht: Mit dem Tod des Maklers enden die Verträge Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.v. Bonn Berlin Brüssel BVK von 36-

21 in der Agentur Folgen aus der Notfallsituation Bei Tod siehe oben Bei Krankheit / Berufsunfähigkeit Kündigungsmöglichkeit des Agenturvertrages von Seiten des Vermittlers, ohne dass der Ausgleichsanspruch verloren geht Struktur des Ausgleichsanspruchs Anrechnung Ausgleichsanspruch / Altersversorgung Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.v. Bonn Berlin Brüssel BVK von 36-

22 in der Agentur Folgen aus der Notfallsituation Die Krise in der Agentur durch fristgerechte Kündigung seitens des Unternehmens Kündigungsfristen: 89 HGB 1. Jahr 1 Monat 2. Jahr 2 Monate 3. bis 5. Jahr 3 Monate Ab dem 5. Jahr 6 Monate zum Ende eines Kalendermonats Es können längere Kündigungsfristen vereinbart werden. Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.v. Bonn Berlin Brüssel BVK von 36-

23 in der Agentur Folgen aus der Notfallsituation Rechtsfolge aus fristgerechter Kündigung durch das Versicherungsunternehmen: Dem Grunde nach Ausgleichsanspruch Hier wieder Möglichkeit Anrechnung Ausgleichsanspruch / Altersversorgung Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.v. Bonn Berlin Brüssel BVK von 36-

24 in der Agentur Folgen aus der Notfallsituation Hinsichtlich der Pflichten für die Beendigung eines Agenturvertrags gelten vertragliche Bestimmungen wie zum Beispiel Herausgabe aller Unterlagen. Problem: Freistellung während der Kündigungsfrist Problem: Interessenwahrungspflichten Problem: Betriebsgeheimnis Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.v. Bonn Berlin Brüssel BVK von 36-

25 in der Agentur Beendigung aufgrund fristloser Kündigung durch die Versicherungsgesellschaft Kündigungsgründe zum Beispiel: Verstoß gegen die Ausschließlichkeit Vorhandensein von vertraglich festgelegten fristlosen Kündigungsgründen Straftaten Weitergabe von Geschäftsgeheimnissen Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.v. Bonn Berlin Brüssel BVK von 36-

26 in der Agentur Fristlose Kündigung durch Handelsvertreter Hier sind sehr hohe Maßstäbe anzusetzen. Rechtsfolgen einer fristlosen Kündigung durch ein Versicherungsunternehmen ist ein nicht zu unterschätzender Schadensersatzanspruch des Unternehmens. Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.v. Bonn Berlin Brüssel BVK von 36-

27 in der Agentur Verhalten bei fristloser Kündigung durch das Unternehmen Vertreter holt zum Gegenschlag aus, wenn er die fristlose Kündigung als unberechtigt ansieht. Dann Aufforderung an das Unternehmen unter Fristsetzung zur Rücknahme der fristlosen Kündigung. Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.v. Bonn Berlin Brüssel BVK von 36-

28 in der Agentur Fristlose Kündigung durch Handelsvertreter Falls keine Rücknahme und Fristverstreichung selbst fristlos kündigen Erst dann sind klare Verhältnisse Vertreter ist frei und kann für eine neue Gesellschaft arbeiten Andere Fallvariante: Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.v. Bonn Berlin Brüssel BVK von 36-

29 in der Agentur Fristlose Kündigung durch Handelsvertreter Feststellungsklage des Versicherungsvertreters, dass der Agenturvertrag nicht beendet ist, also mit allen Rechten und Pflichten weiter fortbesteht. Aber: Für den Zeitraum der gerichtlichen Klärung muss sich Vertreter vertragstreu verhalten, also bestehende Ausschließlichkeit beachten. Zu betonen: Grundlose fristlose Kündigung seitens der Versicherungsgesellschaft ist kein Aufheben aus der Ausschließlichkeit. Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.v. Bonn Berlin Brüssel BVK von 36-

30 in der Agentur Fristlose Kündigung durch Handelsvertreter Praktische Frage: Wovon lebt der Vertreter in der Zeit der gerichtlichen Klärung? Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.v. Bonn Berlin Brüssel BVK von 36-

31 in der Agentur Fristlose Kündigung durch Versicherungsunternehmen Weiterhin ist zu beachten, dass für den Fall der Unwirksamkeit der fristlosen Kündigung diese in eine ordentliche Kündigung umgedeutet werden kann. In diesem Fall würde dem Vermittler dann ein Ausgleichsanspruch nebst Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen zustehen. Ist Agenturvertrag insgesamt beendet, gelten die vertraglichen bzw. gesetzlichen Bestimmungen nach Vertragsbeendigung. Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.v. Bonn Berlin Brüssel BVK von 36-

32 in der Agentur Fristlose Kündigung durch Versicherungsgesellschaft Unter anderem Rückgabe von Geschäftsunterlagen Hier Problem Datenschutz Bei der Rückgabe ist ein Zurückbehaltungsrecht für noch nicht ausstehende Provisionen seitens des Vermittlers zu beachten. Im Falle einer unberechtigten fristlosen Kündigung muss darauf geachtet werden, dass letztendlich die AVAD-Auskunft korrigiert wird. Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.v. Bonn Berlin Brüssel BVK von 36-

33 in der Agentur Fazit Insgesamt gilt: Die Ausführungen hier sind Hinweise auf rechtliche Eckdaten. In der Praxis sind die denkbaren Fallkonstellationen je nach Interessenlage, der besonderen Situation des Vertreters und den zugrunde liegenden vertraglichen und gesetzlichen Aspekten nahezu unüberschaubar. Bei Zweifelsfragen sollten Mitglieder die Geschäftsführung kontaktieren Vermittler, die noch nicht im BVK ihre Mitgliedschaft beantragt haben, sollten diesen Schritt jetzt machen. Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.v. Bonn Berlin Brüssel BVK von 36-

34 in der Agentur Netzwerke zur Zusammenarbeit und Effizienzsteigerung des Vermittlerbetriebes Netzwerke ermöglichen die Zusammenführung eines deutliche höheren Wissens und einer breiteren Know-how-Basis Netzwerke können horizontal durch Zusammenarbeiten in der Branche der Vermittler (z.b. regionaler Ansatz im Arbeitskreis Versicherungsvertreter in der IHK bzw. im Bezirksverband des BVK) o Netzwerke werden mittlerweile auch vertikal zur Entwicklung interdisziplinärer Dienstleistungsansätze organisiert (Versicherungsvermittler kooperiert mit Steuerberatern, Rechtsanwälte, Hausverwaltern, Immobilienmakler u.a.) Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.v. Bonn Berlin Brüssel BVK von 36-

35 in der Agentur Netzwerke zur Zusammenarbeit und Effizienzsteigerung des Vermittlerbetriebes Der BVK stellt als größter Vermittlerverband in Deutschland zugleich das größte Netzwerk für Versicherungsvermittler dar eine starke Gemeinschaft nicht nur in der Not. Kommen Sie in die starke Gemeinschaft und unterstützen Sie damit die für die Zukunft der Versicherungsvermittler notwendige Solidarität in der Branche! Gemeinsam sind wir stärker. Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.v. Bonn Berlin Brüssel BVK von 36-

36 in der Agentur Danke für Ihre Aufmerksamkeit! Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.v. Bonn Berlin Brüssel BVK von 36-