Zweckverband der Schulgemeinden im Bezirk Andelfingen, Strategieplanung des Zweckverbands
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- Elmar Friedrich
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1 Zweckverband der Schulgemeinden im Bezirk Andelfingen, Strategieplanung des Zweckverbands von ADIUVAT AG, 8052 Zürich Zürich, / NS I. Ausgangslage: Der Zweckverband von 26 Schulgemeinden im Bezirk Andelfingen ist eine Dienstleistungsstelle und betreibt bzw. beaufsichtigt die Heilpädagogische Schule Humlikon, den Schulpsychologischen Beratungsdienst, die psychomotorische Therapiestelle und den Logopädischen Dienst. In letzter Zeit häuften sich Anfragen von einzelnen Schulgemeinden bzw. Delegierten zu Themen wie der Ausgliederung der HPS, der Finanzierung des Zweckverbands, dem Solidaritätsprinzip, der Professionalisierung der Leitung (Geschäftsstelle/Geschäftsführer). Es scheint die Erwartung zu bestehen, dass der Vorstand alleine und abschliessend über diese Fragen entscheiden kann. Dabei geht es hauptsächlich um grundsätzliche Fragen der strategischen Ausrichtung des Zweckverbands, welche gemäss Art. 22 Ziffer 16 der Vereinbarung in der Kompetenz der Delegiertenversammlung liegen. Auch das Thema der Nachfolgeregelung im Vorstand lässt einen Strategieprozess im Vorfeld einer Amtsübergabe als sinnvoll erscheinen. So kann sichergestellt werden, dass auch nach der Amtsübergabe an neue Vorstandsmitglieder eine gewisse Kontinuität im Betrieb gewährleistet ist. Nur so kann auch der neu gewählte Vorstand innert kurzer Zeit den Zweck des Verbands pflichtgemäß verfolgen und die Anforderungen, welche die Verbandsgemeinden, die Delegierten, die Mitarbeiter sowie andere Anspruchsgruppen an den Zweckverband richten, klären und erfüllen.
2 Aus diesem Grund und zur Klärung seines Auftrags, erachtet der Vorstand es sinnvoll, gemeinsam mit der Delegiertenversammlung, eine mittelfristige Strategieplanung durchzuführen. Der Strategieprozess soll mit externer Unterstützung bis Ende Schuljahr 2016/2017 durchgeführt und der daraus resultierende Strategieplan umgesetzt werden. Der Vorstand definiert im Rahmen des Kostendachs eine externe Projektbegleitung. Aufgrund der bereits gemachten Erfahrungen mit lic. iur. Nalan Seifeddini sowie dem bereits laufenden Reorganisationsprozess, welcher mit dem Strategieprozess verknüpft werden muss, erwägt der Vorstand, diese beiden Prozesse zu verbinden und die externe Begleitung an die Firma Adiuvat AG, lic. iur. Nalan Seifeddini, zu vergeben. Im Rahmen der Strategieplanung sind folgende Aufgaben zu erfüllen: - Strategische Analyse Herausforderung erkennen (Situations- und Organisationsanalyse : SWOT Analyse) Mit welchem Problem oder welcher Aufgabe sind wir heute konfrontiert, das für die Zukunft von Bedeutung ist und uns fordert oder überfordert? Welches sind dabei unsere Stärken, welches unsere Schwächen? - Visionsentwicklung Visionen und Ziele formulieren Wohin wollen wir gelangen? Wie ist der Zustand des Zweckverbands, wenn die Vision Wirklichkeit geworden ist? Welches sind die Chancen dabei, welches die Risiken? - Strategieentwicklung Strategische Ziele entwickeln Woran können wir erkennen, dass wir die Zukunftsvision erreicht haben? SWOT- Kombination. - Strategieplan Massnahmen und Termine
3 Strategieplan entwickeln welche Massnahmen kommen uns schon heute in den Sinn, die den Zielen und am Ende der Vision dienlich sind? II. Vorgehen Am Anfang steht die Strategische Analyse/SWOT - Analyse. Die Analyse der ersten Phase umfasst folgende Arbeitsschritte: - Situationsanalyse (Felder ausserhalb der Organisation, Chancen und Gefahren) - Organisationsanalyse (Stärken und Schwächen des Zweckverbands) - Themenkatalog erstellen (Liste der Herausforderungen) - Themensammlung - Priorisieren und Konkretisieren der Themen - Auswahl von Herausforderungen aus dem Themenkatalog - Nach der Analyse besteht Kenntnis über Stärken und Schwächen der bestehenden Organisation. In der zweiten Phase erfolgt die Visionsentwicklung. In Projektarbeit werden die Visionen definiert - Klare Visionen für den Zweckverband definieren, mit Blick auf die Zukunft - Von der Analyse der eigenen Organisation sowie der Umwelt ausgehen - Sich auf die wichtigsten Schwerpunkte beschränken - Diskussion der Ergebnisse mit der Delegiertenversammlung - Realistische, glaubwürdige und attraktive Zukunftslösung anstreben Gestützt auf die Diskussion werden realistische, glaubwürdige und attraktive Zukunftslösungen angestrebt. In der dritten Phase erfolgt die Strategieentwicklung. Es wird ein Strategieplan erstellt und der Delegiertenversammlung zur Genehmigung vorgelegt.
4 Allfällige neu definierte Prozesse finden Eingang in der Geschäftsordnung. - Ziele formulieren (smart) - Qualitätsmerkmale festlegen - Mögliche Indikatoren definieren - Instrumente und Methoden zur Überprüfung errichten - Festlegen der Projektaufträge - Projektarbeit III. Projektleitung seitens ADIUVAT Die Projektleitung erfolgt durch lic.iur. Nalan Seifeddini. Nalan Seifeddini arbeitet beratend als Juristin insbesondere im öffentlichen Recht (Gemeinderecht, Schulrecht) und ist zur Zeit Gemeinderätin der Gemeinde Oberglatt und Präsidentin der Primarschule Oberglatt. IV. Zeitplan ADIUVAT schlägt folgenden Zeitplan vor: Phase 1 - Moderation Strategieprozess an Delegiertenversammlung - Erstellen Themenkatalog - Definieren und Erteilen der Projektaufträge Juli 2016 Phase 2 - Moderation der Strategieplanung in den einzelnen Projektteams - Moderation der halbtägigen Klausur der Delegiertenversammlung - Zusammentragen Ergebnis in einer Vision /in einem Leitbild Febr. 2017
5 Phase 3 - Moderation der Strategieentwicklung in den einzelnen Projektteams - Smart Ziele formulieren - Strategiepapier und -plan erstellen - Abnahme des Strategiepapiers an der DV vorbereiten Juni 2017 V. Rechtliche Rahmenbedingungen Die Auftragnehmerin ist zur Wahrung des Amtsgeheimnisses verpflichtet. Diese Verpflichtung bleibt nach Beendigung des Auftrags bestehen. Die in die Analyse einbezogenen Verbandsmitglieder und Angestellten sind gegenüber der Auftragnehmerin ausdrücklich im Rahmen des aufzuklärenden Sachverhalts vom Amtsgeheimnis zu entbinden. VI. Kostenschätzung Das Honorar wird grundsätzlich nach dem effektiven Aufwand zu einem Stundensatz von Fr pro Stunde (exklusive Mehrwertsteuer) berechnet. Spesen nach effektivem Aufwand, Fahrzeit wird verrechnet, Fahrspesen pro km Fr. 1. ab Standort ADIUVAT. Der Aufwand wird unverbindlich wie folgt geschätzt (in CHF): - Phase Phase Phase Reserve, Unvorhergesehenes
6 Geschätzte Kosten CHF exkl. MWST Ich danke Ihnen für Ihr Vertrauen und garantiere Ihnen eine zuverlässige Auftragserfüllung. ADIUVAT AG Nalan Seifeddini
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