Wiederholung der Grundlagen Dokumentvorlagen Serienbrief. Word 2010 Aufbaukurs. ZID/Dagmar Serb [Juni-11]

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1 Wiederholung der Grundlagen Dokumentvorlagen Serienbrief Word 2010 Aufbaukurs ZID/Dagmar Serb [Juni-11]

2 Inhaltsverzeichnis GRUNDLAGEN IN WORD... 1 NICHT DRUCKBARE ZEICHEN... 1 GRUNDLEGENDE GESTALTUNGSARTEN... 1 Vor dem Formatieren markieren!... 1 Zeichenformatierung... 2 Absatzformatierung... 3 Seitenformatierung... 9 SCHNELLBAUSTEINE Schnellbausteine erstellen Schnellbausteine einfügen Schnellbausteine löschen ÜBUNGSBEISPIEL ZEICHEN- UND ABSATZFORMATIERUNG...16 Zeichenformate zuweisen Absatzformate einstellen ÜBUNGSBEISPIEL SEITENFORMATIERUNG...16 Spalten zuweisen Abschnittswechsel einfügen Ausrichtung einstellen Kopfzeile einfügen ÜBUNGSBEISPIEL SCHNELLBAUSTEINE ERSTELLEN...19 DOKUMENTVORLAGEN...20 STANDARDDOKUMENTVORLAGE NORMAL.DOTM Standarddokumentvorlage öffnen WORD-DOKUMENTVORLAGEN Word-Dokumentvorlage öffnen ELEMENTE EINER DOKUMENTVORLAGE EIGENE VORLAGEN ERSTELLEN Variante 1: Eine gänzlich neue Vorlage erstellen Variante 2: Vorlage auf Basis eines bestehenden Dokuments erstellen VORLAGEN EINSETZEN VORLAGEN ÄNDERN ÜBUNGSBEISPIEL...24 Vorlage für Mahnschreiben erstellen Dokumentvorlage Mahnschreiben verwenden SERIENDRUCK...29 ERSTELLEN EINES SERIENBRIEFES: Datenquelle erstellen Hauptdokument mit Datenquelle verbinden Seriendruckfelder einfügen Serienbriefe fertigstellen BEDINGUNGSFELDER EINFÜGEN Anrede in Briefen Adressfelder anpassen ARBEITEN MIT DEM SERIENDRUCK-ASSISTENTEN... 40

3 S e i t e 1 [ G r u n d l a g e n i n W o r d ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Grundlagen in Word Nicht druckbare Zeichen Manche Zeichen, z.b. das Leerzeichen und die Absatzmarke, werden nicht gedruckt, deshalb nennt man sie nicht druckbare Zeichen. Sie können diese durch Klicken auf die SCHALFTFLÄCHE ALLE ANZEIGEN auf der REGISTERKARTE START, GRUPPE ABSATZ sichtbar machen: Grundlegende Gestaltungsarten Bei der Gestaltung von Text wird zwischen 3 Arten unterschieden: Gestaltungsarten Zeichen Absätze Seiten Schriftart, - farbe, -größe, Skalierung... Bündigkeit, Tabulatoren, Einzüge... Seitenränder, Hoch- u. Querformat, Kopf- u. Fußzeilen... Vor dem Formatieren markieren! Um eine Formatierung überhaupt vornehmen zu können, muss die betreffende Passage zunächst markiert werden. Hier eine Übersicht über die verschiedenen Möglichkeiten: Markieren von Aktion oder einem Wort Doppelklick auf Wort Cursor im Wort platzieren einer Textzeile Mauszeiger vor die Zelle bewegen, bis daraus ein weißer Pfeil wird, dann klicken einem Satz [Strg] + Satz anklicken einem Absatz Dreifachklick im Absatz Mit gedrückter li Maustaste über Absatz ziehen aufeinanderfolgende Zeichen/Texte/Absätze nicht aufeinanderfolgende Zeichen/Texte/Absätze das ganze Dokument Mit gedrückter Maustaste über die Passage ziehen Erste Passage markieren, dann mit [Strg] weiter markieren [Strg] + [A] [Strg] gedrückt halten und neben einen Absatz klicken

4 Zeichenformatierung Die am häufigsten benötigten Befehle zur Schriftformatierung befinden sich in der BEFEHLSGRUPPE SCHRIFTART auf der REGISTERKARTE START. Die Gesamtheit aller verfügbaren Befehle befindet sich im DIALOGFENSTER SCHRIFTART, das Sie mit dem Dialogstarter = diagonaler Pfeil im rechten unteren Eck der GRUPPE SCHRIFTART öffnen. Tipp: Mit den Schaltflächen auf der REGISTERKARTE START, GRUPPE SCHRIFTART können Sie Zeichen mit unterschiedlichen Schriftgrößen proportional verkleinern oder vergrößern. Tipp: Wenn Sie beim Ändern der vertikalen Position von Zeichen (m 2 ) die Schriftgröße beibehalten möchten, nehmen Sie die Einstellungen im DIALOGFENSTER SCHRIFTART, ERWEITERT vor. Andernfalls benutzen Sie die Schaltflächen der GRUPPE SCHRIFTART. ergibt CO 2 ergibt CO2

5 S e i t e 3 [ G r u n d l a g e n i n W o r d ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Absatzformatierung Die am häufigsten benötigten Befehle zur Absatzformatierung befinden sich in der BEFEHLSGRUPPE ABSATZ auf der REGISTERKARTE START. Die Gesamtheit aller verfügbaren Befehle befindet sich im DIALOGFENSTER ABSATZ, das Sie mit dem Dialogstarter = diagonaler Pfeil im rechten unteren Eck der GRUPPE ABSATZ öffnen. Unterschied Absatz und Zeilenumbrüche Automatischer Zeilenumbruch Während des Schreibens wird der Text am Zeilenende automatisch umgebrochen = automatischer Zeilenumbruch. Manueller Zeilenumbruch Wollen Sie vorzeitig in eine neue Zeile wechseln, fügen Sie einen manuellen Zeilenumbruch ein. Drücken Sie dazu die UMSCHALTTASTE + EINGABETASTE: + Absatz Durch Drücken der EINGABETASTE erzeugen Sie einen neuen Absatz. Der Absatz bildet eine Einheit. Alle Formate, die einem Absatz zugewiesen sind, sind in der Absatzmarke gespeichert und können daher auch sehr einfach auf andere Absätze übertragen werden.

6 Zu den Absatzformaten zählen: Ausrichtung (z.b. linksbündig) Einzüge Absatzabstand (z.b. 12pt nach dem Absatz) Zeilenabstand (! In Word 2010 standardmäßig eineinhalbfach) Tabulatoren Nummerierung Aufzählungszeichen Rahmen und Schattierungen Tipp: Vermeiden Sie ein hässliches Layout bei Absätzen mit Blocksatz, indem Sie vor manuellen Zeilenumbrüchen ein Tabstopp einfügen! Beispiel: Dies ist ein Beispieltext. Er befindet sich in einem Absatz, dem Blocksatz zugewiesen wurde. Der Zeilenumbruch erfolgt automatisch, ich füge aber hier einen manuellen Zeilenumbruch ein. Jetzt sieht der Blocksatz nicht mehr schön aus! Lösung: Dies ist derselbe Beispieltext. Er befindet sich in einem Absatz, dem Blocksatz zugewiesen wurde. Der Zeilenumbruch erfolgt automatisch, ich füge aber hier mit Tabstopp einen manuellen Zeilenumbruch ein. Dadurch ist die Formatierung in Ordnung! Einzüge Diese lassen sich direkt am Lineal oder über das DIALOGFENSTER ABSATZ, KARTEIKARTE EINZÜGE UND ABSTÄNDE einstellen. Tipp: Wenn Sie beim Ziehen des Schiebereglers am Lineal die [ALT]-TASTE gedrückt halten, verwandelt sich die Anzeige in eine Abstandsangabe mit einer Genauigkeit von unter einem Millimeter.

7 S e i t e 5 [ G r u n d l a g e n i n W o r d ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Arten von Einzügen: Absatzabstand Bezeichnet den Zwischenraum der einzelnen Absätze und kann im DIALOGFENSTER ABSATZ definiert werden. Zeilenabstand Bezeichnet den Abstand zwischen den einzelnen Zeilen innerhalb eines Absatzes und kann im DIALOGFENSTER ABSATZ definiert werden. ( Einfach bedeutet, dass jede Zeile eine Höhe von 120% der Schriftgröße des höchsten Zeichens in dieser Zeile hat.) In Word 2010 ist 1,5 Standard!

8 Tabulatoren Dienen zur exakten Ausrichtung von Textteilen innerhalb eines Absatzes. Word bietet Ihnen bereits alle 1,25 cm einen Tabstopp an. Überprüfen Sie dies, indem Sie die [TABULATOR]-TASTE in einem leeren Dokument mehrmals hintereinander drücken und mit sichtbar machen. Benutzerdefinierte Tabulatoren können Sie entweder über das DIALOGFENSTER ABSATZ SCHALTFLÄCHE TABSTOPPS oder einfacher mit der Maus im Lineal setzen. Arten von Tabulatoren Links: Standardeinstellung der Tabstopps. Linke Begrenzung für den folgenden Text. Zentriert: Teilt den Text gleichmäßig links und rechts von der Tab-Position. Rechts: Bildet den rechten Rand für den Text.

9 S e i t e 7 [ G r u n d l a g e n i n W o r d ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Dezimal: Ist für Zahlen gedacht, die am Dezimaltrennzeichen untereinander ausgerichtet werden sollen. Leiste: Damit wird eine dünne, senkrechte Linie - ohne Drücken der TAB-Taste - erzeugt. Sie dient lediglich zur optischen Trennung und hat keine Auswirkung auf die Textausrichtung. Tabulatoren setzten 1. Markieren Sie die Absätze, für die Sie Tabstopps setzen wollen. 2. Wählen Sie mit der SCHALTFLÄCHE TABSTOPP links neben dem Lineal die gewünschte Tabstopp-Art aus. 3. Positionieren Sie die Maus an der entsprechenden Stelle an der Unterkante des Lineals und setzen durch Drücken der linken Maustaste einen Tabstopp. Tipp: Durch gleichzeitiges Drücken der [ALT]-TASTE können sie Ihre Tabs mit einer Genauigkeit von unter einem Millimeter setzen. Tabulatoren korrigieren Klicken Sie den zu korrigierenden Tabstopp im Lineal an und ziehen diesen mit gedrückter linker Maustaste an die neue Position. Tabulatoren löschen Klicken Sie den zu löschenden Tabstopp im Lineal an und ziehen diesen mit gedrückter linker Maustaste nach unten aus dem Lineal. Nummerierungen Werden zur Strukturierung von Absätzen verwendet. Erstellen Sie eine Nummerierung durch Klicken auf die SCHALTFLÄCHE NUMMERIERUNG auf der REGISTERKARTE START GRUPPE ABSATZ. Beachten Sie, dass das zuletzt verwendete Format zugewiesen wird. Mit Klick auf das Listenfeld (Pfeil auf der Schaltfläche Nummerierung ) können Sie zwischen verschiedenen Vorlagen wählen bzw. zusätzliche Einstellungen vornehmen. Durch erneutes Klicken auf die Schaltfläche können Sie die Nummerierung wieder von allen markierten Absätzen entfernen. Aufzählungen Damit verleiht man Absätzen sog. Blickfanpunkte. Beliebige Zeichen oder Symbole können Sie dafür verwenden. Erstellen Sie eine Aufzählung durch Klicken auf die SCHALTFLÄCHE AUFZÄHLUNGSZEICHEN auf der REGISTERKARTE START GRUPPE ABSATZ. Beachten Sie, dass das zuletzt verwendete Format zugewiesen wird. Mit Klick auf das LISTENFELD (Pfeil auf

10 der Schaltfläche Aufzählungszeichen ) können Sie zwischen verschiedenen Vorlagen wählen bzw. zusätzliche Einstellungen vornehmen. Durch erneutes Klicken auf die Schaltfläche können Sie die Aufzählungszeichen wieder von allen markierten Absätzen entfernen. Rahmen und Schattierungen Sie haben in Word die Möglichkeit, einzelne oder markierte Absätze mit Rahmenlinien und Schattierungen hervorzuheben. Arbeiten Sie mit dem LISTENFELD der SCHALTFLÄCHE RAHMENLINIE auf der REGISTERKARTE ABSATZ oder benutzen Sie das DIALOGFENSTER RAHMEN UND SCHATTIERUNGEN mittels gleichnamigem Eintrag im Listenfeld. Alternativ können Sie auch die SCHALTFLÄCHE SCHATTIERUNG auf der REGISTERKARTE START GRUPPE ABSATZ benutzen. Individuelle Gestaltung Fertige Designs

11 S e i t e 9 [ G r u n d l a g e n i n W o r d ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Seitenformatierung Die Einstellungen zum Seitenlayout gelten in der Regel für alle Seiten des Dokuments. Zu den Seitenformaten zählen: Seitenränder Ausrichtung (Hoch-, Querformat) Papierformat (DIN A4, DIN A5 usw.) Umbrüche (Seiten,- Abschnittsumbrüche) Seitenhintergrund (Farbe, Wasserzeichen,..) Kopf- und Fußzeilen Mit der BEFEHLSGRUPPE SEITE EINRICHTEN auf der REGISTERKARTE SEITENLAYOUT können Sie folgende Einstellungen vornehmen: Seitenränder Es stehen Ihnen fertige Randeinstellungen in DIN-Norm zur Verfügung oder nehmen Sie Ihre eigenen Einstellungen vor. Die Maßangaben beziehen sich jeweils auf den Abstand zwischen Papierkante und Textbeginn.

12 Tipp: Möchten Sie Ihr Dokument binden (z. B. Spiralbindung), geben Sie im BEREICH SEITENRÄNDER des DIALOGFELDES SEITE EINRICHTEN REGISTER SEITENRÄNDER die entsprechenden Bundstegoptionen ein. Diese definieren den Platz für die Bindung und die eingestellten Werte werden zu den Seitenmaßen addiert. Ausrichtung (Hoch- und Querformat) Im BEREICH AUSRICHTUNG des DIALOGFELDES SEITE EINRICHTEN legen Sie fest, ob alle Seiten in Hoch- oder Querformat dargestellt werden sollen. Papierformat Standardmäßig ist DIN A4 eingestellt. Wenn Sie ein anderes Format wünschen, wählen Sie dieses aus der Liste aus bzw. geben Sie unter Weitere Papierformate Ihre benutzerdefinierten Werte ein.

13 S e i t e 11 [ G r u n d l a g e n i n W o r d ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Umbrüche Seiten,- Spalten,- und Textumbrüche fügen Sie mit der SCHALTFLÄCHE UMBRÜCHE ein. Einen Abschnittswechsel brauchen Sie immer dann, wenn unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen erforderlich sind, oder in ein- und demselben Dokument Hoch- und Querformat vorkommen. Um Abschnittsumbrüche einzufügen, benutzen Sie ebenso die SCHALTFLÄCHE UMBRÜCHE oder arbeiten mit dem DIALOGFELD SEITE EINRICHTEN KARTEIKARTE LAYOUT.

14 Seitenhintergrund Mit der BEFEHLSGRUPPE SEITENHINTERGRUND auf der REGISTERKARTE SEITENLAYOUT können Sie vorgefertigte oder benutzerdefinierte Wasserzeichen einfügen, eine Seitenfarbe auswählen oder Ihre Seitenränder im DIALOGFELD RAHMEN UND SCHATTIERUNGEN gestalten. Kopf- und Fußzeilen Kopf- und Fußzeilen werden, wenn Sie diese eingefügt haben, automatisch auf jeder gewünschten Seite angezeigt, Sie müssen sie je Dokument nur einmal eingeben. In Kopf- und Fußzeilen können Sie Seitenzahlen, Dateinamen, Datum, Bilder usw. einfügen. Es gibt vordefinierte Designs, Sie können aber auch eigene Kopf- und Fußzeilen erstellen. a) Vordefinierte Designs wählen Sie aus den Listenfeldern der SCHALTFLÄCHEN KOPFZEILE bzw. FUSSZEILE der GRUPPE KOPF- UND FUSSZEILE auf der REGISTERKARTE EINFÜGEN aus.

15 S e i t e 13 [ G r u n d l a g e n i n W o r d ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] b) Eigene Kopf- und Fußzeilen erstellen: Durch Doppelklick im Kopf- oder Fußzeilenbereich wird dieser aktiviert. Gleichzeitig öffnet sich die REGISTERKARTE KOPF- UND FUSSZEILENTOOLS und stellt Ihnen die nötigen Werkzeuge zur Verfügung. Sie können jetzt mit der Gestaltung beginnen. Schnellbausteine Vormals Autotexte oder auch Textbausteine genannt, dienen zum schnellen Einfügen von Texten, die Sie immer wieder benötigen. Speichern Sie z.b. Briefköpfe, Grußformeln, Logos oder Vertragsklauseln als Schnellbaustein ab, so können Sie diese jederzeit einfügen, ohne sie erneut eintippen zu müssen. Dabei können durchaus aufwendige Formatierungen verwendet werden. Eine große Auswahl von fertigen Schnellbausteinen in Form von Deckblättern, Formeln, Kopfund Fußzeilen, Seitenzahlen, Verzeichnissen, Tabellen, Textfeldern und Wasserzeichen stehen bereits zur Verfügung. Einen Überblick über das gesamte Angebot erhalten Sie im ORGANIZER FÜR SCHNELLBAUSTEINE, den Sie auf der REGISTERKARTE EINFÜGEN GRUPPE TEXT SCHALTFLÄCHE SCHNELLBAUSTEINE finden. Hier sind alle Schnellbausteine Katalogen und Kategorien zugewiesen, die Sie beliebig um- und neugestalten können.

16 Schnellbausteine erstellen 1. Markieren Sie den Text, z.b. eine Grußformel, den Sie als Schnellbaustein speichern möchten. 2. Klicken Sie auf der REGISTERKARTE EINFÜGEN GRUPPE TEXT die SCHALTFLÄCHE SCHNELLBAUSTEINE an und wählen die OPTION AUSWAHL IM SCHNELLBAUSTEIN- KATALOG SPEICHERN aus. Alternativ dazu können Sie die TASTENKOMBINATION [ALT]+[F3] verwenden! 3. Sie erhalten folgendes Dialogfeld, wo Sie einen kurzen prägnanten Namen für den Schnellbaustein und eine kurze Erläuterung unter Beschreibung eingeben. Katalog und Kategorie passen Sie ggf. an. 4. Bestätigen Sie die Eingabe durch Klick auf OK. Schnellbausteine einfügen 1. Positionieren Sie den Cursor an der Stelle im Dokument, wo der Schnellbaustein eingefügt werden soll. 2. Einfügen a. Methode 1: Klicken Sie auf die SCHALTFLÄCHE SCHNELLBAUSTEIN. Im BEREICH ALLGEMEIN sehen Sie Ihren eigenen Schnellbaustein. Ein Klick darauf genügt und Sie übernehmen den gewünschten Text in Ihr Dokument. b. Methode 2: Tippen Sie die Kurzbezeichnung des gewünschten Schnellbausteins ein und drücken die TASTE [F3].

17 S e i t e 15 [ G r u n d l a g e n i n W o r d ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Schnellbausteine löschen 1. Klicken Sie im Listenfeld der Schnellbausteine mit der rechten Maustaste auf den zu löschenden Schnellbaustein. 2. Wählen Sie im KONTEXTMENÜ den Eintrag ORGANISIEREN UND LÖSCHEN aus. Der Organizer für Schnellbausteine öffnet sich, der entsprechende Baustein ist bereits markiert. 3. Klicken Sie auf die SCHALTFLÄCHE LÖSCHEN und bestätigen mit OK.

18 Übungsbeispiel Zeichen- und Absatzformatierung Zeichenformate zuweisen 1. Geben Sie Ihren Firmennamen und darunter die Abteilung ein. In der nächsten Zeile folgt Ihr Vor- und Nachname, gefolgt von der Firmenadresse im nächsten Absatz. Ihre Telefonnummer soll schließlich in der letzten Zeile stehen. 2. Weisen Sie nun dem Firmennamen die Schriftart Tahoma mit Schriftgröße 12 zu. Die Abteilung soll ebenfalls die Schriftart Tahoma erhalten, allerdings mit dem Schriftgrad 11. Ihrem Namen, Adresse und Ihrer Telefonnummer weisen Sie die Schriftart Calibri mit der Schriftgröße 10 zu. Die Telefonnummer soll zusätzlich kursiv sein. Absatzformate einstellen 1. Markieren Sie den Text beginnend ab Ihrem Namen bis zur Telefonnummer. Erzeugen Sie einen linken Einzug bei 1 cm. 2. Fügen Sie dem Abteilungsnamen eine beliebige untere Rahmenlinie zu. Rücken Sie danach den rechten Einzug soweit ein, dass die Rahmenlinie auf die Breite Ihres Textes reduziert wird. 3. Fügen Sie der Telefonnummer dieselbe untere Rahmenlinie zu. Rücken Sie danach den rechten und linken Einzug soweit ein, dass die Rahmenlinie auf die Breite Ihres Textes reduziert wird. Übungsbeispiel Seitenformatierung 1. Lassen Sie sich mit der FORMEL =RAND(Zahl,Zahl) und nachherigem Drücken der [ENTER]-TASTE von Word einen Bespieltext generieren. (Erklärung: Die erste Zahl in der Formel gibt an, wie viele Absätze Sie erstellen möchten, die zweite Zahl definiert die Anzahl der in den Absätzen befindlichen Zeilen).

19 S e i t e 17 [ Ü b u n g s b e i s p i e l S e i t e n f o r m a t i e r u n g ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Spalten zuweisen 2. Markieren Sie nun den gesamten Text mit den TASTEN [STRG] + [A] und teilen diesen mit der SCHALTFLÄCHE SPALTEN auf der REGISTERKARTE SEITENLAYOUT in 2 Spalten auf. 3. Wechseln Sie auf das REGISTER START und stellen BLOCKSATZ ein. Abschnittswechsel einfügen 4. Positionieren Sie den Cursor am Ende der ersten Seite und fügen mit der SCHALTFLÄCHE UMBRÜCHE Option ABSCHNITTSUMBRÜCHE NÄCHSTE SEITE auf der REGISTERKARTE SEITENLAYOUT einen neuen Abschnitt ein. Tipp: Machen Sie zuvor die nichtdruckbaren Zeichen durch Drücken der SCHALTFLÄCHE ALLE ANZEIGEN sichtbar und fügen Sie zur besseren Übersicht vor dem Abschnittswechsel eine zusätzliche Absatzmarke ein. Ergebnis: Ausrichtung einstellen 5. Der Cursor wurde automatisch auf der neuen Seite also im neuen Abschnitt - positioniert. Ab hier soll nun Querformat eingestellt werden. Wählen Sie dazu auf der SCHALTFLÄCHE AUSRICHTUNG die OPTION QUERFORMAT aus. Kopfzeile einfügen 6. Doppelklicken Sie auf der aktuellen Seite im Kopfzeilenbereich, um diesen zur Bearbeitung zu aktivieren. 7. Deaktivieren Sie die SCHALTFLÄCHE MIT VORHERIGER VERKNÜPFEN auf der GRUPPE NAVIGATION REGISTERKARTE KOPF- UND FUSSZEILENTOOLS, um die Kopfzeile des neuen Abschnittes anders als die vorherigen gestalten zu können. 8. Fügen Sie nun über die REGISTERKARTE EINFÜGEN GRUPPE TEXT SCHALTFLÄCHE SCHNELLBAUSTEINE OPTION FELD aus der KATEGORIE DATUM UND UHRZEIT das aktuelle Datum ein.

20 9. Springen Sie zum nächsten Tabstopp und fügen über die REGISTERKARTE EINFÜGEN GRUPPE TEXT SCHALTFLÄCHE SCHNELLBAUSTEINE OPTION FELD aus der KATEGORIE DOKUMENTENINFORMATIONEN den Filenamen ein. 10. Springen Sie zum nächsten Tabstopp und fügen über die REGISTERKARTE EINFÜGEN GRUPPE TEXT SCHALTFLÄCHE SCHNELLBAUSTEINE OPTION FELD aus der KATEGORIE DOKUMENTENINFORMATIONEN den Autor ein. So sieht nun die fertige Kopfzeile aus: 11. Mit der SCHALTFLÄCHE ZU FUSSZEILE WECHSELN auf der REGISTERKARTE KOPF- UND FUSSZEILENTOOLS GRUPPE NAVIGATION wechseln Sie zur Fußzeile, um beispielsweise noch die Seitenanzahl anzugeben. 12. Tippen Sie das Wort Seite und danach ein Leerzeichen ein. 13. Fügen Sie nun mit der REGISTERKARTE KOPF- UND FUSSZEILE SCHALTFLÄCHE SEITENZAHL OPTIONEN SEITENZAHLEN eine Seitenzahl im gewünschten Design ein. Hinweis: Die Seitenzahl wird auch im vorherigen Abschnitt angezeigt, da wir die OPTION MIT VORHERIGER VERKNÜPFEN nicht deaktiviert haben! 14. Verlassen Sie den Kopfzeilenbereich durch Doppelklick in den Textbereich oder betätigen Sie die SCHALTFLÄCHE KOPF- UND FUSSZEILE SCHLIESSEN im rechten Bereich der REGISTERKARTE KOPF- UND FUSSZEILENTOOLS.

21 S e i t e 19 [ Ü b u n g s b e i s p i e l S c h n e l l b a u s t e i n e e r s t e l l e n ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Übungsbeispiel Schnellbausteine erstellen 1. Markieren Sie den im Übungsbeispiel Zeichen- und Absatzformatierung erstellten Text. 2. Wählen Sie den Befehl EINFÜGEN TEXT SCHNELLBAUSTEINE und aktivieren Sie den EINTRAG AUSWAHL IM SCHNELLBAUSTEIN-KATALOG SPEICHERN. 3. Geben Sie nun Folgendes ein und drücken auf OK :

22 Dokumentvorlagen Dokumentvorlagen sind Muster- oder Basisdokumente, auf deren Grundlage jedes neue Dokument erstellt wird. Sie legen die Grundstruktur fest und enthalten alle Einstellungen zur Zeichen-, Absatz- und Seitenformatierung, sowie Schnellbausteine, Formatvorlagen und Makros. Es ist nicht möglich, ohne diese zu arbeiten. Standarddokumentvorlage Normal.dotm Wenn Sie ein neues leeres Dokument anlegen, wird automatisch eine Kopie der Dokumentvorlage Normal.dotm geöffnet. BASIS Normal.dotm Schnellbausteine DATEI NEU KOPIE Dokument.docx Schnellbausteine Standarddokumentvorlage öffnen Drücken Sie die SCHALTFLÄCHE NEU in der SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF oder klicken Sie auf der REGISTERKARTE DATEI KATEGORIE NEU auf LEERES DOKUMENT. Word-Dokumentvorlagen Eine Vielzahl von Dokumentvorlagen ist bereits im Lieferumfang von Word enthalten. Über die REGISTERKARTE DATEI KATEGORIE NEU BEISPIELVORLAGEN können Sie sich ein Bild davon machen. Weitere Vorlagen können Sie auch online im Bereich Office.com-Vorlagen downloaden.

23 S e i t e 21 K a p i t e l : D o k u m e n t v o r l a g e n Z I D / D a g m a r S e r b Word-Dokumentvorlage öffnen 1. Suchen Sie sich unter REGISTERKARTE DATEI KATEGORIE NEU BEISPIELVORLAGEN eine passende Vorlage aus. 2. Markieren und öffnen Sie die Vorlage durch Doppelklick. 3. Verändern Sie das Dokument wie gewünscht. Vorhandene Felder (Merkmal eckige Klammer) lassen sich beliebig füllen oder löschen. Elemente einer Dokumentvorlage Standardbriefe, Rechnungen udgl. sind häufig gleich aufgebaut. Briefköpfe, Logos, Signaturen, bestimmte Formatierungen, usw. wiederholen sich. Durch Speichern dieser Elemente in Dokumentvorlagen können Sie Ihre Arbeiten standardisieren und zugleich viel Zeit sparen. Folgende Elemente lassen sich in Dokumentvorlagen speichern: Formatierte/unformatierte Texte Grafische Elemente Seitenformate Formatvorlagen Schnellbausteine Makros Tastenbelegungen Eigene Vorlagen erstellen Variante 1: Eine gänzlich neue Vorlage erstellen 1. Wählen Sie auf der REGISTERKARTE DATEI KATEGORIE NEU die OPTION MEINE VORLAGEN aus. 2. Aktivieren Sie im soeben geöffnenten Dialogfeld die Auswahl LEERES DOKUMENT und im Bereich NEU ERSTELLEN die Option VORLAGE. Bestätigen Sie danach mit OK. 3. Geben Sie den Standardtext ein und nehmen alle Einstellungen (Seitenformate, Formatvorlagen, Schnellbausteine, ) vor, die später in jedem auf dieser Vorlage basierendem Dokument angewendet werden sollen.

24 4. Aktivieren Sie zum Speichern Ihrer fertigen Vorlage die SCHALTFLÄCHE DATEI SPEICHERN UNTER. Als Speicherort wird automatisch der Vorlagenordner Templates geöffnet (nicht ändern!) und der Dateityp dotx ist eingestellt. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen und klicken Sie auf SPEICHERN. Standardspeicherort für Vorlagen: C:\Dokumente und Einstellungen\user\Anwendungsdaten\Mircrosoft\Templates 5. Schließen Sie die Vorlage, bevor Sie sie als Basis für ein neues Dokument verwenden. Wie Sie Ihre neue Vorlage einsetzen, wird im übernächsten Schritt Vorlagen einsetzen beschrieben. Variante 2: Vorlage auf Basis eines bestehenden Dokuments erstellen Wenn Sie bereits ein fertiges Dokument haben, dann besitzen Sie ein Muster, das Sie zu einer Dokumentvorlage machen können. 1. Wählen Sie auf der REGISTERKARTE DATEI KATEGORIE NEU die OPTION NEU AUS VORHANDENEM aus. 2. Wählen Sie das Dokument, das als Muster dienen soll, aus. (Alternativ können Sie dieses natürlich auch auf herkömmliche Weise öffnen - DATEI ÖFFNEN! Aber Vorsicht hier laufen Sie Gefahr, das Originaldokument zu überspeichern!) 3. Entfernen Sie alle Textbestandteile, die nicht Standarttext werden sollen und nehmen Sie ggf. weitere Einstellungen (z.b. Seitenformate, Kopf- und Fusszeilen, Schnellbausteine usw.) vor. 4. Aktivieren Sie zum Speichern Ihrer fertigen Vorlage die SCHALTFLÄCHE DATEI SPEICHERN UNTER und stellen den Dateityp dotm ein. 5. Als Speicherort wird automatisch der Vorlagenordner Templates vorgeschlagen (nicht ändern!). Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen und klicken Sie auf SPEICHERN. 6. Schließen Sie die Vorlage, bevor Sie sie als Basis für ein neues Dokument verwenden. Wie Sie Ihre neue Vorlage einsetzen, wird im nächsten Schritt beschrieben.

25 S e i t e 23 K a p i t e l : D o k u m e n t v o r l a g e n Z I D / D a g m a r S e r b Vorlagen einsetzen 1. Wählen Sie auf der REGISTERKARTE DATEI KATEGORIE NEU die OPTION MEINE VORLAGEN aus. 2. Aktivieren Sie im REGISTER PERSÖNLICHE VORLAGEN des soeben geöffneten DIALOGFENSTERS NEU die gewünschte Vorlage und bestätigen Sie mit OK. 3. Bearbeiten Sie das Dokument. 4. Speichern Sie Ihre Arbeit im gewünschten Speicherort ab. Word hat beim Öffnen automatisch ein neues Dokument auf Basis der Dokumentvorlage erzeugt. Beim Speichern merken Sie, dass Word dieses Dokument wie alle anderen Dokumente in den Standardspeicherort für Dokumente ablegt. Vorlagen ändern 1. Wählen Sie auf der REGISTERKARTE DATEI den BEFEHL ÖFFNEN aus. 2. Stellen Sie den DATEITYP ALLE WORD-VORLAGEN ein. 3. Wechseln Sie in den ORDNER TEMPLATES (bzw. in denjenigen Ordner, wo die zu ändernde Dokumentvorlage gespeichert ist). 4. Markieren Sie die zu ändernde Dokumentvorlage und klicken auf ÖFFNEN. 5. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. 6. Speichern Sie die Vorlage durch Klick auf SPEICHERN in der Symbolleiste für den Schnellzugriff. 7. Schließen Sie die Dokumentvorlage. Von Formatierungsänderungen (z.b. Seitenformat) sind Dokumente, die bisher auf Basis einer geänderten Dokumentvorlage erstellt wurden, nicht betroffen. Änderungen an Tastenkombinationen, Schnellbausteinen oder Makros wirken sich hingegen aus.

26 Übungsbeispiel Dokumentvorlagen Vorlage für Mahnschreiben erstellen Öffnen eines vorhandenen Musterbriefes 1. Öffnen Sie mit DATEI NEU NEU AUS VORHANDENEM das Dokument Word 2010-Mahnung vom docx. 2. Markieren Sie die Empfängeranschrift und entfernen Sie diese. Entwicklertools anzeigen lassen 3. Öffnen Sie die WORD-OPTIONEN und wählen dort die OPTION MENÜBAND ANPASSEN aus. 4. Haken Sie in der Liste der Hauptregisterkarten die ENTWICKLERTOOLS an. Diese benötigen Sie im nächsten Schritt zur Erstellung eines Positionsrahmens für Ihre Adresse. Positionsrahmen erstellen 5. Wählen Sie das REGISTER ENTWICKLERTOOLS, GRUPPE STEUERELEMENTE und öffnen das LISTENFELD der SCHALTFLÄCHE VORVERSIONSTOOLS. 6. Aktivieren Sie den BEFEHL HORIZONTALEN RAHMEN EINFÜGEN. 7. Ziehen Sie etwa an der Stelle, wo der Empfänger stehen soll, mit gedrückter linker Maustaste einen Positionsrahmen auf. 8. Fahren Sie anschließend mit dem Mauszeiger über die Rahmenlinie, bis sich der Mauszeiger kreuzartig ändert. 9. Aktivieren Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü. 10. Wählen Sie den BEFEHL RAHMEN UND SCHATTIERUNGEN aus und aktivieren Sie im BEREICH EINSTELLUNG die Option OHNE. Bestätigen Sie mit OK. 11. Wählen Sie erneut das Kontextmenü des Positionsrahmens und klicken Sie diesmal auf den BEFEHL POSITIONSRAHMEN FORMATIEREN.

27 S e i t e 25 K a p i t e l : Ü b u n g s b e i s p i e l D o k u m e n t v o r l a g e n Z I D / D a g m a r S e r b 12. Nehmen Sie folgende Einstellungen im DIALOGFENSTER POSITIONSRAHMEN vor. Beachten Sie bitte, dass die Kontrollkästchen Mit Text verschieben und Verankern nicht aktiviert sind. Diese Werte entsprechen der ÖNORM 1080 (Richtlinie für Textgestaltung). Musterbrief s. S Bestätigen Sie mit OK. Damit der Bezugszeichenblock an seiner Position bleibt, setzten Sie auch diesen in einen Positionsrahmen: 14. Markieren Sie den gesamten Bezugszeichenblock. 15. Wählen Sie erneut REGISTER ENTWICKLERTOOLS STEUERELEMENTE SCHALTFLÄCHE VORVERSIONSTOOLS BEFEHL HORIZONTALEN RAHMEN EINFÜGEN. 16. Wählen Sie im KONTEXTMENÜ den BEFEHL RAHMEN UND SCHATTIERUNGEN aus und aktivieren Sie im BEREICH EINSTELLUNG die Option OHNE. Bestätigen Sie mit OK. 17. Wählen Sie erneut das KONTEXTMENÜ des Positionsrahmens und klicken auf den BEFEHL POSITIONSRAHMEN FORMATIEREN. 18. Aktivieren Sie im BEREICH TEXTUMBRUCH die OPTION OHNE und deaktivieren Sie das KONTROLLKÄSTCHEN MIT TEXT VERSCHIEBEN. 19. Bestätigen sie mit OK. Feld zur Eingabe des Empfängers einfügen 20. Positionieren Sie den Cursor im Adressfeld-Positionsrahmen. 21. Klicken Sie auf die SCHALTFLÄCHE SCHNELLBAUSTEINE in der BEFEHLSGRUPPE TEXT der REGISTERKARTE EINFÜGEN und aktivieren Sie dort den EINTRAG FELD. 22. Im Dialogfenster Feld aktivieren Sie im LISTENFELD KATEGORIEN den EINTRAG VERKNÜPFUNGEN UND VERWEISE und im LISTEFELD FELDNAMEN den EINTRAG QUOTE.

28 23. Klicken sie anschließend auf die SCHALTFLÄCHE FELDFUNKTIONEN und geben Sie im EINGABEFELD FELDFUNKTIONEN nach dem Wort QUOTE den Text Empfänger ein: 24. Bestätigen Sie mit OK. Sie haben somit ein Feld zur Eingabe des Empfängers erstellt, das Sie später einfach mit der TASTE [F11] anspringen können. Datum als Feld einfügen 25. Löschen Sie das Datum im Bezugszeichenblock. 26. Wählen Sie im Listenfeld der Schaltfläche SCHNELLBAUSTEINE den Eintrag FELD. 27. Im Dialogfenster Feld aktivieren Sie im LISTENFELD KATEGORIEN den EINTRAG DATUM UND UHRZEIT und im LISTEFELD FELDNAMEN den EINTRAG CREATEDATE. Im BEREICH FELDEIGENSCHAFTEN können Sie Ihr bevorzugtes Datumsformat auswählen. 28. Bestätigen Sie mit OK. Rechnungsdatum und Betrag als Feld einfügen 29. Löschen Sie die Textstelle 20. Februar. 30. Klicken Sie auf die SCHALTFLÄCHE SCHNELLBAUSTEINE in der BEFEHLSGRUPPE TEXT der REGISTERKARTE EINFÜGEN und aktivieren Sie dort den EINTRAG FELD. 31. Im Dialogfenster Feld aktivieren Sie im LISTENFELD KATEGORIEN den EINTRAG VERKNÜPFUNGEN UND VERWEISE und im LISTEFELD FELDNAMEN den EINTRAG QUOTE. 32. Klicken sie anschließend auf die SCHALTFLÄCHE FELDFUNKTIONEN und geben Sie im EINGABEFELD FELDFUNKTIONEN nach dem Wort QUOTE den Text Rechnungsdatum ein. 33. Bestätigen Sie mit OK.

29 S e i t e 27 K a p i t e l : Ü b u n g s b e i s p i e l D o k u m e n t v o r l a g e n Z I D / D a g m a r S e r b 34. Löschen Sie die Textstelle 753, Wiederholen Sie die Schritte 29-32, wobei Sie aber im EINGABEFELD FELDFUNKTIONEN diesemal den Text Betrag eingeben. 36. Falls nötig, führen Sie Änderungen in der Fusszeile durch. Dokument als Vorlage speichern 37. Aktivieren Sie die SCHALTFLÄCHE DATEI SPEICHERN UNTER. 38. Wählen Sie als Speicherort den Vorlagenordner Templates aus. Mit Klick auf Vertraunswürdige Vorlagen geht das am schnellsten! 39. Wählen Sie den Dateityp dotm aus und vergeben Sie den Namen Mahnung. 40. Bestätigen Sie mit SPEICHERN. 41. Schließen Sie die Vorlage. Dokumentvorlage Mahnschreiben verwenden 1. Wählen Sie auf der REGISTERKARTE DATEI KATEGORIE NEU die OPTION MEINE VORLAGEN aus. 2. Markieren Sie im DIALOGFENSTER NEU die Vorlage Mahnung.dotm und bestätigen Sie mit OK. 3. Springen Sie mit der TASTE [F11] das Empfängerfeld an. Dieses wird automatisch markiert. 4. Geben Sie die gewünschte Adresse ein. 5. Springen Sie mit der TASTE [F11] weiter zum Feld Rechnungsdatum und geben dort das Rechnungsdatum ein. 6. Springen Sie mit der TASTE [F11] weiter zum Feld Betrag und geben dort den Mahnbetrag ein. 7. In der Praxis würden Sie das Dokument nun als fertigen Brief abpeichern; in unserem Übungsfall können Sie das Beispiel ungespeichert schließen.

30 ÖNORM A 1080 Beispiel Geschäftsbrief nach gültiger ÖNORM A 1080:

31 S e i t e 29 K a p i t e l : S e r i e n d r u c k Z I D / D a g m a r S e r b Seriendruck Mit dieser Funktion können Sie Briefe, Etiketten, Umschläge, Verzeichnisse oder s erstellen. Sie benötigen dazu immer 2 Dateien: a. Die Datenquelle: Sie enthält die Adressen und sonstigen Daten der Empfänger. Als Datenquelle können Sie Word- oder Excel-Tabellen, Access-Datenbanken oder Outlook- Kontakte verwenden. b. Das Seriendruck-Hauptdokument: Dieses enthält den Text und die Platzhalter ( Seriendruckfelder ), an deren Stelle die Daten aus der Datenquelle eingefügt werden. Erstellen eines Serienbriefes: Datenquelle erstellen 1. Wenn Sie bereits über eine Datenquelle verfügen, fahren Sie bitte wie unter Punkt 4 beschrieben fort. Wenn Sie noch keine Datenquelle haben, müssen Sie diese zuerst erstellen. Das können Sie direkt in Word erledigen: Wählen Sie auf der REGISTERKARTE SENDUNGEN GRUPPE SERIENDRUCK STARTEN SCHALTFLÄCHE EMPFÄNGER AUSWÄHLEN die Option NEUE LISTE EINGEBEN aus. Sie erhalten das Dialogfenster NEUE ADRESSLISTE : 2. Beginnen Sie mit der Adresseingabe. Mit Klick auf NEUER EINTRAG erhalten Sie für jede weitere Adresse einen neuen Datensatz. Unter SPALTEN ANPASSEN können Sie die Datensatzfelder Ihrem Bedarf anpassen (Felder hinzufügen, löschen oder umbenennen).

32 3. Wenn Sie mit der Eingabe fertig sind, drücken Sie auf OK, um Ihre neue Datenquelle zu speichern (Word schlägt automatisch den Ordner Meine Datenquellen vor, es lässt sich aber jeder beliebige Speicherort auswählen). Dieser Dateityp ist eine Access Datenbank (.mdb) Hauptdokument mit Datenquelle verbinden 4. Erstellen oder öffnen Sie einen Brief, den Sie verschicken möchten. 5. Mit der SCHALTFLÄCHE EMPFÄNGER AUSWÄHLEN Option VORHANDENE LISTE VERWENDEN wählen Sie die entsprechende Datenquelle aus. Damit ist Ihr Dokument mit der Datenquelle verbunden. Alle Befehle der Registerkarte Sendungen - die meisten waren zuvor ausgegraut - sind nun aktiv.

33 S e i t e 31 K a p i t e l : S e r i e n d r u c k Z I D / D a g m a r S e r b 6. Mit der SCHALTFLÄCHE EMPFÄNGERLISTE BEARBEITEN können Sie an der Datenquelle SORTIERUNGEN (z.b. Nachnamen alphabetisch sortieren) oder FILTERUNGEN (z.b. nur Firmen aus Wien ausgeben) vornehmen. Seriendruckfelder einfügen 1. Positionieren Sie den Cursor an der gewünschten Stelle im Dokument und beginnen Sie, mithilfe der SCHALTFLÄCHE SERIENDRUCKFELD EINFÜGEN der GRUPPE FELDER SCHREIBEN UND EINFÜGEN die gewünschten Seriendruckfelder einzufügen. Leerzeichen, Zeilenumbrüche und etwaige Absätze müssen sie selbst eingeben. 2. Durch Drücken der SCHALTFLÄCHE VORSCHAU ERGEBNISSE der GRUPPE VORSCHAU ERGEBNISSE werden anstatt der Platzhalter die tatsächlichen Adressdaten angezeigt.

34 3. Mit den PFEILSCHALTFLÄCHEN können Sie zwischen den einzelnen Datensätzen navigieren. Serienbriefe fertigstellen Sie haben 2 Möglichkeiten: Dokumente einzeln bearbeiten: Gehen Sie auf die GRUPPE FERTIG STELLEN SCHALTFLÄCHE FERTIG STELLEN UND ZUSAMMENFÜGEN und wählen die Option EINZELNE DOKUMENTE BEARBEITEN aus. Es wird ein Seriendruckdokument standardmäßig mit dem Namen Sereinbriefe1 mit allen einzelnen Briefen erstellt. Damit kann jeder Brief separat bearbeitet werden. Dieses neue Dokument enthält keine Seriendruckfelder mehr. Dokument drucken : Mit der Option DOKUMENTE DRUCKEN Serienbriefe sofort ausgedruckt. werden die Wenn Sie diese Option wählen, werden Sie zuvor gefragt, ob Sie alle Datensätze, nur den in der Vorschau angezeigten Datensatz oder eine bestimmte Auswahl von aufeinander folgenden Datensätzen ausdrucken möchten.

35 S e i t e 33 K a p i t e l : S e r i e n d r u c k Z I D / D a g m a r S e r b Bedingungsfelder einfügen Wenn verschiedene Textvarianten in einem Serienbrief gefordert sind, wie etwa Adressaten mit und ohne Titel Person und/oder Firmen z. Hd. eingefügt werden soll, benötigt man BEDINGUNGSFELDER [WENN DANN SONST]. Diese bewirken eine Abfrage der Datenquelle und in Abhängigkeit davon wird dann ein bestimmter Text eingefügt. Häufig gebraucht: DIE WENN-FUNKTION: Man definiert 1 Bedingung und prüft 2 Möglichkeiten: Wenn Bedingung erfüllt, Möglichkeit 1 Möglichkeit 2 JA-Bedingung dann sonst NEIN-Bedingung Bei mehr als 2 Möglichkeiten fügt man mehrere JA-Bedingungen ohne Sonst-Argument ein. Wenn Bedingung 1 und wenn Bedingung 2 und wenn Bedingung 3 erfüllt, JA-Bedingungen dann Lösung Beispiel: Bei der Anrede in einem Brief benötigt man eine männliche, eine weibliche und eine geschlechtsneutrale Anrede. Wenn-Funktion: Wenn Anrede = Frau, dann Sehr geehrte Frau! einfügen, wenn Anrede = Herr, dann Sehr geehrter Herr! einfügen, wenn Anrede = leer, dann Sehr geehrte Damen und Herren! einfügen. Und so gehen Sie praktisch vor: Anrede in Briefen 1. Positionieren Sie den Cursor an der gewünschten Stelle im Dokument. 2. Klicken Sie auf der REGISTERKARTE SENDUNGEN GRUPPE FELDER SCHREIBEN UND EINFÜGEN auf die SCHALTFLÄCHE REGELN und wählen die Option WENN DANN SONST.

36 3. Sie erhalten dieses Dialogfenster, wo sie Folgendes eingeben und mit OK bestätigen: Bitte das Leerzeichen nach Frau nicht vergessen, damit der Nachname später nicht dranklebt. 4. Fügen Sie mit denselben Schritten 2 weitere Bedingungen ein: Bitte das Leerzeichen nach Herr nicht vergessen, damit der Nachname später nicht dranklebt. Achten Sie auch auf die richtige Schreibweise! Haben Sie Herr oder Herrn in der Datenquelle angegeben? 5. An der aktuellen Cursorposition fügen Sie dann noch das SERIENDRUCKFELD <<NACHNAME>>und ein Rufzeichen ein. Fertig!

37 S e i t e 35 K a p i t e l : S e r i e n d r u c k Z I D / D a g m a r S e r b Adressfelder anpassen 1. Klicken Sie auf der REGISTERKARTE SENDUNGEN VORSCHAU ERGEBNISSE auf VORSCHAU ERGEBNISSE, um eine Vorschau Ihrer Adressdaten zu erhalten. Anstelle von: erscheint: Auf den ersten Blick scheint alles in Ordnung. Wenn Sie aber mit der Pfeiltaste den nächsten Datensatz ansteuern, werden Sie folgendes bemerken: Herr Rudolf Weber hat keinen Titel. Das vergebene Leerzeichen zwischen Titel und Vorname wird dennoch angezeigt, da es auf der Tastatur vergeben wurde. Lösung : Das Leerzeichen löschen und stattdessen mittels Bedingungsfeld einfügen: 2. Klicken Sie die SCHALTFLÄCHE VORSCHAU ERGEBNISSE, um die Vorschau wieder auszuschalten. 3. Klicken Sie zwischen das SERIENDRUCKFELD <<TITEL>> und <<VORNAME>> und löschen Sie dort das Leerzeichen heraus. 4. Klicken Sie auf der REGISTERKARTE SENDUNGEN FELDER SCHREIBEN UND EINFÜGEN auf REGELN und wählen die Option WENN DANN SONST

38 5. Sie erhalten ein Dialogfenster, wo sie folgende Einträge vornehmen und mit OK bestätigen: FELDNAME: Titel VERGLEICH: ist nicht leer DANN DIESEN TEXT EINFÜGEN: Geben Sie hier das Leerzeichen ein! 6. Aktivieren Sie wieder die Vorschau die Adresse Rudolf Weber ist nun in Ordnung. 7. Navigieren Sie zum nächsten Datensatz. Hier fehlt der Firmenname. 8. Schalten Sie die Vorschau wieder aus. Positionieren Sie den Cursor vor dem Feld <<ANREDE>> und erstellen Sie durch Drücken der [ENTER]-TASTE einen neuen Absatz. Fügen Sie an dieser Stelle das SERIENDRUCKFELD <<FIRMA>> ein. 9. Wenn Sie nun die Vorschau aktivieren, erhalten Sie für die Rosig GmbH das richtige Ergebnis. Der 4. Datensatz wird durch die letzte Änderung jedoch fehlerhaft dargestellt: Die Anrede soll nur dann eingefügt werden, wenn es keinen Firmennamen gibt. Lösung: Seriendruckfeld <<ANREDE>> löschen und Bedingungsfeld einfügen:

39 S e i t e 37 K a p i t e l : S e r i e n d r u c k Z I D / D a g m a r S e r b 10. Schalten Sie die Vorschau wieder aus. Löschen Sie das SERIENDRUCKFELD <<ANREDE>> und erstellen Sie durch Drücken der [ENTER]-TASTE vor dem SERIENDRUCKFELD <<FIRMA>> einen Absatz. 11. Fügen Sie an der Cursorposition eine Wenn Dann Sonst -Bedingung mit folgenden Einstellungen ein und bestätigen mit OK : Erklärung: Das Zeichen A dient als Platzhalter für das Seriendruckfeld <<Anrede>>, da man dieses nicht direkt im Dialogfeld einfügen kann. In der Ansicht Feldfunktionen ein wird dann genau an dieser Stelle das Seriendruckfeld <<Anrede>> eingefügt. 12. Zum Anzeigen der FELDFUNKTIONEN drücken Sie die TASTEN [ALT] + [F9]: Durch den Platzhalter A ist nun die Einfügestelle für die Anrede leichter zu finden. 13. Klicken Sie doppelt auf das A, um dieses zu markieren:

40 14. Fügen Sie mit der SCHALTFLÄCHE SERIENDRUCKFELD EINFÜGEN das SERIENDRUCKFELD <<ANREDE>> ein. Ergebnis: Weil A markiert war, wurde es wie gewünscht durch die Anrede ersetzt. 15. Drücken Sie erneut die TASTEN [ALT] + [F9], um die Feldfunktionen wieder auszuschalten. Nun werden alle Datensätze richtig angezeigt. Falls Sie jetzt noch möchten, dass bei Datensätzen, die Firmennamen und Ansprechperson beinhalten z.hd. Herrn/Frau eingefügt werden soll, gehen Sie wie folgt weiter vor: 16. Schalten Sie die Vorschau wieder aus und positionieren Sie den Cursor vor dem SERIENDRUCKFELD <<TITEL>>. 17. Fügen Sie an der Cursorposition eine Wenn Dann Sonst -Bedingung mit folgenden Einstellungen ein und bestätigen mit OK :

41 S e i t e 39 K a p i t e l : S e r i e n d r u c k Z I D / D a g m a r S e r b 18. Schalten Sie durch Drücken der TASTEN [ALT] + [F9] die Feldfunktionen ein. Markieren Sie den Platzhalter P. 19. Fügen Sie eine weitere Wenn Dann Sonst -Bedingung mit folgenden Einstellungen ein und bestätigen mit OK : Wichtig! Nach z.hd. ein Leerzeichen einfügen, damit der Nachname nicht dranklebt! 20. Nun muss nur noch das SERIENFELD <<ANREDE>> eingefügt werden. Positionieren Sie dazu den Cursor nach z.hd und dem Leerzeichen. 21. Fügen Sie mit der SCHALTFLÄCHE SERIENDRUCKFELD EINFÜGEN das SERIENDRUCKFELD <<ANREDE>> ein. Nach <<Anrede>> wieder ein Leerzeichen eingeben!

42 22. Betrachten Sie nun Ihr fertiges Ergebnis, indem Sie die Funktionsansicht wieder mit den TASTEN [ALT] + [F9] ausblenden: Tipp: Die Funktionsansicht kann auch mit dem Kontextmenü ein- und ausgeschaltet werden: Feld(er) markieren, rechte Maustaste drücken, Feldfunktionen ein/aus wählen. Tipp: Achten Sie im Hinblick auf das Einfügen von Bedingungsfeldern auf eine sinnvolle Gestaltung der Datenquelle! Arbeiten mit dem Seriendruck-Assistenten Alternativ zur beschriebenen Variante zur Erstellung von Seriendrucken können Sie sich auch vom Seriendruck-Assistenten durch die einzelnen Schritte führen lassen. Zum Öffnen des Assistenten wählen Sie auf der REGISTERKARTE SENDUNGEN SCHALTFLÄCHE SERIENDRUCK STARTEN die OPTION SERIENDRUCK-ASSISTENT MIT SCHRITT-FÜR-SCHRITT-ANWEISUNGEN aus der Liste aus. Die weitere Vorgangsweise wird ausführlich im Assistenten beschrieben.