Einführung in MS Dynamics NAV

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1 MA-Übung Einführung in MS Dynamics NAV WS 2014/2015 Einführung in MS Dynamics NAV Justus-Liebig-Universität Gießen Wintersemester 2015/2016 Prof. Dr. Axel C. Schwickert Laura Müller, M. Sc. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 1

2 Organisatorisches zur Übung im MA-Modul IT-Governance Übung: Donnerstags, Uhr Hörsaal: PC-Pool/HS 30 Klausur: Termin noch offen / Stoff = Vorlesung + Übung Punkte: 6 CP durch erfolgreiche Teilnahme an einer 90-Minuten-Klausur der parallel stattfindenden Vorlesung IT-Governance Dozent: Laura Müller, M. Sc. Professur für BWL und Wirtschaftsinformatik an der Justus-Liebig-Universität Gießen WWW laura.mueller@wirtschaft.uni-giessen.de Fragen: Bitte per oder Sprechzeit nach Vereinbarung M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 2

3 Organisatorisches zur Übung im M. Sc.-Modul IT-Governance 1. Donnerstag, 15. Oktober 2015 WBT 1 + WBT 2 2. Donnerstag, 22. Oktober 2015 WBT 3 + WBT 4 Übungs-Termine: Donnerstags, Uhr (s. t.) bis Uhr eins Übungs-Ort: Übung im PC-Pool des Fachbereichs 3. Donnerstag, 29. Oktober 2015 HS 4 (Eingangsprüfung in der Vorlesung) 4. Donnerstag, 05. November 2015 PC-Pool 5. Donnerstag, 12. November 2015 PC-Pool 6. Donnerstag, 19. November 2015 WBT 5 + WBT 6 7. Donnerstag, 26. November 2015 PC-Pool 8. Donnerstag, 03. Dezember 2015 PC-Pool 9. Donnerstag, 10. Dezember 2015 PC-Pool 10. Donnerstag, 17. Dezember 2015 PC-Pool 11. Donnerstag, 14. Januar 2016 PC-Pool 12. Donnerstag, 21. Januar 2016 Fallstudienbearbeitung 13. Donnerstag, 28. Januar 2016 PC-Pool 14. Donnerstag, 04. Februar 2016 PC-Pool 14. Mittwoch, 24. Februar 2016 Abschlussklausur M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 3

4 Material & Service 1. Scriptum Frei im Download-Center Übungsfolien = Scriptum = klausurrelevanter Stoff mit Lessons learnt Achtung: Scriptum ist kein Lesebuch, sondern Begleitmaterial 2. Reader Frei im Download-Center Begleitmaterial zur Vertiefung des Stoffes: Durcharbeiten!! 3. Übungsaufgaben Frei im Download-Center Sammlung alter Klausuraufgaben mit Lösungshinweisen 4. Diskussionsforum Frei über die Web Site Öffentliches Forum zur Vorlesung für alle org. und inhaltliche Fragen 5. Klausur-Training Sitzung + Begleitmaterial Letzte Vorlesungssitzung = Klausur-Training plus F&A 4 M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller

5 Web Site zur zentralen Informationsversorgung Über die Web Site erhalten Sie aktuelle Informationen und per Download alle Skripte zu allen Lehrveranstaltungen. Papieraushänge und gedruckte Skripte nur in (angekündigten) Ausnahmefällen! M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 5

6 Web Site zur zentralen Informationsversorgung M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 6

7 Web Site zur zentralen Informationsversorgung Alle Informationen zur Veranstaltung M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 7

8 Web Site zur zentralen Informationsversorgung Alle WBT dauerhaft verfügbar M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 8

9 Literatur-Hinweise zur Übung Abts, Dietmar; Mülder, Wilhelm: Grundkurs Wirtschaftsinformatik Eine kompakte und praxisorientierte Einführung, 5. Auflage, Wiesbaden: Friedr. Vieweg & Sohn Verlag Lusczak, Andreas; Singer, Robert: Microsoft Dynamics NAV 2009 Grundlagen: Kompaktes Anwenderwissen zur Abwicklung von Geschäftsprozessen, 1. Auflage, Deutschland: Microsoft Press M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 9

10 Literatur-Hinweise zur Übung Das Wirtschaftsstudium - WISU: Allgemein sehr förderlich für Studierende der Wirtschaftswissenschaften Weitere: siehe READER zur Vorlesung (Download-Center) M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 10

11 Online-Hinweise zur Übung Video2brain: Z. B. Grundlagenwissen: Microsoft Dynamics NAV 2009: Berichte mit Reporting Services Microsoft Dynamics NAV 2009: Rollenbasierter Client u.v.m. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 11

12 To do zur Übung PC Pool-Acount: Erstellen bzw. aktualisieren Sie Ihren PC Pool-Account und mitbringen des Account-Namens am WBT 1 4 der Übung bearbeiten und Beherrschen der Inhalte bis zum (Eingangstest) Gruppenbildung von 2-3 Personen für die Gruppenarbeit M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 12

13 Ziele der Übung Ziele der Übung ERP-Systeme Grundlagen von ERP-Systemen Definition des ERP-Begriffs Abgrenzung und Einordnung von ERP-Systemen Hintergründe und Zusammenhänge der Abbildung von Geschäftsprozessen am Beispiel von MS Dynamics NAV Nachvollziehen unternehmensübergreifender betriebswirtschaftlicher Prozessabläufe Praktischer Umgang mit dem ERP-System MS Dynamics NAV Erwerben von Qualifikationen im Bereich Eigenstudium und Teamkompetenz M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 13

14 Die Cronus AG Die Cronus AG mittelständisches Unternehmen der Möbelbranche mit Unternehmensstandort Gießen, stellt Büromöbel her und vertreibt sie direkt an andere Unternehmen (z. B. Möbelhäuser) oder auch an Groß- und Einzelhändler, wichtig: nahezu alle Abteilungen der Cronus AG sind an der Abwicklung eines Kundenauftrags vom Auftragseingang bis zur Auslieferung der Ware beteiligt. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 14

15 Die Abteilungen der Cronus AG Die Abteilungen der Cronus AG Die Cronus AG ist in mehrere Abteilungen untergliedert, die sich den primären und sekundären Aktivitäten innerhalb des Wertschöpfungsprozesses zuordnen lassen. Sekundäre Aktivitäten Finanz- und Rechnungswesen Personal Verwaltung, IT, F&E Einkauf Produktion Vertrieb Cronus AG Cronus AG Primäre Aktivitäten M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 15

16 Abläufe in der Cronus AG Abläufe in der Cronus AG Der Auftragsbearbeitungsprozess erfolgt in der Cronus AG entlang der Wertschöpfungskette. Zwischen den Abteilungen der Cronus AG existieren verschiedenste Leistungsbeziehungen. Finanz- und Rechnungswesen Personal Verwaltung, IT, F&E Lieferanten Einkauf Produktion Vertrieb Kunden Lager Legende: Primäre Aktivitäten Informationsfluss Warenfluss Geldfluss M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 16

17 Gliederung A Einführung in ERP-Systeme B Vertrieb und Einkauf C Lager und Produktion D Finanzmanagement M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 17

18 Gliederung A Theoretische Grundlagen von ERP-Systemen 1. Enterprise Resource Planning (ERP) 2. Grundlagen von ERP-Systemen 3. Auswahl und Einführung eines ERP-Systems 4. Die Benutzeroberfläche von MS Dynamics NAV M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 18

19 A.1 Enterprise Resource Planning (ERP) Enterprise Resource Planning (ERP) Zweck: Planung der im Unternehmen vorhandenen Ressourcen Ziel: ein möglichst effizienter Einsatz von Ressourcen für den betrieblichen Ablauf und die Optimierung der Steuerung von Geschäftsprozessen die Gesamtaufgabe des Enterprise Resource Planning wird in Unternehmen idealerweise durch sogenannte ERP- Systeme unterstützt. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 19

20 A.1 Enterprise Resource Planning (ERP) Unternehmensziele mit ERP Ein Unternehmen wird nur erfolgreich bestehen können, wenn es dem Unternehmen gelingt, sich durch schnelle Produktmodifikation und Flexibilität im Unternehmen den Marktveränderungen und Kundenwünschen anzupassen und mit seinen Kosten den Marktpreisen zu folgen. Qualität Kosten Zeit M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 20

21 Gliederung A Theoretische Grundlagen von ERP-Systemen 1. Enterprise Resource Planning (ERP) 2. Grundlagen von ERP-Systemen 3. Auswahl und Einführung eines ERP-Systems 4. Die Benutzeroberfläche von MS Dynamics NAV M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 21

22 A.2 Grundlagen von ERP-Systemen Vor der Einführung von ERP-Systemen: Jede Abteilung arbeitet mit eigenen Software-Lösungen die abteilungsübergreifend nicht miteinander verbunden sind. Vertrieb Lager Produktion M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 22

23 A.2 Grundlagen von ERP-Systemen Vor der Einführung von ERP-Systemen: Die fachlich verbundenen Abteilungen nutzen technisch unverbundene Insel-Systeme. Probleme: Mehrfacherfassungen, Medienbrüche, Zeitaufwand Inselsysteme Vertrieb Verkaufsaufträge Kundenstamm Artikelstamm Lager Lagerbestand Artikelstamm Einkauf Einkaufsbestellungen Lieferantenstamm Artikelstamm M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 23

24 A.2 Grundlagen von ERP-Systemen Weg von der Insel-Lösung hin zu integrierten Software-Lösungen In ERP-Systemen sind die fachlichen Aufgaben der Abteilungen eines Unternehmens auch technisch integriert. Ermöglicht z. B. die Bearbeitung von Aufträgen ohne Medienbrüche und Mehrfacherfassungen. die Grundidee der betriebswirtschaftlichen ERP-Software war entstanden. Die ersten Lösungen beinhalteten ein zentrales System, das die Daten speicherte und Zugänge zu den einzelnen Abteilungen, die unternehmensintern zeitgleich auf die Daten zugreifen konnten. Einkauf Produktion ERP-System Finanzen ERP- Datenbank Lager Vertrieb M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 24

25 A.2 Grundlagen von ERP-Systemen Funktionsbereiche von ERP-Systemen ERP-Systeme können Unternehmen in den unterschiedlichsten Funktionen unterstützen. ERP II Sekundäre Aktivitäten Finanz- und Rechnungswesen Personal Verwaltung, IT, F&E Lieferanten Einkauf Produktion Vertrieb Kunden C R M SCM Primäre Aktivitäten Cronus AG Cronus AG M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 25

26 A.2 Grundlagen von ERP-Systemen Supply Chain Management Das Supply Chain Management (SCM) verfolgt den Gedanken der Integration von Vorlieferanten und Abnehmern mit der Integration aller unternehmensinternen Prozesse. Das SCM kann somit als ein "Lieferanten-Hersteller-Kunden-Verbund" beschrieben werden. Finanz- und Rechnungswesen Personal Verwaltung, IT, F&E Lieferanten Einkauf Produktion Vertrieb Kunden Cronus AG Cronus AG SCM-System M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 26

27 A.2 Grundlagen von ERP-Systemen Customer Relationship Management Unter Customer Relation Management (CRM) versteht man die Kommunikationspolitik eines Unternehmens. Das CRM ist vollständig an den Kundenbedürfnissen ("Support") ausgerichtet. Die Kommunikations-, Distributions- und die Angebotspolitik werden integriert an den Kundenbedürfnissen ausgerichtet. Finanz- und Rechnungswesen Personal Verwaltung, IT, F&E Lieferanten Einkauf Produktion Vertrieb Kunden Cronus AG Cronus AG CRM-System M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 27

28 Gliederung A Theoretische Grundlagen von ERP-Systemen 1. Enterprise Resource Planning (ERP) 2. Grundlagen von ERP-Systemen 3. Auswahl und Einführung eines ERP-Systems 4. Die Benutzeroberfläche von MS Dynamics NAV M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 28

29 A.3 Auswahl und Einführung eines ERP-Systems Auswahl eines ERP-Systems die richtige Entscheidung treffen. Kosten Qualität Wartung Requirements M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 29

30 A.3 Auswahl und Einführung eines ERP-Systems Auswahl eines ERP-Systems Standard-ERP-Systeme Anonymer Markt Hohe Anzahl von Kunden und Anwendern Spezifische Anforderungen der Benutzer unbekannt Großer, aber nur allgemein vordefinierter Funktionsumfang Konfiguration von Teilfunktionen (Customizing) möglich Individual-ERP-Systeme Speziell an Bedürfnisse und Anforderungen eines Unternehmens angepasst Customizing nicht erforderlich Nachteil: hohe Anschaffungskosten Enthält alle Funktionen der Prozesskette, die für Abwicklung der Geschäftsprozesse benötigt werden M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 30

31 A.3 Auswahl und Einführung eines ERP-Systems Auswahlkriterien für ERP-Systeme I Funktionsumfang Zukunftsfähigkeit M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 31

32 A.3 Auswahl und Einführung eines ERP-Systems Auswahlkriterien für ERP-Systeme II Usability Performance Kosten-Nutzen- Verhältnis M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 32

33 A.3 Auswahl und Einführung eines ERP-Systems Auswahlkriterien für ERP-Systeme III Flexibilität M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 33

34 A.3 Auswahl und Einführung eines ERP-Systems ERP-Systemanbieter M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 34

35 Gliederung A Theoretische Grundlagen von ERP-Systemen 1. Enterprise Resource Planning (ERP) 2. Grundlagen von ERP-Systemen 3. Auswahl und Einführung eines ERP-Systems 4. Die Benutzeroberfläche von MS Dynamics NAV M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 35

36 A.4 Die Benutzeroberfläche von MS Dynamics NAV Adressleiste Abteilungen M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 36

37 A.4 Die Benutzeroberfläche von MS Dynamics NAV Arbeitsbereich M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 37

38 Gliederung A Einführung in ERP-Systeme B Vertrieb und Einkauf C Lager und Produktion D Finanzmanagement M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 38

39 Gliederung B Vertrieb und Einkauf 1. Die Abteilung Vertrieb 2. Debitoren- & Verkaufsverwaltung 3. Die Abteilung Einkauf 4. Kreditoren- & Einkaufsverwaltung M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 39

40 B.1 Die Abteilung Vertrieb Die Aufgaben des Vertriebs im Überblick Bearbeitung von Verkaufsaufträgen Bearbeitung von Verkaufsreklamationen und -gutschriften Aktualisierung und Pflege von Debitorenund Artikelstammdaten Sekundäre Aktivitäten Finanz- und Rechnungswesen Personal Verwaltung, IT, F&E Lieferanten Einkauf Produktion Vertrieb Kunden Lager Primäre Aktivitäten M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 40

41 B.1 Die Abteilung Vertrieb Der Auftragsbearbeitungsprozess beginnt in der Regel im Vertrieb, z. B. wenn ein Kunde der Cronus AG einen Verkaufsauftrag erteilt. Die darin enthaltenen Artikel müssen ggf. beschafft oder produziert werden, bevor sie an den Kunden versendet werden können. Sekundäre Aktivitäten Finanz- und Rechnungswesen Personal Verwaltung, IT, F&E Lieferanten Einkauf Produktion Vertrieb Kunden Lager Primäre Aktivitäten M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 41

42 B.1 Die Abteilung Vertrieb Ein neuer Kunde fordert ein Angebot an, das später ggf. in einen Auftrag umgewandelt werden kann. Neuen Kunden in MS Dynamics NAV anlegen, Angebot erstellen, beim Kunden nachfassen und bei Erfolg in Auftrag umwandeln. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 42

43 B.1 Die Abteilung Vertrieb Erstellung eines Verkaufsangebots Erfassung eines Verkaufsauftrags (rechtlich verbindlich) Auftragsbestätigung Lieferung (Warenausgang) und Rechnung Zahlungseingang M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 43

44 B.1 Die Abteilung Vertrieb Verkauf: Zugang zu Kontakten, Debitoren, Verkäufern, Teams. Auftragsabwicklung: Zugang zu Debitoren, Angeboten, Aufträgen, Verkaufsreklamationen und Verkaufsgutschriften. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 44

45 B.1 Die Abteilung Vertrieb Aufgabe: Öffnen Sie das Modul Verkauf & Marketing und schauen Sie sich die verschiedenen Aufgabenbereiche an. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 45

46 B.1 Die Abteilung Vertrieb Beachte: Vertrieb und Einkauf sind eng miteinander verknüpft Basis des Vertriebswesens: Debitoren- und Artikelstamm Korrekte Stammdaten sind Voraussetzung für die Arbeit im Vertrieb M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 46

47 Gliederung B Vertrieb und Einkauf 1. Die Abteilung Vertrieb 2. Debitoren- & Verkaufsverwaltung 3. Die Abteilung Einkauf 4. Kreditoren- & Einkaufsverwaltung M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 47

48 B.2 Debitoren- & Verkaufsverwaltung Der Debitorenstamm enthält alle wichtigen Informationen und Daten zu den Kunden des Unternehmens Register der Debitorenkarte: Allgemein Kommunikation Fakturierung Zahlung Lieferung M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 48

49 B.2 Debitoren- & Verkaufsverwaltung Anlegen eines neuen Debitors unter Abteilungen/Verkauf & Marketing/Verkauf/Debitoren Schaltfläche Neu M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 49

50 B.2 Debitoren- & Verkaufsverwaltung Aufgabe: Öffnen Sie die Debitoren-Übersicht und schauen Sie sich den Debitor Singstar AG genauer an. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 50

51 Im Fenster Allgemein werden die allgemeinen Informationen zu dem Debitor angegeben, wie die Adresse, eine Kontaktperson, der zuständige Verkäufer auf Seiten der Cronus AG etc. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller

52 Im Fenster Fakturierung werden die Bedingungen für die Erstellung der Rechnungen an den Kunden bestimmt. Dort wird unter anderem der Debitor ausgewählt, an den die Rechnung geschickt werden soll. Dieser muss nicht mit dem Debitor identisch sein, an den die Lieferungen gehen. Für die Singstar AG gilt jedoch, dass Rechnungsempfänger und Debitor identisch sind. In der Geschäfts- und Debitorenbuchungsgruppe werden Buchungen auf Sachkonten im Finanzwesen entsprechend der ausgewählten Gruppe, die an dem Geschäftsvorgang beteiligt ist, vorgenommen. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller

53 Im Fenster Zahlungen kann die Cronus AG ihren Kunden individuelle Zahlungskonditionen, z. B. unterschiedliche Zahlungsfristen und Skonti einräumen. Diese sind bei guten Kunden relativ großzügig, ganz im Gegensatz zu neuen Kunden wie der Singstar AG, bei denen das Risiko eines Zahlungsausfalls besteht. Aus diesem Grund räumen wir der Singstar AG ein Zahlungsziel von 21 Tagen ein. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller

54 Im Fenster Lieferung werden die Lieferbedingungen für unsere Kunden festgelegt. Der Lagerortcode bestimmt das Lager, aus dem der Kunde, hier die Singstar AG, bevorzugt beliefert werden soll. Des Weiteren wird dort festgelegt, ob die bestellten Artikel als Teil- oder Komplettlieferung an den Kunden versendet werden. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller

55 B.2 Debitoren- & Verkaufsverwaltung Artikelstamm als zweite Basis der Vertriebsarbeit Abrufbar unter Abteilungen/Verkauf & Marketing/ Lager & Preise/Artikel Für das Vertriebswesen wichtige Informationen auf der Artikelkarte im Register Fakturierung: VK-Preis Rech.-Rabatt zulassen Artikelrabattgruppe Verkaufseinheitencode M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 55

56 B.2 Debitoren- & Verkaufsverwaltung Aufgabe: Öffnen Sie die Artikelübersicht und schauen Sie sich den Artikel Promi-Sofa, rot genauer an. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 56

57 M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 57

58 B.2 Debitoren- & Verkaufsverwaltung Folgende Preisberechnungsfunktionen stehen in MS Dynamics NAV zur Verfügung Verkaufspreise Zeilenrabatte Rechnungsrabatte Verkaufspreise und Zeilenrabatte werden auf Ebene des Artikels oder des Debitors angelegt, Rechnungsrabatte können lediglich auf Ebene des Debitors angelegt werden. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 58

59 B.2 Debitoren- & Verkaufsverwaltung Preisberechnungsfunktion: Verkaufspreise sind absolute Rabatte ab einer bestimmten Verkaufsmenge, z. B. ab einer Verkaufsmenge von 10 Stück reduziert sich der Verkaufspreis des Artikels Nr S auf 1.600,00. und für einen bestimmten Debitor. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 59

60 B.2 Debitoren- & Verkaufsverwaltung Preisberechnungsfunktion: Zeilenrabatte sind prozentuale Rabatte ab einer bestimmten Verkaufsmenge, z. B. ab einer Verkaufsmenge von 10 Stück reduziert sich der Verkaufspreis des Artikels Nr S um 10%. und für einen bestimmten Debitor. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 60

61 B.2 Debitoren- & Verkaufsverwaltung Preisberechnungsfunktion: Rechnungsrabatte werden für einen bestimmten Debitor angelegt und greifen, sobald der Verkaufsauftrag eine bestimmte Summe übersteigt, z. B. ab einer Rechnungssumme von ,00 wird dem Debitor ein Rabatt von 10% gewährt. Beachte: Nicht über Artikelkarte, sondern nur über Debitorenkarte aufrufbar unter Verknüpfte Informationen/Verkauf/Rechnungsrabatte. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 61

62 B.2 Debitoren- & Verkaufsverwaltung Aufgabe: Preisberechnungsfunktionen (Teil 1) Öffnen Sie nacheinander die verschiedenen Preisberechnungsfunktionen: Verkaufspreise, Zeilenrabatte und Rechnungsrabatte für den Artikel Promi-Sofa, rot und für die Singstar AG. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 62

63 B.2 Debitoren- & Verkaufsverwaltung Preisberechnungsfunktion: Debitorenpreisgruppen, Debitorenrabattgruppen und Artikelrabattgruppen zum Anlegen von Verkaufspreisen und Zeilenrabatten für ganze Gruppen von Debitoren und Artikeln M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 63

64 B.2 Debitoren- & Verkaufsverwaltung Preisberechnungsfunktion: Debitorenpreisgruppen (Verkaufspreise) M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller

65 B.2 Debitoren- & Verkaufsverwaltung Preisberechnungsfunktion: Debitorenrabattgruppen (Zeilenrabatte) M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller

66 Die Debitorenpreisgruppe und die Debitorenrabattgruppe können in der Debitorenkarte im Register Fakturierung angegeben werden. Bestellt der Debitor die Mindestmenge eines in der zugeordneten Debitorenpreisgruppe bzw. Debitorenrabattgruppe enthaltenen Artikels, so wird im Verkaufsauftrag der rabattierte Preis veranschlagt bzw. der Zeilenrabatt automatisch berücksichtigt. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller

67 B.2 Debitoren- & Verkaufsverwaltung Preisberechnungsfunktion: Artikelrabattgruppen (Zeilenrabatte) In diesem Beispiel wurde ein Sonderrabatt für einen bestimmten Artikel festgelegt, der für alle Debitoren gilt. Bestellt ein beliebiger Debitor 10 Stück des Artikels Nr S, wird ihm automatisch ein Zeilenrabatt von 10% gewährt. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller

68 B.2 Debitoren- & Verkaufsverwaltung Aufgabe: Preisberechnungsfunktionen (Teil 2) Öffnen Sie nacheinander die verschiedenen Preisberechnungsfunktionen: Debitorenpreisgruppen, Debitorenrabattgruppen und Artikelrabattgruppen M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 68

69 B.2 Debitoren- & Verkaufsverwaltung Auftragsabwicklung: Verkaufsangebote und Verkaufsaufträge Das Verkaufsangebot bildet die Vorstufe zum Verkaufsauftrag Folgende Instrumente zur Auftragsabwicklung stehen in MS Dynamics NAV zur Verfügung: Verkaufsangebot Verkaufsaufträge Rahmenaufträge Verkaufsrechnungen Verkaufsreklamationen Verkaufsgutschriften M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 69

70 M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller

71 B.2 Debitoren- & Verkaufsverwaltung Auftragsabwicklung: Verkaufsangebot Verkaufsangebote sind die letzte Stufe der Beantwortung einer Kundenanfrage und haben die Gewinnung von Kundenaufträgen zum Ziel. Der Kunde kann das Angebot annehmen oder ablehnen, angenommene Angebote können direkt in Verkaufsaufträge umgewandelt werden. Über die Schaltfläche Auftrag erst. wird das Angebot direkt in einen Verkaufsauftrag umgewandelt. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 71

72 B.2 Debitoren- & Verkaufsverwaltung Auftragsabwicklung: Verkaufsauftrag ist ein Kunde mit einem Angebot einverstanden, erteilt er einen Verkaufsauftrag. Die Mitarbeiter des Vertriebs prüfen die im Verkaufsauftrag enthaltenen Informationen und geben den Auftrag frei bevor sie eine Auftragsbestätigung an den Kunden schicken. Zeitgleich werden die erforderlichen Informationen an das Lager der Cronus AG weitergeleitet. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 72

73 Wenn ein Kundenauftrag eingeht, werden alle über den Kunden vorhandenen Informationen auf der Verkaufsauftragskarte übersichtlich zusammengeführt. Die Bearbeitungszeit für die Bestellung reduziert sich und Änderungswünsche von Kunden können flexibler erfüllt werden, wodurch der Service für die Kunden optimiert werden kann. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller

74 Neben den Informationen zum Kunden enthält die Verkaufsauftragskarte selbstverständlich auch Informationen zu den bestellten Artikeln. Eine wichtige Information ist z. B., aus welchem Lager welche Menge von Artikeln welcher Nr. zu entnehmen ist oder zu welchem VK-Preis die Artikel (hier die Spalte mit dem unrabattierten Preis) verkauft werden. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller

75 M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller Die Debitorenverkaufshistorie stellt sämtliche Informationen zu allen jemals getätigten Transaktionen zwischen der Cronus AG und der Singstar AG zusammen.

76 Im Fenster "VK-Zeilendetails" werden alle Informationen über den gerade selektierten Artikel zusammengefasst. Hier lässt sich direkt einsehen, dass die Verfügbarkeit des Artikels mit der Nr S negativ ist. D. h. es befinden sich mehr Artikel in einem Auftrag, als am Lager verfügbar sind. Der Artikel muss also bestellt oder produziert werden. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller

77 B.2 Debitoren- & Verkaufsverwaltung Auftragsabwicklung: Rahmenaufträge Rahmenaufträge werden benutzt, um längerfristige Lieferverträge abzubilden, zu denen einzelne Lieferabrufe durch den Kunden im Laufe der Zeit separat erfolgen. Die Erfassung erfolgt analog zur Erfassung normaler Verkaufsaufträge, Lieferung und Rechnung werden wie gewohnt über den abgerufenen Verkaufsauftrag abgewickelt. Um einen Abruf zu erzeugen, ist im Rahmenauftrag die gewünschte Menge in die Spalte Zu liefern einzutragen. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 77

78 B.2 Debitoren- & Verkaufsverwaltung Auftragsabwicklung: Verkaufsrechnungen werden im Zuge der weiteren Abwicklung eines Verkaufsauftrags erstellt und gebucht. Es gibt zwei Möglichkeiten der Erstellung und Buchung einer Verkaufsrechnung: Buchung von Rechnungen über Verkaufsaufträge. Direkte Erfassung von Verkaufsrechnungen, z. B. bei einem Barverkauf. Bei der direkten Erfassung von Verkaufsrechnungen erfolgt die Buchung der Rechnung in der Regel ohne separate Lieferung. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 78

79 B.2 Debitoren- & Verkaufsverwaltung Auftragsabwicklung: Verkaufsrechnungen Bei der Buchung einer Verkaufsrechnung über den Verkaufsauftrag (= Fakturierung) wird die Verkaufsrechnung automatisch im Hintergrund von MS Dynamics NAV erstellt und direkt gebucht, d. h. die über den Verkaufsauftrag gebuchten Verkaufsrechnungen tauchen nicht in der Übersicht Verkaufsrechnungen unter Abteilungen/Verkauf & Marketing/Auftragsabwicklung/ Verkaufsrechnungen auf, sondern werden direkt in Gebuchte Belege verschoben. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 79

80 Buchung einer Verkaufsrechnung über einen Verkaufsauftrag M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller

81 Direkte Erfassung einer Verkaufsrechnung In der Verkaufsrechnung sind die gleichen Informationen anzugeben wie in einem Verkaufsauftrag. Die Buchung einer Lieferung ist hier nicht möglich bzw. erforderlich. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller

82 B.2 Debitoren- & Verkaufsverwaltung Auftragsabwicklung: Verkaufsreklamation und -gutschrift Die Bearbeitung von Reklamationen und Gutschriften im Verkauf dient dazu, Mängel und Qualitätsabweichungen gelieferter Artikel und Dienstleistungen zu korrigieren. Dies kann in Form von Reparaturen und Warenrücksendungen oder durch Preisnachlässe geschehen. Zur Abwicklung von Kundenreklamationen stehen folgende Instrumente zur Verfügung: Verkaufsreklamationen Verkaufsgutschriften Verkaufsaufträge Verkaufsrechnungen M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 82

83 B.2 Debitoren- & Verkaufsverwaltung Auftragsabwicklung: Verkaufsreklamation und -gutschrift Die Verkaufsreklamation bietet analog zu Verkaufsaufträgen die Möglichkeit, Lieferungen (Warenrücksendungen) getrennt von der Fakturierung (Gutschrift) zu buchen. Dies unterscheidet sie von der Verkaufsgutschrift, bei der stets die Gesamtmenge gleichzeitig geliefert und fakturiert (gutgeschrieben) wird, Verkaufsgutschriften werden daher meist für Wertgutschriften (Preisnachlässe) verwendet. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 83

84 B.2 Debitoren- & Verkaufsverwaltung Auftragsabwicklung: Verkaufsreklamation und -gutschrift Die Nutzung des Instruments Verkaufsauftrag für eine Kundenreklamation ist durch Erfassung einer Rücklieferungszeile über eine negative Auftragsmenge möglich. Analog dazu kann in einer Verkaufsrechnung eine Gutschriftzeile über eine negative Rechnungsmenge erfasst werden. In der Regel wird z. B. bei einem Austausch der Ware in der Verkaufsreklamation eine weitere Zeile mit einer negativen Menge des Artikels hinzugefügt und mit der Funktion Negative Zeilen übertragen ein neuer Verkaufsauftrag erstellt. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 84

85 Durch Klick auf diese Schaltfläche werden alle gebuchten Verkaufsaufträge der Singstar AG abgerufen. Der zu stornierende Verkaufsauftrag bzw. die zu stornierenden Zeilen werden automatisch in die Verkaufsreklamation übertragen. Diese manuell eingetragene Zeile wird durch Klick auf Aktionen/Funktion/ Negative Zeilen übertragen in einen neuen Verkaufsauftrag übernommen, der anschließend wie gewohnt bearbeitet werden kann (z. B. bei Tausch). M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller

86 B.2 Debitoren- & Verkaufsverwaltung Aufgabe: Auftragsabwicklung Öffnen Sie im Modul Verkauf & Marketing die Auftragsabwicklung und schauen Sie sich folgende Funktionen genauer an: Verkaufsauftrag Verkaufsrechnung und Verkaufsreklamation M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 86

87 Gliederung B Vertrieb und Einkauf 1. Die Abteilung Vertrieb 2. Debitoren- & Verkaufsverwaltung 3. Die Abteilung Einkauf 4. Kreditoren- & Einkaufsverwaltung M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 87

88 B.3 Die Abteilung Einkauf Die Aufgaben des Einkaufs im Überblick Erstellung von Einkaufsbestellungen Bearbeitung von Einkaufsreklamationen und -gutschriften Anlage und Pflege von Kreditorenund Artikelstammdaten Sekundäre Aktivitäten Finanz- und Rechnungswesen Personal Verwaltung, IT, F&E Lieferanten Einkauf Produktion Vertrieb Kunden Lager Primäre Aktivitäten M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 88

89 B.3 Die Abteilung Einkauf Der Auftragsbearbeitungsprozess setzt sich in der Regel im Einkauf fort, z. B. wenn für einen Verkaufsauftrag benötigte Artikel bei den Lieferanten der Cronus AG beschafft werden müssen. Die Lieferungen gehen anschließend im Lager der Cronus AG ein und werden dort geprüft, bevor sie an den Kunden versendet werden. Sekundäre Aktivitäten Finanz- und Rechnungswesen Personal Verwaltung, IT, F&E Lieferanten Einkauf Produktion Vertrieb Kunden Lager Primäre Aktivitäten M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 89

90 B.3 Die Abteilung Einkauf Erfassung einer Einkaufsanfrage Erfassung einer Einkaufsbestellung (rechtlich verbindlich) Bestellbestätigung Lieferung (Wareneingang) und Rechnung Zahlungsausgang M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 90

91 B.3 Die Abteilung Einkauf Planung: Zugang zu Artikeln, Kreditoren, Verkaufsaufträgen, Fertigungsaufträgen, etc. Bestellungsabwicklung: Zugang zu Kreditoren, Einkaufsanfragen, Bestellungen, Einkaufsreklamationen, Umlagerungsaufträgen, etc. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 91

92 B.3 Die Abteilung Einkauf Aufgabe: Öffnen Sie das Modul Einkauf und schauen Sie sich die verschiedenen Aufgabenbereiche an. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 92

93 B.3 Die Abteilung Einkauf Beachte: Einkauf und Vertrieb sind eng miteinander verknüpft Basis des Einkaufs: Kreditoren- und Artikelstamm Korrekte Stammdaten sind Voraussetzung für die Arbeit im Einkauf M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 93

94 Gliederung B Vertrieb und Einkauf 1. Die Abteilung Vertrieb 2. Debitoren- & Verkaufsverwaltung 3. Die Abteilung Einkauf 4. Kreditoren- & Einkaufsverwaltung M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 94

95 B.4 Kreditoren & Einkaufsverwaltung Der Kreditorenstamm enthält alle wichtigen Informationen und Daten zu den Lieferanten des Unternehmens Register der Kreditorenkarte: Allgemein Kommunikation Fakturierung Zahlung Lieferung Außenhandel M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 95

96 B.4 Kreditoren & Einkaufsverwaltung Anlegen eines neuen Kreditors unter Abteilungen/Einkauf/Planung/Kreditoren Schaltfläche Neu M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 96

97 B.4 Kreditoren & Einkaufsverwaltung Aufgabe: Öffnen Sie die Kreditoren-Übersicht und schauen Sie sich den Kreditor Angel-Design GmbH genauer an M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 97

98 Im Fenster Allgemein werden die allgemeinen Informationen zu dem Kreditor angegeben, wie die Adresse, eine Kontaktperson, der zuständige Einkäufer auf Seiten der Cronus AG etc. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller

99 Im Fenster Fakturierung werden die Bedingungen für die Erstellung der Rechnungen des Lieferanten bestimmt. Dort wird unter anderem der Kreditor ausgewählt, an den die Zahlung gesendet werden soll. Dieser muss nicht mit dem Kreditor identisch sein, von dem die Lieferung kommt. In der Geschäfts- und Kreditorenbuchungsgruppe werden Buchungen auf Sachkonten Fenster im Finanzwesen Zahlungen werden entsprechend die Zahlungskonditionen der ausgewählten erfasst, Gruppe, die die mit an dem dem Liefer- Im anten Geschäftsvorgang vereinbart wurden beteiligt (Zahlungsfristen ist, vorgenommen. und Skonti). Die Angel-Design GmbH offeriert der Cronus AG ein Zahlungsziel von 40 Tagen, bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen werden 4% Skonto gewährt. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller

100 Im Fenster Fakturierung werden die Bedingungen für die Erstellung der Rechnungen des Lieferanten bestimmt. Dort wird unter anderem der Kreditor ausge- Im Fenster Lieferung werden die Standard-Lieferbedingungen definiert. Der Lagerortcode bestimmt das Lager, in das der Lieferant, hier die Angel-Design GmbH, bevorzugt wählt, an den die Zahlung gesendet werden soll. Dieser muss nicht mit dem Kreditor identisch sein, von dem die Lieferung kommt. liefern soll. Außerdem kann angegeben werden, wie hoch die Beschaffungszeit in der Regel ist. In der Geschäfts- und Kreditorenbuchungsgruppe werden Buchungen auf Sachkonten im Finanzwesen entsprechend der ausgewählten Gruppe, die an dem Geschäftsvorgang beteiligt ist, vorgenommen. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller

101 B.4 Kreditoren & Einkaufsverwaltung Artikelstamm als zweite Basis der Arbeit im Einkauf Abrufbar unter Abteilungen/Einkauf/ Planung/Artikel Für den Einkauf wichtige Informationen auf der Artikelkarte in den Registern Fakturierung und Beschaffung: EK-Preis Rech.-Rabatt zulassen Einkaufseinheitencode Beschaffungsmethode Kreditorennummer M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 101

102 M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller

103 ÜBUNG - Stammdaten Übung: Bitte bearbeiten Sie folgende Übungsaufgaben (10 Minuten) Aufgabe 1a siehe Folien siehe WBT 2, Kapitel 2 Aufgabe 1b siehe Folien sowie siehe WBT 2, Kapitel 2 M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller

104 ÜBUNG Vertrieb und Auftragsabwicklung Übung: Bitte bearbeiten Sie folgende Übungsaufgaben (20 Minuten) Aufgabe 2 siehe Folien siehe WBT 2, Kapitel 1 Aufgabe 3 siehe Folien siehe WBT 2, Kapitel 1 Aufgabe 4 siehe Folie 75 M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller

105 B.4 Kreditoren & Einkaufsverwaltung Folgende Preisberechnungsfunktionen stehen in MS Dynamics NAV zur Verfügung Einkaufspreise Zeilenrabatte Rechnungsrabatte Einkaufspreise und Zeilenrabatte werden auf Ebene des Artikels oder des Kreditors angelegt, Rechnungsrabatte können lediglich auf Ebene des Kreditors angelegt werden. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 105

106 B.4 Kreditoren & Einkaufsverwaltung Preisberechnungsfunktion: Einkaufspreise sind absolute Rabatte ab einer bestimmten Einkaufsmenge, z. B. ab einer Einkaufsmenge von 10 Stück reduziert sich der Einkaufspreis des Artikels Nr S auf 1.000,00. und bei einem bestimmten Kreditor. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 106

107 B.4 Kreditoren & Einkaufsverwaltung Preisberechnungsfunktion: Zeilenrabatte sind prozentuale Rabatte ab einer bestimmten Einkaufsmenge, z. B. ab einer Einkaufsmenge von 10 Stück reduziert sich der Einkaufspreis des Artikels Nr S um 10%. und bei einem bestimmten Kreditor. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 107

108 B.4 Kreditoren & Einkaufsverwaltung Preisberechnungsfunktion: Rechnungsrabatte werden für einen bestimmten Kreditor angelegt und greifen, sobald die Einkaufsbestellung eine bestimmte Summe übersteigt, z. B. ab einer Rechnungssumme von ,00 wird vom Kreditor ein Rabatt von 10% gewährt. Beachte: Nicht über Artikelkarte, sondern nur über Kreditorenkarte aufrufbar unter Verknüpfte Informationen/Einkauf/Rechnungsrabatte. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 108

109 B.4 Kreditoren & Einkaufsverwaltung Aufgabe: Preisberechnungsfunktionen Öffnen Sie nacheinander die verschiedenen Preisberechnungsfunktionen: Einkaufspreise, Zeilenrabatte und Rechnungsrabatte für den Artikel Promi-Sofa, rot und für die Angel-Design GmbH. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 109

110 B.4 Kreditoren & Einkaufsverwaltung Bestellabwicklung: Einkaufsanfragen und Bestellungen Die Einkaufsanfrage bildet die Vorstufe zur Einkaufsbestellung Folgende Instrumente zur Bestellabwicklung stehen in MS Dynamics NAV zur Verfügung: Einkaufsanfragen Einkaufsbestellungen Rahmenbestellungen Einkaufsrechnungen Einkaufsreklamationen Einkaufsgutschriften M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 110

111 M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller

112 B.4 Kreditoren & Einkaufsverwaltung Bestellabwicklung: Einkaufsanfrage Einkaufsanfragen dienen als Vorstufe zu einer Bestellung und bieten grundlegende Unterstützung für die Erfassung von internen Bestellanforderungen und die Erfassung von Angeboten, die von Kreditoren eintreffen. Über die Schaltfläche Bestellung erst. wird die Anfrage direkt in eine Einkaufsbestellung umgewandelt. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 112

113 B.4 Kreditoren & Einkaufsverwaltung Bestellabwicklung: Einkaufsbestellung ist die Cronus AG mit dem Angebot eines Lieferanten einverstanden, wird die Bestellung aufgegeben. Die Mitarbeiter des Einkaufs prüfen die in der Bestellung enthaltenen Informationen und geben die Bestellung frei bevor sie sie an den Lieferanten schicken. Zeitgleich werden die erforderlichen Informationen an das Lager der Cronus AG weitergeleitet, wo die Ware eingelagert wird, sobald sie dort eintrifft. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 113

114 Wenn eine Einkaufsbestellung aufgegeben wird, werden alle über den Lieferanten vorhandenen Informationen auf der Einkaufsbestellungsskarte übersichtlich zusammengeführt, was die Bearbeitungszeit für die Bestellung reduziert. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller

115 Neben den Informationen zum Lieferanten enthält die Verkaufsauftragskarte selbstverständlich auch Informationen zu den bestellten Artikeln. Eine wichtige Information ist z. B., in welches Lager welche Menge von Artikeln welcher Nr. bestellt wurde. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller

116 Die Kreditorenstatistik stellt die finanzbuchhalterischen Informationen über einen Lieferanten übersichtlich zusammen. Hier kann der Einkäufer auf einen Blick einsehen, wie hoch der aktuelle Saldo des Kreditors ist. Weiterhin ist einsehbar, wie hoch der aktuelle finanzielle Bestand laufender Bestellungen ist, was z. B. als Grundlage für weitere Preisverhandlungen dienen kann. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller

117 M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller Die Kreditorenhistorie stellt sämtliche Informationen zu allen jemals getätigten Transaktionen zwischen der Cronus AG und dem Lieferanten zusammen. So ist z. B. die Anzahl derzeit laufender Bestellungen aufgeführt oder die Anzahl der gebuchten Wareneingänge.

118 B.4 Kreditoren & Einkaufsverwaltung Bestellabwicklung: Rahmenbestellungen Rahmenbestellungen werden benutzt, um längerfristige Lieferverträge abzubilden, zu denen einzelne Lieferabrufe im Laufe der Zeit separat erfolgen. Die Erfassung erfolgt analog zur Erfassung normaler Einkaufsbestellungen, Lieferung und Rechnung werden wie gewohnt über die abgerufenen Einkaufsbestellung abgewickelt. Um einen Abruf zu erzeugen, ist in der Rahmenbestellung die gewünschte Menge in die Spalte Menge aktuelle Lieferung einzutragen. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 118

119 B.4 Kreditoren & Einkaufsverwaltung Bestellabwicklung: Einkaufsrechnungen werden im Zuge der weiteren Abwicklung einer Bestellung erstellt und gebucht. Es gibt drei Möglichkeiten der Erstellung und Buchung einer Einkaufsrechnung: Buchung von Rechnungen über Einkaufsbestellungen. Direkte Erfassung von Einkaufsrechnungen, z. B. bei einem Bareinkauf. Mit Hilfe des Fibu Buch.-Blatts (siehe Abschnitt D). M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 119

120 B.4 Kreditoren & Einkaufsverwaltung Bestellabwicklung: Einkaufsrechnungen Bei der Buchung einer Einkaufsrechnung über die Einkaufsbestellung (= Fakturierung) wird die Einkaufsrechnung automatisch im Hintergrund von MS Dynamics NAV erstellt und direkt gebucht, d. h. die über die Bestellung gebuchten Einkaufsrechnungen tauchen nicht in der Übersicht Einkaufsrechnungen unter Abteilungen/Einkauf/Bestellungsabwicklung/Einkaufsrechnungen auf, sondern werden direkt in Gebuchte Belege verschoben. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 120

121 Buchung einer Einkaufsrechnung über eine Bestellung M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller

122 Direkte Erfassung einer Einkaufsrechnung Mit dieser Einkaufsrechnung ist eine Dienstleistung abgerechnet worden. Die Buchung einer Lieferung ist hier nicht möglich bzw. erforderlich. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller

123 B.4 Kreditoren & Einkaufsverwaltung Bestellabwicklung: Einkaufsreklamation und -gutschrift Die Bearbeitung von Reklamationen und Gutschriften im Einkauf dient dazu, Mängel und Qualitätsabweichungen gelieferter Artikel und Dienstleistungen zu korrigieren. Dies kann in Form von Reparaturen, Tausch und Warenrücksendungen oder durch Wertgutschriften geschehen. Zur Abwicklung von Reklamationen stehen folgende Instrumente zur Verfügung: Einkaufsreklamationen Einkaufsgutschriften Einkaufsbestellungen M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 123

124 B.4 Kreditoren & Einkaufsverwaltung Bestellabwicklung: Einkaufsreklamation und -gutschrift Die Einkaufsreklamation bietet analog zu Einkaufsbestellungen die Möglichkeit, Lieferungen (Warenrücksendungen) getrennt von der Fakturierung (Gutschrift) zu buchen. Dies unterscheidet sie von der Einkaufsgutschrift, bei der stets die Gesamtmenge gleichzeitig geliefert und fakturiert (gutgeschrieben) wird, Einkaufsgutschriften werden daher meist für Wertgutschriften verwendet. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 124

125 B.4 Kreditoren & Einkaufsverwaltung Bestellabwicklung: Einkaufsreklamation und -gutschrift Die Nutzung des Instruments Bestellung für eine Reklamation ist durch Erfassung einer Rücklieferungszeile über eine negative Bestellmenge möglich. In der Regel wird z. B. bei einem Austausch der Ware in der Einkaufsreklamation eine weitere Zeile mit einer negativen Menge des Artikels hinzugefügt und mit der Funktion Negative Zeilen übertragen eine neue Einkaufsbestellung erzeugt. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 125

126 Durch Klick auf diese Schaltfläche werden alle gebuchten Bestellungen der Angel- Design GmbH abgerufen. Die zu stornierende Bestellung bzw. die zu stornierenden Zeilen werden automatisch in die Einkaufsreklamation übertragen. Diese manuell eingetragene Zeile wird durch Klick auf Aktionen/Funktion/ Negative Zeilen übertragen in eine neue Bestellung übernommen, die anschließend wie gewohnt bearbeitet werden kann (z. B. bei Tausch). M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller

127 B.4 Kreditoren & Einkaufsverwaltung Aufgabe: Bestellabwicklung Öffnen Sie im Modul Einkauf die Bestellungsabwicklung und schauen Sie sich folgende Funktionen genauer an: Einkaufsbestellung Einkaufsrechnung und Einkaufsreklamation M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 127

128 ÜBUNG Einkauf und Auftragsabwicklung Übung: Bitte bearbeiten Sie folgende Übungsaufgaben (20 Minuten) Aufgabe 5 siehe Folie 97 Aufgabe 6 siehe Folien sowie 104 siehe WBT 2, Kapitel 2 sowie WBT 5, Kapitel 2 Aufgabe 7 siehe Folie 105 siehe WBT 5, Kapitel 2 M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller

129 ÜBUNG Einkauf und Auftragsabwicklung Übung: Bitte bearbeiten Sie folgende Übungsaufgaben (10 Minuten) Aufgabe 9 siehe Folien siehe WBT 2, Kapitel 2 M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller

130 Gliederung A Theoretische Grundlagen von ERP-Systemen B Beschaffung und Vertrieb C Lager und Produktion D Finanzmanagement M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 130

131 Gliederung C Lager und Produktion 1. Die Abteilung Produktion 2. Der Fertigungsprozess: Produktionsplanung und Fertigungsaufträge 3. Die Abteilung Lager 4. Lagerverwaltung: Lagerbestandskontrolle und Lager-Management M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 131

132 C.1 Die Abteilung Produktion Die Aufgaben der Produktion im Überblick Erstellung und Abwicklung von Fertigungsaufträgen Planung von Produktionskapazitäten Erstellung von Arbeitsplänen und Stücklisten Sekundäre Aktivitäten Finanz- und Rechnungswesen Personal Verwaltung, IT, F&E Lieferanten Einkauf Produktion Vertrieb Kunden Lager Primäre Aktivitäten M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 132

133 C.1 Die Abteilung Produktion Der Auftragsbearbeitungsprozess setzt sich in der Regel in der Produktion fort, z. B. wenn für einen Verkaufsauftrag benötigte Artikel produziert werden müssen. Diese Artikel werden anschließend im Lager eingelagert, bevor sie an den Kunden versendet werden. Sekundäre Aktivitäten Finanz- und Rechnungswesen Personal Verwaltung, IT, F&E Lieferanten Einkauf Produktion Vertrieb Kunden Lager Primäre Aktivitäten M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 133

134 C.1 Die Abteilung Produktion Der Fertigungsprozess Fertigungsprozess Einrichtung und Verwaltung der produktionsbezogenen Stammdaten Erstellung von Fertigungsaufträgen Buchung des Materialverbrauchs, der Produktionszeiten und der produzierten Artikel Planung und Kontrolle der Produktionskapazitäten M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 134

135 C.1 Die Abteilung Produktion Fertigungsstammdaten: Zugang zu Artikeln, Fertigungsstücklisten, Arbeitsplänen, etc. Auftragssteuerung: Zugang zu Fertigungsaufträgen, Verbrauchsund Istmeldungs Buch.-Blättern, etc. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller

136 C.1 Die Abteilung Produktion Aufgabe: Öffnen Sie das Modul Produktion und schauen Sie sich die verschiedenen Aufgabenbereiche an. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller

137 Gliederung C Lager und Produktion 1. Die Abteilung Produktion 2. Der Fertigungsprozess: Produktionsplanung und Fertigungsaufträge 3. Die Abteilung Lager 4. Lagerverwaltung: Lagerbestandskontrolle und Lager-Management M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 137

138 C.2 Der Fertigungsprozess: Produktionsplanung und Fertigungsaufträge Folgende Komponenten sind für den Fertigungsprozess von Bedeutung: Produktionsstruktur: wird in einer sogenannten Fertigungsstückliste verwaltet. Es handelt sich dabei um hierarchische Strukturen, die die Zusammensetzung der einzelnen Artikel kennzeichnen. Produktionsressourcen: wird in einem Betriebskalender gepflegt. Es handelt sich hierbei z. B. um Maschinen oder Menschen. Produktionsprozess: wird in einem Arbeitsplan definiert. Er enthält die Reihenfolge der auszuführenden Tätigkeiten zur Herstellung eines Produktes. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 138

139 C.2 Der Fertigungsprozess: Produktionsplanung und Fertigungsaufträge Der Fertigungsprozess der Cronus AG lässt sich in mehrere Schritte unterteilen. Die benötigten Materialien werden aus dem Lager entnommen und in der Produktionshalle mit Hilfe von Maschinen und Werkzeugen zu Möbelstücken der Angebotspalette gefertigt. 1 Die verschiedenen Holzplatten werden mit Lasern vermessen. 2 Anschließend werden sie automatisch in exakte Formen zugeschnitten und lackiert. 3 Und zum Schluss zu einem fertigen Möbelstück verbaut. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 139

140 C.2 Der Fertigungsprozess: Produktionsplanung und Fertigungsaufträge Dem Fertigungsprozess für einen bestimmten Artikel liegen verschiedene fertigungsrelevante Stammdaten zu Grunde, die als Rezept für die Herstellung eines Artikels dienen. Fertigungsstückliste (Materialien) Arbeitsplan (Ressourcen) Die Fertigungsstückliste für den Artikel Promi-Liegestuhl, schwarz besteht aus zwei Materialien: Artikel-Nr Sitzfläche Promi-Liegestuhl und Artikel-Nr Metallfuß Promi-Liegestuhl. Für manche selbst hergestellten Artikel ist auch ein Arbeitsplan anzulegen, in dem die jeweils benötigen Fertigungsschritte (Arbeitsplätze) und die Zeiten für diese Fertigungsschritte festgelegt werden. Die Komponenten des Promi-Liegestuhls werden nur montiert, weshalb kein Arbeitsplan erforderlich ist. M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 140

141 C.2 Der Fertigungsprozess: Produktionsplanung und Fertigungsaufträge Produktionsplanung: Arbeitspläne beinhalten die nötigen Ressourcen zur Herstellung eines Artikels Wichtig, um die zeitliche Verfügbarkeit der Ressource bei der Planung von Fertigungsaufträgen zu berücksichtigen Drei verschiedene Ebenen von Fertigungskapazitäten Arbeitsplätze Arbeitsplatzgruppen Abteilungen (als Container) M. Sc.-Übung ERP-Systeme WS 2015/2016 Schwickert, Müller 141

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