Dipl.-Hdl., Dipl.-Kfm. Werner Geers. Datenverarbeitung. Office Word Excel Access PowerPoint

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1 Dipl.-Hdl., Dipl.-Kfm. Werner Geers Datenverarbeitung Office 2010 Word Excel Access PowerPoint

2 2 Vorwort Das Buch Datenverarbeitung, Word - Excel - Access - PowerPoint bietet die Möglichkeit, handlungsorientiert Inhalte zu erlernen. Die Inhalte orientieren sich an Rahmenlehrplänen und bekannten Computerführerscheinen. Das Buch ist im Wesentlichen folgendermaßen aufgebaut: Zunächst werden die Grundlagen der Informationstechnologie Hardware, Software usw. dargestellt. mit den Bereichen Das Betriebssystem Windows 7.0 wird insoweit behandelt, wie es für den Unterricht notwendig ist. Wer dieses Kapitel aufmerksam durcharbeitet und am Computer nachvollzieht, wird mit der Benutzeroberfläche von Windows gut umgehen können. Die für den Unterricht benötigten und in Computerführerscheinen und Rahmenlehrplänen angesprochenen Office-Inhalte werden anhand der Textverarbeitung Word, der Tabellenkalkulation Excel, der Datenbank Access und der Präsentationssoftware PowerPoint erklärt. Der Datenaustausch zwischen den Programmen soll zeigen, dass Daten nur einmal erfasst werden müssen und danach problemlos in anderen Programmen weiterverarbeitet werden können. Zusätzlich werden Elemente ausführlich erklärt, die in allen Programmen vorhanden sind. Umfangreiche Übungen sollen das Erlernte vertiefen. Der Bereich Bildbearbeitung ergänzt die Ausführungen. Anhand des kostenlosen Programms Paint.NET können die wichtigsten Elemente dieses Bereichs problemlos erlernt werden. Eine kurze Einführung wird in dem Bereich Information und Kommunikation gegeben. Grundsätzlich ist es egal, mit welchem Programm Sie zunächst beginnen. Das Buch ist so aufgebaut, dass innerhalb der Programme alle wesentlichen Inhalte jeweils erklärt werden. Einzelne Inhalte aus den Bereichen Grundlagen der Informationstechnologie und Betriebssysteme, die vom Umfang her nicht mehr in das Buch aufgenommen werden konnten, stehen Ihnen als PDF-Datei über das Internet zur Verfügung. Die Adresse ist jeweils angegeben. Neueste Informationen, eventuelle Änderungen und Verbesserungen, die sich z. B. durch Updates der Programme ergeben, können Sie im Internet unter folgender Adresse abrufen: Für die Arbeit mit diesem Buch wünsche ich Ihnen viel Spaß. Der Erfolg wird sich bei einer vernünftigen Arbeit mit dem Buch und den Programmen sicher einstellen. Papenburg, Frühjahr 2011 Werner Geers

3 Inhaltsverzeichnis 3 1 Grundlagen der Informationstechnologie Hardware Begriffe Auswahlkriterien und Performance Hauptbestandteile eines Computers Personal Computers Schnittstellen Controller Bussystem Speicher und Speichern Ein- und Ausgabegeräte Tastatur, Scanner, Maus Ausgabegeräte Multifunktionale Geräte Multimedia Anschlüsse für die Wiedergabe von Bildschirmsignalen an Fernseher usw Datenkommunikationsgeräte Netzwerkkomponenten Software Informationsnetze Netze und Datenkommunikation Kommunikation Einplatz- und Mehrplatzsysteme Kommunikationsnetze LAN WAN usw Intranet - Extranet Internet Telekommunikationsnetze Telefonnetz und Computer Netzwerkbetriebssysteme und Netzwerktopologien (-architektur) Informationstechnologie im Alltag Gesundheit, Sicherheit und Umweltschutz Sicherheit Vorbemerkungen Grundsätze der Datensicherung Computerviren und sonstige schädliche Programme Urheberrecht und Gesetzeslage Urheberrecht Datenschutzgesetz Übungen Betriebssysteme Betriebssystem Windows Erste Schritte am Computer Icons Verwenden von Windows Verknüpfungen mit dem Startmenü/der Taskleiste Arbeiten mit der Taskleiste Dateiverwaltung Begriffe Dateien und Ordner Arbeiten mit Dateien Kopieren, Verschieben usw. von Dateien Löschen und Wiederherstellen von Dateien Suche nach Daten und Dateien Utilities Dateikomprimierung Viren Drucken Druckeroptionen Druckausgabe Übungen... 78

4 4 Inhaltsverzeichnis 3 Textverarbeitung mit Word Erste Schritte in der Textverarbeitung Verbesserung der Produktivität Grundeinstellungen Grundlegende Arbeitsschritte Erfassen eines Textes mit Sonderzeichen bzw. Symbolen Rechtschreibprüfung und Grammatik Thesaurus Suchen und Ersetzen Daten auswählen Markieren (Auswählen) von Zeichen, Wörtern, Zeilen usw Kopieren, Verschieben und Löschen von Texten Formatierung Zeichenformatierung Übungen Absatzformatierung Übungen Dokumentformatierung Übungen Objekte Tabellen Übungen Bilder und Diagramme Serienbriefe Ausgabevorbereitung und Drucken Zusammenfassende Übungen Tabellenkalkulation mit Excel Nutzung des Programms Erste Schritte in der Tabellenkalkulation Grundlagen Zellen Dateneingabe und Datenänderung Auswählen (Markierung) von Zellen Zeilen und Spalten Kopieren, Verschieben und Löschen von Zellen und Bereichen Suchen und Ersetzen Übungen Arbeitsblätter (Tabellen) Einfügen, Löschen und Umbenennen einer Tabelle Berechnungen unter Nutzung von mehreren Tabellen Formeln und Funktionen Zellbezüge Adressierung von Zellen und Bereichen Übungen Inhalte von Zellen Formeln Funktionen Funktions-Assistent Schaltflächen der Funktionsbibliothek Mathematische Funktionen Finanzmathematische Funktionen Informations-Funktionen Logik-Funktionen Text-Funktionen Statistik-Funktionen Matrix-Funktionen Datenbankfunktionen Datums- und Zeitfunktionen Übungen

5 Inhaltsverzeichnis Formatierung Allgemeine Erklärungen Formatierungen über die Schaltfläche Zellen formatieren Erstellung und Übertragung einer Formatierung Einfügen, Löschen, Ausblenden usw. von Zellen Zellenformatvorlagen Ausrichtung und Formatierung von Zellen Bedingte Formatierung Zahlenformatierungen Prozentformatierungen Benutzerdefinierte Formate Übungen Diagramme Vorbemerkungen Darstellungsarten Erstellung eines Diagramms Diagrammtools Einfügen und Entfernen von Überschriften, Legenden usw Nachbearbeitung eines Diagramms Änderung des Diagrammtyps Erstellung und Bearbeitung eines Kreisdiagramms Erstellung und Bearbeitung eines Liniendiagramms Sparklines Übungen Drucken Setup Überprüfen des Ausdrucks Drucken Schutz von Zellen, Formeln, Funktionen usw Aktivieren des Schutzes Aufheben des Schutzes Blattschutz mit Eingabemöglichkeit und nicht sichtbaren Formeln Daten Sortieren von Daten Filtern von Daten Verknüpfen von Daten und Diagrammen Vorbemerkungen Verknüpfung von Daten innerhalb der Tabellen einer Arbeitsmappe Verknüpfung von Daten zwischen zwei Arbeitsmappen Was-Wäre-Wenn-Analysen Vorbemerkungen Zielwertsuche Datentabellen (Mehrfachoperationen) Szenarien Solver Trendberechnungen Datenüberprüfung und Kommentierung Erstellen einer Datenüberprüfung Datenüberprüfung mit Eingabe- und Fehlermeldung Kommentare Makros Vorbemerkungen Makro zum Druck von Daten Übungen Zusammenfassende Übungen

6 6 Inhaltsverzeichnis 5 Datenbank mit Access Theoretische Grundlagen einer relationalen Datenbank Funktionen einer Datenbank Datenbankkonzept Datenmodelle Relationale Datenbank Entity-Relationship-Modell (ERM) semantisches Modell Begriff Entität Attribute Entitätstyp Schlüsselfelder Relationship (Beziehungen) Kardinalität Optionalität Beziehungstypen Beispiel für ein Entity-Relationship-Modell Übungen Normalisierung von Tabellen Ziel der Normalisierung Probleme der Datenerfassung (Nullte Normalform) Normalformen Aufbau einer Datenbank mit ACCESS Grundlagen Backstage-Bereich Navigationsbereich Anlegen der Datenbank Betrieb Tabellen Vorbemerkungen Datenfelder und Felddatentypen Anlegen der Tabelle Lager Eingabe von Daten in eine Tabelle Übungen Grundlegende Arbeitsschritte Tabellengestaltung Aufbau weiterer Tabellen Formatieren von Daten Formulare Berichte Vorbemerkungen Erstellung eines Berichts Berichtserstellung mit dem Berichts-Assistenten Filtern von Daten Übungen Abfragen Vorbemerkungen Arten von Abfragen Auswahlabfrage Möglichkeiten der Auswahlabfrage Parameterabfrage Auswahlabfragen mit Nicht-Null- und Nullwerten Anfügeabfrage Tabellenerstellungsabfrage Löschabfrage Kreuztabellenabfrage Aktualisierungsabfragen Gruppierung und Summenbildung usw. Aggregatsfunktionen Suche nach Duplikaten

7 Inhaltsverzeichnis Funktionen Arten von Funktionen Finanzmathematische Funktionen Logik-Funktionen am Beispiel der WENN-Funktion Übungen Beziehungen zwischen Tabellen Grundsätzliche Erklärungen :1-Beziehung zwischen zwei Tabellen :n-Beziehung zwischen zwei Tabellen m:n-beziehung zwischen Tabellen m:n-beziehung mit zusammengesetztem Primärschlüssel Suche nach Inkonsistenzen Beziehungen mit referentieller Integrität Gleichheits- und Inklusionsverknüpfung Verknüpfungen aufgrund einer Abfrage Übungen Zusammenfassende Übungen Präsentieren mit PowerPoint Nutzung des Programms Vorbemerkungen Vortrag mithilfe einer Präsentation Sonstige Möglichkeiten Elemente einer Präsentation Nutzung des Programms Hilfefunktion Erstellung einer Präsentation Bildschirmpräsentation Speichern von Präsentationen Speichern von Folien als Grafik Senden des Textes der Präsentation Senden der Präsentation an die Textverarbeitung Word Anpassen von Grundeinstellungen Entwicklung von Präsentationen Präsentationsansichten Folien Vorlagen (Designs) Masterfolien Text, Bilder, Sounds und Filme Eingabe und Formatierung von Texten Bild- und Grafikdateien Kopieren, Verschieben und Löschen von Texten und Bildern Sounds und Filme Diagramme und gezeichnete Objekte usw Vorbemerkungen Diagramme Organisations-Diagramm Zeichnungsobjekte Kopieren, Verschieben und Löschen von Diagrammen usw Folienpräsentationseffekte Ausgabe und Präsentation Druckvorbereitung Ausgabevorbereitung und Drucken Zeigen der Präsentation Präsentation ohne das Programm PowerPoint Einfügen eines Fotoalbums Aufbau eines Vortrags mithilfe einer Präsentationssoftware Beurteilungskriterien und -bögen Zusammenfassende Übungen

8 8 Inhaltsverzeichnis 7 Datenaustausch Vorbemerkungen Datenexport von Excel in andere Programme Übertragen einer EXCEL-Tabelle in die Textverarbeitung Word Übertragen eines Diagramms Verknüpfung von Daten Datenimport in Excel Datenexport von Access in andere Programme Datenimport in Access Serienbriefe Vorbemerkungen Hauptdokument Datenquellen Einfügen der Seriendruckfelder in das Hauptdokument Anfrage Speichern und Ausgeben der Serienbriefes Einfügen von Bedingungsfeldern Überspringen von Datensätzen Einfügen von Bedingungsfeldern Ausgabe eines alternativen Textes Manuelle Auswahl bestimmter Datensätze Sortieren und Filtern der Datensätze Bearbeiten der Datensätze Gemeinsame Elemente von Excel, Word und PowerPoint Vorbemerkungen ClipArts und Grafiken Screenshot WordArt-Objekte Formen Objekte Formeln SmartArt-Grafiken Organigramme Grafiken und SmartArts Textfeld Freihandzeichnung und Pfeile Bildbearbeitung Fotos und Grafiken Grundlagen der Bildbearbeitung Grundlagen der Programmbedienung von Paint.NET Grundfunktionen Einstellungen Erzeugung und Speicherung von Bildern Auswahlwerkzeuge Bildbearbeitung Arbeiten mit Bildern Zeichenwerkzeuge Text Malwerkzeuge Ebenen Effekte, Filter und Korrekturen Ausgabe Zusätzliche Plug-Ins Information und Kommunikation Internet Arbeiten mit Browsern Suchmaschinen Stichwortverzeichnis