Eingang: Lagerauftrag mit Vermerk Ware eingetroffen

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1 Auftragsbearbeitung Eingang: Lagerauftrag mit Vermerk Ware eingetroffen Dir liegt ein Lagerauftrag mit dem Vermerk über das Eintreffen der nachbestellten Ware vor, den du nun bearbeiten musst. Zunächst waren nicht alle Artikel lieferbar. Mit dem Lagerauftrag haben wir das Handelswarenlager beauftragt, nicht vorhandene Ware, die ein Kunde bei uns bestellt hat, nachzubestellen. Inzwischen sind die bei unseren Lieferanten (Hawali) nachbestellten Artikel eingetroffen. Du musst nun - prüfen, ob der Liefervermerk vom Handelswarenlager ausgefüllt wurde, - die Auftragsbestätigung für den Kunden und - den Lieferscheinsatz für den Versand der Ware erstellen. Du gehst nun folgendermaßen vor: 1) Prüfe zunächst den Liefervermerk - Hierzu muss das Handelswarenlager das entsprechende Feld auf dem Lagerauftrag (unten rechts) ausgefüllt haben: - Warenlager Ware eingetroffen Datum: Kurzzeichen: B.B.10b 2) Nun muss zunächst die Auftragsbestätigung für den Kunden erstellt werden: Gehe zurück zum Auftragsbuch und wähle deinen Auftrag aus: Klicke in die Spalte AB. Die Angaben auf dem Lagerauftrag sind die Grundlage für die Auftragsbestätigung und den Lieferschein. Wir benötigen ab jetzt noch mindestens 5 Schulwochen bis zur Auslieferung der Ware. Evtl. Ferien werden dabei übersprungen und nicht mit einberechnet. Passe die Lieferwoche des Lagerauftrags ggf. auf der Auftragsbestätigung an, falls die angegebene Lieferzeit 5 Wochen unterschreitet. Wähle das Register Druckvorschau (für den Versand per Post) oder (für den elektronischen Versand per ) aus. In der Regel versenden wir in unserer Übungsfirma die Unterlagen per Post.

2 Auftragsbearbeitung Per Post Klicke das Register Druckvorschau an Per Klicke das Register an Bestätige die Sicherheitsabfrage mit O.K. setze den gewünschten Haken (hier Auftragsbestätigung) öffne das pdf-dokument, indem du den Button Dokumente pdf betätigst Drucke das pdf-dokument aus. Die wurde verschickt Die Auftragsbestätigung wurde automatisch in die Terminverfolgung eingetragen und der erledigt-haken im Auftragsbuch gesetzt. Es ist wichtig, dass du die Auftragsbestätigung auch unterschreibst und dadurch eine verbindliche Willenserklärung abgibst. 3) Für die weitere Bearbeitung des Auftrages in unserer Übungsfirma musst du noch den Lieferscheinsatz erstellen: Der Lieferscheinsatz besteht aus folgenden Belegen: Lieferschein: Er begleitet die Ware zum Kunden. Der Kunde vergleicht dann den Inhalt der Lieferung mit dem Lieferschein. Empfangsschein: Er begleitet die Ware zusammen mit dem Lieferschein zum Kunden. Nachdem der Kunde die eingegangene Ware geprüft hat, bestätigt er auf dem Empfangsschein den ordnungsgemäßen Eingang der Ware, bzw. teilt uns die festgestellten Mängel mit. Warenentnahmeschein: Dieser Beleg durchläuft die Stellen Handelswarenlager, Warenversand und Fakturierung und verbleibt im Unternehmen. Die genannten Stellen verwenden diesen Beleg, um ihre in der jeweiligen Stelle erforderlichen Tätigkeiten auszuführen. Rufe das Auftragsbuch auf und suche über das Roll-Up-fenster oder über das

3 Auftragsbearbeitung Register Filter deinen Auftrag auf Klicke in der Spalte Lieferschein auf das Symbol in Arbeit Es öffnet sich das Fenster Lieferscheinerstellung Gib (falls noch nicht vorhanden) die nötigen Daten zur Erstellung des Lieferscheins ein: - Lieferscheinnummer (=Auftragsnummer) - Lieferscheindatum (heutiges Datum) - Frankatur (Lieferbedingung: frei oder unfrei) wählen Abhängig vom Bestellwert verwenden wir in unserer Übungsfirma die Lieferbedingungen (Versandbedingungen) unfrei" oder frei Haus". Sieh dazu in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) bzw. im Übungsfirmenportal ( Firmenstamm ) nach, ab welchem Betrag wir frei Haus liefern. - Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Menge und Einheit eingeben - Mit add bestätigen - Klicke auf erledigt - Speichere mit update. Das Programm nimmt dann die Lieferscheinerstellung automatisch in die Terminverfolgung auf. Über den Button Druckvorschau kannst du nun den Lieferscheinsatz im pdf- Format anzeigen lassen und ausdrucken oder per (Button ) verschicken. In der Regel wird der Lieferscheinsatz ausgedruckt.

4 Auftragsbearbeitung Per Post Klicke das Register Druckvorschau an Per Klicke das Register an Bestätige die Sicherheitsabfrage mit O.K. Die wurde verschickt Die Auftragsbestätigung wurde in die Terminverfolgung eingetragen setze die gewünschten Haken (hier LS, ES und WES) öffne das pdf-dokument, indem du den Button Dokumente pdf betätigst Drucke das pdf-dokument aus. Im Auftragsbuch sollte jetzt der LS als erledigt angezeigt werden (geschieht automatisch durch den Versand per oder den Ausdruck). Sollte dies nicht der Fall sein, musst du den LS aufrufen, als erledigt speichern und manuell in die Terminverfolgung eintragen. Weiterleitung bzw. Ablage Die Auftragsbestätigung wird über den Postausgang dem Kunden zugesandt. Handelt es sich um einen ausländischen Kunden, musst du die Auftragsbestätigung per versenden. Den Lieferscheinsatz leitest du an das Handelswarenlager weiter. Dort werden die bereits reservierten Artikel aus dem Lager entnommen. Danach können die Waren in der Stelle Warenversand für den Versand zum Kunden vorbereitet werden. Den Lagerauftrag legst du zusammen mit der Kundenbestellung im Ordner Erledigte Bestellungen von Kunden ab. Dort steht er uns für Rückfragen der Kunden, im Zusammenhang mit der Abwicklung des Auftrags, zur Verfügung.

5 Auftragsbearbeitung Eingang: Lagerauftrag mit Vermerk Ware eingetroffen Arbeitsplan: 1 Lagerauftrag mit Liefervermerk aus Stellenkorb entnehmen 2 Prüfen, ob der Liefervermerk Ware eingetroffen auf Lagerauftrag angebracht ist 3 Prüfen, ob geplante Lieferwoche eingehalten werden kann und, falls nötig, abändern 4 Auftragsbestätigung erstellen 5 Lieferscheinsatz erstellen 6 Bearbeitete Unterlagen GF zur Kontrolle vorlegen 7 Auftragsbestätigung an Postausgang weiterleiten, Lieferscheinsatz an Handelswarenlager weiterleiten Lagerauftrag und Kundenbestellung in Ordner Erledigte Bestellungen von Kunden ablegen