Beschreibung zur HR Next (04/2015)

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1 Beschreibung zur HR Next (04/2015) Inhalt Sage HR Solutions AG BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR NEXT (04/2015) 3 1 SYSTEMVORAUSSETZUNGEN BETRIEBSSYSTEME UND SOFTWARE FÜR DIE PERSONALWIRTSCHAFT ALLGEMEINES ÜBERSICHT HARDWARE FÜR DIE PERSONALWIRTSCHAFT DATENBANKSERVER (MINDESTANFORDERUNG) DATENBANKSERVER (EMPFEHLUNG) APPLICATION SERVER (MINDESTANFORDERUNG) APPLICATION SERVER (EMPFEHLUNG) CLIENT (MINDESTANFORDERUNG) CLIENT (EMPFEHLUNG) NETZWERK MITARBEITERPORTAL HARDWAREKONFIGURATION KONFIGURATION DES NETZWERKS UNTERSTÜTZTE BETRIEBSSYSTEME (FÜR WEBSERVER) VORAUSSETZUNG CLIENTS HR DIGITALE PERSONALAKTE ALLGEMEIN HARDWAREKONFIGURATION HARDWAREANFORDERUNGEN KONFIGURATION DES NETZWERKS SPEICHERPLATZ DER EINZELNEN KOMPONENTEN FREIZUGEBENE PORTS SOFTWAREANFORDERUNG - BETRIEBSSYSTEME SOFTWAREANFORDERUNG - DATENBANKSYSTEME SOFTWAREANFORDERUNG - CLIENT-BETRIEBSSYSTEME 10 2 HINWEISE ZUR INSTALLATION ZEITPUNKT FÜR DIE INSTALLATION DEINSTALLIEREN DER ZEITWIRTSCHAFTSDIENSTE ABLAUF DER INSTALLATION DATENBANK SICHERN START DER SETUP.EXE ÜBERSICHT ZU DEN INSTALLATIONSARTEN FESTLEGUNG DES SETUP-TYPS ENTSCHEIDUNG ZUR INSTALLATION DES MS SQL SERVERS EXPRESS INSTALLATION DER NEUEN PROGRAMMVERSION INSTALLATION DER MS ACCESS RUNTIME ABSCHLUSS DER INSTALLATION STARTEN DES ADMINISTRATORS AKTUALISIERUNG DER DATENBANK KONFIGURATION DER DIENSTE 15 3 MODULÜBERGREIFENDE FUNKTIONEN ADMINISTRATOR EINRICHTEN EINER DATENBANKVERBINDUNG ZU EINER BESTEHENDEN PERSONALDATENBANK AKTUALISIEREN DER DATENBANK AUF DIE AKTUELLE VERSION (DATENBANKUPDATE) VERBINDUNG ZUM HR SERVICE GEMEINSAMER BETRIEB MIT EINER ACCESS-2010-ANWENDUNG AUF DEM ARBEITSPLATZ EINRICHTEN EINER TESTDATENBANK START DER PROGRAMM-MODULE KONFIGURIERBARE SCHNELLSTARTLEISTE ALLGEMEINES 24

2 3.3.2 EINRICHTEN DER SCHNELLSTARTLEISTE 24 4 PERSONALABRECHNUNG SAGE HR DATA SERVICE MELDUNGEN GRUNDPRINZIP ÜBERSICHT ZU DEN VERSCHIEDENEN ARBEITSSCHRITTEN IM MELDEWESEN STEUERUNG DER ZUGRIFFSRECHTE EINRICHTUNGSASSISTENT ABLAUF DES MELDEVERFAHRENS NACH REGISTRIERUNG FÜR DEN HR DATA SERVICE FUNKTIONEN IM FORMULAR HR DATA SERVICE STATUS VON MELDUNGEN ERSTELLUNG VON ANMELDUNGEN AUS DEM FORMULAR ARBEITNEHMER SZENARIEN KONSTANTENABGLEICH ALLGEMEINES DER ABLAUF IM EINZELNEN AUSLÖSEN VON KORREKTUREN DURCH DEN KONSTANTENABGLEICH MANUELLES STARTEN DES ABGLEICHS NEUES IMPORTPROTOKOLL ZUM KONSTANTENABGLEICH STATUS DER DIENSTE ALLGEMEINES STATUS DES MELDESERVICE OFFENE RÜCKMELDUNGEN STATUS DES KONSTANTENSERVICE STAMMDATENPFLEGE NEUANLAGE EINER KRANKENKASSE UNTERBRECHUNGEN WEGEN MUTTERSCHAFT ERFASSUNG VON ZUSATZDATEN BEI KRANKHEIT BERUFSGENOSSENSCHAFT ERMITTLUNG DER BG-STUNDEN AUF BASIS DES VOLLARBEITERRICHTWERTS AKTUALISIERUNG DER BG-KONSTANTEN AUSWERTUNGEN UND BERICHTE ABRECHNUNGSPRÜFUNG 41 5 ZEITWIRTSCHAFT ÜBERARBEITETE FUNKTIONEN BERICHTE 42 2

3 Beschreibung zur Sage HR Next (04/2015) Die einzuräumenden Nutzungsrechte an der in diesem Update enthaltenen Software sind zeitlich auf den Zeitraum des Bestehens eines Softwarewartungsvertrags beschränkt. Im Übrigen entsprechen sie den Nutzungsrechten an der Software Sage Personalwirtschaft. 1 Systemvoraussetzungen 1.1 Betriebssysteme und Software für die Personalwirtschaft Allgemeines Die Personalwirtschaft ist als Client-Server-Anwendung konzipiert. Die folgenden Anforderungen orientieren sich am aktuellen Stand der Technik. Eine Aktualisierung auf Grund von neuen technischen Entwicklungen behalten wir uns vor. Vor jeder Installation sollte zusätzlich eine detaillierte Analyse der Systemumgebung erfolgen. Hierfür bietet sich u.a. die Funktion Systemanalyse starten im Administrator an Übersicht Produktlinie: Personalwirtschaft Produktversion: Software- Plattform Client Server SQL Windows 7 Professional / Ultimate 32-Bit (x86)/64-bit (x64) Deutsch Windows 8 Pro X86 / 64-Bit (x64) Deutsch Windows 8.1 Pro X86 / 64-Bit (x64) Deutsch Office 2013 Professional (X86) Deutsch + MS Access (Empfehlung) Windows 2008 R2 Standard / Enterprise 64-Bit (x64) Deutsch Windows 2012 Standard 64-Bit (x64) Deutsch Windows 2012 R2 Standard 64-Bit (x64) Deutsch Arbeitsplatz (Client) MS SQL Server 2008 R2 Standard / Enterprise SP 3 (x86/x64) Deutsch MS SQL Server 2008 R2 Express Deutsch MS SQL Server 2012 Standard / Enterprise (x86/x64) Deutsch MS SQL Server 2012 Express Deutsch MS SQL Server 2014 Standard / Enterprise* (x86/x64) Deutsch MS SQL Server 2014 Express Deutsch* Datenbankserver Standalone System Application Server Mitarbeiterportal dpa Dakota 6.0 TService Application Service 3

4 Hinweis: Die Serverbetriebssysteme dürfen nicht gleichzeitig als Domain-Controller (PDC/BDC) genutzt werden! Einzelplatzinstallationen (SQL Server und Client identisch), dürfen nicht als Terminalserver verwendet werden! Bitte die besonderen Installationshinweise zu Windows 8/ Windows 2012 Server beachten! Das Standalone System enthält auch den Application Server. Dies muss entsprechend bei den Anforderungen berücksichtigt werden. 1.2 Hardware für die Personalwirtschaft Datenbankserver (Mindestanforderung) Datenbankserver Hardwareanforderungen bis max. 500 Mitarbeiter und 1 Full Client + 4 Light Client Arbeitsplätze CPU, RAM DVD Laufwerk zur Installation Intel E5-2623v3, 4 GB RAM vorhanden freier Festplattenspeicher 3 GB (Installation) + 1GB/ Jahr (davon ca. 1 GB auf Systempartition) Netzwerk, Grafik Microsoft Windows Netz 100 MBit, installiertes native TCP/IP Protokoll, Farben 65000, Auflösung 1024x768 Betriebssystem Microsoft Windows 2008 R2 Server, mit aktuellem Service Pack, DEUTSCH Welche Datenbanken MS SQL 2008 R2 mit aktuellem Service Pack, DEUTSCH werden unterstützt? Datenbankserver (Empfehlung) Datenbankserver Hardwareanforderungen bis max. 500 Mitarbeiter und 1 Full Client + 4 Light Client Arbeitsplätze CPU, RAM Xeon E V3, RAM 16 GB DVD Laufwerk zur Installation vorhanden freier Festplattenspeicher 3 GB (Installation) + 1GB/ Jahr (davon ca. 1 GB auf Systempartition) Netzwerk, Grafik Microsoft Windows Netz 100 MBit, installiertes native TCP/IP Protokoll, Farben 65000, Auflösung 1024x768 empfohlenes Betriebssystem Microsoft Windows 2012 R2 (X64), mit aktuellem Service Pack, DEUTSCH Welche Datenbanken MS SQL 2012 Standard (X64) werden unterstützt? mit aktuellem Servicepack (SP 2), DEUTSCH Bei mehr als 500 zu betreuenden Mitarbeitern und/oder mehr als 1 Full und 4 Light Clients müssen spezielle Hardwareanforderungen erstellt werden und eine individuelle Analyse der Hardware erfolgen. Diese fordern Sie bitte über unseren Support an. 4

5 Es wird dann eine auf den Kunden zugeschnittene Anforderung erarbeitet. Im Zweifelsfall werden vor der Beschaffung Testinstallationen durchgeführt - um die Performance vor Ort zu überprüfen (z.b. bei komplexen Formeln usw.) Application Server (Mindestanforderung) Datenbankserver Hardwareanforderungen bis max. 500 Mitarbeiter und 1 Full Client + 4 Light Client Arbeitsplätze CPU, RAM DVD Laufwerk zur Installation freier Festplattenspeicher Netzwerk, Grafik Betriebssystem Intel E5-2623v3, 4 GB RAM vorhanden 3 GB (Installation) + 1GB/ Jahr (davon ca. 1 GB auf Systempartition) Microsoft Windows Netz 100 MBit, installiertes native TCP/IP Protokoll, Farben 65000, Auflösung 1024x768 Microsoft Windows 2008 R2 Server, mit aktuellem Service Pack, DEUTSCH Application Server (Empfehlung) Datenbankserver Hardwareanforderungen bis max. 500 Mitarbeiter und 1 Full Client + 4 Light Client Arbeitsplätze CPU, RAM Xeon E V3, RAM 16 GB DVD Laufwerk zur Installation vorhanden freier Festplattenspeicher Netzwerk, Grafik empfohlenes Betriebssystem 3 GB (Installation) + 1GB/ Jahr (davon ca. 1 GB auf Systempartition) Microsoft Windows Netz 100 MBit, installiertes native TCP/IP Protokoll, Farben 65000, Auflösung 1024x768 Microsoft Windows 2012 R2 (X64), mit aktuellem Service Pack, DEUTSCH Client (Mindestanforderung) Systemanforderungen Client-PC (bis max. 500 Mitarbeiter) CPU, RAM DVD Laufwerk freier Festplattenspeicher Netzwerkkarte Intel Core i3 4340/ 4 GB RAM vorhanden 3 GB Installation (davon 1 GB auf der Systempartition) Netz 100 MBit Bildschirm Auflösung), Grafik (Größe/ 1280x1024 (1024x768 nur mit Einschränkungen möglich), Farben True Color weitere Ausstattungsmerkmale Netzwerkdrucker (Laserdrucker) Textverarbeitung - Software Microsoft Word und Excel 2013, DEUTSCH für Serienbriefe und Bescheinigungen 5

6 1.2.6 Client (Empfehlung) Systemanforderungen Client-PC (bis max. 500 Mitarbeiter) CPU, RAM DVD Laufwerk freier Festplattenspeicher Netzwerkkarte Intel Core i7-860 / 8 GB DDR3 RAM vorhanden 3GB Installation (davon 1 GB auf der Systempartition) Netz 1000 MBit Bildschirm Auflösung), Grafik (Größe/ Auflösung 1280x1024, Farben True Color weitere Ausstattungsmerkmale Netzwerkdrucker (Laserdrucker) Textverarbeitung - Software Microsoft Word und Excel 2013 DEUTSCH inkl. MS Access für Serienbriefe und Bescheinigungen Alle Anforderungen gelten für den Standard - Normalfall (z.b. Lohnabrechnung - monatliches festes Gehalt - Zahlweise monatlich - ohne besondere Abrechnungen). Bei Abweichungen vom Standard sind individuelle Anforderungen zu erarbeiten, welche für den speziellen Einsatz abgestimmt werden müssen Netzwerk Netzwerk Netzwerkbetriebssystem Netzwerkprotokoll Client-Organisation MS Windows Netzwerk Native TCP/IP TCP/IP Verbindung zwischen Clients und Server Anmerkungen: Eine Einzelplatzinstallation (Datenbankserver lokal) ist möglich. Hier kann ebenfalls die Express Edition des SQL Servers eingesetzt werden. Dabei sind jedoch eine Begrenzung des Datenbankzugriffs sowie eine geringere Performance zu berücksichtigen. Eine Installation unter Terminalserver ist ebenfalls möglich. Standard Port ist Port Dieser ist gegebenenfalls vor der Installation in der Firewall frei zuschalten. Für alle Web - Applikationen ist zusätzlich der Port 445 notwendig. Betriebssystem des Datenbankservers und MS SQL Server sollten beide 64 Bit (X64) sein und sollten identischer Generation sein. Andere Kombinationen können Einschränkungen mit sich bringen, welche z.b. durch unterschiedliche Zugriffsbeschränkungen verursacht werden. Die Kombination Windows 2008 Server + SQL Server 2005 wird ausdrücklich nicht empfohlen. Für alle nicht aufgeführten Systeme erfolgt keine Unterstützung durch den Support. Bitte beachten Sie unsere gesonderte Installationsanleitung zum SQL Server. Diese können Sie in unserer Servicewelt als Dokument abrufen. 1.3 Mitarbeiterportal Hardwarekonfiguration Um eine optimale Performance und Sicherheit zu gewährleisten, empfehlen wir den Einsatz eines dedizierten Webservers. Wenn eine Parallelinstallation zwingend notwendig sein sollte - (z.b. MS SQL Server und Webserver auf derselben Maschine), kann es zu Zielkonflikten kommen. Hardwareanforderungen Webserver 6

7 CPU, RAM DVD Laufwerk zur Installation Intel E5-2623v3, 8 GB RAM vorhanden Freier Festplattenspeicher (davon ca. 1 GB auf Systempartition) 10 GB Installation Netzwerk, Grafik empfohlenes Betriebssystem Microsoft Windows Netz 100 MBit, installiertes native TCP/IP Protokoll, Farben 65000, Auflösung 1280 x 1024 Microsoft Windows 2012 R2 Server mit aktuellem Service Pack, DEUTSCH Diese Konfiguration ist eine Empfehlung für eine durchschnittliche Portalnutzung bei 50 bis 100 gleichzeitigen Zugriffen maximal. Eine exakte Systemanforderung für einen Webserver ist nicht möglich, da diese von der Anzahl der Zugriffe, der verwendeten Portalfunktionen und dem Datenvolumen der Datenbank (Komplexität der Organisationsstruktur, Anzahl Reisen, Urlaub usw.) abhängig ist. Bei größeren Installationen muss eine Hardwareanforderung speziell für den jeweiligen Anwender im Vorfeld evaluiert und zusammengestellt werden Konfiguration des Netzwerks Netzwerk Mindestens Optimal Native TCP/IP Native TCP/IP Netzwerkprotokoll Client- Organisation TCP/IP Verbindung zwischen Clients und Server TCP/IP Verbindung zwischen Clients und Server Es muss der Port der Webservers zu den entsprechenden Clients bei einer möglichen Firewall freigegeben sein. Bei einer Standardinstallation ist das der Port 80. Des Weiteren muss eine Verbindung zwischen dem Microsoft SQL Server und dem Web Server möglich sein. Diese Verbindung wird standardgemäß über Port 1433 aufgebaut. Welchen Port Ihr SQL Server nutzt, können Sie in der SQL Server-Netzwerkkonfiguration einsehen Unterstützte Betriebssysteme (für Webserver) Die folgenden Betriebssysteme werden für die Installation des Mitarbeiterportals vollständig unterstützt: Windows 2008 R2 Server X64 Service Pack 1 (Standard- und Enterprise Edition) Deutsch + IIS 7.5 Windows 2012 Server X64 Service Pack 1 Deutsch + IIS 7.5 Windows 2012 R2 Server X64 Service Pack 1 Deutsch + IIS 7.5 Hinweis: Der Webserver darf nicht gleichzeitig die Rolle eines Domänen Controllers (PDC / BDC) erfüllen! Ein Parallelbetrieb der Rollen Webserver und Domänencontroller wird nicht unterstützt. Ursache dafür sind abweichende Berechtigungsstrukturen. Der Webserver darf nicht gleichzeitig die Rolle eines Terminalservers erfüllen! Hinweis: Eingeschränkte Unterstützung nur Test- und Vorführzwecken bzw. für Einzel-nutzerbetrieb: Windows 7 Professional / Ultimate / Enterprise X86 Deutsch 7

8 Windows 7 Professional / Ultimate / Enterprise X64 Deutsch Client Betriebssysteme unterstützen für den IIS (= Webserver) nur eine eingeschränkte Anzahl paralleler Verbindungen und sind daher nicht für den Live Betrieb eines Mitarbeiterportals geeignet! Voraussetzung Clients Microsoft Internet Explorer ab Version 9.0 Mozilla Firefox ab Version (aktuelle Version) Google Chrome ab Version (aktuelle Version) 1.4 HR Digitale Personalakte Allgemein Die digitale Personalakte basiert auf Sage DMS. Die Schnittstelle zur digitalen Personalakte setzt voraus, dass Sage HR als Lizenz vorliegt und lauffähig installiert wurde. Bitte beachten Sie unbedingt auch die Systemvoraussetzungen von Sage HR unter Einsatz der Integration der digitalen Personalakte. Diese finden Sie im Autorun des Installationssetups Hardwarekonfiguration Um eine optimale Performance und Sicherheit zu gewährleisten, empfehlen wir den Einsatz eines dedizierten Servers für Sage DMS. Wenn eine Parallelinstallation zwingend notwendig sein sollte - (z.b. MS SQL Server und Sage DMS auf derselben Maschine), kann es insbesondere bei hohen User-Zahlen oder großen Datenmengen, zu deutlichen Performance- oder Stabilitätseinbußen kommen Hardwareanforderungen Hardware Mindestausstattung CPU, RAM 1x CPU Intel XE5640 2,66GHz / 6GB RAM (3x2GB) DVD Laufwerk zur Installation vorhanden Festplatten- 3 x 146 GB SAS 15k 2,5" Raid5 oder freier speicher 4 x 146 GB im RAID 10-Verbund Netzwerk, Grafik empfohlenes Betriebssystem Microsoft Windows Netz 100 Mbit (oder schneller), installiertes native TCP/IP Protokoll, Farben True Color, Auflösung mind. 1024x768 Microsoft Windows 2008 R2 Server mit Service Pack 1 Diese Konfiguration basiert auf der Annahme, dass ca Dokumente pro Jahr importiert werden. Das entspricht bei 500 Arbeitnehmern durchschnittlich ca. 85 Dokumenten pro Tag und einer Nutzung der Hardware von ca. 5-6 Jahren (ohne einen Sekundärspeicher). Die Leistung stellt sich folgendermaßen dar: Filesystem: bei ca. 100 Dokumenten am Tag liegt das Volumen bei ca. 2 GB pro Jahr Datenbank: ca. 500 MB reine Daten pro Jahr, 500 MB Transaktionsprotokoll pro Jahr (entspricht ca. 3 GB reinen Daten in 5 Jahren und ca. 3 GB Transaktionsprotokoll) Beispiel einer Laufwerksaufteilung: Laufwerk Komponente reservierte Speichermenge C:\ Betriebssystem und d.3 Applikation 100 GB D:\ Dokumentenbaum 50 GB 8

9 E:\ Datenbank / Transaktionsprotokoll 50 GB F:\ Anlieferung / Verarbeitung 50 GB Abhängig vom aktuellen bzw. zukünftigen Dokumentvolumen und deren durchschnittlicher Speichergröße bietet d.velop verschiedene Möglichkeiten der Skalierung. Übersteigt der ermittelte Speicherbedarf die obige Berechnungsgrundlage, wird ein sekundärer Speicher empfohlen. Hierzu sollten SQL-Server, d.3-server und Fileserver auf getrennten Rechnern betrieben werden Konfiguration des Netzwerks Netzwerk Mindestens Optimal Netzwerkprotokoll Client- Organisation Native TCP/IP TCP/IP Verbindung zwischen Clients und Server Native TCP/IP TCP/IP Verbindung zwischen Clients und Server Speicherplatz der einzelnen Komponenten Komponente Server- Komponenten DMS-Server Externer Client Speicherplatz 3,5 GB Festplatten Platz 4 GB Arbeitsspeicher 200 MB Festplatten Platz Freizugebene Ports Port Beschreibung 3400 für den Zugriff auf Sage DMS aus den Sage Applikationen heraus 3489 Für die Aktualisierung der Lizenzinformationen aus der Administration der Sage Applikationen heraus Softwareanforderung - Betriebssysteme Die folgenden Betriebssysteme für die DMS Applikationsserver und -Fileserver werden für die Installation von Sage DMS unterstützt: Produkt Version Edition Bit Service Pack MS Windows Server 2008 Standard, Enterprise 32, 64 SP 2 MS Windows Server 2008 R2 Standard, Enterprise 64 SP 1 Der Applikationsserver sollte bei Systemen mit 32-bit über mindestens 3 GB und bei Systemen mit 64-bit über mindestens 4 GB Arbeitsspeicher verfügen Softwareanforderung - Datenbanksysteme Die folgenden Datenbanksysteme für die DMS-Datenbanken werden für die Installation von Sage DMS unterstützt: Produkt Version Edition Bit Service Pack Microsoft SQL Server Microsoft SQL Server 2008 Standard, Enterprise 2008 R2 Standard, Enterprise 32, 64 SP 2 64 SP 1 Microsoft SQL 2008 R2 Express * 64 SP 1 9

10 Server Microsoft SQL Server 2012 Standard, Enterprise 64 Auslieferungsversion Microsoft SQL Server 2012 Express * 64 Auslieferungsversion * Es gelten die Einschränkungen von Microsoft für diese Edition des SQL-Servers. Bitte beachten Sie insbesondere die Hinweise von Microsoft zu den Einschränkungen bei Performance und Speicherkapazität Softwareanforderung - Client-Betriebssysteme Die folgenden Betriebssysteme werden unterstützt, wenn der Externe Client (Smart Start bzw. dexplorer) eingesetzt werden: Produkt Version Edition Bit Service Pack Microsoft Windows 7 Professional, Enterprise, Ultimate 64 SP 1 Microsoft Windows 8 Pro, Enterprise 64 Auslieferungsversion Microsoft Windows Microsoft Windows 2008 R2 Standard, Enterprise 2008 Standard, Enterprise 64 SP 2 32, 64 SP 2 Der Rechner sollte mindestens 1GB Arbeitsspeicher aufweisen, und die Auslagerungsdatei sollte ebenfalls mindestens 1GB groß sein. Hinweise: Es ist nicht möglich, Sage DMS auf einem Server mit weniger als 2 GB RAM zu betreiben. Es wird aus Performancegründen dringend - davon abgeraten, Sage DMS auf einem Windows Terminalserver zu betreiben! Des Weiteren kommt es bei Nutzung auf einem Terminalserver zu Einschränkungen bei der gleichzeitigen Nutzung von Microsoft Office durch die Anwender und durch Sage DMS. Eine Archivanlage ist bei Terminalservern nur in einer Konsolensitzung möglich! Eine Volltextindizierung ist in diesem Fall nicht möglich, da das Microsoft Office auf dem Server installiert sein muss. Die Version von Microsoft Office, die auf dem Server verwendet wird, muss der aktuellsten Version entsprechen. Die Volltextindizierung ( rendition service ) unterstützt keine Rastergrafiken (tif, jpg, bmp, usw.). Hierfür wird eine OCR Erkennung benötigt. Informieren Sie sich hierzu bei Ihrem Softwarebetreuer oder über den Sage Professional Service. Für das Hinzufügen von Dokumenten über Drag & Drop bzw. die Arbeit mit der Aktenansicht sollten zwei Fenster auf dem Arbeitsplatz darstellbar sein. Es empfiehlt sich, zwei Monitore zu nutzen. Als Bildschirmauflösung wird mindestens 1.024x768 mit True Color empfohlen. 10

11 2 Hinweise zur Installation 2.1 Zeitpunkt für die Installation Spielen Sie die neue Version möglichst unmittelbar nach der Monatsübernahme ein. Wann darf das Update auf keinen Fall eingespielt werden? Wenn Sie sich im Rückblick/ in der Korrektur befinden Wenn Sie bereits ausgezahlt haben, aber noch keine Monatsübernahme durchgeführt haben Hier bitte erst die Monatsübernahme durchführen! 2.2 Deinstallieren der Zeitwirtschaftsdienste Vor der Installation der Version HR Next ist es aus technischen Gründen unbedingt erforderlich, eventuell vorhandene Zeitwirtschaftsdienste manuell zu deinstallieren. Diese Dienste laufen unter Umständen auf anderen Rechnern als die Personalwirtschaft, wurden gesondert installiert und werden daher von der Deinstallationsroutine nicht mit erfasst. Wenn Sie die Zeitwirtschaft einsetzen, sprechen Sie bitte mit Ihrem Systemadministrator, damit dieser die Deinstallation auf allen betroffenen Servern vornimmt. 2.3 Ablauf der Installation Der Start der Installation erfolgt wie bisher über das Ausführen der Datei Setup.exe bzw. über die Autorun- Funktion auf der DVD. Installation des SQL-Servers Neben der Anwendung werden auch verschiedene Softwarekomponenten installiert, die unter Umständen einen Neustart des Computers während der Installation erforderlich machen. Im Laufe des Setups wird auch die Runtime von MS Access 2013 installiert, so diese auf dem PC noch nicht vorhanden ist. Die Runtime ist Voraussetzung für das ordnungsgemäße Funktionieren des Programms. Im Anschluss an die erfolgreiche Installation erhalten Sie eine diesbezügliche Nachricht. Vor Inbetriebnahme Ihrer neuen Softwareversion sind einige Einrichtungsschritte erforderlich, die im Administrator durchzuführen sind. Öffnen Sie daher im Anschluss an die Installation den Administrator. Start der Setup.exe Starten Sie die Datei setup.exe durch Anklicken mit der rechten Maustaste und Anwahl des Eintrags <als Administrator ausführen> im Kontextmenü Auswahl der Installationsart Unterschieden wird zwischen Standardinstallation und benutzerdefinierter Installation. Entscheidung zur Installation des MS SQL Servers Express Deinstallation der alten Programmversion Ist bereits ein Datenbankserver installiert, ist die Installation des MS SQL Express nicht erforderlich. Wird jedoch eine Einzelplatzinstallation auf einem neuen PC durchgeführt und soll die Datenbank auch auf diesem PC liegen und soll keine Vollversion des MS SQL Servers verwendet werden, ist die Installation von MS SQL Express notwendig. Dieser Arbeitsschritt wird automatisch vom Setup durchgeführt. Eine manuelle Deinstallation vor dem Start des Setups ist ebenfalls möglich, jedoch nicht unbedingt erforderlich. Installation zusätzlicher Programm Diese Arbeitsschritte werden automatisch vom Setup durchgeführt. Installation der neuen Programmversion Dieser Arbeitsschritt wird automatisch vom Setup durchgeführt. Installation der MS Access Runtime 2013 Dieser Arbeitsschritt wird automatisch vom Setup durchgeführt, wenn die Installation erforderlich sein sollte. Wurde bereits ein MS Office 2013 mit MS Access 2013 installiert, entfällt die Installation der Runtime. Starten des Administrators Der Start des Administrators wird Ihnen nach Abschluss der Installation angeboten. Aktualisierung der Datenbank Vor der Nutzung der neuen Version muss Ihre Personaldatenbank wie gewohnt aktualisiert werden. Der Administrator erkennt diesen Sachverhalt automatisch und bietet Ihnen die Aktualisierung selbstständig an. 11

12 2.4 Datenbank sichern Erstellen Sie ein Backup Ihrer Personaldatenbank. Nutzen Sie dazu entweder das Management Studio des MS SQL Servers oder die Funktion <Datenbank sichern>, die Ihnen im Administrator vor dem Datenbankupdate angeboren wird. Lesen Sie bei Bedarf im Installationshandbuch nach. 2.5 Start der Setup.exe Starten Sie die Datei setup.exe durch Anklicken mit der rechten Maustaste und Anwahl des Eintrags <als Administrator ausführen> im Kontextmenü. Im Setup sind sowohl die Installationsdateien für die Personalwirtschaft als auch das HR Portal enthalten. 2.6 Übersicht zu den Installationsarten Einzelplatz Client-Server Terminalserver 12 Die Personalwirtschaft und die Datenbank befinden sich auf demselben System. Bei der Einzelplatz-Installation der Personalwirtschaft wird ein Microsoft SQL Server Express (Version 2008 R2) installiert. Diese Variante empfiehlt sich, wenn nur eine Person mit der Personalwirtschaft arbeitet. Was ändert sich mit der Personalwirtschaft HR Next? Für die Einzelplatz-Installation ändert sich grundlegend nichts. Es werden lediglich zusätzlich zur Personalwirtschaft lokal die neuen HR Services installiert. Dies erfolgt automatisch während der Installation. Setup-Typ: Standard Konfiguration: ja HR Next nur auf diesem Rechner nutzen Mindestvoraussetzungen: Windows 7 (inkl. Service Pack 2) oder höher Windows Server 2008 R2 (inkl. Service Pack 2) oder höher Die Datenbank befindet sich auf einem von der Personalwirtschaft separat gehaltenen System (Datenbankserver). Auf dem Server ist ein Microsoft SQL Server installiert. Diese Variante empfiehlt sich, wenn mehrere Personen von verschiedenen Arbeitsplätzen (Clients) mit der Personalwirtschaft arbeiten wollen. Was ändert sich mit der Personalwirtschaft HR Next? Für die Client-Server-Installation ändert sich grundlegend nichts. Es werden lediglich zusätzlich zur Personalwirtschaft lokal auf den Clients die neuen HR Services installiert. Dies erfolgt automatisch während der Installation. Setup-Typ: Standard Konfiguration: nein HR Next nur auf diesem Rechner nutzen Mindestvoraussetzungen: Client: Windows 7 (inkl. Service Pack 2) oder höher Datenbankserver: Microsoft SQL Server 2008 R2 oder höher Die Datenbank befindet sich auf einem von der Personalwirtschaft separat gehaltenen System (Datenbankserver). Auf dem Server ist ein Microsoft SQL Server installiert. Die Personalwirtschaft befindet sich auf einem weiteren Server, welcher gleichzeitig von mehreren Personen genutzt werden kann. Dazu muss auf dem Server die Rolle Remotedesktopdienste aktiviert sein. Diese Variante empfiehlt sich, wenn mehrere Personen gleichzeitig mit der Personalwirtschaft arbeiten. Was ändert sich mit der Personalwirtschaft HR Next? Für die Terminalserver-Installation müssen ab sofort zusätzlich zur Personalwirtschaft die neuen HR Services auf einem separat gehaltenen System (Webserver) installiert werden. Dazu muss auf dem Server die Rolle Webserver (IIS) aktiviert sein. Hierfür bietet sich eine Installation auf dem Datenbankserver an. Vom Terminalserver aus greifen Sie auf die HR Services zu und hinterlegen Ihre Datenbankverbindungen. Gegebenenfalls sind Anpassungen an der Firewall erforderlich, um den Zugriff zu gewährleisten.

13 HR Portal Zeitwirtschaftsdienst und Personalwirtschaftsdienst Setup-Typ: Benutzerdefiniert Konfiguration: HR Services auf dem Webserver installieren Mindestvoraussetzungen: Terminalserver: Windows Server 2008 R2 (inkl. Service Pack 2) oder höher mit installierten Remotedesktopdiensten sowie einem installierten Microsoft Office 2013 Professional Plus Datenbankserver: Microsoft SQL Server 2008 R2 oder höher Das HR Portal wird als zusätzliches Modul der Personalwirtschaft auf einem separat gehaltenen System (Webserver) installiert. Dazu muss auf dem Server die Rolle Webserver (IIS) aktiviert sein. Was ändert sich mit der Personalwirtschaft HR Next? Für die HR Portal-Installation ändert sich grundlegend nichts. Es werden lediglich zusätzlich zum HR Portal die neuen HR Services installiert. Dies erfolgt automatisch während der Installation. Setup-Typ: Benutzerdefiniert Konfiguration: HR Portal auf dem Webserver installieren Mindestvoraussetzungen: Webserver: Windows Server 2008 R2 (inkl. Service Pack 2) oder höher Die Dienste werden für das automatische Ausführen von Aufgaben innerhalb der Personalwirtschaft benötigt, beispielweise der Zeitwirtschaftsdienst für den automatischen Buchungslauf (Modul Sage HR Time ). Für den Betrieb der Dienste empfiehlt sich eine Installation auf einem Server. Was ändert sich mit der Personalwirtschaft HR Next? Die Dienste wurden zusammengefasst und sind nun Teil der neuen HR Services. Die Installation sollte vorzugsweise auf einem Server erfolgen. Dazu muss auf dem Server die Rolle Webserver (IIS) aktiviert sein. Wenn Sie bereits eine Terminalserver-Installation bzw. eine HR Portal-Installation durchgeführt haben, benötigen Sie keine weitere Installation der HR Services. Ansonsten bietet sich eine Installation auf dem Datenbankserver an. Setup-Typ: Benutzerdefiniert Konfiguration: HR Services auf dem Webserver installieren 13

14 2.7 Festlegung des Setup-Typs Unterschieden wird zwischen Standardinstallation und benutzerdefinierter Installation. Wenn es sich um eine Einzelplatzinstallation oder eine normale Client-Server-Installation handelt, wählen Sie bitte Standard. Für die Installation auf einem Terminal-Server wählen Sie bitte benutzerdefiniert. Klicken Sie auf <Weiter>, um die Installation zu starten. 2.8 Entscheidung zur Installation des MS SQL Servers Express Ist bereits ein Datenbankserver installiert, ist die Installation des MS SQL Express nicht erforderlich. Wird jedoch eine Einzelplatzinstallation auf einem neuen PC durchgeführt und soll die Datenbank auch auf diesem PC liegen und soll keine Vollversion des MS SQL Servers verwendet werden, ist die Installation von MS SQL Express notwendig. 2.9 Installation der neuen Programmversion Klicken Sie auf <Weiter>, um die Installation zu starten. Es wird eine Prüfung auf zu installierende weitere Programmkomponenten durchgeführt. Diese werden selbstständig installiert. Gegebenenfalls ist es dadurch erforderlich, den Rechner neu zu starten. Darauf weist Sie der Installationsassistent gesondert hin. 14

15 2.10 Installation der MS Access Runtime 2013 Dieser Arbeitsschritt wird automatisch vom Setup durchgeführt, wenn die Installation erforderlich sein sollte. Wurde bereits ein MS Office 2013 mit MS Access 2013 installiert, entfällt die Installation der Runtime Abschluss der Installation Wird die Installation abgeschlossen, wird unter Umständen ein Neustart des Rechners erforderlich Starten des Administrators Der Start des Administrators wird Ihnen nach Abschluss der Installation angeboten Aktualisierung der Datenbank Vor der Nutzung der neuen Version muss Ihre Personaldatenbank wie gewohnt aktualisiert werden. Der Administrator erkennt diesen Sachverhalt automatisch und bietet Ihnen die Aktualisierung selbstständig an Konfiguration der Dienste Die Konfiguration der Dienste nehmen Sie im Administrator vor. Wechseln Sie per <Rechtsklick: Eigenschaften> in die Einstellungen für Ihre Datenbank und rufen Sie das Register Dienste und Anwendung auf. 15

16 Aktivieren Sie hier die gewünschten Dienste und legen Sie die Parameter zur Ausführung fest. 3 Modulübergreifende Funktionen 3.1 Administrator Einrichten einer Datenbankverbindung zu einer bestehenden Personaldatenbank Im Standardfall wird auf einem PC, auf dem vorher die Version installiert war, die bisherige Verbindung zur Datenbank erkannt und gleich für die Sage HR Next vorgeschlagen. Sollte dies nicht möglich sein, weil die 16

17 Installation auf einem neuen Rechner oder durch einen anderen Nutzer erfolgt ist, muss die Datenbankverbindung neu eingerichtet werden. Zunächst ist hierfür der HR Service aus der Liste zu wählen. In einer Standardinstallation ist die automatisch installierte API. Bei der API handelt es sich um einen Dienst namens HR Application Service. Dieser lokal installierte Dienst wird in der Liste vom System vorgeschlagen. Anschließend klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf <Datenbank>, um eine neue Datenbankverbindung einzurichten. Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Neue Datenbankverbindung. Tragen Sie den Namen des SQL-Servers ein, auf dem Ihre Personaldatenbank liegt. Durch Klicken auf die Schaltfläche mit den drei Punkten neben der Serverauswahl können die in der Domäne verfügbaren SQL-Server auch ausgelesen und anschließend zur Auswahl gestellt werden. Die Suche ist jedoch nicht netzwerkübergreifend. Nach Festlegung des Servers wählen Sie nun die Personaldatenbank aus. 17

18 Markieren Sie den Eintrag und klicken Sie auf <Übernehmen>. Erfassen Sie anschließend einen SQL-Benutzer (Name und Passwort), der Zugriff auf diesen Server hat Aktualisieren der Datenbank auf die aktuelle Version (Datenbankupdate) Mit dem Einspielen einer neuen Vollversion ist es erforderlich, das Datenbankupdate auszuführen. Dieser Arbeitsschritt wird im Administrator ausgelöst. Wird hier eine Datenbankverbindung markiert, so prüft der Administrator, ob die Version der Datenbank zur installierten Programmversion passt. Ist dies nicht der Fall, wird in rot eine entsprechende Hinweismeldung angezeigt. Nach dem Anklicken einer Datenbankverbindung, die auf eine nicht aktuelle Personaldatenbank verweist, erscheint eine Hinweismeldung, in der ihnen die Aktualisierung angeboten wird. Klicken Sie auf <ja>, um das Datenbankupdate zu starten. Alternativ können Sie das Datenbankupdate über die gleichnamige Schaltfläche im Administrator (Menüband <Aktionen>) starten. 18

19 Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche <Starten>. Zunächst wird die Prüfung der Systemumgebung durchgeführt. Geben Sie dann ein Verzeichnis an, in welches die Sicherung (*.bak) Ihrer Personaldatenbank abgelegt werden soll. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten, um ein vom Standard abweichendes Verzeichnis auszuwählen. Nach Bestätigung durch Klick auf <Ja> wird die Sicherung erstellt und anschließend die Aktualisierung der Datenbank durchgeführt. Klicken Sie nach der Aktualisierung auf <Schließen>. Ihre Software und Ihre Datenbank sind nun einsatzbereit. Lesen Sie bitte weiter im Abschnitt Verbindung zum HR Service Im Rahmen der Standardinstallation wird der so genannte HR Service auf Ihrem PC installiert. Dieser Service hat wichtige Aufgaben im Datenaustausch und muss daher immer aktiv und erreichbar sein. Im Normalfall wird der Dienst lokal installiert und bei der Einrichtung der Datenbankverbindung im Administrator automatisch voreingestellt Gemeinsamer Betrieb mit einer Access-2010-Anwendung auf dem Arbeitsplatz Für den Betrieb Ihrer Software werden Programmkomponenten von Microsoft Access 2013 genutzt. Wird parallel auf dem Arbeitsplatz Software genutzt, die auf einer anderen Access-Version beruht, ist vor jedem Programmstart eine Neu-Konfiguration von MS Access erforderlich, die automatisch durchgeführt wird. Dadurch kann sich der Programmstart etwas verzögern Einrichten einer Testdatenbank Im Administrator können Datenbanken als Testdatenbanken gekennzeichnet werden. Dies hat folgende Auswirkungen: Wird eine Registrierung für den Sage HR DATA-Service durchgeführt, so erfolgt diese Registrierung am Testsystem. Alle im Folgenden übermittelten Daten werden als Testsendung gekennzeichnet und als solche übertragen. Es sind keine echten Meldungen möglich. 19

20 Der automatische Mailversand aus dem Workflow kann komplett unterbunden werden. Alternativ ist es möglich, die s an eine festzulegende -Adresse zu übermitteln, um den Versand an echte Personen (zum Beispiel Bewerber) zu verhindern. Die Einstellung, ob es sich um eine Echt- oder Testdatenbank handelt, nehmen Sie im Administrator vor. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datenbankverbindung und wählen Sie <Eigenschaften>. Wechseln Sie dann bitte ins Register <Status> und treffen Sie die entsprechende Auswahl. Bei Echtdatenbanken sind keine weiteren Einstellungen möglich. Bei Testdatenbanken sind zusätzliche Einstellungen zum Mailversand sowie zum verwendeten Mailserver möglich. Bei der Anmeldung an die jeweilige Datenbank erfolgt eine unterschiedliche Darstellung der Verbindungen: 20

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