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1 Titel suggeriert, dass sich die Arbeitswelt verändert in Bezug auf Technologie. WELCHE Technologien die Arbeitswelt denn verändern? Was kommt da als erstes in den Sinn? Über Steelcase Seit 100 Jahren unterstützt Steelcase weltweit führende Organisationen mit fundiertem Wissen und seinem bedeutenden Erfahrungsschatz und zwar überall dort, wo Arbeit stattfindet. Steelcase versteht, wie Menschen arbeiten und wie intelligent gestaltete Räume Menschen dabei unterstützen, produktiver, engagierter und inspirierter zu sein. Der Fokus liegt dabei auf kreativer Arbeit in führenden Unternehmen und in aufstrebenden Regionen. Mit Beschäftigten konnte Steelcase Inc. im Geschäftsjahr 2014 weltweit einen Umsatz von 3,0 Milliarden US-Dollar erwirtschaften. In den letzten drei Jahren hat Steelcase 103,8 Millionen Dollar in Forschungs-und Entwicklungstätigkeiten sowie in das Design investiert. In der Region EMEA (Europe, Middle East, Africa) ist Deutschland mit einem Umsatz von 185 Millionen EURO im Geschäftsjahr 2014 der größte und ein strategisch wichtiger Markt. 1

2 DieGlobalisierung nimmt großen Einfluss auf Unternehmen und Märkte in der ganzen Welt, während wirtschaftliches Wachstumvor allem ausden sogenannten Schwellenländern kommt. Unternehmen sind gezwungen, globaler und vernetzter als jemals zuvor zu arbeiten. Dieser Wandel erfordert ein Umdenken, wie Unternehmen mit ihren Geschäftspartnern und ihren Kunden kommunizieren. Sie brauchen neue Tools, um rund um den Globus verteilt arbeitende Mitarbeiter optimal unterstützen zu können. Ein Meilenstein war die Nutzung von Mobiltelefonen heute nutzen mehr als 5 Millarden Menschen Mobiltelefone. Sie sind zu einer Selbstverständlichkeit geworden. 2

3 Mitarbeiter sind mobiler als jemals zuvor. Über 35% der weltweit tätigen Arbeitskräfte arbeiten mobil, in Westeuropa ist es gar die Hälfte, in den USA sogar 75% der Mitarbeiter. Sie verbringen immer mehr Zeit mit mobiler Zusammenarbeit und weniger Zeit an ihrem Arbeitsplatz. Erst die Technologie machte diese Mobilität möglich, angefangen bei Handys und Laptops bis zum heutigen Stand mit der explosionsartigen Zunahme von Smartphones and Tablets. Nahezu2/3 der Unternehmen beschäftigen Mitarbeiter mit Fernzugriff. 3

4 In absoluten Zahlen sind das 212 Mio. in Amerika, 244 Mio. in Europa und 838 Mio. in APAC (Asia Pacific) -wobei das in APAC lediglich 37,4% der arbeitenden Bevölkerung sind. In Summe sind das ca. 1,3 Millarden Arbeitskräfte weltweit. Nach einer Rezession werden ca. 50% der Arbeitsplätze an externe Dienstleister vergeben Quelle: Manpower, Little Mendelson Studie 4

5 Diese gesteigerte Mobilität zusammen mit der Globalisierung hat dazu geführt, dass Mitarbeiter weltweit über immer größere Entfernungen verteilt arbeiten. Wir arbeiten mit Kollegen und Kunden zusammen, die sich an unterschiedlichen Standorten oder in verschiedenen Ländern befinden. 62% der Mitarbeiter arbeiten regelmäßig mit Kollegen zusammen, die sich in anderen Ländern befinden und in anderen Zeitzonen arbeiten. Wie viele von Ihnen arbeiten mit Kollegen zusammen, die sich in anderen Ländern befinden? Dabei ist es dann kaum verwunderlich, dass laut einer IBM Studie (Working beyond Borders) 80% der Unternhemen die Teamarbeit noch mehr fördern wollen. Gleichzeitig wissen aber 78% nicht genau, wiesie ihre Mitarbeiter bei der virtuellen oder persönlichen Zusammenarbeit effektiv unterstützen können. 5

6 56% der leitenden Führungskräfte globaler Unternehmen erwarten, dass Virtuelle Teamarbeit in den nächsten drei Jahren weiter zunimmt. Dabeiist esdannkaum verwunderlich, dasslauteineribm Studie(Working beyond Borders) 80% der Unternehmen die Teamarbeit noch mehr fördern wollen. Gleichzeitig wissen aber 78% nicht genau, wie sie ihre Mitarbeiter bei der virtuellen oder persönlichen Zusammenarbeit effektiv unterstützen können. Vorteile von räumlich getrenntem Arbeiten für ein Unternehmen: - Redundanzen im Unternehmen werden beseitigt - Niederlassungenan talentreichenstandortenerhöhenleistungsfähigkeitdes Unternehmens - 24/5 Projekte - Gesamtes Potential des Unternehmens ausschöpfen-> nur möglich, wenn Distanzen überwunden werden. 6

7 Ein weiterer Punkt, wie Technologie die Arbeitswelt verändert, lautet Big Data. Unternehmen sind heute komplexeren Herausforderungen ausgesetzt. Big Data birgt einerseits ein großes Versprechen, und bedeutet andererseits aber auch ein Mehr an Informationen, das zu berücksichtigen ist. Kunden haben mehr Auswahlmöglichkeiten und stellen höhere Erwartungen an Dienstleistungen. Die globale Ausrichtung von Unternehmens-und Konzernaktivitäten bedeutet, dass Entscheidungen, die an einem Ort getroffen werden, andere Bereiche dramatisch beinträchtigen können. Die endgültigen Konsequenzen von Entscheidungen sind nicht immer eindeutig absehbar, und somit werden Entscheidungsprozesse komplexer. Funktionsübergreifende Teamarbeit wird oft zu einem unerlässlichen Faktor. Der Bedarf immer schneller immer bessere Inovationen auf den Markt zu bringen wächst stetig. Dazu gehören der globale Wettbewerb und der immer höhere Wettbewerbsdruck Was aber passiert eigentlich wenn man von Zusammenarbeit spricht unabhängig davon, ob es nun virtuell stattfindet oder wenn sich alle Beteiligte tatsächlich im selben Raum befinden? Der Kreisschließtsich in Bezugauf Teamarbeit der massive Umfangan Information und Komplexität der Aufgaben kann von Einzelpersonen nicht bewältigt werden. 7

8 Zusammenarbeitkann zurherausforderungwerden, selbstwennman sich mitkollegen, zu denen man vielleicht sogar bereits eine Vertrauensbasis geschaffen hat, am selben Ort befindet. 8

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10 Undjetztmüssen wirunsdas Ganzemal vorstellen, mitkollegen die an einemweit entfernten Ort sind. Die man vielleicht noch nie persönlich getroffen hat. Die man vielleicht nicht mal richtig versteht. TELEFONKONFERENZ Die erstenversuchedieseräumlichendistanzenzuüberwindenwarendie Telefonkonferenzen sind es zum Teil auch heute noch. Eine Telefonkonferenz kann durchaus sehr produktiv sein, aber weil sich oftmals jeder mitseinenmails oderanderenthemenbeschäftigtund nichtmitdemthemades Meetings man ist ja unbeobachtet leidet die Qualität. Sehr beliebt sidn Meetings, bei denensich jemandvon unterwegseinwählt Die Hintergrundgeräusche, Straßenlärm, Hundegebell, etc. KennenSie den Begriff ungleichepräsenz? Mit ungleicherpräsenz beschreibenwir, wenn - Sie der einzigekollege am Telefonsindund die PersonenimRaumSiewährenddes Gesprächs vergessen - Sie etwas am Telefon kommentieren und keiner reagiert Sie fragen sich warum? Ist es Faszination, Ehrfurcht oder blankes Entsetzen? Ein wichtiger Faktor der fehlt ist Augenkontakt, denn Vertrauen wird über Augenkontakt und Körpersprache hergestellt 10

11 VIDEOKONFERENZ Beim Versuch diese ungleiche Präsenz in den Griff zu bekommen, setzen immer mehr Unternehmen auf Videokonferenzen, ohne aber genau zu wissen wie sie diese Technik imbüroeinsetzenkönnenund welche Rahmenbedingungengeschaffenwerdenmüssen. Oft fokussiertman sich zusehraufden wesentlichenvorteilvon Videokonferenzen: das Sehenund gesehenwerden. Einesist sicher lauteinerstudievon Fuze,einemOnline Videokonferenz-Anbieter, beschäftigen sich während einer Videokonferenz nur 4% aller Teilnehmer mit anderen Dingen(bei einer Telefonkonferenz sind das 57%) Problem ist allerdings, dass die Videosysteme oft (ca. zu 79%) einfach nur in bestehende Konferenzräume platziert werden. Wie man im Bild sehen kann. - Rechtwinklige Tische unterstützen weder die Interaktion face-to-face noch über Video. - Menschen sind in Stühlen gefangen und werden z. T. nicht von Kamera erfasst Aufstehen ist nicht möglich - nur ein Bildschirm man muss also zwischen Inhalten oder Personen entscheiden Das andere Extrem sind die hoch offiziellen Videokonferenzräume mit einem sehr formellen Ambiente Mitarbeiter verhalten sich unnatürlich und steif und machen sich Gedanken über ihr Erscheinungsbild. Lt. unsereneigenenstudienüberlegensich 72%, wie sie bei den anderen ankommen haben. 58% haben das Gefühl auf dem Bildschirm ausgelaugtund müdeauszusehen. Diese geistige Ablenkungwirktsich negativauf Leistungsvermögen aus. 11

12 Aber auch bei einer Videokonferenz kann man ungleiche Präsenz erleben: - Bspw. durch exponierte Position mancher Teilnehmer oder - Weil Notizen auf dem Whiteboard nicht lesbar sind - Hiersehenwir, dassesgleichzeitigmehreregesprächeimraumgibt. Das menschlichegehörkannunterscheiden(ausblenden) Mikrophonekönnendas nicht, weswegen am anderenendeder LeitungimPrinzipnurGeräuscheankommen. - Schlechte Verbindung führen zu schlechter Audio und Bildqualität, so dass kein Gesprächsfluss zustande kommt 12

13 Wenn das eigentliche Gespräch außerhalb der Kamera stattfindet und die Teilnehmer im Raum den Kollegen am anderen Ende der Leitung vergessen haben. Im Laufe der Zeit hat sich der Schwepunkt bei Videokonferenzen auch schon wieder weiterentwickelt. Warenfrüherdas Sehenund Hörendie wichtigstenkomponenten so wird nun die Nutzung gemeinsamer Inhalte immer wichtiger. AllenBeteiligten(Nutzer, Unternehmen, Videoherstellern) wirdimmerdeutlicher: Probleme mit der Distanz können nur gelöst werden wenn die physische Arbeitsumgebung die virtuelle Interaktion unterstützt. 13

14 1. Platzierung von Kamera und Mikrofonspielt große Rolle, nutzen Sie mehrere Bildschirme und ermöglichen Sie Bewegungsfreiheit im Blickfeld der Kamera 2. SchaffenSie Bereiche, die einenfließendenübergangzwischen Gruppenarbeitund Rückzug ermöglichen 3. Bewegungsfreiheit und unterschiedliche Körperhaltungen halten Mitarbeiter aktiv und engagiert. Stehhöhe motiviert zu Interaktion, Loungehöhe fördert informelle Gespräche 4. Ähnliche Umgebungen in allen Standorten die sowohl digitale als auch analoge Inhalte untersützen(e.g. Whiteboard) 5. Vertrauen innerhalb der Teams stärken durch Teambereiche mit Echtzeit- Videoverbindungen(Wurmlöcher) 6. Unterschiedliche Teamgrößen und unterschiedliche Arten von Videosystemen berücksichtigen. Große Gruppen haben andere Anforderungen als der Austausch zu zweit. 14

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19 Kommen wirnochmalzuden BeginnmeinesVortragsund demthemamobilität. Mobile Mitarbeiter sind ja mobil, weil sie den Großteil ihrer Arbeitszeit nicht am Arbeitsplatz verbringen. Es stellt sich die Frage, wie Mitarbeiter diese neue Freiheit für sich nutzen, und WO diese Arbeit dann stattfindet. Wer hat schon mal den Begriff Third Place gehört? First place = zuhause Second Place = Arbeitsplatz Third Place = das gemeinschaftliche Leben, mehr Interaktion mit anderen, über gesellschaftliche Grenzen hinweg, kreativer Austausch 19

20 Third places gibt es schon seit Jahrhunderten. Als Schlagwort bekannt gemacht hat sie Ray Oldenburg mitseinem1989 veröffentlichtenbuch The Great Good Place Früher dachte man Die Mitarbeiter sind produktiver je länger sie am Schreibtisch sitzen. Dannhat man erkannt, dassdie Produktivitätsteigt, wennman Menschen arbeitenlässt wo und wannsie wollen Die Technologiehat es jaermöglicht. Unternehmenentdeckennun immermehrden Third Place imbüro auchum Ihre Mitarbeiterzumotivieren, wiederzurückins Büro zukommen. Third places imprivatenbereichhabenunterschiedlichsteeigenschaften. Die wesentlichsten Vorzüge will man ganz gezielt im Büro nutzen: - Demokratiefördern man begenetsich in Third Places immerauf Augenhöheund kann mit anderen entprechend diskutieren - Freundschaften ausbilden - Stärkungfürden Geist - Sammelpunkt einen gemeinsamen, neutralen Platz zu haben, an dem man sich jederzeit einfinden kann Der Third Place ist Café oder Loungebereich, wo sich Kollegen in entspannter Atmoshpäre entspannen und informell austauschen können. 20

21 HiersehenwirunserealteCafeteriain Grand Rapids, Michigan, USA. Die Geschichte überdie EntwicklungdieserRäumlichkeitenhilftes uns, die Geschichte von Third Places imbürozuerzählen. Trotz ansprechender Gestaltung und Erfrischungen wurden Arbeitsprozesse oftmals nicht unterstützt: - kaum Ablageflächen - kaum WLAN/ Steckdosen - geringe Privatsphäre - unbequemes Mobiliar Während wirklich erfolgreiche Third Places unterschiedliche Raumangebote(je nach Stimmung und Aufgabe) bieten. Die Umgebung wird entsprechend bestimmter Aufgaben gestaltet ähnlich wie beim klassischen Arbeitsplatz auch: - Integrierte Technik, welche die Produktivität der Mitarbeiter unterstützt Technik schnell und einfach zugänglich(wlan, Steckdosen) - Gestaltungselementebeinflussendas Verhalten-Materialien, Dekoration, Musik, Beleuchtung, Möbel(Stehlounge), Gespräche oder Konzentration fördern - Gastfreundschaft(= Wertschätzung) wie wirdman begrüßt(eingangsbereich), stärkstes Signal an Mitarbeiter, dass das Unternehmen die Herausforderungen einer globalisierten Welt erkannt hat. - Dienstleistungsangebote(Erfrischungen, Snacks, hochwertiges Essen und Trinken) 21

22 Eine Aufnahme, die zur Mittagszeit gemacht wurde. Mitarbeiter gingen auswärts zum Essen und 22

23 teilweise auchzumarbeiten. Unser erstergedankewar die ungenutzteflächedembedarfanzupassenund den Bereich zu verkleinern. Zeitgleich stellten wir uns aber auch die Frage, ob wir diese Fläche nicht auch besser nutzen könnten. Aus einer einfachen Nutzfläche tatsächlich einen Knoten- und einen Anlaufpunkt im Unternehmen schaffen. Wo die Mitarbeiter gerne hin gehen. Hier nun ein paar Eindrücke was wir aus der gleichen Fläche gemacht haben. 23

24 Das neueworkcaféin Grand Rapids. Es isteinladend, vermitteltdie Dynamikdes Unternehmens und ist erste Verpflegungsstation für Mitarbeiter. 24

25 Es verfügt über buchbare und frei verfügbare Besprechungsmöglichkeiten 25

26 sowie einen direkten Zugang zum Außenbereich. 26

27 Außerhalb der Mahlzeiten wird das WorkCafé zu einem Treffpunkt und großem, offenen Besprechungsbereich. Das WorkCafé ist frei zugänglich für Familien unserer Kollegen. 27

28 HiersehenwirBesprechungsräume, teilweise mitvideokonferenzen. 28

29 Ruhige Bereiche für konzentriertes Arbeiten oder kurze Pausen. 29

30 Fazit: Technologien beschleunigen Innovationsgeschwindigkeit machen mehr Informationen ständig verfügbar und bieten eine bessere Entscheidungsgrundlage für schwierige Entscheidungen ermöglichen Mobilität Die zunehmende Mobilität führt zu mehr räumlich getrennten Teams. Diese Distanzen gilt es mit mit Räumen und Technologie zu überbrücken, die sich Menschen anpassen und so Teams zuungeahnterproduktivitätverhelfen. Wirsindsoziale und gesellige Wesen. Und Third Places schaffenumgebungen, die Menschen zusammenbringen und Geselligkeit fördern. 30

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