EAR - Essen auf Rädern

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1 EAR - Essen auf Rädern Softwarelösung für Pflegeeinrichtungen mit Menülieferservice und Anbieter von Tiefkühlkost mit Lieferservice NTConsult Informationssysteme GmbH Telefon:

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3 1 Willkommen Vielen Dank, dass Sie sich für unsere Lösung interessieren. Essen auf Rädern Kundenverwaltung, Verwaltung der Mitarbeiter und des Fuhrparks, Eingabe von Bestellungen, Ausdruck des Tourenplans, Faktura. Auf den folgenden Seiten möchten wir Ihnen einen detaillierten Einblick in unsere bestehende Softwarelösung geben. Selbstverständlich stehen wir für weitere Diskussionen und Fragen telefonisch zur Verfügung. Gerne zeigen wir Ihnen die Handhabung und die Besonderheiten unserer Lösung auch im Rahmen einer individuellen Produktpräsentation. Dabei können wir ganz gezielt auf Ihre speziellen Bedürfnisse oder Ihre Einsatzszenarien eingehen. Dies kann entweder nach Terminabsprache im Rahmen eines Vorortbesuchs erfolgen, oder besonders schnell und einfach mit einer individuellen Online-Livepräsentation über das Internet mit gleichzeitiger Telefonkonferenz. 3

4 2 Inhaltsverzeichnis Kapitel Kurzübersicht Was ist Essen auf Rädern? 5 Welche Zielgruppe hat die Softwarelösung? 5 Verfügbare Module 6 Welche Vorteile ergeben sich für Ihren Lieferservice 7 Basismodule Stammdaten Einrichtungsdaten 8 Interessentenverwaltung 8 Kundenverwaltung 9 Lieferantenverwaltung 9 Beschwerdenverwaltung 10 Leihgutverwaltung 10 Bestellungen Bestellung WE 11 Bestellung TK 11 Bestelldruck 12 Menüverwaltung 13 Tourenplanung Tourenverwaltung 14 Mitarbeiterverwaltung 15 Fuhrparkverwaltung 15 Rechnungswesen Rechnungsdruck 16 Kostenträgerverwaltung 16 Erweiterungsmodul Schnittstellen GV-Küchenmanager 17 Finanzbuchhaltungsschnittstelle 17 Systemvoraussetzungen 18 4

5 3 Kurzübersicht Was ist Essen auf Rädern? EAR ist eine Softwarelösung zur Verwaltung von Menübringdiensten, Kunden und Interessenten, Menüs, Kundenpräferenzen und Tourenplanung, Fakturierung sowie Reklamationsbearbeitung. Von der Kundenverwaltung, der Verwaltung des Personals und des Fuhrparks, der Eingabe von Bestellungen und des Ausdruckes von Faxbestellungen für die Lieferanten, bis hin zum Ausdruck von Tourenplänen sind alle Funktionen vorhanden, die Sie für Ihren Lieferservice benötigen. Die Anwendung ist eine Neuentwicklung des Jahres 2006 und basiert auf neuester.net-technologie und den aktuellen Microsoft-Standards. Sie wurde in enger Zusammenarbeit mit Lieferservice-Anbietern entwickelt. Welche Zielgruppe hat die Softwarelösung? Pflegeeinrichtungen mit Menülieferservice Anbieter von Tiefkühlkost mit Lieferservice 5

6 3 Kurzübersicht Verfügbare Module Standardmodul Erweiterungsmodul Basismodule >> Einrichtungsdaten >> Interessentenverwaltung >> Kundenverwaltung >> Lieferantenverwaltung >> Beschwerdenverwaltung >> Leihgutverwaltung Menüverwaltung >> Menüverwaltung pro Lieferant >> Speisenplanerstellung >> Verwaltung von TK-Waren Bestellung >> Täglich warmes Essen >> Tiefkühl-Wochenkartons >> Bestellung beim Lieferanten Tourenplanung >> Tourenplanung >> Mitarbeiterverwaltung >> Fuhrparkverwaltung Abrechnung >> Kostenträgerverwaltung >> Rechnungsübersicht Schnittstellen >> GV-Küchenmanager >> Finanzbuchhaltung - X - X 6

7 3 Kurzübersicht Welche Vorteile ergeben sich für Ihren Lieferservice? Mit Essen auf Rädern decken Sie den gesamten Ablauf Ihres Lieferservices ab. Ob Sie Ihre Menüs von einem externen Lieferanten erhalten oder selbst herstellen, Sie können alle Daten übersichtlich verwalten und Tourdaten auf Knopfdruck zum ausliefernden Fahrer senden. Vorteile für die Verwaltung Auflistung der Interessenten Übernahme der Interessenten als Kunden auf Knopfdruck Informative und übersichtliche Kundenverwaltung Verwaltung aller Lieferanten inkl. Angebotspalette Rechnungsdruck automatisch auf Kostenträger aufgeteilt Vorteile für die Bestellung Universelle, lieferantenunabhängige Bestellformulare und Speisenpläne Bezeichnungen der bestellten Menüs können zu Kontrollzwecken angezeigt werden Sowohl Warmes Essen als auch Tiefkühlkost kann schnell und einfach bestellt werden Vorteile für die Tourenplanung Automatische Tourenplanung mittels Basistouren und Bestellungen Lieferpausen werden automatisch berücksichtigt 7

8 4 Basismodule Stammdaten Einrichtungsdaten Mit diesem Modul erfassen und bearbeiten Sie die grundlegenden Einrichtungsdaten wie Adressen, Bankverbindungen, Lieferanten. Beim Generieren von Bestelllisten, Faxbestellungen und Rechnungen für Lieferanten und Kunden werden die erforderlichen Daten automatisch hinzugefügt. Damit ist eine sofortige Zeitersparnis, Kostenreduzierung und verbesserte Controllingmöglichkeiten gegeben. Interessentenverwaltung Die Interessentenverwaltung bietet die Möglichkeit Kontaktdaten zu hinterlegen, welche bei bestehendem Interesse ohne zusätzlichen Zeitaufwand als Kunden übernommen werden können. 8

9 4 Basismodule Kundenverwaltung Von hier aus erreichen Sie alle zum Kunden gehörenden Datenbereiche wie allgemeine Daten, Kontaktpersonen, Mitbewohner, noch anstehende Bestellungen, Kostenträger und Rechnungslegung, Lieferanten und Leihgüter. Zusätzlich können Lieferpausen und Tourbemerkungen eingegeben und automatisch in den Tourenplan übertragen werden. Lieferantenverwaltung In diesem Verwaltungsmodul können alle Lieferanten mit den jeweiligen Lieferantenartikeln angelegt werden. Um den Bestellvorgang zu erleichtern, wird das Artikelsortiment in Warmes Essen, Tiefkühlkost und Leihgüter unterteilt. Ein optionales Präfix, welches jeder Artikelnummer vorangestellt ist, vereinfacht die Bestellung. 9

10 4 Basismodule Beschwerdenverwaltung Alle eingegangenen Beanstandungen des Kunden über Falschlieferungen, Qualitäts- und Servicemängel können in der Beschwerdeverwaltung vermerkt, eventuelle Gutschriften hinterlegt und automatisch in die nächste Rechnung einbezogen werden. Leihgutverwaltung Bietet ein Lieferant Leihgüter wie Mikrowellen und Warmhaltegeräte zur Miete an, werden diese inklusive Seriennummer und Mengenangabe in der Leihgutverwaltung archiviert. Es ist so jederzeit möglich zu überprüfen, welche Geräte an welchen Kunden verliehen wurden und wie viele Leihgüter noch zur freien Verfügung stehen. 10

11 4 Basismodule Bestellungen Bei den Bestellungen wird zwischen WE- und TK Waren unterschieden. Bestellung WE - Warmes Essen Die Menüs (z.b. Menü A, B oder C) werden mittels eines vordefinierten Speisenplans dem jeweiligen Kunden zugeordnet. Vorausgegangene Bestellungen können automatisch als Folgebestellungen kopiert werden, wenn ein Kunde z.b. ständig Diabetikerkost erhält. Es können beliebig viele Menüs angelegt oder bei Änderungen durch Feiertage entfernt werden. Bestellung TK - Tiefkühlkost Bei der Bestellplanung von TK Waren werden Artikelnummern eingegeben. Die entsprechenden Menüs, Bezeichnungen und Beschreibungen werden automatisch angezeigt. Zusätzliche Komponenten wie Suppen, Desserts, Torten und Einzelbestellungen (Kartons mit fest vorgegebenen Inhalt) werden mit einer eigenen Artikelnummer ausgewiesen. 11

12 4 Basismodule Bestelldruck Nach erfolgter Bedarfsauflösung kann die Bestellung ausgedruckt und auf ein Fax gelegt oder direkt über einen entsprechenden Druckertreiber an den Lieferanten gefaxt werden. 12

13 4 Basismodule Menüverwaltung In der Menüverwaltung lassen sich die einzelnen Speisenangebote für Warmes Essen in Menüs A, B, C usw. definieren. Die Angebote können ständig wechseln, der Preis und die Menübezeichnungen bleiben jedoch immer bestehen. Im Eingabebereich für Tiefkühlkost werden die Lieferantenartikel mit Artikelnummern, Nährwertangaben und den entsprechenden Preisen hinterlegt. Verleihe Leihgutbestellungen des Kunden werden erfasst, wobei sich der Mietpreis automatisch durch den Mietzeitraum ermitteln lässt. 13

14 4 Basismodul Tourenplanung Tourenplanung Basistouren können zur automatischen Erstellung der Tagestouren angelegt werden. Der Rhythmus der Touren kann völlig frei definiert werden (Touren können an unterschiedlichen Tagen differieren oder nur an bestimmten Wochentagen gültig sein). Kunden ohne Bestellung werden dabei nicht berücksichtigt. 14

15 4 Basismodul Mitarbeiterverwaltung In der Mitarbeiterverwaltung können die allgemeinen Daten jedes einzelnen Mitarbeiters, sowie Abwesenheiten (z.b. Urlaubstage) hinterlegt werden. Jeder Mitarbeiter kann einer Tour zugeordnet werden. Fuhrparkverwaltung Fahrzeuge können mit den zugehörigen Daten wie Kennzeichen, TÜV, Ausfällen (Inspektion oder Fahrzeugschäden) hinterlegt und einer Tour zugeordnet werden. Mit einer Tour belegte Fahrzeuge werden in der Tourenplanung angezeigt. 15

16 4 Basismodule Abrechnung Rechnungsdruck Rechnungen werden automatisch generiert und auf die jeweiligen Kostenträger aufgeteilt und gedruckt. Kostenträger Kostenträger wie z. B. Sozialämter werden mit den dazu gehörigen Daten hinterlegt und dem jeweiligen Kunden zugeordnet. 16

17 5 Erweiterungsmodul Schnittstellen GV-Küchenmanager Übernahme vorhandener Speisepläne für die Auswahl Warmes Essen. Übergabe der Bestellungen und Liefer- /Sortierdaten für die Speisenproduktion, Verpackung und Ettiketierung. Finanzbuchhaltungsschnittstelle Essen auf Rädern lässt sich mit der bei Ihnen eingesetzten Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung über Schnittstellen koppeln. Meistens haben diese Schnittstellen einstellbare Optionen, über die die jeweilige Datenübernahme an die Bedürfnisse Ihrer Einrichtung angepasst werden kann. Über viele dieser Schnittstellen können sowohl Buchungen, als auch Debitordaten übergeben werden. Neue Buchhaltungsschnittstellen bauen wir Ihnen jederzeit gern ein. 17

18 5 Systemvorausetzungen Technische Daten Netzwerk- und multiuserfähig - CITRIX- und MS Terminalserver-Unterstützung im Standardleistungsumfang enthalten - Bereits im Standardumfang kann als Datenbank alternativ MS ACCESS oder der MS SQL-Server eingesetzt werden - Visual Basic 32Bit Nativecode MSDE und ACCESS 2000 Runtime im Lieferumfang enthalten - PDF - Onlinedokumentation - Online Support mit PC-Anywhere via ISDN Punkt zu Punkt Verbindung oder ISDN/ DSL-TCP/IP Verbindung alternativ mit dem Freewaretool VNC via ISDN/DSL-TCP/IP Verbindung möglich. Client-System: Lokale Installation mit Zugriff auf einen Datenbankserver Betriebssystem: CPU: Arbeitsspeicher: Freier Festplattenspeicher: Bildschirmauflösung: Netzwerkkarte: Mindestvoraussetzung Windows 2000 Service Pack MHz 256 MB 50 MB 1024 x 768 Pixel 10 MBit/s Empfohlene Ausstattung Windows XP Service Pack 1 1,7 GHz 512 MB 50 MB 1024 x 768 Pixel 100 MBit/s Standalone-System: Lokale Installation auf nur einem Rechner, Datenbank liegt ebenfalls lokal Betriebssystem: CPU: Arbeitsspeicher: Freier Festplattenspeicher: Datenbanksystem: Bildschirmauflösung: Mindestvoraussetzung Windows 2000 Service Pack MHz 256 MB 50 MB Programm ca. 200 MB Daten pro Jahr Microsoft Access 2000 oder Microsoft SQL Server x 768 Pixel Empfohlene Ausstattung Windows XP Service Pack 1 1,3 GHz 512 MB 50 MB Programm ca. 200 MB Daten pro Jahr Microsoft Access 2000 oder Microsoft SQL Server x 768 Pixel Server-System: Datenquelle für die einzelnen Clients Betriebssystem: CPU: Arbeitsspeicher: Freier Festplattenspeicher: Datenbanksystem: Netzwerkkarte Mindestvoraussetzung Windows Server 2000 Standard 2,0 GHz 1024 MB 200 MB Daten pro Jahr Microsoft Access 2000 oder Microsoft SQL Server MBit/s Empfohlene Ausstattung Windows Server 2003 Standard 3,0 GHz 2048 MB 200 MB Daten pro Jahr Microsoft Access 2000 oder Microsoft SQL Server MBit/s Fernwartung: Um Sie bei der Arbeit unterstützen zu können Internetverbindung: Fernwartungs-Tools: Mindestvoraussetzung Empfohlene Ausstattung ISDN DSL Remotedesktop (in Windows XP enthalten, für Windows 2000 kostenlos als Download verfügbar) RealVNC PC Anywhere VPN-Clients nach Absprache 18

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20 NTConsult Informationssysteme GmbH Lanterstraße Dinslaken Telefon: Telefax: Internet:

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