White Paper IT-Dienstleistungen. im öffentlichen Sektor

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1 White Paper IT-Dienstleistungen im öffentlichen Sektor

2 Copyrights and Trademarks Copyright 2013 arvato Systems, An der Autobahn 200, Gütersloh, Deutschland. Alle Rechte vorbehalten. Der Inhalt dieses Dokuments ist Eigentum von arvato Systems. Es darf ohne schriftliche Genehmigung von arvato Systems weder ganz noch in Ausschnitten dupliziert, an Dritte weitergegeben oder veröffentlicht werden. Version: Seite 2 von 9

3 Inhaltsverzeichnis 1 Öffentlicher Sektor vor großen IT-Herausforderungen Trend zum IT-Vergabe in der öffentlichen Verwaltung Die Auswahl des richtigen Partners Datensicherheit ist das Kernthema Aktuelle IT-Trends beeinflussen öffentlichen Sektor Aktuelles Thema: Energieeffizienz arvato Systems Partner für den öffentlichen Sektor... 9 Version: Seite 3 von 9

4 1 Öffentlicher Sektor vor großen IT-Herausforderungen Auch in der öffentlichen Verwaltung und im Gesundheitswesen ist die Sicherstellung von Effizienz und Effektivität ohne die moderne Informationstechnologie schlichtweg nicht mehr denkbar. Viele Behörden sind mittlerweile voll und ganz auf leistungsfähige und hochverfügbare IT-Systeme angewiesen. Die Bedeutung der IT in der öffentlichen Verwaltung und im Gesundheitswesen wird weiter zunehmen. Mit der weiter wachsenden Internetaffinität der Bürger steigen auch deren Erwartungen an Services im E-Government-Bereich. Die vielbeschworene Generation Y die Jahrgänge 1981 bis 2000 wird laut Prof. Dr. Kring von der ADG Business School der Steinbeis-Hochschule Berlin auch als Internet- Generation bezeichnet 1. Keine Generation vorher sei in so enger Verbindung mit modernen Technologien aufgewachsen. Diese demographischen Entwicklungen haben, neben den deutlichen Effizienzeffekten auch bei der Verabschiedung des E-Government-Gesetzes 2 eine Rolle gespielt, das am 1. August 2013 in Kraft getreten ist. Das Gesetz dient dem Ziel, die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung zu erleichtern und Bund, Ländern sowie Kommunen zu ermöglichen, einfachere, nutzerfreundlichere und effizientere elektronische Verwaltungsdienste anzubieten. Dieses Gesetz nimmt die Behörden und Kommunen unter anderem in die Pflicht, die technologischen Voraussetzungen für zeit- und ortsunabhängige Verwaltungsdienste zu schaffen. Einige Kernpunkte des E-Government-Gesetzes sind: Verpflichtung der Verwaltung zur Eröffnung eines elektronischen Kanals Grundsätze der elektronischen Aktenführung und des ersetzenden Scannens Erleichterung der Erbringung elektronischer Nachweise Erleichterung der elektronischen Bezahlung in Verwaltungsverfahren Erfüllung von Publikationspflichten durch elektronische Amtsblätter Verpflichtung zur Dokumentation und Analyse von Prozessen Bereitstellung maschinenlesbarer Datenbestände durch die Verwaltung (Open Data) Die Umsetzung des Gesetzes ist für die öffentliche Verwaltung und das Gesundheitswesen eine Herausforderung. Die Gründe hierfür liegen unter anderem in den steigenden Anforderungen nach mehr Prozesstransparenz, höchsten Ansprüchen an die Datensicherheit und dem beständig wachsenden Datenvolumen. Dazu kommt die angespannte Situation der öffentlichen Haushalte. Diese wird sich durch die gesetzlich vorgeschriebene Schuldenbremse so ist für die Länder die Nettokreditaufnahme ab 2020 ganz verboten 3 weiter zuspitzen. 1 Generation Y Anforderung an Personal- und Organisationsentwicklung, Prof. Dr. Thorn Kring, ADG Business School an der Steinbeis-Hochschule Berlin 2 Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften vom Die Schuldenbremse des Grundgesetzes, wissenschaftlicher Dienst des deutschen Bundestages Version: Seite 4 von 9

5 2 Trend zur IT-Vergabe in der öffentlichen Verwaltung In der Industrie wurde allein durch den wettbewerbsbedingten Effizienzzwang schon früh damit begonnen, Aufgaben, die nicht zum Kerngeschäft des Unternehmens gehören, extern zu vergeben. Nach einer anfänglich eher skeptischen Einstellung Gründe hierfür waren insbesondere Fragen in Bezug auf die Datensicherheit sowie etwa der beim betreffenden Dienstleister verfügbaren Ressourcen findet die Verlagerung von IT-Leistungen auch im öffentlichen Sektor und im Gesundheitswesen immer mehr Anwendung. Es hilft auch, der Kosten- und Personalsituation Herr zu werden. Das Ziel dabei ist, sichere und preiswertere IT-Leistungen mit höherer Qualität zu beziehen. Ebenso wichtig ist es, von der Innovationskraft, Erfahrung und Stärke des Partners zu profitieren. Abbildung 1: Leitstand 3 Die Auswahl des richtigen Partners Bei der Auswahl des richtigen IT-Dienstleistungspartners müssen Aspekte wie Know-how und Innovationsfähigkeit, die Sicherung der gewünschten Qualität und die Verfügbarkeit der nötigen personellen und technischen Ressourcen berücksichtigt werden. Der Partner sollte aus Gründen der hohen datenschutzrechtlichen Anforderungen die Datenverarbeitung in Deutschland vornehmen. Er muss neben der Einhaltung hoher Sicherheitsanforderungen, inklusive der Datenhaltung in deutschen Rechenzentren, eine hohe Servicequalität, schnelle und flexible Entscheidungskompetenz sowie Nachhaltigkeit und Energieeffizienz gewährleisten. Und natürlich zielt die Zusammenarbeit auf Seiten des Auftraggebers auf eine deutliche Entlastung in finanzieller und personeller Hinsicht. Öffentliche Verwaltungen und das Gesundheitswesen unterliegen zahlreichen gesetzlichen Regelungen und stehen im Blickpunkt des öffentlichen Interesses. Diese Charakteristika erfordern einen Partner, der die Ziele öffentlicher Einrichtungen kennt, versteht und bereits auf einen umfassenden Erfahrungsschatz zurückgreifen kann. Besonders wichtig ist eine partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe und ein fortlaufender bilateraler Austausch nur so ist die bedarfsgerechte Anpassung der Leistungen, die Entwicklung neuer Services und die Umsetzung aktueller Trends möglich. Version: Seite 5 von 9

6 4 Datensicherheit ist das Kernthema Sowohl die öffentliche Verwaltung als auch das Gesundheitswesen handhaben und speichern hochsensible, persönliche Daten von Bürgern, Kunden und Patienten. Damit gehen besondere gesetzliche Anforderungen in Sachen Datenschutz und Datensicherheit einher. Gleichzeitig führen IT-Trends wie Cloud Computing, Social Media, Big Data sowie die nahezu grenzenlose Mobilität zu einer deutlichen Verschärfung der Sicherheitslage. Das Thema Datensicherheit und Datenschutz muss daher für jeden IT-Dienstleistungspartner höchste Priorität haben. Eine grundlegende Entscheidung ist der Betrieb der Rechenzentren und die Datenverarbeitung ausschließlich in Deutschland. Unternehmen mit einer deutschen Muttergesellschaft sind in der Lage, Daten in höchstem Maße zu schützen. Die Rechenzentren von arvato Systems befinden sich in geografisch unkritischen Zonen und gehören zu den sichersten und modernsten in Deutschland. Innovative Sicherheitstechnik in gesicherten Räumen mit effektiver Klimatechnik und redundanter Stromversorgung, Zutrittskontrollen, Systeme zur Früherkennung von Bränden sowie qualifiziertes Personal sind die Stärken der arvato Systems-Rechenzentren. Das Sicherheitsmanagement ist zertifiziert gemäß ISO / IEC Abbildung 2: Links eine Vereinzelungsschleuse für die Zugangskontrolle, rechts ein Notstromdiesel Expertenteam gewährleistet Sicherheit der Daten Neben der physischen Sicherheit gewährleistet ein Expertenteam für IT-Sicherheit auch die digitale Sicherheit der Daten. Abgedeckt werden insbesondere: IT Network Security (Firewall, Intrusion Prevention Systems, Web Security, Network Access Control, Private Service Area) Data Security (SecurID-Cards, USB Security Token für Verschlüsselung, Authentifizierung und Signatur) Compliance Management (Logging Service, Vulnerability Management) End Point Security (Lokale Virenscanner, Festplatten- und USB-Verschlüsselung, Mobile Device Management) Version: Seite 6 von 9

7 5 Aktuelle IT-Trends beeinflussen öffentlichen Sektor Auch die öffentliche Verwaltung und das Gesundheitswesen werden in immer schnellerer Folge mit neuen IT-Entwicklungen konfrontiert. Es ist im Einzelfall jeweils zu prüfen, welchen Nutzen diese Trends erschließen und inwieweit diese abzubilden sind. Auch im Hinblick auf die aktuellen und zukünftigen Trends muss ein IT-Dienstleistungspartner über die Leistungsfähigkeit und die Flexibilität verfügen, das nötige Know-how kurzfristig aufzubauen, um den Auftraggeber kompetent beraten und die entsprechenden Services bei Bedarf anbieten zu können. BYOD-Trend erfordert klare Mobile Security-Strategie Ein aktueller Trend ist beispielsweise Bring your own device, kurz BYOD, also der Wunsch der Beschäftigten, ihre eigenen Geräte innerhalb der IT am Arbeitsplatz zu nutzen. Man kann diesem Trend skeptisch bis kritisch gegenüberstehen, wird sich ihm aber auch im Hinblick auf die Attraktivität als Arbeitgeber kaum entziehen können. Eine klare Mobile Security-Strategie stellt sicher, dass gesetzliche und dienststellenspezifische Vorgaben, etwa zu Datenschutz und Compliance, eingehalten werden können. Neben der Verschlüsselung von Inhalten für die sichere Datenübertragung muss geregelt sein, wer, was und wann mit welchem Gerät im Netzwerk ausführen darf. arvato Systems unterstützt seine Kunden bei der Definition und Umsetzung von Mobile Security-Richtlinien neben kompetenter IT-bezogener Beratung auch mit der Bereitstellung eines leistungsfähigen Services für das Management mobiler Endgeräte. Big Data schafft Basis für sichere Entscheidungen Alle Sicherheitsaspekte erlangen im Lichte eines weiteren Trends noch höhere Bedeutung Big Data. Laut Steve Janata, Senior Advisor bei der Experton Group, zählt Big Data zu den wachstumsstärksten Segmenten des gesamten IT-Marktes 4. Die Analyse der über verschiedenste Geräte oder Applikationen erfassten Daten schafft die Grundlage für zukunftssichere Entscheidungen. Will die öffentliche Verwaltung Daten, wie etwa Energieverbrauchsdaten aus smarten Messgeräten, Verkehrsdaten oder Geodaten für Planungszwecke, nicht nur speichern, sondern auch analysieren und nutzen, wird sie unweigerlich auf den Big Data-Trend aufspringen müssen. Als Systemintegrator unterstützt arvato Systems die öffentliche Verwaltung und das Gesundheitswesen bei der Entwicklung und Umsetzung von Big Data-Strategien. Dabei profitieren die Auftraggeber von der umfassenden Erfahrung in der Abbildung von Prozessen mit den Mitteln modernster Informationstechnologie. 4 Pressemeldung der Experton Group vom Licht ins Dunkel erste Marktprognosen der Experton Group zu Big Data Version: Seite 7 von 9

8 Cloud Computing sorgt für höchste Flexibilität und Skalierbarkeit Der Mega-Trend schlechthin ist das Cloud Computing erweisen sich neue Entwicklungen in der IT häufig als Strohfeuer, so ist Cloud Computing ein stabiler Trend und etabliert sich zunehmend. Auch in der öffentlichen Verwaltung und im Gesundheitswesen wird Cloud Computing bereits umfänglich genutzt. Laut der aktuellen Studie Cloud Computing Evolution in der Wolke der Beratungsgesellschaft PricewaterhouseCoopers bezogen im Jahre 2010 bereits 39 Prozent der öffentlichen Stellen Cloud Services. Im Jahre 2013 soll dieser Wert, so die Erwartung der Experten, auf 50 Prozent steigen 5. Die Vorteile von Cloud Computing liegen auf der Hand. Cloud-Lösungen sind flexibel die Bereitstellung der Services über das Internet in der benötigten Quantität und Qualität sowie die nutzungsgerechte Abrechnung, bieten ein Höchstmaß an Skalierbarkeit. Cloud-Services werden in der Regel in einem Mietmodell bereitgestellt. Die Abrechnung erfolgt regelmäßig nicht fix über die Vertragslaufzeit, sondern orientiert sich zum Beispiel flexibel am Nutzungsgrad. Ebenso interessant sind Abonnementangebote, bei denen Anwender auf monatlicher Basis frei an- oder abgemeldet werden können. Damit passen sich Cloud-Lösungen und die Kosten für deren Bereitstellung an sich verändernde Anforderungen an. Cloud-Services werden über das Internet oder direkte Verbindungen bereitgestellt. Damit stellt sich auch die Frage der Vertraulichkeit, des Datenschutzes sowie der Datensicherheit; darüber hinaus ist die Erfüllung der Compliance-Vorschriften der Kunden von zentraler Bedeutung. Daher gilt bei arvato Systems eine Reihe von Leitprinzipien für die öffentliche Hand wie unter anderem: Konzentration zunächst auf die sogenannte Private Cloud. Die Cloud-Lösungen werden in deutschen, nach dem internationalen Sicherheitsstandard ISO/IEC zertifizierten Rechenzentren betrieben. Abbildung 3: Zertifikate 5 Studie Evolution in der Wolke von PricewaterhouseCoopers veröffentlicht im März 2013 Version: Seite 8 von 9

9 6 Aktuelles Thema: Energieeffizienz Jeder Nutzer umfassender IT-Installationen muss sich heute Fragen der Energieeffizienz stellen das gilt natürlich auch für die öffentliche Verwaltung und im Gesundheitswesen. arvato Systems denkt in Sachen Energieeffizienz ganzheitlich. So wurde durch neueste Technologieund Gebäudetechnik eine Reihe von Maßnahmen realisiert, die zu deutlich niedrigerem CO 2 -Ausstoß und Stromverbrauch geführt haben. Beispiele sind die Nutzung der Abwärme für die Heizung von qm Bürofläche sowie die Implementierung einer speziellen Kühlung, über die 1,3 MWh Strom eingespart werden das entspricht dem Bedarf von etwa 260 Haushalten/p.a. Die Erfolge dieser Anstrengungen wurden mit einer Reihe von Auszeichnungen wie etwa dem Green IT Best Practice Award 2010 gewürdigt. Im Rahmen des Datacenter Star Audits des eco Verbandes der Deutschen Internetwirtschaft wurde das arvato Systems-Rechenzentrum nach neuen anspruchsvolleren Kriterien mit vier Sternen für die Betriebssicherheit und einem zusätzlichen grünen Stern für die Energieeffizienz ausgezeichnet. 7 arvato Systems Partner für den öffentlichen Sektor arvato Systems ist für öffentliche Institutionen, Behörden und im Gesundheitswesen bereits seit vielen Jahren ein Partner, der die individuellen und strategischen Ziele versteht und sie mit den passenden Lösungen unterstützt. Das Unternehmen betreibt eigene Rechenzentren und Netzwerke in Deutschland und ist in der Lage, unter anderem Private Cloud und SaaS Lösungen mit hoher Performanz und Sicherheit anzubieten. Seit Jahren verleihen Firmen wie Microsoft oder SAP dem Unternehmen Partnerauszeichnungen für erfolgreiche Kundenprojekte. Die langjährige Erfahrung als Dienstleister und Berater wird mit dem tiefen Verständnis öffentlicher Aufgaben und Herausforderungen kombiniert. Das Tochterunternehmen der traditionsreichen Bertelsmann SE & Co. KGaA berät bei der Analyse und der Planung und hilft, leistungsfähigere Prozesse und IT-Lösungen zu realisieren und in bestehende Systemlandschaften zu integrieren. arvato Systems zeichnet sich als verantwortungsvoller Partner aus, der für seine Kunden das Management und die Entwicklung von IT-Anwendungen und zugleich die IT-Infrastrukturen betreibt. Das reduziert den internen IT-Aufwand erheblich und schafft einen echten Mehrwert. Informieren Sie sich auf Ansprechpartner: Jan Wemmel jan.wemmel@bertelsmann.de Version: Seite 9 von 9