Datenschutz im Personalmanagement 2013 Gemeinschaftsstudie

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1 Datenschutz im Personalmanagement 2013 Gemeinschaftsstudie CONSULT

2 Impressum Herausgeber: Bitkom Servicegesellschaft mbh Albrechtstraße Berlin-Mitte Tel.: Fax: Ansprechpartner: Lars Kripko Tel.: Studien-Team: Anja Olsok (Bitkom Servicegesellschaft mbh) Lars Kripko (Bitkom Servicegesellschaft mbh) Horst-Dieter Bruhn (Kienbaum Management Consultants GmbH) Dr. Johannes Kirch (Kienbaum Management Consultants GmbH) Gestaltung/Layout: Design Bureau kokliko / Martin Flemming (Studio 2o46) Titelbild: violetkaipa Fotolia.com Copyright: Bitkom Servicegesellschaft mbh 2013 Diese Publikation stellt eine allgemeine, unverbindliche Information dar. Die Inhalte spiegeln die Auffassung der Bitkom Servicegesellschaft mbh zum Zeitpunkt der Veröffentlichung wider. Obwohl die Informationen mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, besteht kein Anspruch auf sachliche Richtigkeit, Vollständigkeit und/oder Aktualität, insbesondere kann diese Publikation nicht den besonderen Umständen des Einzelfalles Rechnung tragen. Eine Verwendung liegt daher in der eigenen Verantwortung des Lesers. Jegliche Haftung wird ausgeschlossen. Alle Rechte, auch der auszugsweisen Vervielfältigung, liegen bei der Bitkom Servicegesellschaft mbh.

3 Datenschutz im Personalmanagement 2013 Inhaltsverzeichnis Zusammenfassung 4 Einführung 6 Warum diese Studie? 6 Wer steht hinter dieser Studie? 6 Wer antwortete in dieser Studie? 6 Detaillierter Ergebnisbericht 8 Bedeutung von Datenschutz im Personalmanagement 8 Vereinbarungen zum Rechtsrahmen 10 Risikomanagement im Datenschutz 13 Beeinflussende gesellschaftliche Entwicklungen 18 Beeinflussende IT-Trends 19 Rekrutierung und Datenschutz 21 Impulsabfrage 23 CONSULT 3

4 Zusammenfassung Der Datenschutz gewinnt vor dem Hintergrund des Wandels zum vernetzten Unternehmen mit global ausgelagerten Daten an Bedeutung. Unsere Studie kann vor diesem Hintergrund nachweisen, dass aus den Entwicklungen der IT-Technologien heraus ein zunehmendes Konfliktpotenzial erwächst, wenn Unternehmen diese Möglichkeiten in ihrem Personalmanagement ausschöpfen. Es herrscht jedoch eine sehr hoch ausgeprägte Konsensorientierung zwischen Personalmanagement, Datenschutzbeauftragten und Betriebsrat. Sowohl Personalmanager als auch die Datenschutzbeauftragten stellen dem Personalmanagement für dessen Anstrengungen zum Datenschutz ein gutes Zeugnis aus. HR-Manager sind für die Belange des Datenschutzes sehr sensibel. Dies weniger vor dem Hintergrund einer ausgeprägten eigenen Überzeugung als vielmehr vor einem stark beeinflussenden Bedrohungsszenario. Die Angst vor einer Gefährdung der Arbeitgebermarke steht im Vordergrund aller Bemühungen. Aber auch der Respekt vor den Aufsichtsbehörden und befürchtete negative Auswirkungen auf die Zusammenarbeit mit den Partnern der Mitbestimmung rangieren im Bedrohungskontext sehr hoch. Das insgesamt verunsichernd wirkende Bedrohungsszenario erklärt sicherlich die auffallend hohe Forderung nach einer Qualifizierung des Personalmanagements in Datenschutzfragen. Die Datenschutzbeauftragten sehen sich in ihrer Funktion durch Personaler sehr gut unterstützt. Entsprechend erheben diese die Forderung nach besserer Qualifizierung seltener als die Betriebsräte. Einen erheblichen Qualifizierungsbedarf sieht unsere Studie bei den Betriebsräten. Die Präsenz in sozialen Netzwerken, aber auch die Nutzung von Personalsoftware, deren Daten im Rahmen von Cloud-Computing * gespeichert werden, lässt Personalmanager wie Datenschützer von einer zunehmenden Relevanz des Themas ausgehen. Besonders kritisch beäugt werden diese Trends durch Betriebsräte. Bemängelt wird von allen Befragten die Unterstützung durch die IT-Dienstleister. Diesen wird ein schlechtes Zeugnis ausgestellt wenn es zu bewerten gilt, wie gut Datenschutzbeauftragte bei ihrer Arbeit unterstützt werden. Konzern-Personalmanager stehen zunehmend vor der Herausforderung, Mitarbeiterdaten über verschiedene Unternehmenseinheiten und Ländergrenzen hinweg einheitlich und möglichst zentralisiert zu erheben und zu verarbeiten. Aufgrund der fehlenden gesetzlichen Erlaubnis lässt sich dementsprechend eine hohe Regelungsdichte mit dem Sprecherausschuss der leitenden Angestellten sowie den Betriebs- und Personalräten feststellen. Die Datenschutzbeauftragten wenden deutlich weniger Arbeitszeit für den Datenschutz auf, als das bisher von Aufsichtsbehörden und Berufsvertretern proklamiert wurde. Dieser Zeitaufwand reicht offenbar für die Gestaltung der Regelwerke überwiegend aus. Nicht nachweisen lässt sich jedoch, dass es einen Zusammenhang gibt zwischen der Freistellung des Datenschutzbeauftragten und der Qualität der gelebten Datenschutzpraxis. Generell zeigt sich, dass die Kontrolle der gelebten Praxis in den Unternehmen zu kurz kommt. Der Reifegrad der vorhandenen Regelungen wird als gut bezeichnet, die tatsächlich gelebte Praxis aber als abweichend und zu wenig kontrolliert wahrgenommen. *»Cloud-Computing ist ein Modell, das es erlaubt, bei Bedarf, jederzeit und überall bequem über ein Netz auf einen geteilten Pool von konfigurierbaren Rechnerressourcen (z. B. Netze, Server, Speichersysteme, Anwendungen und Dienste) zuzugreifen, die schnell und mit minimalem Managementaufwand oder geringer Serviceprovider-Interaktion zur Verfügung gestellt werden können.«(bsi frei nach NIST und ENISA https://www.bsi.bund.de/de/themen/cloudcomputing/grundlagen/grundlagen_node.html) 4

5 Datenschutz im Personalmanagement 2013 Immer noch jeder fünfte Personalmanager erlebt den Datenschutz als Innovationshemmnis, ebenso viele Befragte geben an, dass dem Datenschutz ein zu großer Stellenwert beigemessen werde. Trotz dieser persönlichen Vorbehalte aber agieren die Personalmanager in ihrer professionellen Rolle sensibel, streben nach einvernehmlichen Regelungen mit den Interessengruppen im Unternehmen und leisten ihren Beitrag zum sicheren Umgang mit den ihnen anvertrauten Daten. Wo Spezialkenntnisse fehlen, wird dies im Zusammenwirken mit Datenschutzbeauftragtem, IT-Abteilung und auch Arbeitnehmervertretern wettgemacht. CONSULT 5

6 Einführung Warum diese Studie? Vor genau einem Jahr hatten wir danach gefragt, wie fit deutsche Personalmanager im Datenschutz sind. Mit dem Ergebnis, dass es im Personalmanagement trotz teilweise erheblicher Nachholbedarfe insgesamt gut steht um den Schutz personenbezogener Daten. Wir hatten jedoch festgestellt, dass die rasante Entwicklung von Internettechnologien (z. B. in den sozialen Netzwerken) und allgemein in der ITK-Branche (z. B. bei Smartphones oder Cloud-Computing) zu einer Verunsicherung bei Personalmanagern führt. Handlungsfelder für das Personalmanagement erkundet und Orientierungshilfen gegeben, um der ermittelten Bedeutung des Datenschutzes auch künftig gerecht zu werden. Zudem war es unser Anliegen herauszufinden, an welchen Stellen sich Konflikte entzünden und wie es um die Kooperation zwischen Datenschutzbeauftragten, Arbeitnehmervertretungen, IT und Human Resources bestellt ist. Wer steht hinter dieser Studie? Zwischenzeitlich wurde die Novelle für den Beschäftigtendatenschutz von politischer Seite vertagt. Klarheit für die handelnden Akteure im Personalmanagement konnte dadurch nicht hergestellt werden. Auch werden die Folgen des demografischen Wandels zunehmend in den Unternehmen spürbar. Sehr viele Personalmanager begegnen der Verknappung Studien rechnen bis 2020 mit einem kumulierten Bedarf an qualifizierten Fachkräften von 1,4 Millionen mit Instrumenten, die einen deutlichen Zuwachs personenbezogener Daten vermuten lassen. Darunter fallen sehr viele Daten, die zu Profilen verdichtet werden können und dergestalt eine Verbesserung oder Vereinfachung im Personalauswahl-Prozess versprechen. Entsprechende Softwarelösungen (z. B. für das sogenannte Talent Management) halten Einzug selbst in mittlere und kleine Organisationen aus Privatwirtschaft und öffentlichem Bereich. Wir haben diese Studie 2013 erneut aufgelegt, um die allseits angenommene zunehmende Bedeutung datenschutzrechtlicher Themen in zentralen personalwirtschaftlichen Prozessen und den Umgang mit personenbezogenen Daten im Personalmanagement differenzierter zu beleuchten. Unser Ziel war es, den Grad der Sensibilisierung sowie den Status vorhandener Regelungen und Maßnahmen nicht nur bei den handelnden Akteuren des Personalmanagements, sondern auch auf Seiten der Datenschutzbeauftragten zu identifizieren. Damit werden Die Bitkom Servicegesellschaft als ein bedeutender Anbieter von Consulting-Dienstleistungen im Bereich Datenschutz und Kienbaum Management Consultants als Deutschlands führende HR-Management-Beratung haben im März 2013 gemeinsam eine branchenübergreifende Befragung von Geschäftsführern, Datenschutzbeauftragten und Personalverantwortlichen deutscher Unternehmen durchgeführt. Motivation war für die zwei Partner bei der Studie insbesondere die Beantwortung der Frage, wie der Datenschutz heute in den Personalabteilungen nicht nur organisiert, sondern auch konkret gelebt wird und ob es Entwicklungen gibt, von denen andere Organisationen lernen können. Wer antwortete in dieser Studie? Die Einladungen für die Studie richteten sich an Funktionsträger in deutschen Unternehmen unterschiedlicher Größe, die verschiedene Rollen im Rahmen des Datenschutzes im Personalmanagement innehaben. Knapp die Hälfte der Studienteilnehmer rekrutiert sich aus dem HR- Bereich, 24 % der Teilnehmer sind Datenschutzbeauftragte, außerdem nahmen Geschäftsführer, Betriebsräte sowie IT an der Studie teil. Die Funktion hängt dabei nicht von der Unternehmensgröße ab, die einzige Ausnahme bilden hier die Geschäftsführer, welche nachvollziehbarerweise hauptsächlich aus kleineren Unternehmen stammen. 6

7 Datenschutz im Personalmanagement 2013 Die vorliegende Studie verdeutlicht somit im Wesentlichen die Sichtweisen von HR und Datenschutzbeauftragten, wobei in Einzelaspekten verstärkt auf die Aussagen der sonstigen befragten Funktionsträger im Datenschutz eingegangen wird. In Verbindung mit der Branchenverteilung zeigt sich, dass Produktionsunternehmen eine eher hohe Mitarbeiterzahl aufweisen 1, während Dienstleistungsunternehmen eher kleiner 2 ausfallen. Erneut ergibt sich hieraus ein für Deutschland realistisches, repräsentatives Bild. HR 56% 12% 24% 5% 3% IT Betriebsrat/ Personalrat Datenschutzbeauftragter Dienstleistungen Finanzen 34% 7% 10% 8% 20% 16% 5% Public ITK und neue Medien Sonstige Geschäftsführung Handel/Vertrieb Produktion Abbildung 1: Rolle der Teilnehmer im Rahmen des Datenschutzes im Personalmanagement Abbildung 2: Branchenverteilung Die für die Auswertung relevante Stichprobe setzt sich aus 251 deutschen Unternehmen und Organisationen zusammen. Erwartungsgemäß ist die Dienstleistungsbranche mit 34 % am stärksten vertreten, noch vor den Produktionsbetrieben mit 20 %. Die Branche ITK/neue Medien ist mit 16 % nicht überrepräsentiert, so dass von einer repräsentativen Branchenverteilung ausgegangen werden kann, welche ein realistisches Bild zeichnet. Unter der Kategorie»Sonstige«haben sich beispielsweise Unternehmens- oder Rechtsberatungen sowie Verlage eingeordnet. > % 7% 4% % 13% 28% 25% % < Bei der Betrachtung der Stichprobe anhand der Mitarbeiteranzahl zeigt sich, dass alle relevanten Unternehmensgrößen vertreten sind. Der für ähnliche Befragungen typische Schwerpunkt liegt auf kleinen und mittelständischen Unternehmen hier mit einer kleinen»delle«bei Organisationen von 250 bis 499 Mitarbeitern. Abbildung 3: Mitarbeiteranzahl der befragten Unternehmen CONSULT 7

8 Detaillierter Ergebnisbericht Bedeutung von Datenschutz im Personalmanagement Um sich dem weiteren Thema der Bedeutung des Datenschutzes in der Personalmanagement-Praxis der befragten Unternehmen zu nähern, haben wir die für Datenschutzthemen reservierte prozentuale Arbeitszeit der Datenschutzbeauftragen in den Unternehmen abgefragt. Diese Fragestellung ist ein in Branchenkreisen oft diskutiertes Rätsel. Über alle Unternehmensgrößen hinweg ist der Datenschutzbeauftragte zu 37 % seiner Arbeitszeit für Datenschutzaufgaben eingeplant. Auffällig, jedoch im Rahmen der Erwartungen, ist außerdem, dass der Datenschutzbeauftragte mit zunehmender Unternehmensgröße mehr Arbeitszeit für den Datenschutz aufbringt, in großen Unternehmen nahezu Vollzeit. Die festgestellten Werte liegen deutlich unter den bisher von Aufsichtsbehörden und Interessenvertretern der Datenschutzbeauftragten als angemessen bzw. üblich proklamierten Zeitaufwänden. Die Prüfung der Stichprobe ergab, dass die an dieser Studie teilnehmenden Datenschutzbeauftragten über die verschiedenen Arbeitszeiten etwa gleichverteilt sind, so dass eine Verfälschung der Stichprobe ausgeschlossen werden kann. Allgemein kann man davon ausgehen, dass mit steigenden Anteilen der Arbeitszeit für datenschutz-relevante Themen auch das Bewusstsein für diese Themen im Unternehmen vorhanden ist und die Professionalisierung zunimmt. Diese These werden wir in den folgenden Kapiteln an geeigneter Stelle wieder aufgreifen und prüfen. Generell herrscht in den Unternehmen eine auffallende Sensibilität für den Datenschutz. Mehr als die Hälfte der Studienteilnehmer schreibt dem Datenschutz gegenwärtig eine eher hohe Bedeutung zu, während für nur knapp 15 % der Datenschutz eine eher geringe Bedeutung einnimmt. Auffällig ist die Einschätzung der Studienteilnehmer zur zukünftigen Bedeutung des Datenschutzes: Eindrucksvoll zeigt sich, dass die Relevanz des Themas künftig weiter steigen wird: Knapp 70 % schreiben dem Datenschutz zukünftig höhere Bedeutung zu < > Abbildung 4: Reservierte prozentuale Arbeitszeit des Datenschutzbeauftragten in Abhängigkeit zur Mitarbeiteranzahl [%] 8

9 Datenschutz im Personalmanagement 2013 Zukünftig Gegenwärtig Hohe Bedeutung Mittlere Bedeutung Geringe Bedeutung Abbildung 5: Allgemeine Bedeutung des Datenschutzes im Unternehmen [%] Nicht überraschend ist somit, dass der Weiterbildungsbedarf im Themenfeld deutlich ausgeprägt ist. Mit 40 % wird der größte Weiterbildungsbedarf den Mitbestimmungsgremien zugeschrieben. Ähnlich ist das Bild auch für die Personalmanager. Im Vergleich zur vorjährigen Befragung, bei der noch knapp 50 % der Teilnehmer der Meinung waren, dass Personalmanager ihre Kenntnisse im Datenschutz erweitern sollten, wird der wahrgenommene Weiterbildungsbedarf geringer eingeschätzt. Interessanterweise zeigt die Korrelationsanalyse, dass gerade der Betriebsrat verstärkten Weiterbildungsbedarf bei den Personalmanagern sieht 3. Dass knapp 30 % der Teilnehmer ihren eigenen Weiterbildungsbedarf vergleichsweise niedrig einschätzen, ist nachvollziehbar unter der Annahme, dass an der Studie weitestgehend datenschutzaffine Funktionsträger teilgenommen haben. Für die Mitbestimmungsgremien in Ihrem Unternehmen Für die Personalmanager in Ihrem Unternehmen Für sich persönlich Eher stark Neutal Eher gering Abbildung 6: Beurteilung des Weiterbildungsbedarfes im Datenschutz [%] CONSULT 9

10 Vereinbarungen zum Rechtsrahmen Schaut man sich die derzeit herrschenden rechtlichen Vereinbarungen zum Datenschutz im Personalmanagement an, geben ca. 60 % der Befragten einzelvertragliche Regelungen mit den einzelnen Arbeitnehmern an. Um zum Datenschutz in der Personalwirtschaft kollektivrechtliche Vereinbarungen zu treffen, sind meist Betriebsrat/Personalvertretung die Ansprechpartner für die Unternehmen. Der Sprecherausschuss der leitenden Angestellten tritt hier eher in den Hintergrund. Man kann ableiten, dass für die Umsetzung personalwirtschaftlicher Prozesse, die sich überwiegend an leitende Angestellte wenden (z. B. das Talent Management), eher einzelvertragliche Regelungen getroffen werden, als mit dem Sprecherausschuss der leitenden Angestellten. Jedoch ist gerade dieser Sachverhalt eng mit der Größe der befragten Unternehmen verbunden. Gerade kleine und mittlere Unternehmen verfügen seltener über belastbare datenschutzkonforme Regelungen mit Gremien wie Betriebsrat 4 und Sprecherausschuss 5, was zum Teil sicherlich in deren zunehmender Verbreitung in größeren Organisationen begründet liegt. Das Überwiegen der einzelvertraglichen Regelungen gegenüber den einheitlichen, dauerhafteren und insgesamt rechtssichereren Vereinbarungen mit den Mitbestimmungsgremien zeugt von weiterem Handlungsbedarf für Datenschutzbeauftragte. Mit einzelnen Arbeitnehmern (einzelvertragliche Regelungen) Mit dem Betriebsrat/Personalvertretung Mit dem Sprecherausschuss der leitenden Angestellten Eher ja Eher nein Weiß nicht Abbildung 7: Vorhandensein von Vereinbarungen zum Datenschutz im Personalmanagement im Unternehmen [%] Durchaus selbstkritisch sieht der Großteil der Befragten auch noch deutlichen Handlungsbedarf im Datenschutz. Der Reifegrad der bestehenden vertraglichen Regelungen wird nur von ca. 17 % als hoch eingeschätzt. Auch sind 42 % der Teilnehmer der Meinung, dass die Abweichungen der gelebten Praxis vom Regelwerk hoch ausfallen und das unabhängig von der Rolle der Befragten oder der Branche des Unternehmens. Dass dabei der Reifegrad des Regelwerkes mit der der prozentualen Arbeitszeit des Datenschutzbeauftragten und damit der Größe des Unternehmens steigt, ist nicht erstaunlich. Eine Steigerung des Reifegrades scheint sich damit durch eine Erhöhung der anteiligen Arbeitszeit des Datenschutzbeauftragten erreichen zu lassen. 10

11 Datenschutz im Personalmanagement 2013 Reifegrad des existierenden Regelwerks Abweichung der gelebten Praxis vom Regelwerk Hoch Neutral Gering Abbildung 8: Reifegrad des Datenschutzes im Personalmanagement in Ihrem Unternehmen [%] Optimierungspotentiale im betrieblichen Datenschutz liegen, soweit die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stehen, in der Praxis vorrangig in der Kommunikation und der Einhaltungskontrolle der bestehenden Regelwerke. Ebenfalls zu erwarten war, dass die Abweichung der gelebten Praxis vom Regelwerk als höher eingeschätzt wird. Dass sich jedoch kein signifikanter Zusammenhang zwischen dem Grad an Abweichung der gelebten Praxis vom Regelwerk und der prozentualen Freistellung des Datenschutzbeauftragten erkennen lässt, ist überraschend. Bedeutet dies doch Wasser auf die Mühlen derer, die Datenschutz als»schöne«regelwerke für die Schubladen betrachten. Offenbar scheitern die Implementierung und die Kontrolle der vereinbarten Regelwerke in der gelebten Praxis. Die Arbeitnehmer dagegen schätzen den Reifegrad der Regelwerke und die Abweichung in der gelebten Praxis deutlich weniger kritisch ein. In einer Studie * des BITKOM e.v. bescheinigten knapp 70 % der Befragten ihrem Arbeitgeber ein eher hohes oder sehr hohes Datenschutzniveau. Diese Werte geben insofern eine besondere Erwartungshaltung der Mitarbeiter wieder. * BITKOM e.v. 2013, unveröffentlicht CONSULT 11

12 Offenbar scheinen die Unternehmen hier auf dem richtigen Weg zu sein. Die Wahrnehmung ist 2013 demnach etwas positiver als noch im letzten Jahr. Im Jahr 2012 wurde sowohl der Reifegrad des vorhandenen Regelwerkes geringer als auch die Abweichung von der gelebten Praxis höher eingeschätzt. Schaut man sich an, wer in diesem Rahmen über die Einhaltung des Datenschutzes in der Personalarbeit wacht, zeigen sich unterschiedliche Funktionen. Meist sind es die Datenschutzbeauftragten, häufig jedoch auch die Personalabteilung selbst, die regelkonformes Verhalten sicherstellen. In 26 % der Fälle übernimmt HR gemeinsam mit dem Datenschutzbeauftragten und ggf. weiteren Partnern wie beispielsweise der IT-Abteilung die Überwachung. Nur in ca. 6 % kontrolliert HR allein. In der Korrelationsanalyse zeigte sich, dass in den Branchen Öffentliche Institutionen sowie Finanzen die Kontrolle durch die Revision verstärkt hervortritt 6, weniger jedoch in der Dienstleistungsbranche 7, was auch an der verkleinerten Unternehmensgröße liegen könnte Datenschutzbeauftragter Datenschutzbeauftragter & HR Datenschutzbeauftragter & HR & IT HR-Abteilung IT & HR Datenschutzbeauftragter & Revision Abbildung 9: Kontrolle der vereinbarten Maßnahmen zum Datenschutz [6 häufigste Kombinationen in absoluten Werten] 12

13 Datenschutz im Personalmanagement 2013 Risikomanagement im Datenschutz Die Mehrheit der Befragten ist überaus risikobewusst. Versäumnisse im Datenschutz im Kontext Personalmanagement beeinflussen ihrer Ansicht nach die Arbeitgebermarke negativ. Diese kritische Sichtweise korreliert stark mit der Größe des Unternehmens: Je größer das Unternehmen, desto risikobewusster agieren die Studienteilnehmer gerade vor dem Bedrohungsszenario für die Arbeitgebermarke 8. Der Respekt vor den Aufsichtsbehörden ist augenscheinlich. Vor allem aber fällt auf, welche hohe negative Bedeutung Versäumnisse im Datenschutz für die Kooperation mit den Gremien der Mitbestimmung haben. Offenbar sind die Wahrnehmungen negativer Auswirkungen auf Projektlaufzeiten und -kosten weniger stark ausgeprägt. Unternehmen, die bereits negative Erfahrungen mit Datenschutz-Thematiken in Human- Resources-Projekten gemacht haben, empfinden diesen Wert allerdings deutlich höher 9. Im Vergleich zum letzten Jahr ist allgemein ein leichter Rückgang zu verzeichnen. Bei der Reihenfolge der Auswirkungen liegen nur geringe Unterschiede vor. Die Auswirkungen auf die Arbeitgebermarke bleibt Leitmotiv, im Datenschutz aktiv zu werden. Auffällig ist, dass diese Einschätzungen komplett unabhängig von der Rolle der Studienteilnehmer sind. Hier herrscht also geschlossene Einigkeit über das Bedrohungsszenario hinter Versäumnissen im Datenschutz. Für die Arbeitgebermarke Für die Kooperation mit den Gremien der Mitbestimmung Für die Kooperation mit Aufsichtsbehörden (z. B. Bußgeldbehörde) Für die Mitarbeitermotivation und Zufriedenheit Für die Kooperation mit dem Datenschutzbeauftragten Für die Projektlaufzeit/-kosten Für die Kooperation mit der IT-Abteilung Hohe negative Auswirkungen Mittlere negative Auswirkungen Geringe negative Auswirkungen Abbildung 10: Auswirkungen von öffentlich gewordenen Versäumnissen im Datenschutz im Personalmanagement [%] CONSULT 13

14 Kooperationen im Datenschutz Personalmanager sind selten gleichzeitig Datenschutzexperten. Umso dringlicher sind sie auf funktionierende Kooperationen mit Fachexperten innerhalb und außerhalb des Unternehmens angewiesen. Die Frage nach dem Konfliktpotenzial beim Datenschutz ergab, dass die Mehrheit der Befragten zukünftig von einer höheren Bedrohung ausgeht. Hierbei gab es keinen Zusammenhang mit der Funktion der Teilnehmer, so dass durchaus konstatiert werden kann, dass das Thema Datenschutz mittlerweile eine breite Resonanz und Beschäftigung durch verschiedene Stakeholder in den Organisationen erreicht hat. Nachvollziehbar ist, dass Studienteilnehmer, die hier ein erhöhtes Risikopotenzial prognostizieren, auch einen vermehrten Weiterbildungsbedarf sowohl für sich selbst 10 als auch für andere Beteiligte 11 anzeigen. stark Niedriger mittel Abbildung 11: Zukünftiges Konfliktpotenzial beim Datenschutz im Personalmanagement [%] 10 Neutral schwach Höher Betrachtet man vor diesem Hintergrund die Qualität der Kooperation der verschiedenen beteiligten Funktionen, zeigt sich, dass die Mitbestimmungsgremien deutlich restriktiver und damit weniger pragmatisch und lösungsorientiert wahrgenommen werden als der Datenschutzbeauftragte. Gremienvertreter sind in Datenschutzfragen die höhere Hürde als die gesetzlich im Wesentlichen mit der Beratung der Geschäftsführung betrauten Datenschutzbeauftragten. Offen bleibt, ob sich der Pragmatismus der einzelnen Funktionen vorrangig auf die Erstellung neuer Regelwerke bezieht oder auch die Kontrolle der Einhaltung einschließt. Entgegen dem weit verbreiteten Vorurteil, dass IT-Abteilungen personalwirtschaftliche Anforderungen unter Hinweis auf Sicherheitsbedenken kritisch beäugen und meist nicht anforderungskonform umsetzen, werden IT- Manager in Datenschutzfragen überwiegend als pragmatisch und lösungsorientiert erlebt. Im Vergleich zur Befragung von 2012 lassen sich kaum Unterschiede feststellen. Der Branchenvergleich zeigt, dass der Handel den Datenschutzbeauftragten als vergleichsweise restriktiv 12 ansieht, möglicherweise in Folge zahlreicher Medienberichte über Datenschutzverstöße. Die Mitbestimmungsgremien werden von der Finanzbranche kooperativer und von der Dienstleistungsbranche restriktiver beurteilt

15 Datenschutz im Personalmanagement 2013 Datenschutzbeauftragter IT-Abteilung Externer Datenschutzbeauftragter (z. B. Kanzleien sofern eingesetzt) Mitbestimmungsgremien Revision Pragmatisch und lösungsorientiert Ausgewogen Restriktiv Abbildung 12: Beurteilung des Verhaltens der Ansprechpartner im Rahmen personalwirtschaftlicher Projekte [%] Die Unterstützung des Datenschutzbeauftragten in der Wahrnehmung seiner gesetzlichen Aufgaben wird generell als adäquat angesehen. Um die 60 % der Befragten bewerten die Unterstützung durch das Personalmanagement, die IT-Abteilung und durch die Geschäftsführung als ausreichend. Ein kleiner Abfall wird bei der Unterstützung durch die Mitbestimmungsgremien berichtet (46 %). Personalmanagement IT-Abteilung Geschäftsführung Betriebsrat/Personalrat Adäquate Unterstützung Neutral Nicht ausreichend Abbildung 13: Unterstützung des Datenschutzbeauftragten durch interne Funktionen im Unternehmen [%] CONSULT 15

16 In den Antworten der DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN selber sind keine Abweichungen erkennbar. Aus der Funktion der Mitbestimmungsgremien heraus wird die Unterstützung der Datenschutzbeauftragten durch das Personalmanagement und die Geschäftsführung jedoch als auffällig niedrig wahrgenommen. Hierbei könnte es sich um ein Signal an beide handeln, die Kooperation und Unterstützung der Funktion des Datenschutzbeauftragten auszuweiten. Der insgesamt harmonische Eindruck der Kooperation im Datenschutz wird weiter bestätigt: Ein Fünftel der teilnehmenden Unternehmen gibt an, in personalwirtschaftlichen Projekten noch niemals Interessenkonflikte im Datenschutz erlebt zu haben. Ein Viertel der Teilnehmer berichtet zwar von Personalprojekten mit Datenschutzkonflikten, welche jedoch nicht zu besonderen Herausforderungen geführt haben. Haben diese Auseinandersetzungen jedoch Effekte, dann bewirken sie zu einem Drittel Veränderungen im Projektergebnis und Projektverzögerungen. Ein Fünftel berichtet von höheren Projektkosten, ein Zehntel von Projektstopps. Somit ist auch das Bedrohungsszenario in derartigen Projekten ein Anreiz für alle Beteiligten, sich kooperativ zu verhalten und gegebenenfalls auf externe Unterstützung durch Projektexperten zu vertrauen. Analysiert man auch die externe Unterstützung des Datenschutzbeauftragten durch IT-Dienstleister, bspw. mit Vereinbarungsentwürfen für Auftragsdatenverarbeitung * etc., fällt Folgendes auf: Über die Hälfte der Befragten bewerten deren Unterstützung des Datenschutzbeauftragten als gering, unabhängig von der Funktion der Teilnehmer. Ein knappes Drittel ist hier sehr unzufrieden. In der ITK-Branche selbst wird dieser eigentlich deutlich höher erwartete Grad an Unterstützung noch einmal signifikant niedriger eingeschätzt Projektverzögerungen Höhere Projektkosten Projektstopp Veränderungen im Projektergebnis Es gab keine Projekte mit Datenschutzthematiken Es gab derartige Projekte, aber keine besonderen Herausforderungen Abbildung 14: Auswirkungen von Datenschutzkonflikten auf Projekte im Personalmanagement [%] * Juristische Fiktion ( 11 BDSG) mit der ein Datentransfer an andere Unternehmen nicht als Datenübermittlung an Dritte gilt, weil die Kontrolle des Auftragnehmers durch den Auftraggeber ausreichende Garantie für den Schutz der Daten bietet. 16

17 Datenschutz im Personalmanagement 2013 stark mittel schwach Dies ist umso erstaunlicher, als es im Interesse der Dienstleister liegen sollte, rechtliche Bedenken frühzeitig aufzulösen und bspw. Cloud-Dienste möglichst unter Einbeziehung der Mitbestimmungsgremien und des Datenschutzbeauftragten in den Unternehmen implementieren zu können. Gerade bei IT-Dienstleistern würde man mittlerweile ein gewachsenes Bewusstsein für Projektrisiken erwarten. 11 Gering ausgeprägt Neutral Hoch ausgeprägt Abbildung 15: Externe Unterstützung des Datenschutzbeauftragten durch relevante IT-Dienstleister [%] Von besonderem Interesse war für uns die Frage, ob es zu Begutachtungen vertraglich gebundener externer HR- Software-Dienstleister kommt, und wer diese Prüfungen vornimmt. Immerhin rund 60 % der Unternehmen führen diese Begutachtungen durch. Meist ist es der Datenschutzbeauftragte, der das Verfahren an sich zieht und HR zuarbeitet. Diese Form offenbar eingespielter Kooperation zwischen Personalmanagement und Datenschutzbeauftragtem ist stärker in großen Unternehmen feststellbar 15. Häufig werden externe Dienstleister auch vom Datenschutzbeauftragten und der IT-Abteilung im Gespann, aber auch von der IT-Abteilung alleine geprüft Datenschutzbeauftragter Datenschutzbeauftragter & IT IT-Abteilung HR & Datenschutzbeauftragter & Revision Das entfällt, da wir auf Haftungsregeln mit dem IT-Dienstleister bestehen HR & Datenschutzbeauftragter & Revision & IT Abbildung 16: Prüfung der Sicherheit externer IT-Dienstleister im Rahmen personalwirtschaftlicher Projekte [6 häufigste Antworten in absoluten Werten] CONSULT 17

18 Dass sich ca. ein Fünftel der befragten Organisationen auf Zertifikate Dritter sowie Haftungsregelungen verlässt, dürfte in Datenschutzkreisen für weitere Diskussionen sorgen. Die Zertifizierung ist im Rahmen von IT-Dienstleistungen ein pragmatisches Mittel, um den Prüfaufwand durch viele Kunden auf Dienstleisterseite in akzeptablen Grenzen zu halten. Allerdings ist für die Auditierung und Zertifizierung bis heute kein allgemein gültiger und anerkannter Standard entwickelt worden, auch wenn das Gesetz seit mittlerweile 10 Jahren einen entsprechenden Merkposten enthält. In der Praxis ist daher bei jeder Zertifizierung kritisch zu hinterfragen: Was wurde wann von wem geprüft? Dagegen dürfte nach dem Gesetzeswortlaut und ganz überwiegender Auffassung der Datenschützer das Vertrauen auf Haftungsregelungen als einzige Maßnahme nicht genügen, um sich von der gelebten Sicherheit im Alltag des IT-Dienstleisters zu überzeugen. Beeinflussende gesellschaftliche Entwicklungen Die Unternehmen bewegen sich in Fragen des Beschäftigtendatenschutzes in einem gesellschaftlichen Rahmen. Vor dem Hintergrund des für die Legislaturperiode zurückgenommenen Gesetzes zum Beschäftigtendatenschutz * wollten wir wissen, welche gesellschaftlichen Entwicklungen erwartet werden, und welche Folgen diese für den Datenschutz im Personalmanagement haben. Wie bereits 2012 werden zunehmende Anforderungen prognostiziert. In allen Szenarien sehen über zwei Drittel der Befragten zunehmende Anforderungen. Mit abneh-menden Anforderungen rechnet dagegen jeweils weit unter einem Zehntel. Auffällig sind die unterschiedlichen Sichtweisen in Bezug auf die nationale Politik: Während HR die Anforderungen deutlich höher einschätzt 16, sind Datenschutzbeauftragte hier signifikant entspannter 17. Der Grund hierfür könnte im abrupten Ende der gesetzgeberischen Initiative für einen differenzierteren Beschäftigtendatenschutz liegen. Die Datenschutzbeauftragten sahen hier in erster Linie eine Normierung der bereits ergangenen Rechtsprechung und die Umsetzung datenschutzspezifischer Fachdiskussionen. Veränderung in der Haltung der nationalen Politik gegenüber dem Datenschutz Veränderung in der Haltung der Bevölkerung gegenüber dem Datenschutz Veränderung in der Haltung der europäischen Politik gegenüber dem Datenschutz Veränderung in der Haltung der Medien gegenüber dem Datenschutz Zunehmende Anforderungen Konstante Anforderungen Abnehmende Anforderungen Abbildung 17: Gesellschaftliche Entwicklungen und Anforderungen daraus an den Datenschutz [%] * Gesetzliche Regelung über den Umgang mit Daten von Arbeitnehmern und arbeitnehmerähnliche Personen ( 32 BDSG). 18

19 Datenschutz im Personalmanagement 2013 Beeinflussende IT-Trends Personalmanager haben im Laufe der letzten Jahre zunehmend auf Software und IT-Dienstleistungen zurückgegriffen, mit deren Unterstützung unterschiedliche Personalprozesse effizienter geworden sind. Von hohem Interesse ist daher die Frage, welche Auswirkung Veränderungen dieser IT-Landschaft auf den Datenschutz haben. Insgesamt bestätigt sich die These, nach der die Verbreitung von entsprechender IT-Unterstützung in Personalbereichen und Personalarbeit zunehmend als relevant im Kontext Datenschutz betrachtet wird. Insbesondere die zunehmende Präsenz in sozialen Netzwerken und die Nutzung interner und externer Portale sorgt für Unsicherheit in Datenschutzfragen. Aber auch die anderen Trends wie»bring your own device«*, die Verlagerung von Diensten in die Cloud sowie die Integration von Personaldaten wird als datenschutzrelevant bewertet. Wichtig hervorzuheben ist, dass die zugewiesene Bedeutung stark von den Rollen der Befragten abhängt. Beispielsweise wird der Trend zur Verlagerung personalwirtschaftlicher Daten und Systeme in die Cloud externer Dienstleister beispielsweise von der Geschäftsführung signifikant positiver 18, vom Betriebsrat dagegen signifikant negativer 19 eingeschätzt. Überraschend wird Social Media von den Datenschutzbeauftragten selber deutlich weniger als Trend mit Datenschutzherausforderungen anerkannt. Die in der Fachdiskussion entwickelten Lösungen und insbesondere die Klärung der Verantwortlichkeiten für Daten in Social Media könnten hierfür ausschlaggebend sein. Kaum stützen lässt sich dagegen die These, dass Datenschutzbeauftragte selbst die Tragweite dieser neuen Medien kaum selbst einschätzen können, da sie sich überwiegend aus anderen Generationen rekrutierten als die viel zitierten Generationen Y und Z. Präsenz als Arbeitgeber in Social Media-Plattformen (z. B. Facebook) Nutzung von Internet- u. Intranet-Portalen zur Kommunikation sowie Datenaustausch mit Bewerbern bzw. Mitarbeitern Nutzung eigener Hardware (z. B. Smartphone oder Notebook) durch Mitarbeiter für betriebliche Zwecke ("bring your own device") Verlagerung personalwirtschaftlicher Daten u. Systeme in die Cloud externer IT-Dienstleister (=außerhalb des eigenen Unternehmens) Zusammenführung von Personaldaten über nationale Grenzen hinweg (z. B. Shared Service Center) Hohe Auswirkung Mittlere Auswirkung Geringe Auswirkung Abbildung 18: Auswirkungen von Trends im IT-Umfeld auf den Datenschutz im Personalmanagement [%] * Regelwerk eines Unternehmens, das den Einsatz privater Mitarbeiter-IT unter bestimmten Bedingungen erlaubt. In Abgrenzung dazu wird der ungeregelte Einsatz privater IT als Schatten-IT bezeichnet. CONSULT 19

20 Der Trend zur Personaldatenzusammenführung über nationale Grenzen hinweg wird dagegen von Personalern signifikant positiver 20, von Datenschutzbeauftragten sowie dem Betriebsrat signifikant negativer 21 beurteilt. Wie zu erwarten, gewinnt der Trend zur Datenzusammenführung mit steigender Unternehmensgröße an Bedeutung. Im Branchenvergleich ist auffällig, dass Teilnehmer aus der ITK-Branche viel eher datenschutzbezogene Herausforderungen in der Verlagerung personalwirtschaftlicher Daten in die Cloud sehen, als bspw. die Dienstleistungsbranche. Die Gründe dafür könnten in einer berufsbedingten höheren Durchdringung des Themas Cloud-Computing liegen. Rekrutierung und Datenschutz Speziell interessant für das Studienteam war die tiefere Evaluation der Bedeutung von Datenschutzthemen im Rekrutierungsprozess. Dazu wurden die in der jeweiligen Organisation verwendeten Rekrutierungskanäle erhoben. Interne Rekrutierung sowie Internet und Stellenbörsen werden danach am häufigsten verwendet. Im Gegensatz hierzu werden externe Pools nur von knapp 12 % der Befragten für die Rekrutierung genutzt. Bei der Betrachtung nach Rollen fällt auf, dass Personalmanager signifikant mehr Kanäle angegeben haben als die anderen Bereiche, was auf die stärkere Sensibilisierung der Personaler zurückzuführen sein könnte Internet, Stellenbörsen Interne Rekrutierung Anzeigen Personalberater Bundesagentur für Arbeit Eigenes Bewerberportal Kontakte eigener Betriebsangehöriger Hochschulrekrutierung Social Media Alumninetzwerke Externe Pools (Talent Relationship Management) Abbildung 19: Genutzte Rekrutierungskanäle im Unternehmen [%, Mehrfachnennungen möglich] 20

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