PRIMER Liebe Leserinnen und Leser,

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1 Ausgabe Jahrgang 1. Quartal 2012 PRIMER Liebe Leserinnen und Leser, im neuen Gewand präsentiert sich der LICETUS Newsletter in Bessere Übersichtlichkeit und freundlicheres Layout sollen Ihr Lesevergnügen erhöhen. Auch die LICETUS-Homepage haben wir einer Generalüberholung unterzogen. So können Sie neben verschiedenen Fallstudien nun auch vergangene Impact- Ausgaben abrufen so sie diese denn verpasst haben sollten. Neues gibt es ferner von der European SAM Academy zu berichten. Die ersten Trainings wurden von den Teilnehmern durchweg positiv bewertet. Für 2012 bietet die Academy ein umfangreiches Schulungsangebot, das sowohl SAM-Einsteigern als auch Profis hilfreiche Themen bietet. Herzlichst Ihr Dirk Michael Ockel für die Geschäftsführung und das gesamte Team PERSPECTIVE Bring Your Own Device Eine Herausforderung für die Unternehmens-IT PRACTICE ITK: Optimierte Prozesse und Schnittstellen steigern die Qualität in der Netzbauplanung PEOPLE Mitarbeiterporträt Robbert Hacken PREVIEW Geplante Themen der nächsten Newsletter Impressum LICETUS GmbH & Co. KG, Johann-Wilhelm-Diez-Str. 9, Leipheim Geschäftsführer: Dirk M. Ockel, Gerd Kalkhoff, Jörg Rieker, Registergericht Günzburg HRA Persönlich haftende Gesellschafterin: LICETUS Verwaltungs GmbH Sitz Leipheim, Amtsgericht Günzburg, HRB Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE

2 PERSPECTIVE Bring Your Own Device Eine Herausforderung für die Unternehmens-IT Jedes Jahr wird eine Vielzahl neuer Endgeräte in den Markt eingeführt. Private Anwender sind mittlerweile daran gewöhnt, dass ein Produkt nach gut zwei Jahren bereits als veraltet gilt. In Unternehmen sind die Produktzyklen hingegen häufig deutlich länger. Dementsprechend wächst das Verlangen der Mitarbeiter, ihre eigenen, aktuellen Geräte auch für betriebliche Zwecke zu nutzen. Dies kann durchaus positive Effekte haben, beispielsweise in den Bereichen Produktivität oder Kreativität. Die Umsetzung von Bring Your Own Device -Konzepten stellt die Unternehmens-IT allerdings auch vor signifikante Herausforderungen. Supportleistungen, Datenschutz, Security und nicht zuletzt Lizenzierung sind hierbei nur einige der Themen die es zu betrachten gilt. Die berufliche Nutzung privater Endgeräte ist bereits weit verbreitet. Die trennscharfe Definition von Bring Your Own Device fehlt noch. Berufliche Endgeräte sind aus Anwendersicht oft unattraktiv. Der Einsatz von privaten Endgeräten für betriebliche Zwecke ist bereits weit verbreitet. Eine Studie 1) von Accenture verdeutlicht dies. So setzen bereits 67% der Angestellten in Deutschland zumindest gelegentlich ihre privaten Endgeräte auch für berufliche Zwecke ein. Am häufigsten werden dabei die eigenen PCs (56%) und Laptops verwendet (53%), aber auch Smartphones (36%) kommen zunehmend zum Einsatz. In Schwellenländern und Umgebungen mit geringen Datenschutzbestimmungen ist dieser Trend ebenfalls zu beobachten. Besonders IT-affine Unternehmen tragen dieser Entwicklung bereits Rechnung: IBM als prominenter Vertreter startete 2011 ein Pilotprojekt, das es einer definierten Anzahl an Mitarbeitern ermöglicht, private Smartphones beruflich einzusetzen. Als Sammelbegriff hat sich der Begriff Bring Your Own Device (BYOD) bereits durchgesetzt, die Abgrenzung hingegen ist noch nicht trennscharf. Konsens ist, dass es um die gemeinsame Nutzung eines Endgeräts für private und berufliche Zwecke geht, wobei hier vornehmlich Laptops, Tablets und Smartphones angesprochen werden. Strittig ist die Ausprägung der Nutzung, die von einer privaten Verwendung unternehmenseigener Hardware sowie Software (etwa Home Use Rights) bis hin zur Einbringung privater Endgeräte reicht. Die Erwartungshaltung der Anwender an Leistungsfähigkeit, aber auch Repräsentativität seiner Arbeitsgeräte hat in den letzten Jahren deutlich zugenommen. Zeitgleich haben Unternehmen versucht ein möglichst homogenes Portfolio an Endgeräten und Software aufzubauen, um den steigenden IT-Kosten zu entgegnen. Leasingverträge über längere Laufzeiten, ein eingeschränktes Sortiment und verzögerte Softwaremigrationen waren Konsequenzen dieser Standardisierungs- und Kostensenkungsprogramme. Seite 2

3 Privatnutzer sind hingegen nicht in komplexe IT-Strukturen eingebunden, was ihre Umstellungskosten nahezu auf den Anschaffungswert eines neuen Endgeräts bzw. Software reduziert. Aus Ihrer Sicht ist das Resultat dieses restriktiven Vorgehens ein veraltetes und unattraktives Portfolio an einzusetzender Hard- und Software. Die steigende Mobilität verstärkt den BYOD- Trend. Mobiltelefone und VPN-Zugriffe waren die ersten Vorläufer einer Verlagerung von beruflichen Tätigkeiten weg vom Arbeitsplatz Büro. Leistungsstärkere Datenübertragung und billige Speicherkapazitäten unterstützen dieses Mehr an Mobilität innerhalb der Arbeitswelt. Zugleich sind die Endgeräte mittlerweile auch für Privatanwender erschwinglich und Smartphones, Tablets und Laptops werden als Informations- und Kommunikationstools umfassend in den persönlichen Alltag integriert. Die Unterscheidung zwischen privater und beruflicher Nutzung nimmt ab und wird im Wesentlichen auf die Inhalte reduziert. Veränderte Arbeitsweisen und steigende Mobilität werden den Trend hin zu BYOD somit weiter verstärken. Effizienteres Arbeiten und höhere Produktivität nutzen dem Unternehmen. Mit steigender Mobilität der Mitarbeiter können Unternehmen unter anderem in den Bereichen Produktivität und Effizienz Vorteile erreichen. Der mobile Zugriff auf Daten über ein privates Endgerät ermöglicht es dem Mitarbeiter beispielsweise, Wartezeiten und Reisen produktiver zu nutzen und verringert den Aufwand, an benötigte Unterlagen zu gelangen. Gerade Tätigkeiten wie das Sichten von s, die zeitraubend sind, bzw. den Arbeitsfluss unterbrechen, können effizienter abgearbeitet werden. Antwortzeiten in Kommunikationsketten können verkürzt werden. Die Arbeitszeit kann vermehrt an den individuellen Bedürfnissen des jeweiligen Mitarbeiters ausgerichtet werden, da die Flexibilität, wann und wo er seine Tätigkeit verrichtet, steigt. Eine direkte Einsparung kann das Unternehmen mit BYOD durch den Wegfall von Hardwarekosten erzielen. Darüber hinaus, allerdings in deutlich geringerem Maße, fallen Inbetriebnahme-Aufwendungen weg. Durch die private Verwendung der Endgeräte kann zudem die Effektivität des Einsatzes erhöht werden, da sich Mitarbeiter vermehrt mit dem Arbeitsgerät auseinandersetzen. BYOD stellt neue Anforderungen in den Bereichen Demgegenüber stellt die steigende Komplexität der IT-Landschaft, die sich aus der wachsenden Anzahl eingesetzter Hardwaretypen, Softwareversionen, Speicherorte und potentieller Sicherheitsrisikos ergibt eine große Herausforderung für die IT-Verantwortlichen dar. Seite 3

4 Service Support, Datenschutz, Die Anzahl der unterschiedlichen Hard- und Softwaresysteme wird die Anforderungen an das Support-Team in mehrfacher Hinsicht steigern. Zum einen muss der Knowhow-Aufbau bezüglich technischer Anfragen bewältigt werden. Zum anderen erhöht sich die Komplexität der Einbindung und Kompatibilität in die IT-Infrastruktur. Des Weiteren schließt die Verwendung von privaten Endgeräten die Verwendung von Speichermedien mit ein, die nicht in der Kontrolle des Unternehmens liegen. Dies kann nicht nur zu einer Vielzahl von Dokumentenversionen führen, sondern erhöht auch die Verbreitung und damit die Gefahr eines Zugriffs Unbefugter auf sensible Daten. Security Virenschutz und Absicherung des Systems stellt eine weitere Herausforderung dar. Updates und Systemeinstellungen liegen in der Verantwortung des Users und können nicht durch Administratorrechte geschützt werden. Die Anbindung externer Geräte schafft zusätzlich Lücken in der Firewall, da die Systeme offener gestaltet werden müssen. und Lizenzmanagement. Im Bereich Lizenzmanagement ist vor allem die saubere Trennung von Verantwortlichkeiten erforderlich. Hier ist zu unterscheiden, wer die Software zur Verfügung stellt, das Unternehmen oder der Mitarbeiter: Liefert das Unternehmen die Software, so liegt die Herausforderung darin, die tatsächliche Nutzung bzw. den Bedarf zu ermitteln und mit entsprechenden Lizenzen zu decken. Rechtlich gilt dabei zusätzlich zu beachten, dass diese Überlassung von Software zur privaten Nutzung gegebenenfalls einen steuerpflichtigen geldwerten Vorteil darstellt und somit durch den Mitarbeiter zu versteuern ist. Steuert der Mitarbeiter die Software bei, obliegt ihm die gesetzliche Sorgfaltspflicht der ordnungsgemäßen Lizenzierung. Zu beachten gilt jedoch, dass eine Freeware, die bisher ausschließlich privat genutzt wurde, bei betrieblicher Nutzung gegebenenfalls kostenpflichtig werden kann. Virtualisierungskonzepte als mögliche Lösung? Ein möglicher Weg, der Verwaltungskomplexität Herr zu werden, kann die Bereitstellung der Software durch das Unternehmen über virtuelle Desktops (VDI, VDA, MDM, Softwarestreaming) sein, da hierbei die zentrale Verwaltung der Zugriffsrechte leichter zu gewährleisten ist. In der Praxis wird es jedoch häufig zu einer Mischung kommen, da nicht alle relevanten Inhalte über webbasierte Anwendungen zur Verfügung gestellt werden können, sondern der Mitarbeiter Spezialsoftware für seine Aufgaben benötigt. Entscheidend sind hier eine klare Abgrenzung der Verantwortlichkeiten, transparente Reglements und zentral gesteuerte Prozesse. Seite 4

5 Konzepte zum Umgang mit BYOD sind aktiv zu entwickeln. Die bisherige Entwicklung von BYOD hat gezeigt, dass sich Unternehmen nur schwer diesem Trend widersetzen können. Gerade auf Entscheider-Ebene ist eine verstärkte Nutzung von Tablet-PCs zu verzeichnen, die in kurzer Zeit zu Nachahmung innerhalb des Unternehmens führen kann. IT-Abteilungen tun deshalb gut daran, zeitnah BYOD- Konzepte zu entwickeln. Die potenziellen Sicherheitsrisiken und die drohende Komplexität sind hierbei wichtige Argumente, diesem Trend aktiv zu begegnen. (MH) 1) Pressemitteilung Accenture GmbH, , abgerufen unter: private-geraete-am-arbeitsplatz-der-geist-ist-aus-der-flasche-67-prozent-der-angestellten-benutzen PRACTICE ITK: Optimierte Prozesse und Schnittstellen steigern die Qualität in der Netzbauplanung Im Zuge einer Reorganisationsmaßnahme strebt ein Telekommunikationsunternehmen die Optimierung der Abläufe in der Planung und Beauftragung des Netzbaus an. Hierdurch soll unter anderem die Erreichung der quantitativen und qualitativen Zielvorgaben des Managements für die Netzinfrastruktur sichergestellt werden. Mit der Unterstützung von LICETUS wird derzeit ein Konzept zur integrierten Planung verschiedener Technologieträger wie beispielsweise xdsl, UMTS, LTE entwickelt. Der Fokus liegt dabei auf der Etablierung eines erweiterten, mehrjährigen strategischen Planungshorizonts sowie in der Nutzung von Synergien im Planungsablauf. Eine rollierende Beauftragung mit kürzeren Intervallen soll zudem eine flexiblere Beauftragung, einhergehend mit einer höheren Ausbauquote, sowie eine präzisere Budgetierung ermöglichen. Im Rahmen der Prozessgestaltung für die an der Planung und Umsetzung beteiligten Einheiten werden die Schnittstellen nach einem durch LICETUS entwickelten Vorgehen beschrieben und abgestimmt. Die Definition von Rollen und die Zuweisung entsprechender Verantwortlichkeiten verankern die neu konzipierten Abläufe in der Linienorganisation. Vereinbarungen zwischen den beteiligten Einheiten werden in Form von Operational Level Agreements verbindlich geregelt. Ergänzt wird das Konzept durch ein Monitoring, das die Einhaltung der Vereinbarungen überwacht und die Erreichung der Ziele sicherstellen soll. Auf Wunsch des Klienten soll das Konzept auf Basis der mit allen beteiligten abgeschlossenen Leistungsvereinbarungen kontinuierlich weiterentwickelt werden, um weitere Optimierungspotentiale zu heben. In diesem Projekt konnte der LICETUS-Ansatz zur Prozessgestaltung entsprechend der konkreten Vor-Ort-Situation adaptiert und erfolgreich weiterentwickelt werden. Die grundsätzliche Vorgehensweise ist jedoch auch auf andere Projekte zur Prozess- und Schnittstellengestaltung anwendbar und leistet so einen Beitrag zur effizienten Optimierung und nachhaltigen Verbesserung von Abläufen in Organisationen. (IM) Seite 5

6 PEOPLE Mitarbeiterporträt Robbert Hacken Seit 1. Februar 2012 ist Robbert Hacken (44) als Manager bei LICETUS tätig. Der gebürtige Niederländer ist 2006 nach Berlin gezogen und hat Deutschland zu seiner zweiten Heimat erklärt. Robbert verstärkt das Berliner Büro von LICETUS, das sich gerade im Aufbau befindet. Robbert schloss Mitte der neunziger Jahre die Universität als Organisationswissenschaftler ab und startete danach als Berater ins Berufsleben. Zunächst war er im Bereich Bildung und Begleitung von Start-Ups tätig. Erste Auslandserfahrungen machte er in Indonesien. Robberts Wechsel zu Capgemini 1997 erweiterte sein Beratungsspektrum um weitere Rollen und Branchen. Seine Beratungserfahrung ergänzte er um Methoden und Techniken wie Prince2, ITIL, CIRM und SAP. Anfangs als SAP Berater im Retail Bereich gestartet, war Robbert in einem langjährigen Projekt als Prozessberater, Projektleiter Implementierungsvorbereitung, Change Manager (non-itil) und Projektleiter Test bei einer bundesweiten Implementierung eines ERP-Systems für Autohäuser tätig. Danach suchte er die Herausforderung in Rollen als Projektleiter im internationalen (deutschen) Bereich. Bis er schließlich nach Berlin zog, wo seine Frau und seine zwei Töchter leben. Bevor Robbert in 2010 mit dem Thema Lizenzmanagement in Berührung kam, betreute er hauptsächlich Projekte, die sich inhaltlich um die Themen Sourcing, Datenqualität und ITIL drehen. Während seiner zwei Jahre im Bereich Lizenzmanagement richtet er eine Lizenzmanagement -Organisationseinheit neu aus und erarbeitete nachgelagerte Themen wie SAM-Prozesse und Software-Kostenverrechnung. PREVIEW Geplante Themen der nächsten Newsletter Software-Kostenverrechnung Lizenzen in der Cloud SAM Services, ab in die Cloud! Seite 6