1. Ausgangssituation und Ziele Ausgangssituation

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1 THEMA Aufforderung zur Angebotsabgabe (in Anlehnung an die VOF) für die Erstellung eines Fachkonzepts für eine Beraterdatenbank Ressourceneffizienz PROJEKT Beraterdatenbank Ressourceneffizienz AUFTRAGGEBER Umwelttechnik BW Technologie- und Innovationszentrum Umwelttechnik und Ressourceneffizienz Baden-Württemberg GmbH Dr.-Ing. Hannes Spieth Bahnhofspassage Böblingen KONTAKT UTBW Jürgen Römhild (Projektleiter Materialeffizienz) Dr. Volker Diffenhard (Teamleiter Ressourceneffizienz) FRIST DATUM: Ausgangssituation und Ziele 1.1. Ausgangssituation Die Verbesserung der Ressourceneffizienz im eigenen Unternehmen kann über die Kostenreduktion bei Materialund Energieverbräuchen einen Wettbewerbsvorteil bedeuten. Die sogenannten tiefhängenden Früchte sind schnell und einfach geerntet. Will ein Unternehmen jedoch auch die großen, versteckter schlummernden Effizienzpotenziale heben, stößt es schnell an seine Grenzen. Die möglichen Gründe sind zahlreich: - Unternehmen haben zu wenig Zeit, sich intensiv mit Fragen der Ressourceneffizienz auseinanderzusetzen. - Die fachliche Kompetenz zur Umsetzung von Ressourceneffizienz im Unternehmen ist nicht gegeben. - Angestammte Abläufe im eigenen Unternehmen werden nicht hinterfragt, da sie nicht als potenzielle Ursache von Ineffizienzen gesehen werden. - Unternehmen schätzen die Planungsunsicherheit in diesem Bereich als unzureichend ein. - Unternehmen scheuen potenzielle Investitionen wegen zu geringem Eigenkapital und/oder zu langer Amortisationszeiten. Die Inanspruchnahme von kompetenter externer Hilfe kann hier unterstützen einen Verbesserungsprozess einzuleiten. Ressourceneffizienzberatungen mit und ohne finanzielle Förderung wurden den Unternehmen in der Ver- 1

2 gangenheit bereits angeboten ohne flächendeckend durchschlagenden Erfolg. Das Angebot an qualitativ hochwertiger Beratungsdienstleistung ist vorhanden. Diese wird aber durch Unternehmen nur unzureichend in Anspruch genommen, da sie häufig mit weiteren Hemmnissen konfrontiert sind: - Unwissenheit darüber welche Art der Beratung das eigene Unternehmen benötigt. - Die Qualität externer Beratung kann nicht eingeschätzt werden (Beratung als Erfahrungsgut, d. h. die Qualität kann frühestens nach der durchgeführten Beratung eingeschätzt werden). - Der Wert der Beratungsdienstleistung kann nicht eingeschätzt werden, deshalb erscheint häufig die Investition in Beratungsdienstleistung als unverhältnismäßig. Amortisationszeiten von Beratung sind ex ante nicht offensichtlich. - Bedenken bezüglich der Preisgabe von Firmeninterna. - Misstrauen gegenüber externen Beratern. 1 Grundsätzlich ermöglichen Datenbanken Ratsuchenden einen niederschwelligen Zugang zu Beraterinformationen. Die bereits vorhandenen Beraterdatenbanken helfen aber leider nur bedingt weiter, da - viele Beraterdatenbankangebote nicht bekannt sind, - die Suche nach dem richtigen Berater auch über Datenbanken schwierig ist, - die tatsächlichen Kompetenzen eines Beraters nicht eindeutig kommuniziert werden, - die bestehende Beraterdatenbanken nicht das tatsächliche Angebot an Beratern in BW abdecken, - der Suchende genau wissen muss worin sein Bedarf besteht und wonach er sucht, - die verschiedenen Aspekte der Ressourceneffizienz nur durch eine Recherche in verschiedenen Datenbanken abgedeckt werden können. Die Lösung ist eine qualitativ hochwertige Beraterdatenbank, die das gesamte Beraterspektrum der Ressourceneffizienz abbildet Ziele der Beraterdatenbank Die Beraterdatenbank wird wie der Kompetenzatlas Ressourceneffizienz und Umwelttechnik Baden-Württemberg CompA RE ( Teil des Portals Umwelttechnik und Ressourceneffizienz Baden- Württemberg PURE BW ( Funktionelle Analogien zwischen der Beraterdatenbank und dem Kompetenzatlas Ressourceneffizienz und Umwelttechnik sollen wahrnehmbar sein. Der Kompetenzatlas verbindet Unternehmensprofile aus Umwelttechnik und Ressourceneffizienz mit Informationen zu Netzwerken, Veranstaltungen und Neuigkeiten in diesem Kontext. Über eine Suchfunktion lassen sich sehr genau Kompetenzen zu Spezialthemen der Umwelttechnik und Ressourceneffizienz finden. Dabei können Unternehmen aus Baden-Württemberg sowohl nach Ort bzw. Region, als auch nach Technologie oder Markt selektiert werden. Die Beraterdatenbank wird den Kompetenzatlas als Teil des Portals PURE BW durch die Darstellung von Beraterkompetenzprofilen ergänzen. Die landesweit bekannte Beraterdatenbank verfolgt die Intention Unternehmen über eine qualitativ hochwertige Ansprache ( man spricht die gleiche Sprache ) für die Benutzung der Datenbank zu begeistern. 1 Der in dieser Ausschreibung verwendete Begriff Berater umfasst immer auch Planer und Fachexperten, die im Bereich Ressourceneffizienz tätig sind. 2

3 Unternehmen finden über eine umfangreiche, aber dennoch schnell und eingängig bedienbare Recherche die für sie passenden Ressourceneffizienzberater. Die Suchergebnisse spiegeln in übersichtlicher Weise die nachgewiesene Kompetenz der Berater und die Qualität der bisherigen Beratungsdienstleistungen wider. Bei Bedarf können Verbindungen zu anderen kooperierenden Beratern zur Stärkung der eigenen Beratungskompetenz aufgezeigt werden. Die umfassende und zielorientierte Recherche über baden-württembergische Berater, Planer und Fachexperten mit Qualifikation im Bereich Ressourceneffizienz soll sicherstellen, dass - Berater durch die Präsenz in der Beraterdatenbank sichtbarer werden, insbesondere was die ihnen eigenen Kompetenzen angeht; - Nutzer der Beraterdatenbank gezielt bestimmte Beratungskompetenzen, Qualifikationen, Referenzprojekte, Verknüpfungen zu kooperierenden Beratern und beratenen Unternehmen suchen und finden können; - sich die Aktualität, Vollständigkeit, Relevanz und Zahl der Beraterprofile auf einem sehr hohen Niveau bewegen; - substanzielle, mit fachlicher Tiefe versehene Informationen vermittelt werden; - die Bekanntheit der baden-württembergischen Ressourceneffizienz-Berater bei den Unternehmen im Land erhöht und ihnen ein Gesicht verliehen wird; - Unternehmen aus Baden-Württemberg mehr, die für sie passende Beratungsdienstleistungen nachfragen mit dem Ziel Maßnahmen zur Ressourceneffizienz umzusetzen Zielgruppen Die wichtigsten Zielgruppen und ihre Anforderungen lassen sich wie folgt kategorisieren: - Anbieter von Beratungsdienstleistungen (Berater/Planer/Fachexperte) - Nutzer von Beratungsdienstleistungen o Unternehmen Geschäftsführer/Hauptentscheider Produktionsleiter Betriebsleiter Technischer Leiter Umwelt-, Energie- und/oder Qualitäts-Beauftragter o Mitarbeiter Umwelttechnik BW (UTBW) o Effizienzmoderatoren des Regionalen KEFF-Netzwerks (18 Effizienzmoderatoren in 12 Regionalen Kompetenzstellen des Netzwerk Energieeffizienz; im Aufbau) o Baden-Württembergische Unternehmensberater und Fachexperten mit Kompetenzschwerpunkt im Bereich Ressourceneffizienz (Material- und Energieeffizienz) o Manager von Wirtschaftsnetzwerken und Clusterinitiativen 3

4 1.4. Auswahl verfügbarer Beraterdatenbanken im Bereich Ressourceneffizienz - UMFIS Datenbank der IHKn ( - Demea Beraterdatenbank ( - KfW Beraterbörse: ( - Bafa ( - Beraterdatenbank des Bundesverbands Unternehmensberater ( - Deutsches Energieberaternetzwerk DEN e.v. ( - Steinbeis Berater ( 2. Angebotsumfang 2.1. Erstellung Fachkonzept Das Fachkonzept erstreckt sich auf die inhaltlich-fachliche Gestaltung einer Beraterdatenbank. Diese Datenbank muss in ihrem Aufbau und der Gestaltung der Suche alle datenschutzrechtlichen Anforderungen berücksichtigen. Bei der Gestaltung der Suche und der Auswahlkriterien ist sicherzustellen, dass es zu keinen Wettbewerbsverzerrungen kommt und haftungsrechtliche Forderungen gegenüber dem Auftraggeber ausgeschlossen sind. Diese Wettbewerbs- und haftungsrechtliche Abklärung soll optional angeboten werden Entwicklung von typischen User Journey Für die Gestaltung von User Journeys und als Basis zur Entwicklung des Fachkonzepts soll zunächst ein Anforderungsworkshop mit Unternehmensvertretern (2 bis 3 Teilnehmer), Beratern (2 bis 3 Teilnehmer) und Umwelttechnik BW (UTBW) durchgeführt werden. Die Moderation und Auswertung des Anforderungsworkshop sind Teil des Angebots Konzeption und technische Spezifikation In der Konzeption sind die inhaltlichen Anforderungen sowie die Kernprozesse der Datenbank zu definieren. Schnittstellen für Anbindung an das UTBW CRM-System (CAS genesis world) und das CMS des Portals (Drupal) müssen berücksichtigt werden. Ergebnis des Auftrags ist eine detaillierte Konzeption und klare Spezifikation der Datenbank. Diese soll als Basis für eine zügige Software-seitige Umsetzung in die Beraterdatenbank und dessen Integration in das Portals Umwelttechnik und Ressourceneffizienz, sowie für die Fertigstellung der Schnittstellen zu dem UTBW CRM-System dienen. 4

5 Es ist nicht notwendig, das Layout und die visuelle Gestaltung der Beraterdatenbank auf dem Front-End Umwelttechnikportal-bw.de im Detail zu erarbeiten. Auf Grundlage der Konzeption sind in einem Pflichtenheft sämtliche Leistungen, Prozesse und Funktionen im Backend (Datenbank, Redaktions-/Administrationsoberfläche) und im Frontend (Ausgabe der Seite für den User) sowie die technischen Anforderungen zu erfassen. Es bildet die Basis für die technische Umsetzung, welche nicht zum Umfang dieser Ausschreibung gehört. 3. Inhaltliche Anforderungen Die Datenbank ist als Positivliste zu gestalten, d. h. es darf grundsätzlich kein Berater aus Baden-Württemberg abgelehnt werden, bzw. es kann grundsätzlich jeder Berater ein Profil anlegen, soweit er definierte Mindestanforderungen einhält. Passende und weniger passende Berater werden über die Beantwortung der Suchanfrage auf der Basis von eindeutig definierten Kriterien selektiert. Folgende, nicht abschließende Eigenschaften und Inhalte soll die Datenbank bereitstellen - Angabe von Qualifikationen und durch UTBW verifizierten Qualifikationen - Umkreissuche/Abbildung Räumlicher Nähe des Beraters - Möglichkeit zur internen Vergabe von Scores bei Qualifikationen zur Darstellung des Verfalls von Qualifikationen (bspw. Anforderung der bafa: Nachweis von Weiterbildungsstunden; Nachweis von umgesetzten Beratungsprojekten; Anforderung der Demea: Nachweis von durchgeführten Beratungsprojekten) - Regelmäßige automatisierte Überprüfung der Beraterprofile 3.1. Beraterprofile Die Beraterdatenbank stellt eine qualifizierte Adressdatenbank, die Beraterdaten und Informationen zu Qualifikationen, Kompetenzen und Referenzprojekten enthält. Das Fachkonzept soll Vorschläge zur Definition und zur Darstellung von Beraterprofilen enthalten und wie diese umzusetzen sind. Im Anschluss an die im Rahmen dieser Ausschreibung erarbeiteten Detailkonzeption der Beraterdatenbank, erfolgt die Programmierung des Interface, die grafische Oberflächengestaltung und Umsetzung. Diese Aufgaben erfolgen über eine weitere Ausschreibung Suchfunktion Im Rahmen des Fachkonzepts ist aufzuzeigen, welche Eigenschaften die Suchfunktion erfüllen muss, damit sie die Anforderungen der Nutzergruppen erfüllt und zu den gewünschten Ergebnissen führt. Gedacht ist dabei an eine moderne, modulare Suchfunktion, die als Recherchewerkzeug den Nutzern dient. 5

6 3.3. Formulare/Registrierung und Login über SSL Das Fachkonzept soll eindeutig definieren, wie Registrierungsformulare zu gestalten sind, wie die Rechtevergabe erfolgt und welche Zugänge über öffentlich zugängliche bzw. Kennwort geschützte Seiten gestaltet werden sollen. Grundsätzlich ist soll Beratern die Möglichkeit gegeben werden, sich auf der Seite der Beraterdatenbank zu registrieren und nach Zusendung eines Logins ein Profil auf Basis des ausgefüllten Formulars anzulegen. 4. Ausschreibungsformalien Die Ausschreibung erfolgt in Anlehnung an die VOF. Eine Kostenerstattung für die Aufwendungen der Beteiligung an dieser Angebotsabgabe erfolgt nicht. Das Angebot muss folgende formale Kriterien erfüllen - Das Angebot muss eine Zeitplanung mit definierten Meilensteinen enthalten. - Es ist darauf zu achten, dass jedes Modul bzw. jede Teilleistung separat angeboten wird. Dort wo es sinnvoll erscheint oder angegeben ist, sollten Teilleistungen weiter untergliedert werden. - Für alle Teilleistungen ist in einer transparenten Aufstellung folgendes anzugeben: o der geplante Aufwand in Personentagen o die jeweiligen Kosten o Kosten für Unteraufträge - Abschließend ist die Gesamtsumme zu nennen. Optional angebotene Leistungen sind gesondert auszuweisen. Werden Alternativen angeboten so ist die gewünschte Unterteilung pro Alternative getrennt, mit einer jeweils getrennten Endsumme für das Gesamtangebot, aufzuführen. Hierbei muss es sich um Festpreisangebote handeln. Dies gilt auch für optionale Positionen und eventuell einbezogene Leistungen Dritter. Grundsätzliche Angabe der Tagessätze des eingesetzten Personals, die auch nach der Umsetzung oder bei zusätzlichen künftigen Erweiterungen gültig sind. Benennung der für das Projekt vorgesehenen Mitarbeiter, jeweils mit Angaben zu Qualifikation, Erfahrung und Nennung von Projekten. Kurzprofil des Anbieters, insbesondere Rechtsform, Eigentümer, technische Kernkompetenzen mit denen Umsetzungserfahrungen (Referenzprojekte mit Angabe der Branche) bestehen. Sofern der Anbieter - Erfahrungen mit Institutionen und öffentlichen Einrichtungen hat, - Fachkenntnisse im Bereich Ressourceneffizienz, Energieeffizienz, Klimawandel hat, - für andere Landesagenturen in Bund und Land arbeiten oder gearbeitet hat, sollten entsprechende Informationen gegeben werden. 6

7 Falls für einzelne Teilleistungen Unterauftragnehmer herangezogen werden, sind die obigen Angaben jeweils auch für den oder die Unterauftragnehmer zu machen. Alle Festpreisangebote und Tagessätze müssen die Vorbereitung und Durchführung erforderlicher Besprechungen, Präsentationen, Auslagen und Nebenkosten (z. B. Fahrgelder, Reise- und Aufenthaltskosten, Post- und Fernmeldegebühren, Bürokosten, Versicherungsprämien, Druck- und Versandkosten) enthalten. Das Angebot ist in zweifacher Ausfertigung, in deutscher Sprache und rechtsverbindlich unterschrieben, vorzulegen. Es müssen ein Gesamtpreis und eine Erklärung enthalten sein, dass die in dieser Leistungsbeschreibung festgehaltenen Konditionen und Termine für das Auftragsverhältnis bindend sind Bitte fügen Sie Ihrem Angebot die in der Anlage beigefügte Erklärung ausgefüllt und unterschrieben bei. 5. Zeitlicher Ablauf Vergabeentscheidung: 2. Oktober 2015 (Zuschlagsfrist) Abschluss des Projekts (Abnahme der endgültigen Dokumentation): spätestens 27. November 2015 Das unterschriebene Angebot inkl. angefügter Erklärungen richten Sie bitte bis 25. September 2015, Uhr an: Umwelttechnik BW Technologie- und Innovationszentrum Umwelttechnik und Ressourceneffizienz Baden-Württemberg GmbH Herrn Oliver Magiera Bahnhofspassage Böblingen Für Fragen zur Ausschreibung steht Ihnen Herr Jürgen Römhild unter zur Verfügung. Es werden nur Angebote berücksichtigt, die nachweislich innerhalb der Frist eingegangen sind. 7