Zeitmanagement. von O. Renner H.-P. H.

Transkript

1 von

2 Was ist?

3 Was ist? Systematisches und diszipliniertes Planen hat das Ziel, Zeit effektiv zu nutzen. Ressourcenmanagement

4 Was ist? Effizienz Work Life Balance Selbstcoaching

5 Was ist? Motivation Ordnung Organisation

6 Was sind die Ziele?

7 Was sind die Ziele? Zeit gewinnen Effizienter arbeiten Probleme erkennen Weniger Stress

8 Welche Prinzipien und Methoden gibt es?

9 Prinzipien und Methoden Pareto-Prinzip Eisenhower-Prinzip ABC-Analyse Leistungskurve ALPEN-Methode Die Stille Stunde

10 80:20 Pareto-Prinzip 80:20

11 Pareto-Prinzip Vilfredo Pareto ( ) Ingenieur, Ökonom und Soziologe Entdeckte statistisches Phänomen

12 Pareto-Prinzip - 80:20-Regel 20% der italienischen Bevölkerung besaßen 80% des Bodens in Italien 20% Bevölkerung 80% Boden 80% Bevölkerung 20% Boden

13 Pareto-Prinzip - 80:20-Regel In einem Geschäft können in 20% der Zeit 80% der Kunden bedient werden 20% Zeit 80% Kunden Kunden reklamieren Kunden wollen informiert werden 80% Zeit 20% Kunden

14 Pareto-Prinzip - Anwendung 1. Erkenntnis nutzen 2. Kritische Aufgaben finden 3. Unwichtiges weglassen 4. Zeitplan erstellen 20% Zeit 80% Zeit 80% Ergebnis 20% Ergebnis

15 Pareto-Prinzip - Beispiel Welche Aufgaben sind nötig um das Projekt in 8 statt in 40 Tagen fertigzustellen? 8 Tage 80% Ergebnis 32 Tage 20% Ergebnis

16 Pareto-Prinzip & Wichtige von unwichtigen Aufgaben trennen Aufgaben sind wichtig, wenn sie das Hauptziel verfolgen bzw. das Endergebnis herbeiführen

17 Eisenhower-Prinzip

18 Eisenhower-Prinzip Dwight D. Eisenhower Kategorisierung von Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit

19 Eisenhower-Prinzip Dringlichkeit dringend nicht dringend Wichtigkeit wichtig A / I: Sofort selbst erledigen B / II: Aufgabe exakt terminieren und persönlich erledigen nicht wichtig C / III: An kompetente Mitarbeiter delegieren D / IV: Nicht bearbeiten

20 Eisenhower-Prinzip Fazit Einfache und schnelle Priorisierung der Aufgaben wird möglich Wichtig von dringend unterscheiden (Verwechslungsgefahr)

21 Eisenhower-Prinzip Kritik Dringende Aufgaben sollte man eher vermeiden Wichtige Aufgaben sind selten dringend Dringende Aufgaben sind selten wichtig

22 ABC-Analyse

23 ABC-Analyse Erstmals beschrieben von H. Ford Dickie Betriebswirtschaftliches Analyseverfahren Welche Produkte eines Unternehmens generieren den höchsten Umsatz

24 ABC-Analyse & Ist-Zustand kann schnell analysiert werden Verhältnis zwischen Aufwand und Ergebnis wird sichtbar

25 ABC-Analyse - Wie geht man vor? Aufgaben auflisten Nach Bedeutung absteigend sortieren Priorisieren druch Kategorisieren (A, B und C) Mit Ist-Zustand vergleichen

26 ABC-Analyse - Kategorien Ergebnis 65% 20% 15% A B C Aufwand 15% 20% 65%

27 ABC-Analyse - Planung Tagesplan aufstellen Zeit einteilen Aufgaben abarbeiten und delegieren 5 std 2 std 1 std A B C

28 Leistungskurve

29 Leistungskurve Der Mensch ist keine Maschine Leistung 100% Planung nach Biorhythmus Anwendung in der ALPEN-Methode 0% Uhrzeit

30 ALPEN-Methode

31 ALPEN-Methode Aufgaben Länge schätzen Pufferzeiten einplanen Entscheidungen Treffen Nachkontrolle

32 ALPEN-Methode Aufgaben werden notiert (To-Do-Liste) Ohne bestimmte Reihenfolge Für den kommenden Tag

33 ALPEN-Methode Länge der Aufgaben schätzen Zeiträume nicht zu knapp bemessen Zeiträume begrenzen Genaue Uhrzeiten

34 ALPEN-Methode Nie frei von Störungen Regel Leistungskurve

35 ALPEN-Methode Priorisierung (Eisenhower-, ABC-Methode) Arbeit delegieren Unwichtiges weglassen

36 ALPEN-Methode Nachkontrolle der Pufferzeiten Zeitplanung optimieren Überblick verschaffen Fehlplanungen korrigieren

37 ALPEN-Methode Kritik Stark berufsabhängig Überblick über den folgenden Tag Priorisierung von Aufgaben

38 Zeitdiebe & Zeitfresser

39 Zeitdiebe & Zeitfresser Störungen Ablenkungen Konzentrationshemmer

40 Zeitdiebe & Zeitfresser Unstrukturiertheit Inhaltsleere Meetings Kollegen Social Media (facebook, twitter, youtube)

41 Du kannst Dein Leben nicht länger machen, aber intensiver! (Konfuzius)

42 Wir sind nicht gestresst, weil wir keine Zeit haben, sondern wir haben keine Zeit, weil wir gestresst sind. (Stefan Klein)

43 Quellen

44 Quellen Klassisches : :23 Tipps :45

45 Quellen Alpen Methode :22 Pareto-Prinzip :00 Eisenhower-Prinzip :15

46 Quellen Eisenhower-Prinzip :30 ABC-Analyse : :30