Pressemitteilung zum Thema Internet-Aktionärsportale

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1 Devigus Engineering AG Birkenstrasse 47 CH-6343 Rotkreuz / Zug Telefon: Pressemitteilung zum Thema Internet-Aktionärsportale Von: Devigus Engineering AG Datum: Stichworte: Shareholder Services, Aktienregister, Generalversammlung, Aktionärsportal, E-Voting, Vollmachtserteilung, SuisseID Produkt: Internet Aktionärsportal Moderne Aktionärsportale erobern die Schweiz Moderne und ganzjährig verfügbare Internet Aktionärsportale leisten einen wichtigen Beitrag zu einem konstruktiven Dialog zwischen der Gesellschaft und ihren Aktionären und prägen den Meinungsbildungsprozess des Aktionärs. UBS entwickelt zurzeit ein Internetportal, um ihren Aktionären zusätzliche und personalisierte Dienstleistungen bereitzustellen. Künftig sollen die Aktionäre die Möglichkeit haben, im Vorfeld der Generalversammlung online abzustimmen und ihre Weisungsabgaben vor und nach der Veranstaltung zu überprüfen. Über einen sicheren Kanal soll eine direkte Kommunikation zwischen den Aktionären und UBS Shareholder Services ermöglicht werden. Zudem ist geplant, dass die Aktionäre Eintrittskarten bestellen, Publikationen abonnieren und Adressänderungen mitteilen können. Bei der Entwicklung des Aktionärsportals arbeitet UBS eng mit dem Zuger ITund Services-Unternehmen Devigus Engineering AG zusammen. Meinungsbildungsprozess des Aktionärs Seit längerem stehen die Generalversammlungen der grossen Aktiengesellschaften in der Kritik, zu schwerfällig zu sein und immer mehr an die Grenzen der Dialogfähigkeit zu gelangen. Für einige kritische Beobachter sind sie sogar bereits zur reinen Alibiübung verkommen. So würden sich selbst nach energisch an der Generalversammlung vorgetragenen Voten die Abstimmergebnisse nur marginal beeinflussen lassen. Doch die Zeiten ändern sich und machen vor dem Meinungsbildungsprozess der Aktionäre keinesfalls Halt. Vorausdenkende Aktionärsgesellschaften sind deshalb gut beraten, wenn sie akzeptieren, dass der Meinungsbildungsprozess des Aktionärs immer stärker durch die Online- Medien und Social-Media-Plattformen im Internet beeinflusst wird. Statt sich diesem Trend zu verschliessen, ist es angebracht, sich zu überlegen, wie man aus diesen Entwicklungen für alle Beteiligte eine Verbesserung der Aktionärskultur erwirken kann. Denn die Möglichkeiten Seite 1

2 moderner IT-Systeme, insbesondere der modernen Internet-Anwendungen mit einer aktiven Interaktion mit dem Anwender bieten hier neue Chancen. Der Einsatz solcher neuer Lösungsansätze muss jedoch mit Vorsicht und dem nötigen Weitblick erfolgen. Aufgrund ihrer hohen Aussenwirkung ist eine klare Integration eines Online- Aktionärsportals in die Organisation und eine feste Verankerung in der Unternehmensstrategie unabdingbar. Ein falsch aufgesetztes und nicht durchgängig integriertes Aktionärsportal kann sich rasch als Bumerang erweisen und sogar ein hohes Mass an ungewollter Eigendynamik entwickeln. Unter dem Begriff Integration wird hier das Verbinden des Internet basierten Portals mit allen bestehenden Systemen, welche bereits heute im Einsatz stehen, verstanden. Dies mit dem Ziel, einerseits dem teilnehmenden Aktionär einen echten Mehrwert zu bieten, seine Anliegen ernst zu nehmen und ihn dort abzuholen, wo er in seinem Meinungsbildungsprozess gerade steht. Ganz unabhängig davon, ob dies kurz vor der Generalversammlung ist, oder unterjährig. Andererseits aber auch mit dem Ziel für die Gesellschaft, dank einer durchgängigen Integration, einfach beherrschbar, effizient und jederzeit aktiv steuerbar zu sein. Nur so kann proaktiv auf den Meinungsbildungsprozess des Aktionärs eingewirkt werden und eine langfristige, positive Einwirkung erreicht werden. So überrascht es denn auch nicht, dass ein integriertes Aktionärsportal nicht einfach nur eine neue, hübsche Fassade zur Bestellung von Eintrittskarten, bzw. zur Erteilung von Vollmachten im Stile eines praktischen E-Votings darstellen soll. Vielmehr hat sich das Aktionärsportal harmonisch und konsequent in die Gesamtkommunikation der Gesellschaft mit den Aktionären einzugliedern. Es geht nicht um die Frage, ob ein Aktionärsportal für die Gesellschaft strategisch ist oder nicht. Tatsächlich geht es darum, strategische Vorteile durch ein richtig betriebenes Aktionärsportal zu erzielen. Keine zentrale Lösung zur Vollmachtserteilung Nach heutigem Stand der Technik ist es relativ einfach, eine Online-Lösung zur reinen Vollmachtserteilung auf dem Internet zur Verfügung zu stellen. Auf dem Markt angebotene zentrale Lösungen proklamieren einen Mehrwert dank einer einmaligen Registrierung des Aktionärs für mehrere Gesellschaften. Auch soll durch das einmalige, schriftliche Bevollmächtigen des zentralen Betreibers dieser Plattform die geforderte Schriftlichkeit für die Vollmachtserteilung für sämtliche Gesellschaften, bei denen der Aktionär eingetragen ist, selbst für verschiedene eingesetzte Stimmrechtsvertreter, erfüllt sein. Bei der Analyse dieses Sachverhalts können die Rechtsabteilungen der Gesellschaften durchaus zu unterschiedlichen Auffassungen gelangen. Auch muss darauf hingewiesen werden, dass sich die dargestellte, einmalige Registrierung lediglich auf das zentrale Portal bezieht, denn für jede einzelne Pressemitteilung Moderne Aktionärsportale erobern die Schweiz Seite 2

3 Gesellschaft muss der Aktionär den bei der Einladung der Gesellschaft zugestellten Zugangscode mit Passwort eingeben um sich explizit für diese Gesellschaft zu authentisieren. Selbst wenn man diese gesamte Problematik ausblendet, bleibt für jede Gesellschaft abzuwägen, ob die Nutzung einer zentralisierten Plattform tatsächlich den Verlust an Eigenständigkeit wettmachen kann. Der alleinige Nutzen, keine eigene Webseite zur Vollmachtserteilung zur Verfügung stellen zu müssen, erscheint hier bestimmt nicht ausschlaggebend zu sein. Zu schwer wiegt der Verlust der direkten Interaktion mit dem Aktionär und alle damit verbundenen Konsequenzen, welche das Respektieren des Datenschutzes auferlegt. Die Frage, ob so sensible Daten über Aktionäre und deren Instruktionen für verschiedene Gesellschaften und Traktanden letztlich bei einer zentralen Stelle abgelegt werden sollen, muss jede Gesellschaft für sich beantworten. Wer darf das Online Aktionärsportal nutzen Die Authentisierung Aufgrund der Anforderung, dass nur berechtigte Personen am Aktionärsportal teilnehmen können, bildet die Authentisierung ein zentrales Element. Sie muss sicherstellen, dass der Aktionär auch wirklich derjenige ist, für den er sich ausgibt. In der Schweiz und dem Ausland ist die Verwendung einer elektronischen Signatur für Private und Firmen mittels der SuisseID möglich. Die SuisseID beinhaltet zwei Elemente: - Elektronischer Identitätsnachweis. Mit der SuisseID können elektronische Dienstleistungen in Anspruch genommen werden, die eine sichere Identifizierung der Nutzer bzw. Kunden voraussetzen, so als würden diese ihre Identitätskarte oder Ihren Pass im Internet zeigen können, um zu beweisen, wer sie sind. - Qualifizierte elektronische Signatur. Mit der SuisseID lassen sich Dokumente elektronisch unterschreiben. Die sogenannte elektronische Signatur ist fälschungssicher und gesetzlich der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt. Angewendet auf das Aktionärsportal kann die SuisseID in Form eines Elektronischen Identitätsausweises sicherstellen, dass der Aktionär derjenige ist, für den er sich ausgibt. Neben der SuisseID besteht auch die Möglichkeit mit anderen Login-Verfahren, welche z.b. beim e- Banking zur Anwendung gelangen, den gesamten Authentisierungs Prozess sicherer zu gestalten. Die rechtsgültige Unterschrift eigenhändig oder mittels elektronischer Signatur Gemäss aktueller Rechtslage bedarf es für eine Bevollmächtigung einer rechtsgültigen Unterschrift und die bevollmächtigte Person muss am Versammlungsort physisch präsent sein. Im laufenden Entwurf der Aktienrechtsrevision soll neu die Möglichkeit geboten werden, auf die physische Präsenz zu verzichten. Was jedoch bleibt, ist die Notwendigkeit einer rechtsverbindlichen Unterschrift. Das Schweizerische Obligationenrecht (Art. 14 Abs. 2bis OR) stellt bereits heute die elektronische Signatur der Handunterschrift gleich. Pressemitteilung Moderne Aktionärsportale erobern die Schweiz Seite 3

4 Wiederum angewendet auf das Aktionärsportal kann die SuisseID in Form einer Qualifizierten elektronischen Signatur den Anspruch der Schriftlichkeit auf elektronischem Weg erfüllen. Alternativ zur Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur im Stile der SuisseID gibt es den Ansatz, mit einer schriftlich eingeholten Teilnahmeerklärung diese Schriftlichkeit zu erfüllen. Hierbei wird eine Teilnahmeerklärung direkt mit der Bevollmächtigung einer Proxy Instanz als physisch vertretende Person verbunden. Letztendlich muss jede Gesellschaft selbst entscheiden, ob dadurch die geforderte Schriftlichkeit bei der Vollmachtserteilung erfüllt ist, oder nicht. Es ist ebenso legitim zu fordern, ohne die Einführung einer weiteren Proxy Vertretung zu operieren. In diesem Fall ist die Erfüllung der Schriftlichkeit direkt an das Vorhandensein einer expliziten Vollmacht des Aktionärs an den empfangenden Stimmrechtsvertreter für die konkrete Generalversammlung zu knüpfen. Eine rechtsgültige Unterschrift ist in diesem Fall auf jährlicher Basis einzuholen. Es gilt in diesem Zusammenhang zu beachten, dass einer der Hauptkritikpunkte verschiedener E- Voting Projekte im In- und Ausland substantiell in der fehlenden Durchgängigkeit der Prozesse liegt. Ausübung der Aktionärsrechte vor der Generalversammlung Nach Erfüllung der geforderten Schriftlichkeit können die Aktionärsrechte ausgeübt werden: - Eintrittskarte bestellen (auf eigenen Namen oder, je nach Statuten an Dritten bzw. Aktionär), - Erteilung einer Vollmacht an den Organvertreter, sowie - Erteilung einer Vollmacht an den unabhängigen Stimmrechtsvertreter (oder allenfalls andere Aktionärsvertreter) sowie während laufender Generalversammlung Rein technisch ist es möglich, dem Aktionär die Modifikation seiner bereits im Vorfeld erteilten Vollmacht während laufender Generalversammlung zu erlauben. Dies setzt voraus, dass das Aktionärsportal mit dem GV-Hauptsystem so verbunden ist, dass diese last minute Modifikation auch sicher und nachweislich den Weg in das Abstimmergebnis findet. Ob die Gesellschaft den damit verbundenen Aufwand betreiben will, muss im jeweiligen Kontext entschieden werden. Um dieses Szenario abzudecken muss das Aktionärsportal auch während der laufenden Generalversammlung offen bleiben und demnach auch den Verlauf der einzelnen Abstimmungen zeitnah abbilden. Eine Modifikation der Weisungen für bereits abgestimmte Traktanden muss demnach ausgeschlossen sein und dem Aktionär auch entsprechend mitgeteilt werden. Damit gelangt man bereits in den Bereich der Online-Generalversammlung, ohne hierzu das Resultat der anstehenden Aktienrechtsrevision abwarten zu müssen. Pressemitteilung Moderne Aktionärsportale erobern die Schweiz Seite 4

5 Überprüfung der abgegebenen Weisungen und Verifikation des Abstimmergebnisses Viele webbasierte Geschäftsprozesse leiden am Mangel, dem Anwender nicht zu jeder Zeit eine klare und verlässliche Rückmeldung zu geben. Oftmals weiss der Anwender nicht, ob ein Geschäftsprozess tatsächlich initiiert wurde oder wo er im Gesamtablauf augenblicklich steht. Als vertrauensbildende Massnahme muss es deshalb im Aktionärsportal für den teilnehmenden Aktionär jederzeit ersichtlich sein, wie es um die Wahrnehmung seiner Aktionärsrechte zum aktuellen Zeitpunkt steht. Hierbei muss transparent und klar kommuniziert werden. Dazu gehört, dass übersichtlich präsentiert wird, ob und an wen eine Vollmacht mit welchen Weisungen je Traktandum erteilt wurde. Die Möglichkeit seine bereits abgegebenen Weisungen je Traktandum noch ändern zu können, rundet diese Funktionalität ab. Allenfalls bestehende Zweifel bezüglich der Sicherheit im Zusammenhang mit der Nutzung des Aktionärsportals sind von Anfang an konsequent auszuräumen. Hierzu wird dem Aktionär die Möglichkeit geboten, seine abgegebenen Weisungen bis hin zum effektiven Einfliessen in das Abstimmergebnis jederzeit selbst verifizieren zu können. Das Aktionärsportal positioniert sich somit als absolut sichere und nachweislich nicht manipulierbare Abstimmungsplattform. Direkte Kommunikationsplattform Auf dem Aktionärsportal wird dem interessierten Aktionär eine direkte Kommunikation mit der Gesellschaft ermöglicht. Zu diesem Zweck kann er auf einer gesicherten Seite Meldungen abfassen und deren Antworten an derselben Stelle in seinem persönlichen Posteingang empfangen. Dadurch wird dem Trend nachgelebt, dass die Kommunikation an der Stelle stattfindet, wo auch die Informationen bereitgestellt werden. Durch die Kommunikation zwischen dem Aktionär und der Gesellschaft direkt im Rahmen des Aktionärsportals wird ein wichtiger Beitrag zur Aktionärsbindung geleistet. Der Aktionär identifiziert das Aktionärsportal nicht nur als reines Einweg-Kommunikationsmittel, sondern vielmehr als direkten und bilateralen Draht zur Gesellschaft. Fazit Ein Aktionärsportal ist nicht nur eine E-Voting Plattform. Vielmehr stehen der Aktionär und sein Meinungsbildungsprozess sowie der Aufbau von Vertrauen im Zentrum der Überlegungen. Eine sorgfältige Planung und Einbettung in die Gesamtstrategie und Kommunikation der Gesellschaft ist unabdingbar. Beim ausgeführten Thema geht es nicht darum, Argumente gegen die physisch stattfindende Generalversammlung zu formulieren. Diese hat Ihre unbestrittene Berechtigung und soll als eine wichtige Plattform weitergepflegt werden. Beide Plattformen müssen sich weiterentwickeln, um die jeweiligen individuellen Stärken optimal nutzen zu können. Pressemitteilung Moderne Aktionärsportale erobern die Schweiz Seite 5

6 Über den Autor: Arturo Devigus, Dipl. Ing. ETH, Exec. MBA HSG ist Geschäftsführer und Inhaber der 1987 gegründeten Zuger IT und Service Firma Devigus Engineering AG (http://www.devigus.com). Der Bereich Devigus Shareholder Services bietet die modernen und selbst entwickelten Systeme im Schweizer Markt seit 1998 für Generalversammlungen sowie seit 2004 für die Aktienregisterführung an. Aktuell werden über 900'000 Aktionäre mit der Aktienregister- Software 'AREGIS' verwaltet. Damit gehört Devigus Shareholder Services auf dem Schweizer Markt zu den grossen Anbietern. Mit rund 130 Einsätzen pro Jahr zählt die Generalversammlungs-Software GV-Manager als die am meisten eingesetzte Softwarelösung für Generalversammlungen auf dem Schweizer Markt. Die neben ISO 9001 auch nach dem Informations-Sicherheits-Management System ISO zertifizierte Devigus Engineering AG betreibt ein externes Rechenzentrum, welches als Basis für sämtliche ausgelagerte Outsourcing- Dienstleistungen im Bereich Aktienregisterführung und Generalversammlungen dient. Damit bietet Devigus Shareholder Services die gesamte Palette an Outsourcing Dienstleistungen im Bereich Shareholder Services an. Mit dem Erstellen integrierter Aktionärsportale nutzt Devigus Engineering AG Ihre Kernkompetenzen im Bereich IT-Entwicklung und Shareholder-Services und rundet ihre Angebotspalette mit weiteren, zukunftsweisenden Systemen und Dienstleistungen ab. Pressemitteilung Moderne Aktionärsportale erobern die Schweiz Seite 6

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