Compliance Monitoring mit PROTECHT.ERM

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1 covalgo consulting GmbH Operngasse Wien, Austria Compliance Monitoring mit PROTECHT.ERM Autor: DI Mag. Martin Lachkovics, Dr. Gerd Nanz Datum: 20. Oktober 2014, 29. April 2015 Schlagworte: Compliance, PROTECH.ERM, Compliance Management System, Monitoring 1 Hintergrund, Ziel und Zweck Compliance Management Systeme erfordern ein Monitoring der Compliance-Regeln. Insbesondere in mittleren und größeren Konzernen mit unterschiedlichen Standorten sind papieroder -basierte Vorgehensweisen aufwändig und fehleranfällig. Web-basierte Tools bieten an diese Stelle gute Dienste, welche zusätzlich die Fragen der Aufbewahrung, der Auffindbarkeit und der Revisionssicherheit berücksichtigen. Dieses Dokument stellt die Erfahrungen und den Weg zur Implementierung des Compliance Monitorings in PROTECHT.ERM dar. 2 Compliance Monitoring 2.1 Allgemeines Compliance Management ist Teil des Risikomanagement. In der Konzeptionsphase werden die Risiken für Compliance-Verstöße erarbeitet und die Mechanismen zur Erkennung von derartigen Verstößen identifiziert. Diese Mechanismen sind im Allgemeinen Bestätigungen von Verantwortlichen (ggf. mit den entsprechenden Nachweisen), dass sie die Regeln eingehalten haben. Dieser Fall ist mit Compliance-Tools wie PROTECHT.ERM leicht umsetzbar. Die zweite Art des Monitorings analysiert Daten des täglichen operativen Geschäfts und versucht Abweichungen und Anomalitäten zu identifizieren, welche in der Folge analysiert werden (Data Mining). Diese zweite Art ist nicht mit klassischen Compliance- Management-Tools abdeckbar. 2.2 Monitoring als Management-Aufgabe Compliance-Monitoring liegt in der Aufgabe der einzelnen Hierarchiestufen des Managements. Sinnvoll ist eine Verdichtung von unten nach oben, sodass jeweils die verdichteten Daten auf konkrete Informationen der darunter liegenden Ebene zurückgeführt werden können (Drill down). Die Bewertung von Compliance und Non-Compliance erfolgt so weit wie möglich automatisch auf Basis definierter Regeln. Nur so kann der Aufwand in wirtschaftlich vertretbarem Rahmen gehalten werden. Dennoch ist es wichtig, neben den objektiven Fakten auch Zusatzinformationen in Form von Kommentaren oder Dokumenten (Nachweisen) zu erfassen. 2.3 Maßnahmen bei Non-Compliance Compliance-Monitoring ohne Maßnahmen bei Verstößen ist nicht sinnvoll. Daher ist es notwendig, dass im Tool auch die entsprechenden Aktivitäten geplant und verfolgt werden. Nur so können die Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen begründet und einfach nachvollziehbar nachgewiesen werden. 2.4 Herausforderungen Beim Compliance Monitoring stellen sich folgende Herausforderungen ein. Welche Fragen werden gestellt und welche Schlüsse werden daraus gezogen? (eindeutige Interpretation) Wie werden die Aussagen nachgewiesen? (Dokumentation der Evidenz) Wie werden die einzelnen Aussagen bewertet? (Bewertungsschema) Anwendung_PROTECHT-Compliance.docx 1 / 7 Druckdatum

2 Welche Maßnahmen wurden aufgrund welcher Meldungen definiert? (Nachvollziehbarkeit der Behandlung der Meldungen) Wer hat welche Maßnahme bis wann abzuarbeiten? (Tracking) Wer hat welche Maßnahme wie bis wann abgearbeitet? (Tracking, Nachvollziehbarkeit) Auffindbarkeit des (formalen) Abschlusses der Maßnahmen und des gesamten Audits? (zentrale Dokumentation) Die beiden größten Herausforderungen sind das Vergessen von Maßnahmen und die Nachweisbarkeit der Umsetzung, insbesondere wenn mehrere Standorte betroffen sind. 3 Verwendung von PROTECH.ERM 3.1 Implementierung Organisationsstruktur Im ersten Schritt wird die Organisationsstruktur des Konzerns mit Business Units oder Teilformen in einer hierarchischen Darstellung festgelegt. Anwendung_PROTECHT-Compliance.docx 2 / 7 Druckdatum

3 3.1.2 Fragenkatalog Auf Basis der Bedrohungsanalyse werden die Fragen zur Überwachung definiert Regelmäßige Beantwortung der Fragen In regelmäßigen Abständen (z.b. monatlich, quartalsweise) werden die Fragen von den Verantwortlichen beantwortet. Auf einem Dashboard wird angezeigt, ob die Beantwortung bereits vollständig erfolgt ist. Anwendung_PROTECHT-Compliance.docx 3 / 7 Druckdatum

4 3.1.4 Auswertung und Bewertung Auf einem Dashboard (konfigurierbar) werden die Ergebnisse der Antworten aggregiert anzeigt. Insbesondere können auch zeitliche Verläufe, die Verteilung auf die einzelnen Hierarchiestufen oder die Spitzenreiter in Non-Compliance angezeigt werden. Anwendung_PROTECHT-Compliance.docx 4 / 7 Druckdatum

5 3.1.5 Erfassung und Verfolgung von Maßnahmen Für die weitere Vorgehensweise ist es erforderlich, die auf Basis von Abweichungen gesetzten Maßnahmen mit den Abweichungen zu verknüpfen und im Tool zu planen und zu verfolgen (und die Übersicht zu bewahren). Die Planung von Maßnahmen muss bis zur Schließung durchgängig verfolgbar sein. Anwendung_PROTECHT-Compliance.docx 5 / 7 Druckdatum

6 4 Zusammenfassung Compliance Management Tools wie PROTECHT.ERM erleichtern die Compliance Monitoring Arbeit beträchtlich, da sie die Verwaltung der Informationen inkl. Nachvollziehbarkeit an einer Stelle durchführen. Papierbasierte Lösungen oder Lösungen basierend auf Office- Werkzeugen sind aufgrund fehlender Rechtevergabe und Transparenz sowie des erheblichen Aufwands zur Aggregation der Daten für größere Unternehmen und Konzerne mit mehreren Standorten nicht geeignet. Anwendung_PROTECHT-Compliance.docx 6 / 7 Druckdatum

7 5 covalgo consulting GmbH covalgo consulting GmbH in Wien wurde im September 2010 gegründet. Wir beraten im Kerngeschäft die Themen Strategie, Business Analyse, Prozessmanagement, Organisationsentwicklung, Projektmanagement und Qualitätsmanagement und berücksichtigen dabei die sozialen Aspekte für den Menschen (Changemanagement). Die auf die individuellen Anforderungen des Kunden ausgerichtete partnerschaftliche Zusammenarbeit soll den Kundennutzen optimieren und so zu langfristiger Kundenbindung führen als Vorteil für beide. Das Thema Compliance in Managementsystemen ist die Basis unserer Beratungsleistung: Basierend auf den einschlägigen Normen und Standards wie z. B. ISO 9001, ISO 14001, ISO 20000, ISO 27001, CMMi, SPICE, ITIL und fachspezifischen Standards wie IRIS oder ausgewählten Themen im Gesundheitsbereich (GDP) sind unsere Lösungsvorschläge fundiert und anerkannt. Wir beraten gesamtheitlich (Einführung und Verbesserung von Managementsystemen) und auf Detailebene (Prozesse, Themen, Vorbereitung auf Zertifizierung). Auf Kundenwunsch übernehmen wir auch operative Verantwortung in den Bereichen Projektmanagement, Business Analyse, Requirements Engineering und Qualitätsmanagement sowie in Krisensituationen. Know-how-Transfer begleitet unsere Beratungstätigkeit, sei es durch interne Schulungen, öffentliche Seminare oder Vortragsveranstaltungen und Lehraufträge an Fachhochschulen (FH Joanneum, FH Burgenland, FH des bfi). Die covalgo consulting GmbH ist Partner der Polarion Software GmbH in Stuttgart, Deutschland (Software für Application Life Cycle Management und Requirements Engineering) und der PROTECHT.ERM GmbH, Wien (Software für Risikomanagement). Weitere Informationen und Referenzen bei covalgo consulting GmbH Operngasse Wien, Austria Anwendung_PROTECHT-Compliance.docx 7 / 7 Druckdatum

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