Scalera Mailplattform Dokumentation für den Anwender Installation und Konfiguration des Outlook Connectors

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1 Installation und Konfiguration des Outlook Connectors Vertraulichkeit Die vorliegende Dokumentation beinhaltet vertrauliche Informationen und darf nicht an etwelche Konkurrenten der EveryWare AG weitergereicht werden. Kontakt Everyware AG Zurlindenstrasse 52a 8003 Zürich Tel: Fax: Date Version V 1.1

2 Seite 1 Inhaltsverzeichnis 1 Management Summary Verbindung zur Scalera Mailplattform Authentifikation Versand Empfang Outlook Connector Voraussetzungen Einschränkungen Download der benötigten Software Installation Konfiguration Serverkonfiguration Verbindungseinstellungen ZDB-Konfiguration Abschluss der Konfiguration...9

3 Seite 1 1 Management Summary Die vorliegende Dokumentation beschreibt die Inbetriebnahme des Outlook Connectors der Scalera Mailplattform die sich in Verbindungsparameter zum Mailsystem und Installation sowie Konfiguration des Outlook Connectors aufteilen. Diese Dokumentation richtet sich an Anwender und Domänen Administratoren der Scalera Mailplattform. 2 Verbindung zur Scalera Mailplattform Für die Scalera Mailplattform werden diverse Dienste wie SMTP, POP3 oder IMAP4 zur Verfügung gesteööt, die über unterschiedliche Serveradressen bzw. Servernamen und Ports erreichbar sind. 2.1 Authentifikation Um sich gegenüber den einzelnen Diensten der Scalera Mailplattform zu authentifizieren, werden ein Benutzer und ein Passwort benötigt. Der Benutzer entspricht der Adresse z. B. Das Initialpasswort wird bei der Benutzererstellung vergeben und kann durch die einzelnen Benutzer im Scalera Webmail sowie durch den Domänen Administrator in der Administration Konsole neu gesetzt werden Versand Ausgehende s können über einen Desktop Client wie z. B. MS Outlook über das Scalera Mailsystem versendet werden. Hierbei werden dem Benutzer drei Möglichkeiten zur Verfügung gestellt: SMTP mit Authentifikation (smtp-auth) SMTP mit Authentifikation und TLS Verschlüsselung (smtp/s) SMTP mit Authentifikation und SSL Verschlüsselung (smtp/s) Dabei werden folgende Serveradressen und Ports angesprochen: Dienst Serveradresse Port smtp-auth mail.scalera.ch 587 smtp/s mail.scalera.ch Empfang Eingehende s können über einen Desktop Client wie z. B. MS Outlook über das Scalera Mailsystem empfangen werden. Hierbei werden dem Benutzer vier Möglichkeiten zur Verfügung gestellt: POP3 mit Authentifikation (pop3) POP3 mit Authentifikation und SSL Verschlüsselung (pop3/s)

4 Seite 2 IMAP4 mit Authentifikation (imap4) IMAP4 mit Authentifikation und SSL Verschlüsselung (imap4/s) Dabei werden folgende Serveradressen und Ports angesprochen: Dienst Serveradresse Port pop3 mail.scalera.ch 110 pop3/s mail.scalera.ch 995 imap4 mail.scalera.ch 143 imap4/s mail.scalera.ch 993

5 Seite 3 3 Outlook Connector Die Scalera Mailplattform bietet die Möglichkeit, über einen Outlook Connector das lokal installiert Outlook mit der Mailplattform zu synchronisieren. Dadurch wird es nicht nur möglich die empfangenen s wie über POP3 oder IMAP4 abzurufen, sondern auch Kontakte, Termine und Aufgaben über die Scalera Mailplattform zu verwalten und zu synchronisieren. Des Weiteren lassen sich gemeinsam genutzte Adressbücher oder Terminkalender innerhalb des Outlooks verwalten oder freigegebene Adressbücher und Terminkalender von anderen Mitgliedern der Maildomäne anzeigen. Somit kann über den Outlook Connector eine volle Kollaboration Integration ins Outlook gewährleistet werden. Damit der Outlook Connector genutzt werden kann, muss der Benutzer über ein entsprechendes Produkt auf der Scalera Mail verfügen, das die gewünschten Funktionen bereitstellt, ansonsten kann der Outlook Connector keine Synchronisation zwischen Scalera Mailplattform und Outlook vornehmen und die Daten werden nur lokal im Outlook angezeigt. Freigegebene Daten von anderen Mitgliedern der Maildomäne werden ebenfalls nicht angezeigt. 3.1 Voraussetzungen Damit der Outlook Connector installiert werden kann, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: Microsoft Betriebssysteme: Windows 8, Windows 7, Windows Vista, Windows XP Service Pack 2 und höher Microsoft Outlook 2003 Service Pack SP3 und höher Microsoft Outlook 2007, Outlook 2010, Outlook 2013 Der Benutzer muss über administrative Berechtigungen auf dem System verfügen, auf dem der Outlook Connector installiert wird. 3.2 Einschränkungen Falls der Outlook Connector lokal auf einem Desktop oder Laptop installiert wurde, kann gleichzeitig kein Microsoft Exchange Server oder andere Mail Server, die über das MAPI Protokoll kommunizieren, eingerichtet werden. Dies gilt systemweit und beschränkt sich nicht nur auf einzelne Benutzerprofile des Betriebssystems. 3.3 Download der benötigten Software Damit der Outlook Connector installiert und konfiguriert werden kann, muss folgende MSI Datei (32Bit oder 64-Bit) zuerst von der Scalera Mailplattform herunter geladen und lokal gespeichert werden: https://mailadmin.everyware.ch:7071/downloads/index.html

6 Seite Installation Nachdem das benötigte MSI File heruntergeladen und lokal gespeichert wurde, kann das Installationsprogramm durch Doppelklicken auf das MSI File gestartet werden: Über den Button Weiter wird die Lizenz Vereinbarung aufgerufen:

7 Seite 5 Nachdem die Lizenz Vereinbarung angenommen wurde, kann über den Button Weiter die Ausführung der Installation bestätigt werden: Über den Button Weiter wird der Installationsprozess gestartet. Während der Installation wird ein Fortschrittsbalken angezeigt. Sobald die Installation vollständig ist, wird ein Hinweis auf dem Bildschirm angezeigt, der über den Button Schliessen beendet werden kann: Der Outlook Connector wurde auf dem System installiert und kann jetzt konfiguriert werden.

8 Seite Konfiguration Nachdem der Outlook Connector auf dem System vollständig installiert wurde, kann dieser für den Zugriff auf die Scalera Mailplattform konfiguriert werden. Bevor die Konfiguration des Outlook Connectors gemacht werden kann, müssen vorher konfigurierter Exchange Server oder Mail Server, die über die MAPI Schnittstelle kommunizierem, aus der Outlook Konfiguration entfernt werden. Um die Konfiguration des Outlook Connectors vorzunehmen, muss Microsoft Outlook gestartet werden. Anschliessend wird der Konfigurationsassistent automatisch gestartet, der sich in folgende Tabs aufteilt: Serverkonfiguration: Angabe des Servers, der Adresse und des Passwort Verbindungseinstellungen: Angaben zur Proxy Konfigurationen ZDB-Konfiguration: Angaben zur Speicherung der lokalen Daten Serverkonfiguration Für das erste Tab Serverkonfiguration werden folgende Angaben benötigt: Servername*: Mailserver webmail.everyware.ch der Scalera Mailplattform SetBox Sichere Verbindung verwenden : Die Scalera Mailplattform bietet die Möglichkeit zu einer verschlüsselten Client Server Kommunikation. Diese Funktion ist optional und standardmäßig deaktiviert. Mail-Adresse*: Eingabe der Hauptmailadresse, die über den Outlook Connector angesprochen und verwaltet werden soll. Passwort*: Eingabe des aktuellen Passwortes der Adresse bzw. Mailbox. Obengenannte Angaben mit * sind zwingend notwendig.

9 Seite 7 Falls alle kundenseitigen Angaben korrekt eingetragen wurden, kann die Konfiguration mit dem Button OK beendet werden Verbindungseinstellungen Im zweiten Tab Verbindungseinstellungen können folgende Angaben zur Proxy Konfiguration vorgenommen werden: Radio Button Kein Proxy : ist standardmäßig aktiviert Radio Button Verwenden Sie die Proxy-Einstellungen des IE : Dabei werden auf die gemachten Einstellungen im Internet Explorer zurückgegriffen und diese verwendet. Radio Button Manuelle Proxy-Konfiguration : Aktivierung falls manuell ein Proxy Server mit Port angegeben werden soll Feld HTTP-Proxy : manuelle Eingabe des Proxy Servers Feld Port : manuelle Eingabe des Proxy Server Ports, der die http Anfragen annimmt. Falls alle kundenseitigen Angaben korrekt eingetragen wurden, kann die Konfiguration mit dem Button OK beendet werden.

10 Seite ZDB-Konfiguration Im dritten Tab ZDB-Konfiguration können folgende Angaben zur lokalen Abspeicherung der Daten vorgenommen werden: Radio Button ZDB im Profil speichern : Die ZDB Datei und die enthaltenen Informationen werden im Profil des angemeldeten Betriebsystem Benutzer gespeichert. Diese Angabe ist standardmässig aktiviert. Radio Button ZDB in einem externen Ordner speichern : Wenn die ZDB-Datei an einem definierten Ort lokal gespeichert werden soll, muss dieser Button ausgewählt werden, bevor der neue Speicherort angegeben werden kann. Eingabe des Pfad zur Speicherung der ZDB-Datei : Über den Button Durchsuchen kann ein neuer Speicherpfad für die ZDB-Datei angegeben oder der neue Speicherort direkt in das Eingabefeld geschrieben werden. Button ZDB verschieben : Der Button ist bei der ersten Konfiguration nicht verfügbar, da die ZDB-Datei noch nicht angelegt wurde. Später kann über diesen Button die ZDB-Datei an einen anderen Speicherort verschoben werden. Button ZDB komprimieren : Eine bestehenden ZDB-Datei kann über diesen Button komprimiert und somit der lokale Speicherbedarf reduziert werden. Falls alle kundenseitigen Angaben korrekt eingetragen wurden, kann die Konfiguration mit dem Button OK beendet werden.

11 Seite Abschluss der Konfiguration Nach dem alle benötigten Angaben der Outlook Connector Konfiguration ordnungsgemäss eingegeben und über den Button OK bestätigt wurden, wird über den Outlook Connector die erste Verbindung zur Scalera Mailplattform aufgebaut. Die Synchronisation erfolgt automatisch mit der Scalera Mailplattform, nach den Outlook Einstellungen, standardmässig alle 5 Minuten. Die Synchronisation kann auch manuell im Outlook über den Button Senden / Empfangen ausgelöst werden.

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