Anforderungen zum Auditoren-Pool. für das

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1 Anforderungen zum Auditoren-Pool für das der Zentralstelle für Berufsbildung im Einzelhandel e. V. (zbb)

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis...2 Einführung...3 Auditoren-Pool...4 Allgemeines... 4 Auswahl der Auditoren... 4 Vertraulichkeit... 4 Vorgaben für Auditoren... 5 Auswahl der Auditoren... 5 Integration beim Zertifizierer... 5 Einsatzplanung... 5 Fortbildung... 6 Bewertung der Auditoren durch Kunden... 6 Auditformen für das Qualitätssiegel... 7 Audits zur Erhaltung des Qualitätssiegels...7 Erstaudit... 7 Rezertifizierung... 7 Änderungsaudits... 7 Verkürztes Zertifizierungsverfahren... 7 Qualitätssiegelverwendung

3 Einführung Die vorliegende Unterlage ist eine Ergänzung der Beschreibung des Zertifizierungsverfahrens für das zbb-qualitätssiegel. Es enthält die Beschreibung der Verfahren für den zbb-auditoren-pool, der die Voraussetzung für eine problemlose Anwendung des Zertifizierungsverfahrens ist. In diesem Dokument werden die Verfahren detailliert beschrieben, die zwar eine Voraussetzung für die Durchführung von Zertifizierungsaudits sind, aber nicht unmittelbar einem Zertifizierungsaudit zuzuordnen sind. Das Dokument soll über die Bereitstellung der Ressourcen und die Qualifikation des eingesetzten Personals Auskunft geben. 3

4 Auditoren-Pool Die das Qualitätssiegel ausstellende Stelle (zbb) hat für die ordnungsgemäße Durchführung der Audits einen Pool von geschulten und geeigneten Auditoren einzurichten. Im folgenden werden die Anforderungen an die Auditoren beschrieben. Allgemeines Auswahl der Auditoren Die Auswahl der Auditoren erfolgt nach Branchenerfahrung und regionaler Nähe. Die Ablehnung eines Auditors ist ohne Angabe von Gründen möglich. Der Zertifizierer wird dann einen neuen Vorschlag unterbreiten. Vertraulichkeit Die Auditoren werden vom Zertifizierer nach strengen Auswahlkriterien ernannt und zur Geheimhaltung vertraulicher Informationen verpflichtet. Die Verpflichtung zur Vertraulichkeit wird vertraglich festgelegt. Vertraglich vereinbarte Vertraulichkeit besteht auch zwischen dem Zertifizierer und der zu zertifizierenden Organisation, da dieser im Rahmen der Auditierung vertrauliche Informationen der zu zertifizierenden Organisation einsehen kann. 4

5 Vorgaben für Auditoren Die Mitarbeiter eines Unternehmens haben einen wesentlichen Einfluss auf die Qualität der zu erbringenden Dienstleistungen. Diese Feststellung gewinnt an Bedeutung aufgrund der Tatsache, dass eine beträchtliche Anzahl der Zertifizierungsauditoren freie Mitarbeiter sein werden. Dazu sollen die folgenden fünf Aspekte kurz beleuchtet werden: - Auswahl - Integration - Einsatzplanung - Fortbildung - Bewertung Auswahl der Auditoren In der Auswahl von Auditoren werden neben den Forderungen der DIN ISO drei weitere Forderungen an die Bewerber gestellt: - Möglichst mehrjährige Praxis in der beruflichen Aus- und Weiterbildung im Bereich Handel - Hochschul-, Fachhochschul- oder gleichwertige Ausbildung - Persönliche Zertifizierung nach DIN EN ISO 9000, zumindest zum Qualitätsmanagementbeauftragten. Ein persönliches Gespräch mit dem Bewerber rundet das Bild ab. Integration beim Zertifizierer Der Zertifizierer unterstützt seine externen Auditoren wie die eigenen Mitarbeiter des Unternehmens. Neue Auditoren werden in einem eintägigen Seminar eingeführt. Neben der Aufbau- und Ablauforganisation des Zertifizierers stehen das Zertifizierungsverfahren und die Qualitätskriterien des zbb-qualitätssiegels im Vordergrund dieser Veranstaltung. Neue Auditoren sollen sich nicht nur mit den Prozessen, sondern auch insbesondere mit der hinter dem Qualitätssiegel stehenden Qualitätspolitik identifizieren können. Dieses Wissen ist wesentliche Grundlage, um kompetent und überzeugend beim Kunden auftreten zu können. Zum Auditor kann nur berufen werden, wer im Bildungsbereich mindestens zwei Zertifizierungen bereits durchgeführt hat. Einsatzplanung Ein Zertifizierungsaudit wird in der Regel durch einen Auditleiter durchgeführt. Der Auditleiter bekommt einen Zertifizierungsauftrag durch die zbb-leitung übertragen und stellt dann mit dem zu zertifizierenden Kunden den Zeitplan für die Zertifizierung auf ( Grobplanung Zertifizierungsverfahren). Jeder Kunde hat das Recht, einen vom Zertifizierer vorgeschlagenen Auditor ohne Nennung von Gründen abzulehnen. 5

6 Fortbildung Um als Auditor für das zbb-qualitätssiegel eingesetzt werden zu können, muss dieser an einem eintägigen Seminar teilnehmen. Verantwortlich für die Durchführung des Seminars ist die zbb als Zertifizierer. In diesem Seminar werden die Prozesse»Projektgespräch«,»Auditplanung«,»Auditbericht«und»Erhaltungsaudits«anhand der gültigen Prozessbeschreibungen diskutiert. Auch die Beurteilung der Angemessenheit der Ablauf- und Aufbauorganisation ist ein wichtiges Thema an diesem Tag. Bewertung der Auditoren durch Kunden Die zbb bittet ihre Kunden, die erbrachte Dienstleistung zu bewerten. Dies beinhaltet auch eine Bewertung der eingesetzten Auditoren. Sie muß grundsätzlich im Anschluss an das Zertifizierungsaudit durch die Geschäftsführung des Kunden durchgeführt werden. Diese Bewertungen werden in den Räumen des Zertifizierers offen dargestellt und im Management-Review regelmäßig analysiert. Die Ergebnisse bilden eine wesentliche Grundlage für die Fortbildung der Auditoren. Eine individuelle Zusammenfassung dieser Bewertungen wird jedem Auditor zur Verfügung gestellt. 6

7 Auditformen für das Qualitätssiegel Die Ergebnisse aus der Bewertung des Zertifizierungsaudits werden mit der zbb als Zertifizierer abgestimmt. Im Erfolgsfall erteilt der Zertifizierer das Qualitätssiegel mit einer Geltungsdauer von zwei Jahren. Das Qualitätssiegel wird in der Landessprache ausgefertigt und zur Verfügung gestellt. Audits zur Erhaltung des Qualitätssiegels Erstaudit Das Erstaudit wird entsprechend des definierten Zertifizierungsverfahrens durchgeführt. Rezertifizierung Nach zwei Jahren prüft der Zertifizierer in einem Rezertifizierungsaudit die Wirksamkeit der Verfahren und Abläufe als Voraussetzung für die Neuerteilung des Qualitätssiegels. In diesem Rezertifizierungsaudit werden alle Elemente des Kriterienkatalogs zum Qualitätssiegel anhand von Auditfragen auf ihre Wirksamkeit und Angemessenheit für die gegenwärtige Unternehmenswirklichkeit geprüft. Die Zertifizierung geht dabei von dem Grundsatz aus, dass jedes Unternehmen dynamischen Veränderungen unterworfen ist, die sowohl die Anpassung der Verfahren und Abläufe als auch den Anspruch auf ständige Verbesserungen, Veränderungen im Bereich der beruflichen Weiterbildung zur Folge haben. Änderungsaudits Treten im Unternehmen größere Veränderungen auf, ist das Unternehmen verpflichtet, diese dem Zertifizierer mitzuteilen. Er wird entscheiden, ob ein Änderungsaudit sofort oder im Zusammenhang mit einem Rezertifizierungsaudit vorgenommen werden kann. Solche Änderungsaudits sind beispielsweise bei der Einbeziehung weiterer Niederlassungen, Zukauf von Unternehmensbereichen oder Ausgliederungen erforderlich. Verkürztes Zertifizierungsverfahren Bildungseinrichtungen, die bereits ein zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem, erteilt durch ein von der Bundesagentur für Arbeit akkreditierten Zertifizierer, vorweisen können, können ein partielles Zertifizierungsverfahren beantragen. In diesem Verfahren werden ausschließlich die Qualitätshauptkriterien, die sich vor allem auf die Handelsorientierung der Bildungseinrichtung beziehen, auditiert. Qualitätssiegelverwendung Das erteilte Qualitätssiegel und die Qualitätssiegelssymbole können für werbliche Zwecke verwendet werden. Aus der Werbung muss der Geltungsbereich des Qualitätssiegels deutlich hervorgehen. Eine Verwendung des Symbols im Zusammenhang mit anderen Tätigkeiten oder Maßnahmen des Unternehmens, die sich nicht dem Handelsbereich zuordnen lassen, ist nicht gestattet. 7