ERFOLGREICHE STRATEGIEN FÜR OPLs (ONE PERSON LIBRARIES)

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1 ERFOLGREICHE STRATEGIEN FÜR OPLs (ONE PERSON LIBRARIES) Univ. Lektor Heinrich J. Zukal, MAS Institut für Verkehrsplanung und Verkehrstechnik Technische Universität Wien Sehr geehrte Damen und Herren, geschätzte Kolleginnen und Kollegen! Ich möchte mich für die Einladung an einen so schönen Tagungsort bedanken, und freue mich, dass ich Ihnen von meinen Erfahrungen als OPL (One Person Librarian) berichten kann. Mein Weg Einleitend möchte ich mich selbst vorstellen: Von meiner Profession her bin ich Techniker und zwar Verkehrsplaner mit dem Schwerpunkt Verkehrssicherheit. Dieses Fachgebiet, und dabei hauptsächlich die praktische Umsetzung, unterrichte ich auch an der Technischen Universität Wien. Wie bin ich nun zu dieser One Person Library gekommen? Im Bereich der Universitäten gibt es die Universitätsbibliotheken mit ihren Beständen, die mehrere Millionen Bücher ausmachen, die über eine große Anzahl Personal verfügen, Speicher zum Archivieren der Bestände und Lesesäle haben. Die Universitätsbibliotheken verfügen außerdem über ein umfangreiches Budget und über Spezialisten für alle Arbeitsbereiche. Die Bibliothek der Technischen Universität ist wie alle anderen österreichischen wissenschaftlichen Bibliotheken - mit ihren Beständen Teil des Gesamtösterreichischen Datenverbundes, ALEPH-OPAC 1. Die Universitätsbibliothek der Universität Bozen ist, wie Sie vielleicht wissen, ebenfalls ein Teil dieses Bibliotheken-Verbundes. Die zu einer Universität gehörenden Institute bekommen über einen komplizierten Aufteilungsschlüssel ebenfalls Budget für Literaturanschaffungen zugeteilt. Diese Bestände, die für das wissenschaftliche Personal und die Studentinnen und Studenten dieses Instituts unmittelbar zur Verfügung stehen sollen, sind in den Räumen des Instituts aufgestellt. Sie verbleiben an den Instituten, die damit zu Außenstellen der Universitätsbibliothek werden. Sie sind jedenfalls Bestand der Universitätsbibliothek und im Gesamtösterreichischen Datenverbundes ALEPH-OPAC zu finden. Es gibt - zumindest auf vielen kleineren Instituten - keine ausgebildeten und speziell dafür angestellten Bibliothekare. Meine Bibliothek Auch am Institut für Verkehrsplanung und Verkehrstechnik war das so. Die Bibliothek oder was dafür gehalten wurde, hat die Institutssekretärin neben ihrer eigenen Arbeit mitbetreut. Die Betreuung, insbesondere die Beratung der Studierenden war weder fachspezifisch noch zufriedenstellend. Mein Institutsvorstand und ich haben vor ca. 15 Jahren erkannt, dass die Qualität der Lehre und wissenschaftlichen Arbeit in sehr hohem Maße von der Einrichtung einer Informationseinheit abhängt, deren Kernkompetenzen weit über das bloße Aufstellen von Büchern und Zeitschriften hinausgeht. Die moderne Bibliothek, besonders die OPLs und Spezialbibliotheken, müssen ein komplettes Informationsportfolio, auf das ich später noch eingehen möchte, anbieten können. Ich habe also vor ca. 15 Jahren die Fragmente einer Institutsbibliothek übernommen, systematisiert und auf den aktuellen Stand gebracht. Die Bibliothek des Instituts für Verkehrsplanung und Verkehrstechnik umfasst zur Zeit ca Bücher, 30 Fachzeitschriften und eine zunehmende Anzahl von CD-ROMs. Diesen Bestand gilt es zu bewahren, zu ergänzen, zu aktualisieren, zu erschließen und zugänglich zu machen. 1 ALEPH ist der Name des Programms, OPAC ist die Abkürzung für Online Public Access Catalogue 1

2 Abb. 1: Suchmaske der Bibliothek des Instituts für Verkehrsplanung und Verkehrstechnik Abb. 2: Suchergebnis 2

3 Die Aufstellungssystematik der Bibliothek basiert auf einer Accesss-Datei, die über eine 20- teiligen Buchstabencode mit aufsteigender Nummerierung die Bestände erschließt. Die Bücher sind durchgehend beschlagwortet und können sowohl über einen der Autoren als auch über den Titel oder ein Schlagwort in der Datenbank gesucht werden. Die fachlich kompetente Beschlagwortung ist für das rasche Wiederauffinden von großer Wichtigkeit. Die Kollegen, der Institutsvorstand und die Studentinnen und Studenten erwarten selbstverständlich, dass sie richtig und umfassend beraten werden und die gewünschte Literatur problemlos ausgewählt und rasch aufgefunden werden kann. Meine Ausbildung Seitdem ich die Bibliothek des Instituts für Verkehrsplanung und Verkehrstechnik neben meiner Tätigkeit im Forschungsbereich, neben meinem Lehrauftrag und allen anderen Aufgaben betreut habe, hatte ich den Wunsch ein facheinschlägiges Studium zu absolvieren. Im Oktober 1999 startete der 1. Lehrgang für Bibliotheks- und Informationsmanagement an der Donau-Universität Krems. Dieser Lehrgang ist der erste seiner Art in Österreich. Neben dem bibliothekarischen Basiswissen wurde auch Datenbankmodellierung, Projektmanagement, etc. unterrichtet. Ich habe das Studium im Sommer 2001 abgeschlossen und sehe meine Bibliothekarstätigkeit nun auch mit anderen Augen. Die Geschichte der One Person Libraries Bereits im Jahr 1909 wurde in New York die Special Libraries Association (SLA) ins Leben gerufen, da man sich bewusst war, dass im Bibliothekswesen ein neues Zeitalter angebrochen war. Guy St. Clair, der Autor von dem die bisher besten und umfassendsten Arbeitshilfen für Spezialbibliotheken stammen, hat auch den Begriff One-Person Library bereits 1976 geprägt. Laut seiner Definition versteht man darunter eine Bibliothek, in der die gesamte bibliothekarische Arbeit durch eine einzige Bibliothekarin oder einen Bibliothekar geleistet wird unabhängig davon, ob es noch ungeschulte Hilfskräfte gibt. Der Begriff OPL (One Person Library) hat sich gegenüber den ebenfalls englischen Begriffen solo librarian und one man band durchgesetzt und ist auch im deutschen Sprachraum gebräuchlich. Im Jahr 1989 wurde innerhalb der bereits erwähnten SLA die erste OPL-Arbeitsgruppe gegründet, die dazu dienen sollte, den Austausch zwischen den Angehörigen dieser Gruppe zu erleichtern und einen professionellen Standard zu erreichen. Seit Mitte der 90-er Jahre gibt es auch in Deutschland eine Kommission für One Person Libraries, über deren Schwerpunkte und Aktivitäten werden wir noch von der Kollegin vom BIB (Berufsverband Information Bibliothek) informiert werden. Die österreichische Kommission für One Person Libraries und Spezialbibliotheken Im Jahr 1997 wurde im österreichischen Branchen-Medium VÖB-Mitteilungen (Vereinigung österreichischer Bibliothekarinnen und Bibliothekare) erstmals ein Artikel über OPLs (One Person Libraries) veröffentlicht. Die Informationen und Erfahrungen bezogen sich hauptsächlich auf den Bereich der USA, weshalb sich auch die englische Bezeichnung One Person Library durchgesetzt haben dürfte. Allerdings haben viele Bibliothekarinnen und Bibliothekare ihre Arbeitssituation wiedererkannt. Im Jahr 1999 fand im Rahmen des Brainpools der ÖNB (Österreichischen Nationalbibliothek) ein Seminar zum Thema One Person Libraries statt, bei dem sich Bibliothekarinnen und Bibliothekare aus verschiedenen OPLs trafen, um über ihre spezifischen Anliegen und Probleme zu diskutieren. 3

4 Im Rahmen des 26. Österreichischen Bibliothekarstages im Jahr 2000 waren One Person Libraries bereits das Thema eines gesamten Vortragsblockes. Die VÖB entschied sich im Januar 2001 für die Gründung einer Kommission für OPLs und Spezialbibliotheken. Diese fand am 1. März 2001 unter meiner Vorgängerin Mag. Sonja Reisner statt. Nachdem Mag. Reisner aus beruflichen Gründen den Vorsitz am 27. September 2001 zurückgelegt hat, habe ich den Vorsitz übernommen. Anforderung an eine One Person Library OPL - Bibliotheken sind keine verhinderte Großbibliotheken sondern haben ihre eigenen speziellen Qualitäten und ihre besondere Mission im Spektrum des bibliothekarischen Angebotes. Es ist gar nicht leicht eine typische One Person Library zu beschreiben, denn so viele verschiedene Bibliotheken es gibt, so viele verschiedene Arten gibt es. Das Spektrum reicht von der wissenschaftlichen Fachbibliothek über Museumsbibliotheken, Stadtbibliotheken, Firmenbibliotheken, Klosterbibliotheken bis zu Schulbibliotheken, Dokumentationsabteilungen und Archiven. Arbeitsabläufe Die Anforderungen an den Bibliothekar in einer OPL-Spezialbibliothek erfordern von ihm das Denken und Arbeiten in komplexen Zusammenhängen und sind insgesamt überaus vielfältig. Zum Teil sind diese auch in einer größeren Bibliothek wichtig und erforderlich, aber wenn es nur eine Bibliothekarin oder nur einen Bibliothekar gibt, sind diese Eigenschaften umso mehr gefragt. Die Tätigkeiten, die in großen Bibliotheken von bis zu zehn verschiedenen Bearbeitern durchgeführt werden, muss in der OPL von der einzigen Bibliothekarin oder dem einzigen Bibliothekar vorgenommen werden. 1. Auswahl. Je nach Ausbildung, Sachverstand und Wissen wird die Auswahl der zu beschaffenden Bücher vorgenommen. Zu den Auswahlhilfen zählen neben Bibliographien, Rezensionen und Informationen auch Direct Mailing von Verlagen und Buchhändlern. Einer der wichtigsten Auswahlgründe sind die Anforderungen durch die Benutzer, die am besten wissen, was sie für ihre Arbeit brauchen. In meinem Fall sind die Benutzer in erster Linie der Institutsvorstand und die Kollegen am Institut für Verkehrsplanung. Dabei gilt es sorgfältig abzuwägen, ob das gewünschte Buch - und in letzter Zeit oft auch schon die elektronische Form, die CR-ROM angekauft werden soll oder nicht. Das zur Verfügung stehende Budget für Literaturanschaffungen wird auf österreichischen Universitäten nach einem Schlüssel, der sich aus der Institutsgröße und der Anzahl der Studierenden, errechnet und variiert von Jahr zu Jahr. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Bücher über institutseigene Einnahmen einzukaufen oder über den Literaturaustausch (sofern man etwas zu tauschen hat). 4

5 2. Einkauf. Die meisten One Person Libraries kaufen Bücher und CD-ROMs über den Buchhandel. Manchmal ist es auch preiswerter und einfacher direkt beim Verlag einzukaufen. Die kostengünstigste Variante und zu welchen Konditionen die Bücher geliefert werden, hängt sehr oft auch vom Verhandlungsgeschick des Bibliothekars ab. Da der gesamte Warenverkehr bargeldlos ablaufen muss, habe ich zwei Lieferanten (einen für den deutschsprachigen Bereich, und einen für alle fremdsprachigen und Übersee- Importe). Direkt beim Verlag einzukaufen hat sich mit allen Spesen oft als wesentlich teurer herausgestellt. 3. Eingang der Medien. Nach der Lieferung durch den Händler oder per Post muss überprüft werden, ob die richtigen Bücher geliefert wurden und ob diese unbeschädigt sind. Bei der persönlichen Abholung im Buchgeschäft kann dies vor Ort stattfinden. Danach kann die Rechnung zur Zahlung angewiesen werden. In meinem Fall kommen die Budgetmittel aus zwei verschiedenen Töpfen: einerseits von der Universitätsbibliothek und andererseits aus eigenen Einnahmen des Instituts - und ich entscheide - je nach Vorhandensein der Mittel - von welchem Konto die Bezahlung erfolgen soll. Die vom Universitätsbudget finanzierten Medien kommen zur Inventarisierung in die Universitätsbibliothek. 4. Bestands- und Inhaltserschließung. Die formale und inhaltliche Erschließung der angekauften Werke wird bei den vom Budget der Universitätsbibliothek angekauften Medien durch Bibliothekarinnen und Bibliothekare der Universitätsbibliothek vorgenommen. Diese Bücher, CD-ROMs und Videos finden damit direkt Eingang in den bereits erwähnten Österreichweiten Bibliotheksverbund ALEPH. Nach erfolgter Inventarisierung bekomme ich die Bücher für die Aufstellung am Institut wieder zurück. Vom Budget des Instituts bezahlte Medien verbleiben gleich am Institut. Sowohl für diese als auch für die von der Universitätsbibliothek inventarisierten Medien wird von mir nochmals eine Inhaltlichen Beschlagwortung (oft mit bis zu 30 detaillierten Begriffen) vorgenommen. Der Zweck besteht darin, Informationen besser, leichter und mit größerer Treffsicherheit zu finden. Das dazu verwendete Programm und die Abfragemöglichkeiten habe ich eingangs beschrieben. 5. Technische Bearbeitung. Die technische Bearbeitung umfasst den Eigentumsstempel, die Signaturen und die eigentliche Aufstellung im Regal. Die ursprünglich gewählte Unterteilung in 20 Themenbereiche in meinem Fall von Stadtplanung über Statistik bis Verkehrssicherheit und innerhalb der Gruppen in aufsteigender Nummerierung hat sich bewährt, ist übersichtlich und auch Benutzern rasch zu erklären. 6. Ausleihe. Die Bibliothek des Instituts für Verkehrsplanung und Verkehrstechnik ist eine Präsenzbibliothek, was besonders von Studentinnen und Studenten nicht gerne gesehen wird, da diese die Bücher lieber mitnehmen und zu Hause studieren möchten. Die Erfahrung hat gezeigt, dass die Bestände einer Spezialbibliothek immer komplett vorhanden sein müssen, und es deshalb keine Entlehnung geben kann. 7. Bestandspflege. Trotz größter Sorgfalt sind Schäden an Büchern, besonders durch Kopieren oder Scannen, nicht zu verhindern, so dass immer wieder Reparaturen erforderlich sind. 8. Aussonderung. Da der vorhandene Raum, der der Bibliothek inklusive Leseplatz zur Verfügung steht, begrenzt ist, ist es immer wieder erforderlich, ältere, weniger gefragte Bestände an die Universitätsbibliothek zu retournieren, um in den Schränken und Regalen wieder Platz für Neuzugänge zu schaffen. Die ausgesonderten Bücher bleiben zwar im Bibliotheksverbund ALEPH, sie haben aber als neuen Aufstellungsort die Universitätsbibliothek. 5

6 Vor- und Nachteile einer One Person Library Vorteile Ganzheitliches Arbeiten. Ich bin mit allen Abläufen, die in der Bibliothek stattfinden von der Auswahl der Medien über die Sach- und Inhaltserschließung, die Benutzerbetreuung bis zur Bestandserhaltung befasst. Selbstbestimmtes Arbeiten. Ich kann mir außer zu den Bibliotheksöffnungszeiten die Arbeitsabläufe selbst einteilen. Eigenverantwortlichkeit. Wenn im Zusammenhang mit der Bibliothek etwas versäumt wurde, wenn sich ein Benutzer schlecht beraten fühlt, oder wenn ganz einfach etwas nicht klappt, dann liegt das alles im Bereich der Verantwortung des OPL und kann von ihm rasch geändert werden. Identifikationsmöglichkeit mit der eigenen Arbeit. Die Identifikation mit der Tätigkeit ist bei OPLs besonders hoch. Meist wird die betreute Bibliothek mit großer Begeisterung als die eigene angesehen und auch so genannt. Ich bin auch oft in der Versuchung die Bibliothek des Instituts für Verkehrsplanung und Verkehrstechnik als meine Bibliothek zu bezeichnen. Ich kann auch kaum an einem Buchgeschäft vorbeigehen oder eine Fachzeitschrift durchblättern, ohne nach Neuerscheinungen Ausschau zu halten, die ich für meine Bibliothek unbedingt ankaufen muß. Nähe zum Benutzer und zum Bestand der Bibliothek. Der wesentliche Vorteil der Tätigkeit als OPL liegt darin sofort ein direktes Feedback zu bekommen. Welche unterschiedlichen individuelle Wünsche von der Benutzerseite auch bestehen, der OPL kann sofort darauf eingehen. Auch Lob und Anerkennung für Unterstützung oder umfassende Beratung kann man getrost ganz allein einheimsen. Ich habe im Laufe meiner Tätigkeit einige tausend Studierende, darunter über hundert Diplomanden und Dissertanten einige davon als alleiniger Betreuer beraten und fast immer das Gefühl gehabt, dass mein Fachwissen für den Studierenden eine wesentliche Hilfe zur Zielerreichung war. Nachteile Isolation. In einer OPL-Spezialbibliothek gibt es keine Kollegen, die man um Rat fragen könnte ( Robinson-Syndrom ). Ein Austausch an Erfahrungen soll deshalb über das in Ausarbeitung befindliche österreichische OPL-Netzwerk möglich werden. Mangelnde Anerkennung. Da nur ich selbst einschätzen kann, wie viel zeitlicher und organisatorischer Aufwand für das problemlose Funktionieren meiner Bibliothek erforderlich ist, wird von den Vorgesetzten in der jeweiligen Organisation dieser Tätigkeit oft nicht genug Anerkennung entgegengebracht. Es ist daher wichtig, auf sich selbst und die eigenen Leistungen aufmerksam zu machen. Klassische bibliothekarische Ausbildung geht am Ziel vorbei. Die Ausbildung zur Bibliothekarin oder zum Bibliothekar, die ich im Zuge meines Studium ebenfalls kennen gelernt habe, ist keine ausreichende Vorbereitung auf die Tätigkeit als Bibliothekarin oder Bibliothekar in einer OPL. Dafür ist anderes spezifischer Wissen erforderlich. Die Kommission hat aus diesem Grund beim Brainpool der ÖNB angeregt, dass Kurse und Seminare veranstaltet werden, die auf spezifischen Problemstellungen von OPLs ausgerichtet sind. Diese, speziell für OPLs angebotenen Veranstaltungen wurden von den Teilnehmern der Zielgruppe gerne und interessiert besucht. 6

7 Vorgesetzte, die vom Bibliotheksbetrieb wenig Ahnung haben. Als Bibliothekarin oder Bibliothekar einer OPL hat man es im Normalfall mit Vorgesetzten und Kolleginnen und Kollegen zu tun, die von der Arbeit in einer Bibliothek nicht genug Ahnung haben, um die Vielfalt der qualitativen und organisatorischen Aufgaben zu erkennen, so dass weder der Wert der geleisteten Arbeit geschätzt noch die dafür erforderliche Zeit wahrgenommen werden. Im Normalfall dauert alles zu lange und Informationen haben ohnehin keinen monetären Wert. Quantitative Überlastung. Die Vielfalt der zu bewältigenden Aufgaben in einer OPL bedeuten für die Bibliothekarin oder den Bibliothekar eine permanente Überlastung in quantitativer Hinsicht. Da neben allen organisatorischen Abläufen in der Bibliothek praktisch den ganzen Tag über auch Recherche- und Beratungstätigkeit stattfindet, ist die Folge, dass vieles unerledigt bleibt und nichts delegiert werden kann. Zeitmangel. Die Folge davon ist ein ständiger Zeitmangel der Bibliothekarin oder des Bibliothekar, dem nur mit einem sorgfältigen Zeitmanagement und einer Werthierarchie der zu bewältigenden Aufgaben begegnet werden kann. Kundenorientierung Neue Technologie ermöglichen neue Wege des Services und der Interaktion zwischen der Bibliothekarin oder dem Bibliothekar und dem Kunden oder Leser. Die Anforderungen an die OPL werden zwar höher, aber die Möglichkeiten vor allem im Bereich der Recherchen in Datenbanken steigen ebenfalls rasant an. In diesem Umfeld ist die Kundenorientierung ein wesentliches Kriterium, damit es möglichst viele zufriedene Benutzer und Leser der Spezial-OPL gibt und die Qualität sich herumspricht. Die beste Werbung ist, wie bei jedem Unternehmen, die Mundpropaganda. Für viele OPLs ist der beste Fürsprecher für die Bibliothek der Forscher oder Mitarbeiter, dem der Bibliothekar eine schwierige Frage beantwortet hat. Wenn der Bibliothekar den Eindruck vermittelt, dass die OPL Qualität und exzellentem Service verpflichtet ist, wird sich dies herumsprechen, denn persönliche Beratung und Unterstützung schafft loyale Kunden und Leser. 7

8 Die folgenden Aktionen sind eine Auswahl der Möglichkeiten zur Verbesserung des Kundendienstes: Vermitteln einer serviceorientierten Haltung Feedback anregen und für Kommunikation offen sein aus Kritik lernen und sich um anstehende Probleme kümmern für hohe Erwartung sorgen und diese dann erfüllen auf den Kunden oder Leser eingehen Standards setzen und sich bemühen diese einzuhalten bei den Kunden und Bibliotheksbenutzern nachfragen, ob sie zufrieden sind evaluieren und bewerten der eigenen Leistung Erfolgreiche One Person Library Erfolgreiche Arbeit einer OPL wird durch die Persönlichkeit des Bibliothekars ebenso bestimmt wie durch dessen fachliche Qualifikation beides ist nicht voneinander zu trennen. In der OPL ist der Bibliothekar in erster Linie ein professioneller Informationsspezialist in einer Führungsposition. Er muss deshalb in der Lage sein, die OPL nach eigenen Richtlinien zu führen und zu leiten und genauso erfolgreich sein wie andere Fachbereiche eines Universitätsinstitut oder Unternehmens. Wenn man von dieser Voraussetzung ausgeht, sind folgende Kriterien für die erfolgreiche Leitung einer OPL wesentlich: 8

9 1. Visionär sein. Wichtig ist, dass der One Person Librarian genau weiß, welchen Stellenwert Information innerhalb der Organisation hat und wie diese zum Unternehmenserfolg beiträgt. Diese Vision erwächst aus dem Zusammenspiel der Erfahrung des Bibliothekars, dem beruflichen Hintergrund, der Ausbildung und dem nötigen Idealismus in Bezug auf Informationsdienstleistungen. 2. Kreativ sein. Alle Bibliothekarinnen und Bibliothekare haben einen unterschiedlichen Arbeitsstil, aber diejenigen die in einer OPL erfolgreich sind, sind besonders kreativ. Sie wissen, dass es viele Möglichkeiten und Wege gibt, an ein Problem heranzugehen. Sie denken darüber nach, was von ihnen erwartet wird und finden fast immer eine Strategie, um das anstehende Problem zu lösen. 3. Unkonventionell sein. One Person Librarians schätzen es, wenn sie bei jedem Informationsbedarf die zentrale Anlaufstelle sind und sich alle Hilfeersuchen auf ihre Person konzentriert. Sie sind stolz auf ihre Fähigkeit einen anderen unkonventionellen Ansatz bei der Lösung von Problemen zu haben. Sie haben auch die Gabe Informationen noch dort herauszuholen, wo es niemand mehr etwas erwartet hätte. 4. Sich verbünden können. One Person Librarians haben ein gutes Gespür dafür, wer sie innerhalb einer Organisation bei einer verbesserten Informationsversorgung unterstützen könnte. Sie sind meist bekannt dafür, dass sie kooperieren wollen und mit allen gut zurechtkommen. 5. Eine hohe Reizschwelle haben. Das ist besonders dann der Fall, wenn außerhalb der Bibliothek z.b. vom Management der Organisation oder vom Vorgesetzten Entscheidungen gefällt werden, die Einfluss auf die Arbeit in der OPL haben. In solchen Situationen ist diplomatisches Gespür und Verhandlungsgeschick erforderlich, das vom One Person Librarian auch gebraucht wird. 6. Großzügig sein. Weil er selbst vom guten Willen anderer abhängig ist, versteht sich der One Person Librarian gut darauf, seine Kollegen an Informationen und Literaturfundstellen teilhaben zu lassen. Seine Stärke ist, dass er sich über Formalismen hinwegzusetzen bereit ist, um Kunden und Leser schneller und effizienter bedienen zu können. 7. Geduld haben. Eine unangenehme Folge des auf-sich-allein-gestellt-seins ist, dass der One Person Librarian selten eine begonnene Tätigkeit zu Ende führen kann. Es erfordert einen anderer Arbeitsstil: der Kunde ist immer präsent - ob er als Leser in die Bibliothek kommt, anruft, ein Fax oder ein Mail schickt, dass sofort beantwortet werden muss, der Bibliothekar muss immer bereit sein, sofort aufzuhören, womit er zur Zeit beschäftigt ist, um sich dem Kunden zuwenden. Der One Person Librarian muss akzeptieren, dass manche Tätigkeiten und Abläufe nicht so kontinuierlich ablaufen, wie er es sich oft wünschen würde. 8. Flexibel sein. Alle Pläne unterliegen Veränderungen; One Person Librarians haben seit langem gelernt, den unvermeidlichen Wandel akzeptieren zu können. Sie haben gelernt einer neuen Situation mit Geschick, Takt und Selbstvertrauen zu begegnen. Das ermöglicht oft einen besseren Weg bei der Lösung von neuen Aufgaben. 9. Dienstleistungsorientiert sein. Die meisten One Person Librarians sind geradezu besessen von der absoluten Ausrichtung auf den Bedarf des Lesers. Sie sind entschlossen dafür zu sorgen, dass ihre Kunden die Bibliothek nie ohne genau die richtige Information verlassen, die diese für ihre Arbeit brauchen. 10. Selbstbewusst sein. Der One Person Librarian benötigt ein hohes Maß an Selbstvertrauen für seinen Arbeitsplatz. Er kennt seinen Wert und seine Rolle im Zusammenhang mit einem Projekt ganz genau und habt eine klare Vorstellung davon, was er zum Erfolg des Unternehmens beitragen kann. 9

10 Der Schlüssel zum Erfolg Es gibt die unterschiedlichsten Möglichkeiten wie der Erfolg einer OPL gemessen werden kann. Das variiert je nach Art der Institution, der Organisation oder der Gemeinde, der die Bibliothek angehört, und richtet sich nach verschiedensten Leistungs- und Produktivitäts- Standards, die vom One Person Librarian selbst festgelegt sind oder mit seinem Vorgesetzten vereinbart wurden. Ein übergeordnetes Kriterium muss aber auf jeden Fall erfüllt sein, wenn die One Person Library als Erfolg betrachtet werden soll. Dabei geht es ganz konkret darum, ob der Kunde, der in die Bibliothek kommt, mit genau den Dienstleistungen oder Informationen wieder weggeht, die er dort gesucht hat. Damit das auch der Fall ist, gibt es bestimmten Regeln, die zu diesem Erfolg beitragen. Einige möchte ich in der Folge nennen: Teamarbeit. Das ist das Wichtigste. In einer Organisation mit einer OPL hängt der Erfolg der Informationsdienste direkt davon ab, wie hoch der Anteil an Teamarbeit zwischen dem der One Person Librarian und seinem Vorgesetzten ist. Partnerschaft. Bei vielen erfolgreichen Projekten beruht der Erfolg darauf, dass sich der One Person Librarian als vollwertiger Partner in einem Team sieht und dass die Zusammenarbeit mit ihm wesentlich zum Erfolg beiträgt. Ständige Herausforderung. Der One Person Librarian könnte sich zurücklehnen und nur die nötigsten/minimalen/grundlegenden Informationsdienste liefern. In der erfolgreichen OPL steht jedoch die permanente Herausforderung, traditionelle Bibliotheksversorgung mit den modernen, aktuellen, dem Stand der Technik entsprechenden Erwartungen der Kunden zu verbinden. Hohe Leistung. Da die Kunden immer schneller und immer mehr Informationen zur Verfügung haben wollen, muss der One Person Librarian auf einem sehr hohen Niveau arbeiten. Die Mühe lohnt sich in Form von Wertschätzung, die die Kunden der gelieferten Information und dem One Person Librarian entgegenbringen. 10

11 Integration in die Organisation. Die OPL ist keine eigenständige Einheit im Abseits einer Organisation. Die Informationsphilosophie muss so sein, dass die gesamte Organisation mit der OPL als Partner zusammenarbeitet. Leidenschaft. Es ist im Interesse der Organisation und der OPL, dass die Arbeit der OPL erfolgreich ist. Um so viel zu leisten, wie dafür nötig ist und erwartet wird, muss der One Person Librarian die Wünsche, Anfragen und Probleme der Informationskunden mit Begeisterung zu lösen versuchen. Bereitschaft für Veränderungen. Der One Person Librarian muss einen starken Antrieb haben, die Bibliothek weiterzuentwickeln. Wenn Arbeitsabläufe sich als ungeeignet erweisen, dann muss der One Person Librarian bereit sein, sich und die Bibliothek verändern. Kundenzentrierung. One Person Librarians müssen die Wichtigkeit des Kunden akzeptieren. Kundenzentrierung ist ein Teil der Leistungsbeurteilung für die Bibliothek und den Bibliothekar. Zufriedene Kunden werden eine OPL-Spezialbibliothek gerne weiterempfehlen. Ausblick Die Kommission für OPLs und Spezialbibliotheken umfasst derzeit zehn Mitglieder, welche aus den unterschiedlichsten Bereichen kommen. Von Universitäten über Museen, Wirtschaftsbetrieben bis zur UNO sind Bibliothekarinnen und Bibliothekare Mitglieder der Kommission. Unsere nächsten Ziele sind die Erstellung eines OPL-Handbuches für die österreichischen One Person Libraries. Dabei wollen wir auf Unterstützung und Hilfe aus weiten Bereichen der Bibliotheksszene zurückgreifen. ein Netzwerk der One Person Libraries aufzubauen, um leichter Antworten auf Fragen zu bekommen, die sich mit Problemen in OPLs beschäftigen, umfassenden Erfahrungsaustausch ermöglichen, über OPL-spezifische Seminare und Fortbildungsveranstaltungen informieren, das Selbstbewusstsein verstärken und die Imagepflege nach außen verbessern. Die ersten Schritte dazu und für eine Kontaktaufnahme sind über die OPL-Homepage möglich, das Informations- und Diskussionsforum ist über erreichbar. Meine Mail-Adresse für allfällige Fragen ihrerseits lautet: Ich danke für Ihre Aufmerksamkeit. 11

12 Literatur Reisner, S. (2001): OPL Ressourcen, Zeitmanagement, PR. Skriptum zum Universitätslehrgang Bibliotheks- und Informationsmanagement. Donau-Universität Krems. St. Clair, G. (1998): One-Person Libraries: Aufgaben und Management. Handlungshilfe für den Betrieb von OPLs. Arbeitshilfen für Spezialbibliotheken, Band 8. Dbi-Materialien Nr Deutsches Bibliotheksinstitut, Berlin. St. Clair, G. (1998): One-Person Libraries: Fragen und Antworten aus der Praxis in 39 Beispielen. Arbeitshilfen für Spezialbibliotheken, Band 9. Dbi-Materialien Nr Deutsches Bibliotheksinstitut, Berlin. 12

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