Personalakte Elektronische (Digitale) Personalakte

Transkript

1 Elektronische (Digitale)

2 Elektronische? - wozu? Welche Regelungen gibt es für die Führung einer?

3 Was ist eine?

4 Grundakte Teilakte Nebenakte Sachakte Schwarze Akte

5 - wozu? Die dokumentiert alles, was zum Arbeitsverhältnis gehört. Eine ist jede Sammlung von schriftlichen Unterlagen über den Arbeitnehmer, unabhängig von der Form, dem Aufbewahrungsort oder dem Zeitpunkt der Erlangung der Unterlagen.

6 Zitat eines Arbeitgebers: Mit einer gut geführten hat der Arbeitgeber eine Informationsquelle für personelle Entscheidungen, z. B.: - Rechtzeitige und mitarbeitergerechte Planung und Steuerung der beruflichen Entwicklung - Schnelle Abschätzung der richtigen arbeitsrechtlichen Konsequenzen bei einem Fehlverhalten des Arbeitnehmers - Rasche Beurteilung der bisherigen Leistungen, des betrieblichen Verhaltens, Art und Dauer der Fehlzeiten.

7 Gesetzliche Vorgaben: und Bundesbeamtengesetz (BBG) Beamtenstatusgesetz (BeamtStG) Landesbeamtengesetz (LBG Ba.-Wü.) Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) Landesdatenschutzgesetz (LDSG Ba.-Wü.) Tarifvertrag der Länder (TV-L)

8 Bundesbeamtengesetz: 106 bis 115 Erforderlichkeit... Vertraulichkeit Zweck Beihilfeakte ist als Teilakte zu führen Zugang Anhörungspflicht Einsichtsrecht in vollständige Akte Auskünfte an Dritte Auftragsverwaltung Entfernung Aufbewahrungsfristen automatisierte Verarbeitung Übermittlung in Strafverfahren

9 Beamtenstatusgesetz: 50 Für jede Beamtin und jeden Beamten ist eine zu führen. Zur gehören alle Unterlagen, die die Beamtin oder den Beamten betreffen, soweit sie mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (ndaten). Die ist vertraulich zu behandeln. ndaten dürfen nur für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft verwendet werden, es sei denn, die Beamtin oder der Beamte willigt in die anderweitige Verwendung ein. Für Ausnahmefälle kann landesrechtlich eine von Satz 4 abweichende Verwendung vorgesehen werden.

10 Landesbeamtengesetz: 113 Regelungen in 113a bis 113g über: Beihilfeakte Anhörungspflicht zu ungünstigen Bewertungen Einsichtsrecht Vorlage und Auskunft Ausnahmen vom Grundsatz der Vollständigkeit, Verwertungsverbot Aufbewahrung, Vernichtung Datenverarbeitung in Dateien

11 Bundesdatenschutzgesetz: 1 11: Allgemeine und gemeinsame Bestimmungen Datenverarbeitung der öffentlichen Stellen Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung Rechte der/s Betroffenen 39 42a Sondervorschriften

12 Landesdatenschutzgesetz: 1 12: Allgemeine Bestimmungen 13 20a: Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung Rechte der/s Betroffenen

13 Rechte: - TV-L 3 Absatz 6 Einsicht in die vollständigen n Vertretung/Begleitung durch eine hierzu schriftlich Bevollmächtigte Erstellung von Kopien aus der auf Information über Beschwerden und Behauptungen tatsächlicher Art, die für die eigene Person ungünstig sind oder nachteilig werden können Anhörung, vor Aufnahme von entspr. Schriftstücken in die Äußerung zu Beschwerden und Behauptungen - ist zu den n zu nehmen.

14 Elektronische Technisches Konzept Scan-Konzept (zur Überführung von Papierakten in elektronische Akten) Zugriffsrechte-Konzept Beteiligungsrechte der Personalvertretungen: Frühzeitige Beteiligung, umfassende Unterrichtung, Abschluss von Dienstvereinbarungen...

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