Organisation und Kommunikation in ehrenamtlichen Gruppen der Flüchtlingshilfen

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1 Organisation und Kommunikation in ehrenamtlichen Gruppen der Flüchtlingshilfen 1. Einführung, Beobachtungen und Einschätzungen 2. Austausch 3. Instrumente für Kommunikation u. Organisation

2 Organisationsformen Freie Gruppen Kirchliche Gruppen Vereine, Eine-Welt-Gruppen Netzwerke

3 Die große Herausforderung ist zunächst eine quantitative Wie gelingt Kommunikation und Kooperation? Welcher Grad an Partizipation (Beteiligung) ist richtig?

4 Wer sind die Ehrenamtlichen? Bildungsaffin, kulturell und politisch interessiert, weltoffen Hoher Männeranteil Bauchmenschen - Rationalisten

5 Und die Pioniere Wie finden Sie ihre Rolle? Gelingt die Integration?

6 Geht es ohne Geschäftsordnung? Bildung informeller Strukturen Organisationsstrukturen sollten förderlich sein und dem Organisationsziel dienen

7 Und immer wieder hohe Erwartungen auf allen Ebenen.. die zu Ernüchterungen führen können

8 Kooperation mit Stadt-, Bezirksoder Gemeindeverwaltungen Wer hat den Auftrag zur Koordination? Hohe Belastung der Verwaltungen

9 Und kein Feedback Wie ging es mir in der Gruppe / Besprechung? Was war positiv? Was hat mir gefehlt? Was wünsche ich mir für das nächste Treffen?

10 Kommunikation ist eben alles

11 Austausch Was ist hilfreich für die Organisation Ihrer Gruppe? Was sind immer wiederkehrende Herausforderungen in der Zusammenarbeit Ihrer Gruppe?

12 Grundlagen für Besprechungen Grundlegende Merkmale Sorgfältige Planung und Vorbereitung einer Besprechung verkürzt deren Dauer, steigert die Ergebnisqualität und führt zu höherer Zufriedenheit der Teilnehmenden Ein Gesprächsleiter sorgt für die Steuerung des Ablaufs und das zielorientierte Vorgehen Die Teilnehmenden sollten Verantwortung übernehmen und zum Erfolg der Besprechung beitragen, indem sie sich aktiv vorbereiten und beteiligen und sich an Vereinbarungen verbindlich halten. Mit dem Protokoll wird das Ergebnis der Besprechung festgehalten und somit vermieden, dass der Besprechung nachträglich ein anderes Ergebnis zugeordnet wird. Besprechungen sind personalintensiv. Deshalb sollten nur Themen behandelt werden, die für die Teilnehmer von großer Bedeutung sind. Für reine Weitergabe von Informationen bieten sich andere Kommunikationswege an

13 Formalziele oder: Wie wird der Besprechungsgegenstand behandelt? Informationsvermittlung Meinungsaustausch Ideensammlung Problemdefinition Problemanalyse Problemlösung Vorbereitung und Treffen einer Entscheidung Aufgabenverteilung.

14 Vorbereitung Welches Thema hat Priorität? ( Zwiebel Themenpriorisierung) Wer übernimmt die inhaltliche Verantwortung zum Thema? Wie kann das Thema methodisch bearbeitet werden? Welche Unterlagen brauchen die Teilnehmer zur Vorbereitung? Wieviel Zeit braucht das Thema während der Besprechung? Einladung mit Ort, Uhrzeit, Dauer Schriftliche Einladung empfehlen sich bei wechselnden Teilnehmern sowie unregelmäßigem Turnus Tagesordnung Protokollierung

15 Aufgaben der Gesprächsleiterin Aufgabe der Gesprächsleiterin ist die Vorbereitung und Durchführung der Besprechung. Die Gesprächsleitein steuert den Gesprächsverlauf auf zwei Ebenen Zielorientierung, d.h. den Gesprächsverlauf zum gesetzten Ziel (Formalziele) führen Für den Gruppenzusammenhalt sorgen (Positive Atmosphäre, Ansprache von Konflikten, Ermutigung der Teilnehmenden, Offenheit fördern, Gesprächsregeln)

16 Aufgaben der Gesprächsleiterin Ihre Aufgaben während der Durchführung der Besprechung sind insbesondere Zeitplanung bei der Umsetzung der Tagesordnung Verabschiedung des Protokolls der letzten Sitzung mit Prüfung der Erledigung der Aufgaben Offenlegung, bzw. Benennung der Formalziele zum Besprechungspunkt Mündliche Ergebnissicherung zu jedem Tagesordnungspunkt Lösungsorientierte Gesprächsführung mit Raum für verschiedene Positionen Förderung der Konsens- oder Entscheidungsfindung zu Einzelpunkten Sicherung der offenen Themen und Aufgaben am Ende der Sitzung

17 Hilfreiche Instrumente Brainstorming Mind-Mapping

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