Word für Windows. Konrad Stulle, Tina Wegener. Fortgeschrittene Techniken. 1. Ausgabe, 3. Aktualisierung, März 2012

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1 Konrad Stulle, Tina Wegener 1. Ausgabe, 3. Aktualisierung, März 2012 Word 2010 für Windows Fortgeschrittene Techniken inkl. zusätzlichem Übungsanhang WW2010F-UA

2 1 Word Fortgeschrittene Techniken 1 Dokumente mit Designs gestalten In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Dokumente mit Designs, Designschriftarten, -farben und -effekten gestalten können wie Sie eigene Designs, Designschriftarten, -farben und -effekte erstellen Voraussetzungen Grundlagen der Textverarbeitung und -gestaltung Grundkenntnisse der Arbeit mit Format- und Dokumentvorlagen 1.1 Professionelle Gestaltungsmöglichkeiten mit Designs Designs verwenden Designs bestehen aus vordefinierten Formatierungen und Farbzusammenstellungen, mit denen Sie Ihre Dokumente schnell professionell gestalten können. Die mitgelieferten Designs stehen Ihnen auch in PowerPoint-Präsentationen und Excel-Arbeitsmappen zur Verfügung. Alle Funktionen, die bei der Verwendung von Designs benötigt werden, finden Sie im Register SEITENLAYOUT in der Gruppe DESIGNS. Designs bestehen aus: 1. Designschriftarten Designschriftarten sind Zusammenstellungen von zwei Schriften jeweils für den Textkörper (Fließtext) und für Überschriften. Um die Designschriftart zu wechseln, betätigen Sie die Schaltfläche und wählen Sie aus der eingeblendeten Liste andere Designschriftarten aus. Schrift für Überschriften Schrift für Textkörper Designschriftarten werden automatisch in die Formatvorlagen übernommen. Formatvorlagen wie TITEL, UNTERTITEL sowie ÜBERSCHRIFT 1 bis ÜBERSCHRIFT 9 wird die Designschrift für Überschriften zugewiesen. Andere Formatvorlagen, wie z. B. STANDARD, werden hingegen in der für Textkörper vorgesehenen Schriftart formatiert. 2. Designfarben Designfarben sind Zusammenstellungen von zwölf aufeinander abgestimmten Farben. Diese Farben werden automatisch für bestimmte Dokumentelemente verwendet, z. B. für die verschiedenen Säulen eines Diagramms oder für die Formatvorlagen von Überschriften und Hyperlinks. Alle Farben stehen aber auch für die manuelle Formatierung zur Verfügung. Designfarben Um Designfarben zuzuweisen, betätigen Sie die Schaltfläche und wählen Sie aus der eingeblendeten Liste eine Kombination aus Designfarben aus. 6 HERDT-Verlag

3 Dokumente mit Designs gestalten 1 Zusätzlich stehen hellere und dunklere Farbabstufungen zur Verfügung, die Word automatisch auf der Grundlage der Designfarben generiert. Diese Abstufungen werden automatisch bestimmten Dokumentelementen, z. B. der Formatvorlage ÜBERSCHRIFT 1 (25 % dunklere Abstufung der Designfarbe AKZENT 1), zugeordnet. Die Designfarben mit den jeweiligen Abstufungen werden z. B. auch bei der Schriftfarbe (Register START, Gruppe SCHRIFTART Schaltfläche ) zur Formatierung angeboten. Designfarben Abstufungen Designfarben bei der Änderung der Schriftfarbe 3. Designeffekte Designeffekte beinhalten eine Kombination bestimmter Effekte (z. B. Linien- oder Fülleffekte), die sich beispielsweise auf das Aussehen gezeichneter Objekte auswirken. Zum Zuweisen eines Effekts klicken Sie auf die Schaltfläche und wählen Sie aus der eingeblendeten Liste eine Kombination aus Designeffekten aus. Designeffekte Anderes Design zuweisen Alle Designs sowie die dazugehörigen Designschriftarten, -farben und -effekte tragen denselben Namen. Wenn Sie ein Design zuweisen, werden automatisch die Designschriftarten, -farben und -effekte mit dem gleichen Namen verwendet. Betätigen Sie die Schaltfläche DESIGNS, zeigen Sie auf ein Design und kontrollieren Sie anhand der Live-Vorschau im Dokument die Formatierung. Wählen Sie das gewünschte Design aus der eingeblendeten Liste aus. Diejenigen Elemente im Dokument, die zuvor mit Designs, Designschriftarten, -farben bzw. -effekten formatiert wurden, werden automatisch angepasst. Wurden Dokumentelemente abweichend vom Design formatiert, z. B. in einer Schriftart, die nicht zu den Designschriftarten gehört, behalten diese Elemente ihre Formatierung bei. Es wird deshalb empfohlen, keine größeren individuellen Formatierungen vorzunehmen, bevor das Design gewechselt wird. Verschiedene Programmfunktionen wie z. B. Formatvorlagen werden an die neuen Einstellungen angepasst. Es erhalten jedoch nicht alle Formatvorlagen automatisch eine der Designfarben. So ist beispielsweise der Formatvorlage STANDARD die Farbe AUTO- MATISCH zugewiesen. Das bedeutet, dass die betreffenden Absätze auf hellem Hintergrund schwarz und auf dunklem Hintergrund weiß werden. Diese Einstellung bleibt auch bei der Zuweisung von Designfarben bestehen und kann nur in der Formatvorlage selbst geändert werden. Das Aussehen der Schaltflächen in der Gruppe DESIGNS ändert sich je nachdem, welche Einstellungen aktuell gewählt sind. Wenn Sie ein neues leeres Dokument erstellen, wird standardmäßig das Design LARISSA genutzt. HERDT-Verlag 7

4 1 Word Fortgeschrittene Techniken Brief im Design ANANKE und im Design AUSTIN 1.2 Eigene Designs, Designschriftarten und -farben erstellen Individuelle Designs nutzen Sie können eigene Zusammenstellungen als Designs, Designschriftarten bzw. -farben speichern und verwenden. Dies ist besonders dann nützlich, wenn vonseiten Ihrer Firma ein bestimmtes optisches Erscheinungsbild (Corporate Design) vorgesehen ist. Selbst erstellte Designs, Designfarben und -schriftarten werden mit der Erweiterung.thmx in folgenden Ordnern abgelegt: C:\Users\Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Document Themes C:\Users\Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Document Themes\ Theme Colors C:\Users\Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Document Themes\ Theme Fonts Der Ordner AppData ist standardmäßig ausgeblendet. Sie können ihn jedoch bei Bedarf anzeigen lassen, indem Sie im Windows-Explorer über die Schaltfläche ORGANISIEREN, Eintrag ORDNER- UND SUCHOPTIONEN, das Dialogfenster ORDNEROPTIONEN aufrufen. Wechseln Sie zum Register ANSICHT und aktivieren Sie im Bereich ERWEITERTE EINSTELLUNGEN das Optionsfeld AUS- GEBLENDETE DATEIEN,ORDNER UND LAUFWERKE ANZEIGEN. Eigene Designschriftarten erstellen Klicken Sie im Register SEITENLAYOUT in der Gruppe DESIGNS auf die Schaltfläche und wählen Sie den Eintrag NEUE DESIGNSCHRIFTARTEN ERSTELLEN. Wählen Sie im folgenden Dialogfenster mithilfe der Listenfelder je eine Schriftart für die Überschriften und den Fließtext (Textkörper) aus. Eine Vorschau der aktuellen gewählten Kombination sehen Sie im Feld. Geben Sie in das Eingabefeld einen Namen für die Designschriftarten ein und bestätigen Sie mit der Schaltfläche SPEICHERN. 8 HERDT-Verlag

5 Dokumente mit Designs gestalten 1 Die neuen Designschriftarten werden automatisch dem aktuellen Dokument zugewiesen und in der Liste der Schaltfläche im Bereich BENUTZERDEFINIERT angezeigt. Über diesen Eintrag können Sie die Designschriftarten auch in anderen Dokumenten verwenden. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag klicken, können Sie über den Kontextmenüpunkt BEARBEI- TEN die Schriftarten ändern bzw. über den Eintrag LÖSCHEN die Designschriftarten aus der Liste entfernen. Eigene Designfarben erstellen Klicken Sie auf die Schaltfläche und wählen Sie den Eintrag NEUE DESIGNFARBEN ERSTELLEN. Wählen Sie im Dialogfenster NEUE DESIGNFARBEN ERSTELLEN anhand der Felder im Bereich die Farben, die für die verschiedenen Elemente eines Dokuments verwendet werden sollen. Im Bereich wird eine Vorschau für hellen und dunklen Texthintergrund angezeigt. Geben Sie in das Eingabefeld einen Namen für die Designfarben ein und bestätigen Sie mit der Schaltfläche SPEICHERN. Farben für den Hintergrund und den Text Farben für den Vordergrund, z. B. für die Füllung von Formen Farben für Hyperlinks Die neuen Designfarben werden automatisch dem aktuellen Dokument zugewiesen und in der Liste der Schaltfläche eingeblendet. Über diesen Eintrag können Sie die Designfarben auch anderen Dokumenten zuweisen. Eigene Designs erstellen und bearbeiten Aktivieren Sie in einem Dokument die gewünschten Designschriftarten, -farben und -effekte. Klicken Sie auf die Schaltfläche DESIGNS und wählen Sie den Eintrag AKTUELLES DESIGN SPEICHERN. Geben Sie im folgenden Dialogfenster AKTUELLES DESIGN SPEICHERN in das Eingabefeld DATEINAME einen Namen für das Design ein und bestätigen Sie die Einstellungen mit der Schaltfläche SPEICHERN. HERDT-Verlag 9

6 1 Word Fortgeschrittene Techniken Das Design lässt sich anschließend über einen entsprechenden Eintrag der Schaltfläche DESIGNS aufrufen. Designs bearbeiten bzw. löschen Designs lassen sich nicht direkt bearbeiten. Erstellen Sie stattdessen ein neues Design nach Ihren Wünschen und speichern Sie es unter dem Namen des zu ändernden Designs. Um ein benutzerdefiniertes Design zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor: Betätigen Sie die Schaltfläche DESIGNS, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Design und rufen Sie den Kontextmenüpunkt LÖSCHEN auf. Designs zurücksetzen Beim Speichern einer Dokumentvorlage wird automatisch auch das aktuelle Design mitgespeichert. Wenn mit der Dokumentvorlage ein Dokument erstellt wird und diesem ein anderes Design oder andere Designschriftarten, -farben und -effekte zugewiesen werden, können Sie auf einfache Weise das ursprünglich vorgesehene Design wiederherstellen: Klicken Sie auf die Schaltfläche DESIGNS und wählen Sie den Eintrag AUF DAS DESIGN AUS DER VORLAGE ZURÜCKSETZEN. Von anderen erstellte Designs verwenden Möchten Sie ein Design nutzen, das z. B. von Ihrer Firma oder einer anderen Person bereitgestellt wurde, können Sie das Design schnell und unkompliziert laden: Betätigen Sie die Schaltfläche DESIGNS und wählen Sie den Eintrag NACH DESIGNS SUCHEN. Wechseln Sie zu dem Ordner, in dem das Design gespeichert ist, und klicken Sie doppelt auf die gewünschte Design-Datei. Speichern Sie das neue Design wie zuvor beschrieben über den Eintrag AKTUELLES DESIGN SPEICHERN. Das Design steht Ihnen anschließend über die Schaltfläche DESIGNS wie gewohnt zur Verfügung. Die in dem Design enthaltenen Designschriftarten, -farben und -effekte werden jedoch nicht als eigene Einträge unter den entsprechenden Schaltflächen aufgelistet. 10 HERDT-Verlag

7 Dokumente mit Designs gestalten Schnellübersicht Sie möchten ein anderes Design zuweisen andere Designschriftarten/ -farben/-effekte zuweisen eigene Designschriftarten erstellen eigene Designfarben erstellen eigene Designs erstellen Designs zurücksetzen andere Designs laden Register SEITENLAYOUT, Gruppe DESIGNS, Schaltfläche DESIGNS Register SEITENLAYOUT, Gruppe DESIGNS, bzw. bzw., Eintrag NEUE DESIGNSCHRIFTARTEN ERSTELLEN, Eintrag NEUE DESIGNFARBEN ERSTELLEN Gewünschte Designschriftarten, -farben und -effekte einstellen, Schaltfläche DESIGNS, Eintrag AKTUELLES DESIGN SPEICHERN Schaltfläche DESIGNS, Eintrag AUF DAS DESIGN AUS DER VORLAGE ZURÜCKSETZEN Schaltfläche DESIGNS, Eintrag NACH DESIGNS SUCHEN 1.4 Übung Mit Designs, Designschriftarten und -farben arbeiten Level Zeit ca. 15 min Übungsinhalte Designs zuweisen Designs bearbeiten Designs speichern Übungsdatei Ergebnisdateien Design1 Design-E1.thmx, Design-E2 Öffnen Sie die Übungsdatei Design1. Weisen Sie die Designfarben TELESTO zu. Erstellen Sie neue Designfarben. Ersetzen Sie dabei die Farbe, die im Listenfeld AKZENT 1 eingetragen ist, durch ein Blau. Speichern Sie die Designfarben unter dem Namen Bunte Designfarben. Erzeugen Sie neue Designschriftarten mit dem Namen Schöne Designschriftarten. Für die Überschriften soll die Schrift Consolas verwendet werden, für den Textkörper Candara. Speichern Sie die aktuellen Einstellungen als Design mit dem Namen Design-E1. Schließen Sie das aktuell geöffnete Dokument, ohne es zu speichern. Öffnen Sie die Übungsdatei Design1 und weisen Sie ihr das soeben erstellte Design Design-E1 zu. Bearbeiten Sie die Designschriftarten Schöne Designschriftarten. Für Textkörper soll künftig die Schriftart Times New Roman verwendet werden. Speichern Sie das Dokument unter dem Namen Design-E2. Setzen Sie das Design auf das ursprüngliche Design zurück und schließen Sie die Datei Design-E2, ohne sie zu speichern. HERDT-Verlag 11

8 I Word Fortgeschrittene Techniken Arbeitsblätter Kapitel 1: Dokumente mit Designs gestalten Arbeitsblatt 1: Mit Designs, Designschriftarten und -farben arbeiten Kapitel 2: Formatvorlagen nutzen Arbeitsblatt 1: Beschreibung zum Sonnensystem formatieren Arbeitsblatt 2: Gesetzestext formatieren Kapitel 3: Dokumentvorlagen einsetzen Arbeitsblatt 1: Eigene Briefvorlage verwenden Kapitel 4: Suchen und ersetzen Arbeitsblatt 1: Suchen und ersetzen Arbeitsblatt 2: Formatierungen suchen und ersetzen Kapitel 5: Gliederungen Arbeitsblatt 1: Gliederung erstellen Kapitel 6: Effektive Techniken für große Dokumente Arbeitsblatt 1: Schnelles Bewegen und Markieren Arbeitsblatt 2: Text über Drucker bearbeiten Arbeitsblatt 3: Bilanz mit verschiedenen Seitenformaten erstellen Kapitel 7: Besondere Techniken für wissenschaftliche Arbeiten Arbeitsblatt 1: Randbemerkung und lebende Kolumnentitel Kapitel 8: Verzeichnisse verwenden Arbeitsblatt 1: Urlaubsplan mit Inhalts- und Stichwortverzeichnis Arbeitsblatt 2: Inhaltsverzeichnis für Datenschutzgesetz Arbeitsblatt 3: Stichwortverzeichnis für Datenschutzgesetz Arbeitsblatt 4: Inhalts- und Abbildungsverzeichnis Kapitel 9: Dokumente mit Grafiken und Text gestalten Arbeitsblatt 1: Firmenübersicht Arbeitsblatt 2: Immobilienwerbung Kapitel 10: SmartArt-Grafiken erstellen und gestalten Arbeitsblatt 1: Organigramm anfertigen Arbeitsblatt 2: Einflussfaktoren darstellen Kapitel 11: Excel-Funktionen in Word nutzen Arbeitsblatt 1: Private Finanzübersicht erstellen Arbeitsblatt 2: Durchschnittstemperaturen als Säulendiagramm Arbeitsblatt 3: Steuern im Vergleich HERDT-Verlag

9 Inhalt I Kapitel 12: Dokumente in einem Zentraldokument organisieren Arbeitsblatt 1: Dokumente in einem Zentraldokument zusammenfassen Arbeitsblatt 2: Ein umfangreiches Dokument splitten Kapitel 15: Texterfassung mit Feldern erleichtern Arbeitsblatt 1: Faxvordruck erstellen Kapitel 16: Formulare verwenden Arbeitsblatt 1: Formular für Artikelbestellung HERDT-Verlag 205

10 Kapitel 1: Dokumente mit Designs gestalten Arbeitsblatt 1 Mit Designs, Designschriftarten und -farben arbeiten Level Zeit ca. 15 min Übungsinhalte Übungsdatei Ergebnisdateien Designs zuweisen Designs bearbeiten Designs speichern Design2 Design2-E1.thmx, Design2-E2 Öffnen Sie die Übungsdatei Design2. Weisen Sie das Design GANYMED zu. Erstellen Sie neue Designfarben. Ersetzen Sie dabei die Farbe, die im Listenfeld AKZENT 1 eingetragen ist, durch ein Grau. Speichern Sie die Designfarben unter dem Namen Graue Designfarben. Erzeugen Sie neue Designschriftarten mit dem Namen Graue Designschriftarten. Für die Überschriften soll die Schrift Constantia verwendet werden, für den Textkörper Centaur. Speichern Sie die aktuellen Einstellungen als Design mit dem Namen Design2-E1. Schließen Sie das aktuell geöffnete Dokument, ohne es zu speichern. Öffnen Sie die Übungsdatei Design2 und weisen Sie ihr das soeben erstellte Design Design2-E1 zu. Bearbeiten Sie die Designschriftarten Graue Designschriftarten. Für Textkörper soll künftig die Schriftart Times New Roman verwendet werden. Speichern Sie das Dokument unter dem Namen Design2-E2. Setzen Sie das Design auf das ursprüngliche Design zurück und schließen Sie die Datei Design2-E2, ohne sie zu speichern. Ausschnitt aus der Ergebnisdatei "Design2-E2" 206 HERDT-Verlag

11 Impressum Matchcode: WW2010F-UA Autoren: Konrad Stulle, Tina Wegener Redaktion: Ortrun Grill Produziert im HERDT-Digitaldruck 1. Ausgabe, 3. Aktualisierung, März 2012 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling Bodenheim Internet: HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT-Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte gültig. Sollten Sie die Inhalte nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden. Bildquellenverzeichnis Books, Seite 23, istockphoto/scott Luke