buchhaltung die mitdenkt

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1 Steuerberater I Rechtsanwalt buchhaltung die mitdenkt

2 einfache Finanzbuchhaltung buchen kann jetzt jeder mhpireza ist eine professionelle Bürosoftware, die für Anwender aus der Praxis für die Praxis erstellt wurde. Sie als Anwender können ohne Soll und Haben oder Steuerschlüssel Ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Zahlungen und Offene Posten selbst verwalten. mhpireza: ein Programm mit vielen Möglichkeiten Sie arbeiten mit eigenen Aufzeichnungen und Tabellen, die von Ihrem Steuerberater nicht in sein System übernommen werden können? Den sogenannten Pendelordner geben Sie auch ungern außer Haus? mhpireza bietet Ihnen die Möglichkeit, ohne umfangreiches Buchhaltungswissen einen Großteil der Finanzbuchhaltung für Ihren Steuerberater vorzubereiten und Ihr Büro neu zu organisieren. Überzeugen Sie sich selbst: 2 Selbstständig buchen

3 Überzeugende Vorteile Sie organisieren Ihre Buchhaltung und erstellen die erforderlichen Buchungsdaten für Ihren Steuerberater und dies alles mit einer Software. Nach einer Einarbeitungszeit können Sie fast vollständig auf die Übergabe der Belege verzichten. Sie erledigen die für Ihr Unternehmen wichtigen Buchungsaufgaben EDV-gestützt und mit direkter Anbindung. Sie reduzieren Ihre Buchhaltungskosten und Ihr Steuerberater spart Zeit für die manuelle Eingabe der Daten in das EDV-System. Idee und Umsetzung Seit 1994 ist die Software bereits im Einsatz und ist gemeinsam von Maisenbacher, Hort & Partner und D4 Software AG entwickelt worden. Die Software ist bei zahlreichen Steuerberatern und Firmen bundesweit im Einsatz. Mit den Erfahrungen der Anwender ist ein ideales Kommunikationsmittel zwischen Mandant und Steuerberater entstanden. Für die tägliche Praxis ist ein Unikat entwickelt worden, das Finanzbuchhaltung und Büroorganisation ohne Vorkenntnisse vereint. 3

4 Zeitnah, individuell, flexibel Alle Vorgänge Ihrer Finanzbuchhaltung werden von Ihnen online auf dem Mandantenserver von MHP erfasst. Nach dem Monatsabschluss übernehmen wir Ihre Daten, prüfen diese und erstellen Ihre betriebswirtschaftliche Auswertung. Alles in einem Prozess Ihre Belege bleiben bei Ihnen vor Ort. Mandantenportal die Daten sind bei MHP sicher Sie behalten den Überblick über Ihre Zahlen. Ihre Buchhaltungsdaten werden zuverlässig per Mausklick an den Steuerberater versendet. 4 Mehr Effizienz für Ihren Arbeitsalltag

5 Leistungen Mit mhpi reza organisieren Sie Ihr Büro, buchen alle Geschäftsvorgänge und regeln den Zahlungsverkehr. Kassenbuch Erfassen von Einnahmen und Ausgaben in der Kasse, Tagessaldo, Kassenminus-Funktion, Aufteilungsbuchungen für Rechnungen mit mehreren Positionen, Kassenbericht mit Unterschriftenzeilen. Lieferantenrechnungen Erfassen von Eingangsrechnungen, lernende Buchungsmaschine, Kontierungsvorschläge, Stammdaten für Lieferanten, Zahlungskonditionen, Bezahlen von Lieferantenrechnungen (Zahlungsverkehr), Offene Posten- Liste mit Fälligkeitsübersichten, Zahlungsvorschlagsliste und Aufwands- und Lieferantenstatistiken. Bank Erfassen aller Bankbewegungen, einfacher Ausgleich der Offenen Posten, Tages- und Gesamtsaldo. Ausgangsrechnungen Erfassen oder Import von Ausgangsrechnungen, lernende Buchungsmaschine, Kontierungsvorschläge, Stammdaten für Kunden, Zahlungskonditionen, Offene Posten-Liste mit Fälligkeitsübersichten, integriertes Mahnwesen mit Zinsberechnung, Umsatz- und Kundenstatistik, Kopieren von Rechnungen (z. B. Wartungsrechnungen) in den Folgemonat. Auswertungen Summen- und Saldenlisten, Sachkonten, auf Wunsch Umsatzsteuervoranmeldung, vorläufige betriebswirtschaftliche Auswertungen. 5

6 Reza in der Praxis: Zu wenig Funktionalität blockiert den Arbeitsfluss zu viel Funktionalität auch. mhp I reza ist sehr leicht zu erlernen. Finanzbuchhaltung Offene Posten Auswertung Fibu Transfer Stammdaten Mandant Dokumente Steuerberater Systemsteuerung Datei Bearbeiten Ansicht Hilfe Finanzbuchhaltung vorhandene Dokumente Hauptmenü Die Benutzeroberfläche ist ansprechend gestaltet sowie intuitiv und leicht zu bedienen. mhp I reza bietet für jeden Anwender genau die Funktionen, die er für seine Buchungen benötigt. Im Laufe der bisherigen Entwicklungszeit wurde, dank der Erfahrungen der Anwender im täglichen Einsatz, die Benutzerfreundlichkeit optimiert. Aktuell sind über Installationen in Betrieb. Finanzbuchhaltung Rechnungseingang Rechnungseingang Rechnungsausgang Rechnungsausgang Bank Volksbank Karlsruhe Nr Sparkasse Karlsruhe Nr Kasse Kasse Benutzeroberfläche mit Verzeichnisbaum 6 Einfacher geht einfach nicht!

7 Information Zurück Konto 6640 Kundenbewirtung (Restaurant / im Betrieb) Weiter Buchungsinhalte Was verbirgt sich hinter dem Konto 6640 Kundenbewirtung? Bitte hier nur Aufwendungen für die Bewirtung von Personen (Kunden) aus geschäftlichem Anlass erfassen. Eine solche Bewirtung kann auch im Betrieb stattfinden. Folgende Angaben muss der Beleg enthalten: - Ort - Tag der Bewirtung - die Namen der Teilnehmer - genauer Anlass der Bewirtung Welche gesetzlichen Angaben muss ich hinterlegen? Wie werden Trinkgelder verbucht? Hat die Bewirtung in einer Gaststätte stattgefunden, genügen Angaben zu dem Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung. Die schriftlichen angaben sind vom Ihnen zu unterschreiben. Trinkgelder werden hier ebenfalls gebucht, jedoch ohne Vorsteuer. Sind alle Angaben richtig eingetragen? Beispiel Buchung Sie sollen nur das erfassen, was für den Steuerberater bzw. das Finanzamt relevant ist. Daher wird der Assistent eine Abfrage generieren. Assistent zur Buchungstextvervollständigung Buchungstextvervollständigung Hier müssen verschiedene Pflichtangaben zum Buchungstext ausgefüllt werden. Zum Springen zwischen den Texten dienen die Pfeiltasten (Auf/Ab). Konto Kundenbewirtung (Restaurant / im Betrieb) Bezeichnung Name des Gastes Anlass der Bewirtung Name Gaststätte Ort der Bewirtung Text Herr Mustermann, Herr Muster Besprechung Einrichtung neue Büroräume Hirsch Karlsruhe Weiter Abbrechen Der Assistent fragt Sie nach dem richtigen Text sicher buchen 7

8 Information Konto 5400 Wareneingang Wellnessgeräte 19% VSt Zurück Weiter Buchungsinhalte Was verbirgt sich hinter dem Konto 5400? Was wird hier verbucht? Bitte beachten Sie, dass hier nur der sogenannte Wareneinkauf verbucht wird. Also Gegenstände, die an Ihre Kunden weiter veräußert werden. Aufwendungen für Gegenstände, die Ihr Unternehmen selbst nutzt oder vermietet und NICHT weiterveräußert werden, werden auf das sogenannte Anlagevermögen gebucht. Diese Kosten werden aktiviert und abgeschrieben. Lieferungen von einem Unternehmen mit Sitz in der EG dürfen hier nicht verbucht werden. Hierfür sind die Konten innergemeinschaftliche Erwerbe vorgesehen. Assistenten Information Richtig ausfüllen und buchen: Es ist ganz einfach: Der Geschäftsvorfall bzw. der Buchungstext ist für Sie schon individuell eingerichtet. Nur der Monat und das Jahr sind noch einzutragen. Assistent zur Buchungstextvervollständigung Buchungstextvervollständigung Hier müssen verschiedene Pflichtangaben zum Buchungstext ausgefüllt werden. Zum Springen zwischen den Texten dienen die Pfeiltasten (Auf/Ab). Konto Buchführungs- und Lohnabrechnungskosten Bezeichnung Text Monat März Jahr 2012 Finanzbuchhaltung von bis Weiter Abbrechen Erfassen von Zeiträumen einfach abgefragt buchen einfach gemacht 8

9 Der Buchungsassistent Mit mhpireza werden Ihre Geschäftsvorfälle individuell abgebildet. Es werden die Konten und Geschäftsvorfälle angezeigt, die Sie im jeweiligen Erfassungsmodul benötigen. Selbstverständlich können diese Konten individuell erweitert werden. Mit Hilfe der angelegten Buchungstexte wählen Sie intuitiv das richtige Buchungskonto aus. Zielführendes Arbeiten mit mhp I reza. Kontenstamm Auswahl Suchen nach Putzmittel weiter Nummer Bezeichnung Zusatztext 1460 Geldtransit 2100 Privatentnahmen Privatspenden Bezahlung Löhne und Gehälter Wareneingang Lebensmittel Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei Betriebsbewirtung (Arbeitnehmer) Sonstige Personalkosten Reinigung Instandhaltung betrieblicher Räume Sonstige Raumkosten Reparaturen und Instandhaltung von Betriebs- und Geschäftsausstattung Fahrzeugkosten KA-AK 315 Fahrzeugkosten KA-ZE 123 Fahrzeugkosten KA-WE 456 Geschenke bis 35,00 (Geschäftspartner/Kunden) Kundenbewirtung (Restaurant/ im Betrieb) 85 Einträge stehen zur Auswahl Barauszahlung von Kasse an Bank Barentnahme von Kasse Sonstige Privatentnahmen Spende Barlohnauszahlung Wareneinkauf Hardware Benzingutscheine für Arbeitnehmer Geschenke an Mitarbeiter Sonstige freiwilligen Aufwendungen an Mitarbeiter Arbeitsessen mit Mitarbeiter Gebäck Mitarbeiter Getränke Mitarbeiter Kaffee/Tee Mitarbeiter Sonstige Betriebsbewirtung Weihnachtsfeier mit Mitarbeitern Fortbildungskosten Mitarbeiter Sonstige Personalkosten Stellenanzeige für Einstellung Mitarbeiter Fensterreinigung Hygieneartikel Putzmittel Raumreinigung Sonstige Reinigungskosten Instandhaltung betrieblicher Räume Blumen für die Geschäftsräume 7% VSt Blumen für die Geschäftsräume 9% VSt Dekoration Geschäftsräume 19% VSt Sonstige Raumkosten Reparatur Parkgebühren mit Vorsteuer KA-AK 315 Parkgebühren ohne VSt KA-AK 315 Reifenwechsel KA-AK 315 Treibstoff Ausland KA-AK 315 Treibstoff KA-AK 315 Wagenwäsche KA-AK 315 Inspektion KA-ZE 123 Parkgebühren mit Vorsteuer KA-ZE 123 Parkgebühren ohne Vorsteuer KA-ZE 123 Reifenwechsel KA-ZE 123 Reparatur KA-ZE 123 Sonstige Kfz-Kosten KA-ZE 123 Treibstoff Ausland KA-ZE 123 Treibstoff KA-ZE 123 Wagenwäsche KA-ZE 123 Inspektion KA-WE 456 Parkgebühren mit Vorsteuer KA-WE 456 Parkgebühren ohne Vorsteuer Reifenwechsel KA-WE 456 Reparatur KA-WE 456 Sonstige Kfz-Kosten KA-WE 456 Treibstoff Ausland KA-WE 456 Treibstoff KA-WE 456 Wagenwäsche KA-WE 456 Geschenk Geschäftsessen im Ausland Geschäftsessen in Inland 1 Buchungsbeleg Mustermann KADB01 Die Auswahl von Geschäftsvorfällen mit einem Blick 9

10 Wir begleiten Sie! Nach einer kurzen Einarbeitungszeit können Sie mit mhp I reza selbstständig arbeiten. Natürlich können Fragen auftreten, die schnellstmöglichst beantwortet werden müssen, um Ihren Workflow nicht allzulange zu unterbrechen. Eine schnelle Hilfe bietet Ihnen der Assistent. Sie finden detailliert Erläuterungen für die einzelnen Buchungskonten oder das Ausfüllen der Formulare. Assistent Hier wurde auf eine Ausgangsrechnung weniger als der vereinbarte Betrag bezahlt. Der Assistent macht Sie darauf aufmerksam, was mit dem Differenzbetrag geschehen soll. Assistent OP Buchung OP Buchung Geben Sie hier die Informationen für die Buchung an. Abweichende Buchungsbeiträge können optional verbucht werden. Rechnung , Hofmann KG Brutto 1.500,00 EUR Datum Buchungstext Zahlung Bank 1 Volksbank Karlsruhe, Karlsruhe, Konto Differenz Abzug Abzug 1 Skonto Buchungstext Wie soll der Differrenzbetrag verbucht werden? Skonto Der Kunde hat zu wenig bezahlt hier unterstützt der Assistent Eine perfekte Zusammenarbeit 10

11 Offene Rechnungen auf einen Blick: mhpireza bereitet mit wenigen Mausklicks alle offenen Eingangs- und Ausgangsrechnungen sinnvoll und übersichtlich auf. Mit Hilfe der farbigen Pfeile können Sie fällige und überfällige Rechnungen sofort erkennen, bezahlen oder mahnen. mhp reza - Mustermann (11111) Datei Bearbeiten Ansicht Hilfe OP Rechnungseingang Alle Lieferanten mit Lastschriften Offene Belege Suchen nach weiter Datum Typ Lieferant Beleg Nr. Rech. Betrag (EUR) Tage Fällig Datum T Zahlbetrag Offen (EUR) S% Skonto Offen - Skonto Gesamt 0, , , RE Bauer OHG , ,00 100, RE Kanzlei Steuer&Partner , ,80 352, RE Schnitzel OHG , ,00 5,00 250, , RE Müller KG , ,00 5,00 474, , RE Telekom , ,20 388,20 Telekom Rechnung vom Herkunft: Rechnungseingang Buchungsmonat 2/ (-1) T (Tendez Fälligkeit / Tage) -1 / +1 > 1 < = 15 > 15 < - 1 > = - 30 < OP Buchungsbelege Mustermann KADB01 Ihre offenen Lieferantenrechnungen alles auf einen Blick 11

12 Mustermann Mustermann KG Daten erfassen Das Erfassen von Lieferantenund Kundendaten ist verständlich dargestellt. Die Debitorenund Kreditorennummern werden automatisch vergeben. Außerdem können individuell Zahlungsbedingungen hinterlegt werden. Musterstraße 10 D Musterstadt 6 2% Skonto in 8 Tagen, 30 Tage netto Fax 01547/ Mobil mustermann@mustermann-kg.de Internet mustermann-kg.de Telefon 01547/ Anlegen eines neuen Lieferanten Rechnungsprüfung Bitte prüfen Sie jede Eingangsrechnung. Die Rechnung muss gem. 14 (2) UStG folgende Angaben erhalten: 1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers. 2. Steuernummer oder USt-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers. 3. Austellungsdatum und Rechnungsnummer. 4. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der erbrachten Leistung. 5. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung oder Vereinnahmung des Entgelts, sofern dieser Zeitpunkt nicht mit dem Rechnungsdatum identisch ist. Richtig Buchen Um Ihre Belege im umsatzsteuerlichen Sinne richtig zu erfassen, bietet mhpireza übersichtliche Checklisten. 6. Das Entgelt muss für jede Lieferung und Leistung getrennt nach den Steuersätzen oder Steuerbefreiungsvorschriften aufgeschlüsselt sein. Ausweis jeder im Voraus vereinbarten Entgeldminderung. 7. Den angewendeten Steuersatz, den Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Weitere ausführliche Informationen finden Sie in der Hilfe. Weiter Checkliste zur Überprüfung der Eingangsrechnung 12

13 Wichtige Fragen Buchhaltung und Büroorganisation, Mahnwesen und Zahlungsverkehr - alles aus einer Hand. Die moderne Art mit Ihrem Steuerberater zu kommunizieren. Muß ich die Software auf meinen Rechner installieren? Nein. Wir stellen Ihnen die Software online auf einem extra Server (Mandantenportal) bereit. Wir richten Ihnen einen gesicherten VPN-Zugang ein. Daneben bekommen Sie Ihre Zugangsdaten, eine unterstützende Checkliste sowie einen Vertrag. Kostet der Zugang oder das Programm etwas? Nein. Die Software wird im Rahmen der laufenden Finanzbuchhaltung bereitgestellt. Hierfür bezahlen Sie nichts extra. Die Kosten für den Serverzugang und die Datensicherung werden Ihnen individuell angeboten. Benötigt der steuerberater alle Belege von mir? Nein. Wir benötigen nach der Einarbeitungszeit keine Belege von Ihnen, bis auf wenige Kopien der Banksalden oder Anschaffungsrechnungen (Pkw, Maschinen usw.). Die Belege befinden sich damit dort, wo sie hingehören: In Ihrem Büro für den sofortigen Zugriff. den Überblick gewinnen 13

14 Was bedeutet dieses Mandantenportal? Sie arbeiten online auf dem Server von MHP. Änderungen und Aktualisierungen werden sofort umgesetzt, ein Datenaustausch, Updates oder Datensicherungen fallen dabei nicht an. Sie wechseln Ihre Hardware? Kein Problem, denn Ihre Daten und die Software befinden sich bei uns. Das Mandantenportal ist jederzeit und zeitlich uneingeschränkt einsatzbereit. Werde ich in dem Programm geschult? Ja. Eine umfassende Schulung kann bei Ihnen vor Ort oder bei uns stattfinden. Je nach Art der eingesetzten Module werden zwei bis vier Stunden Schulungszeit benötigt. Entstehen Schulungskosten für mich? Ja. Die Schulungskosten bieten wir individuell an. Je nach Art der eingesetzten Module werden zwei bis vier Stunden Zeit benötigt. Wer haftet für die ausgeführten Buchungen? Nach wie vor der Steuerberater. Er liest die Daten ein, plausibilisiert automatisch bzw. manuell und erstellt danach die gewohnten betriebswirtschaftlichen Auswertungen. Darüber hinaus fordert er bei Bedarf Belege von Ihnen an und überprüft ohnehin mit dem Jahresabschluss die getätigten Buchungen. Der Jahresabschluss wird mit einem uneingeschränkten Prüfungstestat versehen. Wenn Sie bewusst einen klar erkennbaren privaten Vorgang als einen betrieblichen Vorgang einbuchen, haftet der Steuerberater nicht. 14

15 Was passiert mit den von mir erfassten Daten? Wenn Sie alles erfasst haben und der Monat abgeschlossen ist, werden die Daten übernommen und die gewohnten Auswertungen und Meldungen werden von Ihrem Steuerberater erstellt. Dieser prüft und verarbeitet die Daten mit weniger Aufwand und vor allem beleglos, da manuelle Kontierungs- und Eingabearbeiten entfallen. Wie viele Kunden nutzen dieses Programm? Mehr als 250 Mandanten von Maisenbacher Hort & Partner setzen die Software bereits ein. Bundesweit sind es rund Anwender. Kann ich ohne Buchhaltungswissen die Software wirklich bedienen? Ein klares JA. Wenn der Anwender in den üblichen Mircosoft Office Programmen geübt ist, ist die Bedienung kein Problem. Inhaltlich werden Sie mit Assistenten und nützlichen Hinweisen sowie einem Handbuch sicher durch Ihre Buchhaltung geführt. Wenn Sie ein bis zwei Monate selbst gebucht haben, werden Sie feststellen, dass sich vieles wiederholt. Wer hilft mir bei Fragen? Wie gewohnt Ihr bisheriger Sachbearbeiter. Dieser kennt das Programm und kann Ihnen alle Fragen zur Programmführung oder zur Verbuchung beantworten. Auf Wunsch unterstützen wir Sie online und direkt auf Ihrem Bildschirm. 15

16 Verantwortlich i. S. d. 55 Abs. 2 RStV: Steuerberater Steffen Hort, Rintheimer Str. 63a, Karlsruhe. Entwickelt in Zusammenarbeit mit der D4 Software AG Die intelligente Lösung 16 Maisenbacher Hort & Partner Eine perfekt Rintheimer Str. 63a Zusammenarbeiten Karlsruhe Tel Quettigstr Baden-Baden Tel Untertorplatz 3/Deutsches Tor Landau/Pfalz Tel