Leitlinien des Bundesversicherungsamtes. für das Mieten von Büroraum und sonstigen. Flächen, die Verwaltungszwecken dienen.

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1 Leitlinien des Bundesversicherungsamtes für das Mieten von Büroraum und sonstigen Flächen, die Verwaltungszwecken dienen Leitlinien 88 Stand: 14. September 2011

2 Inhaltsverzeichnis Gegenstand Seite 0. Einleitung Bedarfsermittlung und -festschreibung Personalbedarfsprognose Schulmäßige Personalbedarfsanalyse Fortschreiben einer empirischen Personalbedarfsanalyse Beurteilungs- und Bewertungsspielraum, Entscheidungsprärogative Raumbedarfsprognose Raumkonzeption Bürofläche je Arbeitsplatz Begriff Funktionsabhängigkeit Richtwerte der unmittelbaren Bundesverwaltung als Orientierungsmaßstab Interne Richtlinien Sonstige Flächen Sonstige Hauptnutzflächen Nebennutzflächen Reserveflächen Beschaffenheit und Ausstattung des Mietobjektes Gebäudetyp Technische Ausstattung Flexibilität Behindertengerechte Ausstattung Lage Bedarfsfestschreibung...16 Stand: 14. September 2011 Seite 2 von 40

3 2. Auswahl des Objekts Auswahlmodalitäten/Ausschreibung Nutzwertanalyse Anwendungsbereich Methodisches Vorgehen Nutzwertanalyse Auswahl eines Bürogebäudes/Auswahl von Büroräumen Zielhierarchie Zielerreichungsgrad Nutzwert Gesamtnutzen Rangreihe Auswahlentscheidung Alternativen zur Miete von Büroraum Mietvertrag Mietzins Ortsüblichkeit / Angemessenheit Berücksichtigung von Investitionskosten Mietausfallwagnis Mietsicherheiten Fälligkeit Aufmaß Einheitsmietzins Langjährige vertragliche Bindung, Miete des gesamten Gebäudes Anpassungsklauseln Umsatzsteuer Bewirtschaftungskosten Laufzeit des Mietvertrages Untervermietung...29 Stand: 14. September 2011 Seite 3 von 40

4 3.5 Um- und Einbau, Instandsetzung und -haltung Um- und Einbauten Instandsetzung, Instandhaltung Sonstige vertragliche Bestimmungen Haftungsausschluss Aufrechnung und Zurückbehaltungsrechte Kündigung aus wichtigem Grund Form Organkompetenz hinsichtlich d. Entscheidung über d. Abschluss des Vertrages Erfordernis der Schriftlichkeit Notarielle Beurkundung Einschalten eines Maklers Mietwertgutachten Umzug in andere Gebäude Beteiligung der Aufsicht vor Abschluss eines Mietvertrages...35 Anlage 1 zu den Leitlinien Höchstflächen für Geschäftszimmer der Bundesbehörden...36 Anlage 2 zu den Leitlinien Vereinfachtes Modell einer Nutzwertanalyse Miete von Bürogebäuden/-raum...38 Anlage 3 zu den Leitlinien Notwendige Unterlagen...40 Stand: 14. September 2011 Seite 4 von 40

5 0. Einleitung Kraft ihrer Treuhänderfunktion sind die Versicherungsträger gehalten, ihre Verwaltungskosten auf das notwendige Maß zu begrenzen. Vermeidbare Ausgaben sind zu unterlassen. Die Träger haben deshalb auch im Entscheidungsprozess über das Mieten von Büroräumen dafür zu sorgen, dass das in 69 Abs. 2 SGB IV verankerte Prinzip der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit in allen Projektphasen, nämlich bei: 1 der Bedarfsermittlung und definition, der (auch unter raumordnungspolitischen Gesichtspunkten zu treffenden) Standortwahl, der Auswahl des Mietobjektes, den Vertragsverhandlungen und dem Vertragsabschluss sowie der Beendigung des Vertragsverhältnisses beachtet wird. Das Erfüllen der Verpflichtungen, die sich aus dem Wirtschaftlichkeitsgebot ergeben, setzt voraus, dass die jeweils zu fällenden Entscheidungen auf sorgfältigen, durchdachten und im einzelnen nachvollziehbaren Planungen beruhen. 2 Stand: 14. September 2011 Seite 5 von 40

6 1. Bedarfsermittlung und -festschreibung Gegenstand der Bedarfsermittlung ist der Flächenbedarf (Raumbedarf), der bis zu einem bestimmten Zeitpunkt voraussichtlich entstehen und zu decken sein wird. 3 Da der künftige Raumbedarf vor allem von der Personalentwicklung abhängt, muss der Raumbedarfsprognose eine Stellen-/Personalbedarfsprognose vorausgehen. 4 Die Versicherungsträger müssen zudem Kriterien festlegen, denen das Mietobjekt nach Beschaffenheit, Ausstattung und Lage genügen soll Personalbedarfsprognose Personalbedarfsprognosen gehen vom aktuellen Personalstand aus. Sie stellen den Versuch dar, die Faktoren, die sich auf den Personalbedarf auswirken, in die Zukunft zu projizieren Schulmäßige Personalbedarfsanalyse Eine schulmäßige Personalbedarfsanalyse bedingt zunächst, dass der Versicherungsträger seine Betriebsorganisation auf der Grundlage von Schwachstellenuntersuchungen optimiert hat. Nur dieses Vorgehen schließt aus, dass sachlich überhöhter Personalbedarf, der aus Mängeln der Betriebsorganisation resultiert, durch Stellenbedarfsanalysen festgeschrieben wird. 7 Hat der Versicherungsträger seinen momentanen Personalbedarf - soweit dies methodisch möglich ist - mittels einer schulmäßigen Untersuchung quantifiziert, muss er insbesondere schätzen, welche Entwicklung die Komponenten: typischer Arbeitsvorgang, Fallzahl durchschnittliche Bearbeitungszeit und Normalarbeitskraft im Prognosezeitraum durchlaufen werden. 8 Es steht den Versicherungsträgern zwar grundsätzlich frei, sich einer ihnen zusagenden Prognosetechnik (intuitive Methoden, Trendanalysen oder Simulationsmodelle) zu bedienen. Es dürfte sich aber anbieten, Personalbedarfsprognosen auf einem Trendanalyseverfahren aufzubauen. 9 Stand: 14. September 2011 Seite 6 von 40

7 Bei diesen Verfahren werden statistische Zeitreihen der Vergangenheit in die Zukunft verlängert. Eine lineare Trendextrapolation kommt allerdings in aller Regel nicht in Betracht. Die Verhältnisse und Abläufe der Vergangenheit können aus den Gründen, die im folgenden dargelegt werden, nicht ohne weiteres geradlinig fortgeschrieben werden. Wie jede Schätzung unterliegt auch die Prognose des Personalbedarfs Unwägbarkeiten. Die Unschärfe und Fehleranfälligkeit von Prognosen steigt mit der Länge des Zeithorizonts stark an, an der Verlässlichkeit längerfristiger Prognosen müssen beträchtliche Abstriche vorgenommen werden. 10 Prognosen, die die Entwicklung des Personalbedarfs für einen größeren Zeitraum als zehn Jahre einschätzen, müssen so stark relativiert werden, dass sie keine tragfähige Planungsgrundlage mehr darstellen. Personalbedarfsprognosen sollten aber zumindest einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren umfassen. 11 Bei der Vorausschau auf die Entwicklung, die die einzelnen Bemessungsfaktoren durchlaufen werden, sind folgende Gesichtspunkte zu berücksichtigen: 12 Arbeitsvorgang Der Inhalt der typischen Arbeitsvorgänge wird primär von den rechtlichen Rahmenbedingungen geprägt. Die künftige Rechtsentwicklung kann aber wohl gerade auf dem besonders dynamischen Gebiet des Sozialversicherungsrechts nur schwer eingeschätzt werden. 13 Mangels gesicherter alternativer Prognosegrundlagen müssen bis auf weiteres die jeweils aktuellen typischen Arbeitsvorgänge für Stellenbedarfsprognosen herangezogen werden; die auf dieser Annahme erarbeiteten Vorhersagen müssen allerdings mit großer Zurückhaltung interpretiert und umgesetzt werden. 14 Fallzahlen Die künftigen Fallzahlen werden vor allem von der demographischen Entwicklung und der Umschichtung zur Dienstleistungs- und Informationsgesellschaft beeinflusst. Generalisierende Voraussagen, in welchem Umfang und mit welcher Geschwindigkeit sich dieser Strukturwandel vollziehen wird, sind nicht möglich. Hier muss vielmehr von Branche zu Branche differenziert, analysiert und bewertet werden. 15 In der Unfallversicherung stellt sich zudem das Spezialproblem der Einschätzung des künftigen Unfallgeschehens. Die Träger müssen die Prognose abgeben, ob es gelingen Stand: 14. September 2011 Seite 7 von 40

8 kann, die relative Unfallhäufigkeit durch noch effizientere Prävention weiter zu senken oder ob das Optimum bereits vollständig oder weitgehend erreicht ist. Durchschnittliche Bearbeitungszeit Besonders eingehende Überlegungen sind beim Einschätzen der durchschnittlichen Bearbeitungszeit anzustellen. Denn in dieser Kenngröße schlagen sich u.a. die Arbeitsorganisation und die technologische Gestaltung des Leistungsprozesses nieder. Dabei kommt der Bürokommunikation eine herausgehobene Bedeutung zu. 16 Soweit ersichtlich, werden bislang getrennte Informations- und Kommunikationsmittel mit der Automatischen Datenverarbeitung zu einem vielfach vernetzten Gesamtsystem zusammenwachsen. Eben diese zunehmende Verknüpfung dürfte aus heutiger Sicht letztlich dazu führen, dass der Anteil höherqualifizierter Mitarbeiter wachsen, der Anteil der Mitarbeiter mit geringeren beruflichen Qualifikationen hingegen kontinuierlich abnehmen wird. 17 Die Umschichtung der Personalstruktur kann sich auf den Gesamtstellenbedarf auswirken. Es spricht einiges dafür, dass das Zusammenfassen zuvor arbeitsteilig erledigter Aufgaben in der Hand besonders befähigter Mitarbeiter dazu führt, dass weniger Mitarbeiter benötigt werden, um dieselbe Arbeitsmenge zu bewältigen bzw. der jetzige Personalbedarf nur geringfügig erhöht werden muss, um größere Arbeitsvolumen zu bewältigen. 18 Darüber hinaus ist zu erwarten, dass steigende Personalkosten und die demographische Entwicklung die Tendenz zur Rationalisierung und Substitution menschlicher Arbeitskraft verstärken werden. 19 Normalarbeitskraft Da die Versicherungsträger nach 17 Abs. 1 Nr. 1 SGB I gehalten sind, Sozialleistungen schnell zu erbringen, dürfen etwaige Arbeitszeitverkürzungen nicht zu spürbar längeren Bearbeitungszeiten führen. Bei der Umsetzung von Arbeitszeitverkürzungen müssen die Träger neben organisatorischen Aspekten die künftige Entwicklung des Mitglieder- und Versichertenbestandes beachten. 20 Stand: 14. September 2011 Seite 8 von 40

9 1.1.2 Fortschreiben einer empirischen Personalbedarfsanalyse Soweit Personalbedarf (noch) nicht mit Hilfe der vorstehend skizzierten Methode ermittelt werden kann, kann die Berechnung des Bedarfs auf andere Strukturdaten gestützt werden, wenn diesen ein vergleichbarer Aussagewert zukommt. 21 (In der Unfallversicherung können die Schätzungen z.b. auf den Faktoren Mitglieder, gemeldete Arbeits-/Wegeunfälle und Berufskrankheiten je Versicherte und Erstentschädigungen je Versicherte basieren. In der Rentenversicherung ist an die Faktoren Versicherte, Rentenanträge, Bestandsrenten und Rehabilitationen zu denken. In der Krankenversicherung kommt dem Betreuungskoeffizienten (Zahl der Mitglieder/Versicherten je Mitarbeiter) herausgehobene Bedeutung zu.) Der jeweilige Versicherungsträger muss zunächst versuchen, zwischen diesen Anhaltspunkten und seinem aktuellen Personalstand eine rechnerische Verknüpfung herzustellen. In aller Regel wird er dabei nicht auf den gesamten Personalbestand abheben dürfen, sondern die jeweils relevanten Strukturdaten den Organisationseinheiten zuordnen müssen, die für die Bearbeitung der jeweiligen Geschäftsvorfälle zuständig sind Beurteilungs- und Bewertungsspielraum, Entscheidungsprärogative Die Schätzungen, die in die Personalbedarfsprognose eingehen, schließen - zumindest bei mittel- und langfristigen Voraussagen - mathematisch exakte Ergebnisse aus. Eine sorgfältig vorbereitete und durchgeführte Personalbedarfsprognose steckt indes einen Personalhorizont ab, der der Personal- und Raumplanung grundsätzlich zugrundegelegt werden kann. Dieses Planungs- und Entscheidungsinstrument gewinnt an Wert, wenn es regelmäßig an den jeweiligen tatsächlichen Gegebenheiten geeicht, korrigiert und fortgeschrieben wird. 23 Prognoseentscheidungen eröffnen den Trägern einen gehörigen Beurteilungs- und Bewertungsspielraum (vgl. z.b. BSGE 55, 277, 280), der von den Aufsichtsbehörden zu beachten ist. Die Versicherungsträger stehen in der Pflicht, die Überlegungen nachvollziehbar aufzubereiten, die sie im Rahmen ihres Entscheidungsvorrechts anstellen. Sie dürfen sich vor allem nicht von mehr oder minder unbestimmten Erwartungen leiten lassen. Dispositionen, die - wie das Einstellen von Mitarbeitern und das Mieten von Büroraum - Dauerwirkung entfalten und kostenträchtig sind, müssen generell auf verifizierbaren Fundamenten beruhen. 24 Stand: 14. September 2011 Seite 9 von 40

10 1.2 Raumbedarfsprognose Die Raumbedarfsprognose baut auf der Personalbedarfsprognose auf. Sie weist den Flächenbedarf aus, den der Versicherungsträger im Prognosezeitraum voraussichtlich bereitstellen muss, um das jeweils vorhandene Personal funktionsgerecht unterzubringen Raumkonzeption Unterbringung in konventionellen Büroräumen In aller Regel werden die Mitarbeiter nach funktionellen und hierarchischen Gesichtspunkten in Einzel- bzw. in Mehrpersonenzimmern untergebracht. 26 Die Versicherungsträger müssen deshalb zunächst bestimmen, welchen Funktionsträgern Einzelzimmer vorbehalten und welche Funktionsträger in Mehrpersonenzimmern unterzubringen sind. 27 Grundsätzlich sollten nicht mehr als drei Mitarbeiter in einem Raum untergebracht werden; bei größeren Mehrpersonenzimmern kann die von anderen Arbeitsplätzen ausgehende Belastung Dimensionen annehmen, die die Arbeitsqualität und das Arbeitstempo negativ beeinflussen. 28 Unterbringung in Großraumbüros Die Versicherungsträger sollten die Kriterien definieren, die sie der Einrichtung von Großraumbüros zugrunde legen (Konzentration oder räumliche Trennung von Arbeitsplätzen, Pausen- und Besprechungszonen, Garderoben, Verkehrswege, Sicht- und Lärmschutz). 29 In diese Überlegungen sollten auch die Ergebnisse einfließen, die im Forschungsbericht Auswirkungen der Tätigkeit in Großraumbüros auf die Gesundheit der Beschäftigten und Vorschläge zur menschengerechten Gestaltung von Großraumbüros unter Berücksichtigung arbeitswissenschaftlicher Erkenntnisse veröffentlicht worden sind, den das ehemalige Bundesministerium für Arbeit und Sozialordnung herausgegeben hat. Danach ist das Konzept Großraumbüro ungeeignet, da zu viele negative Einflussfaktoren auf die Mitarbeiter wirken und damit den Organisationsvorteil wieder wettmachen. 30 Stand: 14. September 2011 Seite 10 von 40

11 1.2.2 Bürofläche je Arbeitsplatz Begriff Die Bürofläche ist der Teil der Hauptnutzfläche, der für das Verrichten von Büroarbeiten vorgesehen ist (DIN 277 Teil 2 Tabelle 2 Nummern 2.1 und 2.2). 31 Die Bürofläche setzt sich aus der Arbeitsplatzfläche und der Arbeitsgruppenfläche zusammen. Arbeitsplatzfläche Die Arbeitsplatzfläche besteht aus der Stell- und Bedienungsfläche, der Zugangs- und Distanzfläche, der Wege- und Zäsurfläche sowie dem Raumzuschlag. 32 Arbeitsgruppenfläche Zur Arbeitsgruppenfläche rechnen die Flächen für Sondermobiliar, Gruppenregistratur sowie Besprechungs- und Klausurzwecke (letztere nur bei Bürolandschaften) Funktionsabhängigkeit Die je Arbeitsplatz vorzuhaltende Bürofläche muss an die Funktion des jeweiligen Arbeitsplatzinhabers (z.b. Abteilungsleiter, Gruppenleiter, Sachbearbeiter, Zuarbeiter, Schreibkraft) anknüpfen. 34 Unterschiedliche Aufgaben und Funktionen schlagen sich in unterschiedlichen ergonomischen Bedingungen und Anforderungen nieder. Ein differenziertes Arbeitsumfeld muss zwangsläufig zu unterschiedlichen Flächenbedarfsanforderungen führen Richtwerte der unmittelbaren Bundesverwaltung als Orientierungsmaßstab Die bundesunmittelbaren Versicherungsträger sollten ihre internen Flächenbedarfsvorgaben hauptsächlich an den einschlägigen Bundesvorschriften, den Richtlinien für die Durchführung von Bauaufgaben im Zuständigkeitsbereich der Finanzverwaltungen (RBBau) ausrichten (Anlage 1). 36 Hilfsweise kann auf Richtwerte der Bundesländer zurückgegriffen werden. 37 Auf sonstige Richt- und Erfahrungswerte darf nur abgestellt werden, soweit sie den Pla- 38 Stand: 14. September 2011 Seite 11 von 40

12 nungseckdaten der unmittelbaren Staatsverwaltung nicht entgegenstehen. Unterbringung im Einzelzimmer Werden Mitarbeiter in Einzelzimmern untergebracht, ist der in Abhängigkeit von der jeweiligen Funktion des Arbeitsplatzinhabers festgesetzte Flächenbedarf zu veranschlagen. 39 Unterbringung in Mehrpersonenzimmern Der Flächenbedarf von Arbeitsplätzen, die in Mehrpersonenzimmern eingerichtet werden, kann nicht durch Multiplizieren des Richtwertes für Arbeitsplätze in Einzelzimmern ermittelt werden. Die Bewertungs- und Bewirtschaftungsmaßstäbe der unmittelbaren Staatsverwaltung schreiben vielmehr ausnahmslos vor, dass der Flächenbedarf von Arbeitsplätzen in Mehrpersonenzimmern festgesetzt wird, indem für weitere Arbeitsplätze nicht die vollen, sondern lediglich anteilige Flächen der Einzelzimmerarbeitsplätze in Ansatz gebracht werden. 40 Nach Maßgabe der RBBau können z.b. für die Unterbringung von zwei Sachbearbeitern in einem Zimmer höchstens 18 qm veranschlagt werden; für jede weitere Person dürfen maximal jeweils 6 qm angesetzt werden (Richtwert für den Arbeitsplatz eines Sachbearbeiters in einem Einzelzimmer: 12 qm). 41 Der Ansatz, den Flächenbedarf eines Einzelzimmerarbeitsplatzes linear hochzurechnen, führt zu Zimmergrößen, die unter ergonomischen und wirtschaftlichen Aspekten nicht vertretbar sind. 42 Unterbringung in Großraumbüros Auch bei der Einrichtung von Großraumbüros ist der Flächenbedarf der einzelnen Arbeitsplätze in Abhängigkeit von der Funktion und der räumlichen Konzentrierung der Mitarbeiter zu ermitteln. 43 Wir empfehlen, die Richtwerte entsprechend anzuwenden, die den Flächenbedarf von Arbeitsplätzen in konventionellen Büros bestimmen. 44 Stand: 14. September 2011 Seite 12 von 40

13 Interne Richtlinien Die Versicherungsträger sollten sich im Interesse der Klarheit und Einheitlichkeit ihrer Planungen interne Richtlinien geben, die den unter Tz bis Tz dargestellten Rahmenbedingungen Rechnung tragen und der Raumplanung einheitliche Basiskriterien vorgeben Sonstige Flächen Sonstige Hauptnutzflächen Die sonstigen Hauptnutzflächen - insbesondere Flächen für Pausenräume, Warteräume, Speiseräume, Besprechungsräume, Schalterräume, Aufsichtsräume (Pförtnerräume), Bürotechnikräume (Vervielfältigungsräume, Räume für DV-Anlagen), Küchen (Koch-, Verteiler- und Teeküchen, Vorbereitungsräume, Speiseausgaben, Geschirrrückgaben, Geschirrspülräume), Lagerräume, Archive und Sammlungsräume (Registraturen, Buchmagazine, Lehrmittelräume, Bibliotheksräume) sowie Schauräume (Lehr- und Schausammlungen) sind auf das jeweils sachlich notwendige Maß zu beschränken. Das Bereitstellen sonstiger Hauptnutzflächen ist sowohl dem Grunde, als auch dem Umfang nach detailliert zu begründen. 46 Das ökonomische Prinzip erlegt den Versicherungsträgern zudem die Verpflichtung auf, alle sich bietenden Möglichkeiten auszuschöpfen, sonstige Hauptnutzflächen für mehrere Funktionen zu nutzen (Multifunktionalität). 47 So könnte ein und der selbe Raum zeitversetzt oder gleichzeitig z.b. als Besprechungsraum Schulungsraum Pausenraum Warteraum Ausstellungsraum Speiseraum genutzt werden. Stand: 14. September 2011 Seite 13 von 40

14 Nebennutzflächen Die Nebennutzflächen (Sanitärräume, Garderoben, Abstellflächen und Fahrzeugabstellflächen) sind nur so groß wie notwendig bzw. so klein wie möglich zu dimensionieren. 48 Die Mindestanforderungen, die in verschiedenen Rechtsvorschriften - wie etwa der (für die Versicherungsträger nicht verbindlichen) Arbeitsstätten-Verordnung - vorgegeben sind, sollten einbehalten werden. 49 Abstellflächen für Kraftfahrzeuge können gemietet werden, soweit ein belegbarer Bedarf besteht (z.b. x von Hundert der Mitarbeiter benutzen für Fahrten zwischen Wohnung und Dienststätte das Kraftfahrzeug) Reserveflächen Unter Reserveflächen sind diejenigen Flächen zu verstehen, die über den konkreten aktuellen Bedarf hinaus vorgehalten werden, um einen voraussichtlich größeren künftigen Raumbedarf zu decken. Die gesamte zur Verfügung stehende Fläche darf einschließlich der Reserveflächen den Flächenbedarf nicht überschreiten, der am Ende des Prognosezeitraums zu decken sein wird. Dabei ist darauf zu achten, dass zentrale, separat zugängliche Reserveflächen gebildet werden, um die Möglichkeit einer vorübergehenden Untervermietung zu eröffnen Beschaffenheit und Ausstattung des Mietobjektes Neben der Ermittlung des Flächenbedarfs (quantitative Bedarfsfestschreibung) muss der Versicherungsträger prüfen, welchen sonstigen Anforderungen das Objekt genügen soll. Diese Standards gehen in eine Nutzwertanalyse (Tz. 2.2) ein Gebäudetyp Die Arbeit, die die Träger der Sozialversicherung leisten, kann prinzipiell in jedem Verwaltungsgebäude verrichtet werden. Daher kommen als Mietobjekte die üblichen Verwaltungsgebäude in Betracht, Präferenzen für einen besonderen Gebäudetyp bestehen nicht. 53 Stand: 14. September 2011 Seite 14 von 40

15 1.3.2 Technische Ausstattung Die technische Ausstattung eines Gebäudes setzt sich aus einer Vielzahl von Komponenten zusammen, z.b. Elektroanlage, Versorgungstechnik (Heizung, Klimaanlage), Kommunikationssysteme, Kabelschächte. 54 Es ist nicht zulässig, die Anforderungen an die technische Ausstattung eines Gebäudes zielgerichtet so zu definieren, dass sie auf ein bestimmtes Objekt zugeschnitten und andere Objekte dadurch von vornherein ausgeschlossen werden Flexibilität Die Gebäude sollten so beschaffen sein, dass es dem Versicherungsträger möglichst viele und kostengünstige Nutzungsoptionen offen hält Behindertengerechte Ausstattung Die Versicherungsträger sollten besonderen Wert darauf legen, ihre Dienstgebäude und - räume behindertengerecht auszustatten Lage Wichtigstes Kriterium zur Beurteilung der Lage eines Dienstgebäudes ist seine Erreichbarkeit für die jeweiligen Benutzer. Diese wird durch die Verkehrsanbindungen (öffentliche Verkehrsmittel, private Fahrzeuge) bestimmt. 58 Soweit keine besondere Ortsbindung besteht, sind raumordnungspolitische Gesichtspunkte bei der Standortwahl zu berücksichtigen (vgl. den vom ehemaligen Bundesminister für Raumordnung, Bauwesen und Städtebau herausgegebenen Forschungsbericht Entscheidungshilfen für die Behördenstandortwahl bei Bund und Ländern ). Das heißt, wirtschaftlich benachteiligte oder strukturschwache Regionen bzw. Gebiete mit hoher Arbeitslosenquote sind zu bevorzugen. 59 Störende Umwelteinflüsse - insbesondere Lärm - sollten möglichst gering sein. 60 Stand: 14. September 2011 Seite 15 von 40

16 1.5 Bedarfsfestschreibung Die Bedarfsfestschreibung enthält zum einen die aktuellen Ist-Werte des Personalbestandes und des Flächenbedarfs. Zum anderen weist sie die geschätzten Soll-Werte aus, die bis zum Ende des Prognosezeitraums erreicht sein werden. 61 Die Raum- und die vorgeschalteten Personalbedarfsprognosen sollten zu einer einheitlichen Unterlage zusammengefasst und von der zuständigen Stelle (Vorstand oder Geschäftsführung/Geschäftsführer) förmlich gebilligt werden. 62 Raum- und Personalbedarfsprognosen sind auch dann zu erstellen, wenn die Absicht besteht, ein Verwaltungsgebäude zu bauen bzw. Eigentum an einem bereits errichteten Objekt zu erwerben. 63 Stand: 14. September 2011 Seite 16 von 40

17 2. Auswahl des Objekts 2.1 Auswahlmodalitäten/Ausschreibung Der vom Versicherungsträger abzuschließende Mietvertrag ist nach 22 SVHV zu vergeben. Dem Abschluss des Vertrages soll deshalb eine öffentliche Ausschreibung vorausgehen ( 22 Abs. 1 Satz 1 SVHV, 3 Nr. 1 Abs. 1, Nr. 2 der Verdingungsordnung für Leistungen - ausgenommen Bauleistungen - Teil A - VOL/A). 64 Mietverträge dürfen nur dann beschränkt ausgeschrieben oder freihändig vergeben werden, wenn die Voraussetzungen des 3 Nr. 3 VOL/A bzw. des 3 Nr. 4 VOL/A vorliegen. Gemäß 3 Nr. 5 VOL/A ist aktenkundig zu machen, weshalb der Versicherungsträger von einer öffentlichen oder beschränkten Ausschreibung abgesehen hat. 65 Der Sinn und Zweck des 22 SVHV besteht darin, dass Verträge über Lieferungen und Leistungen erst dann abgeschlossen werden, wenn sich der Versicherungsträger umfassend über den jeweiligen Markt und die auf ihm konkurrierenden Anbieter informiert hat und daher imstande ist, das günstigste Angebot auszuwählen. 66 Bei der Markterkundung sollen alle sich bietenden Informationsmöglichkeiten ausgeschöpft werden (kommunale und/oder gewerbliche Mietpreisspiegel, Auskünfte von anderen Versicherungsträgern und Maklern). Vergleichsmieten auf dem Büroraummarkt können bei den örtlichen Industrie- und Handelskammern (IHK) erfragt werden bzw. bei großen Maklerorganisationen wie z.b. dem Ring Deutscher Makler. Dort sind Mietspiegel speziell für den Büroraummarkt gegen eine Gebühr erhältlich. 67 Die mit der Raumbedarfsprognose ermittelten Anforderungen sowie die hinsichtlich Beschaffenheit, Ausstattung und Lage unbedingt zu erfüllenden Kriterien sind als Mindestanforderungen in der Ausschreibung kenntlich zu machen. Nur die Objekte, die diese Kriterien erfüllen, sind Gegenstand des weiteren Auswahlprozesses Nutzwertanalyse Der Auswahlprozess stellt eine sehr komplexe Entscheidungssituation dar. Es gilt, eine Vielzahl von Faktoren zu bewerten und gegeneinander abzuwägen. 69 Die Multidimensionalität dieses Vorgangs erzwingt ein systematisches Vorgehen, das alle entscheidungserheblichen Umstände berücksichtigt. 70 Stand: 14. September 2011 Seite 17 von 40

18 Als Methode der Wahl bietet sich eine Nutzwertanalyse an. Dieses Verfahren sollte auch dann angewandt werden, wenn Versicherungsträger ein bereits errichtetes Objekt kaufen wollen Anwendungsbereich Die Nutzwertanalyse findet hauptsächlich dann Anwendung, wenn bei der Entscheidung 72 mehrere Alternativen zu vergleichen sind eine Vielzahl entscheidungsrelevanter Größen zu beachten ist und ein monetärer Maßstab nicht bestimmt werden kann oder allein zur Entscheidungsfindung nicht ausreicht. Der Vorteil dieser Untersuchung besteht darin, dass der bewertende Vergleich von Alternativen einerseits aufgrund objektiver Informationen erfolgt, die subjektiven Bewertungsmaßstäbe, von denen der Entscheidungsträger sich leiten lässt, andererseits offen in die Analyse einbezogen werden. 73 Mit Hilfe der Nutzwertanalyse können also Entscheidungssituationen transparent dargestellt subjektive Momente der Entscheidungsfindung offengelegt und Konsequenzen einzelner Lösungsalternativen aufgezeigt und damit nachvollziehbar dargestellt werden. 74 Bewusste und unbewusste Präferenzen des Entscheidenden können die Qualität der Entscheidung beeinflussen. Die Gefahr von Fehlurteilen wird verringert, wenn die Entscheidung von mehreren Personen vorbereitet oder getroffen wird. Wir empfehlen deshalb, 75 zumindest die Vorbereitung der Entscheidung einer Gruppe zu übertragen die einzelnen Schritte des Entscheidungsprozesses transparent zu vollziehen und nachprüfbar zu dokumentieren Methodisches Vorgehen Zunächst sind die Ziele exakt zu definieren, die erreicht werden sollen (Gesamtziele). Die Gesamtziele sind sodann in Teilziele aufzugliedern. Zugleich ist der Anteil - Vomhundert- 76 Stand: 14. September 2011 Seite 18 von 40

19 satz - zu bestimmen, den das jeweilige Teilziel nach Auffassung des oder der Entscheidenden zum Erreichen des Gesamtzieles beiträgt (Gewichtung). Ggf. kann diese zweistufige Zielhierarchie durch Hinzufügen weiterer Zielebenen ausgebaut und verfeinert werden, wobei jeweils erneut zu gewichten ist. 77 Im weiteren ist zu bestimmen, inwieweit jede der Entscheidungsalternativen jedes (Teil-)Ziel erfüllt. Schließlich wird die Bewertung durchgeführt, die die Entscheidungsalternativen aufgrund ihrer jeweiligen Zielerträge in einer Rangfolge ordnet Nutzwertanalyse Auswahl eines Bürogebäudes/Auswahl von Büroräumen Zielhierarchie Gesamtziel Das Gesamtziel besteht darin, das Objekt zu ermitteln, das den jeweiligen Verwaltungszweck unter Berücksichtigung der Kosten am besten erfüllt. 79 Bilden von Teilzielen In aller Regel reicht es aus, drei Teilziele zu bilden: 1. Teilziel: Beschaffenheit und Ausstattung des Objekts 2. Teilziel: Kosten des Objekts 3. Teilziel: Lage des Objekts. 80 Gewichtung Den Teilzielen Beschaffenheit und Ausstattung und Kosten kommt jeweils erheblich größere Bedeutung zu als dem Teilziel Lage. 81 Das Teilziel Beschaffenheit und Ausstattung gibt darüber Aufschluss, in welchem Objekt der Träger seine jeweiligen Aufgaben verwaltungsmäßig am besten wahrnehmen kann. Daher besitzt dieses Teilziel besonderes Gewicht. 82 Da das Teilziel Kosten des Objekts in Anbetracht, des die Wirtschaftsführung der Versicherungsträger beherrschenden Minimalprinzips ebenfalls besonderen Stellenwert besitzt, sollten beide Teilziele gleich - und zwar mit einem Anteil von je 40 v.h. am Gesamtziel - gewichtet werden. 83 Stand: 14. September 2011 Seite 19 von 40

20 Für die Gewichtung des dritten Teilziels Lage des Objektes verbleiben mithin 20 v.h. Weitere Zielebenen Die Teilziele Beschaffenheit und Ausstattung, Kosten und Lage sind noch so komplex, dass sie ihrerseits untergliedert werden müssen. 84 Beispiel: Das Teilziel Lage wäre in die Unterziele 85 Verkehrsanbindung Umwelteinflüsse (Lärm) zu zerlegen. Diese Unterziele sind ebenfalls zu gewichtet. Dem Unterziel Verkehrsanbindung kommt aus unserer Sicht hohe Priorität zu (Vorschlag: 80 v.h. des Teilziels (16 v.h. des Gesamtziels). Auf das Unterziel Umwelteinflüsse entfielen dann 20 v.h. des Zeilziels bzw. 4 v.h. des Gesamtziels. Die Unterziele sind - wie hier - bei Bedarf nochmals zu differenzieren. Das Unterziel Verkehrsanbindung könnte etwa in die weiteren Subziele Eisenbahn-/S-Bahn-Anschluss U-Bahn-Anschluss Straßenbahnanschluss und Busanschluss aufgespalten werden. Zweckmäßigerweise sollte bei der Beurteilung des Zielerreichungsgrades darauf abgehoben werden, in welcher Entfernung vom Objekt sich die Bahnhöfe/Haltestellen befinden. Schließlich wäre an dieser Stelle auf die Erreichbarkeit der Dienststelle mit dem Kraftfahrzeug (ausreichende Zahl von Parkplätzen) einzugehen. Diese weitere Zielkategorie wäre erneut zu gewichten (Vorschlag: Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln: 75 v.h. des Unterziels (12 v.h. des Gesamtziels); Erreichbarkeit mit dem Kraftfahrzeug 25 v.h. des Unterziels (4 v.h. des Gesamtziels). Das Teilziel Objektkosten wäre in die Unterziele Nettomietzins je qm Nutzfläche und Bewirtschaftungskosten je qm Nutzfläche zu zerlegen. Bei der Bestimmung des Nettomietzinses sind ggf. erforderliche Investitionen mit den Opportunitätskosten des eingesetzten Kapitals (entgangene Verzinsung) sowie mit den erforderlichen Abschreibungen zu berücksichtigen. In die Ermittlung der Bewirtschaftungskosten müssen auch kalkulatorische Kosten von Instandsetzungs- und/oder Instandhaltungsmaßnahmen eingehen, zu deren Durchführung sich der Mieter ggf. laut Vertragsangebot verpflichten muss. Beide Unterziele sollten mit 50 v.h. des Teilziels (je 20 v.h. des Gesamtziels) gewichtet werden. Stand: 14. September 2011 Seite 20 von 40

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