Copyright 2000-heute by. Thomas Gangl

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1 Die Informationen in diesem Werk werden ohne Rücksicht auf einen eventuellen Patentschutz veröffentlicht. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen im Werk wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Gangl Dienstleistungen und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Alle Rechte vorbehalten, auch die der fotomechanischen Wiedergabe und der Speicherung in elektronischen Medien. Die gewerbliche Nutzung der in diesem Werk gezeigten Modelle und Arbeiten ist nicht zulässig. Copyright 2000-heute by Thomas Gangl

2 OLX aus der Reihe Praxisorientierte Tools für Microsoft-Outlook Die Anleitung heute GANGL Dienstleistungen Seite 2

3 INHALTSVERZEICHNIS VORWORT... 5 Nutzungsvoraussetzungen... 6 Installation... 6 ONLINE-DOKUMENTATION... 9 KONTAKT AUSWÄHLEN Registrieren Grundsätzliches zu OLX Geschäftliche Anschrift (zu Händen) Geschäftliche Anschrift (direkt/persönlich) Geschäftliche Anschrift (behördlich) Verändern von Postanschrift und Briefanrede Betreff Männlich / Weiblich Dokumentvorlagen Speichern unter Kontakt-Historie Journaleinträge erzeugen Wiedervorlage / Nachverfolgung Zuweisen Kategorie Erstellen im Namen von Das fertige Dokument SERIENBRIEFE, ETIKETTEN UND LISTEN PERSONALISIERTE SERIENFAXE ERSTELLEN EINER NEUEN VORLAGE heute GANGL Dienstleistungen Seite 3

4 WAS PASSIERT NACH DER ERSTELLUNG? Automatischer Aufruf und Abarbeiten von Makros Ansprungpunkt nach Einfügen der Kontaktdaten OPTIONEN UND PLATZHALTER-ZUORDNUNG Optionen Platzhalter-Zuordnung RICHTLINIEN / POLICIES ARCHIVIERUNG AM DOKUMENT HOOKS (SPEICHERORT, ADRESSE, ANREDE) API (WEITERVERARBEITUNG) BEISPIELVORLAGEN TESTUMGEBUNGEN EIGENE / BENUTZERDEFINIERTE FORMULARE ENTFERNEN VON OLXWORD/DEINSTALLATION UPDATES AUSBLICK AUF WEITERE VERSIONEN FRAGEN,IDEEN, ANREGUNGEN UND WÜNSCHE WEITERE TOOLS heute GANGL Dienstleistungen Seite 4

5 Vorwort OLX ist eine sich nahtlos integrierende Applikation in MS Outlook und MS. Sie erleichtert Ihre tägliche Arbeit mit diesen am weitesten verbreiteten Kommunikations- und Textverarbeitungsprogrammen. Ein Klick auf einen Kontakt oder das Auswählen mehrerer Kontake zur Erstellung eines Serienbriefs, eines personalisierten Serienfaxes von Etiketten oder Telefonlisten und Geburtstagslisten in Outlook genügt schon werden die Adress- und sonstigen Daten mit einer beliebigen Vorlage in zusammengefügt. Ihr Brief ist fertig. Verschiedenste Postanschriften sowie Briefanreden nach DIN sind möglich. Dieser Automatismus hat sich in der Vergangenheit besonders für Behörden, Ämter und weitere, auf Standardbriefe angewiesene Arbeitsplätze immer wieder bewährt. OLX unterstützt alle Outlook-Kontaktinformationen sowie benutzerdefinierte Felder. So können Sie alles, was Sie an Informationen zu einem Kontakt haben, in Ihre Vorlage über Textmarken, Formularfelder und Dokumenteneigenschaften einfliessen lassen. Es stehen selbst mehrzeilige Firmenbezeichnungen zur Verfügung. OLX erstellt auf Wunsch Dokumentenprotokolle Ihrer Arbeit, die Sie immer mit einem Blick in Ihrem Outlook-Journalordner nachvollziehen und kontrollieren können. Weiterhin stellt das Programm Ihnen im Outlook-Journal eine Dokumentenhistorie bereit, die Ihnen bequem beim Start Datum und Art der verschickten Dokumente auflistet und Ihnen am Outlook-Kontakt eine Historie der erstellten Korrespondenz aufzeigt. OLX erstellt Wiedervorlagen Ihrer Korrespondenz in einem Outlook-Aufgaben-Ordner: So entgeht Ihnen keine ausstehende Antwort mehr. OLX kann der zu erstellenden Korrespondenz automatisch Kategorien zuweisen um somit diese z.b. Projekten (Kategorien) zuzuordnen. OLX kann über eine API (Hooks) eigene individuelle Abläüfe in den Arbeitsfluß einbinden wir z.b. eine projektbezogene Speicherung. Wir wünschen Ihnen viel Spaß bei der Nutzung von OLX heute GANGL Dienstleistungen Seite 5

6 Nutzungsvoraussetzungen Sie benötigen zur Nutzung von OLX MS Outlook 2000 und MS 97 oder höher. Installation Achten sie darauf, daß Outlook zum Zeitpunkt der Installation nicht aktiv ist! Klicken Sie doppelt auf OLX SETUP und bestätigen Sie mit JA. Ja, Sie möchten OLX installieren Der Installationsvorgang kann beginnen. Er wird einige Sekunden dauern. Bei dem nächsten Dialogfenster klicken Sie auf WEITER heute GANGL Dienstleistungen Seite 6

7 Klicken Sie bei diesem Dialogfeld auf WEITER Behalten Sie das von OLX empfohlene Verzeichnis bei, in das die Software installiert werden soll. Klicken Sie beim nächsten Dialogfenster erneut auf WEITER. Mit Klicken auf die Schaltfläche BEENDEN schließen Sie die Installation von OLX ab heute GANGL Dienstleistungen Seite 7

8 Mit einem Klick auf BEENDEN schließen Sie die Installation ab heute GANGL Dienstleistungen Seite 8

9 Die Online-Dokumentation im PDF-Format Online-Dokumentation Unmittelbar nach der Installation und dem ersten Start von Outlook schaltet OLX automatisch die Online-Dokumentation auf. Diese liegt im PDF-Format vor. Zur Anzeige benötigen Sie den frei verfügbaren Adobe-AcrobatReader. Dieser Vorgang geschieht nur beim ersten Start von OLX. Sollten Sie später in der täglichen Arbeit mit OLX Hilfe benötigen so können Sie durch Anklicken des nachstehenden Symbols aus jeder Dialogmaske heraus jederzeit die Online-Dokumentation aufschalten: heute GANGL Dienstleistungen Seite 9

10 Kontakt auswählen Um OLX zu starten, rufen Sie bitte MS Outlook auf. Dort ist OLX nun integriert. Und so arbeiten Sie in Outlook mit OLX: Wählen Sie in Outlook einen Kontakt eines beliebigen Kontakt-Ordners aus, indem Sie einmal mit der linken Maustaste darauf klicken. Der Kontakt soll nicht geöffnet, sondern lediglich markiert werden. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche OLX in der Symbolleiste, um an diesen Kontakt einen Brief zu schreiben. Klicken Sie auf dieses Symbol, um OLX zu starten WICHTIG: Das OLX-Icon erscheint nur in der Symbolleiste, wenn Sie sich in einem Ihrer Kontakte-Ordner befinden. Ein Dialogfeld erscheint, über das Sie zur Registrierung gelangen heute GANGL Dienstleistungen Seite 10

11 Registrieren Klicken Sie auf Register, um sich für OLX zu registrieren heute GANGL Dienstleistungen Seite 11

12 Geben Sie im folgenden Dialog Ihren Registrierungsschlüssel ein. Geben Sie Ihren Registrierungs-Schlüssel ein Den Registrierungsschlüssel erhalten Sie nach Bestellung und Begleichung des Rechnungsbetrages automatisch mitgeteilt heute GANGL Dienstleistungen Seite 12

13 Grundsätzliches zu OLX Als Faustregel für die Einträge, die OLX zur Vervollständigung des Briefes auflistet, gilt: Nur das wird angezeigt, was Sie bereits in Ihren Kontakten-Einträgen eingegeben haben. Wenn Sie also z.b. bei einem Kontakt keine Telefonnummer eingegeben haben, listet OLX diese auch nicht auf. Die Auswahllisten der Postanschrift werden generell nur aus vorhandenen Kontaktdaten gefüllt, d.h. wenn der Kontakt keine Privatadresse aufweist erscheint diese auch nicht in OLX. Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Geschäftsadresse anzeigen zu lassen: zu Händen direkt (persönlich) behördlich Benutzer 1-4 Es gibt mehrere Möglichkeiten bei der Briefanrede: geschäftlich privat Benutzer 1-4 Viele Outlookanwender setzen individuelle, angepaßte Formulare ein in denen die Postanschrift als auch die fehlende Briefanrede z.b. in den Benutzerfeldern 1-4 abgelegt werden. Um diesem Umstand auch Rechnung zu tragen erscheinen diese (falls gefüllt) in den Auswahllisten. Als Besonderheit bei der Briefanrede unterstützt OLX auch eine tageszeitabhängige Anrede (Guten Morgen..., Guten Tag...). Die Anredefloskel können Sie in den OPTIONEN von OLX einstellen. Als Besonderheit bei der geschäftlichen Postanschrift unterstützt OLX auch mehrzeilige Firmenbezeichnungen. Den Inhalt der zweiten Zeile können Sie in den OPTIONEN von OLX einstellen heute GANGL Dienstleistungen Seite 13

14 Geschäftliche Anschrift (zu Händen) Der OLX-Eintrag zu einem geschäftlichen Kontakt (zu Händen) Aufbau der Postanschrift: FIRMA/ORGANISATION (evtl. Firmenbezeichnung2) ABTEILUNG ANREDE (inkl. Titel) VORNAME NAME STRASSE PLZ ORT LAND ( Deutschland wird eliminiert) heute GANGL Dienstleistungen Seite 14

15 Geschäftliche Anschrift (direkt/persönlich) Der OLX-Eintrag zu einem geschäftlichen Kontakt (direkt/persönlich) Aufbau der Postanschrift: ANREDE (inkl. Titel) VORNAME NAME FIRMA/ORGANISATION (evtl. Firmenbezeichnung2) ABTEILUNG ANREDE VORNAME NAME STRASSE PLZ ORT LAND ( Deutschland wird eliminiert) heute GANGL Dienstleistungen Seite 15

16 Geschäftliche Anschrift (behördlich) Der OLX-Eintrag zu einem behördlichen Kontakt Aufbau der Postanschrift: FIRMA/ORGANISATION (evtl. Firmenbezeichnung2) ABTEILUNG ANREDE POSITION VORNAME NAME STRASSE PLZ ORT LAND ( Deutschland wird eliminiert) Und so geben Sie die nötigen Informationen zu den Anschriftfeldern ein: Im Outlook-Kontakt gehört die Amtsbezeichnung, hier Amtsgerichtsrat in das Feld POSITION. Zusätzliche akademische Titel fügen Sie bitte im Feld ANREDE ein heute GANGL Dienstleistungen Seite 16

17 Verändern von Postanschrift und Briefanrede Das aufbereitete Postanschriftsfeld als auch die Briefanrede können Sie jederzeit verändern. Veränderungen werden nicht in d Betreff Möchten Sie einen BETREFF für Ihren Brief eingeben, klicken Sie einfach in die leere Zeile neben der entsprechende Schaltfläche und geben Sie den Betrefftext bzw. die Headline ein. Wenn Sie später auf den nach unten zeigenden Pfeil neben der BETREFF-Zeile klicken, erscheinen als Vorschläge die letzten 20 Betreffs, die Sie in OLX eingegeben haben. Der Betreff wird von OLX zudem für den Text in der Wiedervorlage als auch bei Journaleinträgen verwendet! Männlich / Weiblich Standardmäßig sind die Briefanreden und Adressköpfe in OLX abhängig vom Geschlechtsfeld bzw. der Anrede. Handelt es sich bei Ihren Kontakten um Outlook-Kontakte, können Sie entweder im Feld ANREDE Frau voranstellen oder das Geschlecht des Kontaktes auf weiblich umstellen. OLX erkennt beide Varianten heute GANGL Dienstleistungen Seite 17

18 Weibliche Anrede -Dokumentvorlagen OLX ermittelt selbstständig alle verfügbaren Dokumentvorlagen aus folgenden Informationen: Standardeinstellung der beiden Dokumentvorlagenorte (Benutzer- und Arbeitsgruppen) aus den -Optionen Aktuelles und alle darunterliegenden Verzeichnisse/Ordner Über DURCHSUCHEN... haben Sie zudem noch die Möglichkeit, weitere vorlagen in die Auswahlliste aufzunehmen. Sie können entweder eine von Ihnen bereits erstellte Vorlage wählen, oder eines der im Lieferumfang von OLX enthaltenen Beispiele nehmen. Sie erfahren in einem eigenen Kapitel, wie man für OLX eigene Vorlagen erstellt bzw. bereits bestehende anpasst heute GANGL Dienstleistungen Seite 18

19 Speichern unter OLX ermittelt selbstständig die Einstellung zur Speicherung von Dokumenten aus den -Optionen. Über DURCHSUCHEN haben Sie auch hier die Möglichkeit, einen anderen Speicherort auszuwählen. Achten Sie darauf, dass bei der Auswahl des neuen Speicherortes mindestens eine Datei im Verzeichnis steht und wählen diese dann aus. Der Name des Dokumentes wird automatisch zusammengesetzt aus: SPEICHERN UNTER + DATUM + ZEIT Hinweis 1: Sollten Sie eine indivudelle z.b. projektbezogene Ablage (abhängig von der gewählten Vorlage, dem User oder der zugeordneten Kategorie) benötigen, lohnt es sich das Kapitel API (SPEICHERN UNTER) durchzulesen. Sie können hiermit über eigene, integrierbare Mechanismen Ihre individuellen Speicherorte automatisch realisieren. Hinweis 2: Sollten Sie mit dem automatisch generierten Dokumentnamen nicht einverstanden sein und diesen modifizieren wollen so können Sie die Editierbarkeit in den Optionen einstellen. Sehen Sie hierzu im Kapitel OPTIONEN unter ALLGEMEIN -> generierter Dateiname editierbar heute GANGL Dienstleistungen Seite 19

20 Kontakt-Historie KONTAKT-BEMERKUNGSFELD UPDATEN: Setzen Sie hier ein Häkchen, nimmt OLX innerhalb des Bemerkungsfeldes des Kontaktes einen Eintrag vor. Über diese automatischen Eintragungen wird eine Historie des Kontaktformulars gewährleistet, d.h. Sie können später jederzeit die Korrespondenz mit diesem Kontakt sehen oder ausdrucken. Diese Historie können Sie in Outlook einsehen, indem Sie den Kontakt durch Doppelklick öffnen. Outlook gibt die OLX-Korrespondenz an diesen Kontakt an DOKUMENT-VERKNÜPFUNG EINFÜGEN: Setzen Sie hier einen Haken, stellt OLX neben Wochentag, Datum, Uhrzeit und Betreff zusätzlich einen Link auf das Original--Dokument ein. Somit können Sie innerhalb des Kontaktformulars im Nachhinein einfach auf den Link klicken. Das entsprechende Dokument öffnet sich automatisch heute GANGL Dienstleistungen Seite 20

21 Journaleinträge erzeugen JOURNALEINTRAG: Bestimmen Sie hier mit Klick auf DURCHSUCHEN, in welchem Journal-Ordner OLX über Ihre Korrespondenz Protokoll führen soll. Dieser Ordner kann auch ein öffentlicher Ordner sein! Fein säuberlich Protokoll geführt: Das Journal (hier öffentlich) heute GANGL Dienstleistungen Seite 21

22 Der einzelne Journaleintrag mit Link zum Dokument Durchgängig: Die Aktivitäten am Kontakt heute GANGL Dienstleistungen Seite 22

23 Wiedervorlage / Nachverfolgung WIEDERVORLAGE: Wählen Sie mit einem Klick auf DURCHSUCHEN den Aufgaben-Ordner aus, der Sie an den Vorgang erinnern soll. Dieser Ordner kann auch ein öffentlicher Ordner sein. Durch ein akustisches Signal (falls in MS-Outlook so eingestellt) werden Sie dann an das Wiederaufgreifen des Vorgangs in Outlook erinnert. Die Aufgabe sehen Sie auch in Ihrem Tages- oder Wochenkalender im Aufgabenblock als auch in Outlook-Heute. Voreingestellt ist die Postlaufzeit von 7 Tagen. Sie können diesen Tageswert jederzeit ändern. Das neue Wiedervorlagedatum errechnet sich dann automatisch aus dem aktuellen Systemdatum + Anzahl Tage. Alternativ können Sie auch das errechnete Datum verändern oder durch Klicken auf das Datumsfeld den internen Kalender aufschalten und dort den gewünschten Wiedervorlagetermin auswählen heute GANGL Dienstleistungen Seite 23

24 Auswahl des Wiedervorlagetermins über den integrierten Kalender Perfekte Wiedervorlage / Nachverfolgung im Aufgabenordner Perfekte Wiedervorlage / Nachverfolgung im Kalender heute GANGL Dienstleistungen Seite 24

25 Zuweisen Kategorie ZUWEISEN KATEGORIE: Es werden Ihnen in der Auswahlliste sämtliche in Outlook verfügbaren Kategorien der Hauptkategorienliste angeboten: Zuweisen von Kategorien zur Korrespondenz Sie können somit der zu erstellenden Korrespondenz eine bestimmte Kategorie zuordnen. Wenn Sie z.b. Projekte in Form von Kategorien führen, haben Sie somit automatisch eine Art Projektmappe! Die zuzuordnende Kategorie betrifft (falls in den Optionen ausgewählt!) sowohl den Kontakt, die Aufgabe als auch den Journaleintrag! heute GANGL Dienstleistungen Seite 25

26 Hinweis: Nach einer Neuinstallation von Outlook stehen in der lokalen Hauptkategorienliste keine Kategorien zur Verfügung. Sollten Ihnen OLX keine Kategorien in der Auswahlliste anbieten ist das genau der Grund hierfür. Was ist nun dagegen zu tun? Legen Sie in Outlook über BEARBEITEN / KATEGORIEN / HAUPTKATEGORIENLISTE eine Dummy-Kategorie an und alle Kategorien werden in der lokalen Hauptkategorienliste auf Ihrem Rechner angelegt. Ab diesem Zeitpunkt stehen Sie Ihnen dann auch innerhalb OLX in der Auswahlliste zur Verfügung! heute GANGL Dienstleistungen Seite 26

27 Erstellen im Namen von... Was steckt dahinter? Stellen Sie sich eine Sekretärin vor, die die Korrespondenz für mehrere Personen erstellt. Ideal wäre es nun wenn die Sekretärin einmal im Namen von A und dann im Namen von B direkt aus MS-Outlook bzw. OLX heraus schreiben könnte. Im späteren Kapitel OPTIONEN erfahren Sie wie Sie Ihre eigenen Absenderangaben eintragen können. Das erschlägt jedoch noch nicht das Problem der Multi-Korrespondenz. Aus diesem Grunde wurde innerhalb OLX eine Funktionalität implementiert, die dies ermöglicht. Jeder Eintrag in der Auswahlliste entspricht diversen Absenderangaben (analog wie in Kapitel OPTIONEN beschrieben). Der Inhalt dieser Auswahlliste wird der Asciidatei OLXBEHALFOF.TXT entnommen, die im gleichen Verzeichnis/Ordner wie das eigentliche Programm OLX.DLL liegt und nachstehenden Aufbau hat: ;Auswahl;Unterschrift;Kurzzeichen;Abteilung;Firma;Telefon;Telefax; ; Spalte Beschreibung Beispiel Auswahl Dieser Wert wird in der Gangl Thomas Auswahlliste dargestellt Unterschrift eigentlicher Wert Thomas Gangl Kurzzeichen TG Abteilung Development/Projects Firma GANGL Dienstleistungen Telefon +49 (7173) Telefax +49 (7173) mail@gangl.de Die einzelnen Feldinhalte sind durch Semikolon getrennt. Jeder Datensatz steht in einer eigenen Zeile. Beinhaltet eine Zeile einen Semikolon zu Beginn der Zeile so wird diese ignoriert. Jede Zeile sollte mit einem Semikolon abgeschlossen sein heute GANGL Dienstleistungen Seite 27

28 Das fertige Dokument Nun haben Sie im Dialogfeld von OLX alle erforderlichen Schritte erledigt. Nach Klicken auf OK wird im Hintergrund automatisch gestartet (falls noch nicht aktiv!) und trägt die Kontaktdaten in Ihre ausgewählte Dokumentvorlage ein. Mithilfe von Textmarken, Dokumenteigenschaften und Formularfeldern werden sämtliche Daten, die Sie bereits vorher in Ihren Kontakten festgehalten haben, verwertet. Wie Sie die Platzhalter zu Textmarken und Formularfeldern nach Ihren Wünschen ändern können, erfahren Sie im Abschnitt PLATZHALTER- MAPPING. Das fertige Dokument in Wenn Sie mit Ihrem Brief zufrieden sind, speichern Sie die Datei mithilfe der Menüeinträge DATEI / SPEICHERN. Ansonsten können Sie wie gewohnt den Brieftext in MS redigieren heute GANGL Dienstleistungen Seite 28

29 Eine Bemerkung zum Versenden von Briefen via Fax-Software: Sollten Sie auf Ihrem PC eine gängige Fax-Software installiert haben, und drucken das Dokument an dessen Faxdruckertreiber, holt sich diese automatisch die im Brief vermerkte Faxnummer, an die das Schreiben per Fax versendet werden soll. OLX bereitet die Faxnummern bereits für die gängigste Fax-Software auf. Die Möglichkeiten, die sich hinter der Schaltfläche OPTIONEN verbergen, werden in dem Abschnitt PLATZHALTERMAPPING UND MEHR erläutert heute GANGL Dienstleistungen Seite 29

30 Serienbriefe, Etiketten und Listen Um einen Serienbrief an mehrere Kontakte vorzubereiten, oder aber Etiketten oder Telefon-/ Geburtstagslisten mehrerer Kontakte vorzubereiten, markieren Sie in Outlook die entsprechenden Kontakte und klicken auf das OLX-Symbol. Es erscheint dann das folgende Dialogfeld: Serienbrief-Datenquelle erstellen Im Dialogfeld SPEICHERN UNTER können Sie aus verschiedenen aus Ihrem System vordefinierten Ablagepfaden auswählen. Voreingestellt ist Ihr lokales Laufwerk C:\. Über DURCHSUCHEN... haben Sie zudem noch die Möglichkeit einen weiteren Ablagepfad in die Auswahlliste aufzunehmen. Der Name der Seriendruck-Datenquelle lautet stets OLX_Serienbrief_Datenquelle.TXT und ist nicht veränderbar! heute GANGL Dienstleistungen Seite 30

31 OLX erstellt die Datenquelle, die für seine Arbeit benötigt. Wenn Sie möchten, geben Sie noch einen BETREFF ein. Beachten Sie bitte, dass Zeichen die dem Datensatztrennzeichen ~ entsprechen, automatisch in... ersetzt werden! Beachten Sie bitte, dass lediglich echte Kontakte und keine Verteilerlisten berücksichtigt werden! Auch hier können Sie wieder den Kontakten als auch den Journaleinträgen eine Kategorie zuordnen. Bestätigen Sie mit OK. Die Datenquelle ist angelegt. Nun können Sie in den Serienbrief, die Etiketten oder auch benötigten Listen erstellen. Über SERIENBRIEF-ANLEITUNG erhalten Sie eine Anleitung zur weiteren Vorgehensweise innerhalb s. Anleitung zur weiteren Vorgehensweise innerhalb Wechseln Sie nun nach MS und dort wählen Sie im Menü EXTRAS den Eintrag SERIENBRIEF. Klicken Sie dann auf ERSTELLEN / SERIENBRIEFE / DATEN IMPORTIEREN / DATENQUELLE ÖFFNEN. Wählen Sie im folgenden Dialog den DATEITYP aus: Es handelt sich um Textdateien. Achten Sie darauf, dass bei IMPORT WÄHLEN ein Häkchen gesetzt ist. Wählen Sie dann die von OLX erzeugte Datenquelle aus, in unserem Beispiel ist dies...\olx_serienbrief_datenquelle.txt. Bestätigen Sie mit OK und auch das Fenster mit DATENQUELLE BESTÄTIGEN heute GANGL Dienstleistungen Seite 31

32 Wählen Sie im anschließenden Dialog die folgenden Trennzeichen: Feldtrennzeichen: Datensatz-Trennzeichen: ~ Sie können nun innerhalb s über den Befehl SERIENDRUCKFELD EINFÜGEN auf die Daten Ihrer Outlook-Kontaktfelder zugreifen und Ihren Serienbrief, Ihre Etiketten oder Listen erstellen. Ein Schritt zur Erstellung eines Serienbriefs Sie haben außerdem in die Möglichkeit, die Kontakte vorab zu sortieren oder zu filtern heute GANGL Dienstleistungen Seite 32

33 Datensätze filtern Personalisierte Serienfaxe Die im vorigen Kapitel beschriebene Vorgehensweise können Sie zudem zur Erstellung von Serienfaxen anwenden. OLX unterstützt diese Anforderung hinsichtlich der verschiedensten Fax-Software. Die wohl am verbreitetsten ist AVM-FRITZ!fax dessen neue Möglichkeiten Sie im nachstehendem Original-Auszug aus der AVM- Dokumentation (FAXMAKRO.PDF) sehen: OLX unterstützt diese Funktionalität komplett über das AVMspezifische Seriendruckfeld Telefaxnr. Die konkrete Vorgehensweise entnehmen Sie bitte der Dokumentation Ihrer Fax-Software heute GANGL Dienstleistungen Seite 33

34 Erstellen einer neuen Vorlage Um eine neue OLX-Vorlage zu erstellen, rufen Sie bitte zunächst MS auf. Wählen Sie DATEI / NEU. Erstellen Sie Ihre Vorlage mithilfe von Textmarken, Dokumenteigenschaften und/oder Formularfeldern. Textmarken sind einmalig verwendbar, d.h. die Informationen, die Sie in dieses Feld eingeben, erscheinen nur in diesem Feld und nicht mehr an einer anderen Stelle im Dokument. Um eine Textmarke zu erstellen, markieren Sie zunächst die Stelle in Ihrer OLX- Vorlage, an der die Textmarke gesetzt werden soll. Wählen Sie dann im Menü EINFÜGEN / TEXTMARKE. Wählen Sie Ihre Textmarke Denken Sie bitte daran, Ihre Vorlage als Dokumentvorlage zu speichern. Formularfelder sind mehrfach verwendbar. Dies ist etwa bei mehrseitigen Anschreiben nützlich. Sie können so auf jeder Seite Ihren Briefkopf erscheinen lassen. Um ein Formularfeld zu erstellen, markieren Sie zunächst die Stelle in Ihrer OLX-Vorlage, an der es gesetzt werden soll. Wählen Sie dann im Menü ANSICHT / heute GANGL Dienstleistungen Seite 34

35 SYMBOLLEISTEN, dann FORMULAR. Klicken Sie im neu erscheinenden Menüfeld auf die Schaltfläche ab. In Ihrer Vorlage erscheint nun die entsprechende Markierung. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diese Markierung. Wählen Sie EIGENSCHAFTEN. Unter FELDEINSTELLUNGEN geben Sie das Gewünschte ein. In unserem Beispiel ist es Postanschrift. Feldeinstellungen wählen Denken Sie bitte daran, Ihre Vorlage als Dokumentvorlage zu speichern. Dokumenteigenschaften sind feste Werte in und Outlook. OLX vermittelt zwischen diesen statischen Werten. Möchten Sie bestimmte Felder in Ihre Vorlage eintragen, klicken Sie die entsprechende Stelle in Ihrer Vorlage an, wählen EINFÜGEN / FELD, dann DOKUMENTENINFORMATIONEN / DOCPROPERTY. Klicken Sie auf die Schaltfläche OPTIONEN. Wählen Sie durch Doppelklick den Wert, den Sie benötigen aus. Bestätigen Sie mit OK. OLX ermöglicht es erstmalig, alle Kontaktinformationen in Form von Dokumenteigenschaften am -Dokument zu hinterlegen. Durch diesen Mechanismus haben Sie auch im Nachhinein noch die Möglichkeit, auf diese Informationen zurückzugreifen. Wenn Sie also bei Ihrer fertigen Vorlage feststellen, dass noch der eine oder andere Wert fehlt, wiederholen Sie einfach den gerade dargestellten Vorgang - ohne wieder zu Outlook wechseln zu müssen. Denken Sie bitte daran, Ihre Vorlage als Dokumentvorlage zu speichern heute GANGL Dienstleistungen Seite 35

36 Dokumenteigenschaften auswählen Rufen Sie jetzt Outlook auf. Wählen Sie den Ordner KONTAKT und dort die Funktion KONTAKT NEU. Legen Sie einfach nur einen leeren Kontakt an. SPEICHERN UND SCHLIEßEN Sie ihn. Bestätigen Sie mit JA. Klicken Sie dann den leeren Kontakt nur an, öffnen Sie ihn aber nicht. Klicken Sie dann das Symbol OLX in der Symbolleiste an. Wählen Sie neben dem Menüeintrag VORLAGE die Schaltfläche DURCHSUCHEN heute GANGL Dienstleistungen Seite 36

37 Wählen Sie Ihre Vorlage aus Wählen Sie Ihre neu erstellte Vorlage aus und bestätigen Sie mit OK. Rufen Sie nun wieder Outlook auf und wählen Sie Ihren Kontakt aus, an den Sie den Brief schicken möchten. Starten Sie dann OLX. Kontakt und Vorlage können nun zusammengeführt werden heute GANGL Dienstleistungen Seite 37

38 Was passiert nach der Erstellung? OLX beinhaltet ab Release 1.4 neuerdings die Möglichkeit individuelle von Ihnen bestimmte Abläufe zu automatisieren. Es sind dies: automatischer Aufruf und Abarbeiten eines -Makros Ansprungpunkt nach Einfügen der Kontakt-Informationen Automatischer Aufruf und Abarbeiten von Makros Stellen Sie sich vor, daß nach automatisierter Übernahme der Outlook- Kontaktinformationen Sie nun manuell ein Makro starten müßten, das nun Ihre spezifischen Abläufe abarbeitet. Der manuelle Aufruf macht wenig Sinn oder? Aus diesem Grunde wurde nun der automatisierte Aufruf eines - Makros mit dem Namen RUNAfterInsert in OLX implementiert. Es wird lediglich dieses Makros aufgerufen und in diesem können Sie nun wiederum Ihre eigenen, spezifischen Makros starten. Sollte das Makro nicht verfügbar sein oder nicht existieren so passiert nichts! Die Möglichkeiten, die sich Ihnen daraus bieten sind vielseitig: Faktura Einbindung von SQL-Tabellen Einbindung von Excel usw. Sie können innerhalb dem Makro RUNAfterInsert nun wiederum Ihre eigenen Makros aufrufen und bereits vollständig auf die Informationen des Outlook-Kontaktes innerhalb zugreifen. Wir haben z.b. unsere komplette Fakturierung auf OLX aufgebaut und es wird nun neben der Historie am Outlook-Kontakt noch ein Datensatz im SQL-Server angelegt! heute GANGL Dienstleistungen Seite 38

39 Ansprungpunkt nach Einfügen der Kontaktdaten Dies ist z.b. dann sinnvoll wenn alle Informationen des Outlook- Kontaktes übertragen wurden und Sie unmittelbar mit dem eigentlichen Text weiterschreiben wollen. Bevor Sie nun an die entsprechende Stelle blättern müssen, können Sie dies auch über eine in der Dokumentvorlage verankerte Textmarke mit dem Namen STOPAfterInsert automatisch von OLX für Sie erledigen lassen. OLX prüft lediglich ob die Textmarke STOPAfterInsert existiert und springt diese nach getaner Arbeit an. Sie können dann sofort an der entsprechenden Stelle weiterschreiben. Die Abarbeitung entspricht obiger Reihenfolge heute GANGL Dienstleistungen Seite 39

40 Optionen und Platzhalter-Zuordnung Optionen Klicken Sie im ersten OLX-Dialogfeld auf OPTIONEN. Klicken Sie auf OPTIONEN heute GANGL Dienstleistungen Seite 40

41 Das folgende Dialogfenster öffnet sich: Im linken mittleren Feld geben Sie Ihre Absender-Daten ein Die Felder im Einzelnen: Ein Häkchen im ersten linken oberen Feld bedeutet, dass der automatisch generierte Dokumentname nachträglich editiert werden kann. In der Hauptmaske von OLX wird somit das Eingabefeld SPEICHERN UNTER (welches den automatisch generierten Dokumentnamen beinhaltet) gesteuert. Beachten Sie hierbei aber, dass OLX keinerlei Prüfung auf bereits vorhandene Existenz des Dateinamens vornimmt. Ein Häkchen im zweiten linken oberen Feld bedeutet, dass die Standard-Dokument-Eigenschaften in MS entsprechend der von Ihnen eingegebenen Daten (z.b. Betreff) aufgefrischt werden. Es werden in das Kategorienfeld des Dokuments auch die Kategorien des Kontaktes übernommen! heute GANGL Dienstleistungen Seite 41

42 Über die weiteren Häkchen (Benutzer- / Arbeitsgruppenvorlagen) können Sie die Start- und Ladedauer beeinflussen und somit selbst steuern welche Dokumentvorlagen aus den -Optionen Ihnen in der Auswahlliste angeboten werden. Im Dialogfeld ABSENDER können Sie hier Ihre Absender-Daten eingeben. Diese stehen dann ebenfalls in Form von Textmarken, Dokumenteigenschaften oder Formularfelder innerhalb zur Verfügung. Im Dialogfeld MEHRZEILIGE FIRMENBEZEICHNUNG können Sie neben der standardmäßigen Firmenbezeichnung aus dem Outlookfeld Firma zusätzlich eine weitere aus einem beliebigen Outlook-Feld übernehmen lassen. Wenn Sie z.b. mehrzeilige Firmenbezeichnungen auf die Felder Firma und Büro aufgeteilt haben so wählen Sie aus der Liste für Firma2 das Feld OfficeLocation. Diese Logik greift jedoch nur bei den Geschäftsadressen! Beispiel: Autohaus Bruno Widmann (Feld Firma) GmbH & Co. KG (Feld Büro) Die Schaltflächen EXPORT / IMPORT ermöglichen es Ihnen, alle Einstellungen, die Sie in OLX vorgenommen haben (inkl. Platzhalter-Zuordnung) zu exportieren oder zu importieren etwa von oder zu einem anderen Arbeitsplatz heute GANGL Dienstleistungen Seite 42

43 Im rechten oberen Feld können Sie vier Häkchen setzen: Soll die Ansteuerung der MS--Vorlage über die Dokumenteigenschaften, Formularfelder oder etwa Textmarken erfolgen? Wir empfehlen, KEIN Häkchen bei Textmarken zu setzen, da diese aus technischen Gründen mit den Formularfeldern in MS kollidieren. Setzen Sie lediglich Häkchen vor Dokumenteigenschaften und Formularfelder und richten Ihre Vorlagen auch entsprechend ein. Ein entsprechender Hinweis innerhalb OLX weist Sie auf diesen Umstand nochmals hin. Innerhalb des neu generierten Dokumentes werden nur dann Dokument- Eigenschaften angelegt wenn auch das Häkchen gesetzt ist! Wenn bei Felder automatisch aktualisieren ein Häkchen gesetzt ist, übernimmt OLX für Sie automatisch die Aktualisierung der Felder (.Fields.Update). Sollte diese Option nicht angehakt seon, müssen Sie selbst für die Aktualisierung sorgen! Entweder in einem automatisch auszuführenden Makro (z.b. im Makro RUNAfterInsert ) oder manuell. Beachten Sie zudem, daß dieser Automatismus ausschließlich bei Verwendung von Dokumenteigenschaften und Formularfeldern greift! Das Dialogfeld TAGESZEIT-BEZOGENE ANREDE ermöglicht es Ihnen, eine entsprechende Anrede in Ihren Brief einzubeziehen, die abhängig von der aktuellen Uhrzeit vor die Briefanrede gestellt wird. Beispiel: vor : Guten Morgen, sehr geehrte... nach : Guten Tag, sehr geehrte heute GANGL Dienstleistungen Seite 43