Neuerungen Version 15

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1 Neuerungen Version 15

2 * * * * W I C H T I G E R * H I N W E I S * FÜR DAS UPDATE * * ** Durch das Update auf eine Version ab erfolgt eine umfassende, strukturelle Optimierung des Programmcodes. Damit verbunden ist auch eine automatische Konvertierung aller Layouts auf Druckdesigner 17. Ältere Druckdesigner-Versionen stehen nicht mehr zur Verfügung. Beachten Sie dazu auch unser Infoblatt Neuerungen Druckdesigner 17 in unserer E-Bibliothek. Sie haben im Verbund mit weiteren Software-Lösungen im Einsatz? Besprechen Sie mit Ihrem Software-Anbieter, ob hier Anpassungen der Schnittstelle vorgenommen werden müssen. Empfehlungen: Erstellen Sie vor dem Ausführen des Updates eine vollständige Verzeichnissicherung des Programmordners. Um Ihre individuell erstellten Drucke, Formulare, etc. vorab mit dem neuen Druckdesigner zu testen, empfehlen wir die Installation einer Testversion zu Prüfzwecken (siehe auch Infoblatt "Testversion zu Prüfzwecken" in unserer E-Bibliothek). Prüfen Sie alle Programme die über die COM-Schnittstelle auf zugreifen und stellen Sie sicher, dass diese mit einem Versionsstand von größer kompatibel sind. Bitte beachten Sie auch unsere Update-Information , welche Sie auf unserer Internetseite im Bereich Service & Seminare - Updates aufrufen können "Menüband"-Ansicht Wie bereits Ende letzten Jahres angekündigt, steht ab Version 15.0 ausschließlich die Ansicht mit Menüband zur Verfügung. Für alle Anwender, die noch eine alte Ansicht benutzen, bedeutet dies, dass sie nach Upgrade auf 15.0 eine veränderte und auf den ersten Blick ungewohnte Ansicht vorfinden. Selbstverständlich stehen Ihnen nach wie vor unsere Videos auf YouTube zum Thema: Menüband zur Verfügung

3 Inhalt 1 Allgemein 1.1 Datensicherheit und verbessertes Handling für Administratoren Serverseitige Datensicherung Schneller Wartungsmodus Mandantenberechtigung suchen SSL-Unterstützung beim -Versand Kalender Anzeige und Verwaltung von Feiertagen Termine für mehrere Benutzer erfassen Optimierung für Mehrbenutzer Abgleich mit Exchange Kalender Usability Suche in Parametern Parameter Kontakte - Vorgabe für Kurzinformation Regeln: Suche, Sortierung und Druck Detail-Ansichten: History/Archiv ausblenden Detail-Ansicht Kalender: Info ausblenden Internationalisierung Ausländische Zeichensätze 1.5 SEPA Serviceverträge: Pre-Notification für wiederkehrende Lastschriften 2 Warenwirtschaft (Auftrag) Vorgangsbearbeitung optimieren Positions- und Vorgangsrabatt Manuelle Steuerbestimmung bei Stücklisten Feste Artikel beim Wandeln von Vorgängen aus Übersichten unterstützen Beim Wandeln nach Positionen suchen Artikel mit nicht skontofähigem Betrag Artikel mit abweichendem Steuerschlüssel (für Auslandskunden) Positionserfassung: Funktion "Charge hinzufügen" Vorgangspositionserfassung: neue Sortierung für Detail-Ansicht "Artikelstückliste" Importe und Exporte Export von Vorgangsprotokollen Beachtung von Barcodenummern beim Import Weitere Verbesserungen Mehrspaltige Ausgabefilter Serviceverträge: Druckbereich "Auswertungen" 52 iii

4 2.3.3 Abweichende Artikeldatensätze: neue Anordnung und Beschriftung der Felder Projekte / Kontakte / Kalender: Direkte Bearbeitung des Ansprechpartners in der Adresse Projekte: Berechtigungsprüfung bei Festschreiben der Projektart Das Stornieren eines Vorgangs erzeugt eine Stornobuchung Zusätzliche Felder für BDSG Downsizing 59 3 Offene Posten / Zahlungsverkehr / Banking Mehrfachausgleich für unterschiedliche Adressnummern OP-Zuweisung an Hand der Auftragsnummer Importegel: Kostenstelle im Zahlungsverkehreingang pro Zuweisung hinterlegen 66 4 Finanzbuchhaltung FiBu - besser und einfacher verwalten Zusätzliche Sammelkonten für Debitoren und Kreditoren Offene Posten mittels Assistent zuweisen: bestehende Zuweisungen bleiben erhalten FiBu - Auswertungen DATEV Version 3 Export Zusätzliche Funktionen für Auswertungen (Kontengliederungen) Kontenblätter: Frei definierbarer Zeitraum für die Anzeige Kontenanalyse: OP-Stichtagsliste berücksichtigt die Buchungsperiode Export von Kostenstellenblättern 77 5 Support - Modul In Supportbüchern weitere/andere Bücher öffnen 78 6 Funktionen, die bereits in Version 14 im Laufe des Jahres eingeflossen sind iv Bankverbindung und Hausbank aus Vorgang oder Buchungssatz in OP übernehmen SEPA / Zahlungsverkehr SEPA: Buchungsparameter "Lastschriftdatum zurücksetzen" Zahlungsverkehr: Protokoll nach Erstellung von Zahlungsverkehrsdatensätzen für SEPA-Lastschriften XML-Dateien: Druck einer Übersicht der Datensätze Zahlungsverkehreingang: Angabe des Buchungsdatums beim Import einer XML-Datei E-Bilanz ELStAM Druckdesigner Telefon- und Faxnummernanzeige erweitert Lohn: Schaltfläche "Neu aufbauen" für SV-Meldungen 86

5 6.8 Lohn: Neues Kennzeichen "Familienversichert..." Lohn: Einmalbezug mit Berechnung der Umlage Feldgröße für Feld Straße wurde erweitert Neuaufbau der Berechtigungsstrukturen Neue Berechtigungsstruktur "Standardvorgabe" Kennzeichen für "Mandantenspezifische Berechtigungen" Berechtigungen für Standard-Modus und Experten-Modus Neue Vorgangsregister für Einkauf und Verkauf Wandeln eines Vorgangs verhindern Listbox-Einträge einfach erweitern Benutzt-Kennzeichen für Zahlungsbedingungen, Adress-Status, Einheiten Roherlösberechnung deaktiviert Neuanlage eines Mandanten: Umsatzsteuerschlüssel 16 % nicht mehr enthalten Meldung bei Anlage einer Adresse und fehlendem Kontenplan Lagernutzung in Parameter deaktivierbar Vorgangspositionstabellen: zusätzliche Spalte für Kennzeichen "Seitenwechsel" Bereinigung der Vorgangsarten Buchungsparameter für RE I und RE II angepasst Copyright 104 v

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7 1 Allgemein 1.1 Datensicherheit und verbessertes Handling für Administratoren Serverseitige Datensicherung Wichtig: Bedenken Sie, dass eine falsch konzipierte oder konfigurierte Datensicherung schwerwiegende Folgen für Ihr Unternehmen haben kann. Lassen Sie diese daher immer von Ihrem EDV-Betreuer oder betreuenden microtech Partner einrichten. Nur eine korrekt eingerichtete und geprüfte Sicherungserstellung gewährleistet im Fehlerfall eine geringe Ausfallzeit und eine sichere Datenwiederherstellung. Wählen Sie einen Speicherort mit ausreichender Kapazität. Beim erstmaligen Einspielen des Pre-Release v15 oder Aktivierung v15 wird die automatische Datensicherung aktiviert, sofern keiner der bestehenden Mandanten größer als 500 MB ist. Ansonsten wird die automatische Datensicherung nicht aktiviert. Einrichtung der Parameter Automatische Datensicherung ausführen Zur Einrichtung einer automatischen Datensicherung, wechseln Sie über Registerkarte: START Schaltfläche: PARAMETER - SONSTIGE - GLOBALE EINSTELLUNGEN - AUTOMATISCHE DATENSICHERUNG. 1

8 Mit der Aktivierung des Kennzeichens "Automatische Datensicherung ausführen" wird die automatische Sicherung beim 1. Anmelden am Mandanten nach einem Tageswechsel und bei jedem Öffnen des DBManagers aktiviert. Die automatische Datensicherung wird auch dann am Serverrechner ausgeführt, wenn die Anmeldung oder der Aufruf des DBManagers an einem Arbeitsplatz im Netzwerk ausgeführt wird. Diese Einstellung ist mandantenübergreifend und stellt somit sicher, dass jederzeit eine aktuelle Sicherung der vorhandenen Mandanten vorgehalten wird. Die Datensicherungsbereitstellung wird mit dem Zusatz ADS (ADS=Automatische Datensicherung) im Dateinamen gekennzeichnet. Beispiel: "2 ( ) ADS.BPS" Jede Ausführung der automatischen Datensicherung wird im Protokoll aufgezeichnet. Das Protokoll können Sie über Registerkarte: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN - Schaltfläche: PROTOKOLL aufrufen: Abweichender Verzeichnispfad Über "Abweichender Verzeichnispfad" kann ein externe Verzeichnis für die Ablage der Sicherungen ausgewählt werden. Sofern keine Vorgabe hinterlegt wird, wird das Vorgabeverzeichnis (..\microtech\daten\nt\backup)verwendet. Verwaltung der Automatischen Datensicherungen Folgende Datensicherungen werden automatisch gehalten: die letzten 10 automatischen Sicherungsbereitstellungen, von jeder Woche der letzten 10 Wochen ab dann nur noch monatsweise alle anderen Sicherungsbereitstellungen werden automatisch gelöscht. Datensicherungen, die jünger 2

9 als 10 Tage sind, werden nicht gelöscht. Bei Start der Anwendung über die COM -Schnittstelle wird generell keine automatische Sicherung ausgelöst Schneller Wartungsmodus Während der Wartungsarbeiten am Server können bereits die Mandanten gestartet werden, bei denen die Wartung abgeschlossen ist. Wird versucht von einem Client (Arbeitsplatz) auf einen Mandanten im Wartungsstatus zuzugreifen, erhält der Anwender folgenden Hinweis: Erneut anmelden: Hiermit kann geprüft abgeschlossen wurden. werden, ob die Wartungsarbeiten am Mandanten zwischenzeitlich Anderen Daten-Server wählen Hiermit können Sie die Programmeinrichtung starten, um einen anderen Datenserver zu wählen. Ist die Wartungsarbeit an diesem Mandanten beendet, kann der Client auf den Mandanten zugreifen, während der Wartungsassistent die weiteren Mandanten wartet. Einstellungen in den Parameter Über Registerkarte: START - Schaltfläche: PARAMETER - SONSTIGE - GLOBALE EINSTELLUNGEN können die Einstellungen für die Automatische Wartung (nach einer Programmaktualisierung) vorgenommen werden. 3

10 Vollständige Wartung: Mit dieser Einstellung werden alle Mandanten nach einer Programm-Aktualisierung gewartet Nur Mandanten, die innerhalb der letzten 30 Tage geöffnet wurden:mit dieser Einstellungen werden nur die Mandanten gewartet, die innerhalb der letzten 30 Tagen geöffnet wurden. Wartung erst beim Öffnen eines Mandanten ausführen: Diese Einstellung führt die Wartung an einem Mandanten erst aus, wenn dieser geöffnet wird Mandantenberechtigung suchen Es wurde eine Suche für die Mandantenberechtigungen eingebracht, mit der man nach dem Benutzernummer oder Berechtigungsbezeichnung suchen kann. Der Aufruf erfolgt über Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - AKTUELLE FIRMA/ FILIALE / MANDANT - MANDANT BEARBEITEN - Register: "Berechtigungen" - Schaltfläche: SUCHEN. Innerhalb der Berechtigungsbezeichnung steht zudem die Suche mit Hilfe des "?" zur Verfügung. Um die Benutzerdatensätze der Berechtigungsstruktur Kasse zu finden, verwenden Sie die Such-Eingabe:?Kasse. 4

11 Somit werden sowohl die Datensätze mit der Berechtigungsbezeichnung: (Vorgabe aus Benutzer, aktuell: "Kasse") als auch die in der Mandantenberechtigung zugewiesenen Berechtigungsstruktur "Kasse" gefunden SSL-Unterstützung beim -Versand Um eine -Anbindung über SMTP-Protokoll mit SSL/TLS Verschlüsselung einzurichten, wurde das Kennzeichen "Sichere Kommunikation (SSL/TLS)" eingebracht. Über Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN - ANBINDUNGEN wechseln Sie zu den Anbindungen. 5

12 Markieren Sie hier die -Anbindung und öffnen die Eigenschaften mit der Schaltfläche: EIGENSCHAFTEN und betätigen die Schaltfläche: EINSTELLUNGEN Im Fenster " Anbindung SMTP Einstellungen" können Sie das Kennzeichen "Sichere Kommunikation (SSL / TLS)" aktivieren, wodurch zusätzliche Einstellmöglichkeiten eingeblendet werden. 6

13 Einstellungen automatisch finden Prüfen Sie zunächst, ob die korrekten Einstellungen automatisch gefunden werden können. Mittels der Schaltfläche: EINSTELLUNGEN AUTOMATISCH FINDEN werden alle möglichen Kombinationen für den Postausgangsserver geprüft. Sobald eine funktionierende Kombination gefunden wird, werden die Einstellungen in der Anbindung hinterlegt. Wird keine geeignete Konfiguration automatisch gefunden, können Sie die Einstellungen für die SSL / TLS Version und die Verbindungsart manuell hinterlegen. Version Die SSL Version, mit der die Verbindung aufgebaut werden soll. Ab Version 3.1 wurde SSL in TLS umbenannt, deswegen ist TLS Version 1.0 die neueste Version und entspricht SSL 3.1. Verbindung Automatisch (Verschlüsselung abhängig vom Server): Die erste Verbindung mit dem Server wird unverschlüsselt hergestellt. Besteht die Verbindung, wird vor dem Austausch der Benutzerinformationen die Verschlüsselung ausgehandelt und aufgebaut. Diese Verbindung wird Explizite Verschlüsselung genannt. Können sich der Client und der Server auf keine gemeinsame Verschlüsselung einigen, wird die ohne verschlüsselte Verbindung versendet. Verschlüsselung erzwingen Die Verbindung mit dem Server beginnt direkt mit dem Aushandeln und Aufbauen der Verschlüsselung. Erst nach erfolgreicher Verschlüsselung wird mit dem Austausch der Benutzerinformationen begonnen. Diese Verbindung wird Implizite Verschlüsselung genannt. Sollte der Server diese direkte Verschlüsselung nicht unterstützen, wird keine versendet. 7

14 1.2 Kalender Zahlreiche Erweiterungen und die Verbesserung der Performance gestalten das Arbeiten mit dem in enthaltenen Kalender noch attraktiver Anzeige und Verwaltung von Feiertagen Im Kalender können Feiertage verwaltet werden. Manuelle Anlage von Feiertagen Über Registerkarte: START - Schaltfläche: PARAMETER - KALENDER - FEIERTAGE können Sie Feiertage anlegen, ändern oder löschen. Für das Ändern eines bestehenden oder für die Anlage eines neuen Feiertages stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung: Land: Wählen Sie aus der Listbox das Land, für den der Feiertag gilt Bezeichnung: Vergeben Sie die Bezeichnung des Feiertags Datum: Legen Sie das Datum des Feiertags fest Benutzt: Hiemit geben Sie den Feiertag für den Kalender frei Import der Feiertage aus Outlook Neben der manuellen Anlage von Feiertagen können Sie Feiertage im.hol-format importieren. Für den Import der.hol-datei Ihres Outlooks Kalenders wechseln Sie in das Installationsverzeichnis (OUTOLLOK.HOL) oder verwenden alternativ eine.hol-datei aus dem Internet. Den Import starten Sie über Schaltfläche: WEITERE - LADE OUTLOOK-FEIERTAGE 8

15 Im Installationsverzeichnis von Outlook finden Sie die Datei OUTLOOK.HOL Im Fenster "Outlook Feiertage einladen" können Sie auswählen, welche Feiertage welchen Landes Sie importieren möchten. 9

16 Länder: Wählen Sie die Länder, von denen Sie die Feiertage importieren möchten Feiertage: Wählen Sie die Feiertage der ausgewählten Länder, die Sie importieren möchten übernommene Feiertage: Hier sehen Sie das Ergebnis Ihrer Auswahl Mit OK bestätigen Sie die Auswahl und übernehmen die Feiertage in Ihren Kalender. Anzeige von Feiertagen in Feiertage werden im Kalender mit roter Schrift angezeigt. Wenn man mit der Maus über einen Feiertag fährt (Mouse-Over), wird die Bezeichnung des Feiertags angezeigt. Nach der Anlage von Feiertagen in den PARAMETERN, können Sie im Kalender Termine mit der Terminart "Feiertag" anlegen oder entfernen. 10

17 Nach dem Anlegen innerhalb des Kalenders werden die Termine in den jeweiligen Ansichten hinterlegt. Diese können nicht bearbeitet werden und sind keinem Bearbeiter zugewiesen. Berechtigung zur Verwaltung von Feiertagen Über Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN - BERECHTIGUNGEN können Sie die Verwaltung der Feiertage in den Parametern einschränken Termine für mehrere Benutzer erfassen Beim Erstellen eines neuen Kalender-Datensatzes können weitere Mitarbeiter zu diesem Termin 11

18 eingeladen werden. Die Sortierung der Teilnehmer richtet sich am angemeldeten Benutzer aus. Es werden als Erstes die Mitarbeiter der eigenen Abteilung angezeigt, danach alphabetisch die restlichen Abteilungen und Benutzer. Die Funktion steht für die Terminarten AUFGABE, TERMIN und WIEDERVORLAGE zur Verfügung. Wenn Sie einen Teilnehmer zu einem Termin hinzufügen, erhält der Teilnehmer eine Benachrichtigung über die erfolgte Einladung. Die wird an die im Benutzer-Datensatz hinterlegte Adresse (VON INTERN) versendet. Wenn diese nicht vorhanden ist, wird keine an diesen Benutzer verschickt oder von ihm gesendet. Die (von Intern) können Sie im Benutzerdatensatz über Registerkarte: DATEI INFORMATIONEN - BENUTZER - Schaltfläche: BENUTZER VERWALTEN im jeweiligen Benutzerdatensatz unter Register: "Firmenvorgaben" ändern: 12

19 Der Teilnehmer findet in seinem Kalender anschließend den Termin rosa markiert vor. 13

20 Dieser Termin kann nun über die Schaltflächen: ZUSAGEN, MIT VORBEHALT oder ABLEHNEN beantwortet werden. Der Organisator des Termins erhält hierbei eine über die Rückmeldung des Teilnehmers. Wird der Termin geändert oder abgesagt, erhalten alle Teilnehmer ebenfalls eine darüber. Wenn der Termin mit der Schaltfläche: ÄNDERN geöffnet wird, kann im Register "Teilnehmer" die Teilnehmerliste sowie der aktuelle Status der Teilnehmer eingesehen werden. 14

21 Abgesagt werden kann der Termin über die Schaltfläche: TERMIN ABSAGEN im Menüband. Ist ein Benutzer Teilnehmer eines Kalendereintrags, kann dieser nur gelöscht werden, wenn der Benutzer sich vorher aus der Teilnehmerliste austrägt. Es erscheint ein entsprechender Hinweis. In den Berechtigungsstrukturen können Sie den Benutzern das Ändern und Löschen von Kalendereinträgen anderer Benutzer erlauben bzw. untersagen. Über Registerkarte: DATEI-INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN - BERECHTIGUNGEN können Sie in der jeweiligen Struktur die Berechtigung für die Benutzung von Kalendereinträgen einschränken: 15

22 1.2.3 Optimierung für Mehrbenutzer Nachfolgende Optimierungen wurden für den Kalender eingebracht, um die Funktionalität bei Verwendung von mehreren Benutzern zu verbessern. Sortierung der Benutzereingrenzung benutzerorientiert Die Benutzereingrenzung wird nicht mehr alphabetisch sortiert angezeigt, sondern an den Benutzern orientiert aufgebaut. Der eigene Kalender ist der erste Eintrag. Anschließend folgen die Einträge der Mitarbeiter aus der eigenen Abteilung und darauf folgen in alphabetischer Reihenfolge die anderen Abteilungen und deren Mitarbeiter. Die Tage, an denen für die markierten Benutzer Termine vorliegen, werden im Datumsnavigator fett dargestellt. 16

23 Gruppierung im Kalender Über die ausgewählten Benutzer kann wie bisher nach Datum und nach Benutzer gruppiert werden. Im Menüband ist die Schaltfläche GRUPPIEREN hinzugekommen, über die die Gruppierung wahlweise nach Datum oder nach Benutzer aktiviert und deaktiviert werden kann. Diese Funktion stand bisher nur in den ANSICHT VORGABEN zur Verfügung. Kalendertools Termin Wenn ein Termin markiert wird, erscheinen die Kalendertools "Termin" im Menüband. Mit diesen Kalendertools können einige Datensatzänderungen des Kalendereintrags vorgenommen werden, ohne dass die Eingabemaske des Datensatzes geöffnet werden muss. Sie können den Datensatz zum Ändern öffnen, einen Termin absagen, die Terminfarbe, Priorität oder Anzeige-Option sowie den Zeitraum für die Erinnerung festlegen. Erweiterte Hinweisfenster (Hints) Wenn der Maus-Cursor auf einen Termin geführt wird, wird ein HInweisfenster (Hint) dazu eingeblendet. Dieses HInweisfenster enthält das Start- und Enddatum des Termins, die Kurzbezeichnung sowie den Organisator und die ersten Teilnehmer der Teilnehmerliste. Änderung: Beschriftung in Terminfarbe In der Eingabemaske der Kalender-Datensätze wurde die Funktion BESCHRIFTUNG geändert in 17

24 TERMINFARBE, da die entsprechende Einstellung in den PARAMETERN ebenfalls die Bezeichnung FARBEN trägt. Berechtigungen Neue Einträge für Kalendereinträge anderer Benutzer ändern/löschen. Damit lässt sich ein Bearbeiten von Einträgen, die einem anderen Benutzer zugewiesen sind, verhindern. Ausnahme: Termin eines anderen Benutzers bei dem ich selber Teilnehmer bin, können (bedingt) geändert werden. Kalendereinträge anderer Benutzer ändern Kalendereinträge anderer Benutzer löschen 18

25 1.2.4 Abgleich mit Exchange Kalender Diese neue Implementation des Synchronisierungsprozesses zwischen unserer Software und dem Microsoft Exchange Server ist grundsätzlich so konzipiert, dass sie ohne direkte Einwirkung durch den User autark auf dem Server ausgeführt wird. Abgeglichen werden Termine und Aufgaben. Wiedervorlagen sind vorerst davon ausgenommen, da diese kein Äquivalent auf Seiten des Exchange Servers besitzen. Für Termine werden ebenfalls Serien, Ausnahmen und Abweichungen sowie Änderungen am Serienmuster abgeglichen. Des Weiteren findet kein zeitlich gesteuerter Abgleich statt, der etwa jede Stunde einmal alle Datensätze durcharbeitet, sondern es wird versucht in Echtzeit (Just-In-Time) beide Datenbanken zu synchronisieren. Das bedeutet, dass Datensätze nur in der Zeit synchronisiert und abgeglichen werden können, bei der der -Server aktiv ist. Bei gestopptem oder beendetem -Server werden keine Daten synchronisiert. Das bedeutet weiterhin, dass nur Änderungen/Neuanlagen/Löschungen übernommen werden, die nach der Einrichtung der Synchronisation stattfinden. Bestehende Datensätze werden nicht übertragen, außer bei Änderung. Auf der anderen Seite wird für jeden Benutzer, der in der Datenbank hinterlegt ist, versucht, eine Subscription in Exchange anzulegen. Dies ist nur möglich, wenn die Benutzer entsprechend für den Exchange Abgleich konfiguriert sind. Bitte dazu der nachfolgenden Beschreibung folgen, und das ausführende Exchange Server-Identitätswechsels - Berechtigung für die Benutzerkonten vergeben. Über die Subscriptions informiert sich der Server alle paar Sekunden beim Exchange Server darüber, ob Datensätze für die entsprechenden Benutzer angelegt, gelöscht bzw. verändert wurden. Vom Exchange hin zur Datenbank erfolgt der Abgleich also in nahezu Echtzeit. Es kann zu Verzögerungen kommen, das hängt auch davon ab, wie schnell Änderungen, die man z.b. in Outlook 19

26 durchführt, an den Exchange Server weitergereicht werden. Einrichtung: Der Hauptteil der Einrichtung ist am Exchange Server vorzunehmen. Benötigt wird ein administratives Benutzerkonto, welches Impersonationsrechte (Identitätswechsel) für die abzugleichenden Benutzerprofile hat. Dazu muss ein Exchange-Konto angelegt werden, welches die notwendigen Rechte erhält, um im Auftrag der anderen Benutzerprofile die Termine/Aufgaben verwalten zu können. In erfolgt die Einrichtung am Datenserver in der Serverkonfiguration (bpconfig.exe). In der Serverkonfiguration ist auf das Register EXCHANGE zu wechseln. Dort stehen mehrere Kennzeichen zur Verfügung: AUTOMATISCHE SYNCHRONISATION: Aktiviert bzw. deaktiviert die Synchronisation vollständig OUTLOOKKONTEN VERWENDEN: Für den Identitätswechsel wird das im Benutzer hinterlegte Outlookkonto anstelle des Benutzernamens verwendet. INFORMATIONEN ALS HTML HINTERLEGEN: Bestimmt, ob die Texte in Info- und Memo Feldern als HTML oder Plaintext an den Exchange Server übergeben werden DATEN NACH EXCHANGE EXPORTIEREN: Schaltet den Export von Daten zum Exchange Server frei DATEN VON EXCHANGE IMPORTIEREN: Schaltet den Import von Daten vom Exchange Server frei Im Abschnitt ZU SYNCHRONISIERENDE DATEN kann gewählt werden, welche Art von Daten synchronisiert werden soll Exchange Host für EWS: Gibt den Server an, auf dem der Exchange läuft. Bei einem lokalen Exchange Server wäre es exchange.<firma>.local bspw. exchange.microtech.local Administatives Konto: Das administrative Konto ist das durch den Exchange Administrator angelegte und/oder entsprechend mit Berechtigungen ausgestattete Konto, über welches der Abgleich stattfindet. Mit OK werden die Daten gespeichert. Nach anschließendem Neustart des Servers werden die Anpassungen wirksam. Einrichtung der Benutzer 20

27 Um die Einrichtung abzuschließen, müssen die Benutzer-Datensätze angepasst werden. Diese befinden sich unter Registerkarte: DATEI INFORMATIONEN BENUTZER BENUTZER VERWALTEN. Öffnen Sie den abzugleichenden Benutzer-Datensatz mit der Schaltfläche: ÄNDERN und navigieren Sie in das Register: "Geburtsdatum/Bank/KW". Im Feld VORGABEN FÜR PROGRAMMSTART hinterlegen Sie die Nummer des Mandanten, welcher abgeglichen werden soll. Ohne diese Angabe findet kein Abgleich für diesen Benutzer statt. Wenn der Anmeldename des Benutzers von dem Namen des Exchange-Kontos abweicht und somit in der Serverkonfiguration das Kennzeichen" Outlookkonten verwenden" gesetzt ist, öffnen Sie anschließend das Register "Firmenvorgaben" und hinterlegen Sie im Feld "Outlook Benutzerkonto (zum Abgleich für den Kalender) den Kontonamen. 21

28 Das Outlook Benutzerkonto ist nur relevant, wenn in der BpConfig der Punkt Outlookkonten verwenden aktiviert wurde. Dann muss hier z.b. stehen. Ist der Punkt Outlookkonten verwenden nicht aktiviert, kann das Feld leer gelassen werden. Über das Kennzeichen automatischen Exchangeabgleich für diesen Benutzer zulassen kann eingestellt werden, ob dieser Benutzer überhaupt für den Abgleich herangezogen werden soll. Ist das Kennzeichen gesetzt, muss die Konfiguration wie oben beschrieben vorgenommen werden. Diese Änderungen werden live übernommen. Speichert man also die Änderungen, prüft der Server sofort, ob der Benutzer für den Abgleich in Frage kommt. Es ist kein Neustart erforderlich. Bitte beachten Sie: Der Abgleich mit dem Exchange Kalender ist nur mit gültigem Aktualitätsservice verfügbar. 1.3 Usability Suche in Parametern Es steht ein Suchfeld in den Parametern und in jedem Parameterblock mit einer "horizontalen" Tabelle (Datensätze werden zeilenweise dargestellt) zur Verfügung. Die Parametersuche (links) durchsucht den Parameterbaum. 22

29 Die Tabellensuche durchsucht alle sichtbaren Tabellenfelder Parameter Kontakte - Vorgabe für Kurzinformation Für die Erstellung eines Kontakts können Vorgabetexte definiert werden, welche bei Auswahl einer Kurzinformation automatisch in das Feld Information übernommen werden. 23

30 Die Vorgabetexte für die jeweiligen Kurzinformationen hinterlegen Sie über Registerkarte: START Schaltfläche: PARAMETER - KONTAKTE - KURZINFORMATIONEN - Register: "Vorgaben" 24

31 1.3.3 Regeln: Suche, Sortierung und Druck In den jeweiligen Regel-Parametern wurden nachfolgende Funktionen eingebracht: Nach Regelnummern suchen und sortieren Nach Bezeichnung suchen und sortieren Sortieren Haben Sie Regeln innerhalb eines Parameters gewählt (z.b. PARAMETER - VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE - REGELN) befindet sich im Bereich "Bearbeiten: Regeln" die Schaltfläche: SORTIEREN. Dort stehen die Sortierungen nach Nummer nach Auswertungsposition und Nummer nach Bezeichnung nach Auswertungsposition und Bezeichnung zur Verfügung. Suche Die Funktion zur Suche nach Regeln finden Sie oberhalb der Tabelle als Eingabefeld: 25

32 Gesucht werden kann nach Regelnummer und Bezeichnung. Tipp: Sucheingabe 5 findet alle Regeldatensätze in denen im Feld Nummer und/oder dem Feld Bezeichnung die Zahl 5 vorkommt. Druckfunktion einer Liste der Regeln inkl. Bedingungen und Meldungen sowie Feldanweisungen Die Liste erreichen Sie über Registerkarte: DATEI - DRUCKEN - DRUCKEN (in der Druckübersicht nach unten scrollen) Detail-Ansichten: History/Archiv ausblenden Über den Splitter innerhalb der Details mit History / Archiv ( wie zum Beispiel Kontakte, Offene 26

33 Posten, Vorgänge, etc...) kann man die Tabelle für die History bzw. das Archiv komplett ausblenden. Wird der Bereich ausgeblendet, erfolgt auch keine Ausweisung mehr in der Anzeige der Anzahl der Datensätze für diesen Bereich. Dies hat neben der Übersichtlichkeit auch Performance-Vorteile, da die Daten für History / Archiv dann auch nicht mehr vom Server geladen werden. Sofern der Anzeigebereich für History / Archiv unter 24 Pixel liegt, erfolgt eine automatische Ausblendung des Bereiches. Über einen Klick auf den Splitter wird die Anzeige wieder eingeblendet Detail-Ansicht Kalender: Info ausblenden In der Detail-Ansicht "Kalender" wird im unteren Bereich standardmäßig der Bereich "Informationen" eingeblendet (z.b. STAMMDATEN - ADRESSEN - Detail-Ansicht: KALENDER). 27

34 Wird die Anzeige der "Informationen" an dieser Stelle nicht benötigt, kann das auf folgende Weise unterbunden werden: 1. Ausblenden mittels Vorgaben Über Registerkarte: ANSICHT - Schaltfläche: ANSICHT VORGABEN - Register: VORGABEN Bereich: KALENDER können Sie unter "Tagesansicht/Arbeitswoche" die Option "Infotext anzeigen" deaktivieren. Dadurch wird der Bereich "Information" in der Detail-Ansicht "Kalender" nicht mehr angezeigt. 2. Ausblenden in der aktuellen Ansicht In der Detail-Ansicht Kalender selbst, kann der Bereich Information mit Hilfe des "Splitters" ein- bzw. ausgeblendet werden. 28

35 1.4 Internationalisierung Ausländische Zeichensätze In Eingabefeldern können "ausländische" Zeichensätze verwendet werden. Beispiele: 1. kyrillische Zeichen 2. arabische Zeichen 3. chinesische Zeichen 4. Französische Accents bzw. das Cedille 5. Norwegische Sonderzeichen: z.b. Ø (Skol) 6. griechische Zeichen 1.5 SEPA Serviceverträge: Pre-Notification für wiederkehrende Lastschriften Nachdem die allgemeine Umsetzung von SEPA in abgeschlossen wurde, können nun Verbesserungen und Erweiterungen zu diesem Thema in das Programm einfließen. Eine ausführliche Beschreibung zur Umstellung auf SEPA und die allgemeine Abwicklung entnehmen Sie bitte dem Infoblatt Informationen zu SEPA Teil 1-6, welches Sie in unserer E-Bibliothek finden. Durch weitere Verbesserungen und Erweiterungen sollen Lastschriften in Serviceverträgen für Sie noch einfacher und komfortabler handhabbar werden. Es wird nun u.a. ermöglicht, eine Pre-Notification für wiederkehrende Lastschriften automatisiert zu erstellen und zu versenden. 29

36 Für dieses umfassende Thema steht Ihnen eine eigene Dokumentation zur Verfügung (IB_SEPA_Servicevertraege_mit_Lastschriften.pdf), welche Sie in unserer E-Bibliothek finden. 2 Warenwirtschaft (Auftrag) 2.1 Vorgangsbearbeitung optimieren Positions- und Vorgangsrabatt In werden im Bereich Vorgänge zwei zusätzliche Rabattfelder (in %) zur Verfügung gestellt. Mit dem Positionsrabatt im Vorgang können rabattfähige Positionen mit einem zusätzlichen Rabatt berechnet werden. Mit dem Vorgangsrabatt können alle Abrechnungs-Positionen eines Vorgangs rabattiert werden Einrichtung der Parameter Um den Vorgangsgesamtpreis-Positionsrabatt bzw. den Vorgangsgesamtpreisrabatt im Vorgang nutzen zu können, ist das Kennzeichen "Vorgangsgesamtpreis-Positionsrabatt eingebbar" bzw. "Vorgangsgesamtpreis-Rabatt eingebbar" im jeweiligen Buchungsparameter der Vorgangsart zu aktivieren. Über die Registerkarte: START - Schaltfläche: PARAMETER - VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE - BUCHUNGSPARAMETER öffnen Sie den Buchungsparameter zum ÄNDERN. Im Register "sonstige Eingabeparameter" aktivieren Sie das Kennzeichen "Vorgangsgesamtpreis-Positionsrabatt eingebbar" bzw. "Vorgangsgesamtpreis-Rabatt eingebbar". 30

37 Vorgangserfassung In der Vorgangserfassung, Register "Positionen", wurden durch die aktivierten Buchungsparameter zwei neue Felder aktiviert. Mit dem Feld "Positionsrabatt" können Sie alle rabattfähigen Positionen zusätzlich mit einem weiteren Rabatt in Prozent belegen. z.b. Für einen rabattfähigen Kunden wird eine Rechnung erstellt mit den Positionen: 1. Artikelnummer 1(rabattfähig): kein Rabatt, Einzelpreis: 100,- = 100,- 2. Artikelnummer 2(rabattfähig): 10 % Rabatt, Einzelpreis 100,- = 90,- 3. Artikelnummer 3(nicht rabattfähig): kein Rabatt, Einzelpreis: 100,- = 100,- Aufgrund dieser Positionen ergibt sich ein Gesamtpreis von 290,- Im Folgenden wird nun ein Positionsrabatt von 10 Prozent vergeben. 31

38 Der Positionsrabatt berücksichtigt sämtliche im Vorgang enthaltenen rabattfähigen Positionen und berechnet unabhängig von bereits gewährten Rabatten einen zusätzlichen Rabatt. In diesem Beispiel: 1. Artikelnummer 1: Preis vor Positionsrabatt: 100,- - Positionsrabatt: 10,- = Preis incl. Positionsrabatt: 90,- 2. Artikelnummer 2: Preis vor Positionsrabatt: 90,- - Positionsrabatt: 9,- = Preis inc. Positionsrabatt: 81,- 3. Artikelnummer 3: Preis vor Positionsrabatt: 100,- - kein Positionsrabatt = Preis: 100,- Der Vorgangsgesamtpreis-Positionsrabatt entspricht: 19,00 Im Folgenden soll nun auch noch ein Vorgangsgesamtpreis-Rabatt in Höhe von 10 Prozent gewährt werden. 32

39 Der Vorgangsgesamtpreisrabatt berücksichtigt alle Abrechnungspositionen eines Vorgangs und belegt einen Rabatt, unabhängig von bereits gewährten Rabatten. In diesem Beispiel: 1. Artikelnummer 1: Preis vor Vorgangsgesamtpreis-Rabatt: 90,- - Vorgangsgesamtpreis-Rabatt: 9,- = Preis incl. Vorgangsgesamtpreis-Rabatt:: 81,- 2. Artikelnummer 2: Preis vor Vorgangsgesamtpreis-Rabatt: 81,- - Vorgangsgesamtpreis-Rabatt: 8,10 = Preis incl. Vorgangsgesamtpreis-Rabatt:: 72,90 3. Artikelnummer 3: Preis vor Vorgangsgesamtpreis-Rabatt: 100,- - Vorgangsgesamtpreis-Rabatt: 10,- = Preis incl. Vorgangsgesamtpreis-Rabatt: 90,- Der Vorgangsgesamtpreis-Rabatt: entspricht: 27, Vorgang aus Übersicht laden Im Vorgang kann über die Schaltfläche: SCHNITTSTELLEN ein Vorgang aus der Übersicht in den aktuellen Vorgang geladen werden. Abhängig davon, ob die Positionen beim Einladen zusammengefasst werden, wird der 33

40 Vorgangsgesamtpreis-Rabatt bzw. Vorgangsgesamtpreis-Positionenrabatt aus dem einzuladenden Beleg berücksichtigt. Hierzu ist zunächst der Buchungsparameter des Vorgangs über die Registerkarte: START Schaltfläche: PARAMETER - VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE - BUCHUNGSPARAMETER zum ÄNDERN zu öffnen. Im Register "sonstige Eingabeparameter" unter "Sammelrechnung/Sammelvorgang" sind die Kennzeichen "Überschrift beim Einladen von Positionen erzeugen" und "Positionen beim Einladen zusammenfassen" zu aktivieren. Wird nun ein Beleg oder eine Vorgangsposition mit zuvor berechneten Vorgangsgesamtpreis-Positionsrabatt bzw. Vorgangsgesamtpreis-Rabatt aus der Übersicht in einen Vorgang geladen, dann wird der ermittelte Gesamtpreis in den neuen Vorgang geladen. Es wird jedoch nicht der Vorgangsgesamtpreis-Rabatt Vorgangsgesamtpreis-Positionenrabatt im neuen Vorgang angezeigt. bzw. der Die Vorgangsgesamtpreis-Rabatte verstehen sich als Einmalrabatte für den jeweiligen Beleg. 34

41 Berechnungsroutine der Vorgangsgesamtpreisrabatte Der Vorgangsgesamtpreis-Rabatt bzw. der Vorgangsgesamtpreis-Positionenrabatt Einmalrabatt für den jeweiligen Vorgang zu verstehen. ist als Die Berechnungsroutine lautet wie folgt: 1. Gesamtpreis - Vorgangsgesamtpreis-Positionsrabatt 2. Rest Gesamtpreis - Vorgangsgesamtpreis - Rabatt 3. Rest Gesamtpreis - Nachlass Bei der Berechnung werden die Rabatte immer auf zwei Nachkommastellen kaufmännisch gerundet. Gesamtpreisrabatte haben keinen Einfluss auf andere Rabatte und sind immer additiv zu den in den Positionen hinterlegten Rabatten zu sehen. Gesamtpreisrabatte unterliegen Mindestverkaufspreis) keiner Positionsbeschränkung (z.b. Maximalrabatt, Bei der Buchungssatzerstellung, wenn der Rabatt als Erlösschmälerung gebucht wird, werden die Vorgangsgesamtpreisrabatte mit den in den jeweiligen Positionen vergebenen Rabatten zusammengefasst und zur Verfügung gestellt. Beachten Sie: Wenn eine Sammelrechnung manuell erstellt und durch Lieferscheine erweitert wird, kann in diesen Lieferscheinen kein Positions- und Vorgangsrabatt eingetragen werden, auch wenn in den Buchungsparametern des Lieferscheins der Flag für die beiden Rabatten aktiviert ist. Wird eine Sammelrechnung manuell erweitert, ist keine Eingabe eines Vorgangsgesamtpreis-Rabatts oder Vorgangsgesamtpreis-Positionenrabatt möglich, auch wenn in den Buchungsparameter die entsprechenden Kennzeichen aktiviert sind. 35

42 Variablen für Druck, Import und Export Für den Druck, Import und Export wurde für die Funktion folgende neue Variablen eingebracht: Vorgang: GPreisRabOVR: Summe aller Rabattfähigen Positionen GPreisOVR: Summe aller Positionen GPrVPoRabSz: Rabattsatz für Vorgangsgesamtpreis-Positionsrabatt GPrVPoRabBet: Aus "GPrVPoRabSz" resultierender Rabattbetrag (die Grundlage ist GPreisRabOVR) GPrVogRabGl: Summe aller Positionen abzüglich GPrVPoRabBet GPrVogRabSz: Rabattsatz für Vorgangsgesamtpreis-Rabatt GPrVogRabBet: Aus "GPrVogRabSz" resultierender Rabattbetrag (die Grundlage ist GPrVogRabGl) Positionen: - VogGPreisRabBet -> Enthält den anteiligen Vorgangsgesamtpreis-Rabatt für die Position Beachten Sie: Alle Variablen werden erst mit dem Speichern des Vorgangs berechnet und geschrieben. Entsprechend stehen die korrekten Werte erst nach dem Speichern zur Verfügung Manuelle Steuerbestimmung bei Stücklisten Aus umsatzsteuerrechtlichen Gründen kann es erforderlich sein, einen festen Umsatzsteuerschlüssel für eine Stückliste zu hinterlegen. In der Artikelart: "Artikel mit Stückliste (Leistung)" besteht die Möglichkeit, die Steuerverteilung manuell einzutragen. Dadurch ist es möglich, dass trotz unterschiedlichen Steuersätzen in den einzelnen Stücklisten-Positionen bei Änderung des Steuersatzes einer oder mehrerer Stücklisten-Positionen der Steuerschlüssel für die Stückliste selbst unverändert bleibt. Über VERKAUF - STAMMDATEN - ARTIKEL können Sie einen Artikel mit der Artikelart: "Artikel mit 36

43 Stückliste (Leistung)" zum Ändern öffnen. Auf dem Register "STEUER/EINHEIT/KZ" können Sie das Kennzeichen: "MANUELL" aktivieren, um die Steuerverteilung aufgrund der hinterlegten Stücklistenpositionen zu deaktivieren und eine feste Vorgabe der Steuerverteilung zu definieren. In unserem Beispiel wurde eine Stückliste mit zwei Positionen definiert. Die erste Position ist ein Standardartikel mit Mehrwertsteuer 19 %. Die zweite Position ist ein Standardartikel mit Mehrwertsteuer 7 %. Aufgrund unserer Vorgabe wird die Steuerverteilung im Stücklistenartikel jedoch manuell auf 7 % festgelegt. (Wichtig ist, alle anderen Steuerschlüssel im Fenster "Steueraufschlüssselung ändern" auf "(Nicht zugeordnet)" zu setzen. Wird eine Änderung im Standardartikel vorgenommen und die Mehrwertsteuer von 7 % auf 19 % angepasst, findet keine Anpassung im Stücklistenartikel statt. Auch dann nicht, wenn eine Neuberechnung des Stücklistenartikels mit der Option: "Steuerverteilung aus Artikel aktualisieren" durchgeführt wird. 37

44 Wird ein Vorgang mit einer solchen Stückliste zur Erstellung eines Buchungssatzes (In FiBu-Protokoll eintragen) gebucht, wird gemäß der Vorgabe aus der Steuerverteilung der korrekte Buchungssatz erstellt. In unserem Beispiel ein Buchungssatz mit Umsatzsteuer 7 % Feste Artikel beim Wandeln von Vorgängen aus Übersichten unterstützen Innerhalb der Eingabe der "Festen Artikel" für Vorgangsarten kann bei der Gültigkeit das neue Kennzeichen "Wandeln (außerhalb des Eingabeformulars, ohne separate Abfrage)" aktiviert werden. Dieses Kennzeichen besagt, dass der feste Artikel auch beim Wandeln außerhalb des Eingabeformulars Beachtung findet. Dabei wird die Operation (Einfügen, Ersetzen, Löschen,...) immer ohne separate Abfrage - Meldung durchgeführt. Über Registerkarte: START - Schaltfläche: PARAMETER - VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE -ARTEN können Sie einen festen Artikel für eine Vorgangsart hinterlegen, indem Sie die betreffende Vorgangsart mit der Schaltfläche: ÄNDERN zum Ändern öffnen. 38

45 Im Register: "Feste Artikel/Info" kann entweder eine neue Definition für Fester Artikel hinterlegt oder ein bestehender Fester Artikel angepasst werden Beim Wandeln nach Positionen suchen 39

46 Es wurde eine Suche im Wandeln-Dialog eingebracht, um das Auffinden eines Artikels im Wandeln-Prozess zu erleichtern. Wird ein Vorgang gewandelt, kann im Wandeln-Dialog über die Schaltfläche: SUCHEN im Register "Positionen" nach einem Artikel gesucht werden. Es kann nach folgenden Kriterien gesucht werden: Position Bezeichnung Charge Lieferdatum Kostenstellennummer Artikelnummer Bestell-/Seriennummer Menge Auftragsnummer Artikel mit nicht skontofähigem Betrag Um einen nicht skontofähigen Anteil eines ansonsten skontofähigen Artikels zu hinterlegen, wurde im Artikelstammdatensatz ein zusätzliches Feld eingebracht, mit dem der "Nicht skontofähige Betrag" 40

47 hinterlegt werden kann. Beispiel: Ein Kubikmeter Beton kostet VK netto 100,00, davon sind 90,00 netto der VK des Beton und 10,00 netto der Anteil der Frachtkosten. Die 90,00 Warenwert (des Betons) sollen skontofähig sein, die 10,00 (anteilige Frachtkosten) nicht. Hinterlegung in den Artikel-Stammdaten Über VERKAUF - STAMMDATEN - ARTIKEL öffnen Sie den Artikel zum Ändern und wechseln auf das Register: "STEUER / EINHEIT / KZ". Im Bereich Kennzeichen wird durch Aktivieren des Kennzeichens "Skontofähig" das Feld "Nicht skontofähiger Betrag (netto)" eingeblendet. Berücksichtigung in der Vorgangserfassung Der im Artikel hinterlegte "Nicht skontofähige Betrag" wird zur Ermittlung des skontofähigen Betrags in der Positionserfassung herangezogen und entsprechend beachtet. Sollte der "Nicht skontofähige Betrag" größer als der Vk-Preis einer Position sein, so gilt die einzelne Position insgesamt als nicht skontofähig (d.h. der "Nicht skontofähige Betrag" wird pro Position betrachtet) Um den nicht skontofähigen Betrag im Vorgang anzuzeigen, kann in die Tabellenansicht für Positionen eines Vorgangs das Feld: "Nicht skontofähiger Netto-Einzelpreis" (NichtSktoNetEPr)" hinterlegt werden. Über Registerkarte: START - Schaltfläche: PARAMETER - VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE 41

48 ARTEN öffnen Sie die Vorgangsart zum Ändern und hinterlegen im Register "Ku.Bz./Nr." in der Tabellenansicht für Positionen über die Schaltfläche: GESTALTEN im Feldeditor das Feld "Nicht skontofähiger Netto-Einzelpreis" (NichtSktoNetEPr)" Artikel mit abweichendem Steuerschlüssel (für Auslandskunden) Unter bestimmten Voraussetzungen - z.b- wenn die Lieferschwelle überschritten wurde, sind Leistungen an Kunden ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ins EU-Ausland mit der Steuer des EU-Landes zu berechnen, in das die Ware geliefert wird. Hierzu wurde in in den Stammdaten der Artikel, Register: "Steuer / Einheit Kz" das Kennzeichen "Abweichende Steuerschlüssel für Auslandskunden" eingebracht. 42

49 Mit Aktivierung des Kennzeichens wird ein weiteres Feld eingeblendet, mit dem die abweichenden Steuerschlüssel hinterlegt werden können. Über die Schaltfläche "..." wird das Fenster "Abweichende Steuerschlüssel ändern" geöffnet. 43

50 Hinterlegen Sie hier das Land, dessen Schwellenwert für die Lieferung überschritten ist und den für diesen Artikel im Inland gültigen Steuerschlüssel für Verkauf (7 % oder 19%). Im Feld "Abweichender Steuerschlüssel für Verkauf", bzw. "Abweichender Steuerschlüssel für Einkauf" hinterlegen Sie die im ausgewählten Land gültigen Steuerschlüssel für diesen Artikel. Sie können die Umsatzsteuerschlüssel über Registerkarte: START - PARAMETER - SONSTIGE UMSATZSTEUERSCHLÜSSEL bearbeiten und die passenden Konten hinterlegen. Mehrfachzuordnung bei Stücklisten Bei Stücklisten kann eine Mehrfachzuordnung zu einem Land stattfinden, um die in Stücklisten enthaltenen unterschiedlichen Steuersätze zu berücksichtigen. 44

51 Beispiel: In Frankreich gilt der Normalsatz von 20 %. Für Grundnahrungsmittel gilt der Steuersatz von 5 %. Damit die korrekte Steuerverteilung bei Überschreiten der Lieferschwelle berechnet wird, ist im Artikel, Register "Steuer/Einheit/Kz" das Kennzeichen "Abweichende Steuerschlüssel für Auslandskunden" zu aktivieren und abweichende Steuerschlüssel für den Normalsatz und den verminderten Satz zu hinterlegen. Land Inland Steuerschl. für Verkauf Abweichender Steuerschlüssel fürverkauf Abweichender Steuerschlüssel für Einkauf Frankreich 2 Mehrwertsteuer 7% Vermindert 5 % (in Parameter Vermindert 5 % - Vorsteuer (in definieren) Parameter definieren Frankreich 3 Mehrwertsteuer 19 % Normalsatz für Frankreich 20 Normalsatz Vorsteuer für % (in Parameter definieren Frankreich 20 % (in Parameter definieren) Wird nun ein Vorgang mit einer solchen Stückliste erstellt und es handelt sich bei der Vorgangsadresse um einen Ausland-EU Kunden (z.b. Frankreich) ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, dann wird die Steuer laut abweichender Steuerschlüssel-Definition aus dem Artikel berechnet. Handelt es sich bei der Vorgangsadresse um einen Kunden Ausland-EU mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, wird die abweichende Steuerschlüssel-Definition aus dem Artikel nicht beachtet Positionserfassung: Funktion "Charge hinzufügen" In der Vorgangserfassung kann das Funktionsfeld "Charge hinzufügen" verwendet werden. Mit der Eingabe/Auswahl einer Charge (eindeutig) wird automatisch die Artikelnummer, die Chargennummer und die Menge unter Berücksichtigung der Artikelvorgaben-Einheit befüllt. Die Lagereinstellungen werden in der Vorgangsposition angepasst. Tabellenansicht für die Erfassung einer Vorgangsposition anpassen 45

52 Um diese Funktion nutzen zu können, wechseln Sie über Registerkarte: START - Schaltfläche: PARAMETER - VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE - ARTEN, öffnen Sie eine Vorgangsart zum Ändern - Register: "Ku.-Bez. / Nr." und passen die Tabellenansicht für Positionen über die Schaltfläche: GESTALTEN an. Fügen Sie das Feld "Charge hinzufügen" hinzu. Wenn Sie nun einen Vorgang dieser Vorgangsart erstellen und eine eindeutige Charge in dieses Feld eingeben, wird automatisch die passende Artikelnummer, die Menge und Einheit unter Berücksichtigung der Artikel-Vorgaben als Position hinterlegt. Die Lagereinstellungen werden angepasst. Ist eine Artikelnummer bereits eingegeben, werden bei Eingabe einer Charge nur die Chargen des Artikels gesucht und die Menge angepasst. Über das Symbol "..." kann der verfügbare Bestand der Charge komplett oder teilweise entnommen werden. 46

53 Mit der Schaltfläche: Lupe im Feld "Charge hinzufügen" wird eine Suchfunktion gestartet Vorgangspositionserfassung: neue Sortierung für Detail-Ansicht "Artikelstückliste" 47

54 Es wurde eine neue Sortierung für die Detail-Ansicht "Artikelstückliste" in der Vorgangserfassung eingebracht. Mittels dieser Sortierung können zusätzliche Informationen der Stücklisten eingeblendet werden, in denen dieser Artikel enthalten ist. Der Aufruf der Detailansicht "Artikelstückliste" erfolgt in der Erfassungsmaske der Vorgänge Register "Positionen" über die Tabellentools "Belegpositionen" - Schaltfläche: DETAILS Über die Schaltfläche: SORTIEREN kann zwischen der "Verknüpfung über Stückliste von Artikel" oder "Verknüpfung über Artikelnummer" gewählt werden. Je nach gewählter Sortierung werden die Informationen über die enthaltenen Stücklistenpositionen einer Stückliste aufbereitet oder der übergeordneten Stückliste. 2.2 Importe und Exporte Export von Vorgangsprotokollen Im Bereich der Vorgänge und Archiv-Vorgänge wurden Export- und Druckmöglichkeiten für Vorgangsprotokolle eingebracht. 48

55 Über VERKAUF - VORGÄNGE - Register: "Vorgänge" bzw. "Archiv Vorgänge" können Sie die Exportfunktion über die Registerkarte: START - Gruppe: VERWEISE - Schaltfläche: SCHNITTSTELLEN - VORGÄNGE EXPORTIEREN aufrufen. Erstellen Sie ein neues Export-Layout im Register "Liste mit Protokoll". Über die Schaltfläche: GESTALTEN öffnen Sie den Feldeditor zum Editieren des Export-Layouts. Sie finden die entsprechenden Variablen des Vorgangsprotokolls, indem Sie in die Suche: "Vog.VPtk" (ohne Anführungszeichen) eingeben: 49

56 Im Bereich: VERKAUF - VORGÄNGE - Register: "Vorgänge" bzw. "Archiv Vorgänge" können Sie eine "Liste mit Protokoll" gestalten Beachtung von Barcodenummern beim Import Bei einem Positionsimport wird bei Angabe einer Barcodenummer für die Variable VPO.ArtNr überprüft ob hierfür ein Artikel zur Verfügung steht. Diese Prüfung findet bei den Vorgangspositionsimporten: "Liste mit Positionen" und "Positionen" statt. 50

57 Über Registerkarte: DATEI - SCHNITTSTELLEN Vorgangspositionenimport gestaltet werden. - IMPORT kann ein entsprechender 2.3 Weitere Verbesserungen Mehrspaltige Ausgabefilter Die Anzeige der Layout Eigenschaften in den Druck- und Export-Eigenschaften wurde optimiert. Hierdurch ist die Auswahl von Eigenschaften, zum Beispiel über RD mit kleineren Auflösungen, wesentlich erleichtert worden. Die optische Darstellung der Ausgabefilter wurde vergrößert und die Eingrenzungen zum Beispiel über den Status einer Adresse sind durch mehrspaltige Darstellung wesentlich übersichtlicher geworden. 51

58 2.3.2 Serviceverträge: Druckbereich "Auswertungen" Es kann eine Servicevertragsauswertung mit frei definierbarem Zeitbereich gedruckt werden. Bei dieser Auswertung werden die auszudruckenden Datensätze so oft angedruckt, wie diese im Zeitbereich abgerechnet werden. Unter VERKAUF - STAMMDATEN - ADRESSEN SERVICEVERTRÄGE befindet sich die Auswertungsliste. - Schaltfläche: VERWALTEN - Die Auswertung beachtet das Datum der nächsten Abrechnung sowie den Zyklus und die Laufzeit, so dass zu einem definierten Zeitraum die Serviceverträge in der Häufigkeit ihres Fälligkeitsdatums angezeigt werden. Beispiele: 1.) Der Servicevertrag X in einem Zyklus von sechs Monaten zur Abrechnung fällig. Also am 01. Januar 2013 und am 01. Juli

59 2.) Der Servicevertrag Y in einem Zyklus von zwei Monaten zur Abrechnung fällig. Also am 01. Januar 2013, am 01. März 2013, am 01. Mai 2013, am 01. Juli 2013, am 01. September 2014 und am 01. November )Der Servicevertrag Z in einem Zyklus von drei Monaten zur Abrechnung fällig. Also am 01. Januar 2013, am 01. April 2013, am 01. Juli und am 01. Oktober Je nachdem, wie der Zeitraum für die Auswertung gewählt wird, wird geprüft, ob und wie oft der Servicevertrag in diesem Zeitraum fällig ist. Je nach Ergebnis wird dieser dann entsprechend oft aufgelistet. Beispiele für die Druckausgabe mit unterschiedlichen Zeiträumen: Zeitraum A (01. Januar Juni) Servicevertrag X - 1 mal im Druck Servicevertrag Y - 3 mal im Druck Servicevertrag Z - 2 mal im Druck Zeitraum B ( 01. April Mai) Servicevertrag X - KEIN mal im Druck (nicht fällig in diesem Zeitraum) Servicevertrag Y - 1 mal im Druck Servicevertrag Z - 1 mal im Druck Abweichende Artikeldatensätze: neue Anordnung und Beschriftung der Felder Es wurde die Möglichkeit eingebracht, die Anordnung und die Beschriftung der Felder "Gesperrt ab" und "bis" in den abweichenden Artikeldatensätze zu tauschen. Unter Registerkarte: START - PARAMETER - ADRESSEN kann unter Bereich "Abweichende Artikeldaten" die Option "Datumfelder innerhalb der Gesperrteingabe vertauschen" aktiviert werden. Diese Einstellung gilt für alle angelegten Abweichenden Artikeldatensätze. 53

60 Wenn das Kennzeichen aktiviert wird, werden die Eingabefelder für Ab-Gesperrtdatum und Bis-Gesperrtdatum von der Reihenfolge getauscht und die Bezeichner "Frei nach dem:" xx.xx.xxxx "gesperrt ab dem:" xx.xx.xxx hinterlegt. Somit ist der Artikel immer gesperrt, außer innerhalb des eingegebenen Zeitraumes Beispiel: Frei nach dem: " " gesperrt ab dem " " Der Artikel ist somit generell gesperrt, außer in der Zeit vom Projekte / Kontakte / Kalender: Direkte Bearbeitung des Ansprechpartners in der Adresse Innerhalb der Erfassung von Projekt-, Kontakt- und Kalender-Datensätzen wurde das direkte Ändern und Erfassen eines Ansprechpartner über das Symbol "Erweiterte Eingabemöglichkeit" in dem Feld Ansprechpartner ermöglicht. Es öffnet sich direkt das Register: Übersicht der Adress-Stammdaten. Hier stehen Ihnen nun alle Funktionen zum Bearbeiten bzw. Neu-Erfassen der Ansprechpartner zur Verfügung. 54

61 Mit ÜBERNEHMEN & SCHLIEßEN kann man den gewählten Ansprechpartner direkt in die vorherige Eingabe übernehmen Projekte: Berechtigungsprüfung bei Festschreiben der Projektart Mit der Auswertungsposition "Berechtigungsprüfung innerhalb des Erfassungsformulars" bei Projekten kann die Eingabeberechtigung bei Projekten über eine Regel je Benutzergruppe eingeschränkt werden. Bei der Neuanlage von Projekten wird zusätzlich nach dem Festschreiben der Projektart (Registerwechsel) die Regel nochmals ausgewertet. Die Regel können Sie über Registerkarte: START - Schaltfläche: PARAMETER - PROJEKTE REGELN definieren. 55

62 2.3.6 Das Stornieren eines Vorgangs erzeugt eine Stornobuchung Wird ein Vorgang storniert und soll dafür IMMER ein Storno-Buchungssatz in der Auftrags-Buchungsliste erzeugt sowie ein Eintrag im RA-Journal erfolgen, kann dies mittels des Parameters "Stornierung im FiBu-Protokoll und RA-Journal führen" umgesetzt werden. Dieser Parameter kann unter PARAMETER - VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE BUCHUNGSPARAMETER - Register: "für das Buchen dieses Vorgangs" gesetzt werden. 56 -

63 Dadurch ist gewährleistet, dass in der FiBu / beim DATEV-Export keine Beleg-Lücken durch das Stornieren eines Vorgangs im Auftrag entstehen. Bisheriges Verhalten: 1. Durch das Buchen eines Vorgangs wird ein Buchungssatz in der Auftragsbuchungsliste erzeugt.(in den Buchungsparametern des Vorgangs ist das Kennzeichen "In FiBu-Protokoll eintragen" gesetzt) 2. Verhalten beim Stornieren des Vorgangs: Wird der Vorgang VOR dem Einlesen der Buchungssätze in die FiBu storniert, wird dieser Buchungssatz in der Auftragsbuchungsliste gelöscht. Wurden die Buchungssätze bereits in die FiBu eingelesen, wird durch das Stornieren des Vorgangs ein "Storno-Buchungssatz" in der Auftragsbuchungsliste erzeugt. 3. Werden die Buchungssätze mittels DATEV-Export ausgegeben und dabei in das "Archiv-Auftragsbuchungsliste" verschoben, verhält es sich wie unter 2. beschrieben Zusätzliche Felder für BDSG Für das Hinterlegen von Information in Zusammenhang mit dem Bundesdatenschutzgesetz steht unter STAMMDATEN ADRESSEN das Register: DATENSCHUTZ zur Verfügung. 57

64 Einverständniserklärung lt. BDSG Es kann zwischen folgenden Eintragungen gewählt werden: (nicht hinterlegt) liegt vor liegt nicht vor wurde widersprochen Datum der Einverständniserklärung Tragen Sie das Datum ein, wann die Einverständniserklärung abgegeben wurde bzw. wann diese widerrufen wurde. Herkunft der Daten ( 34 I Nr. 1 BDSG) Im Textfeld kann die Bezugsquelle der Daten eingetragen werden. Zweck der Nutzung Hinterlegen Sie wofür die Daten erfasst wurden. Im Drop-Down-Menü stehen bereits die Eintragungen Vertragsverhältnis Newsletter zur Verfügung. Die Liste kann durch den Anwender erweitert werden (PARAMETER - ADRESSEN ZWECK DER DATENNUTZUNG). Kunde wurde informiert Hier wird festgehalten, ob der Kunde über das Speichern der Daten informiert wurde. Standardmäßig ist der Eintrag nein ausgewählt. Bemerkung 58

65 Dieses Textfeld steht für Ihre individuellen Anmerkungen zur freien Verfügung. 2.4 Downsizing Folgende Funktionen waren bisher ab Ausbaustufe universal und sind ab Pre-Release v15 bereits ab Ausbaustufe professional verfügbar: 1. Bei Neuanlage einer Adresse kann das Buchungskonto im Hintergrund (ohne Anzeige der Erfassungsmaske) angelegt werden. Diese Einstellung nehmen Sie unter PARAMETER - ADRESSEN - PARAMETER mit der Option "Bei Neuanlage Buchungskonto ohne Rückfrage erzeugen" vor. 2. Für die einzelnen Vorgangsarten kann definiert werden, in welche neue Vorgangsarten gewandelt werden darf. Diese Einstellung erreichen Sie unter PARAMETER - VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE ARTEN - Register: VORGABEN FÜR DAS WANDELN - Bereich: "Erlaubte Vorgangsarten für das Wandeln (zusätzlich zur oben angegebenen Art". 3 Offene Posten / Zahlungsverkehr / Banking 3.1 Mehrfachausgleich für unterschiedliche Adressnummern Es wurde die Möglichkeit eingebracht, mehrere ausgewählte Offene Posten mit unterschiedlichen Adressnummern über einen Mehrfachausgleich für unterschiedliche Adressen ausgleichen zu können. Über ZAHLUNGSVERKEHR - OFFENE POSTEN markieren Sie mehrere Offene Posten und führen die Funktion "Ausgleichen" aus. (z.b. über die Schnellwahl). 59

66 Dabei kommt die Abfrage "Wie möchten Sie die Offene Posten ausgleichen?". Man hat hier die Möglichkeit zum "Manuellen Einzelausgleich" oder zum "Schnellen Vollausgleich". Manueller Einzelausgleich Beim manuellen Einzelausgleich kommt pro Adresse der Ausgleichsdialog für den Ausgleich; Sie haben hier die Möglichkeit gegebenenfalls mit der Schaltfläche "Überspringen" den Ausgleich nicht durchzuführen. Schneller Vollausgleich Beim schnellen Vollausgleich kommt keine weitere Abfrage (sofern der Ausgleich ohne Meldung durchführbar ist). Der Ausgleich wird nach Parametervorgaben ohne Skonto oder Nachlässe und ohne weitere Angaben durchgeführt (Bei Ausgleich eines einzelnen Offenen Posten können weitere Angaben in dem zum Ausgleichen geöffneten Offenen Posten vorgenommen werden. Es können die Bankverbindungen, der Ausgleichsbetrag oder eine Info zum Offenen Posten hinterlegt werden Diese Möglichkeit entfällt beim schnellen Vollausgleich!) 60

67 Folgende Parametervorgaben werden somit beim schnellen Vollausgleich berücksichtigt: Bei Mehrfach-Auswahl OPs zu einem Zahlungsverkehrdatensatz zusammenfassen Bei OP-Ausgleich in Fremdwährung immer Kurs des OP beachten Bei manuellem OP-Ausgleich Zahlungsverkehrdatensatz erstellen Bei OP-Ausgleich Buchungssätze erstellen Einstellungen in den Berechtigungen Die Funktion "Schneller Vollausgleich" kann über das Berechtigungssystem für einzelne Benutzer aktiviert / deaktiviert werden. Hierzu wurde in den Modulen Auftrag und FiBu für Offene Posten das Berechtigungskennzeichen "Mehrfachausgleich für unterschiedliche Adressnummern" eingebracht. 61

68 Insbesondere wenn der Zahlungsverkehr ansonsten nicht genutzt wird, stellt diese Funktion eine Erleichterung dar, um beispielsweise Abrechnungen über Amazon oder Paypal schnell auszugleichen. 3.2 OP-Zuweisung an Hand der Auftragsnummer Importregeln Über Registerkarte: START - Schaltfläche: PARAMETER - ABRECHNUNG - IMPORTREGELN FÜR ONLINE BANKING wurden neue Bedingungen und Anweisungen für Regeln zur Buchungsautomatik hinzugefügt: 62

69 Bedingung: enthält der Verwendungszweck die Auftragsnummer Anweisung: dann handelt es sich um die Auftragsnummer Dadurch ist es bereits durch eine Importregel möglich, die Auftragsnummer z.b. aus dem Verwendungszweck zu isolieren und in einem eigenen Feld "Auftragsnummer" abzuspeichern. Reguläre Ausdrücke für Auftragsnummer Über Registerkarte: START - Schaltfläche: PARAMETER - SONSTIGE - REGULÄRE AUSDRÜCKE kann ein Regulärer Ausdruck für das Feld Auftragsnummer definiert werden. 63

70 Abruf der Kontoauszüge und deren Weiterverarbeitung Über ZAHLUNGSVERKEHR - KONTOAUSZÜGE - Register: DATEN wurde im Bereich "VORGABEN FÜR ZUWEISUNG" das Feld: "Auftragsnummer" hinzugefügt. Wurde nun auf Grund einer Importregel die Auftragsnummer erkannt, wird diese im Feld: AUFTRAGSNUMMER ausgewiesen und bei der Weiterverarbeitung mitgeführt. Erfolgt die Buchungszuordnung mit Hilfe von "Regulären Ausdrücken" kann auch damit die Auftragsnummer erkannt und im Zahlungsverkehrseingangs-Datensatz eingetragen werden. Im Rahmen des Assistenten für die Buchungszuordnung kann die "Vorgabe für die Zuordnung der Auftragsnummer" gewählt werden (analog zu Adressnummer und Belegnummer). Zahlungsverkehreingang Über ZAHLUNGSVERKEHR - KONTOAUSZÜGE - ZAHLUNGSVERKEHREINGANG wurde das Feld "Auftragsnummer" eingebracht. Dieses Feld konnte nun entweder auf Grund einer Importregel oder eines Regulären Ausdruckes bereits gefüllt werden. Eine manuelle Bearbeitung ist selbstverständlich ebenfalls möglich. Gleichzeitig wird in den Offenen Posten auf Grundlage der Auftragsnummern nach zugehörigen Belegnummern gesucht. Wenn vorhanden, werden diese ebenfalls im Bereich der Zuweisung eingetragen. 64

71 Mit der Funktion "Offene Posten zuweisen" kann die Zuordnung der Offenen Posten in gewohnter Art und Weise erfolgen. Für eine manuelle Zuweisung kann im Bereich "Offene Posten Übersicht" die Tabellenansicht "Auftragsnummer" gewählt werden. Dadurch ist es auch möglich, die Anzeige der Offenen Posten auf jene mit der entsprechenden Auftragsnummer einzugrenzen. 65

72 3.3 Importegel: Kostenstelle im Zahlungsverkehreingang pro Zuweisung hinterlegen Importregel für Zuweisung einer Kostenstelle Bereits beim Aktualisieren der Kontoauszüge kann mittels Importregel eine Kostenstelle zugewiesen werden. Die Importregel definieren Sie unter PARAMETER - ABRECHNUNG - IMPORTREGELN FÜR ONLINE BANKING. Im Bereich "Anweisungen (Dann)" steht dafür der Eintrag "dann ist die Kostenstelle..." zur Verfügung. Beim Abrufen der Kontoauszüge werden die Importregeln abgearbeitet. Erzielt eine Regel einen Treffer wird dies einerseits in der Übersicht der Kontoauszüge angezeigt und andrerseits erfolgt im Kontoauszug der entsprechende Eintrag im Bereich "Vorgaben für Zuweisung". 66

73 Werden die Buchungen nun zugeordnet, wird die Kostenstelle Zahlungsverkehreingangs-Datensatz auf dem Register: Zuweisung entsprechen eingetragen. im Bei Verbuchung dieser Zuordnung wird die Kostenstelle entsprechend berücksichtigt. Manuelle Zuweisung einer Kostenstelle Wurden keine Importregeln definiert, kann die Zuweisung der Kostenstelle auch direkt im 67

74 Zahlungsverkehrseingangs-Datensatz erfolgen. In einem Drop-Down-Menü kann die Kostenstelle ausgewählt werden. Selbstverständlich ist auch die Abänderung einer bereits eingetragenen Kostenstelle an dieser Stelle möglich. 4 Finanzbuchhaltung 4.1 FiBu - besser und einfacher verwalten Zusätzliche Sammelkonten für Debitoren und Kreditoren Damit zusätzliche Sammelkonten für Kreditoren / Debitoren genutzt werden können, sind die folgenden Schritte erforderlich: Sachkonto als "Abweichendes Sammelkonto" deklarieren Personenkonto dem "Abweichenden Sammelkonto" zuweisen Sachkonto als "Abweichendes Sammelkonto" deklarieren Im Sachkonto kann die "Spezielle Kontoart" festgelegt werden (STAMMDATEN - KONTENPLAN Register: KONTO). Personenkonto dem "Abweichenden Sammelkonto" zuweisen Bei der Anlage eines Personenkontos kann nun das "Abweichende Sammelkonto" zugeordnet werden. 68

75 Aufgrund des Nummernkreises der Kontonummer erkennt ob es sich um ein Debitoren- oder Kreditorenkonto handelt. Für das Feld "abw. Sammelkonto" werden nur noch die entsprechenden Sammelkonten zur Auswahl angeboten. Beachten Sie: Werden Buchungskonten direkt bei der Anlage von Adress-Stammdaten erzeugt und ist die Parameter-Einstellung "Bei Neuanlage Buchungskonto ohne Rückfrage erzeugen" aktiviert, wird automatisch das "allgemeine" Sammelkonto aus dem Bereich der Parameter (Kontenplan Spezielle Konten) hinterlegt. Sachkonten mit der "Speziellen Kontoart: Sammelkonto..." können nicht direkt bebucht werden. Das abweichende Sammelkonto wird mit dem Bebuchen des Sammelkonto mitgebucht Offene Posten mittels Assistent zuweisen: bestehende Zuweisungen bleiben erhalten Im Bereich ZAHLUNGSVERKEHR - KONTOAUSZÜGE - ZAHLUNGSVERKEHREINGANG können den Datensätzen die Offenen Posten entweder manuell oder mittels Assistent zugewiesen werden. Sind bereits Zuweisungen vorgenommen worden und sollen diese bei einem erneuten Aufruf des "Assistenten: Offene Posten zuweisen" unverändert bestehen bleiben, steht dafür im Assistenten die Option "Bestehende Zuweisungen erhalten (nicht überschreiben)" zur Verfügung. 69

76 Ist diese Option ausgewählt, werden Datensätze mit dem Kennzeichen "Nur Buchungssatz erzeugen" und Datensätze, die mindestens eine Zuweisung enthalten, für die erneute Zuweisung nicht berücksichtigt. Eine bereits vorhandene Zuweisung bleibt unverändert. 4.2 FiBu - Auswertungen DATEV Version 3 Export Damit die Daten an den Steuerberater auch im neuen DATEV Exportformat Version 3 übermittelt werden können, wurde der DATEV-Export-Assistent entsprechend angepasst. Eine umfassende Beschreibung ist im Infoblatt "DATEV 3 Export" enthalten, welches in unserer E-Bibliothek zur Verfügung steht Zusätzliche Funktionen für Auswertungen (Kontengliederungen) Sie haben die Möglichkeit Kontengliederungen selbst anzulegen und frei zu gestalten (PARAMETER - KONTENPLAN - KONTENGLIEDERUNGEN). Für die Gestaltung von diesen freien Kontengliederungen stehen Ihnen u.a. folgende Funktionen zur Verfügung: Davon-Positionen EB-Werte und Umsatzwerte eines Kontos an unterschiedlichen Positionen ausweisen Positionsreferenz 70

77 Gliederung nur mit EB-Werten aufbauen Davon-Positionen Jede Position Ihrer selbst erstellten Gliederung kann als "DAVON-Position" deklariert werden. Dafür steht Ihnen ein Kennzeichen zur Verfügung. Ist dieses Kennzeichen aktiviert, bedeutet dies, dass der Wert bereits in der übergeordneten Position enthalten ist. Beispiel: Bilanz - Bilanzsumme, Summe Aktiva - Rückständige Einzahlungen In dieser Position ist das Konto 0801 Ausstehende Einlagen... zugeordnet. Das Kennzeichen "Davon-Position" ist nicht aktiviert. Der Saldo des Kontos wird in dieser Position ausgewiesen und in der nächst höheren Position (Bilanzsumme, Summe Aktiva) mit gerechnet. Die Position "Rückständige Einzahlungen" enthält u.a. die "Unterposition: Ausstehende Einlagen, davon eingefordert". In dieser Position soll ebenfalls der Saldo aus Konto 0801 angezeigt werden. Damit in der Bilanz der Wert aber nicht doppelt gerechnet wird, ist hier das Kennzeichen "Davon-Position" zu aktivieren. 71

78 EB-Werte und Umsatzwerte eines Kontos an unterschiedlichen Positionen ausweisen Analog zu den Funktionen "Soll-Saldo" und "Haben-Saldo" kann mit der Funktion "EB-Saldo" angegeben werden, dass EB-Werte und Umsatzwerte an unterschiedlichen Gliederungspositionen ausgewiesen werden. Diese "Trennung" erfolgt mittels der Funktion "EB-SALDO" Positionsreferenz Innerhalb der gleichen Gliederung wird eine Position (nur der Wert) in eine andere Position der Gliederung übernommen. 1. Position als Positionsreferenz verfügbar machen Die Position innerhalb der Gliederung auf die man sich später beziehen (referenzieren) möchte, muss im Kurzbezeichner einen Eintrag enthalten. Die Bezeichnung kann frei gewählt werden. Beispiel Die Kontengliederung im Bild enthält im Bereich Gewinn- und Verlustrechnung die Position "Jahresüberschuss/-fehlbetrag". Der Wert, der in dieser Position ermittelt wird (durch Zuweisung der Konten), soll an einer anderen Stelle (Position) dieser Gliederung nochmals ausgewiesen werden. 72

79 Daher wurde das Feld Kurzbezeichner mit "Jahresueberschuss" gefüllt. 2. Positionsreferenz zuweisen An einer anderen Stelle der Gliederung soll nun der Wert ausgewiesen werden. Dieser Gliederungspunkt ist zu markieren. Über die Schaltfläche: EINSTELLUNGEN POSITIONSREFERENZ wird für diesen Gliederungspunkt der Bereich "Positionsreferenz" eingeblendet. Dadurch kann die gewünschte Referenz ausgewählt werden. Es werden hier alle Referenzen aufgeführt, die wie in Punkt 1 beschrieben angelegt wurden. Beispiel: Unter Bilanzsumme - Eigenkapital soll in der Position "Jahresüberschuss/-fehlbetrag (Bilanz) der Wert aus der Position "Gewinn-und Verlustrechnung - Jahresüberschuss/-fehlbetrag" ausgewiesen werden. Es ist der Eintrag "Bilanzsumme - Eigenkapital - Jahresüberschuss/-fehlbetrag (Bilanz) zu markieren und unter Positionsreferenz der Eintrag "Jahresueberschuss" auszuwählen. 73

80 Werden keine weiteren Kennzeichen (im Bereich Positionsreferenz) gesetzt, wird der "Gesamtwert" aus der Positionsreferenz an dieser Stelle ausgewiesen. Aufteilung des Wertes aus der Positionsreferenz auf mehrere weitere Gliederungspositionen Damit der Wert aus der Positionsreferenz an unterschiedlichen Positionen zugewiesen werden kann, stehen folgende Kennzeichen zur Verfügung: Nur auflösen, wenn Saldo positiv ist Der Wert aus der Positionsreferenz wird nur übernommen, wenn der Saldo "positiv" ist. Nur auflösen, wenn Saldo negativ ist Der Wert aus der Positionsreferenz wird nur übernommen, wenn der Saldo "negativ" ist. Abw. Positionsreferenz für Saldoprüfung Dieses Kennzeichen ist zu aktivieren, wenn im Falle eines negativen Saldos der gewählten Positionsreferenz eine andere (zusätzlich definierte) Positionsreferenz verwendet werden soll. Saldo Vorzeichen umkehren Dieses Kennzeichen kehrt das Vorzeichen des Saldos um (von positiv in negativ und umgekehrt) Quellposition nach auflösen auf 0 setzen Wurde der Wert aus der Positionsreferenz übernommen, wird der Gliederungspunkt, der die 74

81 Positionreferenz bildet, auf Null gesetzt Gliederung nur mit EB-Werten aufbauen In den einzelnen Kontengliederungen kann definiert werden, welche "Umsätze" ausgegeben werden sollen. Folgende Auswahlmöglichkeiten bestehen: EB-Umsatz inkl. Umsatz (in Euro) Proforma EB-Umsatz inkl. Proformaumsatz (in Euro) EB-Umsatz (in Euro) Proforma EB-Umsatz (in Euro) Umsatz (in Euro) Proformaumsatz (in Euro) Diese Einstellung können Sie an folgenden Stellen im Programm treffen: unter PARAMETER - KONTENPLAN - KONTENGLIEDERUNGEN - Register: VORGABEN beim Aufbau der Kontengliederung unter: KONTENANALYSE - Register: KONTENGLIEDERUNGEN - Gliederungsschema wählen - Schaltfläche: WEITER. Es werden die Einstellungen aus dem Register: VORGABEN angezeigt und können bei Bedarf abgeändert werden Kontenblätter: Frei definierbarer Zeitraum für die Anzeige Im Bereich KONTENANALYSE - KONTENBLÄTTER kann für die Anzeige der Zeitraum frei definiert werden. 75

82 Im Bereich KOSTENSTELLENANALYSE - KOSTENSTELLENBLÄTTER kann für die Anzeige ebenfalls der Zeitraum frei definiert werden Kontenanalyse: OP-Stichtagsliste berücksichtigt die Buchungsperiode Bei der Erstellung der "OP-Liste zum Stichtag" kann die Buchungsperiode berücksichtigt werden. Im Bereich BUCHHALTUNG - KONTENANALYSE - Register: ÜBERSICHT DER KONTENBUCHUNGEN - Registerkarte: START - AUSGABE kann der Druck "OP-Liste zum Stichtag" aufgerufen werden. Als OPTION steht hier u.a. "Nur Buchungen deren Datum in Jahr und Periode passt" zur Verfügung. Ist diese Option aktiviert, werden beim Druck nur Datensätze berücksichtigt, die in den passenden Buchungsperioden erfasst wurden. Beispiel: Eine Rechnung wird mit Datum in der Buchungsperiode Dezember gebucht. Wird nun 76

83 eine OP-Liste zum Stichtag erstellt und die o.a. Option ist nicht aktiviert, wird diese Buchung in der Auswertung erscheinen. (Datum in November - Buchungsperiode ist Dezember) Aktiviert man das Kennzeichen "Nur Buchungen deren Datum in Jahr und Periode passt", dann wird diese Buchung nicht aufgeführt Export von Kostenstellenblättern Im Bereich der Kostenstellenanalyse - Kostenstellenblättern steht der Export sowie der Adhoc-Export für die Kostenstellenblätter zur Verfügung. Sie erreichen diese Funktionen im Bereich: BUCHHALTUNG - KOSTENSTELLENANALYSE KOSTENSTELLENBLÄTTER - Registerkarte: START - Schaltfläche: SCHNITTSTELLEN Kostenstellenblätter exportieren Mit dieser Funktion können Sie ein Export-Layout neu erstellen oder ein bestehendes Exportlayout für den Export auswählen. 77

84 Adhoc-Exporte Adhoc-Exporte sind schnelle Excel-Exporte der aktuellen Tabellenansicht - Kostenstellenblätter Auswahl nach Excel Exportieren Sie eine zuvor markierte Auswahl von Datensätzen der aktuellen Tabellenansicht. - Kostenstellenblätter Tabelle nach Excel zur Verfügung. Exportieren Sie mit dieser Funktion alle Datensätze die mit der aktuellen Tabellenansicht dargestellt werden 5 Support - Modul 5.1 In Supportbüchern weitere/andere Bücher öffnen Im Support-Modul wurde die Möglichkeit eingebracht, mehrere Supportbücher gleichzeitig einzublenden. Die Funktion erreichen Sie über die Registerkarte: START - Schaltfläche: VERWALTEN Die Supportbücher werden nach der Auswahl nebeneinander als Register angezeigt. 78

85 6 Funktionen, die bereits in Version 14 im Laufe des Jahres eingeflossen sind Seit Erscheinen der Version 14 wurden durch Updates bereits einige Funktionen in das Programm aufgenommen. 6.1 Bankverbindung und Hausbank aus Vorgang oder Buchungssatz in OP übernehmen Erstellung eines Buchungssatzes in der Auftragsbuchungsliste Wird im Rahmen der Vorgangserfassung ein Buchungssatz in der Auftragsbuchungsliste erstellt, werden die Bankverbindung sowie die Hausbank aus dem Vorgang in den Buchungssatz (in der Auftragsbuchungsliste) übernommen. Im Datensatz der Auftragsbuchungsliste stehen auf dem Register: ADRESSE / ZAHLUNGSBEDINGUNGEN im Bereich ZAHLUNGSART die Felder "Bankverbindung" und "Hausbank" zur Verfügung. Diese Daten können in gewohnter Art und Weise geändert/angepasst werden. Einlesen eines Buchungssatzes aus der Auftragsbuchungsliste in die FiBu Werden Buchungssätze aus der Auftragsbuchungsliste in die FiBu eingelesen, erfolgt u.a.die Übernahme der Bankverbindung und der Hausbank in den Buchungssatz der FiBu. Diese Daten können in der Buchungserfassung über die Schaltfläche: WEITERE - WEITERE ANGABEN ZUR ZAHLUNG / ADRESSE eingesehen und/oder bearbeitet werden. 79

86 Übernahme der Bankverbindung / Hausbank in die Offenen Posten Wird der Offene Posten aufgrund des Verbuchens des Vorgangs erstellt, werden die Daten aus dem Vorgang übernommen. Wird der Offene Posten aufgrund des Buchungssatzes aus der FiBu erstellt, werden die Daten aus dem FiBu-Buchungssatz übernommen. 6.2 SEPA / Zahlungsverkehr Für das Thema "SEPA" steht Ihnen zusätzlich eine eigene Dokumentation zur Verfügung, welche Sie in unserer E-Bibliothek finden SEPA: Buchungsparameter "Lastschriftdatum zurücksetzen" Damit das Lastschriftdatum im Zuge des Wandelns eines Vorgangs neu berechnet wird, steht der Buchungsparameter "Lastschriftdatum zurücksetzen (Datum löschen)" zur Verfügung. Die Einstellung kann unter PARAMETER - VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE BUCHUNGSPARAMETER - Register: FÜR DAS WANDELN IN DIESEN VORGANG vorgenommen werden. 80

87 Hintergrund: Es wird eine Angebot oder eine Auftragsbestätigung erfasst, welches alle Angaben für SEPA-Lastschriften enthält. Dadurch wird auch das Lastschriftdatum im Vorgang berechnet. Beim Wandeln des Vorgangs z.b. in eine Rechnung wird das Lastschriftdatum aus dem Angebot mitgeführt. Je nachdem wie viel Zeit zwischen Angebot und Rechnung nun liegt, kann es sein, dass das angeführte Lastschriftdatum nicht mehr aktuell ist. Soll durch das Wandeln des Angebotes in eine Rechnung das Lastschriftdatum auf Grundlage des Rechnungsdatums nun neu berechnet werden, ist das o.a. Kennzeichen zu setzen Zahlungsverkehr: Protokoll nach Erstellung von Zahlungsverkehrsdatensätzen für SEPA-Lastschriften Werden Zahlungsverkehrsdatensätze für Lastschriften mit dem Assistenten OP erstellt, erhalten Sie abschließend (nach der Zusammenfassung) ein Protokoll. Dieses Protokoll können Sie direkt einsehen oder jederzeit über Register: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN - Schaltfläche: PROTOKOLLE aufrufen. Die Zusammenfassung kann folgendermaßen aussehen: 81

88 Über die Schaltfläche: FERTIGSTELLEN werden Ihnen im Fenster "Zu Ihrer Information" je nach Datenbestand folgende Basis-Informationen angezeigt Die Lastschrift-Einreichung muss bis zum <Datum der spätesten Einreichung bei der Bank> spätestens erfolgen Es existieren Offene Posten mit ungültigem Mandat (diese wurden nicht berücksichtigt)(anzahl: x) Es existieren Offene Posten bei denen noch die Pre-Notification versendet werden muss (Anzahl: x) Details dazu erhalten Sie im Protokoll, welches Sie über die Schaltfläche: PROTOKOLL EINSEHEN direkt öffnen können. 82

89 Die Erstellung der Zahlungsverkehrsdatensätze wurde für das Lastschriftdatum <Daten fällig zum...> erstellt. Der nächste Lauf wird in <Anzahl Tage> durchgeführt. Einträge im Protokoll als Warnung oder Fehler: Folgende Datensätze wurden nicht berücksichtigt: (Lastschriftdatum liegt nicht im gewählten Zeitbereich) müssen aber vor dem angegebenen nächsten Lauf an die Bank übermittelt werden: Es werden alle Datensätze ausgewiesen, die bei desem Lauf nicht zu berücksichtigen sind, aber deren Einreichungsdatum kleiner als "Datum heute + Anzahl Tage für nächsten Lauf" ist. Nachfolgende Offene Posten wurden nicht berücksichtigt, da das Mandat ungültig ist: Es werden alle Datensätze ausgewiesen, für die kein gültiges SEPA-Mandat vorliegt Weitere Angaben: Das "kleinste" Einreichungsdatum (spätestens) aus diesem Datensatz wird in der Information mit ausgegeben. Einträge im Protokoll als Info: Folgende Datensätze wurden berücksichtigt, sollten aber geprüft werden: Die Pre-Notification für folgende Offene Posten wurde noch nicht versendet: Listet OPs auf, in denen das entsprechende Kennzeichen nicht gesetzt ist XML-Dateien: Druck einer Übersicht der Datensätze Unter ZAHLUNGSVERKEHR - ZAHLUNGSVERKEHR - Schaltfläche: SCHNITTSTELLEN XML-DATEI ERSTELLEN werden die XML-Dateien mittels Assistenten erstellt. Am Ende des Assistenten kann im Fenster "Zu Ihrer Information" ein "Überblick" über die berücksichtigten Datensätze gedruckt bzw. auf dem Bildschirm ausgegeben werden. 83

90 6.2.4 Zahlungsverkehreingang: Angabe des Buchungsdatums beim Import einer XML-Datei Unter KONTOAUSZÜGE - ZAHLUNGSVERKEHREINGANG können Sie mit HIlfe "IMPORTASSISTENTEN" u.a. XML-Dateien importieren. Dabei ist es nun möglich Buchungsdatum anzugeben. 84 des das

91 6.3 E-Bilanz Für dieses umfassende Thema steht Ihnen eine eigene Dokumentation zur Verfügung, welche Sie in unserer E-Bibliothek finden. 6.4 ELStAM Für dieses umfassende Thema steht Ihnen eine eigene Dokumentation zur Verfügung, welche Sie in unserer E-Bibliothek finden. 85

92 6.5 Druckdesigner 17 Mit dem Druckdesigner Version 17 kommen Sie in den Genuss von verschiedenen Neuerungen im Bereich der Druckeinstellungen und des Druckdesigns. Dies sind u.a.: jede Seite individuell ausgeben gezielte Ausrichtung von Objekten mittels Formularvorlage Datengraphik-Objekt: damit können auch Datenreihen dargestellt werden PDF-Objekt: damit können mehrseitige PDF-Dokumente in ein Layout eingefügt werden Nähere Informationen entnehmen Sie bitte unserem Infoblatt, welches in der E-Bibliothek zur Verfügung steht. Beachten Sie: Durch Installation des Updates erfolgte automatisch die Konvertierung aller Layouts auf Version 17. Eine Rückkehr zu Druckdesigner 13 ist nach dem Update nicht mehr möglich. 6.6 Telefon- und Faxnummernanzeige erweitert Sie haben die Möglichkeit die Telefon- und Faxnummern in der weit verbreiteten Form +49 (0) anzeigen zu lassen. Dafür steht unter PARAMETER - SONSTIGE - PARAMETER in der Gruppe: "Telefon- und Faxnummernanzeige" der Parameter Ländervorwahl bei inländischer Nummer anzeigen zur Verfügung. Ist dieser Parameter gesetzt, erfolgt die Anzeige in der o.a. Form. Die Besonderheit dabei ist, dass die 0 der Ortsvorwahl in Klammern angezeigt wird, obwohl die Landesvorwahl ausgegeben wird. 6.7 Lohn: Schaltfläche "Neu aufbauen" für SV-Meldungen Unter PERSONAL - Register: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN - SV-Meldungen - "SV-Meldungen aufbauen" gibt es nun eine neue Schaltfläche: NEU AUFBAUEN. Bisher musste man die SV-Meldungen wieder verlassen und von vorne beginnen, heute wird das über diese Schaltfläche vereinfacht. 86

93 6.8 Lohn: Neues Kennzeichen "Familienversichert..." Für "Bestandsfälle", die bereits am eine mehr als geringfügige Beschäftigung mit einem monatlichen Entgelt von mehr als 400,00 EUR aber nicht mehr als 450,00 EUR ausübten und für die ab wegen Krankenversicherungsfreiheit (wegen Familienversicherung oder auf Antrag) Pauschalbeiträge zur Krankenversicherung zu zahlen sind, steht das Kennzeichen "Familienversichert oder auf Antrag..." zur Verfügung. Dieses Kennzeichen steht unter folgenden Voraussetzungen zur Verfügung: Die Abrechnungsvorgabe hat "von Datum" größer/gleich Personengruppe: 101 Niedriglohnkennzeichen ist aktiviert Bestandsschutz 2012/2013 ist aktiviert Wird das Kennzeichen "Familienversichert oder auf Antrag" aktiviert, werden folgende Beiträge an die Bundesknappschaft (MiniJob Zentrale) abgeführt: der pauschale Beitrag zur KV die anfallenden Umlagen die Insolvenzgeldumlage 6.9 Lohn: Einmalbezug mit Berechnung der Umlage Wird eine Lohnart als Einmalbezug erfasst und ist das sozialversicherungspflichtiger Bezug" aktiviert, steht das Kennzeichen Kennzeichen "Sonstiger Berechnung der Umlage 87

Pre-Release Version 15

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